Dokumen tersebut membahas tentang manajemen kegiatan dan protokol pameran, termasuk jenis pameran, tujuan, persiapan, pelaksanaan, evaluasi, dan aspek teknis pameran."

1. Manajemen Kegiatan dan
Keprotokolan
Dosen:
Istiadi Soenarto, SE., M.M., M.Si
Mohammad Ridha, S.Sos., M.Si

2. Exhibition /
Pameran
Pameran adalah : suatu kegiatan
memamerkan atau mempromosikan
suatu produk atau kegiatan tertentu
pada suatu tempat dengan tujuan agar
diketahui public secara luas.
Dewasa ini kegiatan pameran dapat
dilakukan baik secara offline maupun
online melalui media internet .

3. Macam-Macam Pameran
Expo/Fair
Pasar Murah
Peluncuran produk perdana
Pameran wisata
Pasar wisata

4. Tujuan
Diadakannya
Pameran
Memberikan informasi yang benar kepada publik
Menunjukkan eksistensi perusahaan
Menjaga image produk
Sebagai alternative yang baik untuk menjual
Meraih calon pelanggan dan bisnis baru
Saling menjajaki aktivitas pesaing
Dapat mencari partner usaha /menggandeng investor
Mempelajari metode penjualan dan promosi dari usaha
pesaing
Sebagai marketing intelligent system

5. Yang Perlu Diperhatikan
Dalam Suatu Pameran
 Satisfy the needs (memuaskan kebutuhan)
 Tantalize the scene (menggoda citarasa)
 Analyze the site (analisa lokasi)
 Guide guest impressions (arahkan ekspresi
tamu)
 Establish the atmosphere (bangun atmosfir
event)

6. 6 Layer an Event
Experiences
Antisipasi kegiatan
Kedatangan peserta
Atmosfir/suasana event
Selera peserta
Aktivitas event/peserta
Amenities/souvenir

7. Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:
• Cocokkan dan padukan rencana kerja event dengan tujuannya
• Fokus pada hasil yang dapat diukur
• Siapkan “Time Frame” yang realistis/masuk akal
• Identifikasikan peranan stake holder
• Monitor kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan
Planning

8. Important
SHOW THE
RULES ON
CHART
THINK
RELATIONSHIP
ASSIGN &
PRIORITIZE
FIND NATURAL
LINKAGE
FINAL
APPROVAL &
DISTRIBUTION

9. Klasifikasi Pameran (Penyelenggara)
• Pameran Lokal (tingkat Propinsi, daerah)
• Pameran Nasional (Pekan Raya Jakarta)
• Pameran Internasional (Indonesian Expo)
Target pengunjung
• Business to Business
• Business to Customer
• Government to Government

10. Coordination
Komunikasi Meetings Hospitalitiy
Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam
suatu penyelenggaraan event, antara lain:

11. Acuan
dalam
Persiapan
Pameran
• Tema Pameran (dalam rangka apa, tujuan, materi,
sasaran pasar)
• Diskusi (rencana penyelenggaraan situasi lapangan
yang sedang terjadi)
• Survey (lokasi, sponsor peserta, pengunjung, waktu)
• Perhitungan Keuangan (sponsor, stand, transaksi
dagang peserta, tiket pengunjung)
• Penyusunan Proposal (ringkas, singkat, informatif,
detil, menarik dan mudah mengerti)
• Pra Pelaksanaan (penyebaran proposal, publikasi,
figure pembuka pameran, persiapan teknis, koordinasi
SDM)
• Pelaksanaan (pencapaian target jumlah peserta,
pengunjung, transaksi dagang, lancar, tertib dan
berkesan)

12. Bagaimana Cara
Menyelenggarakan
Seminar / Acara?
• Menentukan tema suatu acara
• Menentukan tempat
• Pemasaran dan publisitas seminar
• Kolaborasi dengan sponsor
• Mengatur orang-orang dan bekerja
sama dengan pembicara
• Actual day (hari pelaksanaan)
persiapan, pendaftaran, pengantaran,
umpan balik.

13. Evaluation
• Hubungan langsung dengan research
• Butuh specific plan
• Butuh sumber yang dapat dipercaya
• Sumber-sumber dari laporan proses
Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang
sebaiknya diperhatikan ialah:

14. Dalam Evaluasi, Lakukan
Kegiatan Berikut Ini:
• Analisa proses kegiatan
• Evaluasi proses kegiatan
• Evaluasi instrument/perangkat kerja
• Evaluasi strategi (pemasaran, penjualan
dan lain-lain)

15. Berikut ini adalah
berbagai hal teknis dalam
pelaksanaan pameran
• Gapura/gerbang
• Parkir
• Arus Perputaran Pengunjung
• Kenyamanan
• Stand peserta
• Layanan informasi
• Layanan pendukung (kafe, wartel, kantin, toilet, P3K)
• Layanan Entertainment
• Tata suara, lampu
• Promosi
• Tenaga SDM Profesional

16. Thank
You