Eisen aan digitale duurzaamheid Bij digitale documenten is er geen onderscheid meer tussen archieven voor en na overbrenging en ook niet tussen te bewaren en te vernietigen archieven. De omvang van digitale informatie is een veelvoud van de informatie die gebruikt werd toen papier nog leidend was. Er wordt zelfs gesproken over een exponentiële groei. Daarom is het van belang om scherp te hebben welke informatie archiefwaardig is en hoe deze bewaard en beheerd moet worden. Er zijn afspraken nodig bij de vorming van informatie. Hoe ontwikkel je die? Met wie en wat moet je rekening houden om gedragen eisen te formuleren waar de hele rijksoverheid mee uit de voeten kan? En naast de eisen aan duurzaamheid zijn ook generieke voorzieningen voor de implementatie van deze eisen bij archiefvormers nodig. DWR-Archief, dat staat voor Digitale Werkplek Rijk, formuleert die eisen. De uitdaging waar we voor staan is het met elkaar verbinden van die voorzieningen met de eisen aan duurzaamheid die de Digitale Taken Rijksarchieven ontwikkelt. In september 2013 besloot het kabinet 28 miljoen euro beschikbaar te stellen voor het uitvoeren van de digitale taken van de rijksoverheid op het gebied van het archiefbeheer. Een van de richtlijnen die er moeten komen zijn de eisen aan duurzaamheid en voorschriften voor informatiebeheer. Spreker(s) tijdens deze sessie Erik Saaman projectleider DWR- Archief bij het Nationaal Archief en E-government Consultant en Architect bij ICTU

1. Normenkader
Duurzaam
Toegankelijke
Overheidsinformatie
KVAN-dagen, Assen
16 juni 2014
Erik Saaman (projectleider)

2. Normenkader, wat is dan nou weer?
Lijst met eisen waaraan voldaan moet worden, met als doel:
Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen
die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en
voor zolang als noodzakelijk.

3. Aanleiding
• Digitale archivering ‘best belangrijk’
• Maar er gebeurd nog steeds te weinig
• Vele onderzoeken (Rekenkamer, EGI, PBLQ, …)
• Toezegging duurzaamheidseisen door minister OCW (2013)
• Onderdeel van programma Digitale Taken Rijksoverheid

4. gezaghebbende bronnen
(wetgeving, beleid, standaarden, best practices)
definities
doel
basis
principes
afgeleide
principes
regels
onderzoeken communicatie
community beheerproces
startpunt

5. Basisprincipes (onder voorbehoud)
1. Archiefstukken zijn vindbaar
2. Archiefstukken zijn leesbaar
3. Archiefstukken zijn authentiek
4. Archiefstukken zijn geordend
5. Archiefstukken zijn gemetadateerd
6. Archiefstukken zijn openbaar, tenzij
7. Archiefstukken worden vernietigd of overgebracht
8. Archiefstukken zijn beveiligd
9. Keuzes archiefbeheer op basis van werkproces
10.Het normenkader wordt gehandhaafd

6. Voor wie en wat geldt het normenkader?
• Rijksoverheid als voorschrift (Archiefregeling)
• Decentrale overheid als best practice
• Tijdelijk en blijvend te bewaren
• Vanaf ontstaan t/m vernietiging (niet alleen overgebracht)
• Vooral voor archiefvormers
• Alle werkprocessen
• Alle systemen (niet alleen DMS’en, RMA of e-Depot)
• Alle vormen (niet alleen office documenten)
• Alle gebruikers (intern/extern, mens/machine)
• Beperking: Alleen nieuwe informatie (dus alleen digitaal)

7. Waarom een (nieuw) normenkader
• Structurele aandacht politiek en management ontbreekt
• Gemeenschappelijk visie op informatie mist
• Nog te veel in hoek van cultureel erfgoed en DIV
• Meer centrale besturing gewenst (Compacte Rijksdienst)
• Bestaande kaders:
versnipperd
weinig dwingend
onvoldoende digitaal
onvoldoende concreet
onvoldoende toepasbaar

8. Wat maakt het zo lastig?
• Paradigmawijziging (papier  digitaal)
• Niet alleen de vorm maar ook proces en wensen wijzigen
• Kosten en baten op verschillende plaatsen
• Belangen in gevaar, mensen raken werk kwijt
• Rolverdelingen onduidelijk en in beweging (reorganisaties)
• Kennis ontbreekt vaak nog, vooral operationeel
• Weinig geslaagde voorbeelden
• Taai vraagstuk:
beproefde oplossingen werken niet
daarom ‘lerende’ aanpak

9. Fasering
09-2014: Basis gelegd
11-2014: Conceptversie normenkader
04-2015: Rapportage praktijktoetsen en brede consultatie
07-2015: Definitieve versie normenkader
12-2015: Vaststelling normenkader en afspraken

10. Mee doen
• Meld je aan voor de kenniscommunity:
Ervaringen delen
Discussies
Stukken voor review
Bijeenkomsten
• Binnenkort via Linked-In