1. Proposal Project Charter
Perancangan Sistem Penerimaan Pengunjung
di Kalbis Institute
Disusun Oleh:
Damas Angga Pramudya 2013100495
Dirga Abi Nugraha 2013100712
Mohammad Ilham Septiyono 2013100602
Pramudhiya Airlangga 2013100598
3. ii
DAFTAR ISI
1. RINGKASAN EKSEKUTIF..............................................................................................................1
2. LATAR BELAKANG.....................................................................................................................1
2.1 SEJARAH.......................................................................................................................... 1
2.2 KEBUTUHAN..................................................................................................................... 2
3. PROPOSAL..............................................................................................................................3
3.1 VISI DAN MISI................................................................................................................... 3
3.2 PROJECT DELIVERABLES.......................................................................................................4
3.3 TIMEFRAME...................................................................................................................... 5
3.4 SUMBER DAYA.................................................................................................................. 5
3.5 BIAYA............................................................................................................................. 6
3.6 OWNERSHIP..................................................................................................................... 7
3.7 LAPORAN......................................................................................................................... 7
3.8 RISIKO & ISSUES................................................................................................................ 8
3.9 IMPLIKASI ........................................................................................................................ 9
3.10 KRITERIA SUKSES PROYEK................................................................................................... 10
3.11 PENGESAHAN.................................................................................................................. 10
4. APPENDIX ............................................................................................................................ 11
4.1 DOKUMENTASI PENDUKUNG............................................................................................... 11
4. 1
1. Ringkasan Eksekutif
Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22
Jakarta Timur. Kalbis merupakan institusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Kalbis
masih meningkatkan layanan dalam hal keamanan untuk civitas akademik dan pengunjung. Hal ini
terkait dengan sistem penerimaan tamu/guest yang ingin berkunjung ke dalam gedung Kalbis
Institute. Seiringdenganperkembangannya,banyaknyamahasiswa dan pengunjung yang datang ke
Kalbis, maka dibutuhkan sistem penerimaan tamu/guest yang efisien tanpa mengurangi tingkat
keamanan yang diberikan kepada setiap tamu.
Seiring dengan perkembangannya, Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan
penerimaan tamu/guest yang dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan memantau
mahasiswa dan pengunjung yang datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus
memungkinkan data setiap tamu/guest dapat tersimpan secara sistematis sehingga setiap
pengunjung yang datang ke Kalbis Institute dapat diketahui identitasnya.
Proses perancangan sistem ini membutuhkan beberapa komponen dan sumber daya yang
diperlukan seperti swing gate, RFID Card, komputer, jaringan intranet, tim proyek, dan bagian
manajemen keuangan. Secara umum, proyek perancangan sistem ini membutuhkan biaya sekitar
Rp. 100.000.000 (serratus juta rupiah). Diharapkan dengan adanya sistem ini, Kalbis Institute dapat
meningkatkan manajemen pelayanan dalam keamanan penerimaan pengunjung/guest.
2. Latar Belakang
2.1 Sejarah
Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22
Jakarta Timur.Kalbismerupakaninstitusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Seiring
dengan perkembangannya, Kalbis harus meningkatkan sistem keamanan penerimaan tamu/guest
yang dapatmeningkatkanefisiensi dan memudahkan memantau mahasiswa dan pengunjung yang
datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus memungkinkan data setiap tamu/guest
dapat tersimpansecarasistematissehinggasetiappengunjungyangdatangke Kalbis Institute dapat
diketahui identitasnya.
Hinggasaat ini, KalbisInstitute masihmenggunakan sistem penerimaan tamu secara manual
yakni dengan memberikan kartu identitas (KTP atau SIM) kepada petugas keamanan/security dan
5. 2
ditukarkandengan kartu visitor. Hal itu mengakibatkan sering terjadinya tidak efisiensi penukaran
kartu identitasdengankartuvisitorkarenapengunjungharusmengeluarkankartuidentitastersebut.
