secretariat instruction Bangladesh

1. সচিবালয় চির্দেশমালা
২০১৪
খ ারর্শদা ইয়াসমীি, এিচিচস
অচিচরক্ত সচিব
জিপ্রশাসি মন্ত্রণালয়,
বাাংলার্দশ সচিবালয় , ঢাকা

2. পচরদশ ে
ি:
১৯২. পচরদশ ে
ি বচলর্ি খকার্িা অচিস/শা ার কার্ ে
সম্পাদি, শৃঙ্খলার মাি, সম্পাচদি কার্র্ ে
র পচরমাণ ও
আিুষচিক অিযািয চবষর্য়র সিকে পরীক্ষার্ক বুঝাইর্ব।
১৯৩. প্রর্িযক শা ার দাচয়ত্বপ্রাপ্ত কম ে
কিো প্রচি দুই মার্স একবার িাাঁহার শা া পচরদশ ে
ি কচরর্বি।
উপসচিব প্রচি িার মার্স একবার এবাং র্ুগ্মসচিব অথবা সচিব পদমর্ ে
াদাসম্পন্ন কম ে
কিোণণ র্ুক্তক্তসিি
সময় অন্তর অন্তর শা াগুচল আকক্তিকভার্ব পচরদশ ে
ি কচরর্ি পাচরর্বি।
পরিদর্ শ
নীয়
রিষয়সমূহঃ
১৯৪। (১) অরিস রিনযাস ও কার্ শ
সম্পাদন :
(ক) কম ে
বণ্টি চক সুষমভার্ব এবাং সামথ ে
য ও মািচসক প্রক
ৃ চি অিুর্ায়ী করা হইয়ার্ে?
( ) কার্ ে
চবচিমালা, সচিবালয় চির্দেশমালা, স্থায়ী আর্দশাবচল এবাং অিযািয অচিস চির্দশ ে
াবলী
প্রচিপাচলি হইয়ার্ে চক?
(ণ) প্রর্িযক সরকাচর কম ে
িারীই চক িাাঁহার কিেবয ও দাচয়র্ত্বর র্থাথ েগুরুত্ব সম্পর্কে অবচহি
রচহয়ার্েি?
(ঘ) চবচভন্ন খেচণর কম ে
িারীর সম্পাচদি কার্র্ ে
র পচরমাণ চক র্ুক্তক্তণিিভার্ব সর্ন্তাষজিক? ইহা চক

3. ১৯৪। (১) অরিস রিনযাস ও কার্ শ
সম্পাদন :
(ঙ) কার্ ে
চিষ্পচির হার চক সর্ন্তাষজিক? অচিষ্পচিক
ৃ ি অবস্থায় পচিয়া থাকা পত্রাচদ অথবা
চবষয়াচদর সচহি বর্কয়া অথবা স্থচণি কার্র্ ে
র চববরণীর বাস্তব চমল রচহয়ার্ে চক?
(ি) খকার্িা পর্ ে
ার্য় িচথ সমূহ অপ্রর্য়াজিীয়ভার্ব স্তূপীক
ৃ ি হইবার খকার্িা চিদশ ে
ি খসইস্থার্ি চবদযমাি
রচহয়ার্ে চক?
(ে) খর্ সকল িচথ সম্পর্কে বযবস্থা গ্রহণ করা র্াইর্ি পার্র, খসইগুচল চক অর্থা চবলচিি অবস্থায়
খিচলয়া রা া হইয়ার্ে?
(জ) দাচয়ত্ব স্থািান্তর্রর প্রয়ার্স এক শা া হইর্ি অপর শা ার িচথসমূহ অপ্রর্য়াজিীয়ভার্ব খপ্ররণ
কচরবার খকার্িা প্রমাণ খসইস্থার্ি রচহয়ার্ে চক?
(ঝ) কম ে
কিোণর্ণর চিকট ক্ষমিা অপ ে
ণসাংক্রান্ত স্থায়ী আর্দশসমূহ চক বাস্তর্ব প্রচিপাচলি হয়?
(ঞ) খসইস্থার্ি চক এই রূপ খকার্িা প্রমাণ রচহয়ার্ে খর্, কার্ ে
চবচিমালা ও সচিবালয় চির্দেশমালা
সঠিকভার্ব মাচিয়া িলা হইর্ির্ে িা?
(ট) গুরুত্বপূণ ে চসদ্ধান্তসমূর্হর চিবন্ধিবচহ ( খক্রািপত্র-২৮ দ্রষ্টবয) চক র্থার্থভার্ব স্বাক্ষরপূব ে
ক
রক্ষণার্বক্ষণ করা হয়? ইহা চক হাল-িাণাদ অবস্থায় রা া হয়?
(ি) ‘অচবলর্ি’, ‘অগ্রাচিকার’ ও অিযািয খলর্বলসমূর্হর অপবযবহার্রর খকার্িা চিদেশি খসইস্থার্ি
রচহয়ার্ে চক?
পরিদর্ শ
নীয়
রিষয়সমূহঃ

