3. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
CUPRINS / CONTENU / INHALT / CONTENTS
LIVIU BOAR
Un nou început………………………………………………………………….…7
A New Beging……………………………………………………………………..8
Ein neuer Anfang………………………………………………...............................9
Un nouveau débu............…………………………………………………………11
Egy új kezdet……………………………………………………………………..12
ARHIVISTICĂ
NICOLETA LUIZA ILIE
Psihologia iniţierii şi desfăşurării controlului la creatorii şi deţinătorii de
documente………………………………………………………………….........17
The psychology of the initiation and the development of the control at the
creators and holders ofdocuments
BERNÁD RITA
Arhondologia. Sursele cercetării arhondologice în arhivele romano-catolice din
Transilvania…………………………………………………………………........45
The Archontology. Research Sources int the Roman-Catholic Archives of
Transylvania
CONSTANTIN CHERAMIDOGLU
Arhivele şi comunităţile locale……………………………………………….......54
Archives and Local Communities
CORNEL ŢUCĂ
IULIAN-STELIAN BOŢOGHINĂ
Cercul de Recrutare Mureş (1919-1940) şi Cercul Teritorial Mureş (1944-1950).
Werbekreises (Zeitraum 1919-1940), Territorialwerbekreises
(Zeitraum 1944-1950) Mureş................................................................................62
LAURENŢIU OVIDIU ROŞU
Fondul personal scriitor Petru Vintilă - structură şi valoare documentară………69
Le fond personnel de l’ écrivain Petru Vintila - structure et valeur
documentaire
LIVIU BOAR
Aspects of the relations between the archives of Romania and Hungary
after 1989……..................................................................................................….80
Aspecte privind relaţiile dintre arhivele româneşti şi maghiare după 1989
3
4. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
ISTORIE
IOAN LĂCĂTUŞU
VASILE STANCU
Documente din Arhivele Naţionale Covasna referitoare la momente din istoria
actualului judeţ Mureş (1526-1906)………………………………………...……93
Documents from the National Archives of Covasna regarding moments from the
history of the Mures County (1525 – 1906)
IOAN EUGEN MAN
Casa Pálffy – cel mai vechi monument în stil baroc din
Tîrgu – Mureş……………………......................................................................109
Pálffy House – The oldest Baroque monument in
Tîrgu-Mureş
PÁL – ANTAL SÁNDOR
Scaunele secuieşti - Istoricul instituţiei scăunale ……………………………….124
The Szekler system of Seats
MIHAI GEORGIŢĂ
Un text polemic anticalvin anterior „Răspunsului” redactat de
mitropolitul Varlaam..............................................................................................145
A polemic anti-calvin text prior to the „Response” written by
metropolitan Varlaam
BOGDAN DUMITRU ALECA
Aspecte referitoare la asigurarea ordinii şi liniştii publice în oraşul Râmnic în
perioada regulamentară .......................................................................................153
Des aspects relatives à l `assurance de l’ordre public et de la sécurité dans la
ville de Râmnic pendant la période règlementaire
FLORIN BENGEAN
The charitable and social asistance preocupation with the activity of the Romanian
Orthodox Church from Transylvania XIX th century…………………………165
Preocupări filantropice şi de asistenţă socială în activitatea Bisericii Ortodoxe
Române din Transilvania în secolul al XIX-lea
CLAUDIA SEPTIMIA SABĂU
Atitudinea faţă de copii în satele năsăudene foste grănicereşti în a II-a jumătate a
secolului al XIX-lea……………………………………………………………175
L’attitude envers les enfants dans les anciens villages de frontière de Năsăud dans
la 2ème moitiè du 19ème siècle
NICOLAE TEŞCULĂ
Biserica ortodoxă din Saschiz în secolul al XIX-lea……………………………192
Die ortodoxiche Kirche aus Kesid im 19. Jh.
FLORIN BENGEAN
Activităţi caritabile ale preoţimii din Protopopiatul ortodox român Reghin în
timpul celei de a doua jumătăţi a secolului al XIX-lea şi primii ani ai secolului
4
5. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
al XX-lea…………..............................................................................................198
Charitable activities of the priests of the Romanian Orthodox Archpriestship
Reghin during the second half of the XIX century and the early years of the XX
century
TUDOR RĂŢOI
Împrumutul maghiar din anul 1895 „zis al Porţilor de Fier” şi problema
rambursării lui după 1920………………………………………………............219
The Hungarian loan for „the Iron Gates” from 1895 and its payment after
1920
IONELA NIŢU
DAN-OVIDIU PINTILIE
Istoricul societăţilor petroliere „ALPHA”, „COLOMBIA” şi „AQILA” între
1904-1930………………………………………………………………………229
The history of the oil companies “Alpha”, “Columbia” and “Aquila” between
1904-1930
PETER MOLDOVAN
Daten betreffend die Regelung des Regimes des Eigentums der deutschen
Bevölkerung in Rumänien in der Zeitspanne 1944-1948................................249
Date privind reglementarea regimului proprietăţii populaţiei germane din
România în anii 1944-1948
ADRIAN ONOFREIU
Factori politici şi instituţionali în judeţul Bistriţa-Năsăud în perioada 1989-1992.
Paradigme ale schimbării……………………...................…………………..…265
Political and institutional factors in Bistriţa Năsăud County during 1989-1992.
Paradigms of change
DOCUMENTE
LAURENŢIU OVIDIU ROŞU
Pavel Jumanca – amintiri din cătănie……………………………………….….277
Pavel Jumanca – souvenirs de l’armèe
AURELIA DIACONESCU
Iustin Handrea „omul faptei bune” în documentele de arhivă (I)……………....295
Iustin Handrea the “good need” man in the archive documents (I
LÁSZLÓ MÁRTON
Un document inedit privind evenimentele din toamna anului 1944 din
Tîrgu – Mureş …. ................................................................................................318
An unpublished document about events from the autumn of year 1944 in
Tîrgu-Mureş
5
6. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
ARHIVIŞTI ARDELENI
CORNELIA VLAŞIN
IULIU MOISIL (1859 - 1947)…………………………………………...……339
VIOREL VÂNĂTORU
IOAN FRĂŢILĂ (1932-1996)…………………………………………...……345
ALEXIU TATU
NICOLAE NISTOR ( 1932-2007)....................................................................349
LIVIU BOAR
AUREL MARC (1941-1997)………………………………………………......358
IOAN LĂCĂTUŞU
DAN V. BAICU (1944-2006)…………………………………………….……366
KLARA GUSHET
SABĂU V. IOAN (1930-2005)………………………………….………374
VASILE CĂPÂLNEAN (1934 –2005)…………………………………….......376
SCHREK VASILE (1935 – 1993)………………………………..………380
RECENZII ....................................................................................................................... 383
AUTORII, LES AUTEURS, DIE VERFASSER, THE
AUTHORS………………………....................................................................................405
ANEXE, ANNEXES, BEILAGEN,
ANNEXES………………………………………………................................................408
6
7. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
UN NOU ÎNCEPUT
În urmă cu un deceniu, în anul de graţie 2002, apărea în peisajul publicistic
mureşean o nouă revistă de specialitate editată de către Arhivele Naţionale Direcţia
Judeţeană Mureş cu titlul Anuarul Arhivelor Mureşene.
Vedea lumina tiparului prima publicaţie de specialitate a arhiviştilor
mureşeni şi printre primele şi puţinele publicaţii de acest gen din acea perioadă,
editată de către o structură judeţeană a Arhivelor Naţionale.
