Payroll Assessment

1
PENDAHULUAN
Manajemen SDM (Sumber Daya Manusia) merupakan fungsi bagian dari manajemen yang berkaitan
dengan manusia khususnya adalah bagaimana cara menjalin kerjasama dalam mengembangkan dan
menumbuhkan kebijaksanaan dalam mempengaruhi orang-orang dalam organisasi maupun membantu
para pimpinan untuk mengelola sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan menjadi 3 (tiga) aspek utama Human Capital
(HC) pada PT. Indaco Coatings Industry.
1. Aspek Manajerial yang merupakan pelaksanaan fungsi manajemen umum terhadap SDM;
a. Perencanaan.
b. Pengorganisasian.
c. Pengarahan.
d. Pengawasan.
2. Aspek Operasional yang terdiri dari;
a. Fungsi Pengadaan.
b. Fungsi Pengembangan.
c. Fungsi Kompensasi.
d. Fungsi Integrasi.
3. Aspek Peranan HC manajemen adalah mengintegrasikan tujuan perseorangan, perusahaan maupun
masyarakat.
Gambar 1. Integrasi Tujuan
Aspek Manajerial dan Operasional dalam mencapai tujuan perusahaan secara terpadu dari berbagai
kepentingan.
CREATED BY : dMzIndo
Sesuai dengan perkembangannya Manajemen SDM berkembang menjadi HUMAN CAPITAL
MANAGEMENT (HC) yang sedang diterapkan oleh PT. Indaco Coatings Industry. Jadi dalam manajemen HC,
kegiatan-kegiatannya merupakan penjabaran dari kegiatan fungsi manajemen SDM seperti penarikan tenaga
kerja, pengembangan tenaga kerja, pelatihan dan trainning pegawai dan sebagainya.

2
Didalam pengerjaan Assessment telah didefinisikan gaji atau upah merupakan bagian dari
kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada
karyawannya. Atau lebih detailnya adalah ;
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa
yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya
digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak
terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Dan definisi tersebut berpengaruh terhadap karyawan maupun perusahaan dengan penjelasan
sederhana dibawah ini ;
1. Gaji atau upah bagi karyawan merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator
dalam bekerja.
2. Gaji atau upah bagi perusahaan merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam
mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Maka berdasarkan penjelasan tersebut dibutuhkan System (aplikasi) Payroll dengan standar Accounting
Sallary System dengan Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat
menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham,
kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan
ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan
operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah Sistem
Gaji dan Upah/ Payroll.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan
upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah
dipahami dan mudah digunakan. Maka berfungsi sebagai berikut;
Sistem gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan
pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin
validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar
dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Penerapan alur proses dari HRM terhadap System (aplikasi) Payroll yang terdiri dari Input (Bab 1) –
Proses (Bab 2) – Output (Bab 3) dengan hasil berdasarkan pada Meeting Assessment dengan PIC Payroll
team PT. Indaco Coatings Industry.

3
INPUT
Pada Tahap Input pada alur proses akan membahas 2 tahapan, yaitu ;
1. Input Database Karyawan
a. Pengadaan Karyawan
Pengadaan karyawan berhubungan erat dengan kegiatan penarikan tenaga kerja, seleksi
dan penempatan tenaga kerja sesuai keahliannya. Penarikan tenaga kerja di sini tidak hanya
mencari jumlah tenaga kerja saja tetapi juga memperoleh tenaga kerja yang tepat untuk tiap
jenis pekerjaan yang ada di perusahaan.
Berdasarkan meeting assessment dengan team HC Indaco dalam memperoleh tenaga kerja
harus dilihat dulu dari mana akan dipakai, karena pada dasarnya sumber tenaga kerja dapat
dibagi 2 (Dua) :
1) Sumber Eksternal, Penarikan tenaga kerja dari luar perusahaan dalam mengisi
jabatan. - Lembaga pendidikan. - Depnaker. - Pasar tenaga kerja.
2) Sumber Internal, penarikan tenaga kerja dari dalam perusahaan. Biasanya lewat
promosi jabatan, dari karyawan yang memang mempunyai keahlian dalam bidang
tertentu yang dibutuhkan perusahaan.
Pada tahap ini memiliki peranan yang sangat penting sebab semua data mengenai calon
karyawan dan karyawan akan tercatat atau tersimpan ditahap ini.
Gambar 2. Proses Input Data Calon karyawan