Di sisi lain,jikapengunjungtidak membawakartuidentitasmakadiharuskanuntuk mengisi formulir
data diri di bukujurnal.Akibatnyaseringterjadiantrianyanglamauntuk mendapatkan kartu visitor.
Dan untuk pengunjung yang belum memiliki kartu identitas (balita atau dibawah 17 tahun)
dipersilahkanmasuksecaraotomatis.Jikatidakditindaklanjuti maka akan mengancam keamanan di
dalam gedung Kalbis Institute karena tidak adanya pencatatan data pengunjung tersebut. Oleh
sebabitu,manajemenpelayanan keamanan Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan
pengunjung yang lebih efisien dan dapat dipantau secara keseluruhan.
2.2 Kebutuhan
Dalam suatu perancangan sistem, tentu akan mengalami masalah yang akan menghambat
prosesperancangan.Padaproyekini,masalahyangdihadapi adalahsistem penerimaanpengunjung
yang dilakukan masih secara manual. Sistem sebelumnya mengakibatkan kurangnya efisiensi dan
tingkat keamanan civitas akademika yang ada di dalam Kalbis Institute.
Fasilitas dan layanan teknologi informasi sangat diperlukan dalam proses penerimaan
pengunjung. Kebutuhanyangdiperlukandalamproyekperancangansistemini adalahberupa sistem
informasi penerimaan pengunjung yang dapat mengelola data pengunjung secara keseluruhan.
Selain itu, dibutuhkan swing gate,komputer dan RFID Card untuk dapat melakukan proses
perancangan sistem tersebut. Seiring dengan berjalannya sistem yang baru, proses penerimaan
pengunjungakanmenjadi lebihefektif dan efisien dalam hal waktu penerimaan dan meningkatkan
keamanan untuk penerimaan pengunjung yang semakin lama semakin bertambah.
Sistem penerimaan pengunjung menjadi solusi dari masalah yang sampai saat ini ada pada
KalbisInstitute tersebut. Sistem yang dihasilkan dapat memudahkan resepsionis dalam mengelola
data pengunjung yang akan masuk ke dalam gedung Kalbis Institute. Selain itu, dengan adanya
sistem ini diharapkan dapat meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute dan
memudahkan pemantauan pengunjung secara keseluruhan.
Sistem ini mencangkup proses penerimaan pengunjung, melakukan penyimpanan data
pengunjung secara keseluruhan. Bagian resepsionis dapat mengolah data dari memasukkan data
hingga memperbarui data pengunjung. Sedangkan pihak kepala kemanan/security hanya dapat
melihat laporan mengenai siapa saja pengunjung yang datang ke Kalbis Institute.
6. 3
Sistem ini dilakukan dengan metode/pendekatan prototyping. Tim proyek akan melakukan
perancangan sistem hingga menghasilkan sebuah aplikasi dari sistem penerimaan pengunjung di
KalbisInstitute.Setelahproyekiniselesai dilaksanakan,makaakandiadakan pelatihan untuk bagian
resepsionis dan keamanan sehingga dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik dan
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Proposal
3.1 Visi dan Misi
Adapun visi Kalbis Institute, yakni:
Menjadi perguruantinggi pilihan di bidang sains, teknologi dan bisnis, menghasilkan lulusan
berkualitas dan siap terap, serta berorientasi pada inovasi, kewirausahaan dan globalisasi.
Selain itu terdapat beberapa misi dari Kalbis Institute, antara lain:
1. Menyelenggarakankegiatanpendidikantinggi di bidangsains,teknologi danbisnis yang
ditunjang oleh penerapan teknologi informasi dan sistem manajemen mutu.
2. Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan
pembelajaran yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan lulusan, trampil,
kreatif dan inovatif.
3. Mengembangkan karakter yang baik, jiwa kepemimpinan dan kewirausahaan, serta
kemampuan softskill peserta didik.
