2. 2
White paper | Mobiele werkplek
Inhoudstafel
1 Samenvatting 3
2 Een verhaal van flexibiliteit en complexiteit 4
3 De vijf grote uitdagingen op weg naar de mobiele werkplek 5
3.1 Een wildgroei van devices 5
3.2 Bring Your Own Device (BYOD) 6
3.3 Applicatiebeheer 6
3.4 Security 7
3.5 Servicedesk 7
4 Besluit 8
3. 3
1 Samenvatting
Rijmt flexibiliteit altijd op complexiteit? Dat is de vraag die heel wat ICT-managers bezighoudt
nu de nieuwe mobiele technologieën hun ICT-omgeving binnendringen. De gebruiker krijgt
steeds meer mogelijkheden om te werken waar, wanneer en hoe hij wilt. Maar de ICT-
manager dreigt hiervoor de prijs te betalen in de vorm van infrastructuur, applicaties en
processen die steeds complexer en dus ook duurder dreigen te worden.
In deze white paper bespreken we de vijf belangrijkste uitdagingen die de introductie van de
mobiele werkplek met zich meebrengt: een wildgroei van devices, BYOD, applicaties, security
en de servicedesk.
Belangrijkste inzichten
• De mobiele werkplek is de overtreffende trap van een evolutie die al decennia aan de
gang is.
• Door een doordachte integratie van nieuwe en bestaande assets kunnen organisaties de
mobiele werkplek een plaats geven zonder dat de kosten exploderen.
• Voor zo’n integrale strategie doen organisaties het best een beroep op een ervaren ICT-
partner met een brede kennis van alle aspecten van ICT.
• Het reduceren van het aantal devices zonder aan het gebruiksgemak te raken is nodig en
mogelijk dankzij de nieuwste hybride devices zoals convertibles en detachables.
• BYOD is een ingeburgerd gedragspatroon waarvan de meerwaarde nog onvoldoende
wordt benut.
• Door de bestaande back-end te koppelen aan multi-platformapps kan het mobiel
gebruik van businesstoepassingen op de meest kostenefficiënte manier worden
ingevuld.
• Uniforme veiligheidsprocedures zijn de beste manier om gebruiksvriendelijkheid en
veiligheid met elkaar te verzoenen.
• De moderne servicedesk is een communicatiecentrum waarin ook de gebruikers een rol
spelen.
White paper | Mobiele werkplek
4. 4
White paper | Mobiele werkplek
2 Een verhaal van flexibiliteit en complexiteit
Dicteert de technologie onze manier van werken? Of gaat het omgekeerd? Als het om de
mobiele werkplek gaat, zouden beide visies wel eens kunnen kloppen.
Natuurlijk is de mobiele werkplek ondenkbaar zonder de mobiele technologieën (vooral
smartphones en tablets) die de laatste jaren onze leefwereld overspoelen. Maar als we deze
recente evolutie in een wat breder perspectief plaatsen, vallen toch twee duidelijke trends
op:
• Al dertig jaar gaat de ICT in kantooromgevingen één kant op: die van meer flexibiliteit
voor de gebruiker. Logisch, want flexibeler werken betekent ook productiever werken.
Dus gingen we van één computer per bedrijf over één computer per afdeling naar één
computer per persoon. En op die computer kunnen ook alle (voor die persoon relevante)
taken worden uitgevoerd. De mobiele werkplek is de overtreffende trap van die
evolutie. We hebben het dan ook niet alleen over de vervanging van een desktop door
een notebook die ook thuis of onderweg kan worden gebruikt. Steeds vaker heeft één
persoon de beschikking over meerdere computerdevices die elk optimaal zijn aangepast
aan een bepaalde manier van werken op een bepaalde plaats en op een bepaald
moment. Flexibiliteit en productiviteit bereiken zo nieuwe hoogten.
