SlideShare a Scribd company logo
1 of 32
নথি খ োলোর থনয়মোবলী , দৈনন্দিন ডোক গ্রহণ,
থবতরণ ও ডোয়য়রীকরণ এবং খরফোয়রন্স নম্বর
এর ইনয়ডক্স নম্বরকরণ।
খনোট থল ন বরোতসূত্র থনয়ৈেশ ও
সূচীকরণ নথি উপস্থোপন ও
গথতথবথি রক্ষণোয়বক্ষণ পদ্ধথত।
খমোোঃ ন্দিয়োউল হক
উপপথরচোলক
(উপসথচব)
আঞ্চথলক খলোক-প্রশোসন প্রথশক্ষণ খকন্দ্র,
রোিশোহী।
cÖvß cÎvw` Wv‡qwif~³ KiY
গৃহীত থবথিন্ন প্রকোর পত্রোথৈর থববরণ সংবথলত কোলোনুক্রথমক সোিোরণ থনবন্ধন
বথহয়ত প্রশোসথনক কম ে
কতেো ডোয়য়থরিুক্ত করয়বন।
bgybv
‡µvocÎ-1
** প্রথতটট প্রোপ্ত পয়ত্রর উপর ডোয়য়থর নম্বর থলথপবদ্ধ করয়বন।
থনম্নবথণ ে
ত পত্রোথৈ ডোয়য়থরিু ক্ত হয়ব নো।
(১) ভ্রমণসূথচর অনুথলথপসমূহ।
(২) থবথবি রুটটন পথরপত্রসমূহ যিোোঃ অথফস সময়সূথচ,
খটথলয়ফোন তোথলকো, কম ে
কতেোগয়ণর
টিকোনোসমূয়হর পথরবতেন, ছ
ু টটর থবজ্ঞথপ্ত ইতযোথৈ।
(৩) ফযোক্স ও ই-খমইল এর ডোক কথপসমূহ এবং রুটটন বোিোাঁ
প্রোথপ্তস্বীকোর পত্রসমূহ।
(৪) শুিু তিয ও িনয সংবোৈপয়ত্রর কোটটংসমূহ।
(৫) স্বোক্ষরথবহীন অিবো খবনোথম থচটিপত্র, ৈর োয়ের অথগ্রম
অনুথলথপসমূহ যোহো সম্পয়কে
উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর খকোয়নো থনয়ৈেশ থলথপবদ্ধ নো কথরবোর
কোরয়ণ খকোয়নো বযবস্থো
গৃথহতবয নয়হ।
(৬) খকোয়নো বযন্দক্ত বো বযন্দক্তবয়গ ে
র থনকট হয়ত প্রোপ্ত একই িরয়নর
ৈর োেসমূহ।
(৭) দনথমথিক ছ
ু টটর ৈর োে।
(৮) খেশোনোথর দ্রবয এবং থবথবি বযবস্থো গৃহীতবয নয়হ এই িরয়নর
পত্র নিষ্পনির সময়সীমা
প্রশোসথনক কম ে
কতেো - ২৪ ঘন্টো (০১) থৈন
শো ো কম ে
কতেো - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন
অথিশো ো প্রিোন - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন
* থনথৈেে সময়য় বযি েহয়ল উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপক্ষয়ক
অবথহত এবং থনয়ৈেশনো গ্রহণ করয়ত হয়ব।
খনোয়ট থবলয়ম্বর কোরণ থল য়ত হয়ব।
প্রোথপ্তস্বীকোর
সকল বযন্দক্ত বো পক্ষ প্রোথপ্তস্বীকোর পোওয়োর অথিকোরী।
 সয়ে সয়েই প্রোথপ্তস্বীকোর পত্র থৈয়ত হয়ব।
 থসটটয়িনস চোটেোর অনুযোয়ী থনথৈেে সময়য়র ময়িয চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত খপ্ররণ
করয়ত হয়ব।
bgybv
‡µvocÎ-2
নতুন নথি খ োলো
করণীয়োঃ
• থবষয়বস্তুর যিোযি থববরণ সূচক একটট থশয়রোনোম থৈয়ত হয়ব।
• প্রথতটট নথিয়ত একটট নথি সং যো প্রৈোন করয়ত হয়ব। নথির সিোর
পৃষ্ঠোর থনি ে
োথরত ফোাঁকো স্থোয়ন
থল য়ত হয়ব।
• “ নথি থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব।
• “ চলথত নথির থবেোথরত সূচীপয়ত্রর থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত
হয়ব।
• প্রথতটট পত্র ও সংলগ্নীসমূয়হর শীষ ে
য়ৈয়শর ডোন পোয়ব েখপন্দন্সল অিবো
কলম থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব।
কথি থথালা যাবে
সৈয প্রোপ্ত পত্রোথৈ উপস্থোপয়নর
িনয
(খয খকোন পূব ে
বতী খকোন নথি
নোই)
উদ্ধেতন কতৃ েপয়ক্ষর থনয়ৈেয়শ
‡µvocÎ-3
‡µvocÎ-4
িনথ িম্বর প্রদাি পদ্ধনি
১। অথফয়সর নোয়মর সংথক্ষপ্ত রূপ।
২। শো োর সংথক্ষপ্ত নোম।
৩। ইথেত শব্দ (থশয়রোনোম হয়তো থবয়শষ তোৎপয ে
পূণ েশব্দটট ইথেত শব্দ থহয়সয়ব গ্রগণ করো
হয়)।
৪। সূচী সং যো (Index Number)
Index Number
১। প্রথতটট শো োয় থবষয়থিথিক বহ
ু নথি খ োলোর প্রয়য়োিন হয়। নথি সমূহ ইথেত শয়ব্দর বণ ে
নো
ক্রথমকিোয়ব গররুপ থিথিক সোিোয়ত হয়ব। এই গররুয়পর আওতোিীন শব্দ সমূয়হর পোি ে
কয
খবোঝোয়নোর িনয প্রয়তযক বয়ণ ে
র পর থনম্নথলথ ত িোয়ব সং যো যুক্ত করো খযয়ত পোয়র।
উৈোহরণোঃ
অ-১  অথগ্রম আ-১
আইন
অ-২  অি ে আ-২ আবোসন
অ-৩  অবসর আ-৩
আনুয়তোথষক
অ-৪  অথিয়যোগ আ-৪
আত্মীকরণ
২। সোিোরণত প্রথত শো োর আওতোয় বহ
ু সং যক থবষয় িোয়ক। থনম্নবথণ ে
তিোয়ব এ
থবষয়গুয়লোয়ক ক্রথমক সং যোর দ্বোরো কোলোনুক্রথমক ও িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়নো খযয়ত পোয়র।
অ-১.১ (সন.......)  প্রিম খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.২ (সন.......)  থদ্বতীয় খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.৩ (সন.......)  তৃতীয় খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.৪ (সন.......)  চতুি েখেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
সূচীকরণ
সূচী সং যোর বোথষ ে
ক থসথরয়ি নথি সং যোর আনুক্রথমক
িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়ত
হয়ব। সং যো
 নতুন পুন্দিকো বয়ষ ে
র শুরুয়ত পূব ে
বতী বৎসয়রর অথনষ্পন্ন
নথি সমূয়হ নতুন সং যো
প্রৈোন করয়ত হয়ব।
 নথি সং যো আনুক্রথমক পথরবতেন হয়লও সূচী সং যো
অপথরবথতেত িোকয়ব।
নিজিটাল িনথর িম্বর
 খকোড িোকয়ব - ০৭ টট।
 ফ
ু লেপ(.) িোকয়ব - ০৭ টট।
 থডন্দিট িোকয়ব - ১৮ টট।
থডন্দিটোল নথি নম্বরোঃ
mwPevjq
†KvW
(gš¿Yvjq/
wefvM)
mshy³
`ßi/
Awa`ßi/cwi`ßi
¯^vqËkvwmZ
ms¯’v/
wefvMxq
Kvh©vjq/
অনযোনয
Awa‡ÿÎ
wRIMÖvwdK
†KvW
(wRI)
‡KvW
kvLv/AašÍb
cÖwZôvb
†KvW
weqwfwËK
খেণীথবনযোস
†KvW
bw_i
µwgK
সং
যো
†KvW
bw_
†Lvjvi
mb
†KvW
00. 00. 0000. 000. 00. 000. 00.
‡µvocÎ-5
‡µvocÎ-6
থবয়শষিোয়ব গুরুত্বপূণ ে
 নথি খ োলোর সয়নর ৈুই থডন্দিয়টর পর ফ
ু লেপ (.)
থৈয়য় থচটির িোরী নম্বর থৈয়ত হয়ব।
 িোরী নম্বর থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর অংশ নয়হ।
 থডন্দিটোল নথি নম্বর ১৮ থডন্দিয়টর ময়িযই সীমোবদ্ধ
িোকয়ব।
 থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর খকোন ঘর খকোন ৈপ্তয়রর িনয
প্রয়যোিয নো হয়ল প্রয়য়োিনীয় সং যক শূনয থৈয়য়
পূরণ করয়ত হয়ব। খকোন অবস্থোয়নয়কই বোৈ খৈয়ো
যোয়ব নো।
 একটট টোইপ করো খকোড তোথলকো সহয়ি খৈ োর িনয
নথি থনবন্ধন বথহর সোয়ি সব ে
ৈোয় হোল নোগোৈ অবস্থোয়
সংযুক্ত রো য়ত হয়ব।
বরোতসূত্র থনয়ৈেশ (Reference Indicator)
 সকল পূব ে
তন কোগিপত্র , থনয়মকোনুন, থবথিথবিোন ইতযোথৈ
যোহো সৈযপ্রোপ্ত পত্রোথৈয়ত খনোট সমূয়হ বরোতসূয়ত্র কোয ে কয়র
খসগুয়লোয়ক খপন্দন্সল থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব।
 প্রয়য়োিনীয় স্থোয়ন “পতোকো” লোগোয়ত হয়ব।
 থবয়বচয কোগিপত্র অিবো সংথিে অিবো খনোয়টর মোন্দিেয়ন
খপন্দন্সল দ্বোরো বরোতসূত্র থল য়ত হয়ব।
উৈোহরণোঃ
খনোয়টর থিতয়র বরোতসূত্র থহয়সয়ব
খপন্দন্সল দ্বোরো(*) খৈওয়ো িোকয়ল খনোয়টর
মোন্দিেয়ন (*) থৈয়য় পত্র পৃষ্ঠো খল ো খযয়ত
পোয়র।
‡µvocÎ-7
নথি থফথরয়ো আথসবোর পর প্রশোসথনক কম ে
কতেো খরন্দিেোয়রর
িূন্দক্তসমূহ খপন্দন্সল দ্বোরো
খকয়ট অনুস্বোক্ষর ও তোথর প্রৈোন করয়বন।
িনথ উপস্থাপি
কম ে
কতেো ও কম ে
চোরীগণ শো ো/অথিশো োর কম্পম্পউটোয়র তোয়ৈর স্ব-স্ব নোয়ম নথি ুয়ল নথির খনোট সীট
ও থচটিপত্র ইতযোথৈ টোইপ করয়বন।

