SlideShare a Scribd company logo
1 of 73
Download to read offline
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
1
CHÍNH SÁCH AN NINH PHÒNG CHỐNG KHỦNG BỐ
2016
C-TPAT
(Customs-Trade Partnership against Terrorism)
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
2
I. Giới thiệu.
1. C-TPAT là gì?
C - Customs
T - Trade
P - Partnership
A - Against
T - Terrorism
Customs – Trade Partnership Against Terrorism/ C-TPAT là chương trình an ninh chuỗi
cung ứng hàng hóa tự nguyện do Hải Quan và Lực lượng Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) là lực lượng
nòng cốt xây dựng nên, triển khai và điều hành` nhằm cải thiện an ninh trong chuỗi cung ứng
hàng hóa của các công ty và giảm thiểu các rủi ro khủng bố. Hiện tại có rất nhiều nhãn hàng lớn
và các Công ty nhập khẩu hàng hoá vào Hoa Kỳ tham gia chương trình này và họ cũng mong
muốn các nhà cung cấp của mình cần tuân thủ theo quy định của C-TPAT để bảo đảm an toàn
cho tài sản và con người. Chương trình an ninh này cũng giúp nhà máy bảo vệ tài sản, an ninh
chuỗi cung ứng hàng hóa và nhân viên của mình.
2. Tại sao Vina Korea phải áp dụng an ninh C-TPAT?
Tình hình vận chuyển hàng bất hợp pháp (Hàng lậu, ma túy, các sản phẩm làm từ động vật
cần được bảo tồn, buôn bán vũ khí, vận chuyển chất nổ, buôn bán phụ nữ & trẻ em, vận chuyển
tiền giả, buôn bán ngoại tệ trái phép, nhập cư bất hợp pháp…) đã và đang diễn ra rất phổ biến,
sôi động và ngày càng tinh vi trên toàn thế giới và tại Việt Nam. Các tổ chức tội phạm thường lợi
dụng sự lỏng lẻo trong chuỗi cung ứng hàng hóa để qua mặt các cơ quan Hải quan, Biên phòng
và đưa các hàng hóa bất hợp pháp trên tới khắp nơi trên thế giới. Để ngăn chặn và giảm thiểu các
hoạt động trái phép này các nhãn hàng đã áp dụng các tiêu chí của C-TPAT và đồng thời yêu cầu
các nhà cung cấp như Vina Korea áp dụng chương trình này.
Việc áp dụng chương trình này cũng là phương pháp tối ưu giúp Vina Korea giảm thiểu, ngăn
chặn việc trộm cắp hàng hóa của mình và hỗ trợ to lớn trong việc thực hiện chính sách bảo vệ
thương hiệu của Vina Korea.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
3
Vina Korea là một mắt xích trong chuỗi vận chuyển và cung ứng hàng hóa, do vậy nó thực sự
cần thiết cho Vina Korea áp dụng các tiêu chuẩn này từ bước đầu sản xuất hàng hóa. Đây cũng là
một tiêu chuẩn để Vina Korea thực hiện và hợp tác kinh doanh với khách hàng.
Để đảm bảo nội dung chính sách này phù hợp với tình của nhà máy, chính sách này sẽ được ban
an ninh Công ty xem xét, sửa đổi hàng năm hoặc khi có thay đổi trong tiêu chuẩn an ninh của
khách hàng hoặc của chương trình C-TPAT.
II. Mục tiêu của Chính sách.
- Giảm thiểu nguy cơ khủng bố qua chuỗi cung ứng hàng hóa.
- Giảm thiểu và ngăn chặn việc vận chuyển hàng hóa bất hợp pháp qua chuỗi cung ứng hàng
hóa.
- Ngăn chặn việc trộm cắp sản phẩm.
- Bảo vệ Thương hiệu sản phẩm cho các khách hàng của Vina Korea.
- Ngăn chặn các hoạt động buôn bán người; nhập cư bất hợp pháp.
- Minh bạch hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa.
III. Phạm vi áp dụng.
Chính sách này được áp dụng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty TNHH Vina Korea,
khách hàng, những người tới Vina Korea liên hệ công tác và các nhà thầu cung cấp dịch vụ cho
Công ty TNHH Vina Korea.
IV. Các tiêu chí.
1. Hệ thống hồ sơ, tài liệu an ninh; Quản lý an ninh.
Mọi chính sách, thủ tục, quy định, quy trình an ninh (Sau đây gọi là Văn bản an ninh)
trong Vina Korea đều phải được văn bản hóa. Các chính sách, thủ tục, quy định, quy trình
được diễn giải bằng lời nói đều không có hiệu lực. Các văn bản này cần được xem xét và
cập nhật bởi trưởng ban an ninh công ty định kỳ hàng năm hoặc khi tiêu chí của chương
trình C-TPAT thay đổi.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
4
Văn bản an ninh của Vina Korea cần được Tổng giám đốc công ty phê duyệt và sau đó bộ
phận Tuân thủ (Compliance) ban hành, tuyên truyền rộng rãi cho toàn thể cán bộ công
nhân viên và các bên liên quan biết và thực hiện. Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm
giám sát và nhắc nhở nhân viên của mình trong việc thực hiện các quy định về an ninh của
công ty. Bộ phận Tuân thủ có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở việc tuân thủ quy định an
ninh đối với các bộ phận khác trong công ty và toàn thể công nhân viên; đề nghị xử lý kỷ
luật đối với những trường hợp, bộ phận vi phạm quy định an ninh của công ty; đề nghị
khen thưởng các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt quy định an ninh hoặc có các ý kiến đóng
góp vào việc hoàn thiện hệ thống an ninh trong công ty. Mức độ vi phạm và hình thức kỷ
luật, mức độ khen thưởng được thực hiện theo quy định tại phần Giáo dục, Tập huấn, Kỷ
luật, Khen thưởng An ninh tại chính sách này.
Vina Korea có quyết định thành lập ban an ninh nhà máy. Ban an ninh công ty bao gồm
trưởng bộ phận Tuân thủ, trưởng bộ phận công nghệ thông tin, trưởng bộ phận xuất khẩu
và nhập khẩu, trưởng bộ phận Nhân sự, đội trưởng đội bảo vệ. Ban an ninh có trách nhiệm
xây dựng kế hoạch an ninh hàng năm, thảo luận về các vấn đề an ninh quan trọng trong
công ty, đề xuất Tổng giám đốc phê duyệt các vấn đề an ninh quan trọng. Trong đó trưởng
ban an ninh là người có trách nhiệm chắp bút, soạn thảo, cập nhật các văn bản an ninh
trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt trước khi ban hành; Tổng hợp ý kiến của các ủy
viên trong ban trình tổng giám đốc phê duyệt. Ủy viên của ban an ninh có trách nhiệm
thảo luận, đóng góp ý kiến của mình nhằm giải quyết các vấn đề an ninh.
Bên cạnh ban an ninh công ty, công ty có nhóm phụ trách an ninh bao gồm trưởng các bộ
phận, trực tiếp chỉ thị nhân viên bộ phận mình thực hiện các quy định an ninh, cụ thể:
- Trưởng bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm về An ninh Nhân sự.
- Trưởng bộ phận xuất khẩu chịu trách nhiêm an ninh hàng hóa xuất khẩu.
- Trưởng bộ phận nhập khẩu chịu trách nhiệm an ninh hàng hóa nhập khẩu.
- Trưởng bộ phận công nghệ thông tin (IT) chịu trách nhiệm an ninh IT.
- Trưởng bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về an ninh hàng hóa, tài sản nhà máy, kiểm soát
tiếp cận nhà máy, an ninh cơ sở vật chất.
- Trưởng bộ phận Tuân thủ chịu trách nhiệm về an ninh nhà thầu, đánh giá nội bộ, duy trì
hệ thống an ninh và quản lý chung việc thực hiện quy định an ninh tại các bộ phận trong
công ty.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
5
Hàng năm, bộ phận tuần thủ sẽ đánh giá an ninh nội bộ ít nhất 01 lần/ năm. Sau khi đánh
giá nội bộ, công ty sẽ có kế hoạch cải tiến, khắc phục cho những điểm tồn tại.
Kế hoạch an ninh/ phương án bảo vệ được ban an ninh xây dựng và cập nhật định kỳ hàng
năm trình Tổng giám đốc phê duyệt và ban hành trong đội ngũ an ninh nhà máy để thực
hiện.
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 26 tháng 5 năm 2016. Chính sách An ninh Phòng
chống Khủng bố phiên bản 3/0 hết hiệu lực kể từ khi chính sách này có hiệu lực.
2. An ninh nhà xưởng.
a. Lựa chọn địa điểm đặt trụ sở sản xuất kinh doanh.
Khi xây dựng nhà xưởng, trụ sở nhà máy, ban lãnh đạo công ty cần xem xét tình hình an
ninh nơi nhà máy sẽ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà máy cần tìm hiểu mật độ tội
phạm (Trong trường hợp cần thiết cần lập một danh sách đen để theo dõi) có thể gây ra
các vấn đề về an ninh trên địa bàn qua các thông tin từ cơ quan an ninh chức năng của địa
phương, xem xét nơi nhà máy sẽ ở có gần các cơ quan an ninh và các nhà máy khác hay
không. Trong trường hợp gặp sự cố về an ninh có thể nhờ giúp đỡ. Tìm hiểu loại hàng hóa
sản xuất của các nhà máy bên cạnh là loại hàng hóa gì, tội phạm có thể lợi dụng quá trình
sản xuất, khâu trung chuyển hàng hóa của nhà máy để buôn lậu, đưa những mặt hàng bất
hợp pháp vào thị trường của khách hàng hoặc lấy trộm hàng hoá được không.
b. Hàng rào bao quanh nhà máy.
Nhà máy và khu vực lưu giữ container của công ty phải có hàng rào bao quanh, hàng rào
phải cao tối thiểu 2.4 m (8 feet). Chân hàng rào phải được xây dựng kiên cố bằng các vật
liệu bền chắc, có móng sâu xuống đất để tránh bị đột nhập bằng cách đào ngạch phía dưới.
Phía trên hàng rào phải được gắn các mũi nhọn có ngạnh, nghiêng 45o
hoặc có vòng thép
gai phía trên để tránh bị đột nhập bằng cách trèo qua hàng rào. Đáy hàng rào không được
cao hơn 5.08 cm (2 inches) so với mặt đất. Trên hàng rào phải được gắn hệ thống camera
nội bộ và các cảm biến chống trộm, các biển báo như “Cấm đột nhập”, “Camera đang
quan sát” và hệ thống đèn chiếu sáng phù hợp để phát hiện mọi đốt nhập qua hàng rào.
Hàng rào phải thông thoáng, không có bụi rậm, cây che phủ, hạn chế tầm quan sát của bảo
vệ và máy quay camera. Hệ thống camera trên hàng rào được nhân viên bảo vệ theo dõi
24/7 để đảm bảo phát hiện kịp thời được các hoạt động bất hợp pháp và được định kỳ bảo
dưỡng để đảm bảo theo dõi liên tục. Hệ thống camera này được trang bị hệ thống điện
riêng và điện dự phòng trong trường hợp mất điện hoặc ngắt điện sau giờ làm việc.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
6
Bên trong hàng rào phải có chốt bảo vệ được bố trí tại các vị trí hợp lý có tầm nhìn bao
quát toàn hàng rào. Khu vực bảo vệ của hai chốt liền kề nhau phải gối lên nhau đảm bảo
đứng tại chốt này có thể quan sát chốt khác. Bên trong hàng rào công ty xây dựng đường
tuần tra cho bảo vệ quanh nhà xưởng, chạy song xong với hàng rào.
Bảo vệ phải luôn canh gác hàng rào 24/24 và tuần tra hàng ngày để đảm bảo tính toàn vẹn
của hàng rào và không có người đột nhập qua hàng rào.
Hàng rào luôn phải được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng ngay trong ngày gặp sự cố để
đảm bảo tính toàn vẹn. Công ty đảm bảo rằng lối duy nhất để tiếp cận nhà máy là cổng
vào.
c. Hàng rào bên trong nhà máy.
Nhà máy trang bị các hàng rào nội bộ để tách biệt các bộ phận đòi hỏi an ninh cao như gấp,
đóng gói, đóng thùng, kho thành phẩm, khu vực bốc công, khu vực dỡ công với các bộ
phận khác. Các hàng rào này cần được làm bằng các vật liệu chắc chắn, không thể xê dịch,
đủ cao để người ngoài không thể vượt qua bằng cách trèo rào hoặc nhảy qua. Không dùng
hàng rào tạm thời như dây giới hạn khu vực xây dựng trong công trường hoặc dùng dây
vải để căng làm hàng rào.
Hàng rào được làm bằng các vật liệu như nhôm kính hoặc lưới mắt cáo để nhân viên bảo
vệ hoặc quản lý có thể quan sát các hoạt động của các bộ phận bên trong hàng rào từ bên
ngoài.
Trên hàng rào nội bộ được treo các biển tuyên truyền về an ninh và hình ảnh các công
nhân viên làm việc trong bộ phận này.
Hàng rào nội bộ cũng cần được lắp đặt để ngăn hàng hóa của các khách hàng khác nhau,
giữa hàng trong nước và hàng xuất đi nước ngoài, giữa hàng nguy hiểm và hàng thông
thường, giữa hàng có giá trị cao và hàng có giá trị thấp, giữa hàng đạt tiêu chuẩn và hàng
hỏng cần phải bán thanh lý hoặc tiêu hủy.
Bộ phận hoàn thành, kho thành phẩm và các bộ phận khác của công ty cần thông báo cho
đội Compliance của công ty trong trường hợp thay đổi vị trí các bộ phận đòi hỏi an ninh
cao để kịp thời tháo dỡ và lắp đặt hàng rào cho phù hợp tiêu chuẩn an ninh này.
Hàng rào này cần được sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ hàng ngày nhằm đảm bảo sự
nguyên vẹn. Mọi thông tin thông báo về việc hỏng hàng rào có thể được phản ánh qua số
điện thoại 0977 005 349 hoặc email: lmluan@yakjin.com.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
7
d. Khu vực đóng gói và bốc công.
Khu vực gấp, đóng gói, bốc công, hàng thành phẩm cần được bố trí ở cuối xưởng sản xuất
theo một quy trình không lặp lại từ cắt, may tới hoàn thành nhằm đảm bảo công nhân viên
của các bộ phận khác không đi qua bộ phận này.
Khu vực lưu giữ hàng thành phẩm và bốc công cần bố trí xa các khu vực đỗ xe cá nhân và
gần văn phòng chính và văn phòng hoàn thành để dễ kiểm soát. Trong lúc hoạt động bốc
hàng diễn ra, lái xe và những người không liên quan không được tới gần hàng thành phẩm.
Các xe cá nhân không liên quan cần tránh xa ít nhất 10m.
Bộ phận này cần có hàng rào nội bộ bao quanh. Riêng kho thành phẩm cần được bố trí
tường kiên cố, chống việc đột nhập bằng việc khoét ngạch, trèo tường. Trên hàng rào được
trang treo các quy định và quy trình an ninh liên quan tới công việc gấp, đóng gói, đóng
thùng, bốc công, kho thành phẩm; bảng để dán ảnh các nhân viên làm việc trong bộ phận
này.
Trong bộ phận này, đặc biệt kho thành phẩm, cần được lắp camera an ninh theo dõi mọi
hoạt động của công nhân viên và tình hình hàng hóa. Tại các cửa ra vào bộ phận cần được
trang bị hệ thống cảm biến chuyển động chống đột nhập trái phép. Trung tâm của hệ thống
được đặt tại phòng bảo vệ để theo dõi 24/24.
e. Cổng và phòng bảo vệ.
Cổng là nơi duy nhất để mọi người tiếp cận nhà máy hoặc khu vực sản xuất. Lối đi dành
cho xe chở hàng, người đi bộ, xe công nhân viên và lối đi của khách cần được tách riêng
biệt tránh gây ra ùn tắc và mất an ninh hàng hóa.
Cổng cần được trang bị các thiết bị chiếu sáng, máy quay an ninh và khuy khóa. Cổng
không được khóa trong thời gian làm việc nhằm phục phụ nhanh chóng cho việc thoát
hiểm và đón các xe ứng cứu khẩn cấp như xe chữa cháy, xe cảnh sát, xe cứu thương. Sau
thời gian làm việc, cổng cần được khóa cẩn thận. Loại khóa trang bị cho cổng phải là loại
khóa có an ninh cao và có uy tín trên thị trường như Việt Tiệp, Huy Hoàng và hạn chế
được việc đột nhập. Cổng chính là nơi duy nhất các phương tiện trở hàng, xe của khách đi
qua.
Công ty có thể mở thêm các cổng phụ để giảm tải ách tắc giao thông trước và sau giờ làm
việc. Tuy nhiên cổng phụ chỉ giành riêng cho công nhân viên nhà máy và phải được kiểm
soát như cổng chính.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
8
Tại các cổng ra vào nhà máy cần được bố trí các chốt bảo vệ để kiểm soát việc ra vào của
xe và người. Tại cổng chính, cần bố trí phòng bảo vệ chính. Các chốt bảo vệ cũng được bố
trí dọc hàng rào, đảm bảo độ quan sát toàn bộ hàng rào nhà máy. Các chốt bảo vệ phải
được bảo vệ canh giữ 24/24.
Tại phòng bảo vệ chính cần trang bị đầy đủ các thiết bị an ninh, dụng cụ hỗ trợ như bộ
đàm, điện thoại bàn gọi ra ngoài, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, dùi cui gỗ, dùi cui
nhựa, đèn pin, máy tuần tra, trung tâm báo cháy, trung tâm chống trộm, màn hình quan sát
camera, áo mưa, ủng, sổ theo dõi khách ra vào, sổ theo dõi xe ra vào, sổ theo dõi hàng
xuất nhập khẩu, danh sách theo dõi công nhân ra vào, thẻ khách. Để luôn luôn nhắc nhở
và tập huấn cho nhân viên bảo vệ thực hiện đúng yêu cầu của chính sách này, các quy
trình an ninh cần được niêm yết tại phòng bảo vệ.
f. Khu vực đậu xe.
Khu vực đậu xe cá nhân cần được bố trí xa khu vực dỡ hàng và bốc hàng thành phẩm ít
nhất 10m. Khu vực đỗ xe cần được bố trí gần chốt bảo vệ để tiện quan sát 24/24. Khu vực
đậu xe con cần tách riêng với xe máy, khu vực đậu xe của khách cần tách riêng với khu
vực đậu xe của công nhân viên nhà máy. Tại khu vực đậu xe này cần có biển cảnh báo
“Khu vực đậu xe cá nhân”. Camera được trang bị tại khu vực này.
g. Cấu trúc tòa nhà.
Nhà xưởng cần được xây dựng bằng các vật liệu kiên cố như xi măng, thép, tránh bị đột
nhập bằng cách khoét ngạch. Cửa ra vào nhà máy, cửa giữa các bộ phận cần được trang bị
các camera quan sát 24/24. Các lối duy nhất để có thể vào bên trong nhà máy là cửa. Các
cửa này phải có hệ thống chiếu sáng hợp lý.
Khuy cửa nên lắp phía trong, tránh việc đột nhập từ bên ngoài bằng cách phá khuy cửa.
Cửa nên làm bằng các vật liệu và loại cửa vững chắc hoặc làm cửa 02 lớp. Lớp bên trong
được khóa và kiểm soát bằng bảo vệ bên trong, lớp bên ngoài được khóa và kiểm soát bởi
bảo vệ vòng ngoài. Tuy nhiên, các cửa này cần phải được thiết kế phù hợp với tiêu chuẩn
PCCC và thuận tiện cho việc thoát hiểm khẩn cấp.
Cửa sổ cần được lắp đặt các song sắt để tránh việc đột nhập bằng cách đập vỡ kính và chui
qua cửa sổ. Tuy nhiên, các song sắt này vẫn có thể được mở ra từ phía trong để thoát hiểm
trong trường hợp khẩn cấp.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
9
Toàn bộ công trình, tòa nhà phải được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hàng tháng, tiểu tu
hàng năm, trung tu theo định kỳ 05 năm và đại tu theo định kỳ 10 năm để đảm bảo an toàn
nhà xưởng và an ninh.
h. Hệ thống cống ngầm trong công ty.
Hệ thống cống ngầm là một đường đột nhập cho tội phạm. Đối với các cống ngầm đi ra
ngoài hàng rào nhà máy, có thể chui lọt người, công ty cần trang bị các song sắt chắc chắc
để ngăn cản xâm nhập qua đường này.
i. Thiết bị khóa và việc kiểm soát chìa khóa.
Thiết bị khóa đảm bảo an ninh cao cần được trang bị cho các cửa ra vào, cửa sổ, khu vực
sản xuất, cổng của nhà máy. Các khóa có uy tín trên thị trường như khóa Việt Tiệp, khóa
Huy Hoàng, khóa Con Voi. Cửa ra vào cần được khóa 02 lớp cửa.
Người được công ty phân công trách nhiệm giữ chìa khóa là quản lý bộ phận cơ khí.
Người nhận chìa khóa để mở và đóng cửa hàng hàng là tổ trưởng bảo vệ nội bộ. Việc giao
nhận và sử dụng chìa khóa hàng ngày phải được ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm tra cửa
và quản lý chìa khóa. Khi quản lý cơ khí và tổ trưởng bảo vệ nghỉ việc, toàn bộ ổ khóa cần
phải được thay mới.
Chìa khóa cửa được cất giữ tại tủ cá nhân có khóa riêng trong phòng ở riêng của quản lý
bộ phận cơ khí. Trong trường hợp khẩn cấp như cháy nhà xưởng, chập điện có thể dễ dạng
sử dụng chìa khóa.
Nếu tổ trưởng bảo vệ vắng mặt vì lý do cá nhân, chìa khóa sẽ được giao cho một nhân
viên bảo vệ khác và thực hiện theo quy trình trên.
Việc sử dụng chìa khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 01:
j. Chế độ chiếu sáng.
Chế độ chiếu sáng của nhà máy cần hợp lý để quản lý và bảo vệ có thể quan sát được mọi
khu vực trong nhà máy vào ban đêm. Các khu vực sau cần bắt buộc trang bị các thiết bị
chiếu sáng: Dọc hàng rào bên ngoài, tại các cổng, tại các cửa và cửa sổ đi vào bộ phận sản
xuất, khu vực dỡ container, khu vực bốc hàng thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, kho hàng
thành phẩm, khu vực lưu giữ containers, khu vực lán xe cá nhân, khu vực đỗ xe của khách.
Tại một số cửa vào bộ phận quan trọng, hệ thống đèn cần được lắp cảm biến ánh sáng để
tự động bật sáng khi ánh sáng yếu.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
10
Công tắc điều khiển hệ thống đèn này được lắp đặt tại phòng bảo vệ hoặc có hộp khóa bảo
vệ để tránh bị đột nhập và tắt dễ dàng. Hệ thống này cần được đấu nối nguồn điện riêng
biệt và có nguồn điện dự trữ tránh bị ngắt sau giờ sản xuất, mất điện đột xuất. Hệ thống
chiếu sáng cần được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng. Mọi hỏng hóc về hệ thống chiếu
sáng cần được thông báo kịp thời cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349 hoặc 0211 3
842 204 để được kịp thời sửa chữa.
k. Hệ thống chống xâm nhập.
Toàn bộ khu vực sản xuất và văn phòng của công ty cần được trang bị hệ thống chống
xâm nhập bao gồm camera và chuống cảnh báo đột nhập.
Camera quan sát cần được bố trí trên hàng rào bao quanh nhà máy, các cổng vào nhà máy,
cửa ra vào của bộ phận sản xuất, cửa các văn phòng, bên trong văn phòng, khu vực bốc
công, khu vực dỡ công, kho hàng thành phẩm, kho hàng tồn kho, khu vực đậu xe cá nhân,
khu vực đậu xe của khách, khu vực lưu giữ container. Tại một số điểm quan trọng cần
quan sát vào ban đêm, công ty cần trang bị camera hồng ngoại. Độ phân giải của camera
cần đạt chuẩn HD để có thể quan sát rõ đối tượng.
Hệ thống camera cần được lắp đặt, thiết kế để ngăn chặn việc cắt dây làm tê liệt toàn bộ
hệ thống camera quan sát. Nguồn điện sử dụng cho hệ thống camera phải được lắp riêng
với điện sản xuất, có điện dự phòng để đảm bảo hệ thống hoạt động 24/24 khi bộ phận sản
xuất bị cúp điện vào cuối ngày hoặc mất điện do hỏa hoạn.
Màn hình quan sát camera vòng ngoài được lắp đặt tại phòng bảo vệ công ty do nhân viên
bảo vệ vòng ngoài theo dõi. Màn hình quan sát camera bên trong được lắp đặt tại phòng
riêng trong văn phòng chính công ty do một nhân viên trực camera quan sát. Màn hình
theo dõi camera đều phải được đặt tên và có sẵn sơ đồ camera trong phòng quan sát. Nhân
viên quan sát camera phải có sổ ghi chép các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc.
Trong suốt quá trình công nhân viên làm việc trong nhà máy đều phải được nhân viên bảo
vệ theo dõi. Mọi hành động khả nghi sẽ được báo cáo trực tiếp với ban giám đốc nhà máy
tại văn phòng chính.
Đầu ghi hình của hệ thống camera cần được lắp đặt tại nơi đảm bảo PCCC và tránh ẩm
ướt gây chập cháy. Hình ảnh quan sát được từ camera được lưu giữ tại văn phòng chính ít
nhất 03 tháng.
Hệ thống camera cần được bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày bằng công ty có chuyên môn
hoặc nhân viên IT có kinh nghiệm của công ty. Mọi phát hiện hỏng hóc về hệ thống
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
11
camera có thể được phản ánh qua số điện thoại: 0904 939 589 (Anh Lê Trung Hà – Nhân
viên IT) hoặc 0977 005 349 (Anh Lưu Mạnh Luân – Quản lý Tuân thủ).
Đối với hệ thống chuông chống xâm nhập:
Chuông chống xâm nhập được lắp đặt tại cửa vào khu vực gấp, đóng gói, kho thành phẩm.
Trung tâm điều khiển được lắp đặt tại phòng bảo vệ. Khi các cơ quan an ninh có hệ thống
báo hiệu tựu động, công ty sẽ đấu vào hệ thống thông báo với các cơ quan an ninh của nhà
nước. Hệ thống này được bật vào cuối giờ làm việc và tắt trước giờ làm việc. Chuông
chống xâm nhập được dùng là loại bắt sóng không dây đề phòng trường hợp bị cắt dây và
phá hủy hệ thống. Chuông chống trộm được trang bị nguồn điện dự trữ đề phòng trường
hợp mất điện.
Hệ thống chống xâm nhập cần được kiểm tra và bảo dưỡng hàng ngày. Nếu dùng pin thì
thay pin định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
l. Lực lượng an ninh.
Nhà máy thành lập đội bảo vệ để bảo vệ tài sản, tính mạng công nhân viên, quản lý 24/24.
Số lượng nhân viên bảo vệ cần đáp ứng đủ tình hình an ninh, vị trí cần bảo vệ. Công ty
duy trì 02 lực lượng bảo vệ. Bảo vệ nội bộ là nhân viên của công ty có trách nhiệm bảo vệ
phía trong khu vực sản xuất trong ca làm việc. Bảo vệ vòng ngoài là lực lượng bảo vệ
chuyên nghiệp của công ty bảo vệ được công ty thuê theo hợp đồng để bảo vệ an ninh
24/24.
Nhân viên lực lượng bảo vệ vòng ngoài cần được thay thế định kỳ 03 tháng/ lần để giảm
thiểu khả năng mắc ngoặc với đội bảo vệ nội bộ hoặc công nhân làm ảnh hưởng tới an
ninh nhà máy.
Lực lượng bảo vệ bên trong và vòng ngoài được huấn luyện nội dung an ninh phù hợp với
yêu cầu của chương trình C-TPAT ít nhất 1 lần/ năm để trau dồi nghiệp vụ bảo vệ. Lực
lượng này cũng phải được điều tra nhân thân kỹ càng trước khi tuyển dụng và điều tra
nhân thân định kỳ 1 lần/ năm.
Trước khi làm việc tại Vina Korea, nhân viên bảo vệ cần được đào tạo về các nghiệp vụ
bảo vệ và cấp chứng chỉ.
Nhân viên bảo vệ cần tuân theo nội quy dành cho lực lượng bảo vệ tại phụ lục số 02 và
hướng dẫn nhiệm vụ tại phụ lục số 03.
3. Kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
12
Nhân viên bảo vệ cần kiểm soát toàn bộ hoạt động ra vào cổng và tiếp cận các bộ phận sản
xuất trong nhà máy. Bất kỳ ai qua cổng hoặc tiếp cận các bộ phận trong nhà máy cần trình
thẻ cho nhân viên bảo vệ để xác nhận danh tính của mình. Trong trường hợp nhân viên
mới hoặc người ngoài công ty vào liên hệ công việc chưa có thẻ thì nhân viên bảo vệ cần
yêu cầu vào phòng bảo vệ để xác định danh tính, mục đích vào nhà máy.
Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy cần được theo dõi và quan sát bằng hệ thống camera an
ninh.
a. Công nhân viên trong công ty.
Công ty thiết lập hệ thống nhận diện cá nhân trong công ty bao gồm trang bị thẻ nhận diện
cá nhân đồng thời được sử dụng làm thẻ chấm công. Màu thẻ cần phân biệt rõ các nhóm
nhân sự giữa các bộ phận, công nhân chính thức với công nhân thời vụ, công nhân sản
xuất với nhân viên văn phòng, quản lý, nhân viên không cần kiểm soát…; Công ty cũng
trang bị đồng phục cho công nhân viên của mình vừa là đồng phục nhận diện nhân viên
vừa là quần áo bảo hộ lao động. Màu của thẻ nhận diện cá nhân và màu của đồng phục
được quy định tại phụ lục số 4 – Bộ phận và màu thẻ nhận diện và phụ lục số 5 – Bộ phận
và màu đồng phục nhận diện. Công nhân viên phải luôn đeo thẻ nhận dạng cá nhân và
mặc đồng phục trong suốt quá trình làm việc tại công ty.
Thẻ nhận dạng cá nhân phải được bảo quản và sử dụng cẩn thận, không được làm mất
hoặc cho mượn. Nếu bị mất hoặc hỏng thẻ cần thông báo với phòng Nhân sự của công ty
để cấp đổi thẻ mới theo quy trình xử lý mất thẻ, quên thẻ theo phụ lục số 6.
Tại các văn phòng trong nhà máy máy, mỗi nhân viên văn phòng đều phải có bảng thông
tin cá nhân thể hiện đầy đủ họ tên, hình ảnh, chức vụ, công việc, số điện thoại cá nhân của
mình. Bảng thông tin cá nhân này được đặt tại bàn làm việc của từng người.
Tại bộ phận đòi hỏi cao về an ninh như bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, công ty
còn trang bị các phù hiệu nêu rõ “Gấp”, “ Đóng gói”, “ Kho thành phẩm” “Free metal
zone” đính lên đồng phục để nhận diện.
Các nhân viên chỉ được làm việc và di chuyển trong bộ phận của mình, tránh hoặc hạn chế
vào các khu vực gấp, đóng gói, kho thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, khu vực bốc công,
khu vực dỡ công nếu không có nhiệm vụ phải vào.
Bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, khu vực bốc công cần được hạn chế tối đa người
qua lại và treo biển “Khu vực hạn chế”. Những người không có nhiệm vụ thì tuyệt đối
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
13
không vào khu vực này. Nhân viên bảo vệ được bố trí ngồi tại cửa ra vào của bộ phận này
để kiểm soát việc tiếp cận và ra vào bộ phận.
Trước khi công nhân viên đi vào bộ phận này làm việc, nhân viên bảo vệ phải dùng máy
quét kim loại lục soát toàn thân, đối chiếu mặt của công nhân với bảng ảnh để ngăn cấm
