Презентация к докладу Н.А.Храмцовской «Требования законодательства в отношении управления информацией и документами и тенденции их дальнейшего развития» на Первой межрегиональной конференции «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и законодательство», г. Уфа, 24 марта 2015 года В докладе дается общая оценка ситуации в области управления документами и информацией, а также важнейших факторов, которые в текущий момент влияют на развитие отрасли в целом. В докладе также представлен краткий обзор изменений законодательства в области управления документацией и информацией, происшедших в конце 2014 - первом квартале 2015 годов. Видеозапись доклада доступна по адресу: http://www.youtube.com/watch?v=vztB6bMd3Pg Legal requirements for records and information management, and trends of their evolution Dr. Natasha Khramtsovsky's presentation “Legal requirements for records and information management, and trends of their evolution” was delivered at the 1-st Inter-regional conference “Records Management and Archives of an Organization – Technology and Law” which took place in Ufa on March 24, 2015. The presentation contains general assessment of the current state of the records and information management field. It focuses on essential factors impacting the development of the industry as a whole. The presentation also offers brief description of the evolution of the records and information – related laws and regulations at the end of 2014 and in the first quarter of 2015. Video is available at http://www.youtube.com/watch?v=vztB6bMd3Pg

1. 24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
1
Требования законодательства
в отношении управления
информацией и документами,
тенденции их дальнейшего развития
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

2. 2
Общая оценка ситуации (1)
 Электронные документы закрепились в нашей жизни,
потеснив бумажные. К ним уже стали привыкать
 Отлажен ряд мер по обеспечению юридической
значимости
 Вопросы оперативного использования электронных
документов во многом решены
 По-прежнему не решается вопрос о том, как обеспечить
долговременную сохранность электронных документов в
государственных электронных архивах
224 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

3. 3
Общая оценка ситуации (2)
 Кто возьмет на себя роль основного регулятора?
– Росархив мало на что способен
– Минкультуры этим заниматься не хочет
– Видимо, данный вопрос будет решать Минкомсвязи
или Банк России
 По-прежнему не изучаем мировой опыт
 Очень много проблем в области подготовки кадров.
Электронных архивистов никто не готовит
324 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

4. 4
Общая оценка ситуации (3)
 Продолжается развитие государственных реестров и
регистров и портальных технологий – и, как следствие,
сокращение обмена бумагоподобными документами
– Планы в этом направлении у государственных органов
огромные
 Проблемы с усиленными электронными подписями
– Проблема доверия к УЦ
– Гармонизация с законодательством Евросоюза
424 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

5. 5
Основные направления изменений:
2010-2015 годы
 Придание юридической силы электронным документам
 Электронное судопроизводство
 Электронный нотариат
 Электронная декларирование
 Электронные медицинские системы и электронные
медицинские карты
 Защита персональных данных
 Доступ к государственной информации
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

6. 6
Статистический анализ судебных решений
 Чаще всего в судебных
решениях упоминаются
термины «электронная
почта», «база данных»,
«файл» и «электронный
документ»
 С 2004 года растёт число
судебных дел, в которых
рассматриваются
вопросы, связанные с
электронными
документами
 В последние годы резко увеличилось число судебных решений, в
которых упоминается электронная почта
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

7. Важнейшие факторы
 Обострение международной обстановки, в т.ч. в связи
с событиями на Украине
 Крымские события ярко показали нашу зависимость от
информационных систем. Во многом выручили бумажные
технологии 
 Усилилось внимание к вопросам информационной
безопасности:
– Самодостаточность
– Защита ключевой национальной инфраструктуры
– Защита персональных данных и т.д.
724 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

8. Ощущаемые отраслью последствия:
 Сокращение финансирования и кадров, снижение статуса
 Угрозы прекращения продажи лицензий и технического
обслуживания, доступа к зарубежным информационным
системам. Импортозамещение
 Возникновение дополнительных препятствий на пути
внедрения облачных технологий
 Массированные атаки на государственные сайты РФ
 Усиление внимания к защите персональных данных,
требование об их обработке на территории России
 Обеспечение непрерывности деловой деятельности
824 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

9. Формирование Евразийского
экономического союза
 Проблема интероперабельности
 Межгосударственное электронное взаимодействие
– Возникает необходимость «стыковать» государственные
системы документооборота, в т.ч. электронного
– Выработанные решение впоследствии можно будет
использовать и для обеспечения юридической
значимости электронных документов внутри страны
– Работа в 2014 году велась довольно активно,
продолжается и в 2015 году
924 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

