1. Kursusleverandør får
komplet it-understøttelse
68.000 personlige undervisningsdage, 5.000 kursister og 6.000 kursusdage er den årlige
”produktion” i Mellemfolkeligt Samvirkes tanzanianske kursusvirksomhed MS TCDC.
”Integrationen er et ”must” for os.
Vi vil have data ind ét sted, og så gen-bruge
dem mest muligt i alle dele af
organisationen.
Det handler om at være effektiv, elimi-nere
fejl og så selvfølgelig arbejde på
en transparent og synlig måde.
Mange af vores kurser handler netop
om bæredygtighed og anti-korrupti-on,
og vi skal selvfølgelig selv gå forrest”, siger Margit B. Williams,
som er direktør for administration og finans i MS TCDC (Training
Center Development Center).
MS TCDC gik metodisk til værks, da den veldrevne kursusvirksom-hed
skulle udskifte en 20 år gammel Navision-løsning.
Målet var at samle alle dele af virksomheden på én sam-menhængende
it-løsning.
Administration af kurser og kursister hænger jo sammen med ind-logering
af kursisterne, med kapaciteten i køkkenet, med beta-ling,
med økonomistyring og med udbud af nye kurser, markeds-føring
og CRM.
Nu har MS TCDC fået Course Management, Microsoft CRM og
NAV 2013 i én integreret løsning leveret af danske Dynateam.
Nærmest ved et tilfælde
MS TCDC undersøgte det globale marked for it-løsninger med
integration mellem kursusadministration, økonomi og CRM.
Nogle leverandører kom tæt på, men selv om søgningen omfat-tede
udbydere til undervisningsverdenen i både Tanzania, Kenya,
Indien, Sydafrika og Danmark kunne skolen ikke finde en
oplagt løsning.
”Vi havde en del problemer med den gamle platform, og
vi ville konvertere til NAV 2013. Og det var nærmest et til-fælde
at vi hørte, at Dynateam både kunne hjælpe os med
at modernisere økonomistyringen og understøtte hele kur-susvirksomheden
i samme løsning”, siger Jane Prior, som
er midlertidigt ansat som økonomikonsulent i MS TCDC.
Hun er bankuddannet og har en HD og er hyret ind for at
hjælpe med økonomistyringen og det nye it-projekt. Jane
Prior har både erfaring med at arbejde som dansker i Afrika
og fra fem forskellige implementeringer af økonomisyste-mer.
Første gang var i 80’erne, da hun arbejdede for en bank i
Botswana, og siden har hun været med til at indføre SAP,
Visma og e-conomic og nu NAV2013.
Lækkert nutidigt design
”Vi var vældigt begejstrede, da vi så NAV-løsningen fra
Dynateam første gang. Den har et lækkert og tidssvaren-de
design, hvor man klikker sig logisk frem til resultatet.
Samtidig rummede Dynateams tilgang ret præcist den in-tegration
og de udviklingsmuligheder, som vi fokuserede
på.”
”For eksempel giver Dynateam’s tilgang en komplet sam-menhæng
med hjemmesiden.
Vi udbyder vores kurser på nettet, og derfor er det vigtigt
at få stamdata på plads med det samme.
Det er langt stærkere end at modtage en formular på
email, som vi bagefter skal behandle i en ny arbejdsgang”,
siger Jane Prior.
Fortsættes på næste side

2. MS TCDC nu vinke farvel til
manuelle arbejdsgange
”Fremover kan vi lade de personer, som rent faktisk har kon-takten
til kursisterne, selv stå for at skrive fakturaerne. Det er
smartere for os, men det er også meget bedre for kursisterne.
Vores brugere får generelt en bedre kvalitetsoplevelse, når vi
har den rigtige information på det rigtige sted på det rigtige
tidspunkt”; siger Margit B. Williams, som er uddannet mar-kedsøkonom
og har lang erfaring fra lederteamet i en dansk
folkeskole.
Mere kollega end leverandør
Bortset fra en kreativ workshop hos Dynateam i Danmark har
møder og kommunikation foregået via Skype med to timers
tidsforskel mellem Brøndby og Tanzania. Projektet inkludere-de
at konvertere gamle data ind i systemet.
Hele historikken i form af kursister og kontaktpersoner tilbage
fra 2005 er lagt ind i den nye løsning, og den er nu til rådighed
for fremtiden. MS TCDC nærmer sig en tilstand, hvor kursus-administratorerne,
receptionisterne på skolens hotelfunktion,
kursusudviklerne og ledelsen arbejder logisk og effektivt på
de samme data.
Dynateam udviklede løsningen til MS TCDC baseret på NAV
2013, Microsoft CRM og på Dynateams etablerede standard-løsning
til Course Management. Og MS TCDC ønskede at hol-de
sig til standarderne for at sikre et simpel, brugervenligt og
fremtidssikret it-setup.
”Vi kunne bare mærke, at de havde prøvet det før.
De havde svar til os med det samme, hvis vi bad om en ekstra
funktion og et ekstra felt i systemet. Vi fik en god rådgivning,
så vi kunne beslutte om det var den rigtige vej at gå”, siger
Jane Prior.
Den økonomiske ansvarlighed
Hvis man spørger Margit B Williams og Jane Prior om den
samme målestok bør bruges på et dansk og et tanzaniansk
it-projekt, er svaret ganske klart.
”Jeg synes, at man kan overføre sine danske principper 100
pct. Vi skal være effektive og få mere ud af mindre ligesom
i Danmark. Det handler også om at forvalte skatteborgernes
penge, fordi vi får støtte fra staten”, siger Margit B. Williams.
Hun har selvfølgelig oplevet store kulturelle forskelle mellem
Danmark og Tanzania. Hvor danske medarbejdere ofte kriti-serer
og har andre synspunkter end deres ledere, så er tan-zanianerne
meget høflige og kun nødtvungent uenige med
chefen. Begge dele kan være problematisk.
Samtidig er lovgivning og tradition helt anderledes i en ung
afrikansk stat, hvor eksempelvis korruption spiller en større
end i Danmark. Men det lægger blot endnu større pres på
ledelseskvalitet og it-understøttelse.
Samlet IT-løsning
MS TCDC undersøgte udbuddet i mange lande, før organi-sationen
valgte at få Course Management, Microsoft CRM
og NAV 2013 i én integreret løsning leveret af danske
Dynateam.
”Det var nærmest et tilfælde at vi hørte, at Dynateam både
kunne hjælpe os med at modernisere økonomistyringen og
understøtte hele kursusvirksomheden i samme løsning”, si-ger
Jane Prior, som er midlertidigt ansat som konsulent i MS
TCDC.
Telefon: 70 70 20 90 | www.dynateam.dk
Simply the...
”Folkene fra Dynateam er stærke fagligt,
og de er meget behagelige at arbejde
sammen med.
Vi har oplevet en fin og ansvarlig samar-bejdspartner,
og vi opfattede dem mere
som kolleger end distancerede leveran-dører.
Det er ikke helt nemt at arbejde på lang-distance
i en fremmed kultur, men det
har de klaret med glans”, siger Jane
Prior.