Personlig mestring av oppgave- og informasjonsstrømmen

1. Osterøy kommune, 22.september 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

3. 2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Når klientene klager, 11 %

4. For mange oppgaver,
for lite tid?

5. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

11. - Alt du gjør er
prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

12. Oppgaver Verktøy

13. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

16. Hvor tar du vare på
dine uløste
oppgaver?

17. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

18. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

19. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

20. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

21. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse
= arkiv

22. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

23. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

26. - Hvilke innbokser har du? Hvor havner det
oppgaver som blir liggende?

27. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

28. Til innboks
Nyhets-strøm
Referanseinfo

29. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

35. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

36. Nyhets-strøm
Arkiv

37. Hvorfor
innbokskontroll?
Hva er
innbokskontroll?
Hvordan
innbokskontroll?

38. Hva er
innbokskontroll?
Få meldinger i
innboks, kontroll
med de som er der

39. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

40. Hvorfor
innbokskontroll?
- mer etterrettelig
- mindre stress -
mindre tid på
e-post

41. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

43. - Har du glippet på oppgaver på grunn av at e-post har
kommet ut av syne i innboksen?
- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?
- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga.
e-post ikke er håndtert ordentlig i tide av deg eller andre?

44. skille uløst fra løst

45. - Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen
du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?

46. skille uløst fra løst

47. skille ulest fra lest

49. fiske uløste
eller
fjerne løste

50. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

51. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

52. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

53. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

55. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

56. fjerne løstefiske uløste

57. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

61. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

62. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

66. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

68. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

69. fjerne løste
vs
fiske uløste

70. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

71. Jobbe mer?

72. Jobbe mer?

73. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

74. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

76. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

77. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

78. Hver e-post er
en oppgave

79. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

80. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

81. Hver e-post er
en oppgave

83. Handling
eller
Referanse?

84. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

86. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

87. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

88. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

89. Tilføre verdi

90. Tilføre verdi

91. Tilføre verdi

92. Tilføre verdi

94. Avgjørende øyeblikk – golden
moments!

95. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

96. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

97. Varsel eller
originalinformasjon?

99. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

100. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

102. Forsvinner oppgaven?

103. Blir oppgaven lettere med tiden?

108. Neste skritt

110. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

111. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

112. ”Jeg får 250 e-post
hver dag. Etter at jeg
tok i bruk
innbokskontroll har
jeg full kontroll i
innboksen – og
kontroll med uløste
oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Sometier A/S

113. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

119. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

120. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

121. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

122. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

123. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

124. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

125. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

126. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

127. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

129. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

130. Fokus?
Kortjobbing - responsivt
• Rutineoppgaver
– Kjappe svar
– Fiksing
= DRIFT
Langjobbing - proaktivt
• Fordypning
– Langlesing
– Langskriving
= INVESTERINGER OG
GRUNNLEGGENDE
VEDLIKEHOLD

132. Responsivt eller proaktivt?
Ja takk, begge deler!
Balanse!

134. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

135. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

136. Tøm innboksen!

137. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

138. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”

139. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene
du vil følge opp med handling

140. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

141. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

142. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

143. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

144. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

145. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver
der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene
helt ferdig ved første gangs håndtering

148. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

149. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)

150. Innbokskontroll og epost-kultur -
gruppeoppgaver
• Hva betyr det å stå i kopi? Forskjell på å stå i “til-feltet”?
• Når er bra å bruke kopi? Når er det bra å ikke bruke kopi?
• Hvordan er det med “svar alle”-funksjonen. Brukes for mye? For lite?
• Når bør vi bruke blindkopi? Når brukes blindkopi feil?
• Hva med å koble på nye i kopifeltet underveis i en samtale - gjøres det for
mye? For lite? Mulige ulemper?

151. Innbokskontroll og epost-kultur -
gruppeoppgaver
• Hva er rimelig responstid på e-
post hvis man ikke har fraværsagent?
• Hvilke hastekanaler har vi som alternativ til e-
post? Når bør disse brukes?
• Når skal vi sette på fraværsagenten?

152. Innbokskontroll og epost-kultur -
gruppeoppgaver
• Hvilke primærinnbokser har dere på jobb? Hvilke prosjekt-
/sekundærinnbokser? Er det aktuelt å oppgradere noen
prosjektinnbokser til primærinnbokser ved å skru av varslingen til
primærinnboks? Kan dere da stole på at det som tidligere var en
prosjektinnboks vil bli dekket av deres daglige vaner?
• Hva gir mest støy? Én epost med to tema, eller to eposter med ett
tema hver? Hva bør vi tilstrebe?
• Hvordan kan dere med aktiv holdning til hva som skal stå i
emnefeltet gjøre en e-post mest mulig søkbar i fremtiden? Har dere
eksempler på god og dårlig bruk av emnefeltet?