10. Открытое правительство
и открытые данные
 Отчасти снизился интерес к открытому правительству и
к открытым данным
 Ключевые причины:
– Осложнение международной обстановки
– Не очень большая отдача при достаточно
существенных затратах
– Выбор, с моей точки зрения, ошибочной стратегии с
упором на создание Общественных советов
1024 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

11. 11
Электронные медицинские карты
 Огромные деньги
 Могут оказать колоссальное влияние на всю отрасль в
целом
 Полигон новых технологий
 Приходится решать не просто вопросы технического
характера, но и много правовых вопросов
(персональные данные, электронные подписи, хранение,
нарастающие объемы информации, смешанный
документооборот, большие данные и аналитика)
1124 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа

12. Электронная революция: Этап 1
 Перевод бумажных документов в бумагоподобные
электронные документы
 Появление государственных баз данных, реестров и
регистров. Постепенное превращение их де-факто в
основной инструмент принятия юридически значимых
решений
 Частичная автоматизация деловых процессов и процедур
принятия решений
 При получении государственных услуг заявителю не нужно
представлять документы, которые уже имеются в
государственных органах
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
12

13. Электронная революция: Этап 2
 Традиционный обмен документов меняется на коллективную
работу с использование государственных реестров и
регистров
 Автоматическое принятие решений
 Становится все меньше документов «прямого действия», все
больше документов личного хранения превращаются в
«ссылки» на соответствующие базы данных
 Документы личного хранения постепенно все больше
утрачивают свое значение
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
13

14. Государственный реестр населения
 Правила формирования, ведения и использования базового
государственного информационного ресурса
регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания и
по месту жительства в пределах РФ (утв. Постановлением
Правительства РФ от 5 января 2015 г. № 4)
 База данных ведется в электронном виде с использованием
федеральной государственной информационной системы.
Ведение базы данных на бумажных носителях не
допускается
 В базе данных информация хранится без ограничения срока
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
14

15. Подтверждение страхового стажа
на основе информации, содержащейся в
базе данных Пенсионного Фонда
 VI. Подтверждение страхового стажа за период после
регистрации гражданина в качестве застрахованного лица
 43. Периоды работы и (или) иной деятельности после
регистрации гражданина в качестве застрахованного лица
подтверждаются документами об уплате соответствующих
обязательных платежей, выдаваемыми в установленном
порядке территориальным органом Пенсионного фонда РФ
на основании сведений индивидуального
(персонифицированного) учета.
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
15

16. Что это означает для специалистов по
управлению документами и архивистов
 Земля проваливается под ногами!
 Основная масса специалистов привыкла работать с
бумагоподобными документами и возникает вопрос о
будущем в профессии, что они будут обрабатывать и
хранить
 Архивы до сих пор еще не освоили хранение электронных
бумагоподобных документов, что говорить о базах данных.
 Что будет поступать на государственное архивное
хранение?
 Какие специалисты будут проводить эту работу и кто их
должен готовить?
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
16

17. Недостатки новых технологий –
продолжение их достоинств
 Одни и те же факторы являются как упрощают обработку
информации, так и создают определенные риски:
– Изменение информации
– Уничтожение информации
– Создание виртуальных личностей
– Защита персональных данных
– Профилирование граждан
 Эти вопросы должны войти в сферу интересов нашей
профессии – иначе мы окажемся на обочине
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
17

18. 24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
18
Потеря данных в пенсионных
базах данных Японии, июнь 2007
 В 1997-2007 гг. при
объединении пенсионных
счетов были «потеряны»
50 млн. из 300 млн. счетов.
 На снимке руководитель
ведомства, допустившего
утрату информации, раздает
гражданам листовки с
извинениями за плохую работу
его ведомства
http://search.japantimes.co.jp/cgi-bin/nn20070609a6.html

19. Изменения законодательства
в 2015 году
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
19

20. Бумажное делопроизводство
 После определенного перерыва законодатель вновь
занялся вопросами совершенствования бумажного
делопроизводства
 ФЗ от 24 ноября 2014 года № 376-ФЗ - Ведение
делопроизводства организации в России - критерий
признания РФ местом фактического управления
иностранной организацией
 ФЗ от 29 декабря 2014 г. № 482-ФЗ - порядок составления
протокола заседания комитета кредиторов и обеспечения
сохранности документов, создаваемых в процессе
подготовки и проведения заседания комитета
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
20

