4 Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistointihanke Eksotessa (VAPOTI) THL 3.2018, Veli-Pekka Helvola, Eksote, 6.3.2018

1. Vanhojen sähköisten potilastietojen
arkistointihanke Eksotessa (VAPOTI)
Tähän tulee alaotsikko (max 2 riviä)

2. Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) anatomia
Etäisyyksiä Lappeenrannasta:
Helsinkiin 230 km
Pietariin 230 km
Venäjän rajalle 35 km
Eksote kattaa koko Etelä-Karjalan. Kaikki kunnat ovat mukana
sosiaalitoimen, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon
osalta.
- Yksi rekisterinpitäjä terveydenhuollossa
- Yksi kertomus
- Hoitosuhteen rajoissa näkyvyys kaikkeen potilastietoon
Väestö 132.000
Budjetti 450 M€
Työntekijät 4600
Akuutti sairaala 280 sänkyä
Yhdeksän hyvinvointiasemaa
kuntien alueilla. Mobiiliyksiköt.

3. Hankkeen esittely
• Eksotella on vuosia ollut tarve siirtää pitkäaikaisarkistoon sille
perustettaessa periytyneet vanhat sähköiset
potilastietojärjestelmät
• Eksoten syntyvaiheessa arkistointia suunniteltiin, mutta
kustannus oli tuolloin huomattavasti korkeampi verrattuna
nykyhetkeen
• Osa syntyvaiheen kertomuksista (Efficat kopioitiin Eksoten
Efficaan hallinnollisine tietoineen) ovat osana Eksoten
nykykertomusta ja niitä ei siirretä tässä hankkeessa
• Eksote käyttää hankkeessa alihankintaa, Avaintec Oy muokkaa
sisällön siirtokuntoon, Medi-IT Oy toimii testauksessa ja
sisällön määrityksessä ja Saita Oy teknisenä toimijana
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 3

4. Miksi arkistoidaan
• Vuosittainen ylläpitokulu on korkea ja vanhojen
järjestelmien vaatima tekniikka alkaa olla yhteen
sopimatonta nykytekniikan kanssa
• Vanhojen ohjelmistojen osaajia on heikosti saatavilla
• Vaativat käyttökoulutusta uusille työntekijöille
• Tieto monessa paikassa, sisäänkirjautumiset työläitä
samoin tunnushallinta
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 4

5. Aikataulu
• Päätös hankkeeseen ryhtymisestä tehtiin Eksotessa syksyllä 2015
hallituskäsittelyllä, hankehakemuksen hyväksyi THL 18.12.2015
• Varsinainen hanke päästiin aloittamaan helmikuussa 2016 takarajan ollessa
31.12.2016. Ensimmäinen testiaineisto pystyttiin siirtämään pari päivää ennen
hankkeen alkuperäisen aikataulun sulkeutumista
• Hankkeelle haettiin lisäaikaa joulukuussa uuden takarajan ollessa kesäkuu 2017
• Kolmas jatkoaika anottiin kesäkuussa 2017 jolloin takarajana oli marraskuu 2017
• Jatkoaikaa jouduttiin anomaan siirtoaineistojen toimittajien verkkaisuudesta
johtuen sekä Kelalla keväällä vaikeuksia ottaa muokattua materiaalia vastaan.
• Pilottikäyttö tuotannossa alkoi marraskuussa 2017 ja koko Eksote alkoi käyttää
tuotetta tammikuun alussa 2018
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 5

6. Mitä oli jo siirretty 2010 Eksoten syntyessä
Eksoten syntyessä 2010 vuoden alussa mukaan tulleiden
kuntien vanhat sähköiset potilastietojärjestelmät
siirtyivät Eksoten omistukseen
Alueella olleet Efficat kopioitiin pohjana olleeseen
sairaanhoitopiirin Efficaan.
- Lemi
- Luumäki
- Rautjärvi
- Imatra
- Myös näiden ajanvaraukset, hoitojaksot
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 6

7. Tietojen keruu
• Eksoten muodosti kymmenen organisaatiota ja tästä syystä
vanhojen tietojärjestelmien kartoitus oli hankalaa. Yksi löytyi vielä
hankkeen aloituksen jälkeen. Vanhoja osaajia ei kaikille löytynyt
• Samassa kunnassa oli useitakin vanhoja järjestelmiä ikäkaarella
• Toiset ohjelmistotoimittajat eivät kokeneet tietojen toimittamista
ydintoiminnakseen ja se näkyi viiveenä materiaalin toimituksessa
• Poimintoja joutui paikoitellen tekemään useita kertoja sisällön
puutteellisuuksien vuoksi
• Vanhassa tiedossa on variaatioita ja kaikelle ei löydy vastaavuutta
nyky-ympäristöstä ja tämä pitää huomioida kansallisessa
määrittelyssä
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 7

8. Mitä siirrettiin Vapotissa
- 4 x Pegasos
- 3 x WinHit
- Mediatri
- 2 x Webstar
- Sekä poimintoja kopioiduista Efficoista esim. Imatran
lääkitystiedot, kaikkiaan 15 ohjelmaa joista tehtiin
poimintoja
- Noin 6,3 milj. dokumenttia
Ohjelmistot ovat olleet teknisen toimittajamme Saita
Oy:n hallinnassa Lappeenrannassa sekä Tiedon
konesaleissa
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 8

