1. DoorLutger
www.meerdansport.nl 17
BESTUUR&ORGANISATIE
Column
Als de procedure maar
gevolgd wordt…
De meeste kunstgrasvelden worden door gemeentes gefinancierd.
Een veld kost toch we snel tussen de € 300.000,- en € 400.000,-.
Kortom, niet een bedrag dat snel bij een sportclub op de bank staat.
En al helemaal niet in deze tijd. Veel gemeenten zien sport als een
wezenlijk onderdeel van de samenleving en zijn bereid in de buidel
te tasten. Omdat het belastinggeld is, zijn er strikte regels opgesteld.
Met de bankencrisis in het achterhoofd juich ik een kritische controle
toe, maar of dat ook altijd ten goede komt aan het eindresultaat durf
ik te betwijfelen.
De afgelopen vijftien jaar heb ik inmiddels meer dan twintig clubs
en gemeenten ondersteund bij de aankoop van velden. Deze bege-
leiding kan je opdelen in drie fases: bepalen van de wensen (pro-
gramma van eisen), de gunning en de bouwbegeleiding. In een paar
sessies is het mogelijk om de ambitie van de club te definiëren en te
bepalen welke type velden het beste bij passen. Vervolgens meld je
je bij de gemeente en het spel gaat beginnen.
Door alle (Europese) regels worden de ambtenaren in een keurslijf
geduwd. Veel speelruimte is er niet, althans dat is vaak de uitleg:
“We moeten de procedures volgen, we willen geen risico nemen,
we houden ons strikt aan de regels, etc.” Toegegeven, de regels
zijn zeer rigide en geven ook weinig mogelijkheden: het is meer ter
bescherming van het ambtelijk apparaat dan ter verbetering van de
uitkomst. Mijn ervaring is dat deze richtlijnen meer gericht zijn op
de procedure dan op het resultaat. Het is toch bijzonder dat aanne-
mers een bid op papier moeten uitbrengen en dat een selectiecom-
missie veelal in een uur besluit wie de winnaar is. Binnen een uur!
Ik heb wel eens bij een selectiecommissie gezeten waar de meeste
leden van deze commissie geen tijd hadden om de offertes door te
nemen door vakantieverplichtingen.
Ik heb wel eens voorgesteld om een kennismakingsgesprek in te
voeren waarin de selectiecommissie zaken nader kan uitvragen die
in de offerte onduidelijk zijn. Maar dit is niet conform de aanbeste-
dingsregels, omdat de aanbieders dan geen gelijke kansen krijgen.
Hoezo, want de offerte is toch al ingediend? De gelijke kansen zitten
toch in de uitvraag en de transparantie van de procedure? Wat er
nu gebeurt is dat er een verificatiegesprek volgt na de keuze voor
een aannemer. Deze dient dan zijn offerte gestand te doen, ook al
ontdekt de opdrachtgever onvolkomenheden. Als de aannemer zijn
prijs aanpast, dan vervalt de opdracht aan nummer twee. Toch wordt
er vaak, tegen de regels in, gewoon afgerekend onder het mom van
meerwerk om de procedure niet meer te vertragen. En de rekening
komt bij de belastingbetaler!
Door alle regels is het heel lastig om in de uitvraag de wensen van
de eindgebruiker te realiseren. Want je mag bijvoorbeeld niet naar
een bepaalde voorkeursmat toe schrijven (er moet een keuze zijn).
Tenslotte kan het zo zijn dat de laagste aanbieder een kwalitatief
minder aanbod heeft dan nummer twee, die bijvoorbeeld de hoogste
kwaliteit aanbiedt. En ook al zit er soms maar € 1.000,- tussen,
degene met de laagste prijs heeft gewonnen. Vervolgens wordt er
met de vork geschreven voor meerwerk om toch nog wat te verdie-
nen. Dat is dan toch duurkoop? Maar tsja, de gemeente heeft wel
de juiste procedure doorgelopen….