21. Бумажное делопроизводство
 Законопроект «О внесении изменений в ФЗ «Об архивном
деле в РФ», предусматривающий сокращение сроков
хранения документов по личному составу с 75 лет до 20
лет. 23 января 2015 года принят в первом чтении
 Законопроект «О внесении изменений в отдельные
законодательные акты РФ в части отмены обязательности
печати хозяйственных обществ». 20 марта 2015 принят во
втором чтении
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
21

22. Ужесточение административной
ответственности
 ФЗ от 24 ноября 2014 года № 376-ФЗ - новые штрафы за
непредставление документов и информации в налоговые
органы
 Законопроект 683952-6 «О внесении изменений в Кодекс
Российской Федерации об административных
правонарушениях» - ужесточение наказаний за нарушение
законодательства о персональных данных. 24 февраля 2015
года принят в первом чтении
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
22

23. Новое определения «электронного
документа» в Гражданском Кодексе
 ФЗ от 8 марта 2015 года № 42-ФЗ «О внесении изменений в
часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации»
- дано определение электронного документа (ст. 434
«Форма договора»).
«Электронным документом, передаваемым по каналам
связи, признается информация, подготовленная,
отправленная, полученная или хранимая с помощью
электронных, магнитных, оптических либо аналогичных
средств, включая обмен информацией в электронной
форме и электронную почту.»
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
23

24. Использование электронных
документов в управлении
 ФЗ от 29 декабря 2014 года № 476-ФЗ - расширение сферы
применения электронных документов при осуществлении
процедур банкротства
 ФЗ от 31 декабря 2014 № 517-ФЗ - возможность подавать
заявления в органы ЗАГС в электронной форме через
единый портал государственных и муниципальных услуг
 ФЗ от 29 декабря 2014 года № 486-ФЗ - получение
документов из дел правоустанавливающих документов и
кадастровых дел в виде электронных копий
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
24

25. Использование электронных
документов в управлении
 ФЗ от 29 декабря 2014 года № 457-ФЗ - Нотариусы
наделены правом внесения сведений в электронном виде в
Единый федеральный реестр сведений о банкротстве и
ЕГРЮЛ, расширена возможность использования
электронных документов при осуществлении нотариальных
действий. Обстоятельства, подтвержденные нотариусом
при совершении нотариального действия, не требуют
доказывания
 ФЗ от 8 марта 2015 года № 41-ФЗ - Электронные судебные
приказы и исполнительные листы, передача их судебным
приставам-исполнителям в электронном виде
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
25

26. Использование электронных
документов в управлении
 Законопроект 672981-6 «О внесении изменений в ФЗ «Об
электронной подписи» - совершенствования использования
электронной подписи. 17 февраля 2015 года принят в
первом чтении.
 Законопроект № 669214-6 О внесении изменений в ФЗ «О
таможенном регулировании в РФ» - электронные
банковские гарантии уплаты таможенных пошлин. 25
февраля 2015 года принят в первом чтении
 Законопроект 686611-6 «О внесении изменений в
отдельные законодательные акты РФ» - применения
электронных документов в деятельности органов судебной
власти. В январе внесен в ГД.
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
26

27. Базы данных
 ФЗ от 31 декабря 2014 года № 531-ФЗ - информационные
системы российских государственных органов и
организаций должны размещаться только на территории
РФ. Введены административные наказания за нарушение
этих требований
 ФЗ от 31 декабря 2014 года № 511-ФЗ – единый реестр
проверок: раскрытие информации «об организации и о
проведении проверок, о результатах проведения проверок
и о принятых мерах по пресечению и (или) устранению
последствий выявленных нарушений»
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
27

28. Подводим итоги
 Предстоит большая интересная работа: За изменением
законодательства последуют изменения в подзаконных
нормативно-правовых актах
 Необходимо постоянно держать руку на пульсе
изменений для того, чтобы своевременно реагировать
на возникающие вызовы
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа
28

29. 29
За свежей информацией приглашаю Вас
на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
24 марта 2015 г. Конференция «Электронный документооборот и архив организации. Технологии и
законодательство», Уфа