7. Định nghĩa
Là việc truyền đạt tình trạng thực hiện chỉ thị được giao hay
ảnh hưởng của một sự kiện mới tới công việc đang làm của
cấp dưới lên cấp trên.
8. Định nghĩa
Đối tượng báo cáo hướng tới: Cấp trên
Nội dung báo cáo:
Sự việc xảy ra
Quá trình làm
Kết quả
Nội dung chính của báo cáo không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý kiến cá
nhân của người báo cáo
9. Mục lục
I. Thời điểm - Yếu tố quan trọng nhất
II. Định nghĩa
III. Tips
10. Tips
1. Báo cáo từ kết luận đầu tiên
2. Nghĩ tới tình trạng của người nhận báo cáo
3. Phân định rõ ràng giữa thực tế và phán đoán của bản thân
4. Tình trạng xấu phải được báo cáo trước, nhanh, gọn, chính xác
5. Không ngần ngại báo cáo thường xuyên
11. 1. Đi từ kết luận
Chủ đề
Báo cáo về vấn đề gì
Kết luận
Bổ xung thông tin, diễn giải
Bối cảnh, lý do, quá trình
Ý kiến cá nhân
Nói ngắn gọi ý kiến cá nhân của mình về vấn đề
Cấp trên luôn mong muốn được biết kết quả trước tiên
12. 2. Hoàn cảnh hiện tại của cấp trên
Không chỉ cần chú ý tới tình trạng hiện tại của bản thân, mà còn phải chú ý xem
cấp trên đang trong hoàn cảnh nào
Xem xét hoàn cảnh của cấp trên rồi mới quyết định
Nếu không thể báo cáo ngay thì nên hỏi xem lúc nào phù hợp
Việc nắm được thời điểm lúc nào cấp trên có thời gian nghe
báo cáo là yếu tố quan trọng giúp báo cáo thuận lợi
13. 3. Thực tế VS Phán đoán cá nhân
Phân biệt rõ giữa phán đoán, ý kiến cá nhân và sự việc thực tế
Không nói phán đoán của bản thân như thể là đang nói thực tế sự việc xảy ra
Khi bắt đầu nói về ý kiến cá nhân của mình luôn phải mào đầu [ Theo em nghĩ là...]
Báo cáo phải rõ ràng (gắn đầy đủ tài liệu tra cứu...)
Tránh để cấp trên phán đoán nhầm tình hình
14. 4. Xấu phô ra =))
Không nên một mình cố gắng giải quyết vấn đề
Dù có buồn phiền thì cũng chả giải quyết được vấn đề gì
Không giấu diếm mà nói thẳng ra
Sự giúp sức của senior hay sếp sẽ giúp phòng ngừa được lỗi lớn hay rắc rối có khả
năng phát sinh
Khi đó cần chân thật nói ra nhận định, ý kiến cá nhân của mình
Vấn đề, điềm xấu là cái phải ưu tiên báo cáo trước tiên
15. 5. Báo cáo thường xuyên
Đừng dựa vào tiêu chuẩn cá nhân để đánh giá sự ưu tiên
Nếu ko chắc chắn thì cứ báo cáo để hỏi
Thời điểm bắt đầu luôn có nhiều điều chưa biết nên hãy hỏi tích cực
Không chỉ báo cáo kết quả, mà cả quá trình làm nữa
Trước khi cấp trên phải hỏi [Cái này làm thế nào để được như thế?] thì hãy báo cáo
trước
Đừng xoắn bố con thằng nào! Đừng nghĩ ngợi nhiều!
Hãy thử báo cáo ngay nếu thấy cần thiết!
17. SUMARY
① Kịp thời
② Bắt đầu từ kết quả/ kết luận
③ Nghĩ tới tình hình của người sẽ nhận báo cáo
④ Phân biệt rõ tình trạng thực tế vs phán đoán cá nhân
⑤ Vấn đề, sự việc xấu: Ưu tiên trước - Báo cáo trực tiếp - Chính xác
⑥ Thường xuyên
21. Định nghĩa
Là việc liên lạc cho những người có liên quan về thông tin mình
tiếp nhận được
22. Định nghĩa
Đối tượng liên lạc hướng tới: Những người có liên quan tới thông tin
Nội dung liên lạc: Thông tin
Nội dung chính của liên lạc không phải là ý kiến chủ quan, cảm tưởng hay ý kiến cá
nhân của người liên lạc
Mục đích chính: Chia sẻ thông tin
24. Tips
1. Chỉnh lý nội dung liên lạc
2. Nắm bắt được tổng thể tình hình
3. Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa
4. Note lại cẩn thận thông tin
25. 1. Chỉnh lý nội dung
5W1H : Tuỳ vào từng trường hợp mà có thể bỏ đi một hoặc vài mục
What
Who
Where
When
Why
How
Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu
26. 2. Nắm tổng thể tình hình
Dựa trên nhận định về mức độ quan trọng và độ cấp bách mà quyết định hình
thức liên lạc phù hợp
Khẩn cấp: Trực tiếp tới, điện thoại, tin nhắn SMS…
Quan trọng, yêu cầu độ chính xác cao: Văn bản, mail, chatwork…
Dựa trên vị trí người nhận tin mà quyết định ngôn ngữ sử dụng
Cấp bậc
Mức độ thân thiết
Tính cách, mối quan tâm: Có thêm được những thông tin “râu ria” không?