4
Gambar 3. Proses Input Data Calon karyawan
Setelah proses seleksi yang dijelaskan dari bagan alur diatas maka Input database didapat
dari berkas-berkas hardcopy yang terdiri dari Curriculum Vitae Pelamar dan berkas dari hasil
tes seleksi, Sedangkan Prosesnya berupa hasil dari penilaian atas seleksi calon karyawan
sehingga menghasilkan output yang berupa karyawan baru.
2. Input Database Master
a. Data Master Departemen/depo
Berfungsi untuk menjelaskan rincian/rekapan data karyawan yang berada disetiap
departemen.
b. Data Master Status Karyawan
Berfungsi untuk menjelaskan status karyawan yang sudah tetap atau masih kontrak
(dijelaskan berapa lama masa kontrak).
c. Data Master Pendidikan
Berfungsi untuk menjelaskan karyawan berdasarkan Jenjang pendidikannya.
d. Data Master Jabatan
Berfungsi untuk menjelaskan tanggung jawab karyawan berdasarkan jabatannya.
e. Dasar Master Lembur
Definisi dijelaskan pada halaman terkait.
f. Dasar Master Tunjangan
g. Dasar Master Bonus

Payroll Asessment For PT. Indaco Coatings Industry
5
h. Dasar Master Komisi
i. Dasar Master Insentif
j. Dasar Master Hari Kerja
k. Dasar Master Jam Kerja

6
PROSES
Setelah Kebutuhan Input sudah dilakukan, maka transaksi sudah dapat dilakukan melalui proses
yang merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi
karyawan secara efisien dan efektif termasuk instrument-instrument yang dapat mempengaruhi gaji dan
upah secara langsung. Berikut dokumen-dokumen yang diperlukan;
1. Kontrak Kerja Karyawan.
2. Dokumen pendukung perubahan gaji.
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh staff kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang
berkaitan dengan karyawan. Misalnya;
a. Surat keputusan pengangkatan menjadi karyawan tetap,
b. Surat kenaikan jabatan/pangkat,
c. Surat keputusan perubahan tarif gaji dan upah,
d. Surat pernyataan gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dan upah yang besarannya dapat berdasarkan oleh;
1) Berdasarkan Upah Minimum Regional (UMR) Surat Keputusan Pemerintah Daerah,
2) Berdasarkan Struktural,
3) Berdasarkan Lama Bekerja (pengabdian),
4) Berdasarkan Prestasi.
3. Kartu Jam Hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar hadir biasa atau dapat pula berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Gambar 4. Rincian Hari dan Jam Kerja
4. Kartu Jam Kerja.
Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
5. Daftar / rekap gaji dan upah.
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap
karyawan, potongan-potongan, serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode
pembayaran.

7
Sedangkan Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji per
departemen/bagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Instrument yang dapat mempengaruhi jumlah gaji bruto karyawan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu;
a. Intrument yang dapat mempengaruhi bertambahnya nilai gaji dan upah secara langsung
adalah;
1) Uang Lembur,
2) Insentif,
3) Tunjangan,
4) Bonus.
b. Instrumen yang dapat mempengaruhi berkurangnya nilai gaji dan upah secara langsung
adalah;
1) Potongan Absensi/Kehadiran,
2) Potongan Pinjaman,
3) Potongan hukuman,
4) JKN/BPJS,
5) PPh 21 dan Koreksi PPh 21.
6. Slip Gaji dan Upah karyawan
Merupakan Surat yang menjelaskan rincian gaji yang diterima oleh karyawan.
7. Bukti Kas Keluar (Bukti Voucher)
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji maka fungsi
pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi
pembayaran gaji.
Selain dokumen-dokumen pendukung yang juga penting adalah catatan yang akan digunakan dalam
akuntansi gaji dan upah, yaitu;
1. Jurnal Umum, dalam gaji dan upah jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga
kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk, kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya, catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan, catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawan.