Iată ce scriam în editorialul intitulat LA ÎNCEPUT DE DRUM: Suntem
conştienţi de greaua misiune pe care ne-am asumat-o dar avem ferma convingere
că în ciuda greutăţilor materiale, pe care le traversează instituţia noastră, vom
reuşi să publicăm ritmic acest anuar, care să fie o oglindă a activităţii arhivistice
româneşti. Anuarul este rezultatul îmbinării entuziasmului tinerei generaţii de
arhivişti de după 1989, mulţi formaţi la Facultatea de Arhivistică din Bucureşti,
înfiinţată în anul 1992, cu experienţa şi maturitatea arhiviştilor care şi-au început
activitatea cu mulţi ani în urmă, punând bazele acestei instituţii menite să păstreze
memoria scrisă a neamului românesc, pe baza căreia trebuie rescrisă adevărata
istorie „sine ira et studio” eliberată de patimi de orice fel.
Am reuşit să publicăm doar 5 volume din anuar în perioada 2002-2005.
În ciuda optimismului cu care am demarat acest proiect, greutăţile materiale
ne-au învins iar apariţia publicaţiei a fost din păcate suspendată.
Iată că după zece ani de la apariţia primului număr şi după şapte ani de
la ultimul număr care a văzut lumina tiparului, am hotărât reluarea publicării
SERIEI NOI a Anuarului Arhivelor Mureşene, apariţia acestuia făcându-se cu girul
unui Consiliu Ştiinţific din care fac parte personalităţi marcante ale istoriografiei
româneşti şi nu numai, academicieni, profesori universitari, cercetători, arhivişti
cărora le mulţumim pentru onoarea pe care ne-au făcut-o acceptând să facă parte din
acest consiliu, precum şi cu sprijinul financiar al unor sponsori generoşi, cărora le
mulţumim încă odată şi pe această cale.
Vom păstra structura care s-a cristalizat în cele 4 numere anterioare.
Vom avea o rubrică de Arhivistică, una de studii bazate pe documente de
arhivă, vom publica documente inedite de arhivă, recenzii şi prezentări de publicaţii
de specialitate.
O noutate va fi o rubrică permanentă intitulată ARHIVIŞTI ARDELENI în
care vom publica biografii ale unor arhivişti ardeleni care însă nu mai sunt printre
noi.
7
8. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
Aceste biografii vor fi publicate ulterior într-un volum cu acelaşi titlu. Este
un proiect menit să cinstească memoria truditorilor, de multe ori anonimi din arhive,
care au purces la adunarea documentelor, la păstrarea cestora, la inventarierea
acestora şi punerea lor la dispoziţia cercetării ştiinţifice. Fără munca lor mulţi
cercetători nu ar fi putut elabora lucrări fundamentale în domeniul istoriei naţionale.
La rândul lor, aceşti arhivişti erau unii adevăraţi erudiţi, cercetători ai
istoriei, cunoscători ai limbilor şi paleografiilor documentelor păstrate în arhivele
româneşti şi uneori şi străine.
Acestea fiind zise, să fie într-un ceas bun!
Tîrgu Mureş 14 septembrie 2012 la Sărbătoarea Sfintei Cruci
Dr. LIVIU BOAR
Redactor şef
A NEW BEGINNING
A decade ago, in 2002, the Yearbook of the Mures Archives was first
published in Tirgu Mures.
This was the first specialized publication of the Mures archivists and among
the first and few of its kind in that period, published by a county branch of the
National Archives.
Here is a fragment of my editorial STARTING OUT in its first issue: We are
aware of our difficult mission but we are also convinced that, despite the material
difficulties experienced by our institution, we will be able to publish this yearbook
periodically and make it a mirror of Romanian archival activities. The yearbook
is the result of mixing the enthusiasm of the young generation of archivists post-
1989 with the experience and maturity of those who started out many years
ago, establishing this institution whose aim is to keep the written memory of the
Romanian people, based on which the true history should be re-written “sine ira
et studio”.
We were able to publish 5 issues between 2002 and 2005. However, despite
the optimism of the beginning, material difficulties led to our publication being
suspended.
Now, 10 years after the publishing of its first issue and seven years since its
last, we have decided to resume the publishing of the NEW SERIES of the Yearbook
of the Mures Archives, under the supervision of a Scientific Council including reputed
8
9. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
historians, members of the Academy, professors, researchers, archivists, whom we
hereby thank for honoring us with their presence as members of the Council. We are
also grateful for the financial support of our generous sponsors
We will keep the structure of our previous 4 issues.
We will have one section on archival science, one of studies based on
archival records. We will include previously unpublished archival records, reviews
and information on specialized publications.
A new permanent section, entitled TRANSYLVANIAN ARCHIVISTS will
include biographies of Transylvanian archivists who have passed away.
These will later be published in a book bearing the same title. It is a project
meant to honor the memory of those who have toiled, often anonymously, in
the archives, gathered records, kept and inventoried them and prepared them for
research. Many of the fundamental works of national history would not have been
possible without their work.
These archivists themselves were truly erudite, competent researchers of
history, experts in the languages and paleographies of documents kept in Romanian
and foreign archives.
That being said, may this be a good new beginning!
Tîrgu Mureş, 14 September 2012, on the Elevation of the Holy Cross
Dr. LIVIU BOAR
Editor-in-chief
EIN NEUER ANFANG
Vor einem Jahrzehnt – im Jahre des Heils 2002 - erschien eine
neue Fachzeitschrift in Neumarkt am Mieresch – Târgu Mureş, die von der
Kreisdirektion Mureş der Nationalarchive Rumäniens mit dem Titel „Anuarul
Arhivelor Mureşene“ (Jahrbuch der Archive des Kreises Mureş) herausgegeben
wurde.
Damals erschien die erste Fachveröffentlichung der Neumarkter Archivare
und eine der wenigen derartigen Publikationen jener Zeit, die von einer Kreisbehörde
der Nationalarchive herausgebracht wurde.
In dem Leitartikel mit dem Titel „Am Beginn des Weges” schrieben wir
damals1.
Wir sind uns der schweren Aufgabe voll bewußt, die wir übernommen
haben, aber wir sind auch der festen Überzeugung, daß wir trotz der materiellen
9
10. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
Schwierigkeiten, in denen sich unsere Istitution derzeit befindet, dieses Jahrbuch
rhythmisch veröffentlichen können, damit es ein Spiegelbild der Tätigkeit der
rumänischen Archivare sein wird
Dieses Jahrbuch ist das Ergebnis der Verbindung der Begeisterung der jungen
Generation von Archivaren aus der Zeit nach der Wende von 1989, von denen
viele in der im Jahre 1992 gegründeten Bukarester Fakultät für Archivwissenschaft
ausgebildet wurden, mit der Erfahrung und der Reife der Archivare, die ihre
Tätigkeit viel früher begannen. So konnten die Archivare Grundlagen legen für die
Nationalarchive Rumäniens, die dazu berufen sind, die schriftliche Überlieferung
der Bevölkerung Rumäniens zu bewahren, auf Grund derer die wahre Geschichte
„sine ira et studio“ frei von allen Leidenschaften neu geschrieben werden kann.
Es gelang uns nur fünf Bände dieses Jahrbuches in den Jahren 2002 – 2005.
Obwohl wir voller Optimismus dieses Vorhaben begonnen hatten, überwanden
uns die materiellen Schwierigkeiten und leider mußte die weitere Veröffentlichung
unterbrochen werden.
Zehn Jahre seit dem Erscheinen des ersten Bandes und fünf Jahre seit dem
letzten herausgebrachten Band haben wir die Wiederaufnahme der Veröffentlichung
einer neuen Folge des Jahrbuches der Archive des Kreises Mureş beschlossen. Das
Erscheinen dieses Jahrbuches erfolgt mit der Bürgschaft eines Wissenschaftlichen
Beirates, dem bedeutende Persönlichkeiten der rumänischen Historiographie
angehören, Akademiemitglieder, Hochschulprofessoren, Forscher und Archivare.