খয কম ে
কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্রথরত তোর বযন্দক্তগত কম ে
কতেো/ সোটাঁ মুদ্রোক্ষথরক কোম-কম্পম্পউটোর
অপোয়রটর খপ্ররয়ণর িনয অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র প্রস্তুত করয়বন।
পনরচ্ছন্ন পত্র
 পত্র শীয়ষ ে(Letter Head) অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র দতথর করয়ত হয়ব।
 পত্র খপ্ররণকোরীর নোম, পথরথচথত নম্বর (যথৈ িোয়ক), পৈনোম ও খটথলয়ফোন নম্বর, যিোযি স্থোয়ন
উয়ে করয়ত হয়ব।
 পথরচ্ছন্ন পয়ত্র Fluid বযবহোর করো যোয়ব নো।
 প্রথতথলথপ / ফয়টোকথপ করো হয়ল এগুয়লো পথরস্কোর, ৈোগমুক্ত, থন ুাঁত ও স্পে হয়ত হয়ব।
 মূল পয়ত্রর িনয খয িরয়নর কোগি বযবহোর করো হয়, সংলথগ্নর িনয ও খস িরয়নর কগি
বযবহোর করয়ত হয়ব।
 থশয়রোনোয়ম পত্র সং যো ........ তোথর .......... এবং সংলথগ্ন িোকয়ল থনয়ম্ন তোর সং যো থল য়ত
হয়ব।
 নথির খনোট থসট থচটি পত্র ইতযোথৈ কম্পম্পউটোয়র টোইয়পর সময় খনোটংশ ও থচটি পয়ত্রর থনম্ন
িোয়গ (Footer) এ ফোইল নোম এবং পোি থলয় য়ত হয়ব।
 খপ্রথরতবয প্রথতটট পয়ত্র প্রশোসথনক কম ে
কতেো/সোটাঁমুদ্রোক্ষথরক অনুয়মোথৈত ড়সোর সোয়ি
সতকেতোর থমথলয়য় খৈ য়বন এবং থনয়চ অনুস্বোক্ষর করয়বন।
 এরপর অনুয়মোথৈত সড়োসহ পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর িনয সংথিে কম ে
কতেোর থনকট
উপস্থোপন করয়বন।
 পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর পর “পত্রিোরী থনবন্ধন” বথহয়ত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব এবং পয়ত্র িোরী
সং যো ও তোথরয় থৈয়য় থনবন্ধন বথহয়ত খনোট কয়র রো য়ত হয়ব।
‡µvocÎ-9
খনোট থল ন
 ১/৫ অংশ মোন্দিেন খরয় ফ
ূ লয়স্কল আকোয়রর খনোটশীয়টর উপর প্রথতটট খনোট
কোথলয়ত অিবো কম্পম্পউটোয়র টোইয়প থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব।
 সকলো খনোটশীয়টর একয়ত্র সংযুক্ত হয়ব।
 খকোন থবষয় খপশ করবোর সময় উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোগয়ণর খনোট থল য়নর িনয
যয়িে অথলথ ত সোৈো খনোটশীট সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
 প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর খকোন খনোট খল ো যোয়ব নো।
 উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেো প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর ইয়তোময়িযই খকোন মন্তবযোথৈ
কয়র িোকয়ল, তোহো খনোটশীয়টর উপর অনুথলথপ কয়র থনয়ত হয়ব।
 নথিস্থ কোগিপয়ত্রর ক্রথমক সং যো অনুসোয়র প্রথতটট থবষয়য়র িনয
খনোটসমূয়হর একটট মোত্র িোরোবোথহক অনুক্রম িোকয়ব।
 সকল খনোয়ট অনুয়চ্ছৈমূয়হ িোরোবোথহকিোয়ব সং যো থৈয়ত হয়ব।
 নথিস্থ খকোয়নো খনোটই আিো থৈয়য় লোগোয়নো যোয়ব নো।
 নথিস্থ খনোটগুয়লোর অবোন্দঞ্চত অংশ খকয়ট অনুস্বোক্ষর থৈয়ত হয়ব।
 সংথিে আয়ৈশ সংবথলত খনোয়টর থনয়ম্ন লোল কোথলয়ত িোথর নম্বর ও তোথর
উয়ে কয়র পত্রোংয়শর কত পৃষ্ঠোয় তোর অথফস কথপ রো ো হয়য়য়ছ তো খনোয়ট
থল য়ত হয়ব।
খনোয়ট খয সকল থবষয় অন্তেিুক্ত
িোকয়ব
• খয পয়ত্রর থবষয়য় কোয ে
ক্রম গৃহীত হয়চ্ছ খসটটর স্মোরক নং ও তোথর এবং খকোন ৈপ্তর
হয়ত প্রোপ্ত তো খনোয়টর শীয়ষ েপ্রিয়ম থল য়ত হয়ব।
• খনোয়টর প্রিম পযোরোয় থবয়বচয পত্রটট থক থবষয়ক তো এক বোয়কয খল ো খযয়ত পোয়র।
• খনোট খকোন পযোরো ৈীঘ েনো কয়র যতৈূর সম্ভব খছোট খছোট পযোরোয় খনোট থল য়ত হয়ব।
তয়ব প্রথতটট পযোরো Self
Contained হয়ত হয়ব।
• প্রথতটট থবষয়য়র গুরুত্ব ও িোপ অনুসোয়র থনম্নবথণ ে
ত থববরণ থবেোথরত উয়ে কয়র খনোট
প্রৈোন করয়ত হয়ব।
 সংথিে থবষয় সম্পথকেত তিযোথৈ ( সংথিে কোগিপত্র) ।
 থবষয়টট সম্পয়কে বযবস্থো গ্রহয়ণর িনয অনুসরণীয় থবথিবদ্ধ অিবো প্রিোগত পদ্ধথত।
 থবষয়টট প্রিোথবত কয়র এরুপ সকল থচটি অিবো থনয়ম কোনুন।
 এতৈসংয়গ অনয খকোন তিযোথৈ অিবো পথরসং যোন।
 থসদ্ধোন্ত গ্রহয়ণর থনথৈেে প্রসেসমূহ ও পূব েনন্দির।
 সুথনথৈেে প্রেোব।
• মন্ত্রণালয়/দপ্তবরর “ আনথ ি
ক ও প্রশাসনিক ক্ষমিা অপ ি
ণ” অিুযায়ী সংনিষ্ট
নেষয়টট থকাি পয ি
াবয় নিষ্পনিবযাগ্য িা থিাবট উবেখ করবি হবে।
খনোয়ট থসদ্ধোন্ত গ্রহণ প্রন্দক্রয়ো
 খনোট প্রৈোনকোয়ল খনোট যথৈ একোথিক পৃষ্ঠোয় হয় তো হয়ল খনোট প্রৈোনকোরী কম ে
কতেো প্রথত
পৃষ্ঠোয় অনুস্বোক্ষর কয়র খশষ পৃষ্ঠোয়
থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন। এর পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ক স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়শ
Mark করয়বন।
 উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর থনকট উক্ত খনোট খপশ করবোর পর থতথন একমত হয়ল খশষ পৃষ্ঠোয়
থনি ে
োথরত স্থোয়ন থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর
করয়বন এবং তোর স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব ে পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ত Mark করয়বন।
এছোড়োও পূব ে
বতী পৃষ্ঠোসমূয়হ অনুস্বোক্ষর
করয়বন।
 খপশক
ৃ ত বক্তবয /প্রেোব এর সোয়ি একমত নো হয়ল থতথন থনিস্ব বক্তবয/ থসদ্ধোন্ত থলথপবদ্ধ
কয়র থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন
এবং স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব েপরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ক Mark করয়বন।
 পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর থনকট খপশ করো হয়ল সংথিে উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেো একই থনয়য়ম
অনুসরণ করয়বন।
 চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত প্রৈোনকোরী কম ে
