Bài 1 Tổng quan về MS Access - Giáo trình FPT

12,914 views

Published on

1. Giới thiệu về MS Access
2. Các thành phần cơ bản của MS Access
3. Các bước xây dựng một ứng dụng MS Access
4. Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access

  • Be the first to comment

Bài 1 Tổng quan về MS Access - Giáo trình FPT

  1. 1. Bài 1 Tổng quan về MS Access
  2. 2. 1. Giới thiệu về MS Access 2. Các thành phần cơ bản của MS Access 3. Các bước xây dựng một ứng dụng MS Access 4. Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Mục tiêu bài học hôm nay Slide 1 - Tổng quan về MS Access 2
  3. 3. MS Access là một bộ phận trong gói phần mềm MS Office MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có khả năng lưu trữ và xử lý, tính toán dữ liệu Một file CSDL trong Access có đuôi .MDB hoặc .ACCDB Lập trình viên có thể phát triển ứng dụng Access bằng VBA code Người dùng có thể tạo các macro để thực hiện một số thao tác lặp lại một cách tự động 1. Giới thiệu về MS Access MS Access là một bộ phận trong gói phần mềm MS Office MS Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có khả năng lưu trữ và xử lý, tính toán dữ liệu Một file CSDL trong Access có đuôi .MDB hoặc .ACCDB Lập trình viên có thể phát triển ứng dụng Access bằng VBA code Người dùng có thể tạo các macro để thực hiện một số thao tác lặp lại một cách tự động Slide 1 - Tổng quan về MS Access 3
  4. 4. So sánh MS Access 2003 và 2007: Giới thiệu về MS Access Tính năng/Phiên bản 2003 2007 Tự động nhận dạng dữ liệu Không Có Hỗ trợ Unicode Có Có Hỗ trợ Microsoft ActiveX Data Objects (ADO) Có Có Tạo biễu mẫu và báo cáo cho cơ sở dữ liệu SQL Server Có Có Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực Không Có Lưu báo cáo dạng PDF Không Có Hỗ trợ trường đa giá trị Không Có Hỗ trợ XML Có Có Hỗ trợ thiết kế báo cáo không cần máy in Có Có Slide 1 - Tổng quan về MS Access 4 Tính năng/Phiên bản 2003 2007 Tự động nhận dạng dữ liệu Không Có Hỗ trợ Unicode Có Có Hỗ trợ Microsoft ActiveX Data Objects (ADO) Có Có Tạo biễu mẫu và báo cáo cho cơ sở dữ liệu SQL Server Có Có Hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực Không Có Lưu báo cáo dạng PDF Không Có Hỗ trợ trường đa giá trị Không Có Hỗ trợ XML Có Có Hỗ trợ thiết kế báo cáo không cần máy in Có Có
  5. 5. Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản sau đây của Access: 2.1. Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu 2.2. Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu 2.3. Biểu mẫu (Form): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng 2.4. Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn 2. Các thành phần cơ bản của MS Access Người dùng thông thường làm việc với các đối tượng cơ bản sau đây của Access: 2.1. Bảng (Table): lưu trữ dữ liệu 2.2. Truy vấn (Query): xử lý dữ liệu 2.3. Biểu mẫu (Form): hiển thị dữ liệu từ bảng/truy vấn dưới dạng giao diện đồ họa để tương tác với người sử dụng 2.4. Báo cáo (Report): hiển thị tổng kết và kết xuất dữ liệu từ bảng/truy vấn Slide 1 - Tổng quan về MS Access 5
  6. 6. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó Bảng là đối tượng lưu trữ dữ liệu của Access Các bước tạo bảng: B1. Chọn đối tượng Table -> New (Insert -> Table) B2. Định nghĩa các trường dữ liệu: + Filed Name: Tên trường dữ liệu + Data Type: Kiểu dữ liệu + Description: mô tả + Field Propperties: các thuộc tính của trường B3. Tạo khóa chính của bảng B4. Lưu lại cấu trúc của bảng vừa tạo 2.1. Bảng Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó Bảng là đối tượng lưu trữ dữ liệu của Access Các bước tạo bảng: B1. Chọn đối tượng Table -> New (Insert -> Table) B2. Định nghĩa các trường dữ liệu: + Filed Name: Tên trường dữ liệu + Data Type: Kiểu dữ liệu + Description: mô tả + Field Propperties: các thuộc tính của trường B3. Tạo khóa chính của bảng B4. Lưu lại cấu trúc của bảng vừa tạo Slide 1 - Tổng quan về MS Access 6
  7. 7. Các kiểu dữ liệu của trường: Bảng trong Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 7
  8. 8. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng: B1: Chọn biểu tượng Relationship hoặc Menu/Tool/Relationships. B2: Đưa các bảng muốn tạo mối quan hệ vào cửa sổ Relationships (bấm Add hay Double Click) B3: Chọn Close B4. Trong cửa sổ Relationships dùng chuột kéo và thả thuộc tính liên hệ từ bảng này sang bảng kia. B5. Xác định tính chất cho mỗi quan hệ. B6. Chọn Create. Chú ý: đóng tất cả các bảng đang mở trước khi thiết lập mối quan hệ Bảng trong Access Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng: B1: Chọn biểu tượng Relationship hoặc Menu/Tool/Relationships. B2: Đưa các bảng muốn tạo mối quan hệ vào cửa sổ Relationships (bấm Add hay Double Click) B3: Chọn Close B4. Trong cửa sổ Relationships dùng chuột kéo và thả thuộc tính liên hệ từ bảng này sang bảng kia. B5. Xác định tính chất cho mỗi quan hệ. B6. Chọn Create. Chú ý: đóng tất cả các bảng đang mở trước khi thiết lập mối quan hệ Slide 1 - Tổng quan về MS Access 8