8
Assessment mengenai Proses perhitungan Instrumen-instrumen gaji dan upah, yaitu;
1. Uang Lembur , Uang lembur merupakan upah yang diberikan diluar gaji pokok karyawan dengan
aktivitas / operasionalnya diluar jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan syarat ;
a. Mengisi Instruksi Kerja Lembur (pengajuan lembur) yang ditandatangani oleh HO,
b. Wajib mengisi absensi jam masuk dan jam keluar (record in and out of fingerspot) untuk
karyawan yang bersangkutan,
c. HO wajib membuat dan melaporkan rekapan pengajuan claim kerja lembur (laporan lembur
di ttd HO),
d. Rekapan pengajuan claim kerja lembur telah disetujui dan ditandatangani oleh HO, Manajer
HC dan Manager Keuangan.
e. Karyawan yang melakukan lembur pada hari libur untuk training tidak mendapatkan
perhitungan lembur.
f. Untuk gaji kurang dari Rp.2 Juta Insentif lembur dapat diklaim jika waktu lembur minimal 2
jam;
1) Semua karyawan selain driver,
o Minimal lembur 25 menit, apabila ada kelebihan jam kerja kurang dari 25
menit tidak ada perhitungan lembur.
o Sedangkan untuk rumus / formula perhitungan lembur adalah ;
2) Driver,
o Apabila driver lembur maka akan mendapatkan insentif lembur = pada hari
kerja sebesar Rp.8.500/jam dan hari libur sebesar Rp.10.000/jam.
o Kadang ada lembur yang tidak terekam dalam figer spot apabila melakukan
lembur saat bertugas menjadi driver Pak Iwan dan keluarga (absen secara
manual di rumah Pak Iwan).
g. Untuk gaji Diatas Rp.2 Juta dan kurang dari Rp. 4 Juta, Insentif lembur sebesar Rp. 12.500.-
dapat diklaim jika waktu lembur minimal 2 jam.
h. Untuk gaji diatas Rp.4 Juta, Tidak ada perhitungan lembur (tidak mendapatkan uang
lembur).
i. Lembur Perjalanan Dinas, karyawan melakukan lembur pada saat perjalanan dinas (selain
seminar, training) diberikan insentif lembur sesuai dengan range jumlah jam lembur.

9
2. Insentif,
a. Insentif Kehadiran,
b. Insentif Pengiriman,
c. Insentif New Opening Outlet,
d. Insentif Tagihan,
e. Insentif Penjualan.
3. Tunjangan,
a. TUNJANGAN PRESTASI, Setiap tahun ada kenaikan berdasarkan pada pertambahan masa
kerja, hasil penilaian karyawan, kebijakan dari manajemen.
b. TUNJANGAN FUNGSIONAL, Berlaku untuk karyawan yang memiliki jabatan secara struktural
maupun fungsional. Tetapi kebijakan dari Pak Iwan bahwa tidak boleh PGGS (Pintar Goblok
Gaji sama), sehingga sangat mungkin terjadi karyawan dengan jabatan yang sama, bagian
yang sama memiliki tunjangan fungsional yang berbeda sesuai dengan kapasitas dan area
kerja.
c. TUNJANGAN MAKAN, Tunjangan makan hanya di berikan pada driver sebesar Rp.5.000/hari.
Akan hangus apabila melakukan perjalanan dinas (sudah mendapatkan uang makan
perjalanan dinas) dan hanya berlaku pada hari kerja.
d. TUNJANGAN TRANSPORT
o Berlaku untuk seluruh karyawan semua level, kecuali yang mendapatkan fasilitas
mobil perusahaan dan melakukan perjalanan dinas (sudah dapat fasilitas
transportasi dari perusahaan).
o Hanya di hitung pada hari kerja  karyawan lembur tidak mendapatkan uang
transport.
o Karyawan yang masuk kerja tidak full tetap mendapatkan uang transport.
o Nominal uang transport sama untuk semua level yaitu Rp.6.000/hari.
o Kebijakan untuk nominal bisa berubah menyesuaikan dengan kondisi perusahaan
dan UMR.
e. Tunjangan hari Raya (THR)
o Karyawan dengan masa kerja minimal 1 tahun mendapatkan THR 1x gaji
o Karyawan dengan masa kerja 3 – 11 bulan maka mendapatkan gaji = (masa kerja
/12) * gaji
4. Bonus,
a. Diberikan 1 tahun sekali. Masa kerja 1 tahun dihitung full (12/12 = 1), masa kerja kurang
dari 1 tahun di hitung proporsional. Dengan Rumus;