4. ১৯৪। (১) অরিস রিনযাস ও কার্ শ
সম্পাদন :
(ড) ‘আলাপ করুি’ চবষয়াচদর প্রচি চক দ্রুি মর্িার্র্াণ খদওয়া হয়? এইরূপ চবষয়াচদর সাং যা চক
অিযচিক?
(ঢ) িচথসমূর্হর খেচণচবিযাস, খরকিেভুক্তক্ত এবাং সূচিকরণ পদ্ধচি চক সঠিকভার্ব ও বুক্তদ্ধমিার
সচহি প্রচিপালি করা হয়? অর্েচণচবিযাসক
ৃ ি িচথসমূর্হর অিুপাি কী? অপ্রর্য়াজিীয়
িচথসমূহও কাণজপত্র চক চিয়চমিভার্ব বাোই ও চবিষ্ট করা হয়?
(ণ) অিুিারক/িাচণিপত্রাচদ খপ্ররণ কচরবার পদ্ধচি চক কার্ ে
কর? ইহা চক চিয়চমিভার্ব
অিুসরণ করা হয়?
(ত) সামচয়ক প্রচির্বদি ও চববরণীগুচল চক সাংচিষ্ট কিৃ েপক্ষণর্ণর চিকট চিয়চমিভার্ব খপ্ররণ
করা হয়? এইরূপ প্রচির্বদি ও চববরণীসমূর্হর খকার্িা চবন্ধিবচহ (খক্রািপত্র-১১ দ্রষ্টবয)
রক্ষণার্বক্ষণ করা হয় চক?
(থ) শা া পচরদশ ে
ি চিয়চমি হয় চক ?
(দ) মাচসক চিি ে
াচরি সভাসমূহ চিয়চমি অিুঠিি হয় চক?
পরিদর্ শ
নীয়
রিষয়সমূহঃ

5. (ক) খেশিাচর দ্রবযাচদ, চবদুযৎ, খটচলর্িাি, ইন্টারর্িট, ই-খমইল, িযাক্স, ির্টাকচপয়ার, কম্পম্পউটার,
চপ্রন্টার, আসবাবপত্র, সাজ-সরঞ্জাম, র্ািবাহি ইিযাচদর অপিয় অথবা অপবযবহার্রর খকার্িা
চিদশ ে
ি খসইস্থার্ি রচহয়ার্ে চক?
( ) খেশিাচর দ্রবযাচদর প্রাচপ্ত, িত্ত্বাবিাি ও চবচল কচরবার পদ্ধচি চক কার্ ে
কর? খকার্িা দ্রর্বযর
প্রক
ৃ ি মজুি, খেশিাচর চিবন্ধি বচহর্ি প্রদচশ ে
ি উহার্দর মজুর্ির পচরমার্ণর সচহি চমল
রচহয়ার্ে চক? (ণ) আসবাবপত্র ও অচিস সাজ-সরঞ্জাচদর মজুদ চিবন্ধি বচহসমূহ চক র্থার্থভার্ব
সাংরক্ষণ করা হয়?
(ঘ) আসবাবপত্র ও সাজ-সরঞ্জামাচদ চক উিমরূর্প খমরামি কচরয়া রা া হয়? কার্র্ ে
র অিুপর্র্াণী
দ্রবযাচদ চক অপ্রর্য়াজিীয়ভার্ব মজুি কচরয়া রা া হয়?
(ঙ) কম ে
িারীণর্ণর বযবহার্র র্ািবাহিসহ সকল র্ািবাহর্ির লণ বচহগুচল সঠিকভার্ব ও হাল-
িাণাদ অবস্থায় রা া হয় চক ?
(ি) খমাটর ণাচি ও অিািয র্ািবাহিাচদ উিম অবস্থায় রক্ষণার্বক্ষণ করা হয় চক?
(২) সিকারি সম্পরি
িযিহাি :