কতেো প্রেোয়বর সোয়ি একমত হয়ল থতথন স্বোক্ষর কয়র নথিটট
তোর পরবতী থনম্নপৈ কম ে
কতেোর
পৈনোম বোমথৈয়ক থচথিৃত কয়র নথি থনম্নগোমী করয়ব। থতথন থিন্নমত খপোষন কয়র অনযরূপ
থসদ্ধোন্ত থৈয়ল তো থলথপবদ্ধ কয়র নথি
থনম্নগোমী করয়বন।
 নথি থনম্নেয়র খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র সব ে
ত্রোই বোমপোয়ব েপ্রোপক কম ে
কতেোর পৈ নোম থচথিৃত করয়ত
হয়ব।
নথি খপশ কথরবোর সময় আবথশযকিোয়ব
করণীয় থবষয়োবলী
 সকল নথিয়ক নথিয়বোডে অিবো বন্ধনীয়ত রো য়ত হয়ব।
 নথির থবষয় ও সং যো নথি কিোয়র থল য়ত হয়ব অিবো আলোৈো থিয়প টোইপ কয়র
নথি কিোয়র আিো থৈয়য়
লোগোয়ত হয়ব ।
 পত্রোংয়শর সকল পৃষ্ঠোয়তই সুস্পেিোয়ব ও ক্রমোনুসোয়র পৃষ্ঠো সং যো থৈয়ত হয়ব।
 খকোন থবষয়য়র সোয়ি উপস্থোথপত সকল পূব ে
বতী কোগিপত্র কোলোনুক্রথমকিোয়ব
থবনযোস করয়ত হয়ব অিবো
সব ে
োয়পক্ষো পুরোতন কোগিপত্র নথির থনম্নয়ৈয়শ িোকয়ব।
 কিোয়রর থিতর হয়ল প্রোপ্ত পত্রোথৈ ও খনোটসমূহ পূব ে
বতী কোগিপয়ত্রর উপয়র
রো য়ত হয়ব।
 সড়ো িোকয়ল “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শীষ ে
ক থিপ থপনবদ্ধ কয়র কিোয়রর
থিতয়র পত্রোথৈ উপয়র রো য়ত
হয়ব।
 খকোন Reference Book উপস্থোপয়নর খক্ষয়ত্র যথৈ উহো নথি খবোডে বো নথির সমোন
আকোয়রর হয় তয়ব
তো থনম্নিোগ স্থোপন করয়ত হয়ব। আর যথৈ ক্ষ
ু দ্র আকোয়রর হয় তয়ব উপয়র
স্থোপন করয়ত হয়ব।
সড়ো প্রস্তুতকরণ
সড়ো বলয়ত এমন পয়ত্রর সড়োয়ক বুঝোয় যো িোথর
করবোর িনয উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপয়ক্ষর অনুয়মোৈন গ্রহয়ণর
প্রয়য়োিন হয়।
থনয়মোবলীোঃ
 খনোয়টর সোয়ি সড়ো খপশ করয়ত হয়। উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপক্ষ সড়ো
সংয়শোিন/ অনুয়মোৈন কয়র অনুস্বোক্ষর করয়বন।
 সড়োর বোকয সুস্পে ও সংথক্ষপ্ত হয়ব। সড়োয় শব্দ বো বোয়কযর
বোহ
ু লয ও পুনরুন্দক্ত পথরহোর করয়ত হয়ব।
 সড়োর প্রিম অনুয়চ্ছয়ৈ থবষয়বস্তু বথণ ে
ত হয়ব। সকল পৃিক
পৃিক অনুয়চ্ছয়ৈ ক্রথমক সং যো থৈয়ত হয়ব।
 সড়ো সংথক্ষপ্ত হয়ব অিচ সকল তিযোথৈ /অনুয়মোথৈত
আয়ৈশসমূহ অবশযই বথণ ে
ত হয়ব।
 সহি, প্রতযক্ষ ও খসৌহোৈেযপূণ ে শব্দোবলী বযবহোর করয়ত হয়ব।
 খয পয়ত্রর উির খৈয়ো হয়চ্ছ খসই পয়ত্রর অিবো সব ে
য়শষ
খযোগোয়যোগ পয়ত্রর সং যো ও তোথর সব ে
ৈোয় উয়ে করয়ত হয়ব।
 সড়োয়ত সৈযপ্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর নযোয় একইিোয়ব মোন্দিেয়ন
সড়ো প্রস্তুতকরণ(contd)
থনয়মোবলী(contd)
 সোিোরণ খক্ষয়ত্র পত্রসমূহ প্রথতষ্ঠোনপ্রিোয়নর থনকট খপ্ররণ করয়ত হয়ব। তয়ব
িরুথর খক্ষয়ত্র অিোঃেন কম ে
কতেোর থনকট খপ্ররণ করো যোয়ব। তয়ব খসয়ক্ষয়ত্র
সংথিে অথফস প্রিোয়নর থনকট অনুথলথপ পোিোয়ত হয়ব।
 সড়ো কোগয়ির উিয় পৃষ্ঠোয় থদ্বগুণ পথরসয়র ( Double Space) থলয় অিবো
টোইপ কয়র সড়ো প্রস্তুত করয়ত হয়ব। সংয়শোিন ও সংয়যোিয়নর িনয যয়িে
প্রশে মোন্দিেন রো য়ত হয়ব।
 সকল সড়োয়তই নথি সং যো উয়ে করয়ত হয়ব।
 সকল সড়োয়তই সংলথগ্ন সং যো থনয়ৈেশ করয়ত হয়ব।
 খয কম ে
কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্ররণ করো হয়ব তোর নোম, পথরথচথত নম্বর( যথৈ
িোয়ক), পৈনোম, খটথলয়ফোন নম্বর, ই-খমইল অবশযই সড়োয়ত উয়ে করয়ত
হয়ব।
 সড়োয় “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শব্দোবলী যুরক্ত থিপ সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
 যি ে
োি েঅগ্রোথিকোর থচিৃ অি ে
োৎ “িরুথর” , “অথবলয়ম্ব”, “ অগ্রোথিকোর”, “
সয়ব ে
োচ্চ অগ্রোথিকোর” ইতযোথৈ সংবথলত থিপ সড়োয়ত সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
সোর-সংয়ক্ষপ(Summary)
• সোিোরণত মহোমোনয রোষ্ট্রপথত, মোননীয় প্রিোনমন্ত্রী ও মথন্ত্রসিোর অনুয়মোৈয়নর িনয
সোর -সংয়ক্ষপ প্রস্তুত করো হয়।
সোর-সংয়ক্ষয়পর গুরুত্বপূণ েথবষয়বলীোঃ
 য ন খকোয়নো নথি রোষ্ট্রপথত , প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খপশ করো হয় ত ন এয়ত অপথরহোয ে
িোয়বই
একটট সংথক্ষপ্ত, অিচ স্বয়ংসম্পূণ েও সটিকিোয়ব বরোতসূত্রযুরক্ত সোর-সংয়ক্ষপ িোকয়ত হয়ব।
 যিোযিিোয়ব বরোতসূত্র সংবথলত এই সোর-সংয়ক্ষপ থবষয়টটর তিযোথৈ, খনোট ও পত্রোথৈ হয়ত খনয়ো
গুরুরত্বপূণ েঅংশ এবং তৎসহ থবয়বচয থবষয়সমূহ অন্তেিুক্ত িোকয়ব।
 এর খশষিোয়গ সুথনথৈেে সুপোথরশসমূহম সথন্নয়বথশত িোকয়ব।
 সোর-সংয়ক্ষপ সথচব ও ৈোথয়ত্বপ্রোপ্ত মন্ত্রী কতৃ েক স্বোক্ষথরত হয়ব যোয়ত রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রী তোাঁর
আয়ৈশোবথল সোর-সংয়ক্ষয়পর উপর থলথপবদ্ধ করয়ত পোয়রন।
 সোর-সংয়ক্ষয়প প্রথতটট অনুয়চ্ছয়ৈর িনয আলোৈো ক্রথমক নম্বর িোকয়ব।
 রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খয সোর-সংয়ক্ষপ খপশ করো হয়ব তো একোথিক পৃষ্ঠোর হয়ল সংথিে
সথচব/িোরপ্রোপ্ত সথচব প্রথতপৃষ্ঠোয় স্বোক্ষর করয়বন।
 সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর সময় একটট অনুথলথপ নথি পত্রোংয়শ সংযুরক্ত িোকয়ব।
 সোর-সংক্ষপটট অনুয়মোথৈত হয়ল অনুয়মোথৈত সোর-সংয়ক্ষপ খনোটশীয়ট সংযুক্ত করয়ত হয়ব এবং
খনোটশীয়ট ক্রথমক নম্বয়রর িোরোবোথহকতো অক্ষ
ূ ন্ন খরয় সোর-সংয়ক্ষয়পর ক্রথমক সমূহ লোল কোথলয়ত
খকয়ট নতুন ক্রথমক নম্বর থৈয়ত হয়ব।
সার-সংবক্ষপ থপ্ররণ পদ্ধনিিঃ
সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র “মহোমোনয রোষ্ট্রপথতর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” ও “
মোননীয় প্রিোনমন্ত্রীর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” থলথ ত ফোইল কিোর বযবিৃত হয়ব এবং
িনযবোৈ।