các công nhân viên mang các dụng cụ, hàng hóa bất hợp pháp vào trà trộn với hàng hóa
gây mất an ninh chuỗi cung ứng. Các vật dụng thường ngày bị cấm mang vào khu vực này
gồm: kéo, kim máy, dao lam, kéo bấm, đinh, gim dập, kẹp bướm, kim khâu và các vật
dụng kim loại sắc nhọn khác.
Các nhân viên trước khi vào làm việc tại bộ phận này cần đưa thẻ cho nhân viên bảo vệ
kiểm tra. Các nhân viên bộ phận khác khi vào bộ phận này làm việc cần được kiểm tra,
đăng ký vào sổ theo dõi và phát thẻ đi vào khu vực.
Nhà máy cần duy trì một danh sách những công nhân trong bộ phận an ninh cao có hình
ảnh của những công nhân đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý.
Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy, khu vực sản xuất sau giờ làm việc cần được hạn chế.
Hoạt động tiếp cận khu vực sản xuất ngoài giờ làm việc cần được kiểm soát chặt chẽ. Chỉ
những quản lý có việc đột xuất cần vào bên trong nhà máy mới được phép tiếp cận nhà
máy và trước khi vào cần báo cáo với phòng bảo vệ tại cổng chính hoặc quản lý an ninh
tại số 0977 005 349. Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm ghi chép lại việc tiếp cận nhà máy
sau giờ làm việc vào phiếu theo dõi tại phụ lục số 07 và báo cáo với quản lý an ninh của
nhà máy vào mỗi buối sáng hàng ngày.
b. Ký túc xá.
Trong tương lai, công ty có thể xây dựng ký túc xá cho người lao động ở phía trong khuôn
viên công ty. Trong trường hợp đó, ký túc xá cần phải được ngăn cách với khu vực sản
xuất bằng rào kiên cố để ngăn công nhân viên tiếp cận khu vực xưởng sản xuất sau giờ
làm việc.
Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được giới hạn. Những người cần tiếp
cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được cho vào danh sách theo dõi theo phụ lục 08.
Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được ghi chép đầy đủ. Báo cáo tiếp cận
này cần được lưu ít nhất 06 tháng.
c. Các thiết bị dùng để tiếp cận nhà máy.
Thiết bị dùng để tiếp cận nhà máy bao gồm thẻ nhận dạng cá nhân có ảnh của người lao
động, áo đồng phục, chìa khóa vào các bộ phận.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
14
Các nhân viên mới trước khi bắt đầu làm việc tại công ty sẽ được công ty cấp cho thẻ nhận
dạng cá nhân đồng thời là thẻ chấm công, áo đồng phục của công ty theo quy trình số 09.
Đối với các vị trí cần bàn giao chìa khóa thì công ty sẽ bàn giao chìa khóa. Khi chấm dứt
hợp đồng hoặc vì lý do gì đó mà công nhân viên nghỉ việc thì người đó phải trả lại thẻ
nhận dạng cá nhân, áo đồng phục, chìa khóa trước khi nghỉ việc. Việc trả thẻ nhận dạng,
đồng phục, chìa khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 10.
Khi bị mất, quên thẻ nhận dạng cá nhân, người bị mất không được phép vào bên trong nhà
máy mà phải đăng ký thông tin cá nhân với phòng bảo vệ để được phát thẻ khách trước
khi vào trong nhà máy.
Nếu thẻ nhận dạng cá nhân bị mất, không tìm thấy được, người bị mất cần trình báo với tổ
trưởng của mình để được viết giấy yêu cầu nhân sự cấp thẻ mới và gửi lên phòng Nhân sự.
Phòng Nhân sự có trách nhiệm cấp lại thẻ nhận dạng cá nhân mới cho người bị mất.
Nếu người lao động sau khi nghỉ việc, không trả lại thẻ nhận dạng cá nhân và đồng phục,
chìa khóa, công ty sẽ giữ lại một khoản tiền tương ứng với giá trị các đồ vật đó để ép buộc
người lao động hoàn trả và tránh bị lợi dụng các vật dụng đó để xâm nhập trái phép công
ty.
Trong trường hợp người lao động không hoàn trả thẻ nhận dạng, đồng phục, chìa khóa
công ty (Nếu có) sau khi nghỉ việc, công ty sẽ thay ổ khóa mới đồng thời hàng tuần niêm
yết danh sách các công nhân này tại phòng bảo vệ cổng chính để ngăn chặn việc tiếp cận
nhà máy trái phép.
d. Khách tới nhà máy.
Toàn bộ khách hàng, nhân viên nhà nước, nhân viên nhà thầu… (Gọi chung là khách) vào
nhà máy cần phải được kiểm tra phương tiện giao thông, túi sách mang theo, đồ sách tay,
các thiết bị điện tử như máy ảnh, điện thoại thông minh, bút gi âm ghi hình, máy ghi âm,
máy tính xách tay, máy tính bảng…kỹ lưỡng. Nếu khách đã có lịch hẹn trước, nhà máy
cần yêu cầu khách cung cấp các thông tin cho chuyến thăm như tên của khách, công ty đại
diện, ngày dự kiến thăm, người cần gặp và mục đích chuyến thăm. Khi khách tới nhà máy,
họ phải trình diện giấy tờ tùy thân với nhân viên bảo vệ. Giấy tờ tùy thân cần có thông tin
rõ ràng để bảo vệ có thể xác nhận thông tin với cơ quan chủ quản của khách. Phòng bảo
vệ cần đăng ký thông tin của khách vào sổ theo dõi khách và yêu cầu khách ký tên vào sổ
đăng ký – tại phụ lục số 11, gọi điện liên hệ, phát thẻ trước khi cho khách vào trong nhà
máy. Sổ đắng ký khách cần thể hiện các nội dung sau: Số thứ tự, ngày tháng, họ tên khách,
số giấy tờ tùy nhân/ CMTND, nơi đến, số thẻ khách, số/loại/màu xe, nội dung công việc,
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
15
liên hệ với, bộ phận, giờ vào, giờ ra, tên bảo vệ, khách ký. Khách hàng cần phải được
nhân viên bảo vệ hộ tống và đeo thẻ khách trong suốt quá trình trong nhà máy.
Trong trường hợp khách không được hộ tống trong thời gian trong nhà máy, phòng bảo vệ
cần thông báo với nhân viên theo dõi camera an ninh để người này để ý tới hoạt động của
khách trong nhà máy.
Những khách tha thiết phải vào tiếp cận nhà máy vì mục đích nào đó cần phải trình diện
các chứng từ liên quan mang tính bắt buộc nhà máy phải cho phép tiếp cận.
Đối với một số khách thường xuyên tới nhà máy làm việc như nhân viên QC của khách
hàng, quản lý từ công ty mẹ, quản lý từ công ty trong cùng tập đoàn, cán bộ từ một số sở
ban ngành thì có thể được miễn giảm một số thủ tục đăng ký.
Danh sách những người được miễn đăng ký phải có hình ảnh, tên tuổi, số chứng minh
nhân dân của những người đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý.
Xe cá nhân, xe của khách khi vào nhà máy và khi ra nhà máy cần được kiểm tra để xem
khách có mang những thứ mà nhà máy cấm mang vào và cấm mang ra không. Khi khách
hàng mang tài sản của nhà máy ra ngoài, khách cần xuất trình hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Để nhắc nhở khách tuân thủ theo quy định của công ty, các thông báo như “Xuống xe!
Xuất trình giấy tờ!”, “Ký vào sổ đăng ký!” “Cho chúng tôi kiểm tra hành lý” cần được
niêm yết tại cổng ra vào.
Thẻ khách cần được làm đặc biệt, khó bị làm giả. Trên thẻ khách phải được đánh số, in
quy định vắn tắt khi vào nhà máy. Màu thẻ khách cần được phân biệt rõ ràng cho các
nhóm cán bộ nhà nước, khách hàng, nhân viên nhà thầu, người vào xin việc trong nhà máy,
khách cần giám sát đặc biệt.
Công ty trang bị vé xe riêng cho khách tới thăm. Xe của khách cần được phát vé riêng biệt,
khác với vé xe thường dùng cho nhân viên của nhà máy. Vé xe được làm tinh vi để tránh
bị làm giả. Vé được thay đổi khi có bé bị mất.
Nhân viên bảo vệ thực hiện kiểm soát và đăng ký khách vào nhà máy theo quy trình tại
phụ lục số 12.
e. Phân phát hàng hóa.
Khi nhân viên phân phát hàng hóa tới giao hàng tại Vina Korea, họ phải trình diện giấy tờ
tùy thân giống như áp dụng với khách của Vina Korea và phải có giấy tờ chứng minh
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
16
được việc tiếp cận Vina Korea vì mục đích hợp tác kinh doanh. Mọi hàng hóa, bưu phẩm,
thư từ cần được kiểm tra trước khi phân phát tới các bộ phận trong nhà máy.
Xe tải vào giao hàng cần được đăng ký vào sổ - Phụ lục số 13. Nhân viên bảo vệ cần dừng
xe tại cổng để xác minh xem xe có vào nhà máy vì mục đích công việc hay không.
Những người không có phận sự giao hàng không được phép vào nhà máy và phải ở lại
phòng bảo vệ trong suốt quá trình xe trả hàng.
Việc dỡ hàng thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 14
f. Người không có phận sự hoặc người lạ.
Trong trưởng hợp phát hiện có người lạ trong nhà máy. Người lạ thường có các đặc điểm
nhận dạng như sau: Không có thẻ nhân viên công ty, không có đồng phục công ty, không
có nhân viên công ty hoặc bảo vệ đi cùng hộ tổng, không đeo thẻ khách, có các hành vi
lén lút đề phòng người xung quanh, khi hỏi mục đích vào nhà máy thì không trả lời được
hoặc trả lời sai tên người cần gặp. Người phát hiện ra người lạ cần thông báo khẩn cấp cho
quản lý an ninh theo số 0977 005 349, đội trưởng bảo vệ nội bộ theo số 0979 954 635, đội
trưởng bảo vệ vòng ngoài theo số 0974 076 876/0988 486 404 đồng thời báo cho nhân
viên bảo vệ và quản lý bộ phận nơi gần nhất.
Nhân viên bảo vệ tiếp cận người lạ và thẩm vấn mục đích đi vào công ty, người cần gặp,
bộ phận cần tới và đồng thời hỏi xem người đó có được phát thẻ khách hay không. Nhân
viên bảo vệ cần kiểm tra các túi xách, hành lý mà người đó mang theo. Nếu người lạ đã
được đăng ký thì yêu cầu đeo thẻ vào. Nếu người lạ chưa được đăng ký thì yêu cầu tới
phòng bảo vệ đăng ký hoặc yêu cầu ra ngoài nhà máy.
Nếu người lạ có phản ứng bằng vũ lực thì lập tức thông báo bằng bộ đàm về phòng bảo vệ
để xin hỗ trợ và áp giải người lạ tới phòng bảo vệ.
Để đảm bảo an ninh, ban an ninh nhà máy có thể kiểm tra an ninh đột xuất như sau:
Khi nhận được tin có người đột nhập vào bộ phận nhà máy hoặc có vấn đề gì xảy ra, quản
lý an ninh của nhà máy và lực lượng bảo vệ có quyền kiểm tra an ninh đột xuất không cần
thông báo với quản lý bộ phận trực thuộc. Nếu tình hình an ninh phức tạp, vượt quá khả
năng của lực lượng an ninh công ty, công ty hoàn toàn có thể yêu cầu sự hỗ trợ.
Các bộ phận đòi hỏi an ninh cao của nhà máy như nhân viên làm việc nơi lưu container và
nhân viên trực tiếp làm chứng từ cho việc vận chuyển hàng phải có thẻ nhận dạng đặc biệt.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
17
Những người không có đồng phục hoặc thẻ nhận dạng, thẻ khách thì tuyệt đối không được
vào công ty, nhà máy.
Khi các loại đồng phục hoặc thẻ nhận dạng bị mất, công ty phải thông báo tới bộ phận bảo
vệ để đề phòng những người khác ngoài nhà máy có thể lợi dụng thẻ nhận dạng hoặc đồng
phục đó để đi vào nhà máy.
Khi có khách, xe tải, container ngoài nhà máy vào bên trong nhà máy bộ phận bảo vệ phải
kiểm tra người và xe tới nhà máy để đảm bảo an ninh trước khi vào bên trong, đăng ký
thông tin cá nhân của khách và phương tiện vào sổ theo dõi như tên khách, số chứng minh
thư hoặc, hộ chiếu, địa chỉ cơ quan, mục đích vào làm việc, nơi cần đến, người cần gặp,
phương tiện đi theo, số phương tiện, màu phương tiện. Khi khách tới các bộ phận trong
nhà máy bộ phận bảo vệ phải xác nhận thông tin với nơi khách cần đến và hộ tống khách
tới nơi cần đến.
Khi phát hiện thấy những người khả nghi, những người không có bổn phận phải vào các
khu vực đòi hỏi tính an ninh cao như khu vực hàng thành phẩm và máy tính làm tài liệu
vận chuyển hàng, thì nhân viên công ty và bảo vệ phải thẩm vấn ngay người tình nghi để
biết lý do tiếp cận các khu vực đó và báo cho bộ phận lãnh đạo công ty xử lý. Trong
trường hợp cần thiết phải báo cho các cơ quan an ninh để được hỗ trợ.
Nhà máy phải thường xuyên kiểm tra tình hình an ninh tại nhà xưởng, nơi đậu container
của mình. Nếu có vấn đề nghi vấn về an ninh thì những người chịu trách nhiệm về an ninh
của nhà máy có quyền kiểm tra an ninh đột xuất không báo trước, có quyền kiểm tra người
và vật dụng mang theo của những người tình nghi, được phép trục xuất kẻ tình nghi ra
khỏi nhà máy và nhờ hỗ trợ của những người khác để trấn áp kẻ tình nghi.
Sự việc cần được ghi biên bản cụ thể đầy đủ và lưu giữ hồ sơ trong ít nhất 02 năm. Kẽ hở
an ninh dẫn tới việc không kiểm soát được người lạ cần được khắc phục.
4. An ninh chứng từ hàng hóa (An ninh thủ tục).
Nhà máy cam kết duy trì một hệ thống chứng từ đúng quy cách, rõ ràng, chính xác, đầy đủ
để đảm bảo sự toàn vẹn an ninh hàng hóa và minh bạch tại các bước tương ứng từ hoạt
động nhập nguyên phụ liệu, cắt, may, in, thêu, giặt, hoàn thiện sản phẩm, nhập kho thành
phẩm, bốc công, vận chuyển hàng thành phẩm tới cảng và chuyển tới tay khách hàng.
a. Việc xử lý chứng từ.
Báo cáo sản xuất, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ kê khai xuất nhập khẩu cần phải hợp
pháp, hoàn thiện, chính xác và phải được bảo vệ để chống bị thay đổi, mất hoặc bị làm
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
18
hỏng thông tin. Việc kiểm soát chứng từ bao gồm cả việc bảo vệ truy cập máy tính và
thông tin trong đó.
Người ký chứng từ để hoàn thiện chứng từ cho việc xuất khẩu là Tổng giám đốc Kim Sun
Sook. Người được phép thay đổi các thông tin xuất khẩu là Tổng giám đốc Kim Sun Sook.
Việc sai lệch thông tin xuất khẩu dù là nhỏ nhất cũng phải được lập biên bản, điều tra và
lưu hồ sơ. Việc xử lý thông tin xuất khẩu sai lệch được thực hiện theo quy trình tại phụ lục
số 15.
Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu và tuân thủ các quy định của
chính sách này, định kỳ hàng quý, bộ phận Tuân thủ sẽ kiểm tra xác xuất các thông tin về
hoạt động xuất nhập khẩu, hồ sơ xuất nhập khẩu khi tiến hành đánh giá an ninh nội bộ.
b. Quy trình kê khai hàng hóa.
Thông tin trong việc kê khai hàng hóa cần hợp pháp, hoàn chỉnh, chính xác và được bảo
vệ khỏi sự thay đổi, mất hoặc hỏng. Việc bảo vệ thông tin xuất khẩu bao gồm cả việc bảo
vệ máy tính có chứa thông tin.
Thông tin kê khai hàng hóa cần thể hiện các thông tin về trọng lượng, nhãn, mác, số lượng
sản phẩm và các thông tin khác theo yêu cầu của luật Hải Quan Việt Nam và yêu cầu khác
của khách hàng (Nếu có) – Theo quy trình đóng gói tại phụ lục số 16
Trước khi xuất hàng, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận bốc công cần kiểm tra lại kỹ bản
kê khai hàng hóa để tránh sự nhầm lẫn hoặc sai lệch thông tin giữa bản kê khai và thực tế
hàng được bốc lên công.
Để đảm bảo hàng hóa được bốc theo đúng bảng kê khai, nhà máy cần cử 03 người đếm
hàng hóa (01 Nhân viên bảo vệ, 01 thủ kho, 01 nhân viên tổ bốc công). Khi bốc công sử
dụng bảng kê khai hàng hóa (Checklist). Người theo dõi công việc bốc công cần ghi số
sản phẩm đếm được bên cạnh chữ ký của mình. Quy trình bốc công thực hiện theo quy
trình tại phụ lục số 17
Trong quá trình đóng công, nếu cần thiết, ban an ninh nhà máy có quyền yêu cẩu mở
thùng hàng hoặc kiểm tra hàng đã bốc trên công và đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa
để tránh việc gian lận trong khâu xuất hàng, kê khai hàng hóa và để ngăn chặn các nguy
cơ an ninh khác trong chuỗi cung ứng hàng hóa.
Kể từ khi bắt đầu bốc công cho tới khi công tới nơi người nhận hàng, nếu hàng hóa bị sai
lệch với chứng từ xuất khẩu hoặc có dấu hiệu bị tráo đổi, trộm cắp, đột nhập, bao gồm cả
việc có người trong thùng xe chở hàng trong quá trình xe đang chạy trên đường người
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
19
phát hiện cần báo ngay cho ban lãnh đạo nhà máy Vina Korea theo số 0211 3 842 204 –
0977 005 349 hoặc địa chỉ e-mail: lmluan@yakjin.com. Trong trường hợp nghiêm trọng,
công ty sẽ báo cho cơ quan công an Khai Quang phối hợp để điều tra và xử lý theo quy
định của pháp luật.
Nhà máy cử một nhân viên chụp ảnh trong suốt quá trình bốc công (Áp dụng cho cả công
chẵn và công lẻ). Ảnh cần được chụp phía trong container khi công rỗng, khi công bốc
được 50%, khi công đã bốc đầy và chuẩn bị đóng cửa, ảnh chì thể hiện rõ số chì, ảnh chì
đã niêm phong vào xe có thể hiện rõ sỗ chì. Khi chụp, lưu ý, lấy cả số công được in trên
vách công.
c. Quy định kiểm soát việc in, lưu giữ và dán nhãn mã vạch.
Nhãn dán mã vạch rất quan trọng và là một nhân tố then chốt trong việc đảm bảo an ninh
hàng hóa. Nó đảm bảo rằng thùng hàng được xuất khẩu đi đúng với nguồn gốc xuất xứ,
quy cách, số lượng, nơi đến mà Vina Korea đã thống nhất với khách hàng.
Việc lợi dụng các nhãn dán mã vạch sẽ là một lỗ hổng an ninh lớn để các thùng hàng bị
tráo đổi, lấy cắp, thay đổi hàng hóa bên trong. Bấp chấp việc nhãn mã vạch được gửi từ
trụ sở chính của Yakjin tại Seoul, Hàn Quốc hoặc được nhà máy tự in ra thì việc in, lưu
giữ và dán nhãn mã vạch cũng phải tuân theo các tiêu chí dưới đây:
- Mỗi thùng hàng chỉ được dán một mã vạch. Không được phép dùng một mã vạch cho
nhiều thùng hàng khác nhau.
- Mã vạch sau khi in ra, nhập về được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa an toàn, đảm bảo an
ninh.
- Nhãn mã vạch chỉ được dán vào thùng hàng sau khi thùng hàng đã được đóng sản phẩm
xong.
- Các nhãn mã vạch bị in hỏng phải được thu lại toàn bộ và hủy bằng cách xé rách ít nhất 04
mảnh.
Người được phép tiếp cận và in, lưu giữ mã vạch từ phần mềm là Hoàng Thị Thơ, nhân
viên văn phòng hoàn thành Vina A. Ngoài ra, không ai được phép sử dụng phần mềm để
in và sử dụng mã vạch nếu không có sự ủy quyền của chị Hoàng Thị Thơ hoặc Tổng giám
đốc công ty. Máy in mã vạch phải được bảo vệ bằng phần mềm diệt virus, mật mã cá nhân
như quy định tại phần An ninh Công nghệ Thông tin của chính sách này.
d. Quy định về lưu giữ và sử dụng băng dính an ninh.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
20
Băng dính an ninh được sử dụng để đóng thùng như một loại niêm phong nhằm đảm bảo
thùng hàng không bị mở, xâm phạm sản phẩm và đóng lại bằng một loại băng dính khác.
Việc sử dụng băng dính an ninh không đúng quy định sẽ là một cơ hội tốt cho tội phạm
xâm phạm hàng hóa bên trong thùng. Vina Korea phân công chị Nguyễn Thị Trang, nhân
viên văn phòng hoàn thành Vina A, là người giữ chìa khóa kho băng dính an ninh. Chỉ chị
Nguyễn Thị Trang là người được phép mở kho băng dính và xuất băng dính an ninh ra
khỏi kho. Băng dính an ninh phải được quy định và sử dụng đảm bảo các tiêu chí sau:
- Băng dính an ninh chỉ được sử dụng để đóng thùng hàng của Vina Korea.
- Chỉ bộ phận đóng thùng hàng thành phẩm mới được phép sử dụng băng dính an ninh.
Ngoài ra, không ai được phép mang băng dính an ninh ra ngoài công ty hoặc sử dụng vào
các mục đích khác.
- Khi đóng thùng hàng, người đóng hàng chỉ đóng một lượt băng dính. Trong trường hợp
thùng hàng bị rạch ra để kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng và được đóng lại bằng
băng dính an ninh thì trước khi xuất hàng thùng hàng đó phải được báo cáo với đầu nhận
hàng.
- Lõi cuộn băng dính phải được giữ lại và đổi lấy cuộn mới.
e. Lưu tài liệu các hoạt động đáng ngờ.
Các hoạt động không minh bạch, đáng ngờ trong việc kê khai hàng hóa, xử lý chứng từ
xuất khẩu cần được thông báo trực tiếp tới ban an ninh nhà máy theo số 0977 005 349,
tổng giám đốc nhà máy theo email: pollalis@yakjin.com hoặc công an phường Khai
Quang theo số 0211 3 844 705 để theo dõi, điều tra làm rõ.
Trong lúc cơ quan chức năng điều tra, ban lãnh đạo công ty cần bám sát quá trình điều tra
đồng thời thông báo cho bộ phận quản lý đơn hàng (Merchandise) của khách hàng để điều
tra.
f. Văn bản hóa các quy trình an ninh.
Mọi quy định về an ninh và quy trình thực hiện các quy định chính sách an ninh này cần
được văn bản hóa và ban hành rộng rãi trong toàn nhà máy để thực hiện đồng bộ. Chính
sách an ninh này và các quy trình đi theo chính sách cần được xem xét lại và cập nhật
hàng năm. Người theo dõi và cập nhật chính sách và quy trình đi theo chính sách này là
nhân viên tuân thủ của nhà máy (Factory Compliance Officer – FCO).
g. Thư từ.
Commented [L1]: Phần này được cập nhật mới, kết thúc
lúc 17.41, 1/6/2016.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0
21
Thư, bưu phẩm trước khi được phân phát tới các cá nhân, bộ phận trong nhà máy cần
được kiểm tra qua 02 lần (Một lần bằng nhân viên bảo vệ và Một lần bằng nhân viên lễ
tân) để đảm bảo thư không chứa chất nổ, hóa học độc hại hoặc sinh học gây hại tới công
nhân viên của nhà máy.
Những dấu hiệu sau đây thường cho thấy thư hoặc bưu phẩm có các dấu hiệu này là các
thư và bưu phẩm nguy hiểm nhưng không nhất thiết rằng các bưu phẩm có dấu hiệu như
vậy mới nguy hiểm.
- Thư từ nước ngoài
- Có các dấu hiệu biểu thị sự riêng tư.
Ví dụ như thư được đề là bí mật, thư
cá nhân.
- Quá nhiều tem/ bưu phí.
- Địa chỉ viết tay hoặc đánh máy không
cẩn thận
- Sai chức danh.
- Có chức danh nhưng không có tên
- Đánh vần sai các từ thông dụng
- Có bẩn dầu hoặc bạc màu
- Không có địa chỉ quay lại
- Nặng quá mức
- Phong bì cứng
- Không cân xứng hoặc phong bì không
phẳng
- Thò phoi sắt hoặc dây điện ra ngoài
- Thư được bảo vệ quá mức bằng cách
buộc nhiều băng dính hoạc dây
- Không nhìn rõ
- Có tiếng kêu tíc tắc của đồng hồ
- Có vật thiết bị được vận hành bằng
máy gắn ngoài bưu phẩm.
- Thành phố hoặc địa chỉ trên dấu bưu
điện không tương xứng với địa chỉ
quay lại
Các dấu hiệu nhận biết về thư và bưu kiện nguy hiểm này sẽ được công ty trang bị và tập
huấn cho nhân viên bảo vệ và lễ tân để thực hiện kiểm tra.
5. An ninh container (Áp dụng cho cả công chẵn – FCL và công lẻ LCL).
Sự toàn vẹn của container cần được đảm bảo để ngăn chặn sự xuất hiện của các vật liệu lạ,
người lạ. Việc đặt công được thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 18
a. Kiểm tra container trước khi bốc hàng.
Container dùng để bốc hàng phải là công đạt tiêu chuẩn về an ninh, hệ thống khóa, vách
tường vững chắc, không bị đột nhập. Công phải được kiểm tra theo 17 điểm theo như hình
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 22
dưới đây và điền vào phiếu kiểm công trước khi bốc – Phục lục 19. Người chịu trách
nhiệm kiểm tra container trước khi bốc hàng là tổ trưởng tổ bốc công/ Nhóm trưởng nhóm
bốc công. Dụng cụ bốc công cần có: Thước dây dài, búa, gương soi gầm container.
Cách kiểm tra:
- Dùng búa gõ lên các vách của container và nghe tiếng vọng bên trong để biết được công
có bị nhồi nhét gì bên trong không. Nếu công bị nhồi bên trong thì tiếng vọng của nơi bị
nhồi sẽ khác với những phần khác của công.
- Dùng thước đo các chiều của công ở mặt ngoài sau đó đo mặt trong; lấy chiều dài của hai
lần đo trừ cho nhau để xem công có độ dài, độ dày tường hợp lý không. Nếu độ chênh
lệch lớn điều đó chứng tỏ công có một ngăn giả để chứa những đồ phi pháp bên trong.
- Nhìn trên bề mặt các vách, bộ phận của container để xem công có bị thủng hay không, có
vật gì bám trên công hay không, kiểm tra các vết đắp lạ và vết sơn lạ trên công. Công
thường được làm bằng tôn múi, nếu công bị sửa chữa thì thường có các màu sơn không
đồng nhất với vùng sơn bên cạnh, vật liệu hàn gắn sẽ không đồng nhất với vùng bên cạnh.
Các lỗ trên công được thiết kế để móc dây cẩu, dùng để nâng hàng hoặc các lỗ thông gió
phải thông thoáng, không được bịt kín. Các góc công không được bịt kín.
- Gầm công thường có các thanh đỡ cách nhau khoảng từ 16 hoặc 38 inch. Nếu số lượng
các thanh đỡ không đều chứng tỏ công đã bị gắn thêm một số thanh vào; nếu dưới gầm
công không thấy có các thanh đỡ thì dễ có thể là một gầm công giả.
1.Hãm
xung
Kiểm tra công và đầu kéo theo 17 điểm
2.Máy móc
3.Lốp
4.Sàn
5.Thùng
xăng
6.Cabin
7.Bình khí
8. Càng xe
9.Bánh dự phòng
10. Khung bệ đỡ 11. Sàn xe (Trong)
12. Trong/ ngoài cửa
13. Vách, tường
14.Trần xe/mái.
15.Tường trước
16. Cục nóng điều hòa
17.Ống khói
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 23
- Kiểm tra các tấm vật liệu trên trần công và sàn công. Các tấm vật liệu chế tạo sàn công và
trần công phải phẳng với khung cửa công. Nếu bị nhồi nhét vật gì bên trong thì sàn công
và trần công sẽ lồi lên so với khung cửa.
- Cửa công, các thanh khóa, khuy cửa công phải chắc chắn để chống đột nhập dễ dàng. Kẻ
đột nhập có thể cắt khuy cửa công, tráo đổi hoặc lấy trộm hàng và sau đó hàn lại khuy cửa
một cách tinh vi.
- Kiểm tra đầu kéo theo 10 điểm. Yêu cầu lái xe mở cửa cabin, kiểm tra bằng mắt thường
quanh đầu kéo/
Nếu kiểm tra thấy công không đạt yêu cầu các tiêu chuẩn trên thì người kiểm công phải
báo ngay cho văn phòng xuất nhập khẩu và hãng cung cấp công để đổi công khác.
Hướng dẫn kiểm container theo 17 điểm phải được niêm yết tại khu vực bốc công, phòng
bảo vệ để công nhân viên thực hiện.
b. Khu vực lưu giữ container.
Với tình hình sản xuất hiện tại, công ty không lưu container tại nhà máy. Trong trường hợp
phải lưu container tại nhà máy thì khu vực lưu giữ container cần được bố trí tại nơi có độ an
toàn cao, nằm trong hàng rào nhà máy. Khu vực lưu giữ container cần được bố trí gần phòng
bảo vệ, nằm trong tầm quan sát của bảo vệ, được trang bị hệ thống đèn chiếu sang và máy
quay an ninh để ngăn chặn việc đột nhập trái phép.
Những container rỗng được lưu tại nhà máy để đóng hàng cần phải được xếp sát gần nhau,
quay cửa về hướng phòng bảo vệ để bảo vệ theo dõi và phải khóa bằng khóa có độ an toàn
cao. Container sau khi được bốc đầy hàng cần được chuyển ngay tới cảng. Chỉ trong trường
hợp đặc biệt, công đã được bốc đầy mới được lưu trong nhà máy. Khi lưu công đã bốc đầy
hàng trong nhà máy, công cần được niêm phong chì cẩn thận, lưu giữ tại nơi có bảo vệ theo
dõi 24/24, có hàng rào bao quanh, chế độ chiếu sáng hợp lý và có camera an ninh theo dõi.
Những container đã được bốc đủ hàng cần được lưu riêng so với container rỗng.
Khi phát hiện có người lạ xâm nhập vào khu vực lưu giữ công, người phát hiện cần báo cho
phòng bảo vệ và phòng bảo vệ báo ngay sự việc với quản lý an ninh theo số 0977 005 349.
c. Quy trình bốc công (Áp dụng cho cả công lẻ và công chẵn).
Khi nhận được lịch xuất hàng (Thể hiện số lượng hàng cần xuất, cỡ sản phẩm, mã hàng,
đơn hàng, ngày xuất, người nhận) do phòng Xuất nhập khẩu gửi xuống, chủ nhiệm bộ
phận hoàn thành sẽ yêu cầu đội kiểm tra chất lượng kiểm tra quy cách hàng lần cuối trước
khi bốc lên container. Trước khi bốc công, container, xe tải được kiểm tra theo 17 điểm
như mục a, phần 5 này. Sau khi container, xe tải đã được kiểm tra đạt tiêu chuẩn, hàng hóa
được bốc lên xe dưới sự kiểm kê hàng hóa và kiểm soát của 01 nhân viên bảo vệ, 01 thủ
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 24
kho và 01 quản lý tổ bốc công. Trong suốt quá trình bốc công, hoạt động bốc hàng được
một nhân viên chụp ảnh lưu lại quá trình bốc theo quy định tại mục b phần 4 nêu trên.
Khi hoạt động bốc hàng diễn ra, nhà máy cần thiết lập một hàng rào chắn tạm thời để ngăn
cách những người không phận sự tiếp cận khu vực bốc hàng.
