GTD basics, how to improve your productivity.
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Every person have the individual way to organize his/her day, no system is right or wrong, this will help you to understand the GTD basics and, I hope, help you to initiate or improve your own system.
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- 1. Who am I? http://about.me/johncalistro John Calistro Coder, Geek and a bit of hacker Community manager @primesystemsbr Rescway CTO NSCoderNight, @AppsterdamBR and @CocoaHeadsBR co-organizer FIESP Young Entrepreneurs committee member http://j.mp/johndecks
- 2. Getting Things Done GTD http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 3. David Allen Hardcover Paperback iBooks Kindle Audiobook audible.com the 1st audiobook its free. http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 4. The Problem You are crazy busy You have no time, 24 hours is not enough You need to focus Micro-manager its not the solution You fell that everything is ok Lack of control Et cetera http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 6. Collect (inbox) Brain dump Throw everything in there, bills, business cards, files to review, documents to read, annotations. http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 7. Process Delete Defer Delegate Do The “Four Ds” http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 8. Process Is it actionable? NoYes > 2 minutes Defer Delegate < 2 minutes Do Delete Someday File http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 12. Daily Review 3 most important things to do today Do not check your email before this task Morning routine http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 13. Daily Review The focus for tomorrow What did you do? What can be improved? Night routine http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 14. Weekly Review Review the projects The focus for the next week What did you forgot to do? What can be improved? http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 15. Monthly Review The focus for your life The big picture Key roles, values and life priorities Someday folder Can be executed at any life-changing event http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
- 16. The method workflow http://j.mp/gtdchart http://about.me/johncalistro http://j.mp/johndecks
Editor's Notes
- Perguntar quem conhece, usa ou usou o método.
- Criado na década de 80 Audiobook time 7h8m Narrado pelo próprio David Allen
- Mesmo se o dia tivesse 48 horas, não seria suficiente, a diferença está em como utilizamos o tempo, como estamos organizados e com foco no que realmente interessa.
- O método é composto de 5 fases. A coleta; O processamento; A organização; O fazer; e a revisão Irei falar de cada uma dessas fazes individualmente.
- A coleta, é feita na inbox (caixa de entrada), tudo vai para ela, contas a pagar, contas pagas, cartões de visita que recebeu em eventos - dica aqui, leve sempre uma caneta e na primeira oportunidade escreva sobre a pessoa, o assunto falado no cartão, tem uma técnica ótima para arquivamento disso - receitas médicas, arquivos digitais em cds, pen drives, cupons, nota fiscal e manual da cadeira nova do escritório, etc. Você deve ter várias inbox, uma para o mundo real, como essa da foto, que é a minha do meu home office, a do seu leitor de email, Gmail, Outlook, uma outra para arquivos digitais, eu uso o Evernote para isso, faço digitalização de documentos para ele, arquivo digital, gravação de voz, quando tenho uma idéia, eu abro o app, gravo, via voz mesmo e pronto, já está na minha inbox do Evernote, muito prático, e outras inbox que achar necessário. MOLESKINE - Minha inbox predileta.
- DEFER = Adiar ou Arquivar Exemplos, conta a pagar no futuro, alguma referência por exemplo um panfleto de pizzaria, manual da montagem de um móvel ou eletrodoméstico, algo que ainda não está no tempo de ser manipulado, uma idéia de novo projeto, por exemplo. DELEGAR Quando delegar algo, não esqueça do follow up, marque no seu sistema para não esquecer. DO Esse é fácil, basta fazer, executar, porem nem sempre deve ser feito na hora.
- EMAIL deve ser checado algumas vezes por dia somente, 2, 3, 4x, não estar com seu cliente de email aberto o tempo todo e verificando a cada minuto se chegou algo, e se chegou, parar tudo para ver do que se trata. Tem alguma ação a ser executada?
- PROJETO - mais de uma task LOCALIZAÇÃO - sua casa, escritório, telefone, rua, geo fence tem em alguns apps PESSOA - Pedro, Greg, Luiz, etc. CALENDÁRIO - muito importante somente incluir aqui o que é necessário fazer no dia, e se não for feito, não pode ser feito em outra data.
- NOW - deve ser feito assim que possível, dentro de 3 dias, porem sem data específica NEXT - o que irá para o now, assim que sobrar um espaço, pode ser o que deve ser feito em 15 dias. LATER - não é tão urgente, porem deve ser executado em algum momento no futuro próximo, vamos dizer dentro de 30 dias. Soon - Menos urgente que o later, finalizar dentro dos próximos 60 dias. Someday - Tanto faz o dia para a execução, por exemplo, ler um livro, aprender uma nova linguagem de programação.
- Aproveite seu tempo, uma boa prática é marcar as tasks com o tempo necessário para executar, por exemplo, você está esperando para entrar em uma reunião, tem disponível 30 minutos, tempo suficiente para executar algumas tasks de 5 minutos, ou de 10, ou qualquer uma que se encaixa nesse tempo disponível. Falar sobre o TED app.
- O mais importante deste método é ter consistência, hábito, 21 dias é lenda, pesquisas científicas comprovaram, em média as pessoas necessitam de 66 dias (2 meses) até 254 dias (8 meses) para incorporarem um hábito. E O MAIS IMPORTANTE - ACREDITE NO SEU SISTEMA.
- O que tem que ser separado para a mochila, alguma roupa especial, documento, cabos, etc.