9. Tietojen määrittely
• Siirrettävissä aineistoissa lomakkeiden nimeäminen on
osittain ollut paikallistasolla kehitettyä. Samoin löytyi
kertomuslehtiä, joita oli käytetty muistilappuina
• Lomakkeiden määrittelyyn sopimaan kansalliseen
kulttuuriin pitää varata aikaa
• Kannassa yhteinen näkymä (PAIK) niille lomakkeille, joille
ei löydy nykypäivän mittapuun mukaista näkymää.
Samoin rokotukset ja laboratoriotulokset ovat omina
koosteinaan
• Pitää pyrkiä mahdollisimman lähelle kansallista
määrittelyä
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 9

10. Testaus
• Hankkeelle tehtiin testaussuunnitelma jossa on kuvattu testauksen sisältö
• Testausta tehdään lähde- ja konvertoidun materiaalin välillä sekä kantaan
siirretyn ja konvertoidun materiaalin muuttumattomuuden
tarkastamiseksi. Kelan testaukseen on oma toimintamalli, jota on työn
edetessä tarkennettu
• Vapotin testaussuunnitelmassa on määritelty millä otannalla tietoja
tarkastetaan
• Testauksen tulos dokumentoidaan suunnitelmaan kuvatulla tavalla
• Testauksessa Eksote käyttää alihankintatyötä koska vanhojen järjestelmien
osaajia on vaikea löytää ja irrottaa omista töistään
• Eksoten kohdalla ensimmäisen vaiheen testaus tehtiin 5-10 potilaan
satunnaisotannalla / järjestelmä. Lisäksi tarkistettiin kaikki eri
lomaketyypit, joita lähdejärjestelmästä siirtoaineistoon tuotettiin
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 10

11. Tietojen siirto Kelan arkistoon
• Toimitus Kelalle tapahtui Avaintecin toimesta. Aineisto
siirrettiin SFTP-yhteydellä Kelan käsiteltäväksi ja edelleen
arkistoon siirrettäväksi
• Hankkeen alkuvaiheessa vanhan tiedon arkisto eriytettiin
varsinaisesta Kanta-arkistosta omaan ympäristöönsä sen
jälkeen kun toiminnollisuuksissa havaittiin ongelmia
ensimmäisten tuotantosiirtojen jälkeen. Tämä osaltaan
pidensi hankkeen aikataulua useita kuukausia
• Vastaanottovauhti parani loppua kohti
• Loppuvaiheen prosessia nopeutti huomattavasti kun aineistoa
päästiin validoimaan testaustyökalulla etukäteen ennen siirtoa
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 11

12. Katselinratkaisu
• Alkuperäisen tiedon mukaan katselu olisi tapahtunut
olemassa olevan arkistokatselimen kautta, näin ei
kuitenkaan tapahtunut
• Kaksi vaihtoehtoista reittiä löytyi ja niistä valittiin
Kanta-arkistosta katselu uudella arkistokatselimella
• Hankkeelle lisäkuluja omarahoitusosioon
• Toiminnassa väliajan kunnes ohjelmistotoimittaja saa
uuden tuotteen toimimaan vanhojen tietojen osalta
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 12

13. Työterveyshuolto
• Eksotelle periytyneissä potilastietojärjestelmissä oli
monessa työterveyshuollon tietosisältöä joka arkistotiin
näkymään tämän hetkiselle työterveyshuollon
palveluiden tarjoajalle
• Siirtovaiheessa organisaation OID-tunnus vaihdetaan TTH
OIDiin ja näin tiedot näkyvät vain työterveyshuollolle.
Omistajuus säilyy kuitenkin Eksotella
• Toiminto vaatii olemassa olevaan palvelusopimukseen
liitteen, jossa tth sitoutuu hallintaan ja tarvittaessa
palvelun tuottajan vaihtuessa palauttamaan tiedot
siirrettäväksi seuraavalle palvelun tuottajalle
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 13

14. Kustannukset
• Hankkeen alkuperäinen kustannusarvio oli 688303,00€
jolle haettiin THL:n rahoitusta. Budjetti ylittyi ja
lopullinen kokonaiskustannus oli 730146,00
• Hankkeelle myönnettiin avustusta 70% tukikelpoisista
kustannuksista 481812,00€
• Hankkeessa siirrettiin tietoja viidestätoista eri
järjestelmästä
• Eksoten omamaksuosuus kasvoi hankkeen edetessä
uuden katselimen hankkimisen johdosta sekä Kelan
tietojen vastaanottamisen viivästymisestä johtuen
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 14

15. Vanhan lähdemateriaalin säilytys
• Kaikkien järjestelmien lähdemateriaali
kokonaisuudessaan säilytetään teknisen toimijan
konesalissa tällä hetkellä nauhatallenteena.
• Suunnitelma poistoille arkistolain mukaan, lokitiedot,
ajanvaraukset, muut potilashallintoon liittyvät
• Osa tiedoista odottaa sosiaalitoimen Kantaan siirtoa
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 15

16. Tulevaisuuden haasteet
• Sote-uudistus tuo mukanaan muutoksia rekisterin
pitäjyyteen ja samalla voi tulla muutoksia vanhojen
tietojen näkyvyyteen
• Seuraavilla liittyjillä voisi ottaa käyttöön nykyaikaiset
toimintamallit projektissa: vastinpari Kelalta
projektille, normaali sähköpostiyhteydenpito
henkilökohtaisiin osoitteisiin
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 16

17. Huomioita matkan varrelta
• Hankittaessa uutta potilastietojärjestelmää
kannattaa huomioida jo hankintavaiheessa, että
pakollisiin ehtoihin on kirjattuna myös järjestelmän
lopettamiseen liittyvät asiat kuten potilastiedon siirto
määrätyssä muodossa ilmoitettuun paikkaan
• Kaikki tieto ei siirry Kantaan vaikka sinne on liitytty.
Säilytettävää tietoa jää tiedon omistajille.
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI 2.3.2018 17