Nếu container, xe tải đang được bốc hàng dở mà phải chờ hàng hoặc nhà máy tạm nghỉ thì
cửa container, xe phải cần được khóa tạm bằng ổ khóa đảm bảo an ninh. Người giữ chìa
khóa là chủ nhiệm bộ phận hoàn thành.
Nhà máy trang bị camera theo dõi toàn bộ quá trình bốc hàng. Các dữ liệu camera này
được lưu tối thiểu 03 tháng.
Mọi phát sinh không phù hợp với quy trình này cần được báo cho trưởng bộ phận xuất
khẩu, quản lý cao nhất của bộ phận hoàn thành để giải quyết.
d. Quy trình niêm phong container lẻ và container chẵn (Đi thẳng).
Chì dùng để niêm phong container (Bao gồm cả công chẵn và công lẻ) phải đạt tiêu chuẩn
ISO 17712 phiên bản mới nhất. Vina Korea yêu cầu các đơn vị vận chuyển hàng cho mình
bằng container, nếu sử dụng chì của mình, phải chứng minh được chì sử dụng cho container
đạt tiêu chuẩn ISO trên.
Sau khi chì công chẵn được vận chuyển về Vina Korea, chì sẽ được giao cho chủ nhiệm bộ
phận hoàn thành lưu giữ tại một tủ khóa an toàn và niêm phong ngay sau khi bốc công xong.
Chì công lẻ được Vina Korea đặt mua theo lô tại nhà phân phối chì của hãng sản xuất chì đạt
tiêu chuẩn ISO 17712. Sau khi chì công lẻ được vận chuyển về Vina Korea, chì được lưu giữ
tại một tủ khóa an toàn tại kho vật tư cơ khí, văn phòng chính và niêm phong ngay sau khi
bốc container lẻ. Kho vật tư cần đước khóa cẩn thận và có camera an ninh theo dõi sự tiếp cận.
Thủ kho vật tư cơ khí tại văn phòng chính được chỉ định lưu giữ chì cho công lẻ. Chủ nhiệm
bộ phận hoàn thành là người được phép niêm phong chì sau khi công đã được bốc xong.
Chì ngay sau khi nhận về được nhập thông tin vào máy tính và sổ để theo dõi. Chì công lẻ chỉ
được phát cho quản lý bộ phận hoàn thành sau khi bốc công hoàn thành để niêm phong
container. Người nhận chì và phát chì cần phải điền thông tin đầy đủ vào sổ phát chì – Theo
phụ lục số 20 để theo dõi. Các thông tin cần được lưu lại trong sổ phát chì bao gồm: Ngày
tháng, số chì, tình trạng chì, số công, số hóa đơn, người nhận.
Chì cần được niêm phong ngay sau khi container được bốc hàng xong. Trước khi niêm phong,
chì cần được kiểm tra kỹ càng để đảm bảo sự nguyên vẹn. Chụp ảnh lấy số chì và sau khi chì
được gắn vào xe thì cần được chụp ảnh lại một lần nữa thể hiện rõ số chì trên xe. Khi niêm
phong chì cần có mặt bảo vệ, quản lý hoàn thành và tổ trưởng tổ bốc công. Trước khi niêm
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 25
phòng chì, bảo vệ, quản lý hoàn thành, tổ trưởng tổ bốc công cần lần lượt thay nhau kiểm tra
xe số chì đã khớp với chứng từ và số xe thể hiện trên hóa đơn chưa; đối chiếu lại số lượng
hàng hóa thực tế trên xe với số lượng thể hiện trên giấy tờ xuất khẩu. Sau khi chì được niêm
phong vào xe, bảo vệ dùng tay giật mạnh chì hoặc dùng kìm dật mạnh chì để kiểm tra xem
chì có bị tuột ra dễ dàng hay không, vặn xoắn chì để đảm bảo chì không bị đứt. Nếu chì bị
bung ra thì cần thay thế bằng chì mới. Số chì, bao gồm cả chì mới, cần được ghi trên giấy tờ
xuất khẩu mà lái xe cầm theo.
Trong trường hợp, các cơ quan chức năng (Hải quan, thuế, cảnh sát…) cắt chì để kiểm tra
hàng hóa, hoạt động cắt chì và kiểm tra hàng hóa cần được ghi biên bản, chụp hình, quay
phim. Số chì mới của cơ quan chức năng hoặc của Vina Korea sẽ được thể hiện trên các giấy
tờ xuất khẩu và vận đơn. Chì cũ sau khi được phá sẽ được gắn vào mặt trong cửa công, phía
bên trái. Các bằng chứng cho thấy cơ quan chức năng phá chì để kiểm tra hàng hóa, số chì cũ
và mới cần được thông báo với đầu nhập khẩu. Niêm phong chì được thực hiện theo quy trình
tại phụ lục số 21.
Sau khi chì được niêm phong vào công, nếu lái xe hoặc người khác phát hiện thấy số chì niêm
phong trên công sai lệch so với thông tin trên giấy tờ xuất khẩu thì người phát hiện cần thông
báo ngay cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349; trưởng bộ phận xuất khẩu theo số 0982
562 399 để điều tra làm rõ. Một cuộc điều tra đầy đủ sẽ được tiến hành để tìm ra nguyên nhân
sai lệch thông tin. Diễn biễn và kết quả điều tra cần được ghi thành biên bản và lưu ít nhất 02
năm.
e. Quy trình đảm bảo an ninh cho công lẻ.
Công lẻ cần được kiểm tra 17 điểm, lưu giữ, bốc hàng, niêm phong như công chẵn. Nhà
máy cần cử một nhân viên nhà máy đi áp tải công tới kho nhận hàng. Người áp tải hàng
phải là một thành viên trong lực lượng an ninh hoặc thuộc ban lãnh đạo nhà máy. Người
áp tải cần được trang bị điện thoại di động để liên hệ với ban lãnh đạo nhà máy trong
trường hợp gấp. Sự việc cần được báo cáo tới quản lý an ninh theo số 0977 005 349;
trưởng bộ phận xuất khẩu theo số 0982 562 399.
Trong quá trình xuất công lẻ, nhà máy cần gọi điện hoặc gửi email cho đầu nhận hàng để
kiểm tra thời gian mà công tới nơi trả hàng. Lái xe cần lấy giấy xác nhận thời gian
container tới nơi nhận hàng và gửi lại công ty của mình. Nếu container tới chậm hơn so
với bình thường, đại diện nhà máy và đầu nhận hàng cần mở một cuộc điều tra và phỏng
vấn lái xe cùng nhân viên áp tải hàng để điều tra rõ nguyên nhân tại sao công đến chậm.
Trong quá trình vận chuyển công lẻ từ nhà máy tới nơi nhận hàng, nhân viên áp tải công
cần thông báo cho phòng bảo vệ của nhà máy định kỳ 02 tiếng/ lần về vị trí của công và
thời gian công tới nơi. Công ty yêu cầu các đơn vị vận chuyển hàng thành phẩm của mình
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 26
lắp đặt hệ thống định vị GPS trên đầu kéo container và báo cáo lịch trình của xe. Khi vận
chuyển hàng, lái xe tránh cho xe chạy trên các đường vắng vẻ và hạn chế dừng xe dọc
đường để tránh việc bị cướp hoặc trộm cắp xảy ra. Nhà máy sẽ yêu cầu đầu nhận hàng xác
nhận thời gian công đến bằng cách gửi email xác nhận hoặc fax.
Nếu nhà máy sử dụng xe tải để vận chuyển hàng thì xe tải phải là loại thùng kín (Không
che vải bạt làm thùng). Lái xe vận chuyển hàng bằng công lẻ hoặc xe tải không được phép
bốc thêm hàng từ công ty khác sau khi công ty đã niêm phong hàng hóa. Xe tải cần được
lắp đặt hệ thống GPS và camera hành trình giám sát, camera theo dõi hàng hóa trong
thùng. Dữ liệu camera được gửi hàng ngày cho Vina Korea kiểm tra.
f. Quy trình dỡ hàng (Khi xe tới giao hàng cho Vina Korea).
Trước khi xe hàng tới nhà máy, hãng xe, đơn vị gửi hàng phải thông báo cho trưởng nhóm
nhập khẩu và chủ nhiệm bộ phận kho nguyên phụ liệu về thông tin về biển số xe, số lượng
hàng, số hóa đơn, tên lái xe, số điện thoại của lái xe, số chì, ngày đến trả hàng theo dự trù.
Khi xe tới giao hàng cho Vina Korea cần được bộ phận bảo vệ vòng ngoài đối chiếu số chì
với hóa đơn, vận đơn đi theo xe; kiểm tra an ninh trước khi vào nhà máy theo quy tắc 17
điểm nêu tại điểm a, phần 5 chính sách này sau đó cho xe vào kho dỡ hàng.
Trước khi dỡ hàng, tổ trưởng tổ dỡ công kiểm tra, đối chiếu số chì trên xe với hóa đơn đi
kèm. Tổ trưởng bộ phận dỡ công dựa vào số lượng, quy cách hàng hóa thể hiện trên hóa
đơn và đối chiếu với số lượng, chủng loại, chất lượng hàng được bốc xuống xem có trùng
khớp không. Quá trình bốc hàng cần được giám sát bởi 01 nhân viên bảo vệ, tổ trưởng tổ
bốc công và thủ kho nguyên phụ liệu.
Sau khi bốc hàng xong xe được cho ra ngoài nhà máy. Trong trường hợp xe mang hàng
hóa của Vina Korea ra ngoài, lái xe phải được bộ phận xuất hàng đó cấp hóa đơn và niêm
phong chì vào xe. Nếu xe tiếp tục đi trả hàng tại nơi khác, quản lý cao nhất của kho
nguyên phụ liệu và bảo vệ nội bộ phải xác nhận số lượng đã nhận đủ bằng văn bản với bảo
vệ vòng ngoài trước khi cho xe ra ngoài nhà máy.
Quá trình dỡ hàng được giám sát bởi camera an ninh. Dữ liệu camera này được lưu giữ ít
nhất 03 tháng.
Mọi sự việc xảy ra không đúng tinh thần của quy trình này cần được các bên liên quan
(Bảo vệ, quản lý kho nguyên phụ liệu, tổ trưởng tổ dỡ công) lập biên bản có chữ ký của lái
xe, kẹp bản sao các hóa đơn, chứng từ có liên quan báo cáo bằng văn bản cho người quản
lý an ninh tại văn phòng chính.
g. Tiêu chuẩn của niêm phong container.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 27
Chì dùng để niêm phong container và xe trở hàng phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 phiên
bản mới nhất về chì có độ an ninh cao có các đặc tính sau đây:
- Khỏe và bền để tránh tự đứt gãy, sớm bị hỏng hoặc khó phát hiện bị đột nhập trong quá
trình sử dụng bình thường.
- Dễ niêm phong và niêm phong nhanh.
- Có thể được nhận biết bằng dấu hiệu hoặc mã duy nhất đã được hợp pháp hóa; Được thiết
kế và sản xuất để không thể tháo bỏ hoặc thay thế mà không phải phá bỏ, hoặc có thể bị
đột nhập mà không để lại dấu vết.
- Được thiết kế để sử dụng một lần và ngăn chặn copy, làm giả.
h. Theo dõi niêm phong và báo cáo về việc sai thông tin về chì.
Số chì cần được thể hiện trên các chứng từ xuất hàng. Thông tin phải dễ xác nhận bởi các
công ty có liên quan tới công chở hàng. Để đảm bảo sự nguyên vẹn của chì, chủ nhiệm bộ
phận hoàn thành được chỉ định lưu giữ chì cho công chẵn và thủ kho vật tư cơ khí tại văn
phòng chính được chỉ định lưu giữ chì cho công lẻ.
Sau khi chì đã được niêm phong vào xe chờ hàng mà hàng tới nơi nhận có các biểu hiện
sau thì người phát hiện cần báo cáo ngay với quản lý bảo vệ của Vina Korea và bộ phận
xuất nhập khẩu qua số 0211 3 842 204 để điều tra làm rõ.
• Khi container đến nơi nhận hàng hoặc kho lưu giữ hàng mà không có chì.
• Chì bị phá hỏng.
• Sai số chì mà không có bằng chứng cho thấy Hải quan hoặc cơ quan chức
năng phá chì kiểm tra.
Biên bản điều tra và kết quả cần được lưu giữ ít nhất 02 năm.
i. Hợp đồng vận chuyển nội bộ.
Khi làm việc với các công ty vận chuyển hàng hóa thành phẩm, Vina Korea cần có hợp
đồng vận chuyền nội bộ với các công ty đó. Hợp đồng cần thể hiện rõ quy định vận
chuyển trên đường, tuyến đường sử dụng, điểm dừng chân cho lái xe, cơ chế giám sát xe
hàng trong quá trình vận chuyển, các hình thức phạt, bồi thường nếu đơn vị vận chuyển vi
phạm các quy định của chính sách này.
6. An ninh nhân sự.
a. Xác minh nhân thân trước khi tuyển dụng.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 28
Toàn bộ công nhân viên trước khi tuyển dụng vào Vina Korea cần được điều tra xác minh
nhân thân, lý lịch và lịch sử làm việc tại đơn vị cũ, bao gồm cả kiểm tra tình hình sử dụng
chất gây nghiện của ứng viên. Việc này đặc biệt quan trọng đối với một số vị trí quan
trọng như tổ trưởng, tổng tổ trưởng, trưởng phòng, quản lý bộ phận, giám đốc, bảo vệ,
nhân viên có liên quan tới xuất nhập khẩu.
Mỗi nhân viên trước khi được phỏng vấn phải điền vào phiếu phỏng vấn theo mẫu của bộ
phận Nhân sự. Quản lý bộ phận cần tuyển dụng phải là người phỏng vấn ứng viên. Người
phỏng vấn phải xác minh thông tin mà ứng viên trả lời trong phiếu phỏng vấn bằng cách
gọi điện tới cơ quan cũ của ứng viên kiểm tra hoặc liên hệ với chính quyền địa phương nơi
ứng viên đang sinh sống.
Trong trường hợp tuyển dụng công nhân viên nước ngoài, Vina Korea nên tuyển dụng qua
một công ty tại nơi ứng viên sinh sống để có thể kiểm tra được nhân thân của họ.
Nếu lý lịch và quá trình làm việc của ứng viên không rõ ràng hoặc không tốt, việc tuyển
dụng ứng viên này cần phải hủy bỏ.
Trước khi công nhân viên bắt đầu được phỏng vấn, hồ sơ cá nhân phải đầy đủ để lưu tại
công ty. Hồ sơ xin tuyển dụng công nhân phải bao gồm các giấy tờ sau
- 01 bản photo chứng minh nhân dân có dấu vân tay rõ ràng.
- 01 bản photo sổ hộ khẩu
- 01 sơ yếu lý lịch
- 02 ảnh màu 3 x4.
- 01 giấy xác nhận nhân sự.
- 01 phiếu khám sức khỏe theo mẫu hiện hành, có thể hiện tình trạng sử dụng chất gây
nghiện còn giá trị
- 01 bản photo giấy khai sinh.
- Chứng chỉ, văn bằng (Nếu có).
- 01 đơn xin đi làm.
b. Đối với nhân viên hiện đang làm việc tại công ty.
Các công nhân viên làm các vị trí nhạy cảm có liên quan trực tiếp tới chuỗi cung ứng hàng
hóa cần phải được điều tra nhân thân định kỳ 01 lần/ năm bằng cách xin xác nhận nhân sự
từ cơ quan công an nơi đang sinh sống. Các vị trí cần phải xin xác nhận nhân thân gồm:
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 29
Bảo vệ, công nhân bộ phận kho phụ liệu, công nhân bộ phận gấp, đóng gói, kho thành
phẩm, bốc công, nhân viên xuất nhập khẩu.
Khi công nhân viên có thay đổi về các thông tin cá nhân như nơi cư trú, tình trạng hôn
nhân, có con, người thân mất… người đó có trách nhiệm báo cáo với bộ phận Nhân sự của
công ty để bổ xung thông tin vào hồ sơ cá nhân.
Công ty cử 01 nhân viên tại bộ phận Nhân sự của công ty có trách nhiệm giám sát và bổ
xung thường xuyên các thông tin công nhân viên vào hồ sơ để làm cho hồ sơ công nhân
viên hoàn chỉnh.
c. Khi công nhân viên nghỉ việc.
Khi công nhân viên nghỉ việc, họ phải trả lại thẻ nhận dạng cá nhân, đồng phục, chìa khóa
và làm các thủ tục liên quan tới nghỉ việc trước khi nghỉ việc và nhận sổ bảo hiểm tại công
ty. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm lưu sổ sách ghi chép lại việc công nhân hoàn trả thẻ
nhận dạng cá nhân, đồng phục, chìa khóa, sổ bảo hiểm.
d. Ngăn chặn các hoạt động buôn người/ nô lệ, nhập cư bất hợp pháp.
Vina Korea cam kết không tham gia hoặc ủng hộ các hoạt động buôn người, buôn bán,
môi giới buôn bán nội tạng người. Không tuyển những lao động nước ngoài không rõ
nguồn gốc, không có đủ các chứng từ xuất nhập cảnh hợp pháp; những người nhập cư
hoặc tị nạn bất hợp pháp.
Khi người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam họ cần có các giấy tờ sau để
chứng minh xuất xứ hợp pháp của mình: Hộ chiếu, thị thực, giấy khám sức khỏe theo quy
định hiện hành của Việt Nam, nơi được Việt Nam chấp nhận, giâý chứng nhận nghề
nghiệp hoặc bằng đại học, các giấy tờ mà luật pháp Việt Nam yêu cầu để chứng minh mối
quan hệ với những người trong gia đình họ nếu họ đi cùng gia đình sang Việt Nam. Khi
tới làm việc tại Vina Korea phải được đăng ký tạm trú, tạm vắng hợp pháp, ký hợp đồng
lao động.
Trong trường hợp phát hiện có các hành vị mờ ám trong việc nhập cư vào Việt Nam hoặc
người không rõ xuất xứ đang làm việc tại Vina Korea, chúng tôi sẽ báo cáo với phòng
xuất nhập cảnh công an tỉnh Vĩnh Phúc để điều tra, làm rõ.
Định kỳ hàng năm, Vina Korea sẽ tập huấn cho các nhân viên của mình về nội dung ngăn
chặn các hoạt động buôn người và nhập cư bất hợp pháp.
7. An ninh công nghệ thông tin.
a. Bảo vệ hệ thống công nghệ thông tin.
Toàn bộ các máy tính của Vina Korea cần được bảo vệ bằng mật khẩu cá nhân, phần mềm
chống virus, tường lửa, đặc biệt là các máy tính chứa các thông tin về xuất nhập hàng hóa.
Nhân viên sử dụng máy tính không được phép chia sẻ mật mã riêng của mình với ai ngoại
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 30
trừ nhân viên IT. Các mật mã cá nhân này phải được tự động yêu cầu thay đổi ít nhất 08
tuần/ lần. Trong trường hợp nghi ngờ mật mã bị phát hiện hoặc có nguy cơ bị sử dụng bởi
một người khác thì mật mã cần được thay đổi thường xuyên hơi hoặc thay đổi ngay lập
tức.
Mật mã có độ bảo mật cao cần có 08 ký tự bao gồm cả chữ, số và ký hiệu. Chữ đầu tiên
nên viết hoa. Không được sử dụng mật mã dễ được đoán ra như ngày sinh của chủ máy
tính, tên của mình, số điện thoại, tên thành phố, tên công ty mình sống…
Mật mã của các nhân viên đã nghỉ việc cần được khóa. Việc này cần được xác nhận trên
phiếu xác nhận nghỉ việc của nhân viên.
Nhân viên quản trị mạng có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên thay đổi mật mã của mình
định kỳ (Ngày thay đổi, tần suất thay đổi). Hệ thống cần được cài đặt chế độ tự động khóa
máy nếu mật mã quá thời hạn thay đổi. Trong trường hợp này, chỉ có nhân viên quản trị
mạng mới có khả năng mở máy tính.
Máy tính cần được tự động khóa nếu mật mã bị đánh sai 03 lần. Chỉ có nhân viên quản trị
mạng mới có thể mở máy tính trở lại. Các máy cần được cài đặt để lưu lại mọi sự truy
nhập vào hệ thống bao gồm cả truy nhập hợp pháp hoặc truy nhập bất hợp pháp, truy nhập
không thành công.
Công ty thiết lập chế độ cảnh báo về an ninh thông tin khi khách hàng kết nối vào hệ
thống mạng của nhà máy.
Các máy tính có liên quan tới tài liệu xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải được cắt cổng
USB.
b. Quy định an ninh cho công nghệ thông tin.
Công ty thành lập bộ phận IT bao gồm 02 nhân viên. Chỉ 02 nhân viên này được phép truy
nhập vào máy tính cá nhân của người khác trong công ty khi nhận được chỉ đạo của Tổng
giám đốc hoặc Giám đốc Hành chính hoặc được sự cho phép của chủ máy.
Mọi hành vi truy cập trái phép vào hệ thống máy tính của công ty, đặc biệt là các thông tin
xuất nhập khẩu nhạy cảm, giới hạn, sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử lý hình sự theo nội quy lao
động của công ty và luật pháp Viêt Nam.
Đối với một số phần mềm quan trọng như ERP, hệ thống chấm công, phần mềm khai báo
Hải quan, chỉ có một số người được phép truy cập. Những nhân viên này được công ty
dán ảnh tại phòng để máy chủ.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 31
Nhân viên không được tự ý nối mạng nội bộ (Local Area Network-LAN), mạng cá nhân
ảo (Virtual Private Network-VPN). Mạng LAN hoặc VPN chỉ được thiết lập khi có sự cho
phép và chỉ đạo từ Tổng giám đốc. Người được phép thiêt lập mạng LAN hoặc VPN là
nhân viên IT của công ty.
Khi một nhân viên mới, vào làm việc với các phần mềm nêu trên, quản lý của họ sẽ yêu
cầu bộ phận quản trị mạng mở mật khẩu truy nhập hệ thống. Mỗi nhân viên thực hiện một
phần công việc trong phần mềm được cấp 01 mật mã riêng biệt. Mật mã đó được thay đổi
định kỳ như quy định tại mục a, phần 7 nêu trên. Công ty chỉ nên cho phép nhân viên truy
cập vào từng phần hệ thống theo yêu cầu công việc của họ.
Khi tuyển dụng một nhân viên mới, quản lý bộ phận cần xem xét ngay việc nhân viên đó
có cần sử dụng hệ thống công nghệ thông tin của công ty không. Trong trường hợp thấy
cần thiết phải sử dụng, người quản lý phải yêu cầu mở tài khoản truy cập cho nhân viên
này. Người quản lý cần gửi một yêu cầu bằng văn bản cho bộ phận IT nêu rõ tên nhân
viên, ứng dụng mà nhân viên đó cần sử dụng.
Nhân viên không được tự ý tải các phần mềm, ứng dụng từ internet. Trong trường hợp cần
cài đặt phần mềm để làm việc, nhân viên cần liên hệ với bộ phận IT. Nhân viên có sử
dụng máy tính không được phép sử dụng máy tính vào mục đích ngoài công việc vì như
vậy có thể làm hệ thống công nghệ thông tin bị phơi nhiễm với máy virus. Việc này không
loại trừ việc mở một file đính kèm từ e-mail lạ.
Những máy tính không cần thiết phải sử dụng mạng internet thì không nhất thiết phải nối
mạng internet.
Những người có thành tích đóng góp vào việc bảo vệ an ninh công nghệ thông tin của
công ty sẽ được công ty khen thưởng tùy mức độ.
c. Sao lưu giữ liệu.
Hệ thống máy tính của công ty cần được thiết lập để nhận biết các truy cập trái phép hoặc
làm hỏng các dữ liệu sản xuất kinh doanh. Mọi việc sâm nhập hệ thống trái phép sẽ bị xử
lý kỷ luật hoặc xử lý hình sự.
Nhà máy phải sao lưu dữ liệu các máy có chứa các dữ liệu chấm công, tiền lương, hải
quan, xuất khẩu định kỳ hàng tuần để đảm bảo các dự liệu sẽ được lưu giữ mặc dù hệ
thống bị tấn công bởi virus hoặc cháy do hỏa hoạn.
Những máy tính được lưu dữ liệu quan trọng hàng ngày cần được sao lưu hàng ngày. Tất
cả các phần mềm, do mua mà có hoặc tự viết, cần phải được sao lưu một bộ đầy đủ. Dự
liệu vể hệ thống cần được sao lưu định kỳ 01 lần/ tháng. Tất cả các ứng dụng và dữ liệu
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 32
giao thức cần phải được bảo vệ bằng cách sao lưu định kỳ hàng tuần sử dụng nguyên tắc
ba thế hệ.
Các dữ liệu đã được sao lưu, cần phải được giữ trong ổ cứng hoặc máy tính khác. Ổ cứng
và máy tính có dữ liệu sao lưu này cần được cất giữ trong két sắt chống trộm, chống cháy,
không bị ngập nước tại văn phòng chính và được camera an ninh quan sát 24/24; Một bộ
sao lưu khác cần được lưu giữ tại két sắt nằm trong ký túc xá quản lý và được theo dõi bởi
camera an ninh.
8. Đánh giá rủi ro trong chuỗi cung ứng hàng hóa.
Định kỳ hàng năm, Vina Korea tiến hành đánh giá rủi ro, phân tích và nhận biết các khu
vực trọng yếu trong chuỗi cung ứng hàng hóa, nơi có khả năng là mục tiêu của việc xâm
nhập trái phép. Việc đánh giá rủi ro này được áp dụng cho chính Vina Korea, các nhà thầu
vận chuyển hàng hóa. Chương trình đánh giá rủi ro xếp loại “Rủi ro cao” dựa trên tiêu chí
đánh giá về: Khủng bố, buôn lậu, tội phạm có tổ chức, buôn người các điều kiện thuận lợi
cho những nguy cơ nói trên. Kết quả đánh giá rủi ro này được sử dụng làm cơ sở lựa chọn
nhà thầu.
1. Phương pháp luận sử dụng trong đánh giá rủi ro.
Người thực hiện việc đánh giá rủi ro là quản lý an ninh của Vina Korea. Kết quả đánh giá
rủi ro được đưa ra sau khi tính toán các vấn đề sau:
a) Sự thường xuyên xảy ra của mối nguy.
b) Các họat động của những người có khả năng ảnh hưởng tới mức độ nghiêm trọng, tần
suất xảy ra nếu mối nguy trở thành sự kiện.
c) Các hành vi, khả năng và các nhân tố liên quan đến con người khác
d) Xác định các tác động từ bên ngòai ảnh hưởng tới sự nghiêm trọng của mối nguy và tần
xuất xảy ra của mối nguy trong chuỗi cung ứng hàng hóa; Đặc biệt là tình hình tội phạm
liên quan tới vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam.
f) Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
g) Các thay đổi hay đề xuất thay đồi trong tổ chức, đối với các họat động vận chuyển hàng
hóa.
h) Các điều chỉnh đối với hệ thống vận chuyển bao gồm các thay đổi mang tính tạm thời
và ảnh hưởng của chúng đối với việc điều hành, các quá trình và các họat động vận
chuyển.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 33
i) Việc thiết kế khu vực làm việc, các quá trình, các thủ tục điều hành và tổ chức công việc,
bao gồm việc thích ứng với khả năng của con người.
Các phương pháp để xác định mối nguy và đánh giá rủi ro của đơn vị phải:
a) Được xác định phù hợp với phạm vi, bản chất và ấn định thời điểm để đảm bảo chủ
động ngăn ngừa hơn là phản ứng- đối phó.
b) Giúp nhận diện, phân lọai các rủi ro và lập thành văn bản các rủi ro, áp dụng các biện
pháp kiểm sóat phù hợp.
Để đánh giá rủi ro (Risk Assessment) cho mọi họat động vận chuyền hàng hóa, thông
thường hệ số rủi ro được lượng hóa qua công thức (Hệ số rủi ro = Mức độ nghiêm trọng x
Khả năng xảy ra) và tùy từng yêu cầu, từng thời điểm mà công ty sẽ chọn mức điểm của
hệ số này để xác định mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa.
2. Các bước đánh giá rủi ro.
a. Lập hồ sơ các đối tác kinh doanh và vận chuyền hàng hóa, minh họa đường đi của hàng
hóa trong chuỗi cung ứng hàng hóa, bao gồm cả thông tin về phương tiện vận chuyền và
tuyến đường đi.
b. Xem xét mối nguy về khủng bố, buôn lậu, tôi pham có tổ chức, buôn người và các điều
kiện khác có khả năng gây ra tình trạng mất an ninh.
c. Đánh giá các điểm quan trọng về an ninh, xem xét các lỗ hổng, điểm yếu có thể dẫn tới
tình trạng mất an ninh.
d. Chuẩn bị kế hoạch xử lý, ứng phó với các điểm yếu về an ninh đã được nhận diện.
3. Kiểm soát rủi ro.
Sau khi có được kết quả đánh giá rủi ro, công ty sẽ kiểm soát các rủi ro này bằng các
phương án dưới đây phù hợp với tình hình thực tế,.
a) Lọai bỏ
b) Thay thế
c) Các biện pháp kiểm sóat kỹ thuật.
d) Các tín hiệu/ biển cảnh báo và/ hay các biện pháp kiểm sóat hành chính
e) Các thiết bị bảo vệ hàng hóa.
VINA KOREA CO., LTD C-TPAT
Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 34
9. Giáo dục, Tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An ninh.
Toàn bộ công nhân viên trong Vina Korea cần được đào tạo về nhận thức an ninh chung,
các nguy cơ gây mất an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa, nhận biết và báo cáo các điểm vi
phạm chính sách an ninh này. Tần suất tập huấn ít nhất 1 lần/ năm.
Riêng đối với bộ phận có công việc quan trọng liên quan trực tiếp tới an ninh chuỗi cung
ứng hàng hóa như gấp, đóng gói, kho thành phẩm, bốc công, bảo vệ, kho nguyên liệu, bộ
phận xuất nhập khẩu cần được đào tạo an ninh với nội dung chuyên sâu, đặc biệt. Tần suất
tập huấn ít nhất 1 lần/năm.
Các công nhân viên mới trước khi bắt đầu làm việc sẽ được tập huấn các yêu cầu cơ bản
của chính sách an ninh này và được tập huấn nhắc lại cùng đợt với công nhân viên hiện
đang làm việc trong công ty.
Định kỳ 03 tháng/ lần, công ty sẽ kiểm tra và đánh giá ngẫu nhiên mức độ hiểu biết của
công nhân viên về chương trình an ninh C-TPAT.
a. Tập huấn công nhân viên về nhận thức các mối đe dọa an ninh.
Toàn bộ công nhân viên cần được tập huấn về các quy trình an ninh cơ bản.
- Nhận diện việc thông đồng nội bộ: Công nhân viên sẽ được tập huấn để báo cáo về các
hành vi đáng ngờ giữa các công nhân với nhau, hoặc giữa công nhân, tổ trưởng với quản
lý cao cấp. Các dấu hiệu thông đồng nội bộ như: Giàu lên một cách nhanh chóng mà
không giải thích được, nài nỉ được tiếp tục hợp tác hoặc làm việc cùng với người nào đó,
nài nỉ được tiếp tục làm việc tại cùng một vị trí trong nhà kho. Khi có các dấu hiệu hoặc
nghi ngờ trên, người phát hiện có thể báo cáo trực tiếp vào số điện thoại 0977 005 349
hoặc các e-mail: lmluan@yakjin.com, pollalis@yakjin.com hoặc gửi thư tố cáo vào hòm
thư góp ý được trang bị bên trong nhà vệ sinh các bộ phận.
- Duy trì sự nguyên vẹn của sản phẩm: Công nhân viên cần được hướng dẫn rằng mỗi điểm
tiếp xúc với sản phẩm là một nhân tố quyết định tới sự toàn vẹn của sản phẩm. Ví dụ:
Công nhân tại bộ phận may và bộ phận đóng gói đóng vai trò chủ yếu trong sự toàn vẹn
của sản phẩm.
- Ngăn chặn các xâm nhập bất hợp pháp: Nhân viên cần được hướng dẫn rằng họ cần phải
thông báo khẩn cấp tới quản lý an ninh nếu họ thấy một ai đó trong khuôn viên nhà máy
mà không có đeo thẻ nhân viên, thẻ khách hoặc nhận thấy một người không có bổn phận
trong khu vực hạn chế tiếp cận.
- Nâng cao tinh thần cảnh giác, nhận thức về an ninh: Công nhân viên cần được tập huấn về
nhận thức các mối nguy mà họ có thể gặp phải khi nhận nguyên vật liệu. Nếu vải được sản
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b
Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b

