he ê ệ tho ông ống tho ông tin ke ê ế toan án

1. Trường: Đại Học Mở TP.HCM
Lớp: Kế Toán – K3/20
Giảng viên: Vũ Quốc Thông
Môn: Hệ thống thông tin kế toán 1
Sinh viên: Phạm Văn Công
MSSV: 81201007TPE2
CHỦ ĐỀ THẢO LUẬN 1: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN – TỪ LÝ THUYẾT ĐẾN
THỰC TIỄN
Sau khi học xong chương 1 và 2 - Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
và trong khi học tập chương 2 – Tổ chức dữ liệu kế toán trên bảng tính, các bạn SV được yêu
cầu vận dụng khái niệm HTTTKT để thảo luận về việc tổ chức công tác kế toán doanh
nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.
* Gợi ý dành cho lớp là bạn hãy trình bày những suy nghĩ về sự chuẩn bị của doanh
nghiệp đối với các thành phần thuộc khái niệm HTTTKT khi tổ chức công tác kế toán trên môi
trường tin học. Nếu có thể, các bạn hãy cho ví dụ cụ thể thông qua những tình huống của doanh
nghiệp thực tế.
BÀI LÀM:
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản
lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ
thống thông tin kế toán nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức
sử dụng các công nghệ khác nhau. Nó nhận biết và ghi nhận những ảnh hưởng tài chính của các
nghiệp vụ của doanh nghiệp. HTTTKT phân bổ thông tin về các nghiệp vụ cho những người
liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong
doanh nghiệp.
 HTTTKT gồm có các thành phần như sau:
1. Nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau;
2. Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các hoạt
động của doanh nghiệp (Lưu đồ);
3. Dữ liệu về tổ chức và quá trình xử lý;
4. Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức;
5. Trang thiết bị công nghệ;
6. Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu.
Vì vậy khi tổ chức công tác kế toán trên môi trường tin học, doanh nghiệp cần có sự
chuẩn bị tốt đối với 6 thành phần nêu trên để HTTTKT vận hành và thực hiện tốt các chức
năng của nó.
 Các thành phần trên sẽ bảo đảm cho HTTTKT thực hiện ba chức năng sau:
1. Thu thập và lưu trữ về các hoạt động của doanh nghiệp, các nguồn lực và nhân sự liên
quan.
2. Chuyển đổi dữ liệu sang thành thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết
định kinh doanh.

2. 3. Cung cấp các cách thức kiểm soát và an ninh về tài sản, về thông tin nhằm làm cho dữ
liệu luôn sẵn có, chính xác, và tin cậy.
 Khi tổ chức công tác kế toán trên môi trường bảng tính excel, doanh nghiệp cần
xây dựng, chuẩn bị các thành phần thuộc khái niệm HTTTKT như sau:
1. Thiết lập thông tin về doanh nghiệp và chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng:
Đây là những thông tin cơ bản nhất về doanh nghiệp mà mọi phần mềm hay file kế toán
Excel cần phải có để từ đó kế toán của công ty sẽ biết được phải tổ chức hệ thống sổ sách chứng
từ của doanh nghiệp như thế nào để phát huy tối đa hiệu quả của file kế toán Excel.
2. Xây dựng danh mục: Hệ thống tài khoản, Khách hàng, Nhà cung cấp, Hàng hóa,
Vật tư, Tài sản cố định
Danh mục là một trong những yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ phần mềm hay file kế toán
excel, nó quan trọng bởi lẽ có những thông tin sẽ được sử dụng nhiều lần, lặp đi lặp lại trong
kỳ kế toán của doanh nghiệp và khi xây dựng được một danh mục theo dõi và quản lý các thông
tin đó thì việc truy xuất thông tin để điền vào form mẫu hoặc báo cáo đang làm trở nên đơn giản
hơn bao giờ hết.
3. Cập nhật số dư đầu kỳ của các tài khoản
Số dư đầu kỳ các tài khoản của doanh nghiệp rất quan trọng trong việc hoàn thành sổ sách
kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký đặc biệt…) và lập báo cáo tài chính. Do đó trước khi tiến
hành hạch toán kế toán chúng ta cần phải cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản vào trong File kế
toán Excel mà cụ thể ở đây là trong Bảng cân đối số phát sinh.
4. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh chúng ta sẽ nhập giá trị nghiệp vụ vào một sheet
duy nhất.
Đối với nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định và mua bán hàng hóa thì còn phải cập nhật
thêm các thông tin khác vào các sổ hoặc bảng theo dõi được lập riêng ví dụ: Bảng theo dõi và
phân bổ khấu hao tài sản cố đinh, bảng kê nhập – xuất hàng,…
5. Làm các bút toán cuối kỳ và khóa sổ kế toán.
Sau khi nhập hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ chúng ta phải làm các bút toán
cuối kỳ để tính được kết quả kinh doanh của kỳ kế toán, một số bút toán tiêu biểu:
 Hạch toán giá trị khấu hao
 Kết chuyển thuế GTGT
 Tính lương
 Kết chuyển Doanh thu, chi phí
 Xác định kết quả kinh doanh
 Những điểm khác nhau trong việc xây dựng/tổ chức dữ liệu kế toán trên môi
trường bảng tính excel so với thực hiện kế toán thủ công
 Tính chính xác:
Nếu kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên
quan đều phải được lập lại từ đầu
Với sự hỗ trợ của phần mềm, dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một
nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào.

3. Công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi
chép trên nhiều sổ sách => sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp =>công tác kế toán tổng
hợp bị sai lệch.
 Tính hiệu quả:
Phần mềm kế toán Excel giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác
hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế
toán.
 Tính chuyên nghiệp:
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán Excel, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp
được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định.
Hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, việc sử dụng máy tính, các
phần mềm kế toán, trong hoạt động kế toán đã giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp như: thu
thập và xử lý dữ liệu nhanh hơn, chính xác hơn, việc phân tích dữ liệu nhanh chóng, tin
cậy; lưu trữ dữ liệu đầy đủ, kịp thời, an toàn, sản xuất ra thông tin có chất lượng cao đáp
ứng tốt cho yêu cầu ra quyết định của doanh nghiệp.
Trân trọng cảm ơn!