10
5. Potongan Absensi/Kehadiran,
a. Dilakukan apabila karyawan tidak masuk bekerja diluar cuti dan sakit (dibuktikan dengan
surat ijin dokter). Karyawan belum atau sudah tidak mempunyai hak cuti tahunan.
b. Apabila karyawan terlambat masuk kerja atau ijin pulang lebih awal 3 – 6.5 jam maka
dianggap ijin 0.5 hari.
c. Apabila karyawan masuk kerja kurang dari 1.5 jam maka dianggap tidak masuk bekerja,
tetap mendapatkan uang transport.
Berikut Perhitungan potongan absensi / kehadiran ;
6. Potongan Pinjaman,
Potongan ini dilakukan sesuai dengan kesepakatan bersama (perusahaan dengan karyawan yang
bersangkutan) mengenai berapa besaran potongan yang akan dilakukan disetiap penerimaan gaji.
7. BPJS Ketenagakerjaan,
a. Jaminan Hari Tua
o JHT Beban karyawan = 2% x Gaji Pokok
o JHT Beban Perusahaan = 3,7 % x Gaji Pokok
b. Jaminan Kecelakaan Kerja
o JKK = 3,7% x Gaji Pokok
c. Jaminan Kematian
8. Iuran Asuransi Kesehatan,
a. Tingkat 600 = 876.038,- (Suami), 1.095.023,- (Istri), 609.375,- (Anak)
b. Tingkat 400 = 542.724,- (Suami), 678.377,- (Istri), 376.033,- (Anak)
c. Tingkat 250 = 285.187,- (Suami), 356.448,- (Istri), 195.722,- (Anak)
d. Tingkat 150 = 207.961,- (Suami), 259.907 ,- (Istri), 141.684,- (Anak)
9. JKN BPJS Kesehatan.
Sampai September 2014 hanya berlaku untuk level operator dan supervisor dilapangan sebelum
menjadi karyawan tetap. Mulai oktober 2014 akan berlaku sama.
a. JKN BPJS Beban Karyawan
o Dasar perhitungan tahun 2014 = 0.5 % x gaji pokok.
o Dasar perhitungan 2015 = 1 % x gaji pokok.
b. JKN BPJS Beban Perusahaan
o Dasar perhitungan 2014 = 4 % x gaji pokok

11
OUTPUT
Output ini dapat berfungsi sebagai alat kontrol besaran nilai wajar maupun tidak wajar dari
kegiatan rutin dalam jumlah karyawan tertentu maupun dana yang akan dan telah dikeluarkan, output yang
dihasil berupa;
1. Daftar calon karyawan yang telah mengikuti tes tapi tidak lulus
2. Daftar karyawan tetap
3. Daftar karyawan PKW / Kontrak
4. Daftar karyawan Harian lepas
5. Laporan Turn Over karyawan
6. Rekapan Gaji tiap bulan / tahun
7. Rekapan Estimasi Gaji yang akan dikeluarkan tiap bulan / tahun
8. Rekapan Insentif tiap bulan / tahun
9. Rekapan Tunjangan tiap bulan / tahun
10. Rekapan Bonus tiap bulan / tahun
11. Rekapan PPh 21 tiap bulan / tahun

12
ASSESSMENT HUMAN CAPITAL -PAYROLL

19
ALUR PENGENDALIAN PENERIMAAN KARYAWAN

21
1. REFERENSI
1.1 ISO 9001 : 2008 klausul 6.2 Sumber Daya Manusia
1.2 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
2. DEFINISI
2.1 Departemen user
Adalah departemen yang membutuhkan karyawan dan sebagai pemakai karyawan baru yang diterima
dalam proses recruitment
2.2 Departemen HC
Adalah departemen yang mengelola SDM secara menyeluruh sehingga berkontribusi maksimal kepada
kemajuan perusahaan.
2.3 Peraturan perusahaan
Adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat syarat-syarat kerja dan tata
tertib perusahaan.

