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Online Meeting - Claris
- 1. オンライン開催のご提案 A Proposal for Annual Meeting Online 株式会社国際文献社 International Academic Publishing Co., Ltd. ２０２２年３月１日
- 5. • ハイブリッド開催の運用案 4 会場 アドバンス スタンダード エントリー 口頭発表 ・カメラ3台 カメラマン1名（演者） 固定カメラ2台（座長、質疑応答者） ・画面構成（スイッチャー）あり ※スライドデータ、演者、座著のカメラを画面構成 してZoomへ配信 ・カメラ2台 カメラマン1名（演者、質疑応答者） 固定カメラ1台（座長） ・画面構成（スイッチャー）あり ※スライドデータ、演者、座著のカメラを画面構成 してZoomへ配信 ・カメラ1台 カメラマン1名 （演者、座長、質疑応答者） ・画面構成（スイッチャー）なし ※画面構成なし。会場でスクリーン投影された画 をそのまま撮影 質疑応答 【会場】質疑用の固定マイク 【Zoom】挙手による音声での質問受付＋QA機 能によるテキストでの質問受付 【会場】質疑用の固定マイク 【Zoom】QA機能によるテキストでの質問受付 【会場】質疑用の固定マイク 【Zoom】質問は受け付けない ポスター ・現地およびオンライン開催 ・コアタイムは2回 現地及びブレイクアウトルームで運用 ・現地およびオンライン開催 ・コアタイムはオンラインで1回 ブレイクアウトルームで運用 プランA ・現地開催のみ ・オンライン参加者は、web上での資料の閲覧の み、質問は受け付けない プランB ・現地開催なし ・オンデマンド発表 ※事前の発表動画 ＋質疑システム（WEB掲示板）
- 6. • オンライン開催 クラリス実績一例 日本加速器学会様 第17回日本加速器学会年会 ２０２０年９月２日(水）～９月４日（金） • 口頭発表：ZOOMウェビナー（500名ウェビナー：２アカウントで運用） • ポスター発表：ZOOMミーティング（ビジネスアカウント：100アカウントで運用） • オンライン企業展示：22社（展示ページ＋ZOOMミーティングを設置） • 企業セミナー（ランチョンセミナー） • 参加者への連絡：Slack、LINE、Twitterを利用 • 質疑応答：ZOOMおよび質疑応答システム ログインページ 5 プラットフォームサイト【クラリス】 国際文献社がご提案する大会当日ページ。ログイン制御をかけたページで、ZOOMのURL、セッ ション情報、発表情報、動画、PDF、企業展示など大会当日のすべての情報を掲載
- 7. • オンライン会場（プラットフォーム）比較表 6 特徴 国際文献社 クラリス AT社 商品名：CF AG社 商品名：OC ページの表示 表示の自由度が高い。見やすく、使いやすいUI 自由度が低く、システムに表示（運用）を合わせる必 要もある 白基調でシンプル。 コストパフォーマ ンス 専任の担当者がサポートし、収支を鑑みた運用提案が可能 高機能のため高額なのは仕方ないが、オーバースペック になりがち 費用と機能のバランスがよくない 担当者 大会運営に熟知した担当者がサポート システムのみの利用 システムのみの利用 構築、更新方 法 メールや電話で担当者に依頼 データの作成、更新、修正は実行委員が行う（かなり 煩雑） データの作成、更新、修正は実行委員が行う（かなり 煩雑） 運用会社 学会イベントに特化した運用、会社 学会イベントに特化した運用、会社 学会に特化していない 運用会社の特 徴 学会運用のノウハウが豊富 学会運用のノウハウが豊富 学会運用の経験値が多くない タイムテーブル 大会に合わせヒアリングしながらタイムテーブルを構築 システムで決められた表示のみ システムで決められた表示のみ 機能 必要十分（html作成のため、要望に合わせた運用が可） 多機能（スケジュール、Tweet、いいね、カテゴリー） 参加者一覧、個人へのDMなど機能が充実 サーバーの強さ 参加人数に合わせてサーバーを強化（5,000人以上の経験 あり） 大規模なカンファレンスまでカバー（数万人以上でも問 題なし） 不明 WEBページ機 能 なし（大会HPを別途設ける必要あり） あり（ログインなしでの表示、ありでの表示を分けられる 機能あり） なし（大会HPを別途設ける必要あり） オンライン企業 展示 画像、PDF、動画の掲載に加え、名刺交換やスタンプラリー機 能もあり 複数のファイル掲載とテキストによる企業情報が掲載出 来る ポスターの機能を使い画像の表示のみ 3つのシステム を実際に運用 した担当者感 想 多くの学会の先生から意見をお聞きしながら進化してきた 学術大会にフィットするサービス。