More Related Content

What's hot

Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...
Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...
Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...atvsld
 
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động nataliej4
 
An toàn trong hàn điện
An toàn trong hàn điệnAn toàn trong hàn điện
An toàn trong hàn điệnductanqnam
 
So taymoitruong iso 14001 2015
So taymoitruong iso 14001   2015So taymoitruong iso 14001   2015
So taymoitruong iso 14001 2015Chu Quy Hoang
 
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...CÔNG TY TNHH MTV XUẤT NHẬP KHẨU ĐÀM VIỆT
 
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...hieupham236
 
Trắc nghiệm thủ tục hải quan
Trắc nghiệm thủ tục hải quanTrắc nghiệm thủ tục hải quan
Trắc nghiệm thủ tục hải quanDoan Tran Ngocvu
 
Trắc nghiệm trị giá hải quan
Trắc nghiệm trị giá hải quanTrắc nghiệm trị giá hải quan
Trắc nghiệm trị giá hải quanDoan Tran Ngocvu
 
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdf
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdfĐánh giá vòng đời sản phẩm.pdf
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdfNhuoc Tran
 
Bai giang huan luyen ATLD.pptx
Bai giang huan luyen ATLD.pptxBai giang huan luyen ATLD.pptx
Bai giang huan luyen ATLD.pptxTrungNguynMinh5
 
Bài giảng An toàn lao động.ppt
Bài giảng An toàn lao động.pptBài giảng An toàn lao động.ppt
Bài giảng An toàn lao động.pptssuser84e1b0
 
An toàn khi làm việc với hoá chất
An toàn khi làm việc với hoá chấtAn toàn khi làm việc với hoá chất
An toàn khi làm việc với hoá chấtHữu Nghĩa Đặng
 
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao động
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao độngHướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao động
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao độnghoasengroup
 

What's hot (20)

Mẫu hồ sơ tổng thể cho kho GSP (Dự thảo 11.07.2018)
Mẫu hồ sơ tổng thể cho kho GSP (Dự thảo 11.07.2018)Mẫu hồ sơ tổng thể cho kho GSP (Dự thảo 11.07.2018)
Mẫu hồ sơ tổng thể cho kho GSP (Dự thảo 11.07.2018)
 
Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...
Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...
Bài giảng: An toàn vệ sinh lao động trong các doanh nghiệp xây dựng - Trần Đă...
 
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động
Các quy chuẩn – tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh lao động
 
An toàn trong hàn điện
An toàn trong hàn điệnAn toàn trong hàn điện
An toàn trong hàn điện
 
So taymoitruong iso 14001 2015
So taymoitruong iso 14001   2015So taymoitruong iso 14001   2015
So taymoitruong iso 14001 2015
 
Tài liệu hướng dẫn GSP
Tài liệu hướng dẫn GSPTài liệu hướng dẫn GSP
Tài liệu hướng dẫn GSP
 
Nội quy An toàn vệ sinh lao động
Nội quy An toàn vệ sinh lao độngNội quy An toàn vệ sinh lao động
Nội quy An toàn vệ sinh lao động
 
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...
Môn thi TRẮC NGHIỆM VỀ PHÁP LUẬT HẢI QUAN - Tài liệu ôn thi cấp Chứng chỉ Ngh...
 
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...
Báo cáo Kế hoạch phòng ngừa, ứng phó sự cố hóa chất trên địa bàn tỉnh Quảng T...
 
Trắc nghiệm thủ tục hải quan
Trắc nghiệm thủ tục hải quanTrắc nghiệm thủ tục hải quan
Trắc nghiệm thủ tục hải quan
 
Kaizen và 5S
Kaizen và 5SKaizen và 5S
Kaizen và 5S
 
Trắc nghiệm trị giá hải quan
Trắc nghiệm trị giá hải quanTrắc nghiệm trị giá hải quan
Trắc nghiệm trị giá hải quan
 
Kế hoạch ứng phó sự cố khẩn cấp
Kế hoạch ứng phó sự cố khẩn cấpKế hoạch ứng phó sự cố khẩn cấp
Kế hoạch ứng phó sự cố khẩn cấp
 
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdf
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdfĐánh giá vòng đời sản phẩm.pdf
Đánh giá vòng đời sản phẩm.pdf
 
Bai giang huan luyen ATLD.pptx
Bai giang huan luyen ATLD.pptxBai giang huan luyen ATLD.pptx
Bai giang huan luyen ATLD.pptx
 
AN TOAN HOA CHAT 1.ppt
AN TOAN HOA CHAT 1.pptAN TOAN HOA CHAT 1.ppt
AN TOAN HOA CHAT 1.ppt
 
Bài giảng An toàn lao động.ppt
Bài giảng An toàn lao động.pptBài giảng An toàn lao động.ppt
Bài giảng An toàn lao động.ppt
 
PHỤ LỤC I: NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU L...
PHỤ LỤC I: NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU L...PHỤ LỤC I: NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU L...
PHỤ LỤC I: NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC, NGUYÊN LIỆU L...
 
