Få en tom indbakke ved at følge disse 7 nemme skridt

1. De 7 første skridt på vejen til en tom indbakke og effektiv opgavestyring får
du her:
1. Screen din indbakke og flyt/slet
Indbakken er en postkasse til at modtage nye henvendelser. Den skal kun
indeholde ulæste mails og mails, du skal besvare inden for 24 timer. Når du
åbner en ny mail, screener du straks mailen og beslutter: Er det en opgave /
skal jeg besvare mailen?
Nej: Beslut straks, om mailen skal gemmes eller slettes. Vil du gemme den,
trækker du den til en særlig mappe, som har et relevant navn i forhold til
mailens overordnede funktion (inspiration, nyhedsbrev, og lign.).
Ja: Skal den besvares/løses inden for 24 timer, lader du den blive i
indbakken og fjerner den, når den er besvaret. Skal det ske efter 24 timer,
kopierer du mailen over som en opgave ved at højre klikke og trække den til
opgaveikonet i venstremenuen. Her opretter du den med en start- og slutdato,
hvorefter du kan slette eller flytte mailen fra indbakken.
2. Sæt regler op for ikke forretningskritiske
mails
Hvis du gerne vil reducere antallet af mails i din indbakke og kun modtage
de vigtigste mails, kan du guide mindre vigtige mails uden om indbakken og
din telefon. Du kan vælge at lave regler for eksempelvis nyhedsbreve, Cc-
mails og LinkedIn-opdateringer, så de ikke havner i indbakken, men i en
særskilt mappe, som du så kigger i, når du har tid. Du markerer den aktuelle
mail, klikker på ”Regler” i topbåndet og opretter enten en ny mappe eller
peger på en bestemt mappe, hvor mailen skal indgå. Fremadrettet vil disse
typer af mails ryge uden om indbakken.
3. Brug opgavefunktionen
Opgavelisten giver overblik over opgaver og deadlines. Brug den til at holde
overblikket over alle dine opgaver, som du ikke skal løse her og nu.
Opgaverne kan blandt andet omhandle modtagne mails med opgaver,
opgaver fra møder, post og telefon samt egne tilbagevendende opgaver.
Under fanebladet ”Vis” klikker du på ”Normal”, så ruden bliver synlig i
skærmens højre side. Nu kan du altid se dine opgaver, som vil stå i
datoorden. Når du har fuldført dem, klikker du på flaget til højre for
opgaven.
4. Følg op på dine sendte mails
Du kan også få mails, som du skal følge op på, over i din opgaveliste. Skal
du følge op på en mail, klikker du på ”Opfølgning” og vælger en dato, inden
du sender mailen. Herefter fremgår den automatisk af opgavelisten, så du
kan følge op på den ønskede dato.

2. 5. Træk opgaver over i kalenderen
Har du brug for at sætte tid af i kalenderen til særlige opgaver, kan du trække
opgaverne direkte fra opgavepanelet og ind i kalenderen. Så er der sat tid af
til opgaveløsningen, hvilket kan sikre dig mod at få lagt møder i tidsrum,
hvor du må prioritere opgaver. Ved at planlægge én eller flere dage frem, får
du sikret dig en bedre disponering af din tid.
6. Husk at kvittere
Man skal (trods alt) ikke tage råd nummer 4 alt for bogstaveligt og
barrikadere sig bag en mur af virtuel stilhed. Hvis en afsender har gjort sig
den ulejlighed at sætte dit navn i Til-feltet – og oven i købet har en god
pointe med det – så brug et øjeblik på at kvittere for modtagelsen. Det
behøver ikke være et langt og grundigt svar. Ofte er et simpelt ”Tjek!” eller
”Det ser fint ud” rigeligt. Det tager dig blot et par sekunder, og det gør
afsenderen i stand til at strege dig og mailen fra sin to-do-liste.
Uden et anerkendende svar vil du efterlade din modpart i et
kommunikationsvakuum, som i langt de fleste tilfælde ender med at blive
fyldt ud af en rykkermail, som er tidsspilde for alle parter.
7. Ring
Folk trækker altid lidt overbærende på skuldrene af dette råd, men mailen er
rigtig dårlig til mange typer af information. En måde at effektivisere store
organisationer er at få medarbejderne til at ringe mere. En kompleks sag, der
vil tage 4-5 misforståelser og 17 udvekslinger af mails frem og tilbage, kan
oftest løses i telefonen på 10 minutter.
Grib knoglen – det sparer dig mails og tid i længden.
Sådan kommer du i gang!
Det kan du gøre her og nu:
• Få opgavepanelet frem på skærmen
• Gennemgå din indbakke for opgaver og træk relevante mails over som
opgaver
• Slet eller flyt alle andre mails til mapper, så din Indbakke er tom
• Forenkl din mappeliste
Det kan du løbende gøre:
• Registrér gentagende opgaver, så de ses på opgavelisten
• Lav regler for de mails, der ikke længere skal lande i indbakken
• Planlæg din hverdag ved at sammenholde din opgaveliste og din kalender
og sæt tid af til de væsentlige opgaver

3. For ekstra inspiration anbefales disse 4 tutorials
Tutorial 1 Tutorial 2 Tutorial 3 Tutorial 4