More Related Content

What's hot

বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪
বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪
বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪Sazzad Hossain, ITP, MBA, CSCA™
 
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptx
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptxLeenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptx
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptxJaafar47
 
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdf
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdfCAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdf
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdfSukeshDas4
 
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩ TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩ Sazzad Hossain, ITP, MBA, CSCA™
 
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...shanavas chithara
 
Çelik Yapı İmalat Kontrolü
Çelik Yapı İmalat KontrolüÇelik Yapı İmalat Kontrolü
Çelik Yapı İmalat KontrolüYusuf Yıldız
 
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ও
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ওদাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ও
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ওGovernment of the People's Republic of Bangladesh
 

What's hot (11)

বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪
বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪
বাজেট নির্দেশিকা ২০২৩-২০২৪
 
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptx
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptxLeenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptx
Leenjii Bulchiinsa Qabeenyaa 2015 Sirrii.pptx
 
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdf
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdfCAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdf
CAAB Assistant Engineer (Civil) 2022.pdf
 
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩ TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩
TDS Rules, 2023 উৎসে কর বিধিমালা, ২০২৩
 
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...
G.O(MS)NO.109/2008/SCSTDD dated 20.11.2008 caste status of children of parent...
 
Çelik Yapı İmalat Kontrolü
Çelik Yapı İmalat KontrolüÇelik Yapı İmalat Kontrolü
Çelik Yapı İmalat Kontrolü
 
Land law of bangladesh
Land law of bangladeshLand law of bangladesh
Land law of bangladesh
 
Land registration law of bangladesh
Land registration law of bangladeshLand registration law of bangladesh
Land registration law of bangladesh
 
Kerala Land Revenue Department -Pokkuvaravu earlier order- by T James Joseph ...
Kerala Land Revenue Department -Pokkuvaravu earlier order- by T James Joseph ...Kerala Land Revenue Department -Pokkuvaravu earlier order- by T James Joseph ...
Kerala Land Revenue Department -Pokkuvaravu earlier order- by T James Joseph ...
 
Kerala Land tribunals - Order to issue pattayam granted years ago - how ever...
Kerala Land tribunals - Order to issue pattayam granted years ago -  how ever...Kerala Land tribunals - Order to issue pattayam granted years ago -  how ever...
Kerala Land tribunals - Order to issue pattayam granted years ago - how ever...
 