• Maar wat jammer genoeg ook nieuwe hoogten bereikt, is de complexiteit van de
bedrijfsinfrastructuur. Op dat vlak gingen we van één mainframecomputer naar een
beperkt en daarna uitgebreid netwerk van computers op één (meestal Windows-
gebaseerd) platform. Opnieuw dreigt de mobiele workspace een overtreffende
trap van die evolutie te worden. En dat niet alleen door de exponentiële stijging van
het aantal devices. Voor het eerst sinds lang moeten ICT-managers ook verschillende
platformen (Windows, Apple, Android) dulden binnen hun omgeving. En met de BYOD-
trend lijkt het einde helemaal zoek te zijn.
Kortom, bij de mobiele workspace is flexibiliteit het voordeel en complexiteit de prijs die
we daarvoor dreigen te betalen. Beide lijken hand in hand te gaan. De opdracht is om ze
van elkaar los te koppelen. Alleen dan kunnen organisaties ten volle profiteren van de
voordelen van het mobiele tijdperk. Ze werken efficiënter, verlagen hun kosten en verhogen
de tevredenheid van hun klanten en medewerkers zonder daarvoor te betalen in de vorm
van een ICT-infrastructuur die steeds complexer en daardoor steeds duurder wordt.
Is die ontkoppeling mogelijk? Opnieuw kan een blik op het verleden interessant en
hoopgevend zijn. Door de overgang van op zichzelf staande pc’s en mainframes naar een
client-serverinfrastructuur wist men in het begin van de jaren negentig de complexiteit van
toenmalige ICT-infrastructuren drastisch te reduceren. Dat moet vandaag opnieuw lukken.
Hoe? Door net als toen in te zetten op integratie. Al zullen we dat begrip helemaal anders
moeten invullen.
Deze strategie – flexibiliteit en complexiteit loskoppelen door middel van integratie – vormt
de rode draad door deze white paper. Daarin bespreken we de vijf concrete uitdagingen die
ICT-managers in hun dagelijkse praktijk ervaren op weg naar de mobiele workspace en hoe
ze daarop, door verschillende manieren van integratie, kunnen inspelen.
5. 5
White paper | Mobiele werkplek
Source: ZK Research, 2014
HP Pavilion x360
3 De vijf grote uitdagingen op weg naar de mobiele
werkplek
De veranderingen die de overgang naar de mobiele werkplek met zich meebrengt, zijn
natuurlijk het meest zichtbaar op het niveau van de gebruiker. Hij plukt de voordelen van
een grotere flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Maar de meest ingrijpende verandering
is voor de ICT-managers. Voor hen verandert niet alleen de manier waarop ze werken, maar
ook hun rol binnen de organisatie.
Dat het vroeger ‘gemakkelijk’ was, zullen we niet beweren. Maar de ICT-manager had ten
minste nog de controle over wat er binnen zijn domein gebeurde. Ingrijpende wijzigingen
konden door hem worden beslist, voorbereid en ten slotte opgelegd aan de gebruikers.
Dat top-down- is nu veranderd in een bottom-upmodel. Het zijn de gebruikers en het
management die de ICT-tools kiezen. Vaak doen ze dat op basis van de technologieën die ze
kennen uit hun privégebruik (consumerization of ICT).
En de ICT-manager? Die moet volgen, zonder de kosten uit de hand te laten lopen. Dat levert
de volgende vaak gehoorde uitdagingen op.
3.1 Een wildgroei van devices
De grafiek links toont mooi aan hoe het aantal gebruikte devices op kantoor exponentieel
blijft toenemen:
Twee zaken zijn daarvoor verantwoordelijk:
• Steeds meer profielen krijgen een computer ter beschikking. Wat eerst een voorrecht
was voor het topkader breidde zich uit naar alle administratieve functies. En vandaag
gaat het nog verder. Ook functies die vroeger ‘offline’ werden ingevuld, krijgen nu
een aangepast device ter beschikking. Denken we maar aan verplegend personeel,
magazijniers, verkopers in de showroom enz.
• Ook het aantal toestellen per persoon gaat de hoogte in. Terwijl één computer
(meestal een desktop) per persoon vroeger de standaard was, is een ecosysteem
van drie devices (bv. een notebook, een tablet en een smartphone) vandaag geen
uitzondering meer.
Het belangrijkste probleem van deze exponentiële toename van het aantal devices is
dat de kosten evenredig mee dreigen te stijgen. In het slechtste geval betekent een
verdriedubbeling van het aantal devices namelijk ook een verdriedubbeling van de
supportkosten.
De oplossing? Integratie.
Het feit dat steeds meer profielen de beschikking krijgen over aangepaste tools is natuurlijk
een uitstekende zaak. Het is dan ook zeker niet de bedoeling – mocht het al mogelijk zijn –
om die evolutie terug te draaien. Wel moeten we er alles aan doen om de kosten daarvan
onder controle te houden.
In theorie past bij elke gebruiker precies één toestel. Maar in de praktijk is het nuttig een
beperkt aantal profielen (bv. vip, verkoper en bediende) op te stellen waaraan verschillende
gebruikers voldoen (user profiling). Vervolgens kan er aan elk profiel een geschikt device
worden gekoppeld. Vereenvoudiging en integratie van het aanbod verlagen zo de kosten
voor aankoop en support.
De betrokkenheid van een ervaren ICT-partner kan hierbij van onschatbare waarde
zijn. Die kent de markt en volgt de technologische evoluties op de voet. Daardoor kan hij
precies het juiste toestel voorstellen bij een bepaald profiel. Hij kan ook een goede prijs
onderhandelen bij de vendors en de support op zich nemen voor de volledige levenscycli van
de devices.
Een tweede vorm van integratie die recent steeds meer opgang maakt, is het bundelen
van verschillende form factors in één toestel. Voorbeelden zijn niet alleen tablets die
draaien op Windows 8 Pro (zoals de HP ElitePads), zodat ze veel beter geschikt zijn voor
kantoortaken. De nieuwste trends zijn de echt hybride toestellen zoals de HP convertibles
van de x360-familie, met een 360°-scharnier om snel over te schakelen van tablet- naar
tent- of notebookmodus. Of de HP detachables van de x2-familie: een notebook met een
afneembaar toetsenbord.
1960s
1970s
1980s
1990s
2000s
2010s
2020s
Mainframes
1 million
devices
PC
Computing
100 million
devices
Mini-
computers
10 million
devices
Mobile
Computing
10 billion
devices
6. 6
White paper | Mobiele werkplek
3.2 Bring Your Own Device (BYOD)
Deze tweede uitdaging ligt in het verlengde van de vorige. De wildgroei van mobiele devices
wordt namelijk nog versterkt door de gewoonte van werknemers om hun persoonlijke
devices mee naar kantoor te nemen of thuis te gebruiken voor kantoortaken.
Uit een onderzoek van onderzoeksbureau Ovum1
blijkt dat niet minder dan 69,2% van de
ondervraagde werknemers wel eens een persoonlijk device gebruikt voor professionele
doeleinden. Een indrukwekkend cijfer dat aantoont dat BYOD een ingeburgerd
gedragspatroon is dat ICT-managers wel moeten aanvaarden, inclusief de uitdagingen die
hierbij horen op het vlak van support en security.
Tegelijk blijkt uit datzelfde onderzoek dat nog heel wat kansen rond BYOD onbenut blijven.
De grote meerderheid van de respondenten gebruikt zijn persoonlijke device enkel voor het
raadplegen van zijn e-mail of agenda. Slechts 19,8% verklaart toegang te hebben tot alle
tools en data die hij nodig heeft voor zijn werk.
Daarmee zijn we meteen beland bij de grootste uitdaging rond de mobiele werkplek: het ter
beschikking stellen van applicaties.
3.3 Applicatiebeheer
Zoals we daarnet zagen, is e-mail zowat de belangrijkste bedrijfsapplicatie die door
gebruikers op hun eigen device wordt geïnstalleerd. Dat verwondert niet, want die
installatie vereist maar een paar instellingen van het standaard e-mailprogramma dat
op elk device van gelijk welk platform aanwezig is. Moeilijk wordt het pas wanneer het
gaat om specifieke businessapplicaties die nog niet geschikt zijn voor mobiel gebruik.
