1. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Nội dung Microsoft Access 2003
Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access
Bảng (Table)
Truy vấn dữ liệu (Query)
Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button
Báo biểu (Report)
Macro - Menu 1
2. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003
I. Giới thiệu
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên
môi trường Windows
Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft
Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay
Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai
thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính
Với Access, người sử dụng không cần viết từng câu lệnh
như Pascal, Foxpro, C... mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế
các yêu cầu, công việc cần giải quyết
2
3. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho
một mục đích, bài toán cụ thể. Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản
lý lương, bài toán Quản lý sinh viên…
Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ
chức thành các bảng hai chiều.
* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần
quản lý (gọi là trường- Field)
Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm)
Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá,...)
* Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi -
Record)
Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8)
3
4. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các khái niệm cơ bản
Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:
Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho
phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng
trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau
Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các
trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp,
tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu
4
5. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các khái niệm cơ bản
Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong
thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu
như nhập xuất trên Table hay Query
Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng
• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
• Sắp xếp dữ liệu trước khi in
• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo
Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác
thường gặp. Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các
lệnh tương ứng đã qui định
Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro.
Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access
Basic
5
Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
6. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Khởi động, thoát
Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc
chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn
hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn
hình sau:
6
7. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Khởi động, thoát
Create a new database using
• Blank Access database: tạo một CSDL mới
• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL
mới với các dạng có sẵn của Access
• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có
Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK
Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào
thẳng màn hình Access
Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)
Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát
sẽ có thông báo
7
8. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương II : Bảng (Table)
Gồm các thao tác:
Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng
Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ
liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
8
9. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn
Blank Access Database, OK
Xuất hiện hộp thoại File New Database
Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database
Từ cửa sổ
Database, chọn
Table /New, xuất
hiện hộp thoại
New Table cho
phép chọn cách
tạo Table:
9
10. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
1. Tạo bảng bằng Table Wizard
Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access
Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard,
OK.
Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của
Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế. Chọn Next
để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table,... sau
cùng là chọn Finish
10
11. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước,
Access dựa vào đó để tạo các Table
Bước 1:
trong hộp thoại
New Table,
chọn Datasheet
View, OK. Xuất
hiện cửa sổ
MS Access
11
12. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 2: Nhập nội dung vào bảng
Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên
Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format /
Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn
Rename Column
Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel
12
13. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
2. Tạo bảng bằng Datasheet View
Bước 3: Lưu bảng. Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại
Table Name: gõ
tên bảng, OK
Access sẽ hỏi có
đặt khoá không,
bạn chọn No
Bước 4: Đóng bảng, chọn File / Close.
13
14. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Cho tạo bảng theo
nhu cầu của NSD
Trong hộp thoại
New Table, chọn
Design View, OK.
Cửa sổ định nghĩa
cấu trúc bảng có
các phần
14
15. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64
ký tự), có thể có khoảng trống
Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt
buộc. Chọn một trong các kiểu
Kiểu Ý nghĩa
Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự
Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự
Number Chứa giá trị số
Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ
Currency Chứa giá trị tiền tệ
Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi
mới)
Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)
Lookup Chọn một trị từ danh sách các trị 15
16. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu,
khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung
(General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)
Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa
bằng một trong các cách
Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)
Hoặc đóng cửa sổ Table,
Access sẽ hỏi có lưu không, chọn
Yes để lưu.
