1. Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university
Huong dan ve so do cheo - HTTTQL
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý (Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)
Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university
Huong dan ve so do cheo - HTTTQL
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý (Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
2. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 1/6
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CHÉO
Các khối ký hiệu dùng trong sơ đồ chức năng chéo
(Sử dụng chức năng Insert/Shapes của MS Word):
Tài liệu Biểu thị dữ liệu vào/ra hay báo cáo
Xử lý bằng
máy tính
Biểu thị các thao tác xử lý bằng máy tính,
bao gồm cả việc yêu cầu và cập nhật tập tin.
Nhập liệu
bằng tay
Biểu thị nhập liệu bằng máy tính hoặc bằng
các thiết bị nhập liệu khác.
Xử lý
bằng tay
Biểu thị việc chuẩn bị tài liệu, ký tài liệu và
các thao tác xử lý dữ liệu bằng tay khác.
Màn hình
Biểu thị các thao tác và các thông tin hiển thị
trên màn hình máy tính.
Biểu thị việc lưu tài liệu bằng giấy.
Dữ liệu
Biểu thị việc lưu dữ liệu vào đĩa từ.
Biểu thị việc lưu dữ liệu vào băng từ.
Biểu thị việc tổng kết lô hoặc bất kỳ một tổng
kết nào.
Biểu thị điểm bắt đầu/kết thúc, cũng có thể
biểu thị thực thể bên ngoài
Biểu thị điểm kết nối trên
cùng một trang. Sử dụng ký tự
A, B, C... để xác định các nút
liên quan.
Biểu thị điểm kết nối sang trang.
Sử dụng ký tự A, B, C... để xác
định các nút liên quan.
Biểu thị hướng đi của lưu đồ
Biểu thị độ trễ của tiến trình tiếp
theo. Chẳng hạn, chờ việc kiểm
lỗi hoàn tất, xử lý định kỳ...
Biểu thị việc so sánh, đối chiếu
Biểu thị việc kết nối viễn thông
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
3. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 2/6
VÍ DỤ VÀ CÁC BỨỚC VẼ SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CHÉO
1. Các hoạt động trong hệ thống công việc nhận thanh toán nợ được tường thuật như sau:
Công ty ABC sử dụng những thủ tục sau để nhận tiền từ việc bán hàng trả chậm. Khi đến hạn
thanh toán các khách hàng gởi các tờ séc (SEC) và thông báo chuyển tiền (TBCT) cho công ty ABC.
Sau khi nhận được tờ séc và TBCT, nhân viên văn thư tại công ty ABC ký sau tờ séc, ghi khoản tiền
thanh toán và số của tờ séc lên TBCT. Định kỳ, nhân viên văn thư chuẩn bị một tổng kết thống kê lô các
giấy TBCT được gọi là tổng lô và gởi lô các giấy TBCT này đến bộ phận Kế toán thu cùng với bản sao
tổng lô. Cùng thời gian này, nhân viên văn thư chuyển các tờ séc tương ứng đến cho bộ phận thu ngân.
Tại phòng Kế toán thu, nhân viên nhập lô chứng từ vào máy tính gồm các thông tin tổng lô, mã
khách hàng, số hợp đồng, số tiền thanh toán và số tờ séc. Sau đó kiểm tra rằng hợp đồng đang tồn tại và
số tiền thanh toán là chính xác; máy tính cập nhật vào dữ liệu chính của tài khoản phải thu. Nếu có bất
cứ sự khác biệt nào, nhân viên sẽ được cảnh báo.
Cuối mỗi lô (hoặc cuối ngày), máy tính in ra phiếu tiền gởi trên máy in của văn phòng thu ngân.
Thu ngân so sánh phiếu tiền gởi này với lô séc tương ứng và sau đó mang phiếu này đến ngân hàng.
Khi đã được nhập vào, số tờ séc và khoản tiền thanh toán cho mỗi biên lai được lưu lên đĩa.
Những dữ liệu sự kiện này được sử dụng để tạo danh sách các biên lai thu tiền vào cuối ngày. Một bảng
tóm tắt các khoản thanh toán của khách hàng trong ngày đó cũng được in ra. Nhân viên kế toán phải thu
so những những báo cáo này với TBCT và sau đó gởi toàn bộ các biên lai về phòng kế toán tổng hợp.
