Basics of operationnal cash management, to be built and followed by the entrepreneur.

1. 30 mai 2013
Cash management
basics
Morgane Rollando,
Synerfia, Founder and
CEO

2. 2 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BREAKFAST WORKSHOP

3. 3 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
Dash Board
Reporting
Business Plan
Cash recovery
Due Diligence
Cash Flow
Working Capital
Budget
Cash Projection
Equity
Operational Cash Flow
Investments
WACC
EBITDA
Debt
Ratios
Gross Margin
Operationnal Income
Net Income
Financial Communication
Company Valuation
Shareholders

4. 4 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
CASH IS KING when it comes to the financial management of a
growing company.
At its simplest, cash flow management means delaying outlays of
cash as long as possible while encouraging anyone who owes you
money to pay it as rapidly as possible.
Measuring Cash Flow
Improving Receivables
Managing Payables
Surviving Shortfalls

5. 5 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
MEASURING CASH FLOW
1. Building a cash-flow statement
a. Cash Cycle
b. Chose / design your cash flow management tool
c. Plan your own cash Flow statement
2. Follow-up on Cash Flow Statement
a. Update and understand current Cash-Flow
b. Update cash-projections
3. Tips and tricks on how to optimize cash position

6. 6 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
CASH CYCLE MANAGEMENT
1. Operating Cash Flow or Working Capital
=> Cash generated from, or needed for Operation
Accounts Receivables / Accounts Payable / Inventory / Salaries
Financing: Equity, loans, overdraft
2. Investing Cash Flow
 Cash generated internally from non-operating activities
R&D / Equipment or other Fixed assets
Financing: Equity, subsidies, MT-LT debt or loan
3. Financing Cash Flow
=> Cash to and from external sources, such as lenders, investors and shareholders

7. 7 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
CASH FLOW STATEMENT
1. Use of standard statement
=> Ready-made model, easily accessible from internet platform (APCE and other
websites)
• Issued from income statement, accouting model
• You need to drown yourself in for each update
2. Build your own cash-statement
=> Tailored to your own activiy
• Easily understandable by yourself, who will manage / update it
• Need time to be built

8. 8 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
BUDGETING YOUR OWN CASH-FLOW STATEMENT
Exercise based on 3 business cases
1. Turn Over
• List all incoming items from your business model
• Adjust these incoming items with TIME-TO-CASH weightings, such as:
season/ payment terms / likelihood of signing the deal
• Local aspects impacting turn over or client’s decision: VAT, customs, freight,
shipping time, planning time…
2. Cost Of Sales
Link each item of the business model to:
• R&D => amount and related time to development
• Input costs, raw materials, production cost
• Contractors, external fees
• Logistics, packaging

9. 9 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Logistique
Packaging
Production produits dérivés
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13
1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
Remboursement de TVA
2B. Hors exploitation
Apport en capital
Apports en comptes courants d'associés
Emprunts à moyen et long terme
Apport investisseur
Emprunt court terme
Subventions
A. TOTAL ENCAISSEMENTS
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Rétrocession droits
Règlement distribution
Production produits dérivés
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur (inclus animation)
Règlement musique et voix
Rétrocession droits auteurs Avances à la commande
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
B. TOTAL DECAISSEMENTS
4. SOLDE DU MOIS = A-B
5. SOLDE DE FIN DE MOIS = 1 + 4

10. 10 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
BUDGETING YOUR OWN CASH-FLOW STATEMENT
3. Marketing and communication
• List all action, and support with related amounts and time in the calendar
4. Salaries and related
• List all the people you need to accomplish previous action
• Planning and time at which they should « come in »
5. Overhead / Fixed Costs
• List by priority, according to specific needs
6. Other costs and taxes

