2. • Difinisi
• Kegiatan mengurangi arsip dengan
cara :
• 1. Memindahkan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan
dalam lingkungan lembaga-lembaga
negara atau badan pemerintah.
• 2. Memusnahkan arsip sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku
• 3. Menyerahkan arsip statis dari unit
kearsipan kepada Arsip Nasional
3. TujuanTujuan
Mengendalikan
arus arsip yang
tercipta serta
mengatur
penyelamatan
arsip sebagai
bahan
pertanggungjawab
an nasional.
Sedikit mungkin
sebanyak perlu
Mengendalikan
arus arsip yang
tercipta serta
mengatur
penyelamatan
arsip sebagai
bahan
pertanggungjawab
an nasional.
Sedikit mungkin
sebanyak perlu
4. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam
menyusutkan arsip
• Record tidak berguna
( Kadaluarsa)
• Tidak bernilai guna
sejarah, sudah
kehilangan nilai
informasi dan tidak
bernilai ilmiah lagi
5. Alasan Memusnahkan
arsip
• Menghemat penyimpanan
• Memberi kesempatan record yang masih
digunakan tanpa harus dikacaukan dengan
record in aktif
• Memberi kesempatan pada record baru
untuk menggantikan record lama yang
sudah tidak berguna
• Memudahkan pengawasan baik dalam
bentuk penyimpanan maupun
penyelenggaraannya
• Dapat membuat klasifikasi vital, penting
dan tidak berguna
6. Cara penyusutan
1. Memindahkan ketempat
tertentu (transfer)
2. Menyimpan untuk
sementara menunggu
pemusnahan
3. Dimusnahkan dengan :
- dihancurkan dengan
mesin penghancur
- dimusnahkan dengan
cara membakar
- dimusnahkan dengan
bahan kimia
7. Jadwal retensi Arsip
• Suatu daftar yang berisi jenis-jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya (retensi) sesuai
dengan nilai kegunaannya.
8. Menentukan retensi arsip
Persyaratan hukum yang berlaku
Keguanaan arsip bagi unit pengolah dan
organisasi keseluruhan
Tingkat akumulasi arsip
Penentuan jangka waktu penyimpanan
- Pemindahan secara berkala (1x
bulan, semester dan tahun)
- Pemindahan secara terus menerus
9. Tahap2 penyusunan JRA
1. Survey arsip baik fisik maupun
non fisik, (fisik misalnya
penataan, judul arsip ,
kegunaan, dasar hukum dll)
sedangkan non fisik misalnya
kuantitas, kurun waktu, tingkat
akumulasi dan frekuensi
penggunaan
10. • Jenis fisik ( kartu,
formulir, mikro filem dll)
• Kondisi fisik ( hancur,
rusak dan kurang baik)
• Fasilitas penyimpanan,
tidak mencukupi
11. 2. Pengolahan hasil survey
• Untuk menetapkan akhir
kegunaan baik arsip aktif
maupun in aktif serta
menentukan jenis atau
kelompok arsip
12. 3. Penilaian
• Arsip yang bernilai permanen
atau sementara untuk
pemusnahan apabila jangka
akhir penggunaan sementara
berakhir
13. Tujuan Penyusutan Kearsipan
dalam ADM PERKANTORAN
•UNTUK MENDAYAGUNAKAN
ARSIP DINAMIS BAIK SEBAGAI
BERKAS KERJA MAUPUN
SEBAGAI REFERENSI
•BERGUNA UNTUK
PERTIMBANGAN EKONOMIS BAIK
YANG BERKAITAN DENGAN
KETERANGAN, BIAYA DAN
PERALATAN SERTA RUANGAN
