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NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【分かち合い持ち寄る運営/ルームA】ワークシェアリングとクラウド経理(マドレボニータ)
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NPOのクラウド事務局1DAYセミナー【分かち合い持ち寄る運営/ルームA】ワークシェアリングとクラウド経理(マドレボニータ)

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CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」 …

CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」
〜短時間勤務、ワークシェア、在宅勤務、多地域展開しながら求心力を持ち続ける団体運営~
2013年2月2日 日本財団ビルにて開催

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  • 1. 分かち合い持ち寄る運営【ルームA】 ワークシェアリング とクラウド経理理 NPO法⼈人マドレボニータ事務局
  • 2. このセッションでお伝えしたいこと・事務局の情報共有の仕組み  →ワークシェアリング  →⽇日報(朝メール・⼣夕めーる)・会計業務体制  〜~クラウド経理理の12ヶ⽉月〜~
  • 3. マドレボニータ事務局の体制 育休中 ストア サイト更 広報 新 -教室事業、 -養成事業、 -調査研究事業 インターン 会員事業 ゆるやかな業務分担制 ひとりで抱えるのではなく、2⼈人以上で共有する
  • 4. ワークシェアリングの秘訣 徹底した情報共有 info@madrebonita.com 団体宛のメールは 代表と事務局スタッフ 全員で受信MLの数: 26理理事・事務局スタッフはすべてのMLに登録し 顧客管理理システリアルタイムで情報共有 ム「マドレセン ター」を活⽤用
  • 5. 情報共有のメリット 団体の信頼性の向上 外部からのコンタクトや検討事項を共有し、 全員でフォローする体制   問い合わせへの MLで 返信もれなどがないか 検討事項を 複数の⽬目でチェック 相談
  • 6. 情報共有【1】  朝メール・⼣夕めーる 業務開始時と終了了時にメーリングリストへ送信 朝礼の役割 タイムカードの役割業務内容の確認   勤怠管理理スケジュール確認     勤務表はその⽇日のうちに           Googleドライブに記⼊入    距離離・在宅宅のデメリット解消
  • 7. おはようございます。北澤です。 昨夜、ソファで寝た娘がおねしょしてしまいカバーを外したついでに、 SAMPLE 朝メール今日は朝からソファの下を掃除したりしたら、汗がじわじわと! そんな(?)中、今日は6期生の実技試験ですね。 • タイムスケジュール(予定) • 優先事項確認日頃の鍛練の成果を発揮できるよう、祈っております!!では今日の朝メールです。 10:00-10:30 メールチェック・朝メール・入金確認10:30-11:00 ベビカムさま電話・事務局MTG議案作成11:00-12:00 会員メッセージピックアップ ●雑談12:00-12:30 B2ラベルセットアップ12:30-13:00 休憩13:00-13:30 受付1、書類発送113:30-14:00 WEBMTG議題の報告14:00-15:30 地方イントラMTG 15:30-16:00 追加受付・終業準備
  • 8. ⼣夕めーるお疲れ様です。北澤です。実技試験、お疲れ様でした!!条件付とはいえ、合格の言葉に感動ですー!これからお二人とご一緒できるのが、本当に楽しみです。 SAMPLEきょうは地方イントラMTGに初参加させていただきました。雑談含め、報告会とはまたちがう雰囲気でじっくり話せてよかったです!