6. (ক) কার্র্ ে
র পচরর্বশ চক সর্ন্তাষজিক?
( ) কার্র্ ে
র সজ্জাপচরকল্পিা চক সুচবিাজিক? খটচবল, খিয়ার ও অিযািয সরঞ্জামাচদ সঠিকভঅর্ব
সাজার্িা রচহয়ার্ে চক?
(ণ) অচিস প্রািণ পচরস্কার ও পচরপাঠট রা া রচহয়ার্ে চক?
(ঘ) প্রর্য়াজিীয় চির্দেশগ্রন্থ, চবচিগ্রন্থ, মযািুর্য়ল, প্রচির্বদি ও চববরণাচদর চিি ে
াচরি িম ে
সমূহ হার্ির
চিকর্টই পাওয়া র্ায় চক?
(ঙ) ণািে িাইল সাংরক্ষণ করা হয় চক?
(ি) কম ে
িারীণর্ণর প্রর্য়াজিীয় অচিস সরঞ্জাম, সহায়ক বস্তুসামগ্রী, আসবাবপত্র, খেশিাচর দ্রবয
ইিযাচদ রচহয়ার্ে চক?
(ে) কম ে
িারীণর্ণর প্রর্য়াজিীয় বস্তুসমূর্হর (র্ািবাহি সুচবিাচদ, কযাচন্টি, পা া, পািীয় জল ইিযাচদ)
সুর্র্াণ সুচবিা রচহয়ার্ে চক? চবর্শষি মচহলা কম ে
কিো ও কম ে
িারীণর্ণর পৃথক প্রক্ষালি স্থাি (wash
room)-এর বযবস্থা সচহয়ার্ে চক?
(৩) কার্র্ শ
ি
পরির্ির্:

7. (জ) কম ে
িারীণর্ণর খবিিবৃক্তদ্ধ, খবিি, ভািা, অচগ্রম ইিযাচদ সাংক্রান্ত বযক্তক্তণি দাচব-দাওয়া
অথবা অচভর্র্াণসমূর্হর প্রচি দ্রুি মর্িার্র্াণ খদওয়া হয় চক?
(ঝ) িাকচরর খরকিে, ে
ু ঠটর চহসাবপত্র, খজযিিার িাচলকা ইিযাচদ র্থার্থভার্ব সাংরক্ষণ করা হয়
চক?
(ক) চিরাপিামূলক বযবস্থাচদ চক সর্ন্তাষজিক? এই বযবস্থাচদ এিৎসাংক্রান্ত চির্দেশাবচল
অিুসার্র গ্রহণ করা হয় চক?
( ) প্রর্িযক কম ে
িারীর িচরত্র ও পূব ে
-পচরির্য়র সিযিা প্রচিপাদি করা হইয়ার্ে চক?
(ণ) কম ে
িারীণণ চক র্র্থষ্ট চিরাপিামিা? চিরাপিা খেচণচবিযাস চির্দেশাবচল চক সঠিকভার্ব
অিুসরণ করা হয়?
(ঘ) বচহরাণি বযক্তক্ত অথবা কম ে
িারীণর্ণর অিিুর্মাচদি ণমিাণমি ঘর্ট চক?
(ঙ) কম ে
িারীণণ কি াচি সময়চিি? িাাঁহার্দর স্বভাবণিভার্ব চবলর্ি উপচস্থচির খকার্িা
চিদশ ে
ি রচহয়ার্ে চক?
(ি) অচিস িলাকার্ল কম ে
িারীণণ কার্র্ েপচরপূণ েমর্িার্র্াণ প্রদাি কর্রি চক?
(৪) রনিাপিা ও
র্ৃঙ্খলা:

8. (ক) িণদ অর্থ ে
র খলির্দি রচহয়ার্ে চক? িণদ অর্থ ে
র িত্ত্বাবিাি ও খলির্দর্ির বর্দাবস্ত চক
সর্ন্তাষজিক?
( ) িণদ চহসাববচহ, আিুষচিক চহসাব চিবন্ধিবচহ, চবল এবাং খিক চিবন্ধি বচহসমূহ চক পচরপূণ েও
র্থার্থভার্ব চলচ ি? এইগুচল চক হাল-িাণাদ অবস্থায় রা া হইয়ার্ে? িণদ িহচবল চক িণদ
চহসাববচহর্ি উচিচ ি খজর্রর সচহি সামঞ্জসযপূণ ে
?
(ণ) আয় ও বযর্য়র চহসাবপত্র চক হাল-িাণাদ অবস্থায় রচক্ষি? চহসাবপত্র চক র্থাসমর্য় মহা-চহসাব
চিরীক্ষর্কর চহসাবপর্ত্রর সচহি চমলাইয়া করা হয়?
(ঘ) চহসাব চিরীক্ষা করা হইয়ার্ে চক?
(ঙ) আিুষচিক বযয়সাংক্রান্ত ভাউিারসমূহ ও খবিিবচহ চক চিরাপদ স্থার্ি রা া হয়?
(৫) নগদ অথ শও
রহসাি রনকার্:

9. (৬) পত্রপ্রারি ও
প্রপ্রিণ:
(ক) পত্রাচদর প্রাচপ্ত ও চবচলর পদ্ধচি চক সর্ন্তাষজিক? প্রাচপ্ত ও জাচর শা ায় িাকসমূর্হর প্রাচপ্ত
এবাং সাংচিষ্ট কম ে
কিোণর্ণর চিকট উহা খপ্ররর্ণর মর্িয খকার্িারূপ অপ্রর্য়াজিীয় চবলি ঘর্ট চক?
( ) চবচভন্ন শা া ও কম ে
কিো খর্ সকল চবষয় সম্পর্কে বযবস্থা গ্রহণ কর্রি, খসই সকল চবষর্য়র
চবস্তাচরি ও হাল-িাণাদ িাচলকা ‘প্রাচপ্ত ও জাচর শা া’-খি রচহয়ার্ে চক?
(ণ) িার্য়চর চিবন্ধিবচহ এবাং ণচিচবচি চিবন্ধিবচহ চক চির্দেচশি পদ্ধচি অিুসার্র সাংরক্ষণ করা
হয়?
(ঘ) পত্রাচদ খপ্ররণ ও চবিরর্ণর বযবস্থাচদ চক সর্ন্তাষজিক? চপয়িবচহগুচল চক কাণজপর্ত্রর
প্রাপকণর্ণর দ্বারা র্থার্থভার্ব অিুস্বাক্ষচরি হয়?
(ঙ) িাকঠটচকর্টর চিবন্ধিবচহ চক সঠিকভার্ব সাংরক্ষণ ও পরীক্ষা করা হয়?

10. ১৯৫। খকার্িা শা া অথবা প্রচিিার্ির কম ে
ক্ষমিা বৃক্তদ্ধর জিয উপর্ু ে
ক্ত ১৯৪ িির চির্দের্শ বচণ ে
ি
পচরদশ ে
র্ির চবষয়াচদি পূণ ে
াি ির্হ এবাং খসইর্হিু সাংণির্ির কম ে
ক্ষমিা বৃক্তদ্ধর জিয খর্গুচলর
প্রচি মর্িার্র্াণ দাি করা উচিি, পচরদশ ে
িকারী কম ে
কিো এমি অিযািয চদক সম্পর্কে অিুসন্ধাি
কচরর্বি। একই সমর্য় একবার পচরদশ ে
র্িই এই িাচলকার সকল চবষয়ই চবস্তাচরিভার্ব পরীক্ষা
করা পচরদশ ে
িকারী কম ে
কিোর পর্ক্ষ অিযাবশযকীয় ির্হ। অবশয চিচি সমগ্র খক্ষর্ত্রই র্িদূর
সম্ভব পচরদশ ে
ি কচরর্বি র্াহার্ি শা া অথবা প্রচিিাি দক্ষিার সচহি কার্ েকচরর্ির্ে চক িা িাহা
চবিার কচরর্ি চিচি সমথ েহি। সািারণভার্ব বচলর্ি খণর্ল পচরদশ ে
র্ির একঠট চহিকর প্রভাব
রচহয়ার্ে। অথি ইহার মািযর্ম কার্ ে
কর িলািল খকবল ি িই অজেি করা র্াইর্ি পার্র, র্ ি
পচরদশ ে
িকারী কম ে
কিো পূণ ে
ািভার্ব ও িন্ন িন্ন কচরয়া পর্ ে
র্বক্ষণ কর্রি এবাং প্রক
ৃ ি ভুলভ্রাচন্ত ও
িররুঠট-চবিুযচি সাংর্শাির্ির জিয িাাঁহার অিস্তিণণর্ক ণিিমূলক ও সহায়ক পরামশ ে দাি
কর্রি।
পরিদর্ শ
নীয়
রিষয়সমূহঃ