Voorbeelden zijn financiële programma’s, CRM en stockbeheer. Vaak werden ze ontwikkeld
voor een mainframe- of Windows-gebaseerde omgeving en zijn ze ontworpen om optimaal
te functioneren op een desktop of notebook. Hoe moeten die applicaties bruikbaar worden
gemaakt voor kleine touchschermen en voor verschillende (iOS, Android …) platformen?
De meest voor de hand liggende oplossing is om er browserapplicaties van te maken. In
theorie wordt zo op zijn minst het probleem van de verschillende platformen omzeild, want
een webpagina wordt door elk besturingssysteem op dezelfde manier getoond. Maar dit is
inderdaad slechts theorie. In de praktijk blijkt al snel dat niet alle browsers op dezelfde
manier reageren op dezelfde content. Laat staan alle browserversies. En dat is niet het
enige probleem. Browserapplicaties werken enkel wanneer er een stabiele verbinding met
het internet is, met voldoende grote bandbreedte. In de praktijk is ook dat geen evidentie.
De oplossing? Integratie.
Als browserapplicaties geen afdoende oplossing bieden, moet dan elk programma
herschreven worden voor alle gangbare platformen? Gelukkig niet. Een geïntegreerde
aanpak bestaat er erin om wat goed is (vaak de back-endtoepassingen) te behouden
en dit te koppelen aan een multi-platformapp die enkel in de front-end (op het device)
draait. Deze app synchroniseert regelmatig zijn data met de back-endtoepassing. Op deze
manier kunnen niet mobiel-gedachte toepassingen toch op een relatief eenvoudige,
kostenefficiënte en gebruiksvriendelijke manier toegankelijk worden voor de mobiele
eindgebruiker. Tegelijk hoeft de bestaande gebruiker (bijvoorbeeld op een Windows-pc) zijn
werkwijze niet aan te passen.
Uiteraard speelt de cloud een belangrijke rol in dit geïntegreerde model. Het is namelijk
dankzij het cloudmodel dat de eindgebruikers voortdurend toegang hebben tot de data die
ze nodig hebben, op elk moment en waar ze zich ook bevinden. Het best kiest men voor een
hybride cloudmodel waarbij data zich (afhankelijk van factoren zoals kostprijs, veiligheid
en beschikbaarheid) zich kunnen bevinden in het eigen datacenter van de onderneming, het
datacenter van een partner of de publieke cloud.
Een dergelijke oplossing vraagt wel om een integrator met voldoende ervaring en inzicht.
Applicatie-ontwikkeling vanuit een integratiestandpunt vraagt namelijk veel meer kennis
omtrent onder meer infrastructuur en legacy-omgevingen dan de ontwikkeling van een
nieuwe applicatie vanaf een leeg blad.
1 The Mobilisation of Workspace Services, 2014
7. 7
White paper | Mobiele werkplek
3.4 Security
Zonder twijfel de belangrijkste reden waarom eindgebruikers de nieuwe mobiele
technologieën zo enthousiast hebben omarmd, is het gebruiksgemak van die mobiele
apps. Het is dus logisch dat die gebruikers dat ook van hun businessapplicaties verwachten.
Al te stroeve securityprocedures worden dan al snel als hinderlijk ervaren. Tegelijk moeten
bedrijven beducht zijn voor het risico dat hun netwerk extra kwetsbaar wordt of dat ze de
controle over hun kostbare en gevoelige data verliezen.
De enige uitweg uit dit dilemma is om, door integratie, de veiligheidsprocedures zo
uniform mogelijk te maken. Door Identity and Access Management (IAM) moet het mogelijk
worden om elke gebruiker door middel van één user-id en één paswoord een veilige toegang
te bieden tot al zijn applicaties. Daarnaast moet worden ingezet op een veiligheidsmodel
waarbij de verschillende lagen van de ICT-omgeving (gestockeerde data, netwerk, … ) elk op
een passende manier worden beveiligd: door encryptie, toegangscontrole enz. Opnieuw is
dit een opdracht voor een integrator met een grondige kennis van alle aspecten van een
ICT-infrastructuur.