An toàn khi làm việc với hoá chất
An toàn khi làm việc với hoá chấtAn toàn khi làm việc với hoá chất
An toàn khi làm việc với hoá chất
 
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao động
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao độngHướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao động
Hướng dẫn kiểm tra vệ sinh môi trường - an toàn lao động
 

Similar to Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b

SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdf
SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdfSmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdf
SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdfSmartBiz
 
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptx
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptxChính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptx
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptxKeiMin
 
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdfcamerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdflapcamerakimthanh
 
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdfcamerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdflapcamerakimthanh
 
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...hanhha12
 
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việt
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung ViệtHồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việt
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việtmanhhoang1900
 
Camera giam sat tai nha may
Camera giam sat tai nha mayCamera giam sat tai nha may
Camera giam sat tai nha mayHồng Trần
 
[123doc] tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac
[123doc]   tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac[123doc]   tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac
[123doc] tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-macloipv
 
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!Viết thuê trọn gói ZALO 0934573149
 
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)Nguyễn Công Huy
 
Báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập Báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập ssuser499fca
 
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAY
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAYĐề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAY
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAYViết thuê trọn gói ZALO 0934573149
 
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...OnTimeVitThu
 

Similar to Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b (20)

Chống Bán Phá Giá Theo Hiệp Định Thương Mại Của Tổ Chức Quốc Tế Wto.
Chống Bán Phá Giá Theo Hiệp Định Thương Mại Của Tổ Chức Quốc Tế Wto.Chống Bán Phá Giá Theo Hiệp Định Thương Mại Của Tổ Chức Quốc Tế Wto.
Chống Bán Phá Giá Theo Hiệp Định Thương Mại Của Tổ Chức Quốc Tế Wto.
 
SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdf
SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdfSmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdf
SmartBiz_He thong quan ly kho cua Hoa phat khung nhu the nao_B3_20230226.pdf
 
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptx
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptxChính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptx
Chính sách kinh tế đối ngoại chủ đề 5.pptx
 
Luận văn: Quy trình bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệp
Luận văn: Quy trình bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệpLuận văn: Quy trình bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệp
Luận văn: Quy trình bảo đảm an toàn thông tin cho doanh nghiệp
 
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdfcamerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
 
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdfcamerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
camerakimthanh-mystrikingly-com.pdf
 
Thiết bị an ninh
Thiết bị an ninhThiết bị an ninh
Thiết bị an ninh
 
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...
BÁO CÁO TỔNG KẾT THỰC THI PHÁP LUẬT PHÒNG VỆ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 20...
 
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việt
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung ViệtHồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việt
Hồ sơ Năng Lực công Ty bảo Vệ trung Việt
 
Camera giam sat tai nha may
Camera giam sat tai nha mayCamera giam sat tai nha may
Camera giam sat tai nha may
 
[123doc] tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac
[123doc]   tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac[123doc]   tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac
[123doc] tieu-luan-mon-an-toan-lao-dong-nganh-may-mac
 
an toàn thông tin
an toàn thông tinan toàn thông tin
an toàn thông tin
 
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!
Đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, 9 ĐIỂM!
 
Đề tài: Hiệu quả kinh doanh trong nhập khẩu tại Công ty Vật tư
Đề tài: Hiệu quả kinh doanh trong nhập khẩu tại Công ty Vật tưĐề tài: Hiệu quả kinh doanh trong nhập khẩu tại Công ty Vật tư
Đề tài: Hiệu quả kinh doanh trong nhập khẩu tại Công ty Vật tư
 
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Sản Xuất May Mặc.docx
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Sản Xuất May Mặc.docxBáo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Sản Xuất May Mặc.docx
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Sản Xuất May Mặc.docx
 
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)
Luan van tot nghiep quan tri kinh doanh quoc te (57)
 
Báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập Báo cáo thực tập
Báo cáo thực tập
 
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAY
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAYĐề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAY
Đề tài: Giải pháp cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh công ty vật tư, HAY
 
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU ...
 
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Thiết Bị Công Nghệ.docx
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Thiết Bị Công Nghệ.docxBáo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Thiết Bị Công Nghệ.docx
Báo Cáo Thực Tập Tại Công Ty Thiết Bị Công Nghệ.docx
 

Recently uploaded

Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdf
Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdfDây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdf
Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdfOrient Homes
 
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdf
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdfCATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdf
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdfOrient Homes
 
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdf
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdfCatalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdf
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdfOrient Homes
 
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdf
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdfCATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdf
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdfOrient Homes
 
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdfOrient Homes
 
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướng
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướngTạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướng
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướngMay Ong Vang
 
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdf
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdfCatalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdf
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdfOrient Homes
 
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdf
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdfCATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdf
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdfOrient Homes
 
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdf
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdfCNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdf
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdfThanhH487859
 
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdf
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdfCatalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdf
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdfOrient Homes
 
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slide
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slideChương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slide
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slideKiuTrang523831
 
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdf
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdfcatalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdf
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdfOrient Homes
 
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdf
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdfCatalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdf
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdfOrient Homes
 
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdf
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdfCatalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdf
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdfOrient Homes
 
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdf
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdfCATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdf
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdfOrient Homes
 

Recently uploaded (15)

Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdf
Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdfDây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdf
Dây cáp điện Trần Phú Eco - Catalogue 2023.pdf
 
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdf
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdfCATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdf
CATALOG Đèn, thiết bị điện ASIA LIGHTING 2023.pdf
 
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdf
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdfCatalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdf
Catalogue cáp điện GOLDCUP 2023(kỹ thuật).pdf
 
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdf
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdfCATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdf
CATALOGUE Cáp điện Taya (FR, FPR) 2023.pdf
 
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf
2020.Catalogue CÁP TR131321313UNG THẾ.pdf
 
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướng
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướngTạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướng
Tạp dề là gì? Tổng hợp các kiểu dáng tạp dề xu hướng
 
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdf
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdfCatalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdf
Catalogue-thiet-bi-chieu-sang-DUHAL-2023.pdf
 
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdf
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdfCATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdf
CATALOGUE ART-DNA 2023-2024-Orient Homes.pdf
 
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdf
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdfCNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdf
CNXHKH-Chương-2.-Sứ-mệnh-lịch-sử-của-giai-cấp-công-nhân.pdf
 
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdf
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdfCatalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdf
Catalogue Cadisun CÁP HẠ THẾ (26-09-2020).pdf
 
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slide
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slideChương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slide
Chương 7 Chủ nghĩa xã hội khoa học neu slide
 
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdf
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdfcatalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdf
catalogue-cap-trung-va-ha-the-ls-vina.pdf
 
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdf
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdfCatalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdf
Catalog ống nước Europipe upvc-ppr2022.pdf
 
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdf
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdfCatalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdf
Catalog Dây cáp điện CADIVI ky thuat.pdf
 
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdf
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdfCATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdf
CATALOG cáp cadivi_1.3.2024_compressed.pdf
 