16
17. Mở đầu Table Query Form Report Macro
I. Tạo cấu trúc của bảng
3. Tạo bảng bằng Design View
Gõ tên bảng vào mục
Table Name
Nếu chưa tạo khoá chính
(Primary Key), Access sẽ hỏi có
tạo không
• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế
• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh
Bạn nên chọn No
17
18. Mở đầu Table Query Form Report Macro
3. Tạo bảng bằng Design View
Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng
Trong cửa sổ Database,
chọn trang Table
Trang Table
Chọn tên bảng cần
nhập, chọn Open
Chọn Open
Bảng cần nhập
18Nhập dữ liệu
19. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
1. Công dụng:
Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu
Nhập dữ liệu theo mẫu
Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai
Tăng tốc độ tìm kiếm
19
20. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
2. Tổng quan về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Ý nghĩa
Field Size Số ký tự của trường Text, hay độ dài của trường Number
Format Dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và số
Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency
Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu
Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì
tên trường)
Default Value Xác định giá trị mặc định của trường
Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này
mới được nhập
Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới
hạn qui định ở mục Validation Rule
Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường
Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo)
Indexed 20
Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này
21. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Field Size
Field Size Miền giá trị
Trường Number
Integer -32768 → 32767
• Có thể chọn các Long Interger -2147483648 → 2147483648
kiểu sau Single -3.4*1038 → 3.4*1038
Double -1.797*10308 → 1.797*10308
Thuộc tính Format
Trường Text Ký tự Công dụng
@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản
& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn
bản
< Biến chữ hoa thành chữ21
thường
22. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Dạng Số Trình bày
Thuộc tính Format
General 1234.5 1234.5
Trường Number Number
Currency 1234.5 $1234.5
Fixed 1234.5 1234.50
Standard 1234.5 1,234.50
Dạng Hiển thị Percent 0.825 82.5%
General Date 4/23/02 10:30:00 AM
Long Date Tuesday, April 23, 2002
Trường Date /
Medium Date 23/April/2002
Time: thường chọn
kiểu Short Date
Short Date 4/23/02
Long Time 10:30:00 AM
Medium Time 10:30 AM
Short Time 10:30
22
23. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Công dụng
• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Vd: dấu ngăn
cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để
phân cách các cụm ký tự của tài khoản
• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định
là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không
phải là chữ số)
• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ
thường sang chữ hoa)
• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)
23
24. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)
Vd1: để nhập số Ký tự Công dụng : là vị trí dành cho
điện thoại dạng Text 0 chữ số 0...9, bắt buộc
theo mẫu: 9 chữ số 0...9, không bắt buộc
0-511-810425 # chữ số, dấu cộng +, dấu trừ -, dấu cách
ta dùng mặt nạ L một chữ cái, bắt buộc
0-000-000000 ? chữ hoặc dấu cách, không bắt buộc
Vd2: để nhập điểm A ký tự chữ hay số, bắt buộc
thi chứa hai chữ số a ký tự chữ hay số, không bắt buộc
phần nguyên, một & ký tự bất kỳ, bắt buộc
chữ số phần thập C ký tự bất kỳ, không bắt buộc
phân ta dùng mặt nạ
24
00.0
25. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Default Value
Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định
này có thể là một hằng hay một hàm của Access.
• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành
Thuộc tính Required
Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không
máy sẽ báo lỗi
Thuộc tính Validation Rule
Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập
liệu. Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta
đặt một biểu thức hợp lệ. Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)
25
26. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Giới thiệu các thuộc tính của trường
3. Chi tiết về các thuộc tính của trường
Thuộc tính Allow Zero Length
Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text
và Memo nhận các chuỗi rỗng
Thuộc tính Indexed
Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận
các giá trị sau:
Giá trị Ý nghĩa
No Không có chỉ mục
Yes (Duplicate Tạo chỉ mục cho phép các giá trị
Ok) trong trường này trùng lặp
Yes (No Tạo chỉ mục không cho phép các
Duplicate) 26
giá trị trong trường này trùng lặp
27. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
1. Khái niệm
Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh
sách các trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ
xuống (Combo box)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Yêu cầu
Giả sử có Table Danh muc
nganh thi có cấu trúc và nội dung:
Ta cần tạo Table Danh sach thi
sinh có cấu trúc như sau:
27
28. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Trường Manganh khi
nhập liệu, các giá trị được
chọn từ danh sách các trị
Cách thực hiện
Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế
Table, khi tạo trường
Manganh, ở cột Data Type,
chọn Lookup Wizard..., xuất
hiện hộp thoại Lookup
Wizard:
28
29. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
(1) Chọn I want
the lookup column to
look up the values in
a table or query: nếu
muốn giá trị trong
danh sách được lấy
từ table hay query
(2) Chọn I will type
in the values that I
want: nếu muốn giá
trị trong danh sách do
người sử dụng tự
đưa vào
Chọn (1), Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn.
Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại: 29
30. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn
Next, xuất hiện hộp đối thoại: 30
31. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 3:
• Available Fields: liệt kê
các trường có trong Table
• Chọn trường phù hợp
rồi kích nút > để đưa
sang danh sách Selected
Fields. Ở đây ta chọn
trường Manganh
• Chọn Next, xuất hiện
hộp đối thoại sau: 31
32. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Bước 4:
• Chọn Next, xuất hiện
hộp đối thoại sau:
• Chọn Finish để hoàn
thành quá trình
32
33. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy
rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn
chọn mã ngành
33
34. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Chọn (2) để tự
nhập vào các giá trị
trong Combo box.
Chọn Next, xuất hiện
hộp đối thoại:
Lần lượt nhập vào
các giá trị trong Col1,
(giả sử trong bảng DS
34
Nhan vien) như sau:
35. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:
Chọn Finish để hoàn thành
35
36. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
2. Cách tạo: Ví dụ minh họa
Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ
thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống
cho bạn chọn tên phòng ban. Các tên này do ta tự nhập vào
trong các bước trên
36
37. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Khoá chính
1. Định nghĩa
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất
một bản ghi
Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính
để tạo sự liên kết giữa các bảng
37
38. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Khoá chính
2. Cách đặt khoá chính:
Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là
một trường: đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường
cần chọn làm mục khoá chính Primary Key
kết hợp của nhiều trường:
nhấn giữ phím Shift sau đó
chọn tất cả các trường cần
chọn làm mục khoá chính
Chọn lệnh Edit / Primary
Key (hoặc nhấn nút phải,
chọn Primary Key, hoặc chọn
biểu tượng ): các trường
được chọn sẽ có hình chìa
khoá ở đầu 38
39. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Khoá chính
3. Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table
Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn
nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình
chìa khoá ở đầu sẽ biến mất
39
40. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
1. Công dụng
Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này
với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa
các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng
kiểu)
Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn
vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép: thêm, sửa, xoá
mẩu tin
40
41. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Giả sử trong CSDL Vat
tu hang hoa ta có 3 bảng
với cấu trúc:
Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh
muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu]
với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]
41
42. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
1
Tại cửa sổ Database (1), chọn lệnh Tools /
Relationships, xuất hiện màn hình Show Table (Nếu không
xuất hiện, chọn lệnh View/Show Table):
Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add. Sau khi
chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại
42
43. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Trong cửa sổ Relationships, ta thiết lập các quan hệ. Có
hai loại quan hệ trong Access
Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu
tin tương ứng trong bảng B
Quan hệ
một-nhiều: mỗi
mẩu tin của
bảng A có
nhiều mẩu tin
tương ứng
trong bảng B
43
44. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo
Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của
bảng quan hệ. Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng
[Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit
Relationships
Chọn một kiểu quan hệ
Chọn nút Create để
thiết lập quan hệ, cuối
cùng có kết quả sau:
44
45. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Lập quan hệ giữa các bảng
3. Chú ý
Khi đã đánh dấu mục Enforce Referential Integrity thì có thể sử dụng
thêm các tuỳ chọn sau
Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá
trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan
hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach
nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng
thay đổi theo
Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng
chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá
một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương
ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo
45
46. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
1. Thêm mẩu tin
Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng )
2. Xoá mẩu tin
Chọn các mẩu tin cần xoá
Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu
tượng )
Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để
NSD xác nhận lại có xoá hay không
46
47. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
3. Sắp xếp mẩu tin
Chọn trường cần sắp xếp
Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort
Descending (hoặc chọn biểu tượng )
47
48. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet
4. Lọc bản ghi
Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp
thoại Filter By Form như sau:
Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn
giá trị làm điều kiện để lọc
Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê
các bản ghi thoả mãn điều kiện 48
49. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)
I. Khái niệm
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng
hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu
Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu)
theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều
hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)
49
50. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các loại truy vấn thông dụng : Có nhiều loại truy vấn,
nhưng thông dụng nhất là các loại sau:
1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu): được sử dụng
phổ biến nhất, dùng để:
Chọn lọc các mẩu tin
Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép
tính trên các trường của bảng nguồn.
Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn
2. Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi
đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng
50
51. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các loại truy vấn thông dụng
3. Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm
các mẩu tin từ một hay nhiều bảng
4. Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết
nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình
thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang
và dọc
5. Append Query (Truy vấn thêm): Dùng để thêm (nối)
các bảng ghi vào phần cuối của một bảng.
6. Make Table Query (Truy vấn tạo bảng ): cho tạo một
bảng mới từ số liệu của Query
51
52. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa
chọn:
in Design view và by using wizard
By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ
wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu
cầu
In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích
của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực
hiện như sau:
52
53. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries,
chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện
Cửa sổ Database
Nút New
Trang Queries
Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ53 sau
như
54. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 2: chọn
nguồn dữ liệu cho
truy vấn
Cửa sổ Show
Table cho chọn
các bảng
(Tables), các truy
vấn (Queries)
hoặc chọn cả
bảng và truy vấn
để làm nguồn dữ
liệu cho truy vấn
sắp tạo
Chọn nguồn dữ liệu phù hợp, chọn Add. Sau khi chọn
54
xong tất cả, chọn Close để trở về cửa sổ Select Query
55. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Mô tả cửa sổ Select Query
Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn
Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example)
dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng
nhấn F6 để
di chuyển
giữa 2 phần
55
56. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Mô tả cửa sổ Select Query
Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn
Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại
dòng field
Show: chọn trường có hiển thị hay không
Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường
Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu
Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ
liệu (nếu có)
56
57. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu
Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường
thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại
tên trường
Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:
Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức,
dấu : (hai chấm), biểu thức.
Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]
Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)
Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức
Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)
Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save
57
58. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo truy vấn
Ghi chú: Thay đổi
loại truy vấn
Chọn lệnh Query, chọn
trong danh sách loại
Query phù hợp
Chọn loại
Query
58
59. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Thực hiện truy vấn
Trong cửa sổ thiết kế truy vấn
Gọi lệnh Query / Run (hoặc chọn biểu tượng trên
thanh công cụ)
Hoặc chọn biểu tượng View
Hoặc chọn Design View
Design View
59
60. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Hiệu chỉnh truy vấn
Trong cửa sổ Database, chọn tên truy vấn, chọn nút
Design để mở cửa sổ thiết kế. Thực hiện hiệu chỉnh theo
yêu cầu
nút Design
60
61. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết
lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng
Toán tử toán học
+, -, *, /, luỹ thừa (^)
Thương số nguyên (chia lấy phần nguyên): /
Số dư (chia lấy phần dư): Mod
Toán tử logic
Not: cho kết quả ngược lại (Not đúng= sai, Not sai= đúng)
And (và): cho kết quả đúng khi tất cả điều kiện đúng, nếu
một điều kiện nào đó sai thì cho kết quả sai
Or (hoặc): cho kết quả đúng khi có ít nhất một điều kiện
đúng, nếu tất cả điều kiện sai thì cho kết quả sai
61
62. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh
<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)
Toán tử so sánh đặc biệt
Between ... And ... (Nằm trong khoảng)
• Vd: [slg] Between 150 And 200
Like (gần giống):
• (*) Tổ hợp bất kỳ - “Anh Ban” Like “*B*”
• (?) Ký tự bất kỳ - “Access” Like “???e*”
• (#) Ký số bất kỳ - 2001 Like “##0#”: True
62
63. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh đặc biệt
Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa
• Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị
Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]
• Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị
Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]
63
64. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử ghép nối
& (nối chuỗi)
• “Đà” & “ Nẵng”: “Đà Nẵng”
• 123 & 456: 123456
• 100 & “năm cô đơn”: 100 năm cô đơn
• Date() & “Nhâm Ngọ”: 14/6/2002 Nhâm Ngọ
• “Vĩ tuyến” & 90/2 & “ngày đêm”: Vĩ tuyến 45 ngày đêm
+ (cộng với)
• 123 + 456 : 579
• “Con thuyền” + “không bến”: Con thuyền không bến
64
• 1001 + “đêm” : Type mismatch (kết quả sai)
65. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Hằng trị (constants)
True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng
Dấu rào (Delimiter)
“...”: Rào giá trị chuỗi
• Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”
[ ... ] : Rào tên biến
• Vd: [SoLuong] * [DonGia]
#../../..#: Rào giá trị ngày
• #23/04/2000# 65
66. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Điều kiện cùng thoả mãn/hoặc thoả mãn
Các điều kiện viết cùng trên dòng Criteria là các điều kiện
đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” và đến trong
tháng 6, trên dòng Criteria, ta ghi
Điều kiện ghi
trên cùng 1 dòng
Kết quả
66
67. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VI. Điều kiện trong truy vấn
Các điều kiện viết trên dòng Criteria và dòng Or là các
điều kiện không cần đồng thời thoả mãn
Ví dụ: để tìm các khách ở loại phòng “L1C” hoặc đến
trong tháng 6, trên dòng Criteria và dòng Or, ta ghi
Điều kiện ghi trên
dòng Criteria và
dòng Or
Kết quả 67
68. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VII. Một số hàm thông dụng
Hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT, RIGHT
LEFT(Biểu thức chuỗi, n)
RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)
• Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên
trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: Trên dòng Criteria ghi:
RIGHT([Mahoadon],2)=“NB”: tìm các chứng từ có 2 ký
tự bên phải của Mã hoá đơn là “NB”
Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)
• Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi
• Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 868
69. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VII. Một số hàm thông dụng
Hàm thời gian
Hàm DATE( )
• Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống
Hàm DAY(Biểu thức ngày)
Hàm MONTH(Biểu thức ngày)
Hàm YEAR (Biểu thức ngày)
• Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu
thức ngày
• Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong
tháng 6 69
70. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VII. Một số hàm thông dụng
Hàm logic
Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)
• Công dụng:
Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1
Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2
• Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau
IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”,
IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))
70
71. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VIII. Một số truy vấn thông dụng
1. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Các bước xây dựng truy vấn cập nhật
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng
Update to trong lưới QBE
Đặt biểu thức vào ô
Update To của trường cần
sửa
Criteria: ghi điều kiện
tương ứng
Ví dụ: trong hình bên, khi
thực hiện Query thì đơn giá
mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000 71
72. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VIII. Một số truy vấn thông dụng
2. Truy vấn xoá (Delete Query)
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete
trong lưới QBE
Kéo dấu * của bảng muốn xoá vào
dòng Field, từ khoá From xuất hiện
trên dòng Delete
Kéo trường dùng để lập điều kiện
vào dòng Field, từ khoá Where
xuất hiện trên dòng Delete
Ví dụ: trong hình bên, khi thực
hiện Query thì các mẩu tin có Số
hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá 72
73. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VIII. Một số truy vấn thông dụng
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn các trường cần đưa vào bảng và kéo lần lượt vào
lưới QBE
Gọi lệnh Query/ Make
Table Query, xuất hiện
hộp thoại Make Table
như sau:
Table Name: gõ tên cần đặt cho bảng, OK73
74. Mở đầu Table Query Form Report Macro
VIII. Một số truy vấn thông dụng
3. Truy vấn tạo bảng (Make Table Query)
Cửa sổ Select Query thay đổi thành Make Table Query
Thực hiện Query
để Access tạo
bảng theo yêu
cầu
Mở (cấu trúc) bảng vừa tạo để xem kết
quả 74
75. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
Công dụng: dùng để thống kê số liệu và trình bày kết quả
theo dạng một bảng tính, với hình thức dễ đọc.