 •  仲間へのコメントそれでは本日の夕めーるです。10:00-10:30     メールチェック・朝メール・入金確認    (中略)14:00-15:30     地方イントラMTG
 •  スケジュール確認の共有15:30-16:00     メール対応・終業準備 •  タイムスケジュール(結果)※10:00-16:00(休憩30分)の5.5時間勤務でした。 •  業務の振り返り【ふりかえり】
地方で色々な議題が!事務局MTGで検討させてください。 •  次回のタスク確認 ●本⽇日のK.U.F.U.【本日のK.U.F.U.】 地方のみなさん同士のコミュニケーションを深めるアイデアとして週に一度はMLで近況報告しあうのは?という提案をしました。【次回5/2のタスク】 事務局MTG/ CANPAN情報公開(準備?)それではよい連休をお過ごしください。6日はお休みを頂きます。どうもありがとうございました!北澤ちさと
  • 9. 情報共有【2】  雑談の効⽤用 顔をあわせる時間が少ないからこそ 意識識的に雑談の共有を●ロッカールーム、給湯室、ランチタイムの役割●腹を割って話す関係づくり●雑談から⽣生まれる想い、アイデア、夢の共有  距離離・在宅宅のデメリット解消
  • 10. クラウド経理理の12ヶ⽉月
  • 11. ⾃自⼰己紹介 ⿊黒⽥田  美穂 原  万⾥里里⼦子・担当は経理理とビッグママ(⼈人事部) ・担当は⾏行行政対応と経理理・1973年年、秋⽥田県⽣生まれ ・1976年年、千葉葉県⽣生まれ・2005年年に出産後、約3年年間専業主婦 ・商社  広告代理理店の営業部で8年年勤務その間マドレボニータの会員として、 ・マドレボニータの産後クラスに参加の産後⽩白書作成のボランティアなどにも のち、産後⽩白書作成ボランティアに参画参画 ・2008年年5⽉月マドレボニータ⼊入局。・2010年年9⽉月にマドレボニータ⼊入局 ・2011年年男児出産のため、1年年間の産休・転勤族の夫、7歳娘との3⼈人家族 育休ののち、2012年年春に復復帰・現在、福岡市在住 ・現在、杉並区在住・趣味は呑み⾷食べ歩き・ラップ ・趣味はランニングと料料理理
  • 12. NPO経理理でよく聞かれる問題点 経理理担当者 伝票⼊入⼒力力って重要なタスクで あるのはわかるけれど、 単調すぎて、 モチベーションあがらない
  • 13. NPO経理理でよく聞かれる問題点 会計・経理理に詳しいスタッフがいなくて、 次年年度度は誰に任せようか迷っている 限られた財源のなかで 会計コストがかさむの が悩ましいなあ… 代表・経営者
  • 14. 年年間スケジュール(事業年年度度10⽉月-‐‑‒9⽉月〆)前期(10⽉月〜~3⽉月) M 伝票⼊入⼒力力 M ●⽇日々の安定的な⼊入⼒力力 T T ●定期的なMTGでの共有 G G →万全な状態で決算時期を迎える   後期(4⽉月〜~9⽉月) 11⽉月末〆 M 伝票⼊入⼒力力 T G 怒怒濤の決算対応
  • 15. NPO会計ソフト(ee-‐‑‒会計画⾯面) 銀⾏行行⼝口座毎に管理理 =通帳と同じ記録 オンラインシステムなので、会計⼠士 さんともリアルタイムで共有できる この枠に⼀一件づつ伝票を⼊入⼒力力
  • 16. 決算のながれ①(事業年年度度10⽉月-‐‑‒9⽉月〆)9⽉月中    年年度度内払戻、領領収書送付のアナウンス9⽉月末    会計締め(⼝口座残⾼高、ストア在庫確認)(会計⼠士さんに丸投げだとココでおわりだけど)マドレボニータの経理理担当はココで終わりではない。ココからが活躍どころ!10/1〜~    決算業務開始、会計⼠士さんと、          メーリングリストでやりとり          
  • 17. 10/1〜~    決算業務開始、会計⼠士さんと、          メーリングリストでやりとり 【1】 10、11⽉月の2カ⽉月間でやり とりしたメール=約100通 【2】 細かい点はスカイプミーティ ングで⼀一緒に会計ソフトをみ ながら修正=⽉月に1回程度度、 約1時間
