Kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

31,151 views

Published on

Cuốn sách hướng dẫn bạn từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị, thực hiện và đánh giá kết quả công việc tổ chức sự kiện

Nguồn: kinhnghiemtochucsukien.blogspot.com

Published in: Self Improvement
3 Comments
63 Likes
Statistics
Notes
  • Dịch vụ làm luận văn tốt nghiệp, làm báo cáo thực tập tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp, tiểu luận, khóa luận, đề án môn học trung cấp, cao đẳng, tại chức, đại học và CAO HỌC (ngành kế toán, ngân hàng, quản trị kinh doanh…) Mọi thông tin về đề tài các bạn vui lòng liên hệ theo địa chỉ SĐT: 0973.764.894 ( Miss. Huyền ) Email: dvluanvan@gmail.com ( Bạn hãy gửi thông tin bài làm, yêu cầu giáo viên qua mail) Chúng tôi nhận làm các chuyên ngành thuộc khối kinh tế, giá cho mỗi bài khoảng từ 100.000 vnđ đến 500.000 vnđ. DỊCH VỤ LÀM SLIDE: 10.000VNĐ/1SLIDE
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Những kỹ năng này rất cần thiết cho bạn mới vào nghề.http://goo.gl/qQQbGb
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Nam hấp
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
31,151
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
263
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
3
Likes
63
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

