2. 2
ŚWIADOME ZARZĄDZANIE CZASEM POMOŻE CI:
TYTUŁ SEKCJI PREZENTACJI
• Zdobyć rozeznanie co do przyszłych działań i planów
• Zachować większą swobodę twórczego działania
• Lepiej radzić sobie ze stresem
• Zyskać dla siebie więcej wolnego czasu
• Konsekwetnie i systematycznie realizować cele
3. 3
Nie chodzi o to, aby
robić wszystkie rzeczy
we właściwy sposób.
Chodzi o to, aby robić
właściwe rzeczy.
Peter Drucker
ekspert ds. zarządzania, wykładowca akademicki, badacz
procesów organizacji i zarządzania w korporacjach oraz
organizacjach non-profit
“
”
11. 11
TECHNIKA SMARTER
Techniki formułowania celów
S •Specific •Konkretny – Szczegółowo opisany
M •Measurable •Mierzalny
A •Achievable •Osiągalny – realistyczny
R •Relevant •Istotny – ważny
T •Trackable •Możliwy do prześledzenia
E •Exciting •Ekscytujący
R •Recorded •Zapisany
12. 12
Wszystko, co nie jest
świadomym poświęceniem się
rzeczom ważnym jest
nieświadomym poświęcaniem
się rzeczom nieważnym.
Stephen R. Covey
autor bestsellerowych pozycji na temat przywództwa, rozwoju osobistego,
twórca teorii 7 nawyków skutecznego działania, mówca motywacyjny
“
”
NA CO POŚWIĘCASZ SWÓJ CZAS?
Techniki formułowania celów
13. 13
PLANOWANIE TYGODNIA METODĄ COVEY`A
Techniki formułowania celów
ETAP I – Pomyśl o swojej wizji i misji
ETAP II – Określ role
ETAP III – Dobierz cele dla każdej z ról
ETAP IV – Stwórz strukturę służącą podejmowaniu decyzji przez cały
tydzień (ustal priorytety)
ETAP V – Ćwiczenie spójności wewnętrznej w chwilach
podejmownia decyzji
ETAP VI - Ocena
14. 14
ETAP I – POMYŚL O SWOJEJ WIZJI I MISJI
Techniki formułowania celów
Zastanów się:
Co jest dla ciebie najważniejsze?
Co nadaje sens twojemu życiu?
Kim chciałabyś być i co chciałabyś w życiu robić?
16. 16
ETAP II – OKREŚL ROLE
Techniki formułowania celów
OKREŚL ROLE, JAKIE PEŁNISZ
w pracy
rodzinie
społeczeństwie
inne
np.: OSTRZENIE PIŁY, specjalistka,
matka, żona, córka, gospodyni
domowa...
ŻYĆ
TWORZYĆ
KOCHAĆ
UCZYĆ
SIĘ
WEWNĘTRZNY OGIEŃ
17. 17
ETAP III – DOBIERZ CELE DLA KAŻDEJ ROLI
Techniki formułowania celów
Wyznacz priorytety dla każdej z ról na następny tydzień
18. 18
ETAP IV – STWÓRZ STRUKTURĘ
Techniki formułowania celów
Struktura będzie służyć podejmowaniu decyzji przez cały tydzień
19. 19
ETAP V – ĆWICZ WEWNĘTRZNĄ SPÓJNOŚĆ
Techniki formułowania celów
Bądź spójna wewnętrznie w chwilach podejmowania decyzji
Najpierw rzeczy najważniejsze
20. 20
ETAP VI – OCEŃ TYDZIEŃ
Techniki formułowania celów
Jakie cele osiągnęłam?
Jakim wyzwaniom stawiłam czoło?
Jakie decyzje podjęłam?
Czy dokonując wyboru stawiałam rzeczy najważniejsze na
pierwszym miejscu?
22. 22
JAK DZIAŁAĆ SKUTECZNIE I WZMACNIAĆ MOTYWACJĘ?
