Sistem pengelolaan arsip dan pendistribusian surat secara online dirancang untuk mengatasi kelemahan sistem manual yang terbatas ruang penyimpanannya dan sulitnya pencarian kembali dokumen, dengan mengarsipkan dan mendistribusikan dokumen secara elektronik menggunakan aplikasi MsgPopup yang memungkinkan pengiriman pesan, gambar, dan berkas secara real-time antar komputer di jaringan rumah sakit.

1. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN
PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE
RUMAH SAKIT LAVALETTE
Oleh
Ristiani Pertiwi

2. ARSIP
• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)
• Arsip Manual
• Arsip Elektronik

3. BEFORE

4. Kelemahan
1. Tempat penyimpanan
yang terbatas, butuh
ruang penyimpanan
yang luas.
2. Pencarian kembali
dokumen yang rumit
3. Dokumen mudah rusak
Kelebihan
1. Tidak harus mampu
mengoperasikan
komputer
2. Tidak tergantung
terhadap aliran listrik
Saran
1. Sistem pengelolaan arsip kombinasi
(manual & elektronik)
2. Pengadaan rak sortir
3. Penggunaan Ms.Excel
4. Pengadaan Scanner

5. AFTER

6. Kelebihan
1. Pengarsipan lebih
teratur dan akurat
2. Mudah untuk diterapkan
3. Efisiensi waktu dalam
pencarian kembali
4. Memperkecil
kemungkinan kerusakan
dokumen
5. Mudah dalam
melakukan recovery
dokumen
Kelemahan
1. Banyak waktu yang
digunakan
2. Pengaruh dengan
adanya virus
3. Memerlukan harddisk
yang berkapasitas besar

7. PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
• Mendistribusikan dokumen adalah
membagikan/meyalurkan data/informasi ke
orang/bagian yang membutuhkan.
Cara Mendistribusikan Dokumen:
• Intern : pendistribusian dengan dibagikan secara
langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan
dengan menggunakan buku ekspedisi intern
sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah
menerima dokumen tersebut.

8. Kelemahan
1. Inefisiensi waktu
2. Menghabiskan banyak
kertas serta biaya
Fotocopy
Kelebihan
1. Penerima jelas
2. Rahasia terjaga
Saran
Penggunaan aplikasi MsgPopUp

9. • MsgPopUp adalah satu perisai komunikasi
antara rangkaian (LAN) ynag dibangun oleh
Taejun Park tahun 2004. MsgPopUp
merupakan aplikasi pada komputer yang
digunakan untuk mengirim pesan dari
komputer lain, dan aplikasi ini bukan hanya
sekedar kirim mengirim pesan, bisa juga
digunakan untuk mengirim gambar, video dan
file-file lainya.

10. 1. Download aplikasinya kemudian ekstrak (caranya klik kanan –> Extract
Here)
2. Double klik MsgPopup.exe. Nah di panel atas akan muncul icons warna
hijau dengan tulisan “MSG”

11. 3. Setting aplikasi Msgpopup berada di pojok kiri atas (gambar roda). Jika di klik
akan muncul jendela dialog Setup : Tab Network (isikan jika IP Address statis),
Group Name dan User Name diisi untuk identifikasi User dan Group.Tab Sound :
untuk setting notifikasi suara apabila menerima message atau kiriman file.

12. 4. Cara Chatting

13. 5. Cara Mengirim File
•Tentukan User yang akan dikirim file dengan cara double klik Nama User yang berada
di kiri atas aplikasi PopUp
•Klik tanda yang diberi tanda
•Buka Folder dimana attachment file berada akan dikirim
•Klik open lalu oke –> File siap dikirim
•Klik Send
Tanda untuk
melampirkan
file

14. 5. Cara menerima file
•Jika ada pesan masuk jendela MsgPopUp langsung terbuka
Tanda bahwa
ada pesan
masuk

15. 6. Cara mendownload file
•Double klik pada area atas, file akan langsung terbuka
File akan terkirim akan tersimpan di folder /Msgpopup/down

16. Kelebihan :
• Lebih cepat terdistribusikan
• Efisien waktu
• Tepat sasaran
• Aplikasi gratis
• Ringan
Kelemahan
• Penerima kurang jelas
• Rentan Virus

17. Risti.tiwy@gmail.com
SEKIAN 