  • 18. ある⽇日のメール(こういうやりとりを100通) ⿊黒⽥田様お世話になります。現在、会計ソフトを、新基準版にて設定しています。以前のとまったく同様の設定にしていますが、不不都合等があればご連絡ください。>移⾏行行したら年年度度初めから再⼊入⼒力力になる、と考えてよろしいのでしょうか? SAMPLE はい、⼤大変申し訳ございませんが、再度度、⼊入⼒力力をお願いいたします。>預り⾦金金が源泉⽤用と義援⾦金金⽤用に⼤大科⽬目が分かれてしまっていますが⼀一緒にしたほうがいいということはありますか?団体内の⼈人や謝礼⾦金金を払う際に、法⼈人の義務として預って納付する、という預り⾦金金と、仮に預って、寄付する義援⾦金金とでは、まったく意味が違うので、別にしたほうがいいと思います。>●以前はあまり深く考えずに管理理費で計上していたものも多かったのですが今後はしっかり⾒見見極めながら事業費と管理理費に⼊入⼒力力していきたいと考えています。そうですね。どういうものを管理理費と考えるか、というところですね。貴団体の状況はあまりわかりませんが、最低限は「事業をしなくても発⽣生する総会費⽤用」ぐらいが管理理費ですね。あとは、ほとんどは、事業に関連するだろうと思います。あとは、事業に共通する経費を、期の途中では、どこか(科⽬目を作って)まとめておいて決算のときに、パーセンテージをきめて⼀一気にそれぞれの事業に割り振るか、あるいは、毎回処理理するときに、分ける割合を決めておいてわけるか、など、ルールを決めるのがいいでしょうね。                                                                                      荻野
  • 19. 決算のながれ②10/15  ●監事にメール          (監査依頼、⽇日程の調整) 活動計算書も10/24  ●決算数字最終確定 会計システムで作成 ここまでが⼀一番タイヘン!ここまでが⼀一番タイヘン!ここまでが⼀一番タイヘン!10/25  ●監査書類発送(to監事)10/29  監査(理理事2名⽴立立ちあい)11/20  マドレボニータ総会        (●福岡よりスカイプで監査報告)11/30  ●税務申告書類郵送
  • 20. クラウド経理理のメリット ◆節約できる ◆成⻑⾧長できる
  • 21. NPO法⼈人1期⽬目マドレボニータ (2008.2.29〜~2008.9.30)会計担当者 1⼈人 決算業務 担当会計⼠士さんにお任せ 252,000円 年年間費⽤用 (会計⼠士報酬)
  • 22. マドレボニータ NPO法⼈人1期⽬目 NPO法⼈人5期⽬目 (2008.2.29〜~2008.9.30) (2011.10.1〜~2012.9.30) 2⼈人会計担当者 1⼈人 (メインとサブ) 担当会計⼠士さんに 基本スタッフ2名で 決算業務 (不不明点は都度度、会計⼠士さん お任せ にメールorスカイプで質問) 39,500円 (内訳)年年会費  5,000円 年年間費⽤用 252,000円 ソフト利利⽤用料料  10,500円 (会計⼠士報酬) 相談料料  12,000円 NPO会計基準設定料料12,000円
  • 23. クラウド経理理のメリット①  節約できる コスト 時間 25万円(2008年年度度) オンライン(メールや スカイプ)でいつでも ⼤大幅カット! 質問できる。都合が良良 ければスカイプも。 お互い移動時間も交通 4万円(2011年年度度) 費も発⽣生しない。ただし未対⾯面でも信頼しあえる普段の努⼒力力やK.U.F.U.が不不可⽋欠
  • 24. 未対⾯面でも信頼しあえる普段の努⼒力力やK.U.F.U. 荻野さま ある日のメールお世話になります。黒田です。借り上げ、いや、カリアゲ!マフラーが巻き易くていいですね^^ SAMPLE 私的にはショートヘアー大好き派です!!(中略)またあらためてご報告させていただきます。 ・本題の前に余談ありがとうございました! (特に会計の話は世知辛く黒田美穂 拝 なりやすいので・・・)2012年11月29日 10:28 NPO会計支援センター ・メールでこういうやりとり 黒田様 ができていると、スカイプ > 冷え込んでおりますね。 通話もスムーズ > 体調など崩しておられませんか。 寒いですね~。 あまりに寒いので、髪の毛を、カリアゲしてみました(照笑)
  • 25. クラウド経理理のメリット②  成⻑⾧長できる 戦略略的な会計 専⾨門家に丸投げせず、 ⾃自分たちで数字の意味を考えることで 会計⾯面からの団体ビジョンを作成。 予算編成にも活かせる。勉強会などで個々のスキルアップをはかりながら
  • 26. クラウド経理理のメリット②  成⻑⾧長できる 2⼈人体制●メインとサブがいることでダブルチェック。●万が⼀一のリスクを軽減。●病気、出産などで休める安⼼心感。●転勤、引越などのライフイベントにも対応。
  • 27. ありがとうございました! NPO法⼈人マドレボニータ事務局