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ও
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ওদাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ও
দাপ্তরিক কাজে ভদ্রতা, শিষ্টাচার, নৈতিকতা ও
 

More from Shimanta Easin

সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptx
সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptxসরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptx
সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptxShimanta Easin
 
medical waste meeting - Copy.ppt
medical waste meeting - Copy.pptmedical waste meeting - Copy.ppt
medical waste meeting - Copy.pptShimanta Easin
 
podayon nitimala 2022.pptx
podayon nitimala 2022.pptxpodayon nitimala 2022.pptx
podayon nitimala 2022.pptxShimanta Easin
 
jubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptjubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptShimanta Easin
 
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptxShimanta Easin
 
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...Shimanta Easin
 
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptx
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptxAn Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptx
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptxShimanta Easin
 
Manners at Office PLUS
Manners at Office PLUSManners at Office PLUS
Manners at Office PLUSShimanta Easin
 
14th dec- buddijibi dibosh.pptx
14th dec- buddijibi dibosh.pptx14th dec- buddijibi dibosh.pptx
14th dec- buddijibi dibosh.pptxShimanta Easin
 
hematopoiesis 1610.ppt
hematopoiesis 1610.ppthematopoiesis 1610.ppt
hematopoiesis 1610.pptShimanta Easin
 
food banner [Autosaved].pptx
food banner [Autosaved].pptxfood banner [Autosaved].pptx
food banner [Autosaved].pptxShimanta Easin
 
jubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptjubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptShimanta Easin
 
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptx
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptxchikitsha shubidha bidhimala 1974.pptx
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptxShimanta Easin
 

More from Shimanta Easin (20)

সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptx
সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptxসরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptx
সরকারী দাবী-government-demand-land-bd.pptx
 
gas act 2010.pptx
gas act 2010.pptxgas act 2010.pptx
gas act 2010.pptx
 
medical waste meeting - Copy.ppt
medical waste meeting - Copy.pptmedical waste meeting - Copy.ppt
medical waste meeting - Copy.ppt
 
podayon nitimala 2022.pptx
podayon nitimala 2022.pptxpodayon nitimala 2022.pptx
podayon nitimala 2022.pptx
 
jubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptjubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.ppt
 
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx
5.02 Whole-of-Government Approach (WGA).pptx
 
2.02 DCV.pptx
2.02 DCV.pptx2.02 DCV.pptx
2.02 DCV.pptx
 
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...
1.09 Potential Resources of Bangladesh, Special Emphasis on Tourism and Distr...
 
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptx
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptxAn Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptx
An Interactive Session on ‘Draft National Pension 2022'.pptx
 
Manners at Office PLUS
Manners at Office PLUSManners at Office PLUS
Manners at Office PLUS
 
fp.ppt
fp.pptfp.ppt
fp.ppt
 
14th dec- buddijibi dibosh.pptx
14th dec- buddijibi dibosh.pptx14th dec- buddijibi dibosh.pptx
14th dec- buddijibi dibosh.pptx
 
hematopoiesis 1610.ppt
hematopoiesis 1610.ppthematopoiesis 1610.ppt
hematopoiesis 1610.ppt
 
food banner [Autosaved].pptx
food banner [Autosaved].pptxfood banner [Autosaved].pptx
food banner [Autosaved].pptx
 
jubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.pptjubo unnoyon dibosh.ppt
jubo unnoyon dibosh.ppt
 
drro.ppt
drro.pptdrro.ppt
drro.ppt
 
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptx
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptxchikitsha shubidha bidhimala 1974.pptx
chikitsha shubidha bidhimala 1974.pptx
 