22
3. DIAGRAM ALIR PENGENDALIAN PENERIMAAN KARYAWAN
MULAI
Prediksi Kebutuhan Karyawan
per Tahun
Menyerahkan Prediksi
Kebutuhan Karyawan per tahun
ke Dept. HC
Membuat Permohonan
Karyawan Baru
Menyerahkan Permohonan
Karyawan Baru ke Dept. HC
Departemen HC membuka
lowongan kerja
Lulus ?
Penandatanganan Perjanjian
Kontrak
SELESAI
Y
T
Menerima aplikasi calon
karyawan
Seleksi Administrasi
Pengetesan calon karyawan
4. URAIAN PROSEDUR

23
4.1. Setiap bulan Desember, seluruh Pimpinan Departemen membuat prediksi kebutuhan karyawan untuk satu
tahun ke depan dan membahasnya dengan Direktur Utama. Kebutuhan yang telah ditetapkan dicatat dalam
formulir Man Power Planning (FO-HC-001) dan disetujui oleh pihak berwenang.
4.2. Tiap Departemen terkait menyerahkan copy Man Power Planning kepada Departemen HC.
4.3. Untuk merealisasikan kebutuhan karyawan, Departemen terkait mengisi formulir Permohonan Karyawan
Baru (FO-HC-002) secara lengkap dan disetujui oleh Direktur Utama.
4.4. Departemen terkait menyerahkan formulir Permohonan Karyawan Baru yang sudah disetujui kepada
Departemen HC untuk dilakukan proses rekruitmen karyawan.
4.5. Berdasarkan formulir Permohonan Karyawan Baru dari Departemen terkait, Departemen HC membuka
lowongan pekerjaan melalui website, koran, jobfair, dll.
4.6. Departemen HC menerima aplikasi calon karyawan yang dikirim melalui email atau pos.
4.7. Departemen HC menyeleksi aplikasi yang telah dikirimkan oleh calon karyawan sesuai dengan persyaratan
yang telah ditentukan.
4.8. Bila seleksi aplikasi calon karyawan sudah dilakukan, maka Departemen HC akan menghubungi calon
karyawan yang bersangkutan untuk mengikuti tes calon karyawan baru.
4.9. Departemen HC melakukan tes calon karyawan baru dan menyerahkan formulir Profil Diri (FO-HC-003)
kepada calon karyawan baru untuk diisi.
4.10. Calon karyawan yang lulus tes calon karyawan baru akan menandatangani Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT) dengan masa kontrak maksimal 1 tahun dan mengisi formulir Data Karyawan (FO-HC-004).
Apabila masa kontrak kerja sudah habis, maka dapat diperpanjang sesuai dengan peraturan perusahaan.
4.11. Departemen terkait menerima karyawan baru dari hasil rekruitmen untuk mulai bekerja. Setiap karyawan
baru akan diberikan training selama 3 bulan dan akan dilakukan evaluasi oleh atasannya dengan mengisi
formulir Evaluasi Karyawan Training (FO-HC-005). Kemudian hasil evaluasi tersebut diserahkan kepada
Departemen HC untuk dijadikan acuan untuk menetapkan kebijakan atas berkelanjutan PKWT dan tinjauan
salary.
5. DOKUMEN TERKAIT
5.1. Quality Manual PT. Indaco Coatings Industry
5.2. FO-HC-001 Man Power Planning
5.3. FO-HC-002 Permohonan Karyawan Baru
5.4. FO-HC-003 Profil Diri
5.5. FO-HC-004 Data Karyawan
5.6. FO-HC-005 Evaluasi Karyawan Training

24
ALUR PERMOHONAN CUTI KARYAWAN

25
1. REFERENSI
2. DIAGRAM ALIR PERMOHONAN CUTI KARYAWAN
MULAI
Membuat permohonan cuti
Disetujui oleh atasan dan HC
Dept. HC merekap permohonan
cuti
SELESAI