学術大会の経験豊富な 担当者がフルサポート。学会ごとの様々な運用に合わせ られるように柔軟性がある。みやすさと使いやすさを重視 学会の利用数No.1。多機能でハイスペック。すべ てユーザー側で設定・運用出来るよう構築されて おり、1000演題、1000人以上の規模の大会に 向いている。その分費用は高く、オーバースペックに なりがち。基本機能以外は費用発生。フレキシブ ルな対応に弱い。 学会運営専門の会社ではない農業系のシステム 会社がコロナ禍になり運用を始めたシステムのため、 まだ発展途上。 オンラインで他の参加者とのコミュニケーションが取 りやすい。
- 9. • オンライン開催 クラリス実績一例 第116回（公財）日本食品衛生学会 学術講演 第47回炭素材料学会年会 日本発達心理学会 第32回大会 全国大学国語教育学会 第139回 秋期大会 その他、年間100イベント以上を運用 8
- 10. • 国際文献社 オンライン開催サポート 2020年度は多くのイベントでオンライン開催をサポートさせていただきました。しかし、どの学術団体様もオンライン開催は初めての経験でした。「ど うすればオンサイトに近い大会が開催出来るのか」「どうすればオンライン上で発表・議論の場を提供することが出来るのか」「どうすればトラブルなく 成功裏に終えることが出来るのか」。先生方と弊社が試行錯誤をしながら手探りで一緒に歩んできた一部をご紹介いたします。 9 第17回日本加速器学会年会実行委員長 増田剛正氏をお招きし、「オンライン開催の進め方セミナー」を開催 約90名の学術団体関係者にご参加いただきました。 https://bunken.co.jp/press/webinar_meeting/ 日本社会心理学会 会報第225号「オンライン大会裏話：国際文献社インタビュー」 http://www.socialpsychology.jp/pr/news_latest.html 日本獣医循環器学会 動物の循環器 第 53 巻 2 号79‒81 2020年度認定医講習会（単独開催）の実施報告において、国際文献社運営の ハイブリッド開催（オンサイト＋オンデマンド）と感染症対策の取り組みが紹介されました。
- 13. • クラリスの特徴：ログイン •ログイン機能の紹介 参加者個別のIDとパスワード：参加者一人ひとりに異なるIDとパスワードでログインします ＋）所属などの情報と紐付けての運用が可能（質疑応答システムなど）、高セキュリティ ―）弊社参加申込システムの運用をしていない場合は、会期（公開日）より3営業日前までの受付となる。 共通のIDパスワード運用にくらべ費用がかかる 12 共通のID・パスワード：全参加者同じIDとパスワードとなります ＋）IDとパスワードが乱立せず、参加者にわかりやすい、トラブルも少ない。 弊社参加申込システムを利用しなくても当日の参加受付が可能 ―）低セキュリティ、汎用性が低い 弊社で参加申込システムを運用している場合は、参加システムとクラリスを連動させ、 参加登録→ クレジットカード決済→ クラリスに入室 が可能です。（当日受付） 弊社にて会員管理を行っている場合は、会員情報と連動することができます。 マイページのログイン、パスワードで参加申込 →クレジットカード決済→ クラリスに入室
- 16. • プラットフォームサイト【クラリス】 •トップページ コンテンツバナー 自由にバナーを設置することができ、下位階層に１ページ設置可能です。 コンテンツアイデア（他学会様実績） タイムテーブル（プログラム） 要旨集一括ダウンロード オンライン企業展示 参加者マニュアル・お問い合わせ アンケート 演題検索 著者索引 学会賞・論文賞 会長ご挨拶 15