2. Lập bảng liệt kê các thực thể và những hoạt động
Bước đầu tiên của chúng ta tạo ra một bảng liệt kê các thực thể (Các đối tượng tham gia) và các
hoạt động. Bảng liệt kê này sẽ giúp việc chuẩn bị các lưu đồ hệ thống nhanh hơn và chính xác hơn bởi
vì nó làm rõ thông tin chứa trong tường thuật hệ thống công việc và giúp chúng ta tài liệu hoá hệ thống
một cách đúng đắn.
Một hoạt động là bất kỳ hành động nào được thực hiện bởi thực thể bên trong hoặc bên ngoài.
Các hoạt động có thể bao gồm những hành động liên quan đến dữ liệu hoặc đến một quá trình hoạt động
như lấy hàng trong kho, kiểm tra hàng hoá tại nơi tiếp nhận, đếm tiền... Mỗi một hoạt động phải có một
thực thể thực hiện hoạt động đó.
Bắt đầu lập bảng, ta liệt kê từng hoạt động cùng với tên của thực thể thực hiện hoạt động đó và
đánh số theo thứ tự mà nó được thực hiện trong ngữ cảnh, bất kể trình tự mà nó xuất hiện trong tường
thuật. Theo ví dụ trên ta có bảng sau:
Các thực thể Các hoạt động
Khách hàng 1. Gởi các tờ séc (SEC) và thông báo chuyển tiền (TBCT) đến Văn thư
BP Văn thư 2. Ký sau tờ séc, viết khoản tiền thanh toán và số CT của tờ séc lên trên TBCT
BP Văn thư 3. Chuẩn bị tổng lô của các TBCT (Định kỳ)
BP Văn thư 4. Gởi lô TBCT và bảng sao tổng lô đến BP Kế toán thu
BP Văn thư 5. Gởi lô SEC tương ứng đến BP Thu ngân.
BP Kế toán thu 6. Nhập lô TBCT vào máy tính
BP Kế toán thu
7. So khớp tổng lô, mã khách hàng, số hợp đồng, khoản phải trả và số của tờ séc
với dữ liệu trên chứng từ và dữ liệu lưu trữ trên máy tính.
HT Máy tính
8. Kiểm tra xác nhận sự tồn tại của hợp đồng và tính chính xác của khoản tiền
đang được thanh toán.
HT Máy tính 9. Cập nhật vào dữ liệu tài khoản phải thu
HT Máy tính 10. Thông báo đến nhân viên khi có lỗi
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
4. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 3/6
BP Máy tính 11. Ghi lại các sự kiện
BP Máy tính 12. In phiếu tiền gởi (PTG) và gởi đến BP Thu ngân
BP Thu ngân 13. So sánh PTG với lô SEC
BP Thu ngân 15. Cầm PTG đến Ngân hàng
HT Máy tính 16. Tạo bảng kê các biên lai thu tiền (Bảng kê BL) gởi BP Kế toán thu
HT Máy tính
17. In báo cáo tóm tắt các khoản thanh toán của khách (BC thu nợ) gởi BP Kế
toán thu
BP Kế toán thu 18. So sánh Bảng kê BL và BC thu nợ với TBCT và các tổng lô
BP Kế toán thu 19. Gởi toàn bộ chứng từ đến phòng kế toán tổng hợp.
Trong các hoạt động trên có một số hoạt động xử lý thông tin và một số hoạt động không phải là
hoạt động xử lý thông tin.
Hoạt động xử lý thông tin là những hoạt động lấy dữ liệu từ kho dữ liệu, biến đổi dữ liệu, nhập
liệu, xác nhận, phân loại, sắp xếp, tính toán, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu và điền dữ liệu (kể cả bằng tay
hay tự động). Việc chuyển hay nhận dữ liệu giữa những thực thể không phải là những hoạt động xử lý
thông tin bởi vì nó không làm biến đổi dữ liệu.
Lưu ý rằng hoạt động 6 mô tả hoạt động 7 và có thể không cần phải liệt kê, tuy nhiên do tính
quan trọng của hành động này nên ta nên liệt kê ra hơn là bỏ sót.
3. Ba bước và 10 lưu ý hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo:
Bước 1:
Chia sơ đồ thành nhiều cột, mỗi cột ghi tiêu đề đại diện cho mỗi thực thể. Theo ví dụ trên có thể
có các cột: Khách hàng, Văn thư, Kế toán thu, Thu ngân, Ngân hàng, Kế toán tổng hợp, Máy tính. Tuy
nhiên, ta có thể giảm bớt 3 cột Khách hàng, Ngân hàng và Kế toán tổng hợp vì những thực thể này
không thực hiện bất kỳ một hoạt động xử lý dữ liệu nào trong quy trình này.
