OfficeCentral User Manual (Bahasa Indonesia): Human Resources Management (HRD) Info lebih lanjut silahkan berkunjung http://www.officecentral.co.id

1. OfficeCentral HRD
Panduan Penggunaan OfficeCentral
© 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517)
PT SOLUSI AWANI ASIA

2. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 1
CONTENTS
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT (HRD)..............................................................................................................2
1. SUB MENU KARYAWAN..............................................................................................................................2
CARA MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU............................................................................................2
2. SUB MENU CUTI .........................................................................................................................................4
CARA MODIFIKASI DATA..................................................................................................................................6
PENGATURAN HAK CUTI..................................................................................................................................6
CARA MENGKONFIGURASI HAK CUTI..............................................................................................................6
CARA MEMPROSES HAK CUTI..........................................................................................................................7
DAFTAR LIST PERMOHONAN CUTI ..................................................................................................................8
CARA MENGAKSES...........................................................................................................................................8
HAK CUTI USER ADMIN....................................................................................................................................9
CARA MENGAKSES...........................................................................................................................................9
MENYETUJUI PERMOHONAN CUTI..................................................................................................................9
MEMBUAT PERMOHONAN CUTI SENDIRI .....................................................................................................10
3. SUB MENU ABSENSI .................................................................................................................................10
INFORMASI KEHADIRAN KARYAWAN............................................................................................................10
LANGKAH-LANGKAH......................................................................................................................................10
4. SUB MENU PERGERAKAN.........................................................................................................................10
CARA MENGAKSES.........................................................................................................................................11
PERGERAKAN ADMIN ....................................................................................................................................11
CARA MENGAKSES.........................................................................................................................................11
5. SUB MENU TRAINING...............................................................................................................................12
MEMBUAT TRAINING ....................................................................................................................................12

3. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 2
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT (HRD)
Dalam OfficeCentral pada modul Human Resources Department (HRD) terdiri dari beberapa tools berikut:
1. SUB MENU KARYAWAN
Dengan memasukkan data karyawan anda ke sistem OfficeCentral, semua data-data penting yang disimpan di
dalam sistem akan mempermudah anda untuk mengaksesnya di kemudian hari. Ini akan menghemat waktu anda
karena semua data dapat ditemukan secara digital dan anda tidak perlu membuka file fisik.
CARA MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU
1. Pilih sub menu “Karyawan”,
2. Kemudian klik pada tombol “Tambah”.
3. Atau klik “Data Karyawan”, maka anda dapat melihat daftar karyawan saat ini yang tersedia di
perusahaan anda. Lalu klik tombol “Tambah”, maka akan sama yaitu menuju halaman entry data
karyawan baru.
HRD
Manajemen
Karyawan
Manajemen
Perijinan
Cuti
Manajemen
Kehadiran/
Absensi
Manajemen
Aktifitas
Pergerakan
Manajemen
Kursus
Pelatihan

4. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 3
Picture 5.1: Menambah Data Karyawan Baru
4. Isi semua kolom yang ada.
Contoh :
Name : Saepul Anwar Moch Jasura
Staff number : 002
Identification number : 860713-01-5260
Picture 5.2: Input data Informasi Karyawan
5. Setelah selesai klik “Simpan”
6. Lalu pergi ke “Informasi Lebih” di sisi kiri
bawah halaman. Hal ini untuk
menambahkan informasi lain dari
karyawan baru dan untuk mempermudah
CEO atau personil lain untuk
menghubunginya.
Picture 5.3: Menambah Informasi Karyawan