All diesen danken wir für die Ehre, die sie uns erwiesen haben, indem sie die
Mitgliedschaft in diesem Beirat angenommen haben, ebenso danken wir auch auf
diesem Wege für die finanzielle Hilfe von großzügigen Spendern. Siehe ihre Liste
am Ende dieses Bandes.
Wir werden die Struktur bewahren, die sich in den bisherigen vier Ausgaben
herausgebildet hat.
Wir werden eine Rubrik Archivwissenschaft haben, eine weitere mit
Abhandlungen die auf Grund von Archivdokumenten verfaßt sind, wir werden
ungedruckte Urkunden veröffentlichen, Buchbesprechungen und Vorstellungen von
Fachpublikationen.
Eine Neuigkeit wird die ständige Rubrik „Siebenbürgische Archivare” sein,
in der wir die Biographien siebenbürgischer Archivare veröffentlichen werden, die
nicht mehr unter uns weilen.
Diese Biographien sollen später in einem Band mit dem gleichen Titel
veröffentlicht werden. Unser Vorhaben soll das Andenken unserer Vorgänger ehren,
die die Archivdokumenrte gesammelt und bewahrt haben, die sie verzeichnet und
der wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung gestellt haben. Ohne die Vorarbeit
10
11. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
der Archivare hätten viele Forscher keine grundlegenden historischen Arbeiten
verfassen können.
Einige von diesen Archivaren waren wahre Gelehrte, Geschichtsforscher
und Kenner der Sprachen und der Paläographien, in denen die Dokumente in den
rumänischen und auch in ausländischen Archiven geschrieben waren.
His dictis et scriptis, sit in hora bona!
Neumarkt am Mieresch, am 14. September 2012, am Festtage der
Kreuzerhöhung.
Dr. Liviu Boar,
Herausgeber und Chefredakteur.
UN NOUVEAU DÉBUT
Il y a dix ans, en l’an de grâce 2002, une nouvelle publication spécialisée
paraissait à Târgu Mureş. Éditée par la Direction départementale des Archives
Nationales, la publication était intitulée Répertoire des Archives de Mureş.
Naissait ainsi la première publication spécialisée des archivistes de Târgu
Mureş. À l’époque, ce répertoire édité par une structure départementale des Archives
Nationales était une des rares publications de ce genre.
Voilà ce que nous écrivions dans l’éditorial intitulé UN NOUVEAU DÉBUT:
Nous sommes parfaitement conscients de la lourde mission que nous avons
assumée. Pourtant, nous avons la ferme conviction qu’en dépit des difficultés
matérielles auxquelles est confrontée notre institution nous réussirons à publier
régulièrement ce répertoire – un miroir de l’activité archivistique roumaine. Le
répertoire est une fusion entre l’enthousiasme de la jeune génération d’archivistes
(née après 1989), dont beaucoup sont diplômés de la Faculté d’Archivistique
de Bucarest (créée en 1992) et l’expérience et la maturité des archivistes ayant
commencé leur activité il y a longtemps, jetant les bases de cette institution. Cette
institution est une mémoire écrite du peuple roumain. L’histoire objective, « sine
ira et studio », sera écrite en s’appuyant sur ces bases.
Dans la période 2002-2005, nous n’avons réussi à publier que cinq numéros
de ce répertoire.
En dépit de l’optimisme qui a marqué le début de ce projet, les difficultés
matérielles nous ont terrassés. La parution de ce répertoire a malheureusement dû
être suspendue.
Dix ans après la parution du premier numéro et sept ans après la parution du
dernier, nous avons décidé de reprendre la publication de la NOUVELLE SÉRIE
11
12. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
du Répertoire des Archives de Mureş. Cette démarche est soutenue par un Conseil
Scientifique dont les membres sont des personnalités marquantes de l’historiographie
roumaine, ainsi que des académiciens, des chercheurs, des archivistes. Nous leurs
remercions de nous avoir fait l’honneur de faire partie de ce conseil. De même, nous
tenons à remercier nos sponsors pour avoir soutenu financièrement notre projet.
Nous allons maintenir la structure adoptée pour les 4 numéros antérieurs (une
rubrique d’archivistique; une rubrique dédiée aux études basées sur des documents
d’archive). Nous allons publier des documents d’archive inédits, des recensions et
des présentations de publications spécialisées.
Nous introduirons une nouvelle rubrique permanente intitulée ARCHIVISTES
TRANSYLVANIENS, dans laquelle nous publierons des biographies d’archivistes
transylvaniens qui, malheureusement, ne se trouvent plus parmi nous.
Ces biographies seront publiées par la suite dans un volume portant le même
titre. Le but de ce projet est d’honorer la mémoire des archivistes, parfois anonymes,
qui ont rassemblé, gardé et inventorié les documents, les mettant à la disposition des
chercheurs. Sans ce travail, de nombreux chercheurs n’auraient pas pu élaborer des
ouvrages fondamentaux pour le domaine de l’histoire nationale.
À leur tour, les archivistes étaient de véritables érudits, des chercheurs-
historiens, maîtrisant les langues et les paléographies des documents gardés dans les
archives roumaines et, parfois, étrangères.
Ceci dit, espérons que ce projet sera couronné de succès!
Târgu Mureş, le 14 septembre 2012, Fête de la Croix Glorieuse
Dr. Liviu BOAR
Rédacteur en chef
EGY ÚJ KEZDET
Egy évtizeddel ezelőtt, 2002-ben jelent meg a Maros megyei kiadványok
között egy új szakfolyóirat, amelyet Románia Nemzeti Levéltára Maros Megyei
Igazgatósága adott ki, A Maros Megyei Levéltár Évkönyve címmel.
Napvilágot látott a Maros megyei levéltárosok első szakkiadványa, amely az
időszak egyik első olyan szakfolyóirata volt amelyet a Román Nemzeti Levéltárak
egy területi szerve adott ki.
Íme, mit írtam akkor a kiadói előszóban, AZ ÚT KEZDETÉN címmel:
Tudatában vagyunk a nehéz feladatnak amelyet felvállaltunk, de szilárd a meg
győződásünk, hogy az anyagi nehézségek ellenére, amelyeken az intézményünk
átmegy, sikerült majd időszakosan kiadnunk ezt az évkönyvet, hogy egy
tükre legyen a román levéltárosok tevékenységének. Az évkönyv az 1989
12
13. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
utáni ifjú levéltáros nemzedék lelkesedésének és a már sok éve tevékenykedő
levéltárosok kiforrottságának eredménye, azon idős kollégáké, akik letették
ezen intézmény alapjait. A levéltárunk célja hogy megőrizze a román nemzet
írott emlékezetét, amely alapján újra kell írni az igazi történelmet „sine ira et
studio” megszabadítva mindenféle elfogultságtól.
Sajnos csak öt kötetet tudtunk közölni az évkönyvből 2002-2005 között, és
azon optimizmus dacára, amellyel elindítottuk a sorozatot, az anyagi nehézségek
erősebbnek bizonyultak, és sajnos fel kellett függesztenünk az évkönyv kiadását.
De tíz évvel az első szám, és hat évvel az utolsó kötet kiadása után, újraindítjuk
a Maros Megyei Levéltár Évkönyve Új sorozatát, amely minőségére garancia
a szerkesztői Tudományos Tanács, amelynek tagjai a romániai és nemzetközi
történetírás jeles személyiségei, akadémikusok, egyetemi tanárok, kutatók,
levéltárosok, akiknek megköszönjük azt a megtiszteltetést, hogy elvállalták a
részvételt. És itt köszönjük meg szponzoraink nagyvonalú anyagi támogatását.