Bước 2:
Sắp đặt các cột theo thứ tự dòng chảy của các hoạt động từ trái sang phải nhưng nên đặt sao cho
giảm thiểu các đường chéo và kết nối. Chẳng hạn, hai cột BP Kế toán thu và BP Thu ngân đều tương tác
với Máy tính nên ta sắp đặt hai cột này nằm hai bên cột BP Máy tính. Đến bước này ta có thể xác định
được sơ đồ của chúng ta bao gồm 4 cột theo thứ tự: Văn thư, Kế toán thu, Máy tính, Thu ngân.
Bước 3:
Sử dụng các khối để biểu diễn dữ liệu, thông tin, và các hoạt động xử lý thông tin theo thứ tự
logic các bước trong hệ thống công việc. Các hoạt động nên đặt chạy từ trên xuống dưới và từ trái sang
phải. Để rõ ràng, ta đặt mũi tên trên đường kể để xác định trình tự các bước công việc.
Lưu ý 1:
Nếu bạn không thể giữ được trong một trang thì sử dụng nhiều trang và kết nối các trang bằng
nút kết nối.
Lưu ý 2:
Bên trong mỗi cột, phải có ít nhất một tiến trình xử lý, hoạt động nhập liệu hoặc lưu trữ dữ liệu
giữa các tài liệu. Điều đó có nghĩa là không trực tiếp kết nối các tài liệu nằm trong cùng một cột. Khi có
A
Đặt ở trang trước
A
Đặt ở trang sau
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
5. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 4/6
nhiều tài liệu sinh ra từ một thao tác xử lý ta có thể vẽ các tài liệu xếp chồng lên nhau hoặc ngang cấp
nhau.
Lưu ý này đề nghị bạn hiển thị tất cả các tiến trình xử lý đang diễn ra. Chẳng hạn, hai tài liệu
TBCT và các tờ séc đang được đính kèm thì bao gồm một tiến trình xử lý ký hậu, ghi khoản TT và số tờ
séc lên TBCT, đây là tiến trình thể hiển các hoạt động kết hợp và các hoạt động đính kèm.
Lưu ý 3:
Khi tài liệu được chuyển qua một thực thể khác (di chuyển từ cột này sang cột khác), phải hiển
thị tài liệu đó ở cả hai cột (nơi tạo ra tài liệu đó và nơi tài liệu đó chuyển đến), trừ khi việc kết nối rất
gần nhau mà mục đích là rõ ràng. Chẳng hạn, tài liệu các tờ séc đã ký hậu được hiển thị ở cả hai cột Văn
thư và Thu ngân.
Lưu ý 4:
Tài liệu hoặc báo cáo được in bằng máy tính thì nên được hiển thị trước tiên trong cột Máy tính,
sau đó bạn có thể hiển thị các tài liệu hoặc báo cáo này tại cột của thực thể nhận tài liệu này. Chẳng hạn,
cuối ngày hệ thống máy tính trung tâm in báo cáo tổng hợp các khoản thanh toán của khách hàng và gởi
nó đến bộ phận Kế toán thu. Trường hợp này ta hiển thị báo cáo này ở cả hai cột Hệ thống máy tính và
cột Kế toán thu.
Tài liệu
đầu vào
Tài liệu
đầu ra
TT xử lý
Tài liệu
đầu ra
TT xử lý
Tài liệu 1
Tài liệu 2
đầu vào
Tài liệu
đầu ra
TT xử lý
Tài liệu
1
Tài liệu
2
Tài liệu
1
Tài liệu
2
Tài liệu
X
TT xử lý
Tài liệu 1
Tài liệu 2
đầu vào
Tài liệu
X
Tài liệu
đầu ra
TT xử lý
Tài liệu
X
Tài liệu
đầu ra
TT xử lý
Lưu A
A
Thực thể 1 Thực thể 2 Thực thể 3
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
6. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 5/6
Lưu ý 5:
Tài liệu hoặc báo cáo được in bởi máy tính trung tâm trên các thiết bị nằm trong một thực thể
khác (ví dụ, phiếu gởi tiền được in trên máy in của bộ phận Thu Ngân) không được hiển thị trong cột hệ
thống máy tính. (Mô tả chung trong hình của lưu ý 4 - hình trái)
Lưu ý 6:
Việc xử lý bên trong một thực thể trên các thiết bị như một máy tính (sử dụng phần mềm quản lý
hỗ trợ riêng của thực thể) hoặc những thiết bị kết nối với máy tính sẽ được hiển thị trong cột của thực
thể đó hoặc là một cột riêng biệt bên cạnh, nhưng không hiển trong cột hệ thống máy tính trung tâm.