Chinh sach an_ninh_phong_chng_khng_b

  • 1. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 1 CHÍNH SÁCH AN NINH PHÒNG CHỐNG KHỦNG BỐ 2016 C-TPAT (Customs-Trade Partnership against Terrorism)
  • 2. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 2 I. Giới thiệu. 1. C-TPAT là gì? C - Customs T - Trade P - Partnership A - Against T - Terrorism Customs – Trade Partnership Against Terrorism/ C-TPAT là chương trình an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa tự nguyện do Hải Quan và Lực lượng Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) là lực lượng nòng cốt xây dựng nên, triển khai và điều hành` nhằm cải thiện an ninh trong chuỗi cung ứng hàng hóa của các công ty và giảm thiểu các rủi ro khủng bố. Hiện tại có rất nhiều nhãn hàng lớn và các Công ty nhập khẩu hàng hoá vào Hoa Kỳ tham gia chương trình này và họ cũng mong muốn các nhà cung cấp của mình cần tuân thủ theo quy định của C-TPAT để bảo đảm an toàn cho tài sản và con người. Chương trình an ninh này cũng giúp nhà máy bảo vệ tài sản, an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa và nhân viên của mình. 2. Tại sao Vina Korea phải áp dụng an ninh C-TPAT? Tình hình vận chuyển hàng bất hợp pháp (Hàng lậu, ma túy, các sản phẩm làm từ động vật cần được bảo tồn, buôn bán vũ khí, vận chuyển chất nổ, buôn bán phụ nữ & trẻ em, vận chuyển tiền giả, buôn bán ngoại tệ trái phép, nhập cư bất hợp pháp…) đã và đang diễn ra rất phổ biến, sôi động và ngày càng tinh vi trên toàn thế giới và tại Việt Nam. Các tổ chức tội phạm thường lợi dụng sự lỏng lẻo trong chuỗi cung ứng hàng hóa để qua mặt các cơ quan Hải quan, Biên phòng và đưa các hàng hóa bất hợp pháp trên tới khắp nơi trên thế giới. Để ngăn chặn và giảm thiểu các hoạt động trái phép này các nhãn hàng đã áp dụng các tiêu chí của C-TPAT và đồng thời yêu cầu các nhà cung cấp như Vina Korea áp dụng chương trình này. Việc áp dụng chương trình này cũng là phương pháp tối ưu giúp Vina Korea giảm thiểu, ngăn chặn việc trộm cắp hàng hóa của mình và hỗ trợ to lớn trong việc thực hiện chính sách bảo vệ thương hiệu của Vina Korea.
  • 3. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 3 Vina Korea là một mắt xích trong chuỗi vận chuyển và cung ứng hàng hóa, do vậy nó thực sự cần thiết cho Vina Korea áp dụng các tiêu chuẩn này từ bước đầu sản xuất hàng hóa. Đây cũng là một tiêu chuẩn để Vina Korea thực hiện và hợp tác kinh doanh với khách hàng. Để đảm bảo nội dung chính sách này phù hợp với tình của nhà máy, chính sách này sẽ được ban an ninh Công ty xem xét, sửa đổi hàng năm hoặc khi có thay đổi trong tiêu chuẩn an ninh của khách hàng hoặc của chương trình C-TPAT. II. Mục tiêu của Chính sách. - Giảm thiểu nguy cơ khủng bố qua chuỗi cung ứng hàng hóa. - Giảm thiểu và ngăn chặn việc vận chuyển hàng hóa bất hợp pháp qua chuỗi cung ứng hàng hóa. - Ngăn chặn việc trộm cắp sản phẩm. - Bảo vệ Thương hiệu sản phẩm cho các khách hàng của Vina Korea. - Ngăn chặn các hoạt động buôn bán người; nhập cư bất hợp pháp. - Minh bạch hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa. III. Phạm vi áp dụng. Chính sách này được áp dụng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty TNHH Vina Korea, khách hàng, những người tới Vina Korea liên hệ công tác và các nhà thầu cung cấp dịch vụ cho Công ty TNHH Vina Korea. IV. Các tiêu chí. 1. Hệ thống hồ sơ, tài liệu an ninh; Quản lý an ninh. Mọi chính sách, thủ tục, quy định, quy trình an ninh (Sau đây gọi là Văn bản an ninh) trong Vina Korea đều phải được văn bản hóa. Các chính sách, thủ tục, quy định, quy trình được diễn giải bằng lời nói đều không có hiệu lực. Các văn bản này cần được xem xét và cập nhật bởi trưởng ban an ninh công ty định kỳ hàng năm hoặc khi tiêu chí của chương trình C-TPAT thay đổi.
  • 4. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 4 Văn bản an ninh của Vina Korea cần được Tổng giám đốc công ty phê duyệt và sau đó bộ phận Tuân thủ (Compliance) ban hành, tuyên truyền rộng rãi cho toàn thể cán bộ công nhân viên và các bên liên quan biết và thực hiện. Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm giám sát và nhắc nhở nhân viên của mình trong việc thực hiện các quy định về an ninh của công ty. Bộ phận Tuân thủ có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở việc tuân thủ quy định an ninh đối với các bộ phận khác trong công ty và toàn thể công nhân viên; đề nghị xử lý kỷ luật đối với những trường hợp, bộ phận vi phạm quy định an ninh của công ty; đề nghị khen thưởng các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt quy định an ninh hoặc có các ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện hệ thống an ninh trong công ty. Mức độ vi phạm và hình thức kỷ luật, mức độ khen thưởng được thực hiện theo quy định tại phần Giáo dục, Tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An ninh tại chính sách này. Vina Korea có quyết định thành lập ban an ninh nhà máy. Ban an ninh công ty bao gồm trưởng bộ phận Tuân thủ, trưởng bộ phận công nghệ thông tin, trưởng bộ phận xuất khẩu và nhập khẩu, trưởng bộ phận Nhân sự, đội trưởng đội bảo vệ. Ban an ninh có trách nhiệm xây dựng kế hoạch an ninh hàng năm, thảo luận về các vấn đề an ninh quan trọng trong công ty, đề xuất Tổng giám đốc phê duyệt các vấn đề an ninh quan trọng. Trong đó trưởng ban an ninh là người có trách nhiệm chắp bút, soạn thảo, cập nhật các văn bản an ninh trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt trước khi ban hành; Tổng hợp ý kiến của các ủy viên trong ban trình tổng giám đốc phê duyệt. Ủy viên của ban an ninh có trách nhiệm thảo luận, đóng góp ý kiến của mình nhằm giải quyết các vấn đề an ninh. Bên cạnh ban an ninh công ty, công ty có nhóm phụ trách an ninh bao gồm trưởng các bộ phận, trực tiếp chỉ thị nhân viên bộ phận mình thực hiện các quy định an ninh, cụ thể: - Trưởng bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm về An ninh Nhân sự. - Trưởng bộ phận xuất khẩu chịu trách nhiêm an ninh hàng hóa xuất khẩu. - Trưởng bộ phận nhập khẩu chịu trách nhiệm an ninh hàng hóa nhập khẩu. - Trưởng bộ phận công nghệ thông tin (IT) chịu trách nhiệm an ninh IT. - Trưởng bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về an ninh hàng hóa, tài sản nhà máy, kiểm soát tiếp cận nhà máy, an ninh cơ sở vật chất. - Trưởng bộ phận Tuân thủ chịu trách nhiệm về an ninh nhà thầu, đánh giá nội bộ, duy trì hệ thống an ninh và quản lý chung việc thực hiện quy định an ninh tại các bộ phận trong công ty.
  • 5. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 5 Hàng năm, bộ phận tuần thủ sẽ đánh giá an ninh nội bộ ít nhất 01 lần/ năm. Sau khi đánh giá nội bộ, công ty sẽ có kế hoạch cải tiến, khắc phục cho những điểm tồn tại. Kế hoạch an ninh/ phương án bảo vệ được ban an ninh xây dựng và cập nhật định kỳ hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt và ban hành trong đội ngũ an ninh nhà máy để thực hiện. Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 26 tháng 5 năm 2016. Chính sách An ninh Phòng chống Khủng bố phiên bản 3/0 hết hiệu lực kể từ khi chính sách này có hiệu lực. 2. An ninh nhà xưởng. a. Lựa chọn địa điểm đặt trụ sở sản xuất kinh doanh. Khi xây dựng nhà xưởng, trụ sở nhà máy, ban lãnh đạo công ty cần xem xét tình hình an ninh nơi nhà máy sẽ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà máy cần tìm hiểu mật độ tội phạm (Trong trường hợp cần thiết cần lập một danh sách đen để theo dõi) có thể gây ra các vấn đề về an ninh trên địa bàn qua các thông tin từ cơ quan an ninh chức năng của địa phương, xem xét nơi nhà máy sẽ ở có gần các cơ quan an ninh và các nhà máy khác hay không. Trong trường hợp gặp sự cố về an ninh có thể nhờ giúp đỡ. Tìm hiểu loại hàng hóa sản xuất của các nhà máy bên cạnh là loại hàng hóa gì, tội phạm có thể lợi dụng quá trình sản xuất, khâu trung chuyển hàng hóa của nhà máy để buôn lậu, đưa những mặt hàng bất hợp pháp vào thị trường của khách hàng hoặc lấy trộm hàng hoá được không. b. Hàng rào bao quanh nhà máy. Nhà máy và khu vực lưu giữ container của công ty phải có hàng rào bao quanh, hàng rào phải cao tối thiểu 2.4 m (8 feet). Chân hàng rào phải được xây dựng kiên cố bằng các vật liệu bền chắc, có móng sâu xuống đất để tránh bị đột nhập bằng cách đào ngạch phía dưới. Phía trên hàng rào phải được gắn các mũi nhọn có ngạnh, nghiêng 45o hoặc có vòng thép gai phía trên để tránh bị đột nhập bằng cách trèo qua hàng rào. Đáy hàng rào không được cao hơn 5.08 cm (2 inches) so với mặt đất. Trên hàng rào phải được gắn hệ thống camera nội bộ và các cảm biến chống trộm, các biển báo như “Cấm đột nhập”, “Camera đang quan sát” và hệ thống đèn chiếu sáng phù hợp để phát hiện mọi đốt nhập qua hàng rào. Hàng rào phải thông thoáng, không có bụi rậm, cây che phủ, hạn chế tầm quan sát của bảo vệ và máy quay camera. Hệ thống camera trên hàng rào được nhân viên bảo vệ theo dõi 24/7 để đảm bảo phát hiện kịp thời được các hoạt động bất hợp pháp và được định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo theo dõi liên tục. Hệ thống camera này được trang bị hệ thống điện riêng và điện dự phòng trong trường hợp mất điện hoặc ngắt điện sau giờ làm việc.
  • 6. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 6 Bên trong hàng rào phải có chốt bảo vệ được bố trí tại các vị trí hợp lý có tầm nhìn bao quát toàn hàng rào. Khu vực bảo vệ của hai chốt liền kề nhau phải gối lên nhau đảm bảo đứng tại chốt này có thể quan sát chốt khác. Bên trong hàng rào công ty xây dựng đường tuần tra cho bảo vệ quanh nhà xưởng, chạy song xong với hàng rào. Bảo vệ phải luôn canh gác hàng rào 24/24 và tuần tra hàng ngày để đảm bảo tính toàn vẹn của hàng rào và không có người đột nhập qua hàng rào. Hàng rào luôn phải được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng ngay trong ngày gặp sự cố để đảm bảo tính toàn vẹn. Công ty đảm bảo rằng lối duy nhất để tiếp cận nhà máy là cổng vào. c. Hàng rào bên trong nhà máy. Nhà máy trang bị các hàng rào nội bộ để tách biệt các bộ phận đòi hỏi an ninh cao như gấp, đóng gói, đóng thùng, kho thành phẩm, khu vực bốc công, khu vực dỡ công với các bộ phận khác. Các hàng rào này cần được làm bằng các vật liệu chắc chắn, không thể xê dịch, đủ cao để người ngoài không thể vượt qua bằng cách trèo rào hoặc nhảy qua. Không dùng hàng rào tạm thời như dây giới hạn khu vực xây dựng trong công trường hoặc dùng dây vải để căng làm hàng rào. Hàng rào được làm bằng các vật liệu như nhôm kính hoặc lưới mắt cáo để nhân viên bảo vệ hoặc quản lý có thể quan sát các hoạt động của các bộ phận bên trong hàng rào từ bên ngoài. Trên hàng rào nội bộ được treo các biển tuyên truyền về an ninh và hình ảnh các công nhân viên làm việc trong bộ phận này. Hàng rào nội bộ cũng cần được lắp đặt để ngăn hàng hóa của các khách hàng khác nhau, giữa hàng trong nước và hàng xuất đi nước ngoài, giữa hàng nguy hiểm và hàng thông thường, giữa hàng có giá trị cao và hàng có giá trị thấp, giữa hàng đạt tiêu chuẩn và hàng hỏng cần phải bán thanh lý hoặc tiêu hủy. Bộ phận hoàn thành, kho thành phẩm và các bộ phận khác của công ty cần thông báo cho đội Compliance của công ty trong trường hợp thay đổi vị trí các bộ phận đòi hỏi an ninh cao để kịp thời tháo dỡ và lắp đặt hàng rào cho phù hợp tiêu chuẩn an ninh này. Hàng rào này cần được sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ hàng ngày nhằm đảm bảo sự nguyên vẹn. Mọi thông tin thông báo về việc hỏng hàng rào có thể được phản ánh qua số điện thoại 0977 005 349 hoặc email: lmluan@yakjin.com.
  • 7. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 7 d. Khu vực đóng gói và bốc công. Khu vực gấp, đóng gói, bốc công, hàng thành phẩm cần được bố trí ở cuối xưởng sản xuất theo một quy trình không lặp lại từ cắt, may tới hoàn thành nhằm đảm bảo công nhân viên của các bộ phận khác không đi qua bộ phận này. Khu vực lưu giữ hàng thành phẩm và bốc công cần bố trí xa các khu vực đỗ xe cá nhân và gần văn phòng chính và văn phòng hoàn thành để dễ kiểm soát. Trong lúc hoạt động bốc hàng diễn ra, lái xe và những người không liên quan không được tới gần hàng thành phẩm. Các xe cá nhân không liên quan cần tránh xa ít nhất 10m. Bộ phận này cần có hàng rào nội bộ bao quanh. Riêng kho thành phẩm cần được bố trí tường kiên cố, chống việc đột nhập bằng việc khoét ngạch, trèo tường. Trên hàng rào được trang treo các quy định và quy trình an ninh liên quan tới công việc gấp, đóng gói, đóng thùng, bốc công, kho thành phẩm; bảng để dán ảnh các nhân viên làm việc trong bộ phận này. Trong bộ phận này, đặc biệt kho thành phẩm, cần được lắp camera an ninh theo dõi mọi hoạt động của công nhân viên và tình hình hàng hóa. Tại các cửa ra vào bộ phận cần được trang bị hệ thống cảm biến chuyển động chống đột nhập trái phép. Trung tâm của hệ thống được đặt tại phòng bảo vệ để theo dõi 24/24. e. Cổng và phòng bảo vệ. Cổng là nơi duy nhất để mọi người tiếp cận nhà máy hoặc khu vực sản xuất. Lối đi dành cho xe chở hàng, người đi bộ, xe công nhân viên và lối đi của khách cần được tách riêng biệt tránh gây ra ùn tắc và mất an ninh hàng hóa. Cổng cần được trang bị các thiết bị chiếu sáng, máy quay an ninh và khuy khóa. Cổng không được khóa trong thời gian làm việc nhằm phục phụ nhanh chóng cho việc thoát hiểm và đón các xe ứng cứu khẩn cấp như xe chữa cháy, xe cảnh sát, xe cứu thương. Sau thời gian làm việc, cổng cần được khóa cẩn thận. Loại khóa trang bị cho cổng phải là loại khóa có an ninh cao và có uy tín trên thị trường như Việt Tiệp, Huy Hoàng và hạn chế được việc đột nhập. Cổng chính là nơi duy nhất các phương tiện trở hàng, xe của khách đi qua. Công ty có thể mở thêm các cổng phụ để giảm tải ách tắc giao thông trước và sau giờ làm việc. Tuy nhiên cổng phụ chỉ giành riêng cho công nhân viên nhà máy và phải được kiểm soát như cổng chính.
  • 8. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 8 Tại các cổng ra vào nhà máy cần được bố trí các chốt bảo vệ để kiểm soát việc ra vào của xe và người. Tại cổng chính, cần bố trí phòng bảo vệ chính. Các chốt bảo vệ cũng được bố trí dọc hàng rào, đảm bảo độ quan sát toàn bộ hàng rào nhà máy. Các chốt bảo vệ phải được bảo vệ canh giữ 24/24. Tại phòng bảo vệ chính cần trang bị đầy đủ các thiết bị an ninh, dụng cụ hỗ trợ như bộ đàm, điện thoại bàn gọi ra ngoài, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, dùi cui gỗ, dùi cui nhựa, đèn pin, máy tuần tra, trung tâm báo cháy, trung tâm chống trộm, màn hình quan sát camera, áo mưa, ủng, sổ theo dõi khách ra vào, sổ theo dõi xe ra vào, sổ theo dõi hàng xuất nhập khẩu, danh sách theo dõi công nhân ra vào, thẻ khách. Để luôn luôn nhắc nhở và tập huấn cho nhân viên bảo vệ thực hiện đúng yêu cầu của chính sách này, các quy trình an ninh cần được niêm yết tại phòng bảo vệ. f. Khu vực đậu xe. Khu vực đậu xe cá nhân cần được bố trí xa khu vực dỡ hàng và bốc hàng thành phẩm ít nhất 10m. Khu vực đỗ xe cần được bố trí gần chốt bảo vệ để tiện quan sát 24/24. Khu vực đậu xe con cần tách riêng với xe máy, khu vực đậu xe của khách cần tách riêng với khu vực đậu xe của công nhân viên nhà máy. Tại khu vực đậu xe này cần có biển cảnh báo “Khu vực đậu xe cá nhân”. Camera được trang bị tại khu vực này. g. Cấu trúc tòa nhà. Nhà xưởng cần được xây dựng bằng các vật liệu kiên cố như xi măng, thép, tránh bị đột nhập bằng cách khoét ngạch. Cửa ra vào nhà máy, cửa giữa các bộ phận cần được trang bị các camera quan sát 24/24. Các lối duy nhất để có thể vào bên trong nhà máy là cửa. Các cửa này phải có hệ thống chiếu sáng hợp lý. Khuy cửa nên lắp phía trong, tránh việc đột nhập từ bên ngoài bằng cách phá khuy cửa. Cửa nên làm bằng các vật liệu và loại cửa vững chắc hoặc làm cửa 02 lớp. Lớp bên trong được khóa và kiểm soát bằng bảo vệ bên trong, lớp bên ngoài được khóa và kiểm soát bởi bảo vệ vòng ngoài. Tuy nhiên, các cửa này cần phải được thiết kế phù hợp với tiêu chuẩn PCCC và thuận tiện cho việc thoát hiểm khẩn cấp. Cửa sổ cần được lắp đặt các song sắt để tránh việc đột nhập bằng cách đập vỡ kính và chui qua cửa sổ. Tuy nhiên, các song sắt này vẫn có thể được mở ra từ phía trong để thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp.
  • 9. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 9 Toàn bộ công trình, tòa nhà phải được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hàng tháng, tiểu tu hàng năm, trung tu theo định kỳ 05 năm và đại tu theo định kỳ 10 năm để đảm bảo an toàn nhà xưởng và an ninh. h. Hệ thống cống ngầm trong công ty. Hệ thống cống ngầm là một đường đột nhập cho tội phạm. Đối với các cống ngầm đi ra ngoài hàng rào nhà máy, có thể chui lọt người, công ty cần trang bị các song sắt chắc chắc để ngăn cản xâm nhập qua đường này. i. Thiết bị khóa và việc kiểm soát chìa khóa. Thiết bị khóa đảm bảo an ninh cao cần được trang bị cho các cửa ra vào, cửa sổ, khu vực sản xuất, cổng của nhà máy. Các khóa có uy tín trên thị trường như khóa Việt Tiệp, khóa Huy Hoàng, khóa Con Voi. Cửa ra vào cần được khóa 02 lớp cửa. Người được công ty phân công trách nhiệm giữ chìa khóa là quản lý bộ phận cơ khí. Người nhận chìa khóa để mở và đóng cửa hàng hàng là tổ trưởng bảo vệ nội bộ. Việc giao nhận và sử dụng chìa khóa hàng ngày phải được ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm tra cửa và quản lý chìa khóa. Khi quản lý cơ khí và tổ trưởng bảo vệ nghỉ việc, toàn bộ ổ khóa cần phải được thay mới. Chìa khóa cửa được cất giữ tại tủ cá nhân có khóa riêng trong phòng ở riêng của quản lý bộ phận cơ khí. Trong trường hợp khẩn cấp như cháy nhà xưởng, chập điện có thể dễ dạng sử dụng chìa khóa. Nếu tổ trưởng bảo vệ vắng mặt vì lý do cá nhân, chìa khóa sẽ được giao cho một nhân viên bảo vệ khác và thực hiện theo quy trình trên. Việc sử dụng chìa khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 01: j. Chế độ chiếu sáng. Chế độ chiếu sáng của nhà máy cần hợp lý để quản lý và bảo vệ có thể quan sát được mọi khu vực trong nhà máy vào ban đêm. Các khu vực sau cần bắt buộc trang bị các thiết bị chiếu sáng: Dọc hàng rào bên ngoài, tại các cổng, tại các cửa và cửa sổ đi vào bộ phận sản xuất, khu vực dỡ container, khu vực bốc hàng thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, kho hàng thành phẩm, khu vực lưu giữ containers, khu vực lán xe cá nhân, khu vực đỗ xe của khách. Tại một số cửa vào bộ phận quan trọng, hệ thống đèn cần được lắp cảm biến ánh sáng để tự động bật sáng khi ánh sáng yếu.
  • 10. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 10 Công tắc điều khiển hệ thống đèn này được lắp đặt tại phòng bảo vệ hoặc có hộp khóa bảo vệ để tránh bị đột nhập và tắt dễ dàng. Hệ thống này cần được đấu nối nguồn điện riêng biệt và có nguồn điện dự trữ tránh bị ngắt sau giờ sản xuất, mất điện đột xuất. Hệ thống chiếu sáng cần được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng. Mọi hỏng hóc về hệ thống chiếu sáng cần được thông báo kịp thời cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349 hoặc 0211 3 842 204 để được kịp thời sửa chữa. k. Hệ thống chống xâm nhập. Toàn bộ khu vực sản xuất và văn phòng của công ty cần được trang bị hệ thống chống xâm nhập bao gồm camera và chuống cảnh báo đột nhập. Camera quan sát cần được bố trí trên hàng rào bao quanh nhà máy, các cổng vào nhà máy, cửa ra vào của bộ phận sản xuất, cửa các văn phòng, bên trong văn phòng, khu vực bốc công, khu vực dỡ công, kho hàng thành phẩm, kho hàng tồn kho, khu vực đậu xe cá nhân, khu vực đậu xe của khách, khu vực lưu giữ container. Tại một số điểm quan trọng cần quan sát vào ban đêm, công ty cần trang bị camera hồng ngoại. Độ phân giải của camera cần đạt chuẩn HD để có thể quan sát rõ đối tượng. Hệ thống camera cần được lắp đặt, thiết kế để ngăn chặn việc cắt dây làm tê liệt toàn bộ hệ thống camera quan sát. Nguồn điện sử dụng cho hệ thống camera phải được lắp riêng với điện sản xuất, có điện dự phòng để đảm bảo hệ thống hoạt động 24/24 khi bộ phận sản xuất bị cúp điện vào cuối ngày hoặc mất điện do hỏa hoạn. Màn hình quan sát camera vòng ngoài được lắp đặt tại phòng bảo vệ công ty do nhân viên bảo vệ vòng ngoài theo dõi. Màn hình quan sát camera bên trong được lắp đặt tại phòng riêng trong văn phòng chính công ty do một nhân viên trực camera quan sát. Màn hình theo dõi camera đều phải được đặt tên và có sẵn sơ đồ camera trong phòng quan sát. Nhân viên quan sát camera phải có sổ ghi chép các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc. Trong suốt quá trình công nhân viên làm việc trong nhà máy đều phải được nhân viên bảo vệ theo dõi. Mọi hành động khả nghi sẽ được báo cáo trực tiếp với ban giám đốc nhà máy tại văn phòng chính. Đầu ghi hình của hệ thống camera cần được lắp đặt tại nơi đảm bảo PCCC và tránh ẩm ướt gây chập cháy. Hình ảnh quan sát được từ camera được lưu giữ tại văn phòng chính ít nhất 03 tháng. Hệ thống camera cần được bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày bằng công ty có chuyên môn hoặc nhân viên IT có kinh nghiệm của công ty. Mọi phát hiện hỏng hóc về hệ thống
  • 11. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 11 camera có thể được phản ánh qua số điện thoại: 0904 939 589 (Anh Lê Trung Hà – Nhân viên IT) hoặc 0977 005 349 (Anh Lưu Mạnh Luân – Quản lý Tuân thủ). Đối với hệ thống chuông chống xâm nhập: Chuông chống xâm nhập được lắp đặt tại cửa vào khu vực gấp, đóng gói, kho thành phẩm. Trung tâm điều khiển được lắp đặt tại phòng bảo vệ. Khi các cơ quan an ninh có hệ thống báo hiệu tựu động, công ty sẽ đấu vào hệ thống thông báo với các cơ quan an ninh của nhà nước. Hệ thống này được bật vào cuối giờ làm việc và tắt trước giờ làm việc. Chuông chống xâm nhập được dùng là loại bắt sóng không dây đề phòng trường hợp bị cắt dây và phá hủy hệ thống. Chuông chống trộm được trang bị nguồn điện dự trữ đề phòng trường hợp mất điện. Hệ thống chống xâm nhập cần được kiểm tra và bảo dưỡng hàng ngày. Nếu dùng pin thì thay pin định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất. l. Lực lượng an ninh. Nhà máy thành lập đội bảo vệ để bảo vệ tài sản, tính mạng công nhân viên, quản lý 24/24. Số lượng nhân viên bảo vệ cần đáp ứng đủ tình hình an ninh, vị trí cần bảo vệ. Công ty duy trì 02 lực lượng bảo vệ. Bảo vệ nội bộ là nhân viên của công ty có trách nhiệm bảo vệ phía trong khu vực sản xuất trong ca làm việc. Bảo vệ vòng ngoài là lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp của công ty bảo vệ được công ty thuê theo hợp đồng để bảo vệ an ninh 24/24. Nhân viên lực lượng bảo vệ vòng ngoài cần được thay thế định kỳ 03 tháng/ lần để giảm thiểu khả năng mắc ngoặc với đội bảo vệ nội bộ hoặc công nhân làm ảnh hưởng tới an ninh nhà máy. Lực lượng bảo vệ bên trong và vòng ngoài được huấn luyện nội dung an ninh phù hợp với yêu cầu của chương trình C-TPAT ít nhất 1 lần/ năm để trau dồi nghiệp vụ bảo vệ. Lực lượng này cũng phải được điều tra nhân thân kỹ càng trước khi tuyển dụng và điều tra nhân thân định kỳ 1 lần/ năm. Trước khi làm việc tại Vina Korea, nhân viên bảo vệ cần được đào tạo về các nghiệp vụ bảo vệ và cấp chứng chỉ. Nhân viên bảo vệ cần tuân theo nội quy dành cho lực lượng bảo vệ tại phụ lục số 02 và hướng dẫn nhiệm vụ tại phụ lục số 03. 3. Kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.
  • 12. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 12 Nhân viên bảo vệ cần kiểm soát toàn bộ hoạt động ra vào cổng và tiếp cận các bộ phận sản xuất trong nhà máy. Bất kỳ ai qua cổng hoặc tiếp cận các bộ phận trong nhà máy cần trình thẻ cho nhân viên bảo vệ để xác nhận danh tính của mình. Trong trường hợp nhân viên mới hoặc người ngoài công ty vào liên hệ công việc chưa có thẻ thì nhân viên bảo vệ cần yêu cầu vào phòng bảo vệ để xác định danh tính, mục đích vào nhà máy. Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy cần được theo dõi và quan sát bằng hệ thống camera an ninh. a. Công nhân viên trong công ty. Công ty thiết lập hệ thống nhận diện cá nhân trong công ty bao gồm trang bị thẻ nhận diện cá nhân đồng thời được sử dụng làm thẻ chấm công. Màu thẻ cần phân biệt rõ các nhóm nhân sự giữa các bộ phận, công nhân chính thức với công nhân thời vụ, công nhân sản xuất với nhân viên văn phòng, quản lý, nhân viên không cần kiểm soát…; Công ty cũng trang bị đồng phục cho công nhân viên của mình vừa là đồng phục nhận diện nhân viên vừa là quần áo bảo hộ lao động. Màu của thẻ nhận diện cá nhân và màu của đồng phục được quy định tại phụ lục số 4 – Bộ phận và màu thẻ nhận diện và phụ lục số 5 – Bộ phận và màu đồng phục nhận diện. Công nhân viên phải luôn đeo thẻ nhận dạng cá nhân và mặc đồng phục trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Thẻ nhận dạng cá nhân phải được bảo quản và sử dụng cẩn thận, không được làm mất hoặc cho mượn. Nếu bị mất hoặc hỏng thẻ cần thông báo với phòng Nhân sự của công ty để cấp đổi thẻ mới theo quy trình xử lý mất thẻ, quên thẻ theo phụ lục số 6. Tại các văn phòng trong nhà máy máy, mỗi nhân viên văn phòng đều phải có bảng thông tin cá nhân thể hiện đầy đủ họ tên, hình ảnh, chức vụ, công việc, số điện thoại cá nhân của mình. Bảng thông tin cá nhân này được đặt tại bàn làm việc của từng người. Tại bộ phận đòi hỏi cao về an ninh như bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, công ty còn trang bị các phù hiệu nêu rõ “Gấp”, “ Đóng gói”, “ Kho thành phẩm” “Free metal zone” đính lên đồng phục để nhận diện. Các nhân viên chỉ được làm việc và di chuyển trong bộ phận của mình, tránh hoặc hạn chế vào các khu vực gấp, đóng gói, kho thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, khu vực bốc công, khu vực dỡ công nếu không có nhiệm vụ phải vào. Bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, khu vực bốc công cần được hạn chế tối đa người qua lại và treo biển “Khu vực hạn chế”. Những người không có nhiệm vụ thì tuyệt đối