eid.pptx
eid.pptxeid.pptx
eid.pptx
 
budget 2022-23.pptx
budget 2022-23.pptxbudget 2022-23.pptx
budget 2022-23.pptx
 
dc.ppt
dc.pptdc.ppt
dc.ppt
 

নথি (1).ppt

  • 1. নথি খ োলোর থনয়মোবলী , দৈনন্দিন ডোক গ্রহণ, থবতরণ ও ডোয়য়রীকরণ এবং খরফোয়রন্স নম্বর এর ইনয়ডক্স নম্বরকরণ। খনোট থল ন বরোতসূত্র থনয়ৈেশ ও সূচীকরণ নথি উপস্থোপন ও গথতথবথি রক্ষণোয়বক্ষণ পদ্ধথত। খমোোঃ ন্দিয়োউল হক উপপথরচোলক (উপসথচব) আঞ্চথলক খলোক-প্রশোসন প্রথশক্ষণ খকন্দ্র, রোিশোহী।
  • 2.
  • 3.
  • 4. cÖvß cÎvw` Wv‡qwif~³ KiY গৃহীত থবথিন্ন প্রকোর পত্রোথৈর থববরণ সংবথলত কোলোনুক্রথমক সোিোরণ থনবন্ধন বথহয়ত প্রশোসথনক কম ে কতেো ডোয়য়থরিুক্ত করয়বন। bgybv ‡µvocÎ-1 ** প্রথতটট প্রোপ্ত পয়ত্রর উপর ডোয়য়থর নম্বর থলথপবদ্ধ করয়বন।
  • 5. থনম্নবথণ ে ত পত্রোথৈ ডোয়য়থরিু ক্ত হয়ব নো। (১) ভ্রমণসূথচর অনুথলথপসমূহ। (২) থবথবি রুটটন পথরপত্রসমূহ যিোোঃ অথফস সময়সূথচ, খটথলয়ফোন তোথলকো, কম ে কতেোগয়ণর টিকোনোসমূয়হর পথরবতেন, ছ ু টটর থবজ্ঞথপ্ত ইতযোথৈ। (৩) ফযোক্স ও ই-খমইল এর ডোক কথপসমূহ এবং রুটটন বোিোাঁ প্রোথপ্তস্বীকোর পত্রসমূহ। (৪) শুিু তিয ও িনয সংবোৈপয়ত্রর কোটটংসমূহ। (৫) স্বোক্ষরথবহীন অিবো খবনোথম থচটিপত্র, ৈর োয়ের অথগ্রম অনুথলথপসমূহ যোহো সম্পয়কে উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোর খকোয়নো থনয়ৈেশ থলথপবদ্ধ নো কথরবোর কোরয়ণ খকোয়নো বযবস্থো গৃথহতবয নয়হ। (৬) খকোয়নো বযন্দক্ত বো বযন্দক্তবয়গ ে র থনকট হয়ত প্রোপ্ত একই িরয়নর ৈর োেসমূহ। (৭) দনথমথিক ছ ু টটর ৈর োে। (৮) খেশোনোথর দ্রবয এবং থবথবি বযবস্থো গৃহীতবয নয়হ এই িরয়নর
  • 6.
  • 7. পত্র নিষ্পনির সময়সীমা প্রশোসথনক কম ে কতেো - ২৪ ঘন্টো (০১) থৈন শো ো কম ে কতেো - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন অথিশো ো প্রিোন - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন * থনথৈেে সময়য় বযি েহয়ল উর্ধ্ ে তন কতৃ েপক্ষয়ক অবথহত এবং থনয়ৈেশনো গ্রহণ করয়ত হয়ব। খনোয়ট থবলয়ম্বর কোরণ থল য়ত হয়ব।
  • 8. প্রোথপ্তস্বীকোর সকল বযন্দক্ত বো পক্ষ প্রোথপ্তস্বীকোর পোওয়োর অথিকোরী।  সয়ে সয়েই প্রোথপ্তস্বীকোর পত্র থৈয়ত হয়ব।  থসটটয়িনস চোটেোর অনুযোয়ী থনথৈেে সময়য়র ময়িয চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত খপ্ররণ করয়ত হয়ব। bgybv ‡µvocÎ-2
  • 9. নতুন নথি খ োলো করণীয়োঃ • থবষয়বস্তুর যিোযি থববরণ সূচক একটট থশয়রোনোম থৈয়ত হয়ব। • প্রথতটট নথিয়ত একটট নথি সং যো প্রৈোন করয়ত হয়ব। নথির সিোর পৃষ্ঠোর থনি ে োথরত ফোাঁকো স্থোয়ন থল য়ত হয়ব। • “ নথি থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব। • “ চলথত নথির থবেোথরত সূচীপয়ত্রর থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব। • প্রথতটট পত্র ও সংলগ্নীসমূয়হর শীষ ে য়ৈয়শর ডোন পোয়ব েখপন্দন্সল অিবো কলম থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব। কথি থথালা যাবে সৈয প্রোপ্ত পত্রোথৈ উপস্থোপয়নর িনয (খয খকোন পূব ে বতী খকোন নথি নোই) উদ্ধেতন কতৃ েপয়ক্ষর থনয়ৈেয়শ
  • 12. িনথ িম্বর প্রদাি পদ্ধনি ১। অথফয়সর নোয়মর সংথক্ষপ্ত রূপ। ২। শো োর সংথক্ষপ্ত নোম। ৩। ইথেত শব্দ (থশয়রোনোম হয়তো থবয়শষ তোৎপয ে পূণ েশব্দটট ইথেত শব্দ থহয়সয়ব গ্রগণ করো হয়)। ৪। সূচী সং যো (Index Number) Index Number ১। প্রথতটট শো োয় থবষয়থিথিক বহ ু নথি খ োলোর প্রয়য়োিন হয়। নথি সমূহ ইথেত শয়ব্দর বণ ে নো ক্রথমকিোয়ব গররুপ থিথিক সোিোয়ত হয়ব। এই গররুয়পর আওতোিীন শব্দ সমূয়হর পোি ে কয খবোঝোয়নোর িনয প্রয়তযক বয়ণ ে র পর থনম্নথলথ ত িোয়ব সং যো যুক্ত করো খযয়ত পোয়র। উৈোহরণোঃ অ-১  অথগ্রম আ-১ আইন অ-২  অি ে আ-২ আবোসন অ-৩  অবসর আ-৩ আনুয়তোথষক অ-৪  অথিয়যোগ আ-৪ আত্মীকরণ ২। সোিোরণত প্রথত শো োর আওতোয় বহ ু সং যক থবষয় িোয়ক। থনম্নবথণ ে তিোয়ব এ থবষয়গুয়লোয়ক ক্রথমক সং যোর দ্বোরো কোলোনুক্রথমক ও িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়নো খযয়ত পোয়র। অ-১.১ (সন.......)  প্রিম খেণীর কম ে কতেোয়ৈর অথগ্রম। অ-১.২ (সন.......)  থদ্বতীয় খেণীর কম ে কতেোয়ৈর অথগ্রম। অ-১.৩ (সন.......)  তৃতীয় খেণীর কম ে কতেোয়ৈর অথগ্রম। অ-১.৪ (সন.......)  চতুি েখেণীর কম ে কতেোয়ৈর অথগ্রম।
  • 13. সূচীকরণ সূচী সং যোর বোথষ ে ক থসথরয়ি নথি সং যোর আনুক্রথমক িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়ত হয়ব। সং যো  নতুন পুন্দিকো বয়ষ ে র শুরুয়ত পূব ে বতী বৎসয়রর অথনষ্পন্ন নথি সমূয়হ নতুন সং যো প্রৈোন করয়ত হয়ব।  নথি সং যো আনুক্রথমক পথরবতেন হয়লও সূচী সং যো অপথরবথতেত িোকয়ব।
  • 14. নিজিটাল িনথর িম্বর  খকোড িোকয়ব - ০৭ টট।  ফ ু লেপ(.) িোকয়ব - ০৭ টট।  থডন্দিট িোকয়ব - ১৮ টট। থডন্দিটোল নথি নম্বরোঃ mwPevjq †KvW (gš¿Yvjq/ wefvM) mshy³ `ßi/ Awa`ßi/cwi`ßi ¯^vqËkvwmZ ms¯’v/ wefvMxq Kvh©vjq/ অনযোনয Awa‡ÿÎ wRIMÖvwdK †KvW (wRI) ‡KvW kvLv/AašÍb cÖwZôvb †KvW weqwfwËK খেণীথবনযোস †KvW bw_i µwgK সং যো †KvW bw_ †Lvjvi mb †KvW 00. 00. 0000. 000. 00. 000. 00.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 20. থবয়শষিোয়ব গুরুত্বপূণ ে  নথি খ োলোর সয়নর ৈুই থডন্দিয়টর পর ফ ু লেপ (.) থৈয়য় থচটির িোরী নম্বর থৈয়ত হয়ব।  িোরী নম্বর থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর অংশ নয়হ।  থডন্দিটোল নথি নম্বর ১৮ থডন্দিয়টর ময়িযই সীমোবদ্ধ িোকয়ব।  থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর খকোন ঘর খকোন ৈপ্তয়রর িনয প্রয়যোিয নো হয়ল প্রয়য়োিনীয় সং যক শূনয থৈয়য় পূরণ করয়ত হয়ব। খকোন অবস্থোয়নয়কই বোৈ খৈয়ো যোয়ব নো।  একটট টোইপ করো খকোড তোথলকো সহয়ি খৈ োর িনয নথি থনবন্ধন বথহর সোয়ি সব ে ৈোয় হোল নোগোৈ অবস্থোয় সংযুক্ত রো য়ত হয়ব।