Az új sorozatban is megtartjuk azt a szerkezetet, amely kikristályosodott
az előző négy kötetben: lesz egy levéltártan fejezetünk, egy másik, amelyben a
levéltári kutatásokon alapuló tanulmányokat közlünk, egy harmadik, amelyben
eddig ismeretlen levéltári dokumentumokat adunk közre, közlünk recenziókat, és
szakkiadványokat is ismertetünk.
Egy újdonság lesz az „Erdélyi Levéltárosok” – állandónak tervezett - fejezet,
amelyben olyan erdélyi levéltárosok életrajzát közöljük, akik már nincsenek
közöttünk.
Ezeket az életrajzokat utólag egy azonos című kötetben tervezzük közölni. Ez
egy olyan terv, amelynek célja a – sokszor ismeretlen – elődök emlékének tisztelete,
akik hozzájárultak az iratok összegyűjtéséhez, megőrzéséhez, feldolgozásához és a
tudományos kutatásra való közreadásához. Munkájuk nélkül sok kutató nem tudott
volna a nemzet történelme szempontjából alapvető munkákat elkészíteni.
A maguk során ezek a levéltárosok széleskörű tudással rendelkeztek, igazi
történelemkutatók voltak, a romániai és külföldi levéltárakban őrzött iratok
nyelvének és paleográfiájának jó ismerői.
Ezeket előrebocsátva azt kívánom, hogy az új kiadvány szerencsés csillagzat
alatt szülessen!
Marosvásárhely, 2012 szeptember 14, a Szent Kereszt ünnepén.
Dr. LIVIU BOAR
főszerkesztő
13
17. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
PSIHOLOGIA INIŢIERII ŞI DESFĂŞURĂRII CONTROLULUI LA
CREATORII ŞI DEŢINĂTORII DE DOCUMENTE
Nicoleta – Luiza ILIE
În cadrul atribuţiilor funcţionarului public din arhive, un rol determinant în
proiectarea imaginii instituţiei îl are activitatea de îndrumare şi control la creatorii şi
deţinătorii de documente. De modul de desfăşurare a întregii acţiuni şi de atitudinea
adoptată de inspectorul de teren, depinde reuşita sau eşecul acestei activităţi. Relaţiile
inter-umane sunt una dintre cele mai complexe şi sensibile laturi ale activităţii
arhivistice. Accentul care se pune în ultimul timp pe relaţia cu cetăţeanul, atitudinea
funcţionarului public în faţa cetăţeanului, reclamă un studiu aprofundat atât a
metodelor de lucru în concordanţă cu legile arhivistice, cât şi analiza tipologiilor
umane întâlnite în munca de teren, determinând în cele din urmă formarea unei
personalităţi şi atitudini competente şi complete, din punct de vedere profesional, a
lucrătorului din arhive. Formarea profesională a arhivistului începe întotdeauna cu
aprofundarea legislaţiei în domeniu şi cunoaşterea întregii legislaţii de specialitate.
Numai prin aplicarea legislaţiei, aceasta devine cunoscută şi respectată atât de cel
care o promovează, cât şi de cel căruia i se adresează. Capacitatea de adaptare la
situaţiile neprevăzute şi de reacţie la stres, profesionalismul în abordarea problemelor
ridicate de partenerii de discuţie, sunt calităţi pe care legea le cere, dar care nu pot
fi dobândite decât în urma experienţei profesionale şi cu implicarea activă în faţa
provocărilor societăţii. Psihologia umană joacă un rol foarte important în activitatea
publică pe care inspectorul de teren o dezvoltă în activitatea de control şi acordare
a asistenţei de specialitate. De cele mai multe ori abordarea din perspectiva socio-
umană este mai valoroasă şi cu rezultate mai rapide decât o abordare strict legislativă
şi ultimativă. În activitatea sa, lucrătorul de teren are de înfruntat caractere umane
şi situaţii determinate de factorul uman. Gestionarea acestor situaţii este un factor
de evaluare ulterioară a acţiunii de control, iar rolul inspectorului de teren poate fi
determinat şi de răspunsul (pozitiv sau negativ) al unităţii controlate. Contrar altor
domenii de activitate, în care răspunsul pe termen scurt este cel mai bine evaluat,
în domeniul arhivistic impactul pozitiv pe termen lung şi prelungirea în timp a
activităţilor ce se efectuează asupra unei arhive este un factor pozitiv şi denotă o
reuşită a inspectorului de teren pentru unitatea respectivă. Implicarea pe termen
lung a factorilor de decizie şi condensarea permanentă a relaţiilor profesionale în
domeniul prelucrării şi conservării documentelor, nu fac decât să confirme rolul
deosebit de important al acţiunilor întreprinse de instituţia Arhivelor, prin intermediul
inspectorilor de teren. Imaginea instituţiei este astfel susţinută şi îmbunătăţită
permanent şi cu ajutorul profesioniştilor care sunt percepuţi numai din spatele uşilor
17
18. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
care ascund dosare prăfuite de vreme. Privită din perspectiva legislativă, activitatea
de acordare a asistenţei de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente are
o sferă largă de acoperire, dezvoltând paleta relaţiilor sociale prin prisma abordării
metodologice a problemelor arhivistice. Urmând firul metodologiei prin care un
lucrător atinge pragul dezvoltării la cote optime a relaţiilor din afara unităţii, la
nivel naţional au fost elaborate legi directe şi legi colaterale care aduc o imagine
de ansamblu asupra cerinţelor ce trebuiesc îndeplinite pentru afişarea în cadrul
legislativ a relaţiilor cu publicul.
Activitatea la creatorii şi deţinătorii de documente implică relaţiile cu
organizaţii de stat şi private, cu creatori persoane fizice şi juridice. Din această
perspectivă, legislaţia românească prevede o serie de norme şi reguli de conduită în
cadrul relaţiilor cu publicul şi a relaţiilor publice. Prima categorie salarială care are
prevăzută această activitate, este categoria funcţionarilor publici.
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici prevede, la art.
2 alin (3), activităţile desfăşurate de funcţionarii publici din perspectiva relaţiilor
publice şi principiile care stau la baza exercitării funcţiei publice1: legalitate,
imparţialitate şi obiectivitate; transparenţă; eficienţă şi eficacitate; responsabilitate,
în conformitate cu prevederile legale; orientare către cetăţean; stabilitate în
exercitarea funcţiei publice; subordonare ierarhică. Din analiza acestor principii se
poate dezvolta o întreagă filozofie a exercitării atribuţiunilor de serviciu. Extinzând
sfera aplicabilităţii şi depăşind cadrul legislativ, se poate afirma cu certitudine că
aceste principii sunt mai mult decât necesare în desfăşurarea activităţilor în orice
domeniu care presupune dezvoltarea unor relaţii inter-umane. Mai mult decât
atât, privite strict din perspectiva semnificaţiei lor „literare”, aceste principii au
guvernat dintotdeauna relaţiile dintre instituţii şi chiar mediul de afaceri. Privită
din perspectiva reglementării unor standarde salariale, Legea privind Statutul
funcţionarilor publici reflectă drepturile şi îndatoririle funcţionarilor publici. În ceea
ce priveşte relaţiile ce le dezvoltă funcţionarii publici în virtutea principiilor care
stau la baza funcţiei, legea defineşte câteva drepturi cu incidenţă asupra subiectului
lucrării de faţă2: dreptul la opinie; interzicerea discriminării între funcţionarii
publici, pe criterii politice, de apartenenţă sindicală, convingeri religioase, etnice,
de sex, orientare sexuală, origine socială sau de orice altă asemenea natură; dreptul
la informare; dreptul la asociere sindicală; dreptul la salariu; timp de lucru de 8 ore
pe zi şi de 40 de ore pe săptămână; autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia să
asigure funcţionarilor publici condiţii normale de muncă şi igienă de natură să le
ocrotească sănătatea şi integritatea fizică şi psihică; dreptul la asistenţă medicală,
proteze şi medicamente, în condiţiile legii; dreptul la pensie şi alte drepturi de