Działać skutecznie
• 1. Miej świadomość tego, co jest dla Ciebie
ważne
• 2. Planuj – właściwie wyznaczaj cele
• 3. Bądź konsekwentna w realizacji celów
• 4. Bądź proaktywna
23. 23
REAKTYWNOŚĆPROAKTYWNOŚĆ
BIERNOŚĆ, OCZEKIWANIE
• Zależność
• Czekanie, aż ktoś nam coś zaoferuje
• Ograniczony wybór
PRZEJMOWANIE INICJATYWY
Samodzielność - kreowanie
Nieograniczony wybór
Działać skutecznie
ZADANIE: Podaj 10 sposobów na sprytną pracę
26. 26
PODSTAWOWE METODY PLANOWANIA
Podstawowe zasady planowania
Reguła 60/40
60% - czas, który możemy zaplanować
40% - rezerwa czasowa
•20% - działania spontaniczne
•20% - pochłaniacze czasu i zdarzenia nieprzewidziane
27. 27
PODSTAWOWE METODY PLANOWANIA
Podstawowe zasady planowania
Reguła Pareto
80/20
20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.
PRZYKŁADY:
20% klientów przynosi 80% zysków,
20% kierowców powoduje 80% wypadków,
20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,
20% materiału zajmuje 80% egzaminu,
20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
29. 29
PODSTAWOWE METODY PLANOWANIA
Podstawowe zasady planowania
Reguła
Parkinsona
Reguła Parkinsona mówi o tym, że czynność potrwa tyle, ile
ma potrwać.
Planując pamiętaj o:
•tworzeniu pisemnego planu, czyli wymienieniu wszystkich
czynności do wykonania,
•strategii małych kroków, czyli dziel złożone zadania na
mniejsze,
•realistycznym planowaniu tzn. uwzględnianiu tylko takiej
ilości zadań, która jest możliwa do zrealizowania,
•terminach wykonania - zawsze wyznaczaj ostateczne
terminy realizacji zadań,
•wyznaczaniu priorytetów,
•wypracowaniu nawyku codziennego planowania.
31. 31
POŻERACZE CZASU
TYTUŁ SEKCJI PREZENTACJI
10 sposobów, jak stracić swój drogocenny czas
Wielozadaniowość
Bloki czasowe
Zbyt wiele czynności
Brak priorytetów
Brak listy zadań
Brak planu
Odkładanie na później
Brak przerw
Praca w bałaganie
Za mało snu
32. 32
STRES = ZMARTWIENIA
Przeszkody w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie
40% nigdy się
nie zdarzy
15% można
zmienić
niewielkim
kosztem
35% wyjdzie
lepiej, niż nam
się wydawało
8% to rzeczy,
na które i tak
nie mamy
wpływu
33. 33
ZADANIE DOMOWE
ZŁODZIEJE CZASU:
WSKAŻ 5 ZŁODZIEI CZASU, KTÓRZY
SPRAWIAJĄ CI NAJWIĘCEJ PROBLEMÓW
OPRACUJ SPOSOBY RADZENIA SOBIE Z
WYBRANYMI POŻERACZAMI CZASU
NASTĘPNIE ZASTANÓW SIĘ, Z CZEGO
WYNIKAJĄ TE PROBLEMY I JAK MOŻESZ
JE ROZWIĄZAĆ.
12,2%
Powodzenia!
Editor's Notes
S
Specific
Konkretny – Szczegółowo opisany - na czym polega zadanie, co jest jego rezultatem, jak to zmierzymy i kiedy będzie osiągnięty efekt. Może dotyczyć też harmonogramów, zasobów, czynności, itp.
M
Measurable
Mierzalny – cel musi być mierzalny aby nim zarządzać i móc stwierdzić czy został zrealizowany, w jakim stopniu został zrealizowany,
A
Achievable
Osiągalny – realistyczny. W wielu przypadkach nie przemyślane zasoby lub ich brak w punkcie pierwszym (S)– czynią cel, zadanie nie realistycznym. Zasobem jest też wiedza i doświadczenie pracownika.
R
Relevant
Istotny – ważny. Jego wykonanie lub zaniechanie ma istotne znaczenie. W odczuciu pracownika również cel ambitny .
T
Trackable
Możliwy do prześledzenia – określony w czasie – na kiedy ma być wykonane zadanie. Na kiedy mają być gotowe poszczególne jego części, etapy.
E
Exciting
Ekscytujący – motywacyjny dla osoby wykonującej. Ona sama powinna go tak ocenić. Nie można tego wymusić.
R
Recorded
Zapisany – zapisanie zadania czyni go dla nas ważniejszym - w karcie zadań, na tablicy – utrwalony i widoczny jako ważny.
REGUŁA 60/40
60% - czas, który możemy zaplanować
40% - rezerwa czasowa
20% - działania spontaniczne
20% - pochłaniacze czasu i zdarzenia nieprzewidziane
ZASADA 80/20 (Reguła Pareto)
20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.