26
3. URAIAN PROSEDUR
3.1 Permohonan cuti dapat diajukan apabila karyawan telah mendapatkan hak untuk cuti setelah bekerja selama 1
(satu) tahun dengan mengisi formulir Permohonan Cuti (FO-HC-023) dengan lengkap.
3.2 Ketentuan Permohonan Cuti sebagai berikut
a. Untuk level operator & Staff, permohonan cuti ditanda tangani oleh atasan yang bersangkutan dan HC
Manager
b. Untuk level Supervisor ke atas, permohonan cuti ditanda tangani oleh atasan yang bersangkutan, HC
Manager dan Direktur
3.3 Permohonan cuti yang telah ditanda tangani, diserahkan ke Departemen HC.
3.4 Permohonan Cuti yang telah mendapatkan persetujuan akan direkap oleh HC ke dalam formulir Kartu Cuti
Karyawan (FO-HC-024) untuk memudahkan dalam pengontrolan jumlah cuti masing-masing karyawan.
4. DOKUMEN TERKAIT
5.7. Quality Manual PT. Indaco Coatings Industry
5.8. FO-HC-023 Permohonan Cuti
5.9. FO-HC-024 Kartu Cuti Karyawan

27
ALIR REVIEW JENJANG KARIR KARYAWAN

28
1. REFERENSI
2. DEFINISI
2.1 Karyawan kontrak
Adalah karyawan yang bekerja pada perusahaan dengan waktu kerja tertentu yang didasari Perjanjian
Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
2.2 Karyawan Tetap
Adalah karyawan yang sudah mengalami pengangkatan sebagai karyawan perusahaan dan kepadanya
diberikan kepastian akan keberlangsungan masa kerjanya.
2.3 Pengangkatan karyawan
Adalah pengangkatan karyawan dari karyawan kontrak (PKWT) menjadi karyawan tetap yang telah
memenuhi masa kerja 2 tahun dan memiliki prestasi kerja yang baik berdasarkan hasil penilaian dari
atasan langsung.
2.4 Promosi Jabatan
Adalah pengangkatan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi berdasarkan penilaian
kinerja yang positif dan kapasitas yang memadai sebagai penghargaan atas prestasi kerja yang diraih.
2.5 Mutasi Jabatan
Adalah pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain berdasarkan kebutuhan dan kepentingan
perusahaan dengan level jabatan yang setara
2.6 Down Grade
Adalah penurunan jabatan karyawan karena capaian prestasi kerja yang buruk.

29
3. DIAGRAM ALIR REVIEW JENJANG KARIR KARYAWAN
3.1 Pengangkatan Karyawan Tetap
MULAI
Dept. HC menginformasikan ke
Dept. terkait tentang
pengangkatan karyawan tetap
Penilaian dan rekomendasi dari
atasan / Head of Departmen
Karyawan menandatangani
penawaran kerja tetap
SELESAI

30
3.2 Mutasi Karyawan
MULAI
Head of Departmen
menginformasikan ke Dept. HC
untuk rencana mutasi karyawan
Dept. HC menerbitkan Surat
Mutasi
SELESAI

31
3.3 Promosi Jabatan
MULAI
Kekosongan jabatan
Dept. HC melakukan
penyaringan kandidat dari
dalam
HC melakukan koordinasi
dengan atasan karyawan yang
lolos penyaringan
HC melakukan interview
dengan karyawan yang lolos
penyaringan
HC melakukan koordinasi
dengan pimpinan/atasan dari
jabatan yang kosong
HC menerbitkan SK
Pengangkatan/Promosi
SELESAI

32
3.4 Down Grade Jabatan
MULAI
Head of Departmen
menyampaikan hasil penilaian
dan usulan persetujuan untuk
down grade
HC melakukan verifikasi dengan
karyawan yang bersangkutan
atas penilaian kerja
HC menerbitkan SK Jabatan
Baru
SELESAI
4. URAIAN PROSEDUR
4.1. Pengangkatan Karyawan Tetap
4.1.1 Departemen HC menginformasikan ke Departemen terkait tentang pengangkatan karyawan tetap
yang telah memenuhi masa kerja 2 tahun.
4.1.2 Penilaian dan rekomendasi dari atasan / Head of Departmen dengan mengisi formulir Penilaian
Karyawan PKWT (FO-HC-006) dan Formulir Usulan Persetujuan Review Jenjang Karir Karyawan
(FO-HC-007).
4.1.3 Karyawan terkait menandatangani penawaran kerja tetap.
4.2. Mutasi Karyawan
4.2.1 Head of Departmen memberitahukan rencana mutasi karyawan ke Departemen HC dengan mengisi
Formulir Usulan Persetujuan Review Jenjang Karir Karyawan (FO-HC-007).