27. 3. Xác nhận đối tượng liên lạc đã nhận được
tin
Nếu không gặp được người cần liên lạc
Xác nhận lại xem người chuyển tin đã chuyển giúp chưa
Nếu là mail, fax hay bưu kiện thì phải xác nhận lại xem đã tới nơi chưa
Phân biệt rõ ràng giữa “Đã liên lạc” với “Đã nhận được liên lạc”
Việc liên lạc chỉ được coi là hoàn thành khi đối tượng đã nhận được liên lạc
28. 4. Nhớ memo
Tránh quên khi tiếp nhận thông tin
Xác nhận lại được xem các thông tin đã chính xác hay chưa
An tâm khi truyền đạt lại cho người khác
29. SUMARY
① Chỉnh lý nội dung liên lạc
② Nắm bắt được tổng thể tình hình
③ Phải xác nhận lại xem nội dung liên lạc đã tới người nhận hay chưa
④ Note lại cẩn thận thông tin
32. Định nghĩa
Thảo luận
Cấp trên
Đồng
nghiệp
Chỉ thị
Thảo luận
Trợ giúp, ý kiến
Trợ giúp, ý kiến
???
Sự kiện
33. Định nghĩa
Là việc xin ý kiến, lời khuyên của cấp trên hay đồng nghiệp khi
gặp một vấn đề khó khăn không thể tự mình quyết định
34. Định nghĩa
Đối tượng thảo luận hướng tới: Những người có thể đưa ra ý kiến và lời khuyên
cho vấn đề
Nội dung thảo luận:
Vấn đề
Cách suy nghĩ, quan điểm cá nhân
36. Tips
1. Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề
2. Phải chân thành, cầu thị
3. Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận
4. Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy
37. 1. Bắt đầu từ ý kiến cá nhân
1. Vấn đề cần thảo luận
2. Trở ngại gặp phải
3. Ý kiến cá nhân
4. Gợi hỏi ý kiến
38. 2. Chân thành, cầu thị
Dù ý kiến, giả thiết của mình bị phủ định cũng nên chăm chú lắng nghe
Tìm ra điểm có vấn đề
Nhìn vấn đề từ quan điểm, góc nhìn khác
Sau khi sửa lại phương án, xin ý kiến lại lần nữa
Point!
Trình bày ý kiến của mình trước (Tip1)
39. 3. Báo cáo kết quả thảo luận
Người đưa ra lời khuyên rất muốn biết xem lời khuyên hay ý kiến đó có giúp ích
gì không!
Point!
Nên note lại để biết cần giải quyết vấn đề gì và báo cáo như thế nào
40. 4. Thảo luận là thể hiện sự tín nhiệm
Vứt bỏ suy nghĩ rằng xin ý kiến hay lời khuyên của ai đó chứng tỏ mình dốt hay
yếu kém
Đó là dấu hiệu của sự tín nhiệm, tin cậy
41. SUMARY
① Bắt đầu trình bày từ ý kiến cá nhân về vấn đề
② Phải chân thành, cầu thị
③ Nhất định phải báo lại kết quả thảo luận
④ Thể hiện mong muốn thảo luận là chứng minh cho sự tin cậy
Editor's Notes
Trên mạng thì toàn tin giật gân, tin xấu là hút khách =))
Chú ý tới phần free commen của báo cáo của mình -> Hãy dự cả điềm xấu nữa
Đặc biệt quan trọng nếu làm việc remote: Thông tin đủ sẽ tránh việc phải hỏi qua lại và chờ trả lời hay feedback
Tránh gây hiểu lầm cho người nhận được thông tin
Việc thêm những thông tin ngoài lề hữu ích hợp với sở thích hay mối quan tâm của người khác có thể làm cho mối quan hệ trở nên thân thiết hơn.