1 Legea nr. 188/1999.
2 Ibidem.
18
19. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
asigurări sociale de stat, potrivit legii; funcţionarii publici beneficiază, în exercitarea
atribuţiilor lor, de protecţia legii. Autoritatea sau instituţia publică este obligată
să asigure protecţia funcţionarului public împotriva ameninţărilor, violenţelor,
faptelor de ultraj cărora le-ar putea fi victimă în exercitarea funcţiei publice sau în
legătură cu aceasta. Pentru garantarea acestui drept, autoritatea sau instituţia publică
va solicita sprijinul organelor abilitate, potrivit legii. Legea a fost modificată la
alineatul 10, care se referă la dreptul la despăgubiri în cazul în care funcţionarul
public a suferit, din culpa autorităţii sau instituţiei publice, un prejudiciu material în
timpul îndeplinirii atribuţiilor de serviciu 3. În virtutea aceleaşi legi, sunt stabilite
şi obligaţiile funcţionarilor publici4 : îndeplinirea cu profesionalism, imparţialitate
şi în conformitatea cu legea a îndatoririlor de serviciu; abţinerea de la orice faptă
care ar putea aduce prejudicii persoanelor fizice sau juridice ori prestigiului
corpului funcţionarilor publici; respectarea normelor de conduită profesională şi
civică prevăzute de lege; să se abţină de la exprimarea sau manifestarea publică a
convingerilor şi preferinţelor lor politice, să nu favorizeze vreun partid politic sau
vreo organizaţie căreia îi este aplicabil acelaşi regim juridic ca şi partidelor politice;
îndeplinirea atribuţiilor ce le revin din funcţia publică pe care o deţin, precum şi
a atribuţiilor ce le sunt delegate; păstrarea secretului de stat, secretul de serviciu
precum şi confidenţialitatea în legătură cu faptele, informaţiile sau documentele de
care iau cunoştinţă în exercitarea funcţiei publice, în condiţiile legii, cu excepţia
informaţiilor de interes public; le este interzis să solicite sau să accepte, direct
sau indirect, pentru ei sau pentru alţii, în considerarea funcţiei lor publice, daruri
sau alte avantaje; rezolvarea, în termenele stabilite de către superiorii ierarhici,
lucrările repartizate; este interzis să primească direct cereri a căror rezolvare intră
în competenţa lor sau să discute direct cu petenţii, cu excepţia celor cărora le sunt
stabilite asemenea atribuţii, precum şi să intervină pentru soluţionarea acestor cereri;
respectarea regimului juridic al conflictului de interese şi al incompatibilităţilor,
stabilite potrivit legii.
Cariera profesională este unul dintre elementele de bază în desfăşurarea
activităţii. De modul cum sunt îndeplinite sarcinile de serviciu şi de calitatea
lucrărilor efectuate, depinde evoluţia carierei profesionale. La toate acestea se
adaugă ambiţia şi interesul pe care funcţionarul public le afişează în zona interesului
personal pentru dezvoltarea carierei profesionale. Legislaţia românească are
prevăzute, pentru categoria funcţionarilor publici, o serie de prevederi care stabilesc
principiile, metodele şi mijloacele prin care este organizată şi se poate dezvolta
cariera funcţionarilor publici. Legea defineşte cariera în funcţia publică ca fiind
3 Au fost menţionate doar drepturile care au incidenţă cu activitate de îndrumare şi control
la creatorii şi deţinătorii de documente.
4 Legea nr. 188/1999.
19
20. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
ansamblul situaţiilor juridice şi efectele produse, care intervin de la data naşterii
raportului de serviciu al funcţionarului public până în momentul încetării acestui
raport, în condiţiile legii5. Prin aceeaşi reglementare sunt stabilite şi principiile care
stau la baza organizării şi dezvoltării carierei funcţionarului public6: competenţa,
competiţia, egalitatea de şanse, profesionalismul, motivarea, transparenţa. Evaluarea
performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici cuprind o serie
de elemente care stabilesc cadrul general pentru formarea unui corp profesionist
de funcţionari publici. În conformitate cu prevederile legii, a fost elaborat Codul
de conduită al funcţionarilor publici7, care reglementează normele de conduită
profesională a funcţionarilor publici. Acestea sunt obligatorii pentru toţi funcţionarii
publici din cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice ale administraţiei publice
centrale şi locale, precum şi în cadrul autorităţilor administrative autonome şi are
ca obiective creşterea calităţii serviciului public, o bună administrare în realizarea
interesului public, eliminarea birocraţiei şi a faptelor de corupţie din administraţia
publică, prin8: reglementarea normelor de conduită profesională; informarea
publicului cu privire la conduita profesională a funcţionarilor publici; crearea
unui climat de încredere şi respect reciproc între cetăţeni şi funcţionarii publici
– pe de o parte – şi între cetăţeni şi autorităţile publice, pe de altă parte. Acelaşi
Cod emite şi principiile care guvernează conduita profesională a funcţionarilor
publici9: supremaţia Constituţiei şi a legii; prioritatea interesului public; asigurarea
egalităţii de tratament a tuturor cetăţenilor în faţa autorităţilor şi instituţiilor publice;
profesionalismul; imparţialitatea şi independenţa; integritatea morală; libertatea
gândirii şi a exprimării; cinstea şi corectitudinea; deschiderea şi transparenţa. Pe
baza acestor principii, au fost elaborate Normele generale de conduită profesională
a funcţionarilor publici10, care cuprinde 15 enunţuri de care funcţionarii publici se
ghidează în desfăşurarea activităţilor stabilite conform fişei postului : asigurarea
unui serviciu public de calitate, loialitatea faţă de Constituţie şi lege, loialitatea
faţă de autorităţile şi instituţiile publice, libertatea opiniilor, respectarea eticii în
activitatea publică, neefectuarea de activităţi politice, respectarea legii în folosirea
imaginii proprii, conduita în cadrul relaţiilor internaţionale, interdicţia privind
acceptarea cadourilor, serviciilor şi avantajelor, participarea la procesul de luare a
5 Hotărârea nr. 611, din 4 iunie 2008, pentru aprobarea normelor privind organizarea şi
dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, publicată în Monitorul Oficial nr. 530, din 14 iulie 2008,
art. 2.
6 Idem, art. 4.
7 Codul de conduită al funcţionarilor publici, publicat în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr.
525, din 2 august 2007, art. 2.
8 Ibidem.
9 Idem, art. 3.
10 Ibidem.
20
21. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
deciziilor, obiectivitate în evaluare, respectarea legii în exercitarea prerogativelor de
putere publică, respectarea legii în utilizarea resurselor publice, limitarea participării
la achiziţii, concesionări sau închirieri, coordonarea, monitorizarea şi controlul
aplicării normelor de conduită profesională se efectuează prin Agenţia Naţională a
Funcţionarilor Publici.
Prima lege democratică a Arhivelor Naţionale, adoptată în 1996, stabileşte
principiile de funcţionare ale acestei instituţii greu încercată de-a lungul timpului.
Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale11 este baza legală în care se desfăşoară
activitatea instituţiei şi care reglementează relaţiile cu persoanele fizice şi juridice,
inclusiv prin prisma acordării asistenţei de specialitate şi a relaţiilor cu publicul.