  • 13. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 13 không vào khu vực này. Nhân viên bảo vệ được bố trí ngồi tại cửa ra vào của bộ phận này để kiểm soát việc tiếp cận và ra vào bộ phận. Trước khi công nhân viên đi vào bộ phận này làm việc, nhân viên bảo vệ phải dùng máy quét kim loại lục soát toàn thân, đối chiếu mặt của công nhân với bảng ảnh để ngăn cấm các công nhân viên mang các dụng cụ, hàng hóa bất hợp pháp vào trà trộn với hàng hóa gây mất an ninh chuỗi cung ứng. Các vật dụng thường ngày bị cấm mang vào khu vực này gồm: kéo, kim máy, dao lam, kéo bấm, đinh, gim dập, kẹp bướm, kim khâu và các vật dụng kim loại sắc nhọn khác. Các nhân viên trước khi vào làm việc tại bộ phận này cần đưa thẻ cho nhân viên bảo vệ kiểm tra. Các nhân viên bộ phận khác khi vào bộ phận này làm việc cần được kiểm tra, đăng ký vào sổ theo dõi và phát thẻ đi vào khu vực. Nhà máy cần duy trì một danh sách những công nhân trong bộ phận an ninh cao có hình ảnh của những công nhân đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý. Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy, khu vực sản xuất sau giờ làm việc cần được hạn chế. Hoạt động tiếp cận khu vực sản xuất ngoài giờ làm việc cần được kiểm soát chặt chẽ. Chỉ những quản lý có việc đột xuất cần vào bên trong nhà máy mới được phép tiếp cận nhà máy và trước khi vào cần báo cáo với phòng bảo vệ tại cổng chính hoặc quản lý an ninh tại số 0977 005 349. Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm ghi chép lại việc tiếp cận nhà máy sau giờ làm việc vào phiếu theo dõi tại phụ lục số 07 và báo cáo với quản lý an ninh của nhà máy vào mỗi buối sáng hàng ngày. b. Ký túc xá. Trong tương lai, công ty có thể xây dựng ký túc xá cho người lao động ở phía trong khuôn viên công ty. Trong trường hợp đó, ký túc xá cần phải được ngăn cách với khu vực sản xuất bằng rào kiên cố để ngăn công nhân viên tiếp cận khu vực xưởng sản xuất sau giờ làm việc. Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được giới hạn. Những người cần tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được cho vào danh sách theo dõi theo phụ lục 08. Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được ghi chép đầy đủ. Báo cáo tiếp cận này cần được lưu ít nhất 06 tháng. c. Các thiết bị dùng để tiếp cận nhà máy. Thiết bị dùng để tiếp cận nhà máy bao gồm thẻ nhận dạng cá nhân có ảnh của người lao động, áo đồng phục, chìa khóa vào các bộ phận.
  • 14. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 14 Các nhân viên mới trước khi bắt đầu làm việc tại công ty sẽ được công ty cấp cho thẻ nhận dạng cá nhân đồng thời là thẻ chấm công, áo đồng phục của công ty theo quy trình số 09. Đối với các vị trí cần bàn giao chìa khóa thì công ty sẽ bàn giao chìa khóa. Khi chấm dứt hợp đồng hoặc vì lý do gì đó mà công nhân viên nghỉ việc thì người đó phải trả lại thẻ nhận dạng cá nhân, áo đồng phục, chìa khóa trước khi nghỉ việc. Việc trả thẻ nhận dạng, đồng phục, chìa khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 10. Khi bị mất, quên thẻ nhận dạng cá nhân, người bị mất không được phép vào bên trong nhà máy mà phải đăng ký thông tin cá nhân với phòng bảo vệ để được phát thẻ khách trước khi vào trong nhà máy. Nếu thẻ nhận dạng cá nhân bị mất, không tìm thấy được, người bị mất cần trình báo với tổ trưởng của mình để được viết giấy yêu cầu nhân sự cấp thẻ mới và gửi lên phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự có trách nhiệm cấp lại thẻ nhận dạng cá nhân mới cho người bị mất. Nếu người lao động sau khi nghỉ việc, không trả lại thẻ nhận dạng cá nhân và đồng phục, chìa khóa, công ty sẽ giữ lại một khoản tiền tương ứng với giá trị các đồ vật đó để ép buộc người lao động hoàn trả và tránh bị lợi dụng các vật dụng đó để xâm nhập trái phép công ty. Trong trường hợp người lao động không hoàn trả thẻ nhận dạng, đồng phục, chìa khóa công ty (Nếu có) sau khi nghỉ việc, công ty sẽ thay ổ khóa mới đồng thời hàng tuần niêm yết danh sách các công nhân này tại phòng bảo vệ cổng chính để ngăn chặn việc tiếp cận nhà máy trái phép. d. Khách tới nhà máy. Toàn bộ khách hàng, nhân viên nhà nước, nhân viên nhà thầu… (Gọi chung là khách) vào nhà máy cần phải được kiểm tra phương tiện giao thông, túi sách mang theo, đồ sách tay, các thiết bị điện tử như máy ảnh, điện thoại thông minh, bút gi âm ghi hình, máy ghi âm, máy tính xách tay, máy tính bảng…kỹ lưỡng. Nếu khách đã có lịch hẹn trước, nhà máy cần yêu cầu khách cung cấp các thông tin cho chuyến thăm như tên của khách, công ty đại diện, ngày dự kiến thăm, người cần gặp và mục đích chuyến thăm. Khi khách tới nhà máy, họ phải trình diện giấy tờ tùy thân với nhân viên bảo vệ. Giấy tờ tùy thân cần có thông tin rõ ràng để bảo vệ có thể xác nhận thông tin với cơ quan chủ quản của khách. Phòng bảo vệ cần đăng ký thông tin của khách vào sổ theo dõi khách và yêu cầu khách ký tên vào sổ đăng ký – tại phụ lục số 11, gọi điện liên hệ, phát thẻ trước khi cho khách vào trong nhà máy. Sổ đắng ký khách cần thể hiện các nội dung sau: Số thứ tự, ngày tháng, họ tên khách, số giấy tờ tùy nhân/ CMTND, nơi đến, số thẻ khách, số/loại/màu xe, nội dung công việc,
  • 15. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 15 liên hệ với, bộ phận, giờ vào, giờ ra, tên bảo vệ, khách ký. Khách hàng cần phải được nhân viên bảo vệ hộ tống và đeo thẻ khách trong suốt quá trình trong nhà máy. Trong trường hợp khách không được hộ tống trong thời gian trong nhà máy, phòng bảo vệ cần thông báo với nhân viên theo dõi camera an ninh để người này để ý tới hoạt động của khách trong nhà máy. Những khách tha thiết phải vào tiếp cận nhà máy vì mục đích nào đó cần phải trình diện các chứng từ liên quan mang tính bắt buộc nhà máy phải cho phép tiếp cận. Đối với một số khách thường xuyên tới nhà máy làm việc như nhân viên QC của khách hàng, quản lý từ công ty mẹ, quản lý từ công ty trong cùng tập đoàn, cán bộ từ một số sở ban ngành thì có thể được miễn giảm một số thủ tục đăng ký. Danh sách những người được miễn đăng ký phải có hình ảnh, tên tuổi, số chứng minh nhân dân của những người đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý. Xe cá nhân, xe của khách khi vào nhà máy và khi ra nhà máy cần được kiểm tra để xem khách có mang những thứ mà nhà máy cấm mang vào và cấm mang ra không. Khi khách hàng mang tài sản của nhà máy ra ngoài, khách cần xuất trình hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Để nhắc nhở khách tuân thủ theo quy định của công ty, các thông báo như “Xuống xe! Xuất trình giấy tờ!”, “Ký vào sổ đăng ký!” “Cho chúng tôi kiểm tra hành lý” cần được niêm yết tại cổng ra vào. Thẻ khách cần được làm đặc biệt, khó bị làm giả. Trên thẻ khách phải được đánh số, in quy định vắn tắt khi vào nhà máy. Màu thẻ khách cần được phân biệt rõ ràng cho các nhóm cán bộ nhà nước, khách hàng, nhân viên nhà thầu, người vào xin việc trong nhà máy, khách cần giám sát đặc biệt. Công ty trang bị vé xe riêng cho khách tới thăm. Xe của khách cần được phát vé riêng biệt, khác với vé xe thường dùng cho nhân viên của nhà máy. Vé xe được làm tinh vi để tránh bị làm giả. Vé được thay đổi khi có bé bị mất. Nhân viên bảo vệ thực hiện kiểm soát và đăng ký khách vào nhà máy theo quy trình tại phụ lục số 12. e. Phân phát hàng hóa. Khi nhân viên phân phát hàng hóa tới giao hàng tại Vina Korea, họ phải trình diện giấy tờ tùy thân giống như áp dụng với khách của Vina Korea và phải có giấy tờ chứng minh
  • 16. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 16 được việc tiếp cận Vina Korea vì mục đích hợp tác kinh doanh. Mọi hàng hóa, bưu phẩm, thư từ cần được kiểm tra trước khi phân phát tới các bộ phận trong nhà máy. Xe tải vào giao hàng cần được đăng ký vào sổ - Phụ lục số 13. Nhân viên bảo vệ cần dừng xe tại cổng để xác minh xem xe có vào nhà máy vì mục đích công việc hay không. Những người không có phận sự giao hàng không được phép vào nhà máy và phải ở lại phòng bảo vệ trong suốt quá trình xe trả hàng. Việc dỡ hàng thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 14 f. Người không có phận sự hoặc người lạ. Trong trưởng hợp phát hiện có người lạ trong nhà máy. Người lạ thường có các đặc điểm nhận dạng như sau: Không có thẻ nhân viên công ty, không có đồng phục công ty, không có nhân viên công ty hoặc bảo vệ đi cùng hộ tổng, không đeo thẻ khách, có các hành vi lén lút đề phòng người xung quanh, khi hỏi mục đích vào nhà máy thì không trả lời được hoặc trả lời sai tên người cần gặp. Người phát hiện ra người lạ cần thông báo khẩn cấp cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349, đội trưởng bảo vệ nội bộ theo số 0979 954 635, đội trưởng bảo vệ vòng ngoài theo số 0974 076 876/0988 486 404 đồng thời báo cho nhân viên bảo vệ và quản lý bộ phận nơi gần nhất. Nhân viên bảo vệ tiếp cận người lạ và thẩm vấn mục đích đi vào công ty, người cần gặp, bộ phận cần tới và đồng thời hỏi xem người đó có được phát thẻ khách hay không. Nhân viên bảo vệ cần kiểm tra các túi xách, hành lý mà người đó mang theo. Nếu người lạ đã được đăng ký thì yêu cầu đeo thẻ vào. Nếu người lạ chưa được đăng ký thì yêu cầu tới phòng bảo vệ đăng ký hoặc yêu cầu ra ngoài nhà máy. Nếu người lạ có phản ứng bằng vũ lực thì lập tức thông báo bằng bộ đàm về phòng bảo vệ để xin hỗ trợ và áp giải người lạ tới phòng bảo vệ. Để đảm bảo an ninh, ban an ninh nhà máy có thể kiểm tra an ninh đột xuất như sau: Khi nhận được tin có người đột nhập vào bộ phận nhà máy hoặc có vấn đề gì xảy ra, quản lý an ninh của nhà máy và lực lượng bảo vệ có quyền kiểm tra an ninh đột xuất không cần thông báo với quản lý bộ phận trực thuộc. Nếu tình hình an ninh phức tạp, vượt quá khả năng của lực lượng an ninh công ty, công ty hoàn toàn có thể yêu cầu sự hỗ trợ. Các bộ phận đòi hỏi an ninh cao của nhà máy như nhân viên làm việc nơi lưu container và nhân viên trực tiếp làm chứng từ cho việc vận chuyển hàng phải có thẻ nhận dạng đặc biệt.
  • 17. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 17 Những người không có đồng phục hoặc thẻ nhận dạng, thẻ khách thì tuyệt đối không được vào công ty, nhà máy. Khi các loại đồng phục hoặc thẻ nhận dạng bị mất, công ty phải thông báo tới bộ phận bảo vệ để đề phòng những người khác ngoài nhà máy có thể lợi dụng thẻ nhận dạng hoặc đồng phục đó để đi vào nhà máy. Khi có khách, xe tải, container ngoài nhà máy vào bên trong nhà máy bộ phận bảo vệ phải kiểm tra người và xe tới nhà máy để đảm bảo an ninh trước khi vào bên trong, đăng ký thông tin cá nhân của khách và phương tiện vào sổ theo dõi như tên khách, số chứng minh thư hoặc, hộ chiếu, địa chỉ cơ quan, mục đích vào làm việc, nơi cần đến, người cần gặp, phương tiện đi theo, số phương tiện, màu phương tiện. Khi khách tới các bộ phận trong nhà máy bộ phận bảo vệ phải xác nhận thông tin với nơi khách cần đến và hộ tống khách tới nơi cần đến. Khi phát hiện thấy những người khả nghi, những người không có bổn phận phải vào các khu vực đòi hỏi tính an ninh cao như khu vực hàng thành phẩm và máy tính làm tài liệu vận chuyển hàng, thì nhân viên công ty và bảo vệ phải thẩm vấn ngay người tình nghi để biết lý do tiếp cận các khu vực đó và báo cho bộ phận lãnh đạo công ty xử lý. Trong trường hợp cần thiết phải báo cho các cơ quan an ninh để được hỗ trợ. Nhà máy phải thường xuyên kiểm tra tình hình an ninh tại nhà xưởng, nơi đậu container của mình. Nếu có vấn đề nghi vấn về an ninh thì những người chịu trách nhiệm về an ninh của nhà máy có quyền kiểm tra an ninh đột xuất không báo trước, có quyền kiểm tra người và vật dụng mang theo của những người tình nghi, được phép trục xuất kẻ tình nghi ra khỏi nhà máy và nhờ hỗ trợ của những người khác để trấn áp kẻ tình nghi. Sự việc cần được ghi biên bản cụ thể đầy đủ và lưu giữ hồ sơ trong ít nhất 02 năm. Kẽ hở an ninh dẫn tới việc không kiểm soát được người lạ cần được khắc phục. 4. An ninh chứng từ hàng hóa (An ninh thủ tục). Nhà máy cam kết duy trì một hệ thống chứng từ đúng quy cách, rõ ràng, chính xác, đầy đủ để đảm bảo sự toàn vẹn an ninh hàng hóa và minh bạch tại các bước tương ứng từ hoạt động nhập nguyên phụ liệu, cắt, may, in, thêu, giặt, hoàn thiện sản phẩm, nhập kho thành phẩm, bốc công, vận chuyển hàng thành phẩm tới cảng và chuyển tới tay khách hàng. a. Việc xử lý chứng từ. Báo cáo sản xuất, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ kê khai xuất nhập khẩu cần phải hợp pháp, hoàn thiện, chính xác và phải được bảo vệ để chống bị thay đổi, mất hoặc bị làm
  • 18. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 18 hỏng thông tin. Việc kiểm soát chứng từ bao gồm cả việc bảo vệ truy cập máy tính và thông tin trong đó. Người ký chứng từ để hoàn thiện chứng từ cho việc xuất khẩu là Tổng giám đốc Kim Sun Sook. Người được phép thay đổi các thông tin xuất khẩu là Tổng giám đốc Kim Sun Sook. Việc sai lệch thông tin xuất khẩu dù là nhỏ nhất cũng phải được lập biên bản, điều tra và lưu hồ sơ. Việc xử lý thông tin xuất khẩu sai lệch được thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 15. Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu và tuân thủ các quy định của chính sách này, định kỳ hàng quý, bộ phận Tuân thủ sẽ kiểm tra xác xuất các thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu, hồ sơ xuất nhập khẩu khi tiến hành đánh giá an ninh nội bộ. b. Quy trình kê khai hàng hóa. Thông tin trong việc kê khai hàng hóa cần hợp pháp, hoàn chỉnh, chính xác và được bảo vệ khỏi sự thay đổi, mất hoặc hỏng. Việc bảo vệ thông tin xuất khẩu bao gồm cả việc bảo vệ máy tính có chứa thông tin. Thông tin kê khai hàng hóa cần thể hiện các thông tin về trọng lượng, nhãn, mác, số lượng sản phẩm và các thông tin khác theo yêu cầu của luật Hải Quan Việt Nam và yêu cầu khác của khách hàng (Nếu có) – Theo quy trình đóng gói tại phụ lục số 16 Trước khi xuất hàng, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận bốc công cần kiểm tra lại kỹ bản kê khai hàng hóa để tránh sự nhầm lẫn hoặc sai lệch thông tin giữa bản kê khai và thực tế hàng được bốc lên công. Để đảm bảo hàng hóa được bốc theo đúng bảng kê khai, nhà máy cần cử 03 người đếm hàng hóa (01 Nhân viên bảo vệ, 01 thủ kho, 01 nhân viên tổ bốc công). Khi bốc công sử dụng bảng kê khai hàng hóa (Checklist). Người theo dõi công việc bốc công cần ghi số sản phẩm đếm được bên cạnh chữ ký của mình. Quy trình bốc công thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 17 Trong quá trình đóng công, nếu cần thiết, ban an ninh nhà máy có quyền yêu cẩu mở thùng hàng hoặc kiểm tra hàng đã bốc trên công và đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa để tránh việc gian lận trong khâu xuất hàng, kê khai hàng hóa và để ngăn chặn các nguy cơ an ninh khác trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Kể từ khi bắt đầu bốc công cho tới khi công tới nơi người nhận hàng, nếu hàng hóa bị sai lệch với chứng từ xuất khẩu hoặc có dấu hiệu bị tráo đổi, trộm cắp, đột nhập, bao gồm cả việc có người trong thùng xe chở hàng trong quá trình xe đang chạy trên đường người
  • 19. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 19 phát hiện cần báo ngay cho ban lãnh đạo nhà máy Vina Korea theo số 0211 3 842 204 – 0977 005 349 hoặc địa chỉ e-mail: lmluan@yakjin.com. Trong trường hợp nghiêm trọng, công ty sẽ báo cho cơ quan công an Khai Quang phối hợp để điều tra và xử lý theo quy định của pháp luật. Nhà máy cử một nhân viên chụp ảnh trong suốt quá trình bốc công (Áp dụng cho cả công chẵn và công lẻ). Ảnh cần được chụp phía trong container khi công rỗng, khi công bốc được 50%, khi công đã bốc đầy và chuẩn bị đóng cửa, ảnh chì thể hiện rõ số chì, ảnh chì đã niêm phong vào xe có thể hiện rõ sỗ chì. Khi chụp, lưu ý, lấy cả số công được in trên vách công. c. Quy định kiểm soát việc in, lưu giữ và dán nhãn mã vạch. Nhãn dán mã vạch rất quan trọng và là một nhân tố then chốt trong việc đảm bảo an ninh hàng hóa. Nó đảm bảo rằng thùng hàng được xuất khẩu đi đúng với nguồn gốc xuất xứ, quy cách, số lượng, nơi đến mà Vina Korea đã thống nhất với khách hàng. Việc lợi dụng các nhãn dán mã vạch sẽ là một lỗ hổng an ninh lớn để các thùng hàng bị tráo đổi, lấy cắp, thay đổi hàng hóa bên trong. Bấp chấp việc nhãn mã vạch được gửi từ trụ sở chính của Yakjin tại Seoul, Hàn Quốc hoặc được nhà máy tự in ra thì việc in, lưu giữ và dán nhãn mã vạch cũng phải tuân theo các tiêu chí dưới đây: - Mỗi thùng hàng chỉ được dán một mã vạch. Không được phép dùng một mã vạch cho nhiều thùng hàng khác nhau. - Mã vạch sau khi in ra, nhập về được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa an toàn, đảm bảo an ninh. - Nhãn mã vạch chỉ được dán vào thùng hàng sau khi thùng hàng đã được đóng sản phẩm xong. - Các nhãn mã vạch bị in hỏng phải được thu lại toàn bộ và hủy bằng cách xé rách ít nhất 04 mảnh. Người được phép tiếp cận và in, lưu giữ mã vạch từ phần mềm là Hoàng Thị Thơ, nhân viên văn phòng hoàn thành Vina A. Ngoài ra, không ai được phép sử dụng phần mềm để in và sử dụng mã vạch nếu không có sự ủy quyền của chị Hoàng Thị Thơ hoặc Tổng giám đốc công ty. Máy in mã vạch phải được bảo vệ bằng phần mềm diệt virus, mật mã cá nhân như quy định tại phần An ninh Công nghệ Thông tin của chính sách này. d. Quy định về lưu giữ và sử dụng băng dính an ninh.
  • 20. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 20 Băng dính an ninh được sử dụng để đóng thùng như một loại niêm phong nhằm đảm bảo thùng hàng không bị mở, xâm phạm sản phẩm và đóng lại bằng một loại băng dính khác. Việc sử dụng băng dính an ninh không đúng quy định sẽ là một cơ hội tốt cho tội phạm xâm phạm hàng hóa bên trong thùng. Vina Korea phân công chị Nguyễn Thị Trang, nhân viên văn phòng hoàn thành Vina A, là người giữ chìa khóa kho băng dính an ninh. Chỉ chị Nguyễn Thị Trang là người được phép mở kho băng dính và xuất băng dính an ninh ra khỏi kho. Băng dính an ninh phải được quy định và sử dụng đảm bảo các tiêu chí sau: - Băng dính an ninh chỉ được sử dụng để đóng thùng hàng của Vina Korea. - Chỉ bộ phận đóng thùng hàng thành phẩm mới được phép sử dụng băng dính an ninh. Ngoài ra, không ai được phép mang băng dính an ninh ra ngoài công ty hoặc sử dụng vào các mục đích khác. - Khi đóng thùng hàng, người đóng hàng chỉ đóng một lượt băng dính. Trong trường hợp thùng hàng bị rạch ra để kiểm tra theo yêu cầu của khách hàng và được đóng lại bằng băng dính an ninh thì trước khi xuất hàng thùng hàng đó phải được báo cáo với đầu nhận hàng. - Lõi cuộn băng dính phải được giữ lại và đổi lấy cuộn mới. e. Lưu tài liệu các hoạt động đáng ngờ. Các hoạt động không minh bạch, đáng ngờ trong việc kê khai hàng hóa, xử lý chứng từ xuất khẩu cần được thông báo trực tiếp tới ban an ninh nhà máy theo số 0977 005 349, tổng giám đốc nhà máy theo email: pollalis@yakjin.com hoặc công an phường Khai Quang theo số 0211 3 844 705 để theo dõi, điều tra làm rõ. Trong lúc cơ quan chức năng điều tra, ban lãnh đạo công ty cần bám sát quá trình điều tra đồng thời thông báo cho bộ phận quản lý đơn hàng (Merchandise) của khách hàng để điều tra. f. Văn bản hóa các quy trình an ninh. Mọi quy định về an ninh và quy trình thực hiện các quy định chính sách an ninh này cần được văn bản hóa và ban hành rộng rãi trong toàn nhà máy để thực hiện đồng bộ. Chính sách an ninh này và các quy trình đi theo chính sách cần được xem xét lại và cập nhật hàng năm. Người theo dõi và cập nhật chính sách và quy trình đi theo chính sách này là nhân viên tuân thủ của nhà máy (Factory Compliance Officer – FCO). g. Thư từ. Commented [L1]: Phần này được cập nhật mới, kết thúc lúc 17.41, 1/6/2016.
  • 21. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 21 Thư, bưu phẩm trước khi được phân phát tới các cá nhân, bộ phận trong nhà máy cần được kiểm tra qua 02 lần (Một lần bằng nhân viên bảo vệ và Một lần bằng nhân viên lễ tân) để đảm bảo thư không chứa chất nổ, hóa học độc hại hoặc sinh học gây hại tới công nhân viên của nhà máy. Những dấu hiệu sau đây thường cho thấy thư hoặc bưu phẩm có các dấu hiệu này là các thư và bưu phẩm nguy hiểm nhưng không nhất thiết rằng các bưu phẩm có dấu hiệu như vậy mới nguy hiểm. - Thư từ nước ngoài - Có các dấu hiệu biểu thị sự riêng tư. Ví dụ như thư được đề là bí mật, thư cá nhân. - Quá nhiều tem/ bưu phí. - Địa chỉ viết tay hoặc đánh máy không cẩn thận - Sai chức danh. - Có chức danh nhưng không có tên - Đánh vần sai các từ thông dụng - Có bẩn dầu hoặc bạc màu - Không có địa chỉ quay lại - Nặng quá mức - Phong bì cứng - Không cân xứng hoặc phong bì không phẳng - Thò phoi sắt hoặc dây điện ra ngoài - Thư được bảo vệ quá mức bằng cách buộc nhiều băng dính hoạc dây - Không nhìn rõ - Có tiếng kêu tíc tắc của đồng hồ - Có vật thiết bị được vận hành bằng máy gắn ngoài bưu phẩm. - Thành phố hoặc địa chỉ trên dấu bưu điện không tương xứng với địa chỉ quay lại Các dấu hiệu nhận biết về thư và bưu kiện nguy hiểm này sẽ được công ty trang bị và tập huấn cho nhân viên bảo vệ và lễ tân để thực hiện kiểm tra. 5. An ninh container (Áp dụng cho cả công chẵn – FCL và công lẻ LCL). Sự toàn vẹn của container cần được đảm bảo để ngăn chặn sự xuất hiện của các vật liệu lạ, người lạ. Việc đặt công được thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 18 a. Kiểm tra container trước khi bốc hàng. Container dùng để bốc hàng phải là công đạt tiêu chuẩn về an ninh, hệ thống khóa, vách tường vững chắc, không bị đột nhập. Công phải được kiểm tra theo 17 điểm theo như hình
  • 22. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 22 dưới đây và điền vào phiếu kiểm công trước khi bốc – Phục lục 19. Người chịu trách nhiệm kiểm tra container trước khi bốc hàng là tổ trưởng tổ bốc công/ Nhóm trưởng nhóm bốc công. Dụng cụ bốc công cần có: Thước dây dài, búa, gương soi gầm container. Cách kiểm tra: - Dùng búa gõ lên các vách của container và nghe tiếng vọng bên trong để biết được công có bị nhồi nhét gì bên trong không. Nếu công bị nhồi bên trong thì tiếng vọng của nơi bị nhồi sẽ khác với những phần khác của công. - Dùng thước đo các chiều của công ở mặt ngoài sau đó đo mặt trong; lấy chiều dài của hai lần đo trừ cho nhau để xem công có độ dài, độ dày tường hợp lý không. Nếu độ chênh lệch lớn điều đó chứng tỏ công có một ngăn giả để chứa những đồ phi pháp bên trong. - Nhìn trên bề mặt các vách, bộ phận của container để xem công có bị thủng hay không, có vật gì bám trên công hay không, kiểm tra các vết đắp lạ và vết sơn lạ trên công. Công thường được làm bằng tôn múi, nếu công bị sửa chữa thì thường có các màu sơn không đồng nhất với vùng sơn bên cạnh, vật liệu hàn gắn sẽ không đồng nhất với vùng bên cạnh. Các lỗ trên công được thiết kế để móc dây cẩu, dùng để nâng hàng hoặc các lỗ thông gió phải thông thoáng, không được bịt kín. Các góc công không được bịt kín. - Gầm công thường có các thanh đỡ cách nhau khoảng từ 16 hoặc 38 inch. Nếu số lượng các thanh đỡ không đều chứng tỏ công đã bị gắn thêm một số thanh vào; nếu dưới gầm công không thấy có các thanh đỡ thì dễ có thể là một gầm công giả. 1.Hãm xung Kiểm tra công và đầu kéo theo 17 điểm 2.Máy móc 3.Lốp 4.Sàn 5.Thùng xăng 6.Cabin 7.Bình khí 8. Càng xe 9.Bánh dự phòng 10. Khung bệ đỡ 11. Sàn xe (Trong) 12. Trong/ ngoài cửa 13. Vách, tường 14.Trần xe/mái. 15.Tường trước 16. Cục nóng điều hòa 17.Ống khói
  • 23. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 23 - Kiểm tra các tấm vật liệu trên trần công và sàn công. Các tấm vật liệu chế tạo sàn công và trần công phải phẳng với khung cửa công. Nếu bị nhồi nhét vật gì bên trong thì sàn công và trần công sẽ lồi lên so với khung cửa. - Cửa công, các thanh khóa, khuy cửa công phải chắc chắn để chống đột nhập dễ dàng. Kẻ đột nhập có thể cắt khuy cửa công, tráo đổi hoặc lấy trộm hàng và sau đó hàn lại khuy cửa một cách tinh vi. - Kiểm tra đầu kéo theo 10 điểm. Yêu cầu lái xe mở cửa cabin, kiểm tra bằng mắt thường quanh đầu kéo/ Nếu kiểm tra thấy công không đạt yêu cầu các tiêu chuẩn trên thì người kiểm công phải báo ngay cho văn phòng xuất nhập khẩu và hãng cung cấp công để đổi công khác. Hướng dẫn kiểm container theo 17 điểm phải được niêm yết tại khu vực bốc công, phòng bảo vệ để công nhân viên thực hiện. b. Khu vực lưu giữ container. Với tình hình sản xuất hiện tại, công ty không lưu container tại nhà máy. Trong trường hợp phải lưu container tại nhà máy thì khu vực lưu giữ container cần được bố trí tại nơi có độ an toàn cao, nằm trong hàng rào nhà máy. Khu vực lưu giữ container cần được bố trí gần phòng bảo vệ, nằm trong tầm quan sát của bảo vệ, được trang bị hệ thống đèn chiếu sang và máy quay an ninh để ngăn chặn việc đột nhập trái phép. Những container rỗng được lưu tại nhà máy để đóng hàng cần phải được xếp sát gần nhau, quay cửa về hướng phòng bảo vệ để bảo vệ theo dõi và phải khóa bằng khóa có độ an toàn cao. Container sau khi được bốc đầy hàng cần được chuyển ngay tới cảng. Chỉ trong trường hợp đặc biệt, công đã được bốc đầy mới được lưu trong nhà máy. Khi lưu công đã bốc đầy hàng trong nhà máy, công cần được niêm phong chì cẩn thận, lưu giữ tại nơi có bảo vệ theo dõi 24/24, có hàng rào bao quanh, chế độ chiếu sáng hợp lý và có camera an ninh theo dõi. Những container đã được bốc đủ hàng cần được lưu riêng so với container rỗng. Khi phát hiện có người lạ xâm nhập vào khu vực lưu giữ công, người phát hiện cần báo cho phòng bảo vệ và phòng bảo vệ báo ngay sự việc với quản lý an ninh theo số 0977 005 349. c. Quy trình bốc công (Áp dụng cho cả công lẻ và công chẵn). Khi nhận được lịch xuất hàng (Thể hiện số lượng hàng cần xuất, cỡ sản phẩm, mã hàng, đơn hàng, ngày xuất, người nhận) do phòng Xuất nhập khẩu gửi xuống, chủ nhiệm bộ phận hoàn thành sẽ yêu cầu đội kiểm tra chất lượng kiểm tra quy cách hàng lần cuối trước khi bốc lên container. Trước khi bốc công, container, xe tải được kiểm tra theo 17 điểm như mục a, phần 5 này. Sau khi container, xe tải đã được kiểm tra đạt tiêu chuẩn, hàng hóa được bốc lên xe dưới sự kiểm kê hàng hóa và kiểm soát của 01 nhân viên bảo vệ, 01 thủ