  9. 9. Thao tác thường dùng: Mở bảng để xem hay cập nhật dữ liệu: Chọn bảng cần mở -> Open Mở bảng ở dạng thiết kế: Chọn bảng cần mở -> Design Tính toàn vẹn tham chiếu: Không thể nhập một giá trị và trong trường khóa ngoại của bảng quan hệ nếu nó không tồn tại trong khóa chính của bảng chính Không thể xóa một bản ghi từ một bảng chính nếu nó có quan hệ với các bảng ghi trong bảng quan hệ Không thể sửa đổi giá trị khóa chính trong bảng chính nếu nó có những bản ghi quan hệ Bảng trong Access Thao tác thường dùng: Mở bảng để xem hay cập nhật dữ liệu: Chọn bảng cần mở -> Open Mở bảng ở dạng thiết kế: Chọn bảng cần mở -> Design Tính toàn vẹn tham chiếu: Không thể nhập một giá trị và trong trường khóa ngoại của bảng quan hệ nếu nó không tồn tại trong khóa chính của bảng chính Không thể xóa một bản ghi từ một bảng chính nếu nó có quan hệ với các bảng ghi trong bảng quan hệ Không thể sửa đổi giá trị khóa chính trong bảng chính nếu nó có những bản ghi quan hệ Slide 1 - Tổng quan về MS Access 9
  10. 10. Các loại truy vấn trong Access: Truy vấn chọn (Select Query) Truy vấn chéo (Crosstab Query) Các truy vấn hành động (Action Query) gồm: Truy vấn nối (Append Query) Truy vấn cập nhật (Update Query) Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) Truy vấn tham số 2.2. Truy vấn trong Access Các loại truy vấn trong Access: Truy vấn chọn (Select Query) Truy vấn chéo (Crosstab Query) Các truy vấn hành động (Action Query) gồm: Truy vấn nối (Append Query) Truy vấn cập nhật (Update Query) Truy vấn xóa dữ liệu (Delete Query) Truy vấn tham số Slide 1 - Tổng quan về MS Access 10
  11. 11. Các chế độ hiển thị truy vấn: Design view: Trong chế độ này, người sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn nào đó. Màn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa các bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi là vùng lưới QBE (Query By Example) DataSheet view: Sử dụng chế độ này để xem kết quả SQL view: Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo Truy vấn trong Access Các chế độ hiển thị truy vấn: Design view: Trong chế độ này, người sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn nào đó. Màn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa các bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi là vùng lưới QBE (Query By Example) DataSheet view: Sử dụng chế độ này để xem kết quả SQL view: Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo Slide 1 - Tổng quan về MS Access 11
  12. 12. Các loại liên kết giữa các bảng trong truy vấn: Liên kết nội (Inner Join): Mặc định Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng phải giống nhau hoàn toàn Liên kết ngoại (Outer Join): Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng không cần giống nhau. Chia làm hai loại: Liên kết trái (Left Outer Join) Liên kết phải (Right Outer Join) Tự liên kết (Self Join): là kiểu liên kết của một bảng dữ liệu với chính nó. Trong đó một bản ghi trong bảng dữ liệu sẽ liên kết với những bản ghi khác trong bảng dữ liệu đó Truy vấn trong Access Các loại liên kết giữa các bảng trong truy vấn: Liên kết nội (Inner Join): Mặc định Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng phải giống nhau hoàn toàn Liên kết ngoại (Outer Join): Kết quả truy vấn gồm những bản ghi mà dữ liệu chứa trong trường liên kết ở cả hai bảng không cần giống nhau. Chia làm hai loại: Liên kết trái (Left Outer Join) Liên kết phải (Right Outer Join) Tự liên kết (Self Join): là kiểu liên kết của một bảng dữ liệu với chính nó. Trong đó một bản ghi trong bảng dữ liệu sẽ liên kết với những bản ghi khác trong bảng dữ liệu đó Slide 1 - Tổng quan về MS Access 12
  13. 13. Thiết lập liên kết ngoại: Truy cập vào Tools/Relationships Double click vào đường liên kết giữa 2 bảng dữ liệu, chọn Join Type là mục 2 hoặc 3 Truy vấn trong Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 13
  14. 14. Biểu mẫu trong Access định nghĩa một tập dữ liệu chúng ta muốn lấy và từ đó đưa vào CSDL Biểu mẫu cùng có thể dùng để xem xét/nhập dữ liệu hay in ra máy in Ví dụ: 2.3. Biểu mẫu trong Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 14