33
4.2.2 Departemen HC menerbitkan Surat Mutasi (FO-HC-010) dan diberikan ke karyawan terkait.
4.3. Promosi Jabatan
4.3.1 Departemen HC melakukan penyaringan kandidat dari dalam untuk mengisi kekosongan jabatan.
4.3.2 Departemen HC melakukan koordinasi dengan atasan karyawan yang lolos penyaringan berdasarkan
Formulir Usulan Persetujuan Review Jenjang Karir Karyawan (FO-HC-007) dan Penilaian Usulan
Promosi Jabatan (FO-HC-034).
4.3.3 Departemen HC melakukan interview dengan karyawan yang lolos penyaringan.
4.3.4 Departemen HC melakukan koordinasi dengan pimpinan / atasan dari jabatan yang kosong.
4.3.5 Departemen HC menerbitkan Surat Keputusan (FO-HC-009) pengangkatan/promosi jabatan.
4.4. Down Grade Jabatan
4.4.1 Head of Departmen menyerhkan hasil penilaian dan formulir Formulir Usulan Persetujuan Review
Jenjang Karir Karyawan (FO-HC-007) untuk down grade jabatan ke Departemen HC.
4.4.2 HC melakukan verifikasi dengan karyawan yang bersangkutan atas penilaian kerja.
4.4.3 Departemen HC menerbitkan Surat Keputusan (FO-HC-009) jabatan yang baru dan diberikan ke
karyawan yang bersangkutan.
5. DOKUMEN TERKAIT
5.1 Quality Manual PT. Indaco Coatings Industry
5.2 Penawaran Kerja Tetap
5.3 FO-HC-006 Penilaian Karyawan PKWT
5.4 FO-HC-007 Formulir Usulan Persetujuan Review Jenjang Karir Karyawan
5.5 FO-HC-034 Penilaian Usulan Promosi Jabatan
5.6 FO-HC-008 Evaluasi Promosi Jabatan
5.7 FO-HC-009 Surat Keputusan
5.8 FO-HC-010 Surat Mutasi

34
ALUR PERMOHONAN PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN

35
1. REFERENSI
2. DIAGRAM ALIR PERMOHONAN PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN
MULAI
Karyawan membuat surat
pengunduran diri
Mengajukan dan meminta Acc
dari atasan
Mengajukan pengunduran diri
ke HC
A

36
Membuat serah terima jabatan
Pihak penerima jabatan telah
mengerti kewajibannya
SELESAI
A
Dept. HC memproses
pengunduran diri
3. URAIAN PROSEDUR
3.5 Karyawan yang akan mengundurkan diri membuat surat pengunduran diri yang diketahui oleh Kepala
Departemen terkait.
3.6 Surat Pengunduran Diri yang telah disetujui oleh Kepala Departemen terkait diserahkan ke Departemen HC
untuk ditinjau ulang.
3.7 Departemen HC akan memproses pengunduran diri karyawan sesuai dengan Tata Tertib Kerja. Rentang
antara permohonan pengunduran diri dengan tanggal pengunduran diri minimal 1 bulan.
3.8 Karyawan yang mengundurkan diri harus mengisi formulir Serah Terima Jabatan (FO-HC-022) yang
ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan jabatan, pihak penerima jabatan dan disetujui dan diketahui
oleh atasan langsung, Head of Departmen dan HC Manager.
3.9 Departemen HC memastikan bahwa Job Description, Dokumen, Inventaris / Peralatan terkait telah diterima
dan dimengerti oleh Pihak Penerima Jabatan.

37
4. DOKUMEN TERKAIT
4.1 Quality Manual PT. Indaco Boga Lestari
4.2 Tata Tertib Kerja
4.3 FO-HC-022 Serah Terima Jabatan

38
LAMPIRAN - LAMPIRAN

39
Gambar 5. Alur Dokumen Absensi

40
Gambar 6. Alur Dokumen Cuti

41
Flowchart 1. Lembur Karyawan

42
Flowchart 2. Pengadaan karyawan

43
Flowchart 3. Alur Gaji dan Upah

Payroll Assessment

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Payroll Assessment

Similar to Payroll Assessment (20)

Payroll Assessment