  1. 1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 1
  2. 2. Nội dung chương trình 1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại 2. Tổ chức sự kiện 3. Những điều cần lưu ý3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 2
  3. 3. 1 Sự kiện: mục tiêu và phân loại3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 3
  4. 4. 1.1. Mục tiêu Tổ chức sự kiện - Event Management: lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR. - Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông. - Crisis Management: quản lý khủng hoảng. - Government Relations: quan hệ với chính phủ. - Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty. - Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư. - Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 4
  5. 5. 1.1. Mục tiêu Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị Tổ chức những sự kiện đặc biệt - công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 5
  6. 6. 1.1. Mục tiêu Tổ chức sự kiện: Cần có những … Tri thức … Kỹ năng … Sức khoẻ …3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 6
  7. 7. 1.1. Mục tiêu Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 7
  8. 8. 1.2. Phân loạiKhai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.Hội chợHội nghị, hội thảo; họp báo.Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.Chương trình Team building..Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 8
  9. 9. 1.2. Phân loại Sự kiện trong nhà Sự kiện ngoài trời3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 9
  10. 10. 2 Tổ chức sự kiện2.1. Chuẩn bị (Before planning) Ý tưởng (concept) Mục đích sự kiện (objective) Ngân sách (budget)2.2. Lập kế hoạch (Action plan) Chương trình nghị sự Những người tham gia Điều kiện vật chất2.3. Triển khai (action) Tiến hành Kiểm tra Đánh giá3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 10
  11. 11. 2.1. Chuẩn bị Ý tưởng (concept) Mục đích sự kiện (objective) Ngân sách (budget)3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 11
  12. 12. 2.1. Chuẩn bị Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 12
  13. 13. 2.1. Ý tưởng "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 13
  14. 14. 2.1. Mục đích "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng" tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"...3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 14
  15. 15. 2.1. Ngân sáchKế hoạch ngân sách (Budget plans) Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Xác định được mục tiêu phấn đấu. Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước. Xác định được lượng vốn và nguồn vốn. Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 15
  16. 16. Tài chính NHÂN SỰ Có đủ vốn? BẤT ĐỘNG SẢN Vốn loại nào (đầu tư/nợ)? TÀI NGUYÊN TÀI NGUYÊN ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ CNTT (IT) Tình trạng ngâm PHÂN PHỐI vốn? (so với chi-thu) TÀI CHÍNH NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT NGÂN SÁCH = TRỤ CỘT3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 16
  17. 17. Mô hình tài chính KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT TRẢ LƯƠNG CHI PHÍ/LỢI TỨC CHI PHÍ/LỢI TỨC TRẢ LÃI NỢ VAY TRẢ LÃI NỢ VAY MUA NGUYÊN THU HỒI VỐN THU HỒI VỐN VẬT LIỆU ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN KHẤU HAO TÀI CHÍNH TÀI CHÍNH MÔ HÌNH MÔ HÌNH ĐẦU TƯ MỚI DỰ BÁO LƯU LƯỢNG DỰ BÁO LƯU LƯỢNG TRẢ CỔ PHẦN TIỀN MẶT TIỀN MẶT DỰ KIẾN LỜI LỖ DỰ KIẾN LỜI LỖ ĐÓNG THUẾ BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG TRẢ NỢ3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 17
  18. 18. 2.2. Lập kế hoạch Chương trình nghị sự Những người tham gia Điều kiện vật chất3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 18
  19. 19. 2.2. Lập kế hoạch Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 19
  20. 20. Kế hoạch là gì?Bản hướng dẫn: cho ai đó thực hiện việc gì đó trong một giai đoạn đã định với một nguồn vốn3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 20
  21. 21. Tính dự phòng Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 21
  22. 22. CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH Dựa trên các dữ liệu. Đủ thông tin cần thiết. Lập luận có mạch lạc. Hỗ trợ các mục tiêu.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 22
  23. 23. 2.2. Thông tin nội dung AI? WHO CÁIGÌ? WHAT Ở ĐÂU? WHERE KHI NÀO? WHEN THẾ NÀO? HOW3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 23
  24. 24. 2.2. Thông tin nội dung AI? WHO THẾ NÀO? HOW CÁIGÌ? WHAT KHI NÀO? WHEN Ở ĐÂU? WHERE3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24
  25. 25. 2.2. Những vấn đề cơ bản Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện. Đối tượng: các thành phần có liên quan Quyết định về chủ đề của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? Bạn muốn tạo ra những tác động gì? Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì?3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25
  26. 26. 2.2. Những vấn đề cơ bản Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau: Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày giờ tiến hành? Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26
  27. 27. 2.2. Những vấn đề cơ bản Quy mô sự kiện. Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp ảnh, quay phim, v.v… Thời tiết. Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục. Vấn đề an ninh. Vấn đề quà tặng, chiêu đãi…3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27
  28. 28. 2.2. Những vấn đề cơ bản – tóm tắt Chủ đề, văn kiện Chương trình nghị sự Thành phần- quorum Giấy mời Phòng họp Trang phục Đón khách3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28
  29. 29. 2.2. Những vấn đề cơ bản Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan đến những vấn đề này. Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29
  30. 30. 2.2. Chương trình nghị sự Văn bản liệt kê các nội dung công việc cần được tiến hành phù hợp với mục tiêu của sự kiện.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30
  31. 31. M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù” (theo John E.Tropman)Công việc Thời gian Nguồn lực 3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31
  32. 32. 2.2. Thành phần tham gia Lãnh đạo Khách VIP Hành chính Lễ tân - phục vụ Khách mời Thành phần khác3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32
  33. 33. 2.2. Điều kiện vật chất Địa điểm (hội trường; sàn diễn…) Trang trí. Bài trí. Thiết bị âm thanh; ánh sáng. Các trang bị khác.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33
  34. 34. 2.3. Triển khai Tiến hành Kiểm tra Đánh giá3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34
  35. 35. 2.3. Khai mạc Tiến hành Diễn trình Bế mạc3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 35
  36. 36. 2.3. Kiểm tra Hướng mục tiêu. Đảm bảo CTNS. Bầu không khí. Thủ tục; biên bản.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 36
  37. 37. 2.3. Đánh giá •Hãy quan sát một sự kiện và cho biết:3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 37
  38. 38. 2.3. Đánh giá1. Chủ tọa:- Bắt đầu có đúng giờ?- Mỗi mục CTNS có đủ thời gian?- Có kiểm soát được sự “lạc đề”?- Phản hồi “tín hiệu” phát biểu?- Nghị quyết có rõ ràng?- Có điềm tĩnh và ngoại giao?- Kết thúc có đúng giờ?3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 38
  39. 39. 2.3. Đánh giá2. Thư ký:- Phân phát có đủ tài liệu?- Có nắm vững trình tự, thủ tục?- Có tham gia thảo luận?- Ghi biên bản thế nào?3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 39
  40. 40. 2.3. Đánh giá3. Đại biểu:- Tham gia tích cực, xây dựng?- Có ngắt lời người khác?- Có hiểu vấn đề thảo luận?- Nhất trí chung hay theo đa số?- Thái độ đối với CTNS?- Có tham dự đến cùng?3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 40
  41. 41. 3 Những điều lưu ý Những điều kiện cơ bản Phối hợp các sự kiện 10 bí quyết thành công3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 41
  42. 42. Những điều kiện cơ bảnCó ba yếu tố để một event có thể được tổ chức: 1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức. 2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra để tổ chức. 3) Đối tượng nhận được thông điệp từ event.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 42
  43. 43. Phối hợp các sự kiện Để tổ chức một sự kiện thành công, cần phối hợp các sự kiện. Trong tiếp thị, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations - PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 43
  44. 44. 10 bí quyết thành công1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trongchiến lược tiếp thị hỗn hợp3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu4. Đặt mục tiêu cụ thể5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiệnthương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày7. Quảng bá sự kiện8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ9. Nhân lực là yếu tố quan trọng10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 44
  45. 45. Xin trân trọng cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội ĐT: 04.8357083 NR: 04.8636227 DĐ: 0913045209 E-mail: luukiemthanh@yahoo.com3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 45

×