  • 21. বরোতসূত্র থনয়ৈেশ (Reference Indicator)  সকল পূব ে তন কোগিপত্র , থনয়মকোনুন, থবথিথবিোন ইতযোথৈ যোহো সৈযপ্রোপ্ত পত্রোথৈয়ত খনোট সমূয়হ বরোতসূয়ত্র কোয ে কয়র খসগুয়লোয়ক খপন্দন্সল থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব।  প্রয়য়োিনীয় স্থোয়ন “পতোকো” লোগোয়ত হয়ব।  থবয়বচয কোগিপত্র অিবো সংথিে অিবো খনোয়টর মোন্দিেয়ন খপন্দন্সল দ্বোরো বরোতসূত্র থল য়ত হয়ব। উৈোহরণোঃ খনোয়টর থিতয়র বরোতসূত্র থহয়সয়ব খপন্দন্সল দ্বোরো(*) খৈওয়ো িোকয়ল খনোয়টর মোন্দিেয়ন (*) থৈয়য় পত্র পৃষ্ঠো খল ো খযয়ত পোয়র।
  • 22. ‡µvocÎ-7 নথি থফথরয়ো আথসবোর পর প্রশোসথনক কম ে কতেো খরন্দিেোয়রর িূন্দক্তসমূহ খপন্দন্সল দ্বোরো খকয়ট অনুস্বোক্ষর ও তোথর প্রৈোন করয়বন।
  • 23. িনথ উপস্থাপি কম ে কতেো ও কম ে চোরীগণ শো ো/অথিশো োর কম্পম্পউটোয়র তোয়ৈর স্ব-স্ব নোয়ম নথি ুয়ল নথির খনোট সীট ও থচটিপত্র ইতযোথৈ টোইপ করয়বন।  খয কম ে কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্রথরত তোর বযন্দক্তগত কম ে কতেো/ সোটাঁ মুদ্রোক্ষথরক কোম-কম্পম্পউটোর অপোয়রটর খপ্ররয়ণর িনয অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র প্রস্তুত করয়বন। পনরচ্ছন্ন পত্র  পত্র শীয়ষ ে(Letter Head) অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র দতথর করয়ত হয়ব।  পত্র খপ্ররণকোরীর নোম, পথরথচথত নম্বর (যথৈ িোয়ক), পৈনোম ও খটথলয়ফোন নম্বর, যিোযি স্থোয়ন উয়ে করয়ত হয়ব।  পথরচ্ছন্ন পয়ত্র Fluid বযবহোর করো যোয়ব নো।  প্রথতথলথপ / ফয়টোকথপ করো হয়ল এগুয়লো পথরস্কোর, ৈোগমুক্ত, থন ুাঁত ও স্পে হয়ত হয়ব।  মূল পয়ত্রর িনয খয িরয়নর কোগি বযবহোর করো হয়, সংলথগ্নর িনয ও খস িরয়নর কগি বযবহোর করয়ত হয়ব।  থশয়রোনোয়ম পত্র সং যো ........ তোথর .......... এবং সংলথগ্ন িোকয়ল থনয়ম্ন তোর সং যো থল য়ত হয়ব।  নথির খনোট থসট থচটি পত্র ইতযোথৈ কম্পম্পউটোয়র টোইয়পর সময় খনোটংশ ও থচটি পয়ত্রর থনম্ন িোয়গ (Footer) এ ফোইল নোম এবং পোি থলয় য়ত হয়ব।  খপ্রথরতবয প্রথতটট পয়ত্র প্রশোসথনক কম ে কতেো/সোটাঁমুদ্রোক্ষথরক অনুয়মোথৈত ড়সোর সোয়ি সতকেতোর থমথলয়য় খৈ য়বন এবং থনয়চ অনুস্বোক্ষর করয়বন।  এরপর অনুয়মোথৈত সড়োসহ পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর িনয সংথিে কম ে কতেোর থনকট উপস্থোপন করয়বন।  পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর পর “পত্রিোরী থনবন্ধন” বথহয়ত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব এবং পয়ত্র িোরী সং যো ও তোথরয় থৈয়য় থনবন্ধন বথহয়ত খনোট কয়র রো য়ত হয়ব।
  • 25. খনোট থল ন  ১/৫ অংশ মোন্দিেন খরয় ফ ূ লয়স্কল আকোয়রর খনোটশীয়টর উপর প্রথতটট খনোট কোথলয়ত অিবো কম্পম্পউটোয়র টোইয়প থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব।  সকলো খনোটশীয়টর একয়ত্র সংযুক্ত হয়ব।  খকোন থবষয় খপশ করবোর সময় উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোগয়ণর খনোট থল য়নর িনয যয়িে অথলথ ত সোৈো খনোটশীট সংযুক্ত করয়ত হয়ব।  প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর খকোন খনোট খল ো যোয়ব নো।  উর্ধ্ ে তন কম ে কতেো প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর ইয়তোময়িযই খকোন মন্তবযোথৈ কয়র িোকয়ল, তোহো খনোটশীয়টর উপর অনুথলথপ কয়র থনয়ত হয়ব।  নথিস্থ কোগিপয়ত্রর ক্রথমক সং যো অনুসোয়র প্রথতটট থবষয়য়র িনয খনোটসমূয়হর একটট মোত্র িোরোবোথহক অনুক্রম িোকয়ব।  সকল খনোয়ট অনুয়চ্ছৈমূয়হ িোরোবোথহকিোয়ব সং যো থৈয়ত হয়ব।  নথিস্থ খকোয়নো খনোটই আিো থৈয়য় লোগোয়নো যোয়ব নো।  নথিস্থ খনোটগুয়লোর অবোন্দঞ্চত অংশ খকয়ট অনুস্বোক্ষর থৈয়ত হয়ব।  সংথিে আয়ৈশ সংবথলত খনোয়টর থনয়ম্ন লোল কোথলয়ত িোথর নম্বর ও তোথর উয়ে কয়র পত্রোংয়শর কত পৃষ্ঠোয় তোর অথফস কথপ রো ো হয়য়য়ছ তো খনোয়ট থল য়ত হয়ব।
  • 26. খনোয়ট খয সকল থবষয় অন্তেিুক্ত িোকয়ব • খয পয়ত্রর থবষয়য় কোয ে ক্রম গৃহীত হয়চ্ছ খসটটর স্মোরক নং ও তোথর এবং খকোন ৈপ্তর হয়ত প্রোপ্ত তো খনোয়টর শীয়ষ েপ্রিয়ম থল য়ত হয়ব। • খনোয়টর প্রিম পযোরোয় থবয়বচয পত্রটট থক থবষয়ক তো এক বোয়কয খল ো খযয়ত পোয়র। • খনোট খকোন পযোরো ৈীঘ েনো কয়র যতৈূর সম্ভব খছোট খছোট পযোরোয় খনোট থল য়ত হয়ব। তয়ব প্রথতটট পযোরো Self Contained হয়ত হয়ব। • প্রথতটট থবষয়য়র গুরুত্ব ও িোপ অনুসোয়র থনম্নবথণ ে ত থববরণ থবেোথরত উয়ে কয়র খনোট প্রৈোন করয়ত হয়ব।  সংথিে থবষয় সম্পথকেত তিযোথৈ ( সংথিে কোগিপত্র) ।  থবষয়টট সম্পয়কে বযবস্থো গ্রহয়ণর িনয অনুসরণীয় থবথিবদ্ধ অিবো প্রিোগত পদ্ধথত।  থবষয়টট প্রিোথবত কয়র এরুপ সকল থচটি অিবো থনয়ম কোনুন।  এতৈসংয়গ অনয খকোন তিযোথৈ অিবো পথরসং যোন।  থসদ্ধোন্ত গ্রহয়ণর থনথৈেে প্রসেসমূহ ও পূব েনন্দির।  সুথনথৈেে প্রেোব। • মন্ত্রণালয়/দপ্তবরর “ আনথ ি ক ও প্রশাসনিক ক্ষমিা অপ ি ণ” অিুযায়ী সংনিষ্ট নেষয়টট থকাি পয ি াবয় নিষ্পনিবযাগ্য িা থিাবট উবেখ করবি হবে।
  • 27. খনোয়ট থসদ্ধোন্ত গ্রহণ প্রন্দক্রয়ো  খনোট প্রৈোনকোয়ল খনোট যথৈ একোথিক পৃষ্ঠোয় হয় তো হয়ল খনোট প্রৈোনকোরী কম ে কতেো প্রথত পৃষ্ঠোয় অনুস্বোক্ষর কয়র খশষ পৃষ্ঠোয় থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন। এর পরবতী উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোয়ক স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়শ Mark করয়বন।  উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোর থনকট উক্ত খনোট খপশ করবোর পর থতথন একমত হয়ল খশষ পৃষ্ঠোয় থনি ে োথরত স্থোয়ন থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন এবং তোর স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব ে পরবতী উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোয়ত Mark করয়বন। এছোড়োও পূব ে বতী পৃষ্ঠোসমূয়হ অনুস্বোক্ষর করয়বন।  খপশক ৃ ত বক্তবয /প্রেোব এর সোয়ি একমত নো হয়ল থতথন থনিস্ব বক্তবয/ থসদ্ধোন্ত থলথপবদ্ধ কয়র থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন এবং স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব েপরবতী উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোয়ক Mark করয়বন।  পরবতী উর্ধ্ ে তন কম ে কতেোর থনকট খপশ করো হয়ল সংথিে উর্ধ্ ে তন কম ে কতেো একই থনয়য়ম অনুসরণ করয়বন।  চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত প্রৈোনকোরী কম ে কতেো প্রেোয়বর সোয়ি একমত হয়ল থতথন স্বোক্ষর কয়র নথিটট তোর পরবতী থনম্নপৈ কম ে কতেোর পৈনোম বোমথৈয়ক থচথিৃত কয়র নথি থনম্নগোমী করয়ব। থতথন থিন্নমত খপোষন কয়র অনযরূপ থসদ্ধোন্ত থৈয়ল তো থলথপবদ্ধ কয়র নথি থনম্নগোমী করয়বন।  নথি থনম্নেয়র খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র সব ে ত্রোই বোমপোয়ব েপ্রোপক কম ে কতেোর পৈ নোম থচথিৃত করয়ত হয়ব।