Cách thực hiện: minh hoạ thông qua ví dụ sau
Giả sử trên cơ sở của dữ liệu
Cần có thống kê số liệu như sau
75
76. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
B1: Chọn Queries / New / Crosstab Query Wizard, xuất
hiện hộp thoại
Chọn dữ
liệu nguồn
(từ Tables/
Queries hay
cả hai
Chọn Next
sang bước
tiếp theo
76
77. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
B2: Chọn trường làm tiêu đề dòng
Available Fields: chọn tên trường làm tiêu đề dòng (tối
đa là 3)
Selected
Fields: chứa
tên các trường
được chọn
Sample:
mẫu thể hiện
Chọn Next
sang bước tiếp
theo 77
78. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
B3: Chọn trường làm tiêu đềcột
Chọn Next
sang bước
tiếp theo
78
79. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
B4: Chọn trường cần tính tại mỗi giao điểm dòng và cột
Chọn
Next
sang
bước tiếp
theo
79
80. Mở đầu Table Query Form Report Macro
4. Truy vấn Crosstab
B5: Gõ tên đặt cho Query, chọn Finish để hoàn thành
Lưu ý: đối với các Table hoặc Query chứa dữ liệu được
80
chọn làm nguồn, phải có ít nhất là 3 trường
81. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương IV : Form (Mẫu biểu)
I. Khái niệm
Form là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện
và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chương
trình
Nguồn dữ liệu (nếu có) của Form là một bảng hoặc một
truy vấn
Khi có nguồn dữ liệu: Form dùng để thể hiện và cập nhật
dữ liệu cho các trường nguồn
Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao
diện chương trình
81
82. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
Có thể tạo bằng nhiều cách khác nhau như
Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của Access
AutoForm : tự động tạo theo các kiểu cho sẵn (Columnar /
Tabular / Datasheet)
Design View: NSD tự thiết kế theo ý mình
82
83. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard: tạo theo hướng dẫn từng bước của
Access
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New
Form xuất hiện
Chọn Form Wizard
Chọn nguồn dữ liệu
cho Form (Table hoặc
Query)
Chọn OK sang bước
tiếp theo, xuất hiện hộp
thoại a :
Chọn nguồn dữ liệu
83
84. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard:
Chọn các Field phù
hợp (trong mục
Availables
1a
1b
Chọn Next sang bước
tiếp theo, xuất hiện hộp
Fields), bấm nút > hoặc
84
thoại :
85. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard:
Chọn kiểu trình bày Form : cột, bảng...
2
85
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
86. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard:
Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để
áp dụng cho Form
3
86
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :
87. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
1. Dùng Form Wizard:
4
Đặt tên cho Form
Chọn Finish để hoàn thành quá trình 87
88. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form: tạo Form tự động với tất cả các
trường trong Table hoặc Query
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New
Form xuất hiện
Chọn AutoForm:
Columnar
Chọn nguồn dữ
liệu cho Form (Table
hoặc Query)
Chọn OK kết quả
sẽ xuất hiện
Chọn nguồn dữ liệu 88
89. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
2. Dùng Auto Form:
Màn hình nhập liệu như sau
Về mẩu tin
phía sau
Về mẩu tin
cuối cùng
Thêm mẩu
tin mới
Về mẩu tin đầu Về mẩu tin phía Stt mẩu tin
89
tiên trước hiện tại
90. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New
Form xuất hiện
Chọn Design View
Chọn nguồn dữ
liệu cho Form (Table
hoặc Query)
Chọn OK, xuất hiện
cửa sổ như sau
Chọn nguồn dữ liệu 90
91. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Màn hình thiết
kế Form
Thanh công cụ
Toolbox
Tên gọi và ý nghĩa của các nút chọn trên thanh công cụ
Toolbox như sau: 91
92. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Select Object Controls Wizard
Label Text Box
Option Group Toggle Button
Option Button Check Box
Combo Box List Box
Command Button Image
Unbound Object Frame Bound Object Frame
Page Break Tab Control
Subform/Subreport Line
Rectangle More92
Controls
93. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Select Object chọn đối tượng cần hiệu chỉnh
Label tạo nhãn
Option Group nhóm chọn việc
Option Button tạo nút chọn một trong nhiều giá trị
Combo Box chọn giá trị từ danh sách
Command Button tạo nút lệnh
Unbound Object Frame tạo một khung hình cố định
Page Break tạo dấu phân trang
Subform/Subreport tạo Form con, tạo Report con
Rectangle tạo hình chữ nhật
93
94. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Controls Wizard bật/tắt Controls Wizard
Text Box hiển thị giá trị/nhập dữ liệu cho trường,
kết quả biểu thức
Toggle Button tạo nút bật tắt
Check Box hộp đánh dấu để chọn nhiều gía trị
cùng lúc
List Box hộp danh sách, cho chọn 1 gía trị trong
danh sách
Image đối tượng hình ảnh
Bound Object tạo khung hình không cố định
Frame
Tab Control tạo Tab để điều khiển việc chọn trang
Line vẽ đường thẳng
More Controls chọn sử dụng các nút điều khiển từ
94
nhiều chương trình khác
95. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
3. Tự thiết kế Form:
Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết
kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access
Dùng Control Wizard
• Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng)
• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich
hop
• Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access
Tự thiết kế
• Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form
• Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich
hop
• Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các
95
thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại
96. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Tạo Form
4. Hiệu chỉnh Form:
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh,
chọn nút Design
Tự sửa đổi như khi thiết kế
5. Thực hiện Form
Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện,
chọn nút Open
96
97. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Các loại điều khiển
1. Các loại điều khiển
Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau:
Hộp văn bản (Textbox)
Nhãn (Label)
Hộp lựa chọn (Combo Box)
Hộp danh sách (List Box)
Nút lệnh (Command Button)
Nhóm lựa chọn (Option Group)
97
98. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Các loại điều khiển
2. Cách dùng
Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau:
Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của
nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất
Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không
mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình
bày. Label là loại thông dụng nhất
Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá
trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức.
Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán ( +, -, *,
/, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví
dụ: Giamoi:0.75*[Dongia]
98
99. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Các loại điều khiển
3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển
Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các
điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể
thay đổi bằng cách:
Mở Form ở chế độ Design.
Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại
Chọn các hàng và kéo rê
chuột để thay đổi vị trí 99
100. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế
Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng
Command Control Wizard cho tiện thiết kế
1. Cách tạo
Mở Form ở chế độ Design.
Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard
Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo
chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp
đối thoại Command Button Wizard như sau:
100
101. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
1
Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng
Actions: chọn lệnh cụ thể
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
101
102. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2
Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn)
Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên)
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
102
103. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
3
Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên)
Chọn Finish để hoàn thành 103
104. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin)
Find Next Tìm đến mẩu tin gần
nhất
Find Record Mở hộp thoại tìm mẩu tin
Go to First Record Đến mẩu tin đầu tiên
Go to Last Record Về mẩu tin cuối cùng
Go to Next Record Đến mẩu tin tiếp theo
Go to Previous Record Về mẩu tin phía trước
104
105. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Record Operations (Thao tác với mẩu tin)
Add New Record Thêm mẩu tin mới
Delete Record Xoá mẩu tin đang chọn
Duplicate Record Tạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin
đang chọn
Print Record In mẩu tin hiện hành
Save Record Lưu mẩu tin đang sửa
Undo Record Phục hồi mẩu tin
105
106. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Form Operations (Thao tác với Form)
Apply Form Filter Áp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn
vừa tạo
Edit Form Filter Tạo tiêu chuẩn lọc
Close Form Đóng Form
Open Form Mở Form
Print a Form In Form
Print Current Form In Form hiện hành
Refresh Form Data Làm mới lại dữ liệu trong Form
106
107. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Report Operations (Thao tác với Report)
Mail Report Gởi Email Report
Preview Report Xem Report trước khi in
Print Report In Report ra giấy
Send Report to File Chuyển Report thành một tập tin
107
108. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Nút lệnh Command Wizard
2. Danh sách các Category và Action
Application (Thao tác với ứng dụng)
Quit Application Thoát ứng dụng
Run Application Chạy ứng dụng
Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)
Print Table In bảng
Run Macro Chạy một Macro
Run Query Thực hiện một Query
108
109. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu)
I. Khái niệm
Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ
liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng
hợp dưới dạng Query
II. Các kiểu trình bày Report
Columnar Report (báo biểu dạng cột)
Tabular Report (báo biểu dạng bảng)
109
110. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các kiểu trình bày Report
1. Columnar Report
(báo biểu dạng cột)
Là dạng thức mà các
trường số liệu trong Report
được trình bày từ trên xuống
thành một cột.