11. 11 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13
1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
Remboursement de TVA
2B. Hors exploitation
Apport en capital
Apports en comptes courants d'associés
Emprunts à moyen et long terme
Apport investisseur
Emprunt court terme
Subventions
A. TOTAL ENCAISSEMENTS
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Rétrocession droits
Règlement distribution
Production produits dérivés
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur (inclus animation)
Règlement musique et voix
Rétrocession droits auteurs Avances à la commande
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
B. TOTAL DECAISSEMENTS
4. SOLDE DU MOIS = A-B
5. SOLDE DE FIN DE MOIS = 1 + 4

12. 12 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
BUDGETING YOUR OWN CASH-FLOW STATEMENT
7. Financing Operations
• Investment and fixed assets
• Material
• Immaterial
=> Calculate amount / Financing needs
• Working Captal needs

13. 13 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur
Règlement musique et voix
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13
1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
Remboursement de TVA
2B. Hors exploitation
Apport en capital
Apports en comptes courants d'associés
Emprunts à moyen et long terme
Apport investisseur
Emprunt court terme
Subventions
A. TOTAL ENCAISSEMENTS
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Rétrocession droits
Règlement distribution
Production produits dérivés
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur (inclus animation)
Règlement musique et voix
Rétrocession droits auteurs Avances à la commande
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
B. TOTAL DECAISSEMENTS
4. SOLDE DU MOIS = A-B
5. SOLDE DE FIN DE MOIS = 1 + 4

14. 14 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
BUDGETING YOUR OWN CASH-FLOW STATEMENT
8. Available Resources
• Equity, resources from founders
• Existing resources from operations
9. Identify Cash needs
• What needs to be funded (operations vs structure, Short Term vs Long Term…)
• Time of repayment capacities
• Amount REALLY needed
10. Apply cash sources related to your activity and company’s life cycle
• Subsidies
• Equity increase, investors
• Bank loans / other loans

15. 15 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13
1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
Remboursement de TVA
2B. Hors exploitation
Apport en capital
Apports en comptes courants d'associés
Emprunts à moyen et long terme
Apport investisseur
Emprunt court terme
Subventions
A. TOTAL ENCAISSEMENTS
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Rétrocession droits
Règlement distribution
Production produits dérivés
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur (inclus animation)
Règlement musique et voix
Rétrocession droits auteurs Avances à la commande
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
B. TOTAL DECAISSEMENTS
4. SOLDE DU MOIS = A-B
5. SOLDE DE FIN DE MOIS = 1 + 4

16. 16 Cash management basics by Synerfia
MEASURING CASH FLOW
Other costs & taxes
OverHead & fixed costs
Salaries & HR
Marketing & communication
Cost Of Sales
Turn Over
Cash Needs
janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13
1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS
2. ENCAISSEMENTS
2A. D'exploitation
Chiffre d'affaires encaissé
Prestation
Ventes
Hotline
Remboursement de TVA
2B. Hors exploitation
Apport en capital
Apports en comptes courants d'associés
Emprunts à moyen et long terme
Apport investisseur
Emprunt court terme
Subventions
A. TOTAL ENCAISSEMENTS
3. DECAISSEMENTS
3A. D'exploitation
Cout directs d'exploitation
Rétrocession droits
Règlement distribution
Production produits dérivés
Marketing & communication
Salon
Supports de communication
Relations presse
Site (hébergement, mise à jour)
Deplacements
Transport (Train/Avion)
Honoraires
Divers
Loyer
Autres ch. externes (fourn.bureau/petits outillages)
Frais postaux, téléphone
Assurances
Documentation
Intérêts d'emprunts
Frais tenue compte banque
Salaires
Impôts, taxes et versements assimilés
Impôts sur les bénéfices
TVA versée
3B. Hors exploitation (immobilisations)
Développement activité
Règlement développeur (inclus animation)
Règlement musique et voix
Rétrocession droits auteurs Avances à la commande
Développement international
Immatriculation & Frais d'établissement
Création site internet
Immobilisation corporelle -Informatique et matériel
Immobilisation corporelle -mobilier
Remboursement d'emprunts (capital)
B. TOTAL DECAISSEMENTS
4. SOLDE DU MOIS = A-B
5. SOLDE DE FIN DE MOIS = 1 + 4
Cash Resources
Other Assets
Assets Investments
Cash-In
Cash-Out
Cash Position
Period