- 18. • プラットフォームサイト【クラリス】 17 •クラリストップページ オンライン企業展示 現地での企業展示にかわり、オンラインで企業展示を実現いたします。 17 トップページバナー 企業一覧ページ 企業バナーは更新毎に位置がランダムに変動します。リンク先 はクラリスのオンライン企業展示ページとなります。 オンライン企業展示一覧ページです。テキスト50文字程度のコ メントが表示でき、企業担当者は、随時テキスト内容の修正 が可能です。
- 21. • オンライン企業展示 機能② •スタンプラリー 20 各企業様に1 文字のキーワードを設定しま す。各企業ページ内で掲示いただくことで企 業ページへのアクセス増を期待できます。 各企業ページに設置されてる「スタンプラリー」ボタンをクリック
- 22. • 質疑応答システム •オンラインでの「議論の場」質疑応答を可能 21 オンライン開催の質疑応答のために自社開発したチャットツールに近い掲 示板です。 1. 参加者が質問を書き込み。質問スレッドが作られる 2. 発表者へ質問があった通知メールが配信される 3. 発表者は質問に対し、返信が可能 4. 質問スレッドは、質問者、発表者だけでなく、参加者全員が 途中から参加可能 参加者からの質問 ※発表者にメール通知 発表者からの返答 ※質問者にメール通知 他の参加者からの書き込み ※発表者にメール通知 質問者からの書き込み ※発表者にメール通知 議論の発展が 実現！！ 質疑応答機能を 企業展示でも 搭載可能！
- 24. • セミナー・講習会運用 23 講習会やセミナーのオンライン開催も数多く運用しております。 A) ライブ配信（ZOOMウェビナーの運用） B) オンデマンド配信（プラットフォームサイト【クラリス】 の運用） C) セミライブ配信（ZOOMウェビナーで運用） 講演動画を事前に収集。ライブ配信内で動画を再生し参加者に視聴いただく。 質疑応答はZOOM上、ライブで行います。 当日、演者の回線・機材、ZOOM操作トラブルを軽減することができます。 視聴履歴と単位証明書の発行について、数多くお問い合わせいただきました。そこで、単位発行が必要なセミ ナー用にクラリスに機能追加しました。 １）講義動画中、キーワードを表示させる（１，２箇所）※動画はスキップ機能あり・なしから選択 ２）動画中のキーワードをクラリスに上で入力（間違っていたらエラーが出ます） ３）全講義すべてのキーワードが入力されたら単位証が発行。PDFダウンロード可となる 単位証には視聴者の情報が入ります。領収書の発行も可能です。 【Topics】
- 25. • お問い合わせ 24 様々なことが自粛となり、以前のような会場での学術集会や懇親会がいつになったら開催できるのか、見通しが出来ない状況です。しかし前向きに考えれば、コロ ナ禍はパラダイムシフトへの大きな契機とも言えるのではないでしょうか。 オンライン開催の参加者アンケートでは、 • 「業務と子育てで忙しく、休日に講演を聴きに行くのが難しいが、夜中でも視聴でき非常によかった」 • 「対面式では感染リスクがあり、交通費の負担や時間的な拘束も大きいため、オンラインでよかった」 • 「移動や集合研修のよる感染のリスクがないため、旅費交通費がなく、勤務の都合を気にせず学習できる」 などの意見が多くございました。 オンラインでの開催には、視聴・ネットワーク環境、WEB会議サービスにおいて、いくらかのトラブルが生じるかもしれません。しかし、私どもは、そのトラブルをフォロー・ バックアップする体制を急ピッチで整え、経験を重ねてきました。試行錯誤のうえ、オンライン大会を実施した実績は、今後の学会運営において大きな自信、財産にな ると信じております。そして、国際文献社は「日本中の学会を元気に！」のスローガンをかかげ、みなさまと一緒にこの状況を乗り越えていければと考えております。 ご不明な点、ご質問、企画など大会運営に関することなら、どんな小さなことでも遠慮なくご相談ください。 お見積りもすぐにご対応いたします。理事会や委員会、WEB会議でのご説明やご相談も無料で行っております。 株式会社国際文献社 学術講演会支援部 http://www.bunken.co.jp/ 〒162-0801 東京都新宿区山吹町358-5 マネージャー 小西昭彦 iap-conf@bunken.co.jp 電話 03-6824-9365 日本中の学会を元気に！