110
111. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Các kiểu trình bày Report
2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng)
Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được
xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu
111
112. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa
sổ New Report
Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn
Report Wizard.
Chọn nguồn số
liệu để tạo Report
(Table hay Query tuỳ
theo yêu cầu cụ thể)
Chọn cách tạo Chọn OK, xuất
Report hiện hộp thoại
Report Wizard (a)
Chọn nguồn số như sau
liệu để tạo Report 112
113. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn
1a
1b
Chọn Next
sang bước tiếp
theo, xuất hiện
Chọn các trường phù
hộp thoại
hợp và đưa sang mục
Selected Fields (b) 113
114. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn
tuỳ chọn cho phù hợp
2
2
Chọn Next
sang bước tiếp
theo, xuất hiện
hộp thoại
114
115. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn
cho phù hợp
3
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
115
116. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ
tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn.
Sắp xếp theo
4 thứ tự tăng
hoặc giảm dần
Sắp xếp theo
bốn khoá tuỳ ý
Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện
116
hộp thoại
117. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min,
Max) Chọn hàm cần
tính
5
Chọn trường
cần tính toán
Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and
Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)
Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính %
trên tổng số
Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn
117
Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
118. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Layout: chọn kiểu trình bày
Orientation: chọn hướng in của trang giấy
Hướng in của giấy
6
Kiểu trình bày
118
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
119. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Chọn một trong các mẫu trình bày
7 Danh sách các mẫu
119
Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại
120. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Đặt tên cho Report
8
Gõ tên Report
vào đây
Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện
120
Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn
121. Mở đầu Table Query Form Report Macro
III. Cách tạo Report
Thêm Số thứ tự
Kẻ khung
Các tính toán cần thiết
121
122. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Chương VI : Macro - Menu
I. Khái niệm Macro
Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên
tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro
cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện
Có 3 loại Macro
Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều
hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành
động sẽ lần lượt tự động thực hiện
Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống
nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên
nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện
Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ
được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào 122
đó
123. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Cách tạo Macro
Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa
sổ khai báo Macro như sau
Action: chọn hành
động cần thực hiện. Có
thể chọn nhiều hành
động tương ứng với
nhiều dòng
Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc
nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được
mục đích thiết kế.
Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action
khi cần thiết 123
124. Mở đầu Table Query Form Report Macro
II. Cách tạo Macro
Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn
lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía
trước như sau
Cột Macro Name
III. Thực hiện Macro
Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open
Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report
124
125. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu
cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu,
các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối
thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng
Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các
mục sau: Menu cấp 1
Menu cấp 2 125Menu cấp 3
126. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Bước 1: Tạo Menu cấp 1
Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa
sổ Macro, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 1
126
127. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột
Macro Name, khai báo các thông tin như sau:
Menu cấp 2
127
128. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ
• Report Name: R_DSCanbo
• View : Print Preview
Menu cấp 2 128
129. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Bước 2: Tạo Menu cấp 2
129
Menu cấp 2
130. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Bước 3: Tạo Menu cấp 3
130Menu cấp 3
131. Mở đầu Table Query Form Report Macro
Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report)
Trong cửa sổ Database, chọn Form / New
Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ
để hiện hộp Form
Properties
Thêm tiêu đề
chương trình
Thêm hình vẽ
Tên Macro Menu cấp 1
131
Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1
132. Mở đầu Table Query Form Report Macro
IV. Tạo Menu
Trang trí thêm cho Form các thành phần như
Tiêu đề chương trình
Hình vẽ để minh hoạ
Các trang trí khác (nếu muốn)
Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn
số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị
trước
132
133. Mở đầu Table Query Form Report Macro
V. Sử dụng Menu
Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau:
133