3.5 Servicedesk
Bij de traditionele helpdesk kan ieder van ons zich iets voorstellen: een nummer waarnaar je
belt tijdens kantooruren, een fysiek kantoor met een of meerdere medewerkers die indien
nodig ter plaatse naar je pc komen kijken om een probleem op te lossen.
In de wereld van de mobiele werkplek is dat model duidelijk voorbijgestreefd. Gebruikers
willen onmiddellijk geholpen worden, ongeacht het moment of de plaats waarop ze
zich bevinden. Wordt het daarom noodzakelijk om de helpdesk 24/24 te bemannen en
‘vliegende service engineers’ uit te sturen? Gelukkig niet. De moderne gebruiker is niet alleen
veeleisender geworden, hij is gelukkig ook meer zelfredzaam. Hij is het gewoon om zelf naar
oplossingen te zoeken, eventueel met hulp van andere gebruikers via sociale media.
De nieuwe servicedesk moet daarom een communicatiecentrum worden dat alle mogelijke
helpkanalen (helpdesk, forums, FAQ’s) integreert. Met dit coöperatieve model kunnen
organisaties een unieke dubbelslag slaan: de tevredenheid van gebruikers verhogen én
kosten besparen.
Daarnaast moet een moderne servicedesk niet enkel reageren op problemen, maar ze via
moderne tools en processen ook voorkomen. Want door proactief problemen op te sporen
voor ze een impact hebben bespaart de servicedesk de eindgebruikers én zichzelf heel wat
tijd. De kosten dalen, frustraties worden vermeden en de productiviteit wint erbij.
8. 8
White paper | Mobiele werkplek
4 Besluit
De mobiele werkplek is het voorlopige hoogtepunt van een al langer durend proces van
groeiende flexibiliteit in het gebruik van ICT op kantoor. Meer dan ooit staat de gebruiker
centraal. Op basis van zijn noden en zijn profiel (samengevat als zijn ‘persona’) heeft hij de
beschikking over die tools en applicaties die hem altijd en overal in staat stellen om:
• Efficiënt samen te werken met zijn collega’s (communication & collaboration)
• Al de nuttige applicaties op een gepaste wijze (aangepast aan het device) te gebruiken
• De bedrijfsgegevens op een veilige manier te raadplegen
Dat biedt organisaties enorm veel kansen om de tevredenheid van hun gebruikers en
die van hun klanten te verhogen, efficiënter te werken en kosten te besparen. De
voorwaarde is wel dat ze ervoor zorgen dat ze de kosten in de hand houden die gepaard
gaan met het organiseren van die mobiele werkplek zelf. Zoals we hebben gezien, gaat dit
veel verder dan het uitdelen van smartphones of het laten ontwikkelen van enkele apps. Er is
nood aan een integrale aanpak die de bestaande en nieuwe assets van een organisatie
vlot laat samenwerken zodat er een vloeiende gebruikservaring ontstaat.
Plan van aanpak
Hoe introduceert u de mobiele werkplek binnen uw organisatie? Getronics ontwierp
een duidelijk stappenplan om dit proces gestructureerd te begeleiden. Door middel
van opeenvolgende workshops ontwerpen we samen met u een gezamenlijke visie rond
de mobiele werkplek, maken we de technologische keuzes en werken we de volledige
roadmap uit.
Meer weten?
Bel naar 02 229 91 11 of stuur een e-mail naar info.belgium@getronics.com.
Zo zet u de eerste stap naar een ICT-omgeving waarin uw gebruikers centraal staan
en uw organisatie slagkrachtiger wordt.
Waarom Getronics?
Getronics is een internationale groep die een volledige portfolio van geïntegreerde
ICT-services biedt aan zijn klanten. Daartoe behoren onder meer workspace services,
applicaties, unified communications, datacenterdiensten, clouddiensten, consulting,
managed services en security. Waar zou u dus beter terecht kunnen voor een geïntegreerde
aanpak van uw mobiele werkplekken?
Als HP GOLD Preferred Partner biedt u Getronics u bovendien de volledige portfolio van
innovatieve HP devices, inclusief professioneel advies en end-to-endsupport.