Elaborarea acestei legi a fost punctul de plecare în schimbarea opticii în ceea
ce priveşte relaţiile publice şi relaţiile cu publicul, în democratizarea instituţiei
Arhivelor şi în afirmarea principiilor care, ulterior, au fost cuprinse în legile
colaterale. Articolul 4 al legii are prevederi referitoare la creatorii şi deţinătorii de
documente. Acest articol deschide calea acordării asistenţei la creatorii şi deţinătorii
de documente şi trasează obiectivele controlului de specialitate. Activitatea de
control şi asistenţă de specialitate este unul din atribuţiile Arhivelor Naţionale şi
este cuprinsă în prevederile art. 5. Constatările de pe teren au demonstrat faptul
că legislaţia arhivistică nu este pe deplin cunoscută, şi cu atât mai puţin aplicată
la creatorii şi deţinătorii de documente, cu toate că legea are o prevedere specială
pentru activitatea de arhivă de la aceştia, cuprinsă în art. 7–13 şi 23-2412. În ceea
ce priveşte abordarea legislativă a activităţii de arhivă de la creatorii şi deţinătorii
de documente, de-a lungul timpului s-au încercat îmbunătăţiri în funcţie de evoluţia
societăţii. Una dintre problemele cu care se confruntă inspectorii de teren este
problema spaţiilor de arhivă. Spaţiile de depozitare a arhivelor au fost întotdeauna
„punctul slab” al creatorilor şi deţinătorilor de documente. Legislaţia de specialitate
în domeniu construcţiilor nu a prevăzut şi o corelare cu Legea nr. 16/1996. Astfel, în
cele mai multe cazuri, spaţiul de depozitare nu numai că nu corespunde din punct de
vedere structural cu destinaţia acestuia, dar prezintă şi diferite grade de periculozitate
pentru documente şi personalul responsabil din unitatea respectivă13. De cele mai
multe ori, creatorii apelează la art. 13 al Legii nr. 16/1996 şi consideră că amenajarea
unui spaţiu de depozitare a documentelor este o problemă „care mai poate aştepta”.
Legislaţia arhivistică a încercat de-a lungul timpului să reglementeze cât mai bine
şi să impună reguli de păstrare şi conservare a documentelor, astfel încât să se evite
distrugerea fizică şi chimică a acestora. Legea nr. 16/1996 dezvoltă mult articolul
11 Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 / 1996, publicată în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr.
71, din 9 aprilie 1996.
12 Ibidem.
13 Ibidem.
21
22. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
17 al Decretului nr. 472/1971, care cuprindea doar două rânduri în ceea ce priveşte
păstrarea documentelor : „Documentele se păstrează în depozite construite special
pentru arhivă sau în încăperi amenajate în acest scop. Depozitele de arhivă trebuie
să fie dotate cu mijloace adecvate de păstrare şi prevenire a incendiilor.” Odată cu
Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale se aduc foarte multe lămuriri atât în ceea ce
priveşte spaţiul de depozitare a documentelor, cât şi în privinţa obligaţiilor creatorilor
şi deţinătorilor de documente. O întreagă secţiune, Secţiunea a III-a, este dedicată
păstrării documentelor. Art.12 al legii prevede, pe lângă obligativitatea păstrării
documentelor în condiţii corespunzătoare astfel încât să fie evitate distrugerea,
degradarea, sustragerea ori comercializarea ilegală, şi obţinerea unui aviz din partea
Arhivelor Naţionale sau a direcţiilor sale judeţene, care condiţiona construcţia unui
nou sediu de existenţa unui spaţiu destinat păstrării arhivei. Poate că şi formularea
din lege a acestei condiţii „noile clădiri vor fi avizate de Arhivele Naţionale numai
dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor”, a dat naştere la interpretări,
în sensul că dacă nu era prevăzut un spaţiu de depozitare a documentelor nu mai era
necesar avizul instituţiei Arhivelor şi, cu atât mai mult cu cât acesta era necesar numai
pentru noile sedii, cele construite anterior elaborării Legii nr. 16/1996 fiind absolvite
de această obligativitate. Pe baza acestei prevederi au fost elaborate Instrucţiunile
privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de
conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, care la
art. 81 – 108 sunt prevăzute condiţiile pe care trebuie să le întrunească depozitul de
arhivă, pornind de la amplasarea acestuia şi până la dotarea sa interioară. Dezvoltarea
art. 7 din Legea nr. 16/1996 şi stabilirea atribuţiilor personalului de la compartimentul
de arhivă de la creatori, au deschis cu succes calea acordării asistenţei de specialitate
din partea Arhivelor Naţionale14. Avizul din partea Arhivelor a fost obiectul unui
Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor
de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici
şi privaţi de arhivă15. Pentru că nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României
şi mai ales din cauza omiterii prevederii şi în legile colaterale a acestei condiţii,
Normativul a avut mai mult un caracter intern, aplicabilitatea acestuia fiind posibilă
doar atunci când, în urma controalelor la creatori, acesta a fost adus la cunoştinţa
lor. Acesta prevedea condiţiile pe care trebuia să le întrunească un spaţiu destinat
păstrării arhivei precum şi formalităţile necesare avizului. Modificările ulterioare
ale legii Arhivelor Naţionale nu au schimbat sau actualizat cu realitatea prevederile
Normativului.
14 Idem, art. 5.
15 Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de
depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă,
aprobat prin Ordinul de zi al Directorului general al Arhivelor Naţionale nr. 235 din 5 iulie 1996.
22
23. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
Noţiunile privind evidenţa documentelor, gruparea documentelor în dosare,
inventarierea documentelor, predarea acestora la compartimentul de arhivă,
selecţionarea documentelor, folosirea documentelor, organizarea depozitului
de arhivă, păstrarea documentelor şi depunerea acestora la Arhivele Naţionale,
toate aceste probleme fac obiectul Instrucţiunilor care devin astfel un manual al
lucrătorului în arhive şi, totodată, un îndrumător de valoare în organizarea activităţii.
În încercarea de a reglementa cât mai eficient activitatea de acordare a asistenţei
de specialitate din partea Arhivelor Naţionale, a fost emis un Ordin al Ministrului
Administraţiei şi Internelor, publicat în Monitorul oficial, prin care s-a încercat
„oficializarea” documentelor de control întocmite de inspectorii de teren. La
sfârşitul anului 2006, legislaţia arhivistică „s-a îmbogăţit” cu o nouă reglementare
care adaugă la zestrea Patrimoniului Arhivistic Naţional şi documentele deţinute
de A.V.A.S. Această ultimă reglementare în domeniu este benefică dacă privim
lucrurile din punct de vedere al prelucrării documentelor. Se elimină – în mare parte
– preluarea documentelor fără evidenţe, aşa-zisele preluări „în regim de urgenţă”, dar
se introduce obligativitatea preluării de către instituţia Arhivelor a unor documente
care nu prezintă importanţă documentar istorică foarte mare, dar care sunt încadrate,
conform Nomenclatoarelor arhivistice, la termenul de păstrare permanent şi fiind
astfel incluse în Fondul Arhivistic Naţional.
O altă reglementare se referă la arhivarea documentelor în formă electronică.
Astfel Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă
electronică16 stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi
utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate
într-o arhivă electronică. Se prevede că „operaţiunile de prelucrare arhivistică
a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii
Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum
şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei
cu caracter public sau privat”. Este definită terminologia de specialitate şi sunt
reglementare metodele de lucru în domeniul arhivării electronice. Furnizarea
serviciilor de arhivare a documentelor în formă electronică sunt un domeniu care
încă nu intră în atribuţiile Arhivelor Naţionale. Cu toate că este prevăzut, în art. 4, că
„orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente
în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile prezentei legi” se
poate spune că aici s-a produs o ruptură de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996,
nu neapărat din perspectiva legislativă, cât mai ales din punct de vedere logistic,
întrucât Arhivele Naţionale nu deţin în prezent resursele necesare gestionării unei
arhive electronice. Mai mult decât atât, la art. 5 legea precizează că „furnizarea
16 Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică,
publicată în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr. 345 din 22 mai 2007.
