Süreç Madenciliği Nedir? Neden Önemlidir? Süreç İyileştirme Çalışmalarındaki Rolü? Procetra Süreç Madenciliği ile Süreç İyileştirmeye Adım Atın

1. «SÜREÇ MADENCİLİĞİ ile
MÜKEMMELLİĞE GİDEN YOL»

2. İÇERİK
➢SÜREÇLERİ NEDEN MODELLERİZ?
➢SÜREÇ MODELLEMENİN KISITLARI
➢SÜREÇ MADENCİLİĞİ NEDİR?
➢SÜREÇ MADENCİLİĞİ İLE HANGİ SORULARA YANIT VERİLEBİLİR?
➢SÜREÇ MADENCİLİĞİ İLE NASIL KATMA DEĞER SAĞLANIR?
➢PROCETRA Process Mining

3. SÜREÇLERİ NEDEN MODELLERİZ?
➢İç Görü Elde Etmek: Süreç modelleme ile, süreci modelleyen kişi
süreci tüm hatları ile kavrar.
➢Tartışma: Süreç paydaşları, süreç modeli üzerinde sürecin yapısı
hakkında tartışabilir.
➢Dokümantasyon: Süreç modelleri ISO 9001 vb standartlar gereğince
veya eğitim amaçlı olarak oluşturulur.
➢Doğrulama: Süreç modelleri, sistem ve prosedürel işleyişte bir
tıkanma olduğunda yol göstericidir.
➢Performans Analizi: Süreç modeli üzerinde yapılacak simülasyon vb
tekniklerle sürecin çıktıları hakkında tahminleme yapılabilir.

4. SÜREÇ MODELLEMENİN KISITLARI
➢Süreç modelleri, «Gerçekte Olan» ı değil, «Olması İstenen» ya da
«Olduğu Zannedilen» konsepti üzerine kurulur.
➢Gerçek dünyadaki süreçler her zaman kurgulandığı gibi
yürütülmeyebilir.
➢Süreç modelleri, idealize bir dünyayı yansıttığından süreçteki büyük
veri ile gerçek zamanlı bağlantısı yoktur ve modelleyen kişinin
perspektifini yansıtır.

5. İDEALİZE SÜREÇ
GERÇEK DÜNYADAKİ SÜREÇ

6. SÜREÇ MADENCİLİĞİ NEDİR?
• Süreç Madenciliği, süreç iyileştirme ve yalınlaştırma çalışmalarında
önemli bir araç olarak kullanılabilecek görece yeni bir yöntemdir.
• Temelde, iş süreçlerinin yürütüldüğü süreç bazlı iş uygulamalarındaki
(Process Aware Information Systems-PAIS) olay kayıtlarının süreç
madenciliği algoritmaları ile analizine ve yorumlanmasına dayanır.
• Olay Kayıtları (Event Log) çeşitli algoritmalarla analiz edilerek, süreçlerin
görsel modelleri otomatik olarak oluşturulur (Process Discovery).
• Elde edilen modeller üzerinde sürece ait veriler, kaynak kullanımları,
darboğazlar vb istenen tüm bilgiler görülebilir.

7. SÜREÇ MADENCİLİĞİ NEDİR?
• Süreç Madenciliği, «Veri Madenciliği» ile «Süreç Yönetimi»
disiplinlerinin birlikte kullanıldığı bir yöntemdir.
• Veri Madenciliği gibi salt veri odaklı olmamakla beraber; klasik süreç
yönetimi yaklaşımları gibi sadece «olması gereken modeller»
üzerinde ilerlemez.
• Süreç Madenciliği ile süreç bazlı olay kayıtları analiz edilerek mevcut
sürecin ne kadar verimli çalıştığı ve olması gerektiği gibi olup
olmadığı nesnel ve somut donelerle ele alınır.
• Elde edilen çıktılarla mevcut durum karşılaştırılarak iyileştirme
çalışmalarına yön verilir.

8. SÜREÇ MADENCİLİĞİ İLE KLASİK YAKLAŞIM FARKI
KLASİK SÜREÇ YÖNETİMİ YAKLAŞIMI SÜREÇ MADENCİLİĞİ
Statik süreç modelleri etrafında yoğunlaşır. İş Zekası ile Süreç Yönetimi arasında bir köprü
vazifesi görür.
Kurumsal performansı, iş süreçlerinin
iyileştirilmesi yoluyla artırmayı hedefler.
Başlangıç noktası «Olay Kayıtları(Event Log)»
dır.
İdealize modeller üzerinde durduğundan
«gerçek dünyadaki verileden» uzaktır.
Logdaki her bir «olay», süreçteki bir aktiviteye
denk gelir ve belirli/spesifik bir süreç sıra
numarası (case) ile ilgilidir.
Yapılan analizler güvenirlikten uzaktır, zira
ideal dünyadaki varsayımlara dayanır.
Belirli bir case ile ilgili tüm aktivitelerin sıra ile
yürütüldüğünün tespit edilmesi ile bir sürecin
baştan sonra işletildiği anlaşılır.

9. İzleme
Devreye Alma
Yeniden Dizayn
İhtiyaç Tespiti
Data Model
KLASİK SÜREÇ YÖNETİMİ YAŞAM DÖNGÜSÜ

10. SÜREÇ MADENCİLİĞİ YAŞAM DÖNGÜSÜ

11. SÜREÇ MADENCİLİĞİ İLE HANGİ SORULARA YANIT
BULUNABİLİR?
➢ Süreçlerde en sık tekrar eden adımlar hangileri?
➢ Gerçekleşen süreç akışları, modellenen süreçlerle ne ölçüde uyuşuyor?
➢ Süreçlerin ortalama tamamlanma süreleri nedir?
➢ Süreçlerde darboğaz yaratan işlem adımları hangileridir?
➢ Hangi süreçlerde kaynak iyileştirmesi yapılırsa verimlilik artar?
➢ Gerçekleşen süreç akışlarında, süreç kurallarına aykırı yürüyen durumlar oluyor mu?
➢ En verimli kaynaklar? En verimsiz kaynaklar?
➢ Süreçler organizasyonda en çok kimlerin etrafında yoğunlaşmış?
➢ .
➢ .

12. SÜREÇ MADENCİLİĞİ İLE KATMA DEĞER NASIL
SAĞLANIR?
➢ Süreç madenciliği çalışmalarının temel adımı, Olay Kayıtları
(Event Log)’nı elde etmektir.
➢ Olay kayıtları, süreçlerin yürütüldüğü BT uygulamalarından (
ERP, MRP, MES, BPM vb) elde edilen ve süreçlerle ilgili
bilgileri taşıyan en önemli girdilerdir.
➢ Olay kayıtlarının analiz edilmesi ile süreç keşfi, süreç analizi
ve uyum yönetimi gerçekleştirilebilir.

13. OLAY KAYDI ( EVENT LOG ) NEDİR?
➢ Süreç Madenciliği çalışmalarının en önemli girdisidir.
➢ Olay kayıtlarında aşağıdaki bilgiler «mutlaka» bulunmalıdır:
1. Tekil Süreç (Case) ID
2. Aktivite (İş Adımı) Bilgisi
3. Aktiviteye Ait Zaman Damgası (Time Stamp-Başlangıç/Bitiş Tarihi)
➢ Süreç Madenciliği çalışmalarının çıktılarını zenginleştirmek ve ileri
düzey analiz/iyileştirme yapabilmek için olay kayıtlarında aşağıdaki
bilgilerin bulunması yararlı olacaktır:
1. Aktivitede görev alan kişi/kaynak
2. Aktivitedeki maliyet bilgisi
3. Sürece ve aktiviteye özel diğer bilgiler

14. OLAY KAYITLARI HANGİ FORMATLARDA OLMALIDIR?
➢ Süreç Madenciliği için gerekli olan olan kayıtları, ilgili süreçlerin
yürütüldüğü BT Uygulamalarından elde edilir.
➢ Başlıca olay kaydı formatları xlsx ve csv olarak sıralanabilir.
➢ Bununla birlikte Süreç Madenciliği için geliştirilmiş ve tüm dünyada
standart kabul edilen XES formatı da süreç madenciliğine özel standart olay
kaydı olarak kullanımda yer almaktadır.
➢ XES: «eXtensible Event Stream» anlamına gelmekte olup, XML tabanlı ve
piyasadaki tüm süreç madenciliği uygulamaları tarafından tanınan ortak bir
formattır.

15. ÖRNEK OLAY KAYDI ( EVENT LOG)
FLOWID STATUS USERID REQUESTDATE RESPONSEDATE
123946Ticket Opened Micheal 2017-10-08 19:03:44.000 2017-10-08 19:03:44.000
123946Help Desk Approval Tommy 2017-10-08 19:03:45.000 2017-10-08 20:16:10.000
123946
Department Owner
Review John 2017-10-08 20:16:10.000 2017-10-08 20:17:01.000
123947Ticket Opened Micheal 2017-10-08 19:03:45.000 2017-10-08 19:03:45.000
123947Help Desk Approval Tommy 2017-10-08 19:03:45.000 2017-10-08 20:16:09.000
123947
Department Owner
Review John 2017-10-08 20:16:09.000 2017-10-08 20:17:01.000
123948Ticket Opened Richard 2017-10-08 19:03:46.000 2017-10-08 19:03:46.000
123948Help Desk Approval Reese 2017-10-08 19:03:46.000 2017-10-08 20:16:09.000
123948
Department Owner
Review Ursula 2017-10-08 20:16:09.000 2017-10-08 20:17:01.000
124213Ticket Opened Rachel 2017-10-08 19:13:49.000 2017-10-08 19:13:49.000
124213Help Desk Approval Amy 2017-10-08 19:13:50.000 2017-10-08 20:16:09.000
124213
Department Owner
Review William 2017-10-08 20:16:09.000 2017-10-08 20:17:00.000
Case Id Activity Resource
Time Stamp

16. «PROCETRA» İLE SÜREÇ
MADENCİLİĞİ

17. «PROCETRA» İLE SÜREÇ MADENCİLİĞİ
• Procetra Process Mining uygulaması, BPM GENESİS platformunda
bulunan, kullanıcıların süreç olay kayıtlarını yükleyerek analiz
edebilmelerini sağlayan bir çözümdür.
• Procetra Process Mining uygulaması ile Süreç Keşfi, Süreç
Darboğaz Analizleri, Süreçlerle İlgili İstatistikler, Varyant
Analizleri gerçekleştirilebilmektedir.

18. PROCETRA İLE SÜREÇ KEŞFİ-PROCESS DISCOVERY
➢ Olay Logları’nın analizi sonrası süreç modeli otomatik olarak ortaya
konur, buna süreç keşfi denir.
➢ Sürece ilişkin olay kayıtları çeşitli
algoritmalarla analiz edilerek süreç
adımları arasındaki ilişkiler ve
süreç akışı modellenir.
➢ Olay logundaki kayıt sayısı ne
kadar fazla olursa süreç modelinde
görülebilecek detaylar da o kadar
fazla olacaktır.
➢ Bu nedenle keşfedilecek süreç
modelinin kalitesi, olay kayıtlarının
kalitesi ile doğru orantılıdır.

19. PROCETRA İLE SÜREÇ İSTATİSTİKLERİ-DARBOĞAZ ANALİZİ
➢ Süreç modelinin keşfinin ardından süreçteki gerçekleşen adımların
sürelerinin ortalama/min/max gibi farklı istatistiksel analizleri
gerçekleştirilir.

20. PROCETRA İLE SÜREÇ İSTATİSTİKLERi-FREKANS ANALİZİ
➢ Süreç Madenciliği ile keşfedilen
süreç modeli ve istatistiklerin
ışığında adım bazlı frekanslar
tespit edilebilmektedir.
➢ Bu da sürecin içerisinde
tekrarlayan adımların hangileri
olduğu, bu adımların katma
değer içerip içermemesine göre
süreç iyileştirme-yalınlaştırma
çalışmalarındaki katkısını ifade
eder.

21. PROCETRA İLE SÜREÇ VARYANT ANALİZLERİ
➢ Gerçek dünyadaki süreçlerin, olay kayıtlarından elde edilen bilgilerin
ışığında, kaç farklı şekilde yürütüldüğü gözlemlenebilir. Bu bizlere,
süreçlerin kurgulandığı gibi işleyip işlemediği hakkında fikir verir.

22. PROCETRA İLE SÜREÇ ANALİTİKLERİ
➢ Süreçlere ilişkin loglardan elde edilen verilerin ışığında süreçlerle ilgili;
- Sürecin ortalama tamamlanma süresi
- Günlük gerçekleşen ortalama süreç adedi
- Günlük gerçekleşen ortalama süreç faaliyeti adedi
- Her bir süreçte gerçekleşen ortalama süreç faaliyeti adedi
- Süreçlerin ortalama maliyetleri
Gibi bilgiler görülebilmektedir.

23. PROCETRA İLE SÜREÇ ANALİTİKLERİ

24. info@bpmgenesis.com
https://bpmgenesis.com/apps