  • 24. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 24 kho và 01 quản lý tổ bốc công. Trong suốt quá trình bốc công, hoạt động bốc hàng được một nhân viên chụp ảnh lưu lại quá trình bốc theo quy định tại mục b phần 4 nêu trên. Khi hoạt động bốc hàng diễn ra, nhà máy cần thiết lập một hàng rào chắn tạm thời để ngăn cách những người không phận sự tiếp cận khu vực bốc hàng. Nếu container, xe tải đang được bốc hàng dở mà phải chờ hàng hoặc nhà máy tạm nghỉ thì cửa container, xe phải cần được khóa tạm bằng ổ khóa đảm bảo an ninh. Người giữ chìa khóa là chủ nhiệm bộ phận hoàn thành. Nhà máy trang bị camera theo dõi toàn bộ quá trình bốc hàng. Các dữ liệu camera này được lưu tối thiểu 03 tháng. Mọi phát sinh không phù hợp với quy trình này cần được báo cho trưởng bộ phận xuất khẩu, quản lý cao nhất của bộ phận hoàn thành để giải quyết. d. Quy trình niêm phong container lẻ và container chẵn (Đi thẳng). Chì dùng để niêm phong container (Bao gồm cả công chẵn và công lẻ) phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 phiên bản mới nhất. Vina Korea yêu cầu các đơn vị vận chuyển hàng cho mình bằng container, nếu sử dụng chì của mình, phải chứng minh được chì sử dụng cho container đạt tiêu chuẩn ISO trên. Sau khi chì công chẵn được vận chuyển về Vina Korea, chì sẽ được giao cho chủ nhiệm bộ phận hoàn thành lưu giữ tại một tủ khóa an toàn và niêm phong ngay sau khi bốc công xong. Chì công lẻ được Vina Korea đặt mua theo lô tại nhà phân phối chì của hãng sản xuất chì đạt tiêu chuẩn ISO 17712. Sau khi chì công lẻ được vận chuyển về Vina Korea, chì được lưu giữ tại một tủ khóa an toàn tại kho vật tư cơ khí, văn phòng chính và niêm phong ngay sau khi bốc container lẻ. Kho vật tư cần đước khóa cẩn thận và có camera an ninh theo dõi sự tiếp cận. Thủ kho vật tư cơ khí tại văn phòng chính được chỉ định lưu giữ chì cho công lẻ. Chủ nhiệm bộ phận hoàn thành là người được phép niêm phong chì sau khi công đã được bốc xong. Chì ngay sau khi nhận về được nhập thông tin vào máy tính và sổ để theo dõi. Chì công lẻ chỉ được phát cho quản lý bộ phận hoàn thành sau khi bốc công hoàn thành để niêm phong container. Người nhận chì và phát chì cần phải điền thông tin đầy đủ vào sổ phát chì – Theo phụ lục số 20 để theo dõi. Các thông tin cần được lưu lại trong sổ phát chì bao gồm: Ngày tháng, số chì, tình trạng chì, số công, số hóa đơn, người nhận. Chì cần được niêm phong ngay sau khi container được bốc hàng xong. Trước khi niêm phong, chì cần được kiểm tra kỹ càng để đảm bảo sự nguyên vẹn. Chụp ảnh lấy số chì và sau khi chì được gắn vào xe thì cần được chụp ảnh lại một lần nữa thể hiện rõ số chì trên xe. Khi niêm phong chì cần có mặt bảo vệ, quản lý hoàn thành và tổ trưởng tổ bốc công. Trước khi niêm
  • 25. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 25 phòng chì, bảo vệ, quản lý hoàn thành, tổ trưởng tổ bốc công cần lần lượt thay nhau kiểm tra xe số chì đã khớp với chứng từ và số xe thể hiện trên hóa đơn chưa; đối chiếu lại số lượng hàng hóa thực tế trên xe với số lượng thể hiện trên giấy tờ xuất khẩu. Sau khi chì được niêm phong vào xe, bảo vệ dùng tay giật mạnh chì hoặc dùng kìm dật mạnh chì để kiểm tra xem chì có bị tuột ra dễ dàng hay không, vặn xoắn chì để đảm bảo chì không bị đứt. Nếu chì bị bung ra thì cần thay thế bằng chì mới. Số chì, bao gồm cả chì mới, cần được ghi trên giấy tờ xuất khẩu mà lái xe cầm theo. Trong trường hợp, các cơ quan chức năng (Hải quan, thuế, cảnh sát…) cắt chì để kiểm tra hàng hóa, hoạt động cắt chì và kiểm tra hàng hóa cần được ghi biên bản, chụp hình, quay phim. Số chì mới của cơ quan chức năng hoặc của Vina Korea sẽ được thể hiện trên các giấy tờ xuất khẩu và vận đơn. Chì cũ sau khi được phá sẽ được gắn vào mặt trong cửa công, phía bên trái. Các bằng chứng cho thấy cơ quan chức năng phá chì để kiểm tra hàng hóa, số chì cũ và mới cần được thông báo với đầu nhập khẩu. Niêm phong chì được thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 21. Sau khi chì được niêm phong vào công, nếu lái xe hoặc người khác phát hiện thấy số chì niêm phong trên công sai lệch so với thông tin trên giấy tờ xuất khẩu thì người phát hiện cần thông báo ngay cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349; trưởng bộ phận xuất khẩu theo số 0982 562 399 để điều tra làm rõ. Một cuộc điều tra đầy đủ sẽ được tiến hành để tìm ra nguyên nhân sai lệch thông tin. Diễn biễn và kết quả điều tra cần được ghi thành biên bản và lưu ít nhất 02 năm. e. Quy trình đảm bảo an ninh cho công lẻ. Công lẻ cần được kiểm tra 17 điểm, lưu giữ, bốc hàng, niêm phong như công chẵn. Nhà máy cần cử một nhân viên nhà máy đi áp tải công tới kho nhận hàng. Người áp tải hàng phải là một thành viên trong lực lượng an ninh hoặc thuộc ban lãnh đạo nhà máy. Người áp tải cần được trang bị điện thoại di động để liên hệ với ban lãnh đạo nhà máy trong trường hợp gấp. Sự việc cần được báo cáo tới quản lý an ninh theo số 0977 005 349; trưởng bộ phận xuất khẩu theo số 0982 562 399. Trong quá trình xuất công lẻ, nhà máy cần gọi điện hoặc gửi email cho đầu nhận hàng để kiểm tra thời gian mà công tới nơi trả hàng. Lái xe cần lấy giấy xác nhận thời gian container tới nơi nhận hàng và gửi lại công ty của mình. Nếu container tới chậm hơn so với bình thường, đại diện nhà máy và đầu nhận hàng cần mở một cuộc điều tra và phỏng vấn lái xe cùng nhân viên áp tải hàng để điều tra rõ nguyên nhân tại sao công đến chậm. Trong quá trình vận chuyển công lẻ từ nhà máy tới nơi nhận hàng, nhân viên áp tải công cần thông báo cho phòng bảo vệ của nhà máy định kỳ 02 tiếng/ lần về vị trí của công và thời gian công tới nơi. Công ty yêu cầu các đơn vị vận chuyển hàng thành phẩm của mình
  • 26. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 26 lắp đặt hệ thống định vị GPS trên đầu kéo container và báo cáo lịch trình của xe. Khi vận chuyển hàng, lái xe tránh cho xe chạy trên các đường vắng vẻ và hạn chế dừng xe dọc đường để tránh việc bị cướp hoặc trộm cắp xảy ra. Nhà máy sẽ yêu cầu đầu nhận hàng xác nhận thời gian công đến bằng cách gửi email xác nhận hoặc fax. Nếu nhà máy sử dụng xe tải để vận chuyển hàng thì xe tải phải là loại thùng kín (Không che vải bạt làm thùng). Lái xe vận chuyển hàng bằng công lẻ hoặc xe tải không được phép bốc thêm hàng từ công ty khác sau khi công ty đã niêm phong hàng hóa. Xe tải cần được lắp đặt hệ thống GPS và camera hành trình giám sát, camera theo dõi hàng hóa trong thùng. Dữ liệu camera được gửi hàng ngày cho Vina Korea kiểm tra. f. Quy trình dỡ hàng (Khi xe tới giao hàng cho Vina Korea). Trước khi xe hàng tới nhà máy, hãng xe, đơn vị gửi hàng phải thông báo cho trưởng nhóm nhập khẩu và chủ nhiệm bộ phận kho nguyên phụ liệu về thông tin về biển số xe, số lượng hàng, số hóa đơn, tên lái xe, số điện thoại của lái xe, số chì, ngày đến trả hàng theo dự trù. Khi xe tới giao hàng cho Vina Korea cần được bộ phận bảo vệ vòng ngoài đối chiếu số chì với hóa đơn, vận đơn đi theo xe; kiểm tra an ninh trước khi vào nhà máy theo quy tắc 17 điểm nêu tại điểm a, phần 5 chính sách này sau đó cho xe vào kho dỡ hàng. Trước khi dỡ hàng, tổ trưởng tổ dỡ công kiểm tra, đối chiếu số chì trên xe với hóa đơn đi kèm. Tổ trưởng bộ phận dỡ công dựa vào số lượng, quy cách hàng hóa thể hiện trên hóa đơn và đối chiếu với số lượng, chủng loại, chất lượng hàng được bốc xuống xem có trùng khớp không. Quá trình bốc hàng cần được giám sát bởi 01 nhân viên bảo vệ, tổ trưởng tổ bốc công và thủ kho nguyên phụ liệu. Sau khi bốc hàng xong xe được cho ra ngoài nhà máy. Trong trường hợp xe mang hàng hóa của Vina Korea ra ngoài, lái xe phải được bộ phận xuất hàng đó cấp hóa đơn và niêm phong chì vào xe. Nếu xe tiếp tục đi trả hàng tại nơi khác, quản lý cao nhất của kho nguyên phụ liệu và bảo vệ nội bộ phải xác nhận số lượng đã nhận đủ bằng văn bản với bảo vệ vòng ngoài trước khi cho xe ra ngoài nhà máy. Quá trình dỡ hàng được giám sát bởi camera an ninh. Dữ liệu camera này được lưu giữ ít nhất 03 tháng. Mọi sự việc xảy ra không đúng tinh thần của quy trình này cần được các bên liên quan (Bảo vệ, quản lý kho nguyên phụ liệu, tổ trưởng tổ dỡ công) lập biên bản có chữ ký của lái xe, kẹp bản sao các hóa đơn, chứng từ có liên quan báo cáo bằng văn bản cho người quản lý an ninh tại văn phòng chính. g. Tiêu chuẩn của niêm phong container.
  • 27. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 27 Chì dùng để niêm phong container và xe trở hàng phải đạt tiêu chuẩn ISO 17712 phiên bản mới nhất về chì có độ an ninh cao có các đặc tính sau đây: - Khỏe và bền để tránh tự đứt gãy, sớm bị hỏng hoặc khó phát hiện bị đột nhập trong quá trình sử dụng bình thường. - Dễ niêm phong và niêm phong nhanh. - Có thể được nhận biết bằng dấu hiệu hoặc mã duy nhất đã được hợp pháp hóa; Được thiết kế và sản xuất để không thể tháo bỏ hoặc thay thế mà không phải phá bỏ, hoặc có thể bị đột nhập mà không để lại dấu vết. - Được thiết kế để sử dụng một lần và ngăn chặn copy, làm giả. h. Theo dõi niêm phong và báo cáo về việc sai thông tin về chì. Số chì cần được thể hiện trên các chứng từ xuất hàng. Thông tin phải dễ xác nhận bởi các công ty có liên quan tới công chở hàng. Để đảm bảo sự nguyên vẹn của chì, chủ nhiệm bộ phận hoàn thành được chỉ định lưu giữ chì cho công chẵn và thủ kho vật tư cơ khí tại văn phòng chính được chỉ định lưu giữ chì cho công lẻ. Sau khi chì đã được niêm phong vào xe chờ hàng mà hàng tới nơi nhận có các biểu hiện sau thì người phát hiện cần báo cáo ngay với quản lý bảo vệ của Vina Korea và bộ phận xuất nhập khẩu qua số 0211 3 842 204 để điều tra làm rõ. • Khi container đến nơi nhận hàng hoặc kho lưu giữ hàng mà không có chì. • Chì bị phá hỏng. • Sai số chì mà không có bằng chứng cho thấy Hải quan hoặc cơ quan chức năng phá chì kiểm tra. Biên bản điều tra và kết quả cần được lưu giữ ít nhất 02 năm. i. Hợp đồng vận chuyển nội bộ. Khi làm việc với các công ty vận chuyển hàng hóa thành phẩm, Vina Korea cần có hợp đồng vận chuyền nội bộ với các công ty đó. Hợp đồng cần thể hiện rõ quy định vận chuyển trên đường, tuyến đường sử dụng, điểm dừng chân cho lái xe, cơ chế giám sát xe hàng trong quá trình vận chuyển, các hình thức phạt, bồi thường nếu đơn vị vận chuyển vi phạm các quy định của chính sách này. 6. An ninh nhân sự. a. Xác minh nhân thân trước khi tuyển dụng.
  • 28. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 28 Toàn bộ công nhân viên trước khi tuyển dụng vào Vina Korea cần được điều tra xác minh nhân thân, lý lịch và lịch sử làm việc tại đơn vị cũ, bao gồm cả kiểm tra tình hình sử dụng chất gây nghiện của ứng viên. Việc này đặc biệt quan trọng đối với một số vị trí quan trọng như tổ trưởng, tổng tổ trưởng, trưởng phòng, quản lý bộ phận, giám đốc, bảo vệ, nhân viên có liên quan tới xuất nhập khẩu. Mỗi nhân viên trước khi được phỏng vấn phải điền vào phiếu phỏng vấn theo mẫu của bộ phận Nhân sự. Quản lý bộ phận cần tuyển dụng phải là người phỏng vấn ứng viên. Người phỏng vấn phải xác minh thông tin mà ứng viên trả lời trong phiếu phỏng vấn bằng cách gọi điện tới cơ quan cũ của ứng viên kiểm tra hoặc liên hệ với chính quyền địa phương nơi ứng viên đang sinh sống. Trong trường hợp tuyển dụng công nhân viên nước ngoài, Vina Korea nên tuyển dụng qua một công ty tại nơi ứng viên sinh sống để có thể kiểm tra được nhân thân của họ. Nếu lý lịch và quá trình làm việc của ứng viên không rõ ràng hoặc không tốt, việc tuyển dụng ứng viên này cần phải hủy bỏ. Trước khi công nhân viên bắt đầu được phỏng vấn, hồ sơ cá nhân phải đầy đủ để lưu tại công ty. Hồ sơ xin tuyển dụng công nhân phải bao gồm các giấy tờ sau - 01 bản photo chứng minh nhân dân có dấu vân tay rõ ràng. - 01 bản photo sổ hộ khẩu - 01 sơ yếu lý lịch - 02 ảnh màu 3 x4. - 01 giấy xác nhận nhân sự. - 01 phiếu khám sức khỏe theo mẫu hiện hành, có thể hiện tình trạng sử dụng chất gây nghiện còn giá trị - 01 bản photo giấy khai sinh. - Chứng chỉ, văn bằng (Nếu có). - 01 đơn xin đi làm. b. Đối với nhân viên hiện đang làm việc tại công ty. Các công nhân viên làm các vị trí nhạy cảm có liên quan trực tiếp tới chuỗi cung ứng hàng hóa cần phải được điều tra nhân thân định kỳ 01 lần/ năm bằng cách xin xác nhận nhân sự từ cơ quan công an nơi đang sinh sống. Các vị trí cần phải xin xác nhận nhân thân gồm:
  • 29. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 29 Bảo vệ, công nhân bộ phận kho phụ liệu, công nhân bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, bốc công, nhân viên xuất nhập khẩu. Khi công nhân viên có thay đổi về các thông tin cá nhân như nơi cư trú, tình trạng hôn nhân, có con, người thân mất… người đó có trách nhiệm báo cáo với bộ phận Nhân sự của công ty để bổ xung thông tin vào hồ sơ cá nhân. Công ty cử 01 nhân viên tại bộ phận Nhân sự của công ty có trách nhiệm giám sát và bổ xung thường xuyên các thông tin công nhân viên vào hồ sơ để làm cho hồ sơ công nhân viên hoàn chỉnh. c. Khi công nhân viên nghỉ việc. Khi công nhân viên nghỉ việc, họ phải trả lại thẻ nhận dạng cá nhân, đồng phục, chìa khóa và làm các thủ tục liên quan tới nghỉ việc trước khi nghỉ việc và nhận sổ bảo hiểm tại công ty. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm lưu sổ sách ghi chép lại việc công nhân hoàn trả thẻ nhận dạng cá nhân, đồng phục, chìa khóa, sổ bảo hiểm. d. Ngăn chặn các hoạt động buôn người/ nô lệ, nhập cư bất hợp pháp. Vina Korea cam kết không tham gia hoặc ủng hộ các hoạt động buôn người, buôn bán, môi giới buôn bán nội tạng người. Không tuyển những lao động nước ngoài không rõ nguồn gốc, không có đủ các chứng từ xuất nhập cảnh hợp pháp; những người nhập cư hoặc tị nạn bất hợp pháp. Khi người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam họ cần có các giấy tờ sau để chứng minh xuất xứ hợp pháp của mình: Hộ chiếu, thị thực, giấy khám sức khỏe theo quy định hiện hành của Việt Nam, nơi được Việt Nam chấp nhận, giâý chứng nhận nghề nghiệp hoặc bằng đại học, các giấy tờ mà luật pháp Việt Nam yêu cầu để chứng minh mối quan hệ với những người trong gia đình họ nếu họ đi cùng gia đình sang Việt Nam. Khi tới làm việc tại Vina Korea phải được đăng ký tạm trú, tạm vắng hợp pháp, ký hợp đồng lao động. Trong trường hợp phát hiện có các hành vị mờ ám trong việc nhập cư vào Việt Nam hoặc người không rõ xuất xứ đang làm việc tại Vina Korea, chúng tôi sẽ báo cáo với phòng xuất nhập cảnh công an tỉnh Vĩnh Phúc để điều tra, làm rõ. Định kỳ hàng năm, Vina Korea sẽ tập huấn cho các nhân viên của mình về nội dung ngăn chặn các hoạt động buôn người và nhập cư bất hợp pháp. 7. An ninh công nghệ thông tin. a. Bảo vệ hệ thống công nghệ thông tin. Toàn bộ các máy tính của Vina Korea cần được bảo vệ bằng mật khẩu cá nhân, phần mềm chống virus, tường lửa, đặc biệt là các máy tính chứa các thông tin về xuất nhập hàng hóa. Nhân viên sử dụng máy tính không được phép chia sẻ mật mã riêng của mình với ai ngoại
  • 30. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 30 trừ nhân viên IT. Các mật mã cá nhân này phải được tự động yêu cầu thay đổi ít nhất 08 tuần/ lần. Trong trường hợp nghi ngờ mật mã bị phát hiện hoặc có nguy cơ bị sử dụng bởi một người khác thì mật mã cần được thay đổi thường xuyên hơi hoặc thay đổi ngay lập tức. Mật mã có độ bảo mật cao cần có 08 ký tự bao gồm cả chữ, số và ký hiệu. Chữ đầu tiên nên viết hoa. Không được sử dụng mật mã dễ được đoán ra như ngày sinh của chủ máy tính, tên của mình, số điện thoại, tên thành phố, tên công ty mình sống… Mật mã của các nhân viên đã nghỉ việc cần được khóa. Việc này cần được xác nhận trên phiếu xác nhận nghỉ việc của nhân viên. Nhân viên quản trị mạng có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên thay đổi mật mã của mình định kỳ (Ngày thay đổi, tần suất thay đổi). Hệ thống cần được cài đặt chế độ tự động khóa máy nếu mật mã quá thời hạn thay đổi. Trong trường hợp này, chỉ có nhân viên quản trị mạng mới có khả năng mở máy tính. Máy tính cần được tự động khóa nếu mật mã bị đánh sai 03 lần. Chỉ có nhân viên quản trị mạng mới có thể mở máy tính trở lại. Các máy cần được cài đặt để lưu lại mọi sự truy nhập vào hệ thống bao gồm cả truy nhập hợp pháp hoặc truy nhập bất hợp pháp, truy nhập không thành công. Công ty thiết lập chế độ cảnh báo về an ninh thông tin khi khách hàng kết nối vào hệ thống mạng của nhà máy. Các máy tính có liên quan tới tài liệu xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải được cắt cổng USB. b. Quy định an ninh cho công nghệ thông tin. Công ty thành lập bộ phận IT bao gồm 02 nhân viên. Chỉ 02 nhân viên này được phép truy nhập vào máy tính cá nhân của người khác trong công ty khi nhận được chỉ đạo của Tổng giám đốc hoặc Giám đốc Hành chính hoặc được sự cho phép của chủ máy. Mọi hành vi truy cập trái phép vào hệ thống máy tính của công ty, đặc biệt là các thông tin xuất nhập khẩu nhạy cảm, giới hạn, sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử lý hình sự theo nội quy lao động của công ty và luật pháp Viêt Nam. Đối với một số phần mềm quan trọng như ERP, hệ thống chấm công, phần mềm khai báo Hải quan, chỉ có một số người được phép truy cập. Những nhân viên này được công ty dán ảnh tại phòng để máy chủ.
  • 31. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 31 Nhân viên không được tự ý nối mạng nội bộ (Local Area Network-LAN), mạng cá nhân ảo (Virtual Private Network-VPN). Mạng LAN hoặc VPN chỉ được thiết lập khi có sự cho phép và chỉ đạo từ Tổng giám đốc. Người được phép thiêt lập mạng LAN hoặc VPN là nhân viên IT của công ty. Khi một nhân viên mới, vào làm việc với các phần mềm nêu trên, quản lý của họ sẽ yêu cầu bộ phận quản trị mạng mở mật khẩu truy nhập hệ thống. Mỗi nhân viên thực hiện một phần công việc trong phần mềm được cấp 01 mật mã riêng biệt. Mật mã đó được thay đổi định kỳ như quy định tại mục a, phần 7 nêu trên. Công ty chỉ nên cho phép nhân viên truy cập vào từng phần hệ thống theo yêu cầu công việc của họ. Khi tuyển dụng một nhân viên mới, quản lý bộ phận cần xem xét ngay việc nhân viên đó có cần sử dụng hệ thống công nghệ thông tin của công ty không. Trong trường hợp thấy cần thiết phải sử dụng, người quản lý phải yêu cầu mở tài khoản truy cập cho nhân viên này. Người quản lý cần gửi một yêu cầu bằng văn bản cho bộ phận IT nêu rõ tên nhân viên, ứng dụng mà nhân viên đó cần sử dụng. Nhân viên không được tự ý tải các phần mềm, ứng dụng từ internet. Trong trường hợp cần cài đặt phần mềm để làm việc, nhân viên cần liên hệ với bộ phận IT. Nhân viên có sử dụng máy tính không được phép sử dụng máy tính vào mục đích ngoài công việc vì như vậy có thể làm hệ thống công nghệ thông tin bị phơi nhiễm với máy virus. Việc này không loại trừ việc mở một file đính kèm từ e-mail lạ. Những máy tính không cần thiết phải sử dụng mạng internet thì không nhất thiết phải nối mạng internet. Những người có thành tích đóng góp vào việc bảo vệ an ninh công nghệ thông tin của công ty sẽ được công ty khen thưởng tùy mức độ. c. Sao lưu giữ liệu. Hệ thống máy tính của công ty cần được thiết lập để nhận biết các truy cập trái phép hoặc làm hỏng các dữ liệu sản xuất kinh doanh. Mọi việc sâm nhập hệ thống trái phép sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc xử lý hình sự. Nhà máy phải sao lưu dữ liệu các máy có chứa các dữ liệu chấm công, tiền lương, hải quan, xuất khẩu định kỳ hàng tuần để đảm bảo các dự liệu sẽ được lưu giữ mặc dù hệ thống bị tấn công bởi virus hoặc cháy do hỏa hoạn. Những máy tính được lưu dữ liệu quan trọng hàng ngày cần được sao lưu hàng ngày. Tất cả các phần mềm, do mua mà có hoặc tự viết, cần phải được sao lưu một bộ đầy đủ. Dự liệu vể hệ thống cần được sao lưu định kỳ 01 lần/ tháng. Tất cả các ứng dụng và dữ liệu
  • 32. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 32 giao thức cần phải được bảo vệ bằng cách sao lưu định kỳ hàng tuần sử dụng nguyên tắc ba thế hệ. Các dữ liệu đã được sao lưu, cần phải được giữ trong ổ cứng hoặc máy tính khác. Ổ cứng và máy tính có dữ liệu sao lưu này cần được cất giữ trong két sắt chống trộm, chống cháy, không bị ngập nước tại văn phòng chính và được camera an ninh quan sát 24/24; Một bộ sao lưu khác cần được lưu giữ tại két sắt nằm trong ký túc xá quản lý và được theo dõi bởi camera an ninh. 8. Đánh giá rủi ro trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Định kỳ hàng năm, Vina Korea tiến hành đánh giá rủi ro, phân tích và nhận biết các khu vực trọng yếu trong chuỗi cung ứng hàng hóa, nơi có khả năng là mục tiêu của việc xâm nhập trái phép. Việc đánh giá rủi ro này được áp dụng cho chính Vina Korea, các nhà thầu vận chuyển hàng hóa. Chương trình đánh giá rủi ro xếp loại “Rủi ro cao” dựa trên tiêu chí đánh giá về: Khủng bố, buôn lậu, tội phạm có tổ chức, buôn người các điều kiện thuận lợi cho những nguy cơ nói trên. Kết quả đánh giá rủi ro này được sử dụng làm cơ sở lựa chọn nhà thầu. 1. Phương pháp luận sử dụng trong đánh giá rủi ro. Người thực hiện việc đánh giá rủi ro là quản lý an ninh của Vina Korea. Kết quả đánh giá rủi ro được đưa ra sau khi tính toán các vấn đề sau: a) Sự thường xuyên xảy ra của mối nguy. b) Các họat động của những người có khả năng ảnh hưởng tới mức độ nghiêm trọng, tần suất xảy ra nếu mối nguy trở thành sự kiện. c) Các hành vi, khả năng và các nhân tố liên quan đến con người khác d) Xác định các tác động từ bên ngòai ảnh hưởng tới sự nghiêm trọng của mối nguy và tần xuất xảy ra của mối nguy trong chuỗi cung ứng hàng hóa; Đặc biệt là tình hình tội phạm liên quan tới vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam. f) Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. g) Các thay đổi hay đề xuất thay đồi trong tổ chức, đối với các họat động vận chuyển hàng hóa. h) Các điều chỉnh đối với hệ thống vận chuyển bao gồm các thay đổi mang tính tạm thời và ảnh hưởng của chúng đối với việc điều hành, các quá trình và các họat động vận chuyển.
  • 33. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 33 i) Việc thiết kế khu vực làm việc, các quá trình, các thủ tục điều hành và tổ chức công việc, bao gồm việc thích ứng với khả năng của con người. Các phương pháp để xác định mối nguy và đánh giá rủi ro của đơn vị phải: a) Được xác định phù hợp với phạm vi, bản chất và ấn định thời điểm để đảm bảo chủ động ngăn ngừa hơn là phản ứng- đối phó. b) Giúp nhận diện, phân lọai các rủi ro và lập thành văn bản các rủi ro, áp dụng các biện pháp kiểm sóat phù hợp. Để đánh giá rủi ro (Risk Assessment) cho mọi họat động vận chuyền hàng hóa, thông thường hệ số rủi ro được lượng hóa qua công thức (Hệ số rủi ro = Mức độ nghiêm trọng x Khả năng xảy ra) và tùy từng yêu cầu, từng thời điểm mà công ty sẽ chọn mức điểm của hệ số này để xác định mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa. 2. Các bước đánh giá rủi ro. a. Lập hồ sơ các đối tác kinh doanh và vận chuyền hàng hóa, minh họa đường đi của hàng hóa trong chuỗi cung ứng hàng hóa, bao gồm cả thông tin về phương tiện vận chuyền và tuyến đường đi. b. Xem xét mối nguy về khủng bố, buôn lậu, tôi pham có tổ chức, buôn người và các điều kiện khác có khả năng gây ra tình trạng mất an ninh. c. Đánh giá các điểm quan trọng về an ninh, xem xét các lỗ hổng, điểm yếu có thể dẫn tới tình trạng mất an ninh. d. Chuẩn bị kế hoạch xử lý, ứng phó với các điểm yếu về an ninh đã được nhận diện. 3. Kiểm soát rủi ro. Sau khi có được kết quả đánh giá rủi ro, công ty sẽ kiểm soát các rủi ro này bằng các phương án dưới đây phù hợp với tình hình thực tế,. a) Lọai bỏ b) Thay thế c) Các biện pháp kiểm sóat kỹ thuật. d) Các tín hiệu/ biển cảnh báo và/ hay các biện pháp kiểm sóat hành chính e) Các thiết bị bảo vệ hàng hóa.
  • 34. VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 34 9. Giáo dục, Tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An ninh. Toàn bộ công nhân viên trong Vina Korea cần được đào tạo về nhận thức an ninh chung, các nguy cơ gây mất an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa, nhận biết và báo cáo các điểm vi phạm chính sách an ninh này. Tần suất tập huấn ít nhất 1 lần/ năm. Riêng đối với bộ phận có công việc quan trọng liên quan trực tiếp tới an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa như gấp, đóng gói, kho thành phẩm, bốc công, bảo vệ, kho nguyên liệu, bộ phận xuất nhập khẩu cần được đào tạo an ninh với nội dung chuyên sâu, đặc biệt. Tần suất tập huấn ít nhất 1 lần/năm. Các công nhân viên mới trước khi bắt đầu làm việc sẽ được tập huấn các yêu cầu cơ bản của chính sách an ninh này và được tập huấn nhắc lại cùng đợt với công nhân viên hiện đang làm việc trong công ty. Định kỳ 03 tháng/ lần, công ty sẽ kiểm tra và đánh giá ngẫu nhiên mức độ hiểu biết của công nhân viên về chương trình an ninh C-TPAT. a. Tập huấn công nhân viên về nhận thức các mối đe dọa an ninh. Toàn bộ công nhân viên cần được tập huấn về các quy trình an ninh cơ bản. - Nhận diện việc thông đồng nội bộ: Công nhân viên sẽ được tập huấn để báo cáo về các hành vi đáng ngờ giữa các công nhân với nhau, hoặc giữa công nhân, tổ trưởng với quản lý cao cấp. Các dấu hiệu thông đồng nội bộ như: Giàu lên một cách nhanh chóng mà không giải thích được, nài nỉ được tiếp tục hợp tác hoặc làm việc cùng với người nào đó, nài nỉ được tiếp tục làm việc tại cùng một vị trí trong nhà kho. Khi có các dấu hiệu hoặc nghi ngờ trên, người phát hiện có thể báo cáo trực tiếp vào số điện thoại 0977 005 349 hoặc các e-mail: lmluan@yakjin.com, pollalis@yakjin.com hoặc gửi thư tố cáo vào hòm thư góp ý được trang bị bên trong nhà vệ sinh các bộ phận. - Duy trì sự nguyên vẹn của sản phẩm: Công nhân viên cần được hướng dẫn rằng mỗi điểm tiếp xúc với sản phẩm là một nhân tố quyết định tới sự toàn vẹn của sản phẩm. Ví dụ: Công nhân tại bộ phận may và bộ phận đóng gói đóng vai trò chủ yếu trong sự toàn vẹn của sản phẩm. - Ngăn chặn các xâm nhập bất hợp pháp: Nhân viên cần được hướng dẫn rằng họ cần phải thông báo khẩn cấp tới quản lý an ninh nếu họ thấy một ai đó trong khuôn viên nhà máy mà không có đeo thẻ nhân viên, thẻ khách hoặc nhận thấy một người không có bổn phận trong khu vực hạn chế tiếp cận. - Nâng cao tinh thần cảnh giác, nhận thức về an ninh: Công nhân viên cần được tập huấn về nhận thức các mối nguy mà họ có thể gặp phải khi nhận nguyên vật liệu. Nếu vải được sản