4. Menjaga keterkaitan/relevansi seluruh kegiatan pendidikan dengan kebutuhan
pembangunan sosial-ekonomi dan industri secara global.
5. Memberi kontribusi dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat melalui kegiatan
penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat.
7. 4
3.2 Project Deliverables
Berikutini merupakanprodukprojectdeliverablesdalammerancangsistempenerimaan
pengunjungdi KalbisInstitute:
PROJECT DELIVERABLES
TITLE DESKRIPSI CATATAN
Kartu
Pengunjung
Kartu yangdiberikanoleh resepsionis kepada
pengunjungbaruuntukmemudahkan
pemantauanpengunjung.
Diberikankepadasetiap
pengunjung(selaincivitas
akademikKalbisInstitute)
Sistem
penerimaan
pengunjung
Sistembaruyang digunakanolehpihak Kalbis
Institute untuk menerimadanmemantau
pengunjungbarusecarakeseluruhan.
Sistemkeamananpenerimaan
pengunjungyangakanditerapkan
pada KalbisInstitute.
Swing Gate Gerbangmasuk untukpara pengunjunggedung
KalbisInstitute.
Terletakdi LobbyUtama Kalbis
Institute
8. 5
3.3 Timeframe
Berikutini merupakan ProjectPlan dalamperancangansistempenerimaanpengunjungdi
KalbisInstitute berdasarkanperhitungandenganmenggunakanmodelCOCOMOpadalampiran.
3.4 Sumber Daya
Berikutini adalahsumberdayayangdibutuhkanuntukmerancangsistempenerimaan
pengunjungdi KalbisInstitute:
SUMBER DAYA PROYEK
TIPE JUMLAH CATATAN
Tim Proyek 3 Orang 1 orang manajerproyek
1. orang analis
1 orang desainerdan programmer
Komputer 3 Unit Jeniskomputeryang dibutuhkanadalahHP20-2315D
AIOPC
9. 6
GerbangMasuk
(SecurityGate)
4 Unit JenisgerbangyangdibutuhkanadalahSecurity
AutomaticSwingGate Turnstile WithEntrance Security
Systems
RFID Card 100 Unit Menggunakan label RFIDterdiri atas mikrochipsilikon
dan antenna.
Tali ID Card 100 Unit Jenistali idcard yangdigunakanadalah lanyardnecklace
bahan polyester
3.5 Biaya
Berikut adalah daftar rencana pengeluaran biaya dari perancangan sistem penerimaan
pengunjung di Kalbis Institute:
No Uraian Unit Satuan Harga/Unit Jumlah
1
Manajer Proyek 1 Unit 20.000.000,00Rp 20.000.000,00Rp
Anggota Proyek 2 Unit 7.000.000,00Rp 14.000.000,00Rp
34.000.000,00Rp
2
Security Automatic Swing
Gate Turnstile With Entrance
Security Systems
4 Unit 10.800.000,00Rp 43.200.000,00Rp
RFID Card 100 Unit 4.500,00Rp 450.000,00Rp
Tali ID Card 100 Unit 3.000,00Rp 300.000,00Rp
HP 20-2315D AIO PC 3 Unit 5.400.000,00Rp 16.200.000,00Rp
Meja 3 Unit 700.000,00Rp 2.100.000,00Rp
Bangku 3 Unit 200.000,00Rp 600.000,00Rp
62.850.000,00Rp
3
Biaya Kirim Swing Gate 1 Unit 2.500.000,00Rp 2.500.000,00Rp
Biaya Kirim Meja dan Bangku 1 Unit 300.000,00Rp 300.000,00Rp
2.800.000,00Rp
4
Biaya Tak Terduga 1 Unit 350.000,00Rp 350.000,00Rp
350.000,00Rp
100.000.000,00Rp
Total
Total
Biaya Pengiriman
Biaya Tak Terduga
Perlengkapan
Total Rencana Pengeluaran
Total
RENCANA PENGELUARAN
Tim Proyek
Total
10. 7
Anggaranuntuk keseluruhan proyek adalah Rp 100.000.000. Untuk keuntungan dalam sistem
ini tidak dalam bentuk materi (uang/investasi) akan tetapi dengan penungkatan pelayanan
keamanan untuk pengunjung gedung Kalbis Institute.
3.6 Ownership
Berikutadalahdaftarbagian-bagianyangbertanggungjawabatasberlangsungnyaproyek
perancangansistempenerimaanpengunjungdi KalbisInstitute:
PROJECT OWNERSHIP
JABATAN NAMA RINCIAN KONTAK
ProjectSponsor Kalbe Institute Jl.PulomasSelatankav.22,
Jakarta Timur13210
Telp.(021) 4788-3900
Fax.(021) 4788-3651
info@kalbis.ac.id
ProjectCustomer Art of Bete:DesignProduction [email:infokita@artofbete.com;
telepon:+62821875648]
ProjectManager Damas AnggaPramudya [email:info@damas.com;
telepon:+6289694553552]
3.7 Laporan
Berikutini adalahlaporan perencanaanpelaksanaanproyekperancangansistempenerimaan
pengunjungdi KalbisInstitute:
WAKTU DESKRIPSI STAKEHOLDER PROYEK
2 Januari 2017 PenandatangananMoUSponsorship.
Penandatanganan kontrakkerja.
KalbisInstitute;Artof Bete:
DesignProduction;DamasAngga
Pramudya
1 Maret 2017 Briefingawal proyek. Art of Bete:DesignProduction;
11. 8
Damas AnggaPramudya
3 Maret –
20 Juni 2017
Prosespengerjaan proyek Art of Bete:Design Production;
Damas AnggaPramudya
5 April 2017 Penyediaansumberdayayang
dibutuhkan.
Art of Bete:DesignProduction
21 Juni 2017 Laporan akhirproyek KalbisInstitute;Artof Bete:
DesignProduction;DamasAngga
Pramudya
5 – 6 Juni 2017 Ujicobasistem Art of Bete:DesignProduction;
Damas AnggaPramudya
7 - 15 Juni 2017 Evaluasi proyek KalbisInstitute;Artof Bete:
DesignProduction;DamasAngga
Pramudya
22 Juni 2017 Tutup proyek KalbisInstitute;Artof Bete:
DesignProduction;DamasAngga
Pramudya
3.8 Risiko & Issues
Berikutadalahrisikoyangdapatdihasilkandari perancangansistempenerimaanpengunjung
di KalbisInstitute sertaskalayang dapatdihasilkandari masing-masingrisiko.
RISIKO PROYEK
RISIKO DETAIL SKALA
Tim Proyek(Programmer) Kemampuanprogrammer
yang tidakdapatmembuat
sistemsesuai permintaan
user.
Medium
GerbangMasuk (Swing Gate) Alattidakdapat beroperasi
denganbaik/mengalami
kerusakanpadasensor.
Medium
SistemBermasalah Pada saat diimplementasikan High
12. 9
sistemtidak dapatdigunakan
denganbaikdikarenakan
kesalahanprogram
RFID Card Kartu mengalami error, tidak
dapat mengirimkan sensor.
Medium
BerikutadalahIssuesdari manajemenproyekperancangansistempenerimaanpengunjungdi
KalbisInstitute sertaskalaImpactyangdihasilkandari masing-masingIssuestersebut.
PROJECT ISSUES
ISSUE DETAIL IMPACT
Kemampuankomputasi
resepsionis
Kesalahan resepsionisdalam
menginputkandata
pengunjung
High
Kebutuhansumberdayafisik
yang tidakmemadai
Tidaktersedianyakomputer
dan RFID Card yangsesuai
denganspesifikasi
High
Kurangnyainfokepada
pengunjungan terhadap
sistemkeamanan
penerimaanyangbaru
Pengunjungsulitmemahami
alur sistemyangbaru
Medium
3.9 Implikasi
Tim proyekmelakukan perancangan sistem dan pengembangan sistem secara berkala. Pihak
eksternal dapat membantu dalam proyek ini untuk dapat berkontribusi secara nyata dan
meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute. Salah satu keuntungan yang dihasilkan
dari penerapansisteminiadalahtingkatkepercayaanpengunjunggedungKalbisInstitute meningkat
dan pelayanan terhadap pengunjung dapat berkembang menjadi lebih baik lagi.
13. 10
3.10 Kriteria Sukses Proyek
Berikut merupakan kriteria sukses yang dihasilkan dari proyek tersebut, antara lain:
1. Sistempenerimaan pengunjung gedung Kalbis Institute dapat digunakan dan berjalan
dengan baik.
2. Menurunkanlamawaktuantrian penerimaan pengunjung Kalbis Institute sebesar 70%
dalam satu periode (1 bulan).
3. mengurangi anggaranyangdikeluarkanuntukpenyediaandokumen pengunjung (buku
jurnal).
4. Tingkat penerimaan pengunjung baru lebih cepat sebesar 80%.
5. Mengurangi redundansi data pengunjung pasien hingga 100%.
3.11 Pengesahan
Project Sponsor
KalbisInstitute
Name:Ir. Sablin Yusuf, Msc.,McompSc.
Position:RektorKalbis Institute
Date: 20 /01 /2017
Customer
Art of Bete:DesignProduction
Name:Mohammad IlhamSeptiyono
Position:CEO
Date:20 /01 / 2017
14. 11
4. Appendix
4.1 Dokumentasi Pendukung
Perhitungan WBS menggunakan model COCOMO:
HitungUAF
Low Average High Total
ILF 0 X 7 = 0 1 X 10 = 10 0 X 15 = 0 = 10
EIF 2 X 5 = 10 0 X 7 = 0 0 X 10 = 0 = 10
EI 0 X 3 = 0 2 X 4 = 8 0 X 6 = 0 = 8
EO 0 X 4 = 0 0 X 5 = 0 1 X 7 = 7 = 7
EQ 0 X 3 = 0 1 X 4 = 4 0 X 6 = 0 = 4
Total UAF = 39
HitungTDI (Total DegreesInfluence)
General System Characteristic DOI
1 Data Communcations 3
2 DistributedDataProcessing 3
3 Performance 3
4 HeavilyUsedConfiguration 2
5 Transactionrate 2
6 Online DataEntry 2
7 End User Efficiency 2
8 Online Update 2
9 Complex Processing 1
10 Reusability 1
11 InstallationEase 1
12 Operational Ease 2
13 Multiple Sites 2
14 Facilitate Change 1
Total DegreesInfluence(TDI) 27
HitungVAF(Value AdjustmentFactor)
VAF
= (TDI*0,01)+0,65
= (27*0,01)+0,65
= 0,92
![i
Pengontrolan Dokumen
Informasi Dokumen
INFORMASI
ID Dokumen P-0001
Pemilik Dokumen
DamasAngga Pramudya;Dirga AbiNugraha;Mohammad Ilham
Septiyono;Pramudhiya Airlangga
Tanggal Diterbitkan 20/01/2017
Tanggal Terakhir Disimpan 20/01/2017
Nama File
Proposal Project Charter Perancangan Sistem Penerimaan
Pengunjung di Kalbis Institute – 1
History Dokumen
VERSI TANGGAL TERBIT PERUBAHAN
[1.0] [20/01/2017] [Tidakada perubahan]
Pengesahan Dokumen
JABATAN NAMA TANDA TANGAN TANGGAL
ProjectSponsor
KalbisInstitute
ProjectReviewGroup Mohammad Ilham
Septiyono
ProjectManager© Damas Angga
Pramudya
QualityManager
Dirga Abi Nugraha](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)