11. ১৯৬। চবচক্ষপ্ত অথবা আকক্তিক পচরদশ ে
ি র্চদ উর্েশযচবহীি হয় অথবা র্চদ পচরদশ ে
িকারী
কম ে
কিো চিচি চক অিুসন্ধাি কচরর্ি র্াইর্ির্েি িাহা চির্জর মর্ি চস্থর কচরয়া িা থার্কি
িাহা হইর্ল এইরূপ পচরদশ ে
র্ির সামািযই মূলয থার্ক। পচরদশ ে
র্ির মািযর্ম কার্ ে
করভার্ব
িদারচক কচরর্ি হইর্ল খর্ সকল সুচিচদেষ্ট চবষর্য়র চদর্ক মর্িার্র্াণ চদর্ি হইর্ব খসইগুচলর
একঠট িাচলকা পূর্ব ে
ই চলচপবদ্ধ কচরয়া লওয়া প্রর্য়াজি।
পরিদশর্ন রির্পার্শ:
১৯৭. পচরদশ ে
ি বযবস্থা র্াহার্ি ঈক্তিি িল প্রদাি কর্র এবাং র্াহার্ি ইহা খকার্িা চিয়মবাাঁিা
আিুিাচিকিায় পচরণি িা হয়, িাহা চিক্তিিকরণকর্ল্প পচরদশ ে
িকারী কম ে
কিো একঠট
র্থাথ েপ্রচির্বদি খপশ কচরর্বি। শা ার দাচয়ত্বপ্রাপ্ত কম ে
কিো কিৃ েক প্রস্তুিক
ৃ ি পচরদশ ে
ি
প্রচির্বদি সাংচিষ্ট উপসচির্বর চিকট এবাং উপসচিব কিৃ েক প্রস্তুিক
ৃ ি পচরদশ ে
ি প্রচির্বদি
সাংচিষ্ট র্ুগ্মসচির্বর চিকট অথ ে
াৎ একিাপ উপর্রর কম ে
কিোর চিকট খপশ কচরর্ি হইর্ব।
পরিদর্ শ
নীয়
রিষয়সমূহঃ

12. ১৯৮. পচরদশ ে
ি প্রচির্বদি সাংচক্ষপ্ত, সুস্পষ্ট ও প্রাসচিক হওয়া উচিি এবাং খর্ শা া অথবা
প্রচিিার্ির উপর প্রচির্বদি খপশ করা হইিার্ে িাহার কার্র্ ে
র একঠট পূণ ে
াি বণ ে
িা এই
প্রচির্বদর্ি থাকা উচিি। ইহার্ি সািারণভার্ব পচরলচক্ষি খদাষিররুঠট উচিচ ি থাচকর্ব এবাং
উন্নচিসাির্ির জিয ণিিমূলক চদক চির্দেশিা প্রদাি কচরর্ি হইর্ব। এই প্রচির্বদর্ি খসই
সকল চদক চবর্শষভার্ব আর্লাকপাি করা হইর্ব খর্গুচল শা া অথবা প্রচিিার্ির কম ে
দক্ষিার্ক
গুরুত্বপূণ ে
ভার্ব প্রভাবাচিি কর্র এবাং খর্গুচলর চদর্ক ঊর্ধ্ ে
িি কম ে
কিোণণ কিৃ েক চবর্শষ
মর্িার্র্াণ প্রদাি করা প্রর্য়াজি ।
১৯৯. সাংচিষ্ট কম ে
কিো কিৃ েক পচরদেশি প্রচির্বদিঠট খদ ার ও প্রিযপ ে
ণ কচরবার পর সকল
সাংর্শািিমূলক কার্ ে
বযবস্থা গ্রহণ চিক্তিি করা পচরদেশিকারী কম ে
কিোর কিেবয হইর্ব । এই
বযাপার্র অর্থা খিাট চল াচলচ করা র্াইর্ব িা। পচরদেশর্ির ির্ল চিচিি সমসযাচদ র্িদূর
সম্ভভ আলাপ-আর্লািিার মািযর্ম মীমাাংসা ও সমািাি কচরর্ি হইর্ব। পচরদশ ে
র্ির িলািল
পর্ ে
ায়ক্রচমকভার্ব মূলযায়ি কচরবার সুচবিার্থ ে পচরদেশি প্রচির্বদিসমূহ কালািুক্রচমকভার্ব
িচথবদ্ধ করাই বাঞ্চিীয়।
পরিদশর্ন
রির্পার্শ: