2. Mis on ajajuhtimine?
Aeg libiseb tihti märkamatult käte vahelt ning ei saagi aru, kuhu ta siis kulub. Aega ei ole võimalik juhtida-on võimalik juhtida
iseennast.
Sageli ei ole ajakasutus meie enda kontrolli all. Tähtajad on ette antud ja sõidavad tehtud plaanidesse sisse. Teised ei pea
kokkulepetest kinni ja esitavad oma materjalid hiljem. Suhtlemine raiskab aega ja ei vii kuidagi tulemuseni. Heatahtlik
kolleeg segab keskendumise ajal täiesti ebaolulise teemaga. Kuidas nende olukordadega hakkama saada?
Sa võid olla kulutanud hulgaliselt aega oma päevakava koostamisele või kohtumiste ning tööde teostamisele, kuid heast
planeerimisest üksi ei piisa, et olla hea ajajuhtija ning vähendada selle läbi oma argielu stressi. Sa pead iseendale seadma
reeglid ja piirid. Ilma nendeta oled sa nagu ilma juhtimisoskuseta New Yorgis autot juhtimas.
Ajajuhtimine on oskus tegeleda iseenda sundimisega asjadeks ning olukordadeks, mis nõuavad pingutust olla
tavapärasest “mugavusest” üle ja viia olulised asjad lõpule.
3. Ajajuhtimine koosneb
Hea ajajuhtimise võib liigitada osadeks:
eesmärgistamine,
planeerimine,
visioneerimine,
äraütlemine,
kehtestamine (suhtlemine laiemalt),
delegeerimine,
probleemide lahendamine
4. Miks meil aega ei ole?
Tavaliselt on põhjuseks vähene kontroll oma tegevuste üle ning reeglite
puudumine elus. Loomingulistel inimestel on elukorraldus tihti kaootiline ning
seotud loomes vajaliku “tunde”- inspiratsiooni ootamise või tekitamisega. See aga
võib viia kaose äärele argised toimetused ning kohustused teiste inimeste ees või
tööandja juures. Aega efektiivselt kulutada oskavad inimesed on õnnelikumad,
kuna nende elukorraldus on selgem, nad suudavad eristada olulisi asju
ebaolulistest, muretsemist on vähem ning vabanenud aega saab kasutada
hobideks või muudeks tegevusteks, mis tõstavad omakorda heaolu ning rahulolu
tunnet.
5. Laiskus
Positiivne laiskus
Kui öeldakse, et "laiskus on edasiviiv jõud", siis mõeldakse sellist laiskust, mis paneb inimest mõtlema ja asju efektiivsemalt
korraldama. Hea laiskus tekitab meile aega juurde ning aitab teha keerukaid ning aeganõudvaid asju kiiremini. Ajajuhtimise
kontekstis võiks tuua näite, et kui ma ei viitsi Exelis iga kord andmete muutudes summasid ümber arvutada, siis ma loon
endale valemi.
Negatiivne laiskus
Negatiivne laiskus ei too kaasa paremini tegemise soovi, vaid mis jätab asjad tegemata. Negatiivse laiskuse puhul lükkad
kohustusi lõputult edasi (koristan hiljem) või jätad üldse ära (täna trenni ei jõuagi). Negatiivse laiskuse puhul tekib inimesele
stress, kuna aega laenatakse töö edasi lükkamisega tuleviku aja arvelt- mida tegelikult pole teada-(kas leidubki sellist aega
tulevikus).
6. Negatiivse laiskuse peletamiseks
1. Esimene soovitus on kuulata energilist muusikat! Erinevad uuringud on näidanud, et õige muusika valik loob
meeleolu, aitab tudengeid õpingutel, parendab mälu, tõstab serotoniini (nn „õnnehormoon“) taset ja on kõikvõimalikul moel
kasulik. Ehk kõige paremini tunneme energilise muusika mõju sportimisel. Seetõttu on mõistlik laiskuse ilmingute
esinemisel valida kuulamiseks mõni rütmikam lemmikmuusika ja ka tüütud ning muidu igavad kohustused (näiteks
koristamine) valmivad lenneldes.
2. Jagatud vastutus. Kaasata enda tegemistesse ümbritsevaid inimesi. Sõbraga koos trenni-sõbrale antud lubadust on raskem
murda, kui endale antud lubadust. Sama kehtib ka tööalastes tegevustes. Räägi sõbrale või heale kolleegile oma eesmärkidest ja
plaanidest. Isegi kui keegi ei tule sind kontrollima, on sul endal kuklas kogu aeg meeles, et ka teised teavad sinu lubadustest ning me
ei taha ju endast halba muljet jätta. See soovitus võib küll tunduda imelik, sest me ei tee ju asju teiste pärast?! Ometi, kui selline
motivatsioonifaktor toimib, siis miks mitte proovida?
3.Ära aja asju keeruliseks. Üks levinumaid venitamise õigustusi on „õige aja“ ootamine. „Täna pole selleks parim aeg“, „Järgmisel
nädalal on mul rohkem vaba aega“. Hea oleks endale meenutada, et kunagi ei tule perfektset aega, kunagi ei ole „aega piisavalt“
Seetõttu ei ole mõistlik ajada alati taga perfektsust, vaid kuskilt pihta hakata. Regulaarselt arenedes jõuad varsti uuele tasemele ning
leiad endas motivatsiooni ja ressurssi asju veelgi paremini teha. Sarnane lähenemine kehtib nii sportimisel, tööl kui ka hobide juures.
4. Kes teeb see jõuab. kui oled laisk, siis hakka tegelema uue hobiga, huvialaga, vabatahtliku projektiga või lisaülesandega töö
juures. Miks peaks võtma juurde uusi kohustusi, kui niigi ei suuda ennast sundida praeguseid ülesandeid täitma? Aga just selles asi
ongi, et laiskuse puhul on tihti tegemist motivatsiooni ja huvi puudusega. Uus hobi võib sind stimuleerida, tekitada uue distsipliini ja
sellega kaasneb automaatselt ka muude tegevuste produktiivsus.
7. Rohkem aega endale- kuidas seda saavutada?
-Hea ajajuhtimine saab alguse soovist oma elu pisutki paremini korraldada. Kui
ma sisendan endale, et paremini ei olegi võimalik, siis tõepoolest ei saagi
paremini. Ajajuhtimine oma tegevuse üle kontrolli saavutamine.
-Väldi lõkse: venitamine, Hea ajajuhtija „ei viska tänasida toimetusi homse varna”.
-Töö ja koduelu tasakaal:1. Tee tööd ainult töö ajal. 2. Planeeri igasse päeva
kvaliteetset pereaega (õhtune töö tee peale laste magama minekut).
-Õpi ütlema “Ei”
- Käi õues!
8. Praktilised tegevused, et olla oma aja juht
1.Analüüsi oma olukorda. Selleks, et aru saada kuhu edasi liikuda tuleb selgeks teha, kus ollakse. Midagi ei saa
eesmärgistada enne, kui sa ei ole päris kindel, millises punktis asud.
2. Leia üles oma aja raiskajad. Teadvusta endale, millised tegevused päeva jooksul on mitte vajalikud, et olla efektiivne.
Kõige lihtsam on analüüsida tervet päeva kirjalikult-märgi üles kasvõi paberi lipikutele-kellaajad-kui kaua millegi tegemine
aega kulutas. Sa üllatud, kui vähe aega tegelikult võtab nõude pesemine.
3. Tee tööd töö ajal. Hea töötaja ei ole pidevalt ületunde tegev. Võibolla tuleb uurida kuidas sa kasutad tööaega, et
planeeritud tegevused võtavad kauem aega. Pidev üle aja tööl olemine mõjub lõpuks tervisele/peresuhetele.
4.Jälgi, millised kellaajad päeval on kõige efektiivsemad-planeeri sinna rohkem tegevusi.Tunneta oma jõudlust.
5. Pävaplaan ei sobi kõigile, kuid jaota päev osadeks ning sea endale mõned ajalised eesmärgid-näiteks proovi mõnda
vajalikku tööd ära teha kindlaks kellaajaks. Näiteks- kuidas iganes mul tööl läheb, ma soovin lasteaeda jõuda 17:15neks.
6. Osta käekell ja kalendermärkmik. Nutitelefonid on ajaraiskajad ning võid “unustada” end neisse surfama-kuigi läksid vaid
kella vaatama.
7. Tee nimekirju. Nimekirja võib teha kõige kohta-see annab võimaluse saad ülevaate kohustuste hulgast. Pidevalt peas
oma kohustusi reastades ei saavuta sa paremat ülevaadet- sest võimalik, et meelde tuleb vaid peamised ning tekitad
9. samu asju korrates vaid stressi juurde. Korralikult välja kirjutades on kohe selgelt näha-mida on veel vaja teha, et jõuda
eesmärgini. Hea oleks kui suurema asja/ettevõtmise tegemisel oleks ka etappide juures kuupäevad.
8. Oluline/mitte oluline. Nimekirjad on ühelt poolt head-kuid võib tekkida ülekoormatuse tunne, kui on palju asju teha. Hea
oleks reastada olulisuse järjekorras. Lihtsaim viis välja selgitada kõige olulisemat-on kasutada välistamise meetodit. Tuleb
kaaluda 2 valikut vältimatuse osas (kummal valikul on rohkem-”vimatu tegemata jätta”-argumente). Millisel valikul on
rohkem välistusi-see jääb nimekirjas tahaplaanile-ning oluline kerkib esile.
9. Hoia nimekirju alles või tee oma tegevuste korral märkmeid/pilti. Tihti me tunnetame, et pikaajalises rutiinis ei ole midagi,
mis kinnitab, et tööd on tehtud või et edasiminek toimub. Siis tasub vaadata tagasi ning ensele üllatuseks on tehtud palju
tööd. Näiteks kaalu langetamisel võib tunduda, et eesmärk on nii kaugel, kuid kui on kirjas kuidas iganädalaselt on läinud-
on näha, et tööd on tehtud kõvasti.
10. Kuigi töötades on kõige olulisem keskendumine ning pidev segamine või ühe asja juurest teise juurde hüppamine ei
anna tulemust ja tekitab stressi. Võib siiski jälgida, millise töölõigu või tegevuse juures oleks sul aega veel mõni pakiline
toimetus ette võtta. Näiteks lastega vannis käimise ajal -mil nemad mängivad ning sul tuleb lihtsalt olukorda jälgida-võib ette
võtta kraanikausi puhastamise või pesu sorteerise. Ole tähelepanelik ja loov.
11. Kuna aja juhimine on seotud enese reguleerimise, sundimise ning tahtejõua kasutamisega, tuleb seda jõudu ka kusagilt
ammutada. Terves kehas terve vaim- oma keha eest tuleb hoolt kanda. Tahtejõudu saab suurendada treenides või enda
regulaarseks liigutamiseks sundides. Ka mediteerimine on väga hea vaimu ja sisemise jõu laadija.
10. 12. Nagu ikka tuleb olla positiivne, suhtuda endasse ja teistesse lugupidavalt, süüa tervislikult ja tasakaalustatud toitu,
magada piisavalt ning leida igas päevas aega natuke iseendale (tasakaalustamine-sport, mediteerimine).
13. Õpi ütlema “EI”. Tihti me jääme ebalevaks-kui keegi küsib meilt midagi ja sa tead, et tegelikult sul ei ole võimalik teda
aidata. Lase enne vastuse ütlemist oma peast mõte läbi, kui kaua reaalselt mingi palve täitmine aega võtab ning paiguta
see oma reaalsesse päevakavasse. Kui see ei mahu kohe selle 10 sekundi jooksul kuhugi. Siis tuleb sul pakkumisest ära
öelda. Ära karda juttu katkestada- see annab selge signaali, et küsimus ei ole küsijas või projektis vaid sinu enda ajas või
graafikus.
14. Proovi mõelda loovalt- igas projektis või töös on võimalik kaasata teisi inimesi. Ära mõtle silmaklapid peas- küsi, kas
keegi saab sind aidata ning võimalik, et mingi töölõik, mis sinul võtab kaua aega ei ole kolleegile mingi probleem.
15. Mõtle tegemisest vähem, TEE rohkem. Tihti kulutame me aega mõtlemisele-kuidas me midagi teeme, kuid see ei pruugi
anda suurepärast tulemust. Parem on proovida, alustada ning töö käigus teha muudatusi. Jaga suur ülesanne etappideks.
16. Mõtle asjadele kohad. Süsteemi loomisele kulutatud aeg tasub ennast alati ära. Mõtle kodus, tööl oma asjadele kohad-
nii kulutad asjade otsimisele/leidmisele minimaalselt aega.
17. Ole muutustele vastuvõtlik. Kuid ole oma välja töötatud plaanis püsiv. Kui sul on ülevaade oma ajast ning kindlad piirid-
ei tekita ootamatud muutused või katkestused töövoos raskusi -peale katkestust uuesti asuda töölõigu juurde.
11. Uued abilised, mida plaanin ise kasutusele võtta
-Olen suur nimekirjade armastaja, kuid tihti väikestele lipikutele märgitud asjad
kipuvad ära kaduma. Tavalised kalendermärkmikud aga ei võimalda kõike
jooksvalt mahutada ning seepärast ei kasuta ma märkmiku, kuigi see annaks väga
palju head. Leidsin huvitava ja väga paindliku “oma kalendri” süsteemi.
http://bulletjournal.com/ Katsetama asudes tuleb proovida vähemalt 2 kuud.
- Arvutis töötades teen pause töös, kuid selle asemel, et tõusta ja puhata-kipun
sotsiaalmeedias 99% pausi aja veetma. Hea programm-mis kindlaks ajaks
blokeerib ligipääsu sotsiaalmeediale ja muudele aja raiskajatele:artikkel
http://www.ilovefreesoftware.com/19/webware/block-websites-entire-internet-
specified-time.html
12. Kasutatud kirjandus:
A. Reinsalu- Praktiline ajajuhtimine http://www.digira.ee/wp-content/tootekataloog-
data/100723/epub/OEBPS/Text/preview_index.xhtml 12.02.2016
A.Reinsalu- “Ajajuhtimine laiskadele: “laiskus on edasiviiv jõud?”http://forte.delfi.
ee/news/teadus/ajajuhtimine-laiskadele-laiskus-on-edasiviiv-joud?id=64236105
Kuidas olla oma aja juht? http://naistekas.delfi.ee/persoon/elu_lugu/kuidas-olla-oma-aja-juht?id=20969299
J. Adair “Eriti tõhusa mõtlemise strateegiad”
ajajuhtimine.ee
