1. 18 BESTUUR RENDEMENT 9-2015
MARKTANALYSE
Maak met uw jaarverslag een onuitwisbare indruk
De stand van zaken
De manier waarop organisaties aankijken tegen jaarverslagen is
sterk veranderd. Van een verplicht nummer, heeft het jaarver-
slag zich steeds meer ontwikkeld tot alomvattend communica-
tiemiddel en digitaal visitekaartje. Maar uw jaarverslag is ook te
gebruiken als naslagwerk of strategisch baken door uw werkne-
mers. Besteed daarom ook aandacht aan de opmaak.
N
Nu de R weer in de maand is, wordt
het weer tijd om na te denken over het
jaarverslag. Hierin zet u op een rij wat
uw organisatie in het afgelopen jaar
heeft bereikt, al dan niet onderbouwd
met cijfers. Voor non-profitorganisaties
geldt het jaarverslag ook als een ver-
antwoording naar de achterban over de
manier waarop bepaalde middelen zijn
besteed voor het behalen van de doelen
en uitvoeren van de publieke taak.
Basis
In de basis bestaat een jaarverslag uit
twee onderdelen: het financiële jaarver-
slag met daarin de jaarrekening en verder
de algemene inhoudelijke terug- of voor-
uitblik waarin u strategische kaders en
doelstellingen afzet tegen de doelen die
zijn bereikt in het betreffende jaar. Zelfs
al heeft u weinig ambitie met het jaar-
verslag of u bent een kleine organisatie,
reken er toch op dat het schrijven van een
jaarverslag een aantal weken in beslag
kan nemen. De cijfers moeten immers
kloppen en het verslag moet toch langs
een aantal schijven binnen uw organisa-
tie. Een jaarverslag moet verder toonbaar
zijn voor iedereen die ernaar vraagt.
Denk aan uw leden, sponsoren, dona-
teurs, subsidieverstrekkers, adverteerders
en andere belanghebbenden. U wilt hen
natuurlijk een inzichtelijke jaarrekening
kunnen bieden, maar het belangrijkste is
de nauwkeurigheid. Laat uw jaarrekening
daarom altijd maken en/of controleren
door uw boekhouder of accountant.
Opmaak
Jaarverslagen zijn vaak niet het favoriete
leesvoer voor iemand die niet al aan uw
organisatie is gebonden. Toch kunt u
er veel aan doen om een jaarverslag zo
aantrekkelijk mogelijk te presenteren.
Zie het jaarverslag als uw visitekaartje.
Daarbij hoort vanzelfsprekend een aan-
sprekende omslag, een overzichtelijke
inhoudsopgave en een toegankelijk voor-
woord van de voorzitter, inclusief foto en
handtekening. Zo weet de lezer meteen
met wie hij nu te maken heeft. Goede
koppen en trefwoorden in de kantlijn
maken het verder gemakkelijker voor
de lezer om de tekst te scannen. Waar
mogelijk kan het visueel aantrekkelijk
zijn om tekstblokken af te wisselen met
tabellen en grafieken. Saaie cijfers krij-
gen verder meer leven en dynamische
context als u ze vergelijkt met resultaten
van het jaar daarvoor en met de begro-
ting voor het aankomende jaar. Foto’s
van de mensen aan het werk doen het
ook altijd goed, die geven uw organisatie
letterlijk een gezicht. Als uw organisatie
niet beschikt over een afdeling com-
municatie en/of een eigen vormgever,
kunt u voor de visuele opmaak van uw
jaarverslag een apart vormgevings- of
communicatiebureau inschakelen.
Zzp’er
Omdat er een enorm aanbod in vorm-
gevers en communicatie-adviseurs is,
doet u er goed aan om eerst te bedenken
wat u precies voor ogen heeft voordat
u zich begeeft in het woud van tarie-
ven en offertes. Voor het inschakelen
van externe partijen voor opmaak en
tekstredactie zult u budget moeten re-
serveren. Daarnaast heeft een grafisch
of tekstbureau vanzelfsprekend minder
inhoudelijke feeling met uw organisatie,
waardoor u altijd ook zelf nog enige re-
gie moet voeren over de inhoud. U kunt
zich ook oriënteren op het groeiende
leger zzp’ers. Er zijn genoeg DTP’ers
(iemand die documenten bewerkt voor
drukwerk) die u voor een project kunt
inhuren, vaak tegen lagere tarieven dan
die van een groot bureau. Hetzelfde
geldt voor professionele tekstschrijvers.
Digitaal
De onlinerevolutie heeft inmiddels ook
de verslaglegging bereikt. Werden tot
voor kort de meeste jaarverslagen nog
op papier gedrukt, inmiddels is dat niet
meer zo. Het voordeel van een digitaal
jaarverslag is dat u het gemakkelijk kunt
delen, via uw website, maar ook op social
media. Bovendien kunt u er eenvoudig
tot het laatste moment wijzigingen in
aanbrengen. En wat dacht u van het mi-
lieu? Maak echter ook een speciale print-
versie die zich beperkt tot het printen van
de tekst van uw jaarverslag voor degene
die liever van papier leest. Naast de fi-
nanciële en duurzame voordelen, heeft

2. 19BESTUUR RENDEMENT 9-2015
een onlinejaarverslag ook inhoudelijk
grafische voordelen. Zo kunt u complexe
tabellen en grafieken interactief maken,
waarbij de lezer met een muisklik kan
kiezen welke gegevens of periodes met
elkaar worden vergeleken. Verder kunt
u complexe begrippen of gebeurtenis-
sen linken naar achtergrondartikelen die
relevant zijn. In de beleving van de lezer
zorgt dit voor een dynamische manier
van kennisnemen van uw organisatie.