  15. 15. Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản...... Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc truy vấn, một câu lệnh SQL hoặc một dạng biểu mẫu nào đó 2.4. Báo cáo trong Access Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản...... Báo cáo được xây dựng trên một nguồn dữ liệu đó là bảng hoặc truy vấn, một câu lệnh SQL hoặc một dạng biểu mẫu nào đó Slide 1 - Tổng quan về MS Access 15
  16. 16. Ví dụ: Báo cáo trong Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 16
  17. 17. Bước 1: Thiết kế cơ sở dữ liệu: Bước 1.1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL. Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access Bước 1.2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành một bảng trong CSDL Bước 1.3: Chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường Bước 1.4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ này Bước 1.5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế 3. Các bước xây dựng ứng dụng MS Access Bước 1: Thiết kế cơ sở dữ liệu: Bước 1.1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL. Điều này quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access Bước 1.2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành một bảng trong CSDL Bước 1.3: Chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường Bước 1.4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ này Bước 1.5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế Slide 1 - Tổng quan về MS Access 17
  18. 18. Bước 2: Xây dựng ứng dụng MS Access: Bước 2.1: Xây dựng các truy vấn cần thiết. Các truy vấn này có thể sử dụng để thiết kế biểu mẫu và báo cáo Bước 2.2: Xây dựng các biểu mẫu để tương tác với người dùng Bước 2.3: Xây dựng các báo cáo nếu cần Các bước xây dựng ứng dụng MS Access Bước 2: Xây dựng ứng dụng MS Access: Bước 2.1: Xây dựng các truy vấn cần thiết. Các truy vấn này có thể sử dụng để thiết kế biểu mẫu và báo cáo Bước 2.2: Xây dựng các biểu mẫu để tương tác với người dùng Bước 2.3: Xây dựng các báo cáo nếu cần Slide 1 - Tổng quan về MS Access 18
  19. 19. Công ty Northwind tưởng tượng, bán các sản phẩm đồ ăn tới khách hàng. Chương trình quản lý đồ ăn sử dụng CSDL Northwind.accdb để quản lý các giao dịch mua đồ ăn từ nhà cung cấp, bán đồ ăn cho các khách hàng, nhập, xuất và in các hóa đơn giao dịch. Mỗi nhân viên của công cty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch trên 4. Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Công ty Northwind tưởng tượng, bán các sản phẩm đồ ăn tới khách hàng. Chương trình quản lý đồ ăn sử dụng CSDL Northwind.accdb để quản lý các giao dịch mua đồ ăn từ nhà cung cấp, bán đồ ăn cho các khách hàng, nhập, xuất và in các hóa đơn giao dịch. Mỗi nhân viên của công cty sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch trên Slide 1 - Tổng quan về MS Access 19
  20. 20. Mỗi nhân viên của công ty đăng nhập để sử dụng chương trình thông qua biểu mẫu “Login Dialog” Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 20
  21. 21. Biểu mẫu chứa thông tin giao dịch do nhân viên Andrew Cencini quản lý Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 21
  22. 22. Các khách hàng CompanyC và CompanyD đã mua hàng từ công ty, do nhân viên Andrew Cencini quản lý Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 22
  23. 23. Thông tin hàng hóa chứa trong kho của công ty Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 23
  24. 24. Lựa chọn nút “New Customer Order” để ghi nhận thông tin mua hàng của khách hàng. Chương trình hiển thị biểu mẫu cho phép nhập thông tin mua hàng Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Lựa chọn nút “New Customer Order” để ghi nhận thông tin mua hàng của khách hàng. Chương trình hiển thị biểu mẫu cho phép nhập thông tin mua hàng Slide 1 - Tổng quan về MS Access 24
  25. 25. Hoàn thành các thông tin mua hàng và chuyển hàng cho khách; sau đó kích nút “Create Invoice” để tạo hóa đơn. Chương trình hiển thị báo cáo hóa đơn Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 25
  26. 26. Nhân viên cũng có thể nhập hàng từ các nhà cung cấp. Biểu mẫu nhập hàng: Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 26
  27. 27. Ví dụ báo cáo 10 đơn hàng có giá trị lớn nhất Giới thiệu một ứng dụng hoàn chỉnh của MS Access Slide 1 - Tổng quan về MS Access 27
  28. 28. MS Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tương tác với người sử dụng chạy trong môi trường Windows MS Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình VBA Tổng kết MS Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tương tác với người sử dụng chạy trong môi trường Windows MS Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình VBA Slide 1 - Tổng quan về MS Access 28

×