17. 17 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
MEASURING CASH FLOW
1. Building a cash-flow statement
a. Cash Cycle
b. Chose / design your cash flow management tool
c. Plan your own cash Flow statement
2. Follow-up on Cash Flow Statement
a. Update and understand current Cash-Flow
b. Update cash-projections
3. Tips and tricks on how to optimize cash position

18. 18 Cash management basics by Synerfia
UPDATING CASH-FLOW STATEMENT
1. Updating current statement
• Regular update with bank statement
• Update CF Statement with « real » receipts and payments
• Critical period: weekly basis
• Strong rise: bi-weekly
• Cruising Speed: (bi) monthly
2. Variances analysis
• Identify reasons for variances => wrong anticipation, client’s bankruptcy,
supplier’s delay, change in tax system, collection delay….
• Plan and anticipate receipts and payments
• Realism
• TIME-TO-CASH
MEASURING CASH FLOW

19. 19 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
UPDATING CASH-FLOW STATEMENT
3. Updating cash projections
• According to variance analysis
• According to new aspects of the business, new certainty
• Frequency

20. 20 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
MEASURING CASH FLOW
1. Building a cash-flow statement
a. Cash Cycle
b. Chose / design your cash flow management tool
c. Plan your own cash Flow statement
2. Follow-up on Cash Flow Statement
a. Update and understand current Cash-Flow
b. Update cash-projections
3. Tips and tricks on how to optimize cash position

21. 21 Cash management basics by Synerfia
OPTIMIZE CASH POSITION
OPIMIZE YOUR CASH POSITION
1. Improving Receivables
=>Improve the speed with which you turn:
• Materials and supplies into products
• Inventory into receivables
• Receivables into cash
=>Useful thinking
• Focus on CASH, not only revenue
• Follow-up closely on accounts receivables
• Give incentives to customers to pay early
• Include Milestones payments on big operations
• Ask customers for a down payment on big project

22. 22 Cash management basics by Synerfia
OPTIMIZE CASH POSITION
OPIMIZE YOUR CASH POSITION
2. Managing Payables
In a growing business, increase in expenses (and payment) happens BEFORE we
see the increase in revenue (and receipts).
• WATCH your expenses carefully, restrict them to critical expenses
• Post-pone any expense that will not have a direct effect on cash receipt
• ALWAYS discuss payment terms with suppliers
• Post-pone any expense that is not priority
• Beware of inventory => consider its « adding-value »
• Communicate with suppliers and financial partners about your financial
situation (and also great perspectives)

23. 23 Cash management basics by Synerfia
OPTIMIZE CASH POSITION
OPIMIZE YOUR CASH POSITION
3. Surviving Pitfalls
Sooner or later you will find yourself in a situation where you lack cash to pay your
bill.
The key is to become aware of the problem as early and as accurately as possible,
and ANTICIPATE
• Discuss a credit-line with your bank before you are short
• Keep very transparent with your shareholders => they might help financially if
they are aware
• Communicate with partners (customers, suppliers). They are interested in
keeping you going
• Choose carefully the bills you pay
• Sell non-critical assets
• Decrease inventory

24. 24 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
A TAILORED CASH STATEMENT MEANS
• First Step for Balanced Business Plan
• Regular Monitoring
• Anticipates relationswith financial partners
• Think TIME TO CASH

25. 25 Cash management basics by Synerfia
CASH MANAGEMENT BASICS
Morgane ROLLANDO
Tel +33 6 14 31 97 17
morgane.rollando@synerfia.com
www.synerfia.com
Thanks for your attention