• Hoe analyseer je een werkproces? • Hoe beschrijf je een werkproces? • Hoe pas je dit toe?

1. ABR Bijeenkomst
23 april 2015 – Procesgericht werken
Marianne Dorder-Servet

2. Gelijkenis/Metafoor
Er waren eens drie mensen: Iedereen, Iemand en Niemand.
Op een dag moest er een belangrijke opdracht worden vervuld.
Iedereen dacht dat Iemand die taak wel op zich zou nemen.
Hoewel Iedereen de opdracht kon vervullen, deed Niemand het.
Daarom werd Iedereen boos op Iemand. Het was zijn taak en nu
had Niemand die uitgevoerd!
Iedereen dacht dat Niemand de opdracht had kunnen doen, maar
Niemand had zich gerealiseerd dat Iedereen juist zo graag wilde.
Aan het einde beschuldigde Iedereen Iemand omdat Niemand
deed wat Iedereen had kunnen doen.
Bron: Procesbeschrijvingen? ‘Rot op met de systemen’/ 2011

3. Hoe deze metafoor te voorkomen binnen uw
organisatie?
 Duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en
bevoegdheden. B.v. hanteren RASCI/RACI aanpak.
 Eenduidige wijze van procesbeschrijving
 Beheren van de processen in één beheertool
 Toegankelijk maken van de processen voor alle
relevante doelgroepen

4. RASCI aanpak
 Responsible = Verantwoordelijke medewerker of (extern)
organisatieonderdeel voor de uitvoering van de processtap. Altijd
aanwezig!
 Accountable = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel waaraan
verantwoording wordt afgelegd. Beslisser/Eindverantwoordelijke. Altijd
aanwezig!
 Support = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat ondersteunt
bij het uitvoeren van de processtap
 Consult = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat advies geeft
over het uit te voeren processtap
 Informed = Medewerker of (extern) organisatieonderdeel dat
geïnformeerd moet worden over het uitvoeren van de processtappen

5. RASCI aanpak
 RASCI aanpak wordt gebruikt voor het beschrijven
van productie-, diensten- en administratieve
processen
 RASCI kan eenvoudig in Word of Excel worden
uitgevoerd.
 RASCI is een snelle en eenvoudige werkwijze om
inzicht te krijgen in:
 Processen
 Verantwoordelijkheden
 Bevoegdheden

6. Voorbeeld Proces Ziek en herstelmelden medewerker
Procestap / Activiteit Medewerker Manager Medewerker
HRM
Arbodienst
Ziekmelden A R CI
Invullen
ziekmeldingsformulier
A R
Registreren
ziekmelding
RA
Bijhouden
verzuimdossier
RA
Ziekmelden bij
Arbodienst
I A R RI
Onderhouden contact
met medewerker
RA CI

7. Waaraan denken bij procesbeschrijving?
 Een proces moet beknopt, overzichtelijk en to the point zijn
 Consensus bereiken over de gebruikte terminologie, symbolen
en aanpak
 Een proces moet afgestemd zijn op het doel waarvoor het
gebruikt wordt
 Duidelijkheid over de rolverdeling, verantwoordelijkheden,
bevoegdheden en onderlinge relaties
 Een proces moet gemakkelijk overdraagbaar zijn aan alle
relevante doelgroepen (managers, medewerkers etc.)
 Een proces moet snel en makkelijk vast te leggen en aan te
passen zijn.