5. 7. Kemudian kamu akan melihat kotak dialog seperti ini. Klik “Tambah Baru” untuk menambah informasi
karyawan.
Picture 5.4: Tambahan Informasi Karyawan
8. Isi informasi yang diperlukan pada halaman tersebut.
Contoh:
Staff : Saepul Anwar
Name : Muhamad Abd (Kontak
yang bisa dihubungi)
Description : Paman dari Orang Tua
Laki-laki.
Phone : 03-22829377
MobilePhone : 012-3785463
Email : abc@yahoo.com
Address : No.656, TKP 10, TAMAN
KANTAN PERMAI, 45200,
SERANG, BANTEN.
Picture 5.5: Informasi Tambahan Karyawan
9. Setelah selesai klik “Simpan”.
2. SUB MENU CUTI
Dalam modul ini, anda dapat mengelola informasi perijinan cuti karyawan termasuk cuti tahunan dll. Sistem OfficeCentral
memungkinkan karyawan untuk mengajukan permohonan cuti dan supervisor dapat menyetujuinya secara online.
OfficeCentral dapat mencatat jumlah perijinan yang disetujui dan tidak memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti
lebih dari batas yang ditentukan.
Disini anda akan melihat berbagai jenis cuti yang tersedia di perusahaan sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan
yang telah disetujui oleh Pemerintah.
1. Untuk mengakses modul ini, silahkan pergi ke Modul “HRD”, lalu pilih "Permohonan Cuti", lalu pilih "Jenis
Cuti"

6. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 5
2. Dalam OfficeCentral anda akan melihat berbagai jenis cuti yang tersedia sesuai dengan Undang-Undang
Ketenagakerjaan yang telah disetujui oleh Pemerintah.
3. Jika Anda ingin menambahkan cuti jenis lain, klik "Tambah Baru" untuk menambahkan jenis cuti.
Picture 5.9: Menambah Jenis Cuti Baru
4. Masukkan informasi yang diperlukan.
Picture 5.10: Untuk menambahkan jenis cuti
yang baru.
5. Example:
Name : Cuti Kecelakaan
Minimum days to apply: -3
Leave allocation : Kondisional
Setting : Allow probation
Leave type parent : None
6. “Minimal Hari Pengajuan” adalah di mana karyawan perlu mengajukan permohonan untuk cuti dalam kurun
waktu yang ditetapkan oleh perusahaan. Jika 3, itu berarti bahwa staf yang diperlukan untuk mengajukan cuti
paling lambat 3 hari sebelum tanggal cuti. Jika -3 (angka negatif), itu berarti bahwa staf yang diperlukan untuk
mengajukan cuti paling lambat 3 hari setelah tanggal cuti.
7. Setelah selesai, "Simpan".
8. Informasi Tambahan:
Pengalokasian Cuti : Jika memilih “Annual Leave”, itu berarti bahwa karyawan mendapatkan cuti keseluruhan
pada awal tahun.
Allow Probation?: Centang "√" dalam kotak jika Anda mengizinkan karyawan yang dalam masa percobaan
dapat mengajukan cuti ini.
Leave Type Parent: Jika saldo cuti tergantung pada cuti yang lain, silahkan pilih kemana cuti menginduk.

7. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 6
CARA MODIFIKASI DATA
Anda dapat mengubah informasi dari data yang dipilih dengan mengklik "Edit" di sebelah kanan. Anda juga dapat
menghapus data yang tidak terpakai dengan mengklik "Hapus" di sebelah kanan data yang ingin anda hapus. Hanya data
yang tidak terpakai saja yang bisa dihapus dan harap ingat bahwa data yang dihapus tidak dapat dipulihkan. Oleh karena
itu, pastikan bahwa anda hanya menghapus data yang benar-benar tidak ingin anda gunakan.
PENGATURAN HAK CUTI
“Permohonan Cuti” adalah konfigurasi cuti berdasarkan klasifikasi pekerjaan, jenis cuti dan tahun pelayanan dalam
perusahaan.
CARA MENGKONFIGURASI HAK CUTI
Dalam sistem OfficeCentral penggunaan “Permohonan Cuti” konfigurasi dapat dilakukan secara otomatis yaitu
menghitung jumlah cuti berdasarkan penggolongan dan informasi karyawan. Hal ini dapat menghemat waktu anda untuk
menghitung jumlah cuti untuk setiap karyawan berdasarkan informasi mereka seperti tanggal bergabung dan juga
penggolongan pekerjaan.
Selanjutnya anda harus membuat pengaturan Hak Cuti untuk diterapkan kepada setiap karyawan, yaitu:
1. Pilih dan klik tab “Cuti”.
2. lalu pilih “Pengaturan Hak Cuti”, maka anda akan melihat layar sesuai gambar berikut:
Picture 5.11: Daftar Hak Cuti Karyawan.
3. Lalu klik “Tambah” untuk menambahkan satu-persatu pengaturan berdasarkan penggolongan yang ada.
4. Atau dapat membuatnya dengan cara sekaligus banyak, Pada tab “Cuti” pilih “Pengaturan Hak Cuti” lalu pilih
dan klik“Tambah (Banyak)” untuk membuat pengaturan hak cuti lebih dari satu sekaligus, anda dapat melihat
pada gambar di bawah ini.

8. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 7
Picture 5.11 : Pengaturan Hak Cuti
5. Kemudian isi kolom-kolom yang tersedia sesuai dengan cuti yang berlaku diperusahaan anda.
Picture 5.12 : Membuat Pengaturan Hak Cuti Secara Banyak Sekaligus.
6. Setelah semua diisi klik “Simpan”.
Picture 5.14: Menambah Cuti Baru
*Note.
Jika Anda ingin membuat tambahan cuti, anda dapat
mengikuti langkah berikut:
1. klik "Tambah" pada halaman daftar hak cuti maka
Anda akan melihat layar seperti gambar di samping.
2. Isi informasi yang diperlukan.
3. Setelah selesai klik “Simpan”.
CARA MEMPROSES HAK CUTI
Untuk memproses jumlah hak cuti setiap karyawan anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
Tekan untuk membuat pengaturan Hak
Cuti Secara Banyak sekaligus.
Tekan untuk menambah beberapa cuti

9. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 8
1. Pilih sub menu “Cuti” lalu pilih “Hak Cuti” kemudian pilih dan klik “Proses Ulang”.
2. Di sini, anda dapat membagi jumlah cuti yang akan diberikan kepada karyawan anda, mereka akan dapat
mengajukan permohonan untuk cuti sesuai dengan hak cuti mereka yang sudah dibagikan sesuai golongan
pekerjaan mereka masing-masing.
3. Jika memilih "Tambah Baru" maka system akan mendeteksi karyawan yang belum mendapatkan "Hak
Cuti", lalu klik "Tampilkan Daftar - Show list" maka akan muncul nama-nama yang belum mempunyai hak cuti.
DAFTAR LIST PERMOHONAN CUTI
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar cuti, tujuannya adalah untuk melihat semua daftar cuti yang diajukan
oleh karyawan.
CARA MENGAKSES
1. Pergi ke sub menu “Cuti” lalu pilih “Daftar Pengajuan Cuti”.
Picture 5.15: Daftar Permohonan Cuti Karyawan
2. Anda juga bisa mengajukan cuti untuk karyawan yang tidak dapat mengakses system, yaitu dengan cara yang
sama, klik "Tambah", atau “Mengajukan Cuti Untuk Karyawan”.
3. Kemudian pilih nama staf yang akan anda ajukan, dan masukan informasi yang diperlukan.

10. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 9
Picture 5.16: Membuat cuti untuk karyawan
4. Setelah selesai klik “Simpan”.
HAK CUTI USER ADMIN
Dalam OfficeCentral, sebagai admin anda dapat melihat hak cuti anda yaitu semua jumlah cuti, jumlah cuti digunakan
dan jumlah cuti yang tersisa.
CARA MENGAKSES
1. Pergi ke Sub menu “Cuti” lalu klik “Daftar Cuti Anda”.
2. Halaman ini akan menampilkan jenis cuti dan sisa cuti anda selama periode anda bekerja.
Picture 5.17: Informasi Cuti
MENYETUJUI PERMOHONAN CUTI
Tujuannya adalah untuk menyetujui permohonan cuti yang diajukan oleh karyawan. Dan hanya admin dan pemberi
persetujuan berwenang saja yang dapat menyetujui cuti. Untuk menyetujui permohonan cuti yang diajukan oleh
karyawan anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pergi ke sub menu “Cuti” lalu klik “Setujui Cuti”.
2. Untuk menyetujui permohonan cuti, klik tombol “Setujui” atau klik tombol "Tolak" untuk menolaknya, dan
untuk melihat detailnya klik tombol "Rincian" pada kolom “Action”.

11. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 10
Picture 5.18: Menyetuju Permohonan Cuti Karyawan
MEMBUAT PERMOHONAN CUTI SENDIRI
Untuk membuat permohonan cuti untuk anda sendiri dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. pilih sub menu “Cuti” lalu pilih “Daftar Cuti Saya” kemudian pilih dan klik “Mengajukan”.
2. Masukan informasi yang diperlukan.
3. Setelah selesai klik “Simpan”.
Picture 5.19 : Permohonan Cuti
3. SUB MENU ABSENSI
INFORMASI KEHADIRAN KARYAWAN
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar kehadiran karyawan. Dalam modul ini, anda dapat mencatat waktu
masuk dan waktu keluar dari karyawan anda. Informasi dari modul ini dapat digunakan untuk perhitungan gaji jika
diperlukan.
LANGKAH-LANGKAH
1. Pilih tab “Absensi” lalu klik “Check In” untuk mencatat jam masuk “Check In” untuk mencatat jam keluar.
2. Lalu anda dapat melihat hasilnya pada tab “Keseluruhan” lalu klik “Harian”.
3. Anda juga dapat melihat KPI kehadiran karyawan dalam bentuk chart pada tab “Absensi” lalu pilih “Dasboard”.
4. SUB MENU PERGERAKAN

12. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 11
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar catatan aktifitas pergerakan yang telah dicatat oleh karyawan anda.
Karena karyawan dapat mencatat aktifitas pergerakan mereka Sendiri dalam OfficeCentral.
Dengan menggunakan modul ini, anda dapat memantau pergerakan karyawan anda. Hal ini akan memudahkan anda
dalam mengawasi pergerakan karyawan ketika mereka berada di luar kantor, modul ini juga dapat dihubungkan ke
dalam modul "Keuangan" jika ada reimburse yang dapat karyawan ajukan.
CARA MENGAKSES
1. Pada sub menu “Pergerakan” pilih tab “Tambah.
2. Atau klik “Daftar Pergerakan” lalu anda akan melihat seluruh daftar pergerakan yang dibuat oleh
karyawan, kemudian klik tombol “Tambah”.
3. Isi semua informasi yang diperlukan.
4. Contoh :
Staff Name : Saepul Anwar
Movement type : Company purpose (Keperluan Kantor)
Purpose : Meeting bersama client
Start date : 12 Feb, 2016 10:00
End date : 12 Feb, 2016 14:00
Picture 5.22: Isi semua kolom yang berkaitan dengan pergerakan.
5. Setelah selesai, klik “Simpan”.
PERGERAKAN ADMIN
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar catatan pergerakan anda sendiri yang sudah anda buat sebelumnya.
CARA MENGAKSES
1. Pilih sub menu “Pergerakan” lalu klik “Pergerakan Saya”.
2. Halaman ini akan menampilkan semua pergerakan anda yang sudah anda kerjakan.
3. Jika anda ingin menambahkan pergerakan lainnya, klik tombol "Tambah".

13. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 12
Picture 5.23 : Menambah Catatan Pergerakan
4. Isi semua informasi yang diperlukan dalam kolom yang tersedia.
5. Setelah selesai, klik “Simpan”.
5. SUB MENU TRAINING
Dalam OfficeCentral, anda dapat menggunakan fitur ini sebagai manajeman training untuk karyawan anda. Anda dapat
membuat training disini sehingga semua karyawan yang memiliki akses untuk login kedalam system akan mendapatkan
notifikasi pengumuman tentang training tersebut.
MEMBUAT TRAINING
1. Pada sub menu “Training, pilih dan klik “Membuat Training”.
2. Untuk menambahkan training baru, klik tombol “Tambah”.
Picture 5.25: Membuat Kursus
3. Isi semua informasi yang diperlukan dalam formulir.
Contoh

14. © 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517) 13
Name : Kursus OfficeCentral
Description : Latihan menggunakan
software OfficeCentral
Contact Person : Saepul Anwar
Contact number: 0142746259
Contact email : saepul@ventures.com.my
*Jika saja sedang dilakukan oleh pelatih eksternal, Anda dapat memasukkan informasi penyedia pelatihan di kolom
kontak.
4. Seteleh selesai, klik “Simpan”.
5. Kemudian, klik “Rincian” untuk menambahkan informasi tambahan yang diperlukan.