PRZYKŁADY:
20% klientów przynosi 80% zysków,
20% kierowców powoduje 80% wypadków,
20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,
20% materiału zajmuje 80% egzaminu,
20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
Matryca Eisenhowera (ABCD) dla każdego
REGUŁA 60/40
60% - czas, który możemy zaplanować
40% - rezerwa czasowa
20% - działania spontaniczne
20% - pochłaniacze czasu i zdarzenia nieprzewidziane
ZASADA 80/20 (Reguła Pareto)
20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.
PRZYKŁADY:
20% klientów przynosi 80% zysków,
20% kierowców powoduje 80% wypadków,
20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia,
20% materiału zajmuje 80% egzaminu,
20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
Matryca Eisenhowera (ABCD) dla każdego
GTD formatka dla każdego
Reguła Parkinsona mówi o tym, że czynność potrwa tyle, ile ma potrwać.
Planując pamiętaj o:
•tworzeniu pisemnego planu, czyli wymienieniu wszystkich czynności do wykonania,
•strategii małych kroków, czyli dziel złożone zadania na mniejsze,
•realistycznym planowaniu tzn. uwzględnianiu tylko takiej ilości zadań, która jest możliwa do zrealizowania,
•terminach wykonania - zawsze wyznaczaj ostateczne terminy realizacji zadań,
•wyznaczaniu priorytetów,
•wypracowaniu nawyku codziennego planowania.
Jakie są zzynniki przerywające pracę?
Mail, SMS, telefon, wiadomość na GG, kolega w pracy który szuka towarzystwa...
To wszystko powoduje, że tracimy koncentrację na naszym najważniejszym zadaniu i zajmujemy się sprawami błahymi.
„Pierwszym elementem sukcesu jest zabrać się do pracy, a drugim nie przerywać pracy”
1. Wielozadaniowość
Jak dowodzi wiele badań, skupianie się na wielu rzeczach na raz nie jest możliwe. To mit. Umysł potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy.
2. Nie korzystanie z bloków czasu
Jeśli nie planujesz swojego czasu i nie dzielisz zadań na bloki tematyczne, prawdopodobnie większość czasu stracisz na robieniu rzeczy których nie trzeba robić lub na drobiazgach.
3. Wykonywanie zbyt wielu czynności
Na pewno słyszałeś o zasadzie Pareto, czyli 80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności które wykonujemy, wpływa na 80% rezultatów które otrzymujemy. Czyli jeśli w ciągu dnia wykonasz 10 zadań, tylko 2 z nich będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie.
4. Brak ustalania priorytetów
Jedną z najważniejszych umiejętności ludzi sukcesu, jest ustalanie priorytetów zadań, które mają do wykonania. Najlepszą, a zarazem najłatwiejszą metodą ustalania priorytetów jest metoda ABCDE. Siła tej metody drzemie w jej prostocie.
5. Nie zapisywanie zadań do wykonania
Dużo osób ma przekonanie, że dzięki dobrej pamięci wiedzą, co muszą zrobić danego dnia. Jednak to tak nie działa! Zawsze myśl z długopisem lub ołówkiem w ręku. Zapisując zadanie lub określając swój cel, staje się on realny. Tworzysz coś, co można zobaczyć i przekonujesz podświadomość, że jest to dla Ciebie ważne.
6. Brak planowania
Z zapisywaniem zadań nierozłącznie wiąże się planowanie. O ile sprecyzowanie swoich potrzeb i celów oraz ich zapisanie to pierwszy krok, kolejnym jest wyznaczenie planu działania.
•7. Odkładanie na później
Później to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi. Jeśli sporządziłeś już gotowy plan, natychmiast przejdź do działania! Zrób pierwszy krok w kierunku jego realizacji. Im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz!
8. Brak przerw
Pamiętaj, że zarówno umysł jak i ciało męczą się. Siedzenie kilka godzin nad jakimś zadaniem nie ma sensu. Po godzinie Twoja efektywność spada o połowę. Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie.
9. Praca w bałaganie
Badania udowodniły, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów. To stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie cały dzień pracy!
10. Zbyt krótki sen
Człowiek niewyspany to mało wydajny pracownik. Przemęczenie i niedosypianie zmuszają nas do częstego picia kawy, herbaty – co tylko chwilowo poprawia wydajność organizmu.