23
24. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se
desfăşoară în concordanţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea
actelor normative în vigoare.” În aceste condiţii, orice prelucrare a informaţiei în
format electronic este liberă de orice răspundere pentru integritatea persoanelor
care gestionează aceste programe. Cu toate că este invocată legislaţia arhivistică,
anumite reglementări din această lege nu fac în totalitate obiectul prevederilor Legii
nr. 16/1996.
Încă de la începuturi, instituţia Arhivelor şi-a impus norme de funcţionare şi
planificare a activităţilor. Astfel, Jurnalul Sfatului Administrativ al Ţării Româneşti
din 9 iunie 1831, stabilea regulile pentru evidenţa arhivei. Pentru a „să păzi o bună
orânduială şi a să găsi cu înlesnire orice hârtie va cere trebuinţă”, în Jurnal se fixează
ca dosarele (deliile) ce urmau să fie depuse la Arhive să fie trecute în două inventare
(opise), unul la arhivar iar al doilea la instituţia ce le depunea; arhivarul trebuia să
le aranjeze pe ani şi pe dregătorii (instituţii) şi să le dea numărul Arhivei, pe lângă
numărul lor; numărul se dădea de la 1 pentru un an întreg; pentru toate dosarele ce
se primeau de la orice instituţie, trebuiau ţinute registre deosebite pentru fiecare
an 17. Până în anul 1935 când apare prima lege a Arhivelor, s-a lucrat îndeosebi
după acest jurnal, îmbunătăţit în 1840 şi 187218. Abia cu H.C.M. 1.119/1957 se
stabileşte ca o sarcină de bază pentru toate instituţiile, obligaţia de a organiza arhive
proprii, conform unui Regulament întocmit de comun acord cu Arhivele Statului,
să înfiinţeze servicii, secţii, birouri de arhivă sau să desemneze un responsabil cu
arhiva. În cazul când cantitatea de arhivă sau se desemneze un responsabil cu arhiva.
În cazul când cantitatea de arhivă nu necesită o muncă intensă, responsabilitatea
lucrărilor de arhivă poate şi trebuie să fie încredinţată unei persoane care îndeplineşte
şi alte munci, numită printr-o decizie a conducerii19. În aceste condiţii, prelucrarea
arhivei la creatori s-a efectuat alternativ cu efectuarea altor activităţi. Lipsa
personalului sau distribuirea pe mai multe sectoare de lucru, între care şi „arhiva”,
a dus la constituirea la unităţi a unei arhive răvăşite, ordonată incorect care, odată
ajunsă în păstrarea Arhivelor, nu corespunde standardelor de prelucrare arhivistică.
De aici şi până la elaborarea unui plan de prelucrare arhivistică a documentelor
nu a fost decât un pas. Necesitatea planificării etapelor de prelucrare arhivistică a
documentelor este cu atât mai imperativă cu cât numărul de solicitări de documente
de importanţă ştiinţifică sau practică a crescut în procent covârşitor după anul 1990.
Cantitatea şi varietatea materialului documentar aparţinând Fondului Arhivistic
Naţional este foarte mare. Cercetarea şi folosirea acestei mari cantităţi de arhivă este
17 Marcel Dumitru Ciucă
18 Idem.
19 M. Soveja, M. Lăzărescu, Prelucrarea tehnico-ştiinţifică a materialelor documentare din
Fondul Arhivistic de Stat, în „Revista Arhivelor”, nr. 2/1962, p. 222.
24
25. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
imposibilă fără instrumente arhivistice de evidenţă care să orienteze cercetătorul în
cunoaşterea fondurilor şi a conţinutului lor 20. Prelucrarea documentelor trebuie
să se facă într-o ordine prestabilită. Astfel, după elaborarea nomenclatorului
arhivistic se trece la constituirea documentelor în dosare, pe direcţii, servicii etc.21
Dosarele trebuie să fie cusute, numerotate, certificate, îndepărtându-se toate acele,
clamele şi filele nescrise. După terminarea acestor operaţiuni urmează inventarierea
materialelor documentare. La prima vedere, până aici totul pare simplu, dar tocmai
această constituire a dosarelor este problema principală a arhivisticii. Pornind de
la elaborarea nomenclatorului arhivistic şi până la selecţionarea documentelor,
sistemul de lucru este acelaşi, fiind bazat pe aceleaşi principii. Modul de aplicare a
acestui sistem diferă de la un creator la altul şi, odată ajunse în depozitele Arhivelor
Naţionale, aceste documente trebuiesc prelucrate corect de specialiştii noştri,
conform instrucţiunilor în vigoare, pentru ca posteritatea să aibă o imagine cât mai
fidelă asupra evoluţiei, pe ansamblu, a societăţii. Aici intervine rolul inspectorului
de teren, de a cărui experienţă, dăruire şi abilitate depinde prelucrarea arhivistică a
documentelor creatorului şi, implicit circuitul acestora până în depozitele Arhivelor
Naţionale. De aceea, pornind de la planificarea activităţii de control şi terminând
cu preluarea documentelor în depozitele noastre, întreaga activitate trebuie să se
desfăşoare după o planificare bine stabilită, astfel încât să nu fie omis nici un aspect
şi să nu fie trecută cu vederea nicio problemă sau prioritate în acordarea asistenţei
de specialitate.
În ultimii ani, datorită reducerii activităţii la marile întreprinderi, controalele
s-au axat în principal pe ramurile învăţământ, administraţie şi agricultură, pe
considerentul că acestea acoperă aproape toate domeniile de activitate, atât la
nivel comunal cât şi în mediul urban. Atenţia Arhivelor a fost îndreptată, după
1990, spre agricultură, ramura care a fost lovită din plin de urgia transformării.
Desfiinţarea formelor de cooperativizare, transformarea întreprinderilor agricole de
stat şi a staţiunilor de mecanizarea agriculturii în noi unităţi agricole, a aruncat valul
arhivei asupra primăriilor, care s-au văzut nevoite să accelereze ritmul întocmirii
evidenţelor pentru documentele proprii şi să preia din mers şi arhivele unităţilor
desfiinţate. În aceste condiţii, lucrătorii din Arhive au fost puşi în faţa unor situaţii
neprevăzute dar, cu o planificare realistă şi bine fundamentată legislativ, au reuşit
stăpânirea şi preluarea controlului asupra întregului sistem de preluare şi prelucrare
arhivistică a acestor documente. Planificarea controlului la unităţi este stabilită
anual, pentru fiecare lucrător, în funcţie de următorii factori : situaţia juridică a
unităţii, periodicitatea controalelor anterioare, importanţa unităţii, localizarea
20 C. Timaru, Despre pregătirea cadrelor de specialitate în domeniul arhivisticii, în „Revista
Arhivelor”, nr. 1/1959, p. 165.