  • 28. নথি খপশ কথরবোর সময় আবথশযকিোয়ব করণীয় থবষয়োবলী  সকল নথিয়ক নথিয়বোডে অিবো বন্ধনীয়ত রো য়ত হয়ব।  নথির থবষয় ও সং যো নথি কিোয়র থল য়ত হয়ব অিবো আলোৈো থিয়প টোইপ কয়র নথি কিোয়র আিো থৈয়য় লোগোয়ত হয়ব ।  পত্রোংয়শর সকল পৃষ্ঠোয়তই সুস্পেিোয়ব ও ক্রমোনুসোয়র পৃষ্ঠো সং যো থৈয়ত হয়ব।  খকোন থবষয়য়র সোয়ি উপস্থোথপত সকল পূব ে বতী কোগিপত্র কোলোনুক্রথমকিোয়ব থবনযোস করয়ত হয়ব অিবো সব ে োয়পক্ষো পুরোতন কোগিপত্র নথির থনম্নয়ৈয়শ িোকয়ব।  কিোয়রর থিতর হয়ল প্রোপ্ত পত্রোথৈ ও খনোটসমূহ পূব ে বতী কোগিপয়ত্রর উপয়র রো য়ত হয়ব।  সড়ো িোকয়ল “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শীষ ে ক থিপ থপনবদ্ধ কয়র কিোয়রর থিতয়র পত্রোথৈ উপয়র রো য়ত হয়ব।  খকোন Reference Book উপস্থোপয়নর খক্ষয়ত্র যথৈ উহো নথি খবোডে বো নথির সমোন আকোয়রর হয় তয়ব তো থনম্নিোগ স্থোপন করয়ত হয়ব। আর যথৈ ক্ষ ু দ্র আকোয়রর হয় তয়ব উপয়র স্থোপন করয়ত হয়ব।
  • 29. সড়ো প্রস্তুতকরণ সড়ো বলয়ত এমন পয়ত্রর সড়োয়ক বুঝোয় যো িোথর করবোর িনয উর্ধ্ ে তন কতৃ েপয়ক্ষর অনুয়মোৈন গ্রহয়ণর প্রয়য়োিন হয়। থনয়মোবলীোঃ  খনোয়টর সোয়ি সড়ো খপশ করয়ত হয়। উর্ধ্ ে তন কতৃ েপক্ষ সড়ো সংয়শোিন/ অনুয়মোৈন কয়র অনুস্বোক্ষর করয়বন।  সড়োর বোকয সুস্পে ও সংথক্ষপ্ত হয়ব। সড়োয় শব্দ বো বোয়কযর বোহ ু লয ও পুনরুন্দক্ত পথরহোর করয়ত হয়ব।  সড়োর প্রিম অনুয়চ্ছয়ৈ থবষয়বস্তু বথণ ে ত হয়ব। সকল পৃিক পৃিক অনুয়চ্ছয়ৈ ক্রথমক সং যো থৈয়ত হয়ব।  সড়ো সংথক্ষপ্ত হয়ব অিচ সকল তিযোথৈ /অনুয়মোথৈত আয়ৈশসমূহ অবশযই বথণ ে ত হয়ব।  সহি, প্রতযক্ষ ও খসৌহোৈেযপূণ ে শব্দোবলী বযবহোর করয়ত হয়ব।  খয পয়ত্রর উির খৈয়ো হয়চ্ছ খসই পয়ত্রর অিবো সব ে য়শষ খযোগোয়যোগ পয়ত্রর সং যো ও তোথর সব ে ৈোয় উয়ে করয়ত হয়ব।  সড়োয়ত সৈযপ্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর নযোয় একইিোয়ব মোন্দিেয়ন
  • 30. সড়ো প্রস্তুতকরণ(contd) থনয়মোবলী(contd)  সোিোরণ খক্ষয়ত্র পত্রসমূহ প্রথতষ্ঠোনপ্রিোয়নর থনকট খপ্ররণ করয়ত হয়ব। তয়ব িরুথর খক্ষয়ত্র অিোঃেন কম ে কতেোর থনকট খপ্ররণ করো যোয়ব। তয়ব খসয়ক্ষয়ত্র সংথিে অথফস প্রিোয়নর থনকট অনুথলথপ পোিোয়ত হয়ব।  সড়ো কোগয়ির উিয় পৃষ্ঠোয় থদ্বগুণ পথরসয়র ( Double Space) থলয় অিবো টোইপ কয়র সড়ো প্রস্তুত করয়ত হয়ব। সংয়শোিন ও সংয়যোিয়নর িনয যয়িে প্রশে মোন্দিেন রো য়ত হয়ব।  সকল সড়োয়তই নথি সং যো উয়ে করয়ত হয়ব।  সকল সড়োয়তই সংলথগ্ন সং যো থনয়ৈেশ করয়ত হয়ব।  খয কম ে কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্ররণ করো হয়ব তোর নোম, পথরথচথত নম্বর( যথৈ িোয়ক), পৈনোম, খটথলয়ফোন নম্বর, ই-খমইল অবশযই সড়োয়ত উয়ে করয়ত হয়ব।  সড়োয় “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শব্দোবলী যুরক্ত থিপ সংযুক্ত করয়ত হয়ব।  যি ে োি েঅগ্রোথিকোর থচিৃ অি ে োৎ “িরুথর” , “অথবলয়ম্ব”, “ অগ্রোথিকোর”, “ সয়ব ে োচ্চ অগ্রোথিকোর” ইতযোথৈ সংবথলত থিপ সড়োয়ত সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
  • 31. সোর-সংয়ক্ষপ(Summary) • সোিোরণত মহোমোনয রোষ্ট্রপথত, মোননীয় প্রিোনমন্ত্রী ও মথন্ত্রসিোর অনুয়মোৈয়নর িনয সোর -সংয়ক্ষপ প্রস্তুত করো হয়। সোর-সংয়ক্ষয়পর গুরুত্বপূণ েথবষয়বলীোঃ  য ন খকোয়নো নথি রোষ্ট্রপথত , প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খপশ করো হয় ত ন এয়ত অপথরহোয ে িোয়বই একটট সংথক্ষপ্ত, অিচ স্বয়ংসম্পূণ েও সটিকিোয়ব বরোতসূত্রযুরক্ত সোর-সংয়ক্ষপ িোকয়ত হয়ব।  যিোযিিোয়ব বরোতসূত্র সংবথলত এই সোর-সংয়ক্ষপ থবষয়টটর তিযোথৈ, খনোট ও পত্রোথৈ হয়ত খনয়ো গুরুরত্বপূণ েঅংশ এবং তৎসহ থবয়বচয থবষয়সমূহ অন্তেিুক্ত িোকয়ব।  এর খশষিোয়গ সুথনথৈেে সুপোথরশসমূহম সথন্নয়বথশত িোকয়ব।  সোর-সংয়ক্ষপ সথচব ও ৈোথয়ত্বপ্রোপ্ত মন্ত্রী কতৃ েক স্বোক্ষথরত হয়ব যোয়ত রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রী তোাঁর আয়ৈশোবথল সোর-সংয়ক্ষয়পর উপর থলথপবদ্ধ করয়ত পোয়রন।  সোর-সংয়ক্ষয়প প্রথতটট অনুয়চ্ছয়ৈর িনয আলোৈো ক্রথমক নম্বর িোকয়ব।  রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খয সোর-সংয়ক্ষপ খপশ করো হয়ব তো একোথিক পৃষ্ঠোর হয়ল সংথিে সথচব/িোরপ্রোপ্ত সথচব প্রথতপৃষ্ঠোয় স্বোক্ষর করয়বন।  সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর সময় একটট অনুথলথপ নথি পত্রোংয়শ সংযুরক্ত িোকয়ব।  সোর-সংক্ষপটট অনুয়মোথৈত হয়ল অনুয়মোথৈত সোর-সংয়ক্ষপ খনোটশীয়ট সংযুক্ত করয়ত হয়ব এবং খনোটশীয়ট ক্রথমক নম্বয়রর িোরোবোথহকতো অক্ষ ূ ন্ন খরয় সোর-সংয়ক্ষয়পর ক্রথমক সমূহ লোল কোথলয়ত খকয়ট নতুন ক্রথমক নম্বর থৈয়ত হয়ব। সার-সংবক্ষপ থপ্ররণ পদ্ধনিিঃ সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র “মহোমোনয রোষ্ট্রপথতর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” ও “ মোননীয় প্রিোনমন্ত্রীর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” থলথ ত ফোইল কিোর বযবিৃত হয়ব এবং