Chẳng hạn, việc nhập thông tin tổng lô, khách hàng, số hoá đơn, khoản thanh toán... được thể hiện hoạt
động xử lý tại cột Kế toán thu. (Mô tả chung trong hình của lưu ý 4 - hình phải)
Lưu ý 7:
Các bước xử lý tuần tự (bằng máy vi tính hoặc bằng tay) mà không có độ trễ giữa chúng (và kết
quả từ cùng một đầu vào) có thể được hiển thị như là một tiến trình xử lý hoặc là một chuỗi các tiến
trình. Chẳng hạn, từ một đầu vào TBCT và các tờ séc, một loạt các hoạt động xử lý như: ký hậu tờ séc,
ghi khoản thanh toán và số tờ séc lên TBCT, chuẩn bị tổng lô có thể hiển thị một loạt các tiền trình (như
trong sơ đồ ví dụ bên dưới) hoặc chỉ gom vào chung một tiến trình.
Lưu ý 8:
Cách duy nhất để hiển thị hành động đưa dữ liệu vào và lấy dữ liệu ra từ dữ liệu lưu trữ trong
máy tính là một hình chữ nhật biểu diễn quy trình của máy tính.
Lưu ý 9:
Việc gửi tài liệu không cần thiết phải hiển thị bằng hình khối xử lý bằng tay mà nó được thể hiện
rõ ràng từ việc chuyển động của chính tài liệu đó (Nó được lập lại ở nơi gởi và nơi nhận - Lưu ý 3).
Lưu ý 10:
Không sử dụng một quy trình bằng tay để thể hiện việc lưu tài liệu. Chỉ cần hiển thị các tài liệu
đi vào tập tin (Như lưu ý 8).
CSDL
KQ2
In KQ2
DLYC in
BP máy tính Thực thể X
In KQ1
KQ2
Lưu
KQ1
Lưu
CSDL
KQ2
In KQ2
Thực thể Y Thực thể X
KQ2
Lưu
DLYC in
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
7. Hướng dẫn vẽ sơ đồ chức năng chéo
Ths. Võ Thành Đức - Trường Đại học Kinh tế TP. HCM Trang 6/6
VĂN THƯ KẾ TOÁN THU
Lưu
tạm
Các tờ séc đã
được ký hậu
toán
A
Lưu cho đến khi
nhận phiếu gởi tiền
Các tờ séc đã
được ký hậu
toán
Các tờ séc đã
được ký hậu
toán
1
Phiếu gởi tiền
Khách hàng
TB chuyển tiền
Tờ séc th. toán
Ghi số
th.toán và số
tờ séc lên
TBCT
Ký hậu
tờ séc
Các tờ séc đã
được ký hậu
Ch. bị tổng
lô TBCT
A
Các TBCT
đã ghi chú
Tổng
lô
Nhập tổng lô,
mã KH, Số HĐ,
khoản TT, số séc
Kiểm tra/
chấp nhận
Các TBCT
đã ghi chú
Toàn bộ
biên
nhận
Lỗi thông thường
không hiển thi
Bảng tóm tắt các
TK của KH đã TT
Bảng tóm tắt các
TK của KH đã TT
DS biên lai
thu tiền
Kiểm tra, đưa vào
TK phải thu,
ghi lại giao dịch Dữ liệu sự
kiện thu tiền
Dữ liệu
tài khoản
phải thu
In phiếu
gởi tiền
In báo cáo cuối ngày
Cuối lô hoặc
cuối ngày
Cuối ngày
2
Phiếu gởi tiền
1
Phiếu gởi tiền
Kế toán TH
Tổng
lô
So sánh
DS biên lai
thu tiền
Định kỳ
HỆ THỐNG MÁY TÍNH THU NGÂN
So sánh
Lỗi thông thường
không hiển thi
Downloaded by TH HT (marketing.thanhlong@gmail.com)
lOMoARcPSD|27060178