Functie
Vormgeving en opmaak gaan steeds
meer hand in hand met de strategische
communicatiefunctie die een jaarver-
slag kan hebben. Jaarverslagen blik-
ken namelijk steeds vaker strategisch
vooruit, niet alleen terug, met aandacht
voor elk onderdeel van de organisatie
en zijn toegevoegde waarde voor de
achterban en omgeving. Een dergelijk
jaarlijks terugkerend zelfonderzoek
houdt uw organisatie bovendien scherp.
Testimonial
Trend is ook dat interne en externe be-
langhebbenden steeds meer worden be-
trokken bij het jaarverslag. Het kan hier
gaan om uw werknemers of vrijwilligers,
maar ook uw leden of leden van het be-
stuur: ze hebben allemaal een band met
uw organisatie. U kunt hiervoor korte
interviews houden. Laat hen bijvoor-
beeld reageren op een thema of op een
prikkelende stelling. Testimonials van
donateurs, sponsoren en samenwerkings-
partners doen het ook goed. Ook hier zijn
foto’s, handtekeningen en bedrijfslogo’s
van toegevoegde waarde. Is uw organisa-
tie of instelling in de media geweest, toon
dit dan door krantenartikelen in te scan-
nen of beelden van websites op te nemen
in uw verslag. Bij een digitaal jaarverslag
kunt u ook linken naar tv- of radiofrag-
menten waarin uw organisatie ter sprake
is gekomen. Zo vormt het jaarverslag
het beste bewijs dat uw organisatie goed
functioneert en midden in de samenle-
ving staat, met aandacht voor tevreden
klanten, partners en werknemers. Zij
vormen, net zo goed als het jaarverslag
zelf, het visitekaartje van uw organisatie.
Jaime Donata, consultant en tekstschrijver
Software voor jaarverslagdiensten van strategie tot tekst en opmaak
Met behulp van jaarverslagsoftware kunt
u in eigen beheer van A tot Z zelf het jaar-
verslag maken. Dit kan vaak binnen één
document, wat handig is zodra verschil-
lende afdelingen aan het jaarverslag wer-
ken. Bovendien kunt u het jaarverslag op
verschillende manieren publiceren, zowel
online als offline. De kenmerken van een
softwarepakket kunnen zijn:
▪▪ publiceren naar verschillende onlineka-
nalen (desktop, smartphone, tablet);
▪▪ publiceren naar (hoge resolutie) pdf;
▪▪ import vanuit Word en Excel;
▪▪ koppelingen met eigen bronsystemen;
▪▪ interactieve datavisualisaties;
▪▪ zoek- en navigatiemogelijkheden.
Aanbieders
In Nederland zijn Tangelo, Kirra Jaarver-
slag, F19, Mattmo en DartGroup de be-
langrijkste aanbieders van jaarverslagdien-
sten (van strategie tot tekst en opmaak),
die ook software- en digitale omgevingen
aanbieden of ontwikkelen waarin u uw
jaarverslag kunt maken. Let op, u moet
dan al gauw rekenen op een eenmalige
investering van soms tienduizenden eu-
ro’s. Dit is mede afhankelijk van de mate
waarin u bepaalde diensten uitbesteedt.
In de tabel hieronder vindt u een voor-
beeld van de kosten die u maakt als u
jaarverslagsoftware aanschaft en u het
meeste werk zelf doet (budgetvariant) of
het meeste werk uitbesteedt. Eventuele
licentie- en hostingkosten zijn hier niet bij
inbegrepen.
Voorbeeld van kosten jaarverslag maken
Consultancy/advies Zelf doen € 0* Advies deels extern € 1.800
(20 uur à € 90
per uur)
Content
(tekst schrijven, fotogra-
fie, infographics, video)
Zelf teksten schrijven, eigen
foto’s of stockfoto’s gebruiken,
zonder infographics of video
€ 0 Tekstschrijver (80 uur), foto-
graaf (€ 2.000), 1 video (€ 1.700),
5 infographics (25 uur)
€ 12.350
Ontwerp
(pdf/website)
Standaardtemplate met kleine huis-
stijlaanpassingen. Geen app.
€ 1.440
(16 uur à € 90
per uur)
Maatwerkontwerp voor de
website en pdf. Geen app.
€ 5.400
(60 uur à € 90
per uur)
Techniek
(pdf/website/app)
Kirra Business pakket € 3.850 Kirra Business pakket en
meertaligheid. Geen app
€ 6.050
Projectmanagement Zelf doen € 0 Projectmanagement voor
content en ontwerp
€ 1.800
(20 uur à € 90
per uur)
Totaal € 5.290 € 27.400
*alle prijzen van Kirra Jaarverslag