21 M. Soveja, M. Lăzărescu, op.cit., p. 230.
25
26. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
acesteia pe raza judeţului, cantitatea de arhivă, valoarea documentelor, personalul
disponibil. Numai procedând astfel reuşim să distingem esenţialul de amănuntul
neconcludent, fără caracter general. Desigur, atunci când dintr-un motiv sau altul
se ivesc situaţii deosebite, asupra cărora trebuie luate măsuri pe loc şi fără ezitări,
acestea stau în prim-planul asistenţei de specialitate şi, în funcţie de împrejurări, se
iau măsurile corespunzătoare. La rândul său, fiecare inspector de teren îşi planifică,
în funcţie de planul de muncă stabilit pentru fiecare trimestru, numărul unităţilor
ce urmează a fi controlate lunar şi, în cadrul lunii având în vedere aceeaşi factori
generali, data la care va efectua acţiunea de îndrumare şi control, întocmind un
plan metodic de control. Consider că metoda ideală de efectuare a unui control
este formarea de echipe de inspectori, care să aibă în componenţă reprezentanţi din
toate forurile de control locale (administraţie, interne, sănătate publică, finanţe),
pentru a sensibiliza creatorul în respectarea tuturor măsurilor stabile şi pentru a
atrage atenţia reprezentanţilor instituţiilor din care fac parte membrii echipei de
control, asupra obiectivelor ce ar putea face şi subiectul unor controale interne din
partea conducerii ramurilor de activitate. Astfel, dacă în învăţământ, spre exemplu,
la controlul efectuat la o şcoală ar participa şi un reprezentant al inspectoratului
şcolar judeţean, un inspector de la Direcţia de Sănătate Publică şi un reprezentant
al administraţiei locale alături de inspectorul coordonator al controlului din partea
Arhivelor Naţionale, ar avea un impact mult mai mare constatările specialistului
de la Sănătate Publică în materie de întreţinere a spaţiului de depozitare, igiena
documentelor şi a muncii, apoi ale inspectorului şcolar privind probleme de personal
şi gestiunea documentelor şi, nu în cele din urmă, ale reprezentantului administraţiei
locale, care ar putea participa la stabilirea măsurilor şi termenelor în mod realist,
astfel încât să se aducă la cunoştinţa tuturor acestor factori responsabilităţile şi
necesităţile unităţii controlate. În acest fel, fără a submina autoritatea Arhivelor în
materie de acordare a asistenţei de specialitate la creatorii şi deţinătorii de arhivă,
s-ar crea o sferă relaţională determinantă pentru respectarea în mod consecvent
şi realist a prevederilor legale în materie de documente şi, totodată, ar putea fi o
formă de popularizare a activităţii şi rolului Arhivelor în sistemul social, legislativ
şi de administrare a Patrimoniului Arhivistic Naţional. Alternativa acestei soluţii de
efectuare a unui control cu eficienţă maximă este informarea conducerii superioare
unităţii controlate asupra neregulilor constatate de inspectorul de specialitate dar
propagarea în rândul factorilor de decizie ar avea efect întârziat.
În cadrul activităţilor desfăşurate de Arhivele Naţionale, un spaţiu major
îl ocupă activitatea de control la creatorii şi deţinătorii de documente. Cu toate
că în legislaţia arhivistică această activitate cuprinde şi asistenţa de specialitate,
consider că ar trebui acordată o atenţie specială numai controlului, pentru că numai
în urma constatărilor efectuate în urma acestei acţiuni se poate determina măsura
26
27. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
în care – ulterior – unitatea controlată are nevoie de asistenţă de specialitate din
partea instituţiei noastre şi ce anume implică această asistenţă. În cadrul activităţii
de planificare anuală a creatorilor şi deţinătorilor de documente care urmează a fi
controlaţi, se urmăresc o serie factori determinanţi, care stabilesc atât importanţa
unităţilor controlate, a documentelor create, cât şi „prezenţa” acestora în plan local.
Astfel, nu se poate delimita criteriul importanţei documentelor de cel al activităţii
unităţii. Din experienţa profesională în acest domeniu, pot afirma cu certitudine că o
unitate care are o cantitate mare de documente este în aceeaşi măsură şi generatoare
de documente istorice şi – implicit – necesită un mai mare interes din partea
specialiştilor noştri. Dar, în aceeaşi măsură, şi o unitate care creează o cantitate mică
de documente, poate avea importanţă pentru istoria locală. Există două categorii de
unităţi care generează cantităţi mici de documente, dar care joacă un rol destul de
mare în plan local : unităţile care nu sunt sedii centrale, ci doar puncte de lucru pentru
sedii centrale aflate în alte locaţii şi unităţi care au o mare cantitate informaţională
stocată în format electronic, care au creat arhivă curentă sub formă de copii (faxuri,
xeroxuri, printări), iar arhiva istorică se află stocată în format electronic şi, astfel,
cantitatea de arhivă existentă se rezumă – fizic – doar la câţiva metri liniari. Mai
este o situaţie – destul de dificilă – şi cu care inspectorii din Arhivele Naţionale duc
o bătălie nesfârşită : arhiva unităţilor aflate în lichidare judiciară. Aceste arhive sunt
uneori dispărute fără urmă datorită neglijenţei foştilor lucrători şi, mai nou, datorită
noilor proprietari care nu acordă importanţa cuvenită arhivei istorice.
Toate aceste probleme generează principii care stau la baza „alegerii”
unităţilor ce vor face obiectul controlului periodic. Acestea se stabilesc ţinând cont
de două elemente majore :
- numărul limită de unităţi la care un lucrător poate acorda asistenţă de
specialitate într-un an calendaristic
- importanţa documentară a unităţilor de pe raza de competenţă
Aceste două elemente generează principiile după care sunt repartizate
unităţile pentru fiecare inspector :
- teritorialitatea – acest principiu se aplică în cazul în care inspectorul de
teren a mai efectuat controale în anii anteriori la unităţile dintr-o anumită zonă şi care
cunoaşte foarte bine atât problemele cu care se confruntă responsabilul cu arhiva din
acea unitate, cât şi activitatea de arhivă de-a lungul unei anumite perioade de timp
(verificare de nomenclatoare arhivistice, spaţii de arhivă, lucrări de selecţionare,
instruiri periodice).
Este foarte bine ca atunci când se creează o punte de legătură viabilă între
unitatea controlată şi inspectorul de teren, aceasta să fie menţinută şi frecvent
verificată, astfel încât încrederea în stabilitatea şi profesionalismul lucrătorilor din
Arhive să fie maximă şi să nu facă loc unor incertitudini şi instabilitate şi acordarea
27
28. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
asistenţei de specialitate. Datorită acestor legături profesionale stabilite între
reprezentantul instituţiei Arhivelor în relaţia cu creatorii şi deţinătorii de documente
şi personalul din unitatea respectivă, se poate realiza o colaborare eficientă şi
coerentă în problema desfăşurării activităţii de arhivă din fiecare unitate.
- frecvenţa controlului – are la bază sistemul repetabilităţii controlului la o
unitate, la un interval mai mic de 3 ani. Acest principiu este în strânsă legătură cu
principiul teritorialităţii, în sensul că, atunci când se planifică un control, automat se
induce şi acest principiu, prin „vizitarea” şi celorlalte unităţi de raza localităţii unde
se află unitatea controlată. Astfel, în cazul controlului la o instituţie administrativă
(primărie, şcoală), se efectuează şi control la unitatea sanitară din acea zonă sau la o
unitate bancară sau agricolă.
- distanţa – este un factor care este în strânsă legătură cu teritorialitatea. În
condiţiile actuale, este mai important ca oricând. Acest factor determină, de multe
ori, frecvenţa controlului.
Acest factor este în strânsă legătură cu factorul meteorologic În funcţie de
vreme se poate determina şi raza de desfăşurare a controlului.
- importanţa unităţii - este determinant în stabilirea priorităţilor de control.
Principalele elemente care determină importanţa unităţii sunt : cantitatea de
documente creată, domeniul de activitate, numărul de personal, transformările
istorice, zona de reşedinţă, importanţa sa în plan local.
- evoluţia istorică a unităţii – mai ales în cazul unităţilor în curs de lichidare,
care necesită o atenţie sporită
- măsurile şi termenele stabilite la controalele anterioare – este un element
de care se ţine cont mai ales în cazul controalelor tematice şi de revenire, precum
şi în cazul acordării asistenţei de specialitate pentru întocmirea nomenclatoarelor
arhivistice şi a lucrărilor de selecţionare.
- solicitarea din partea unităţii – sunt cazuri destul de frecvente în ultimul
timp, în care unităţile solicită asistenţă de specialitate, mai ales unităţile nou
înfiinţate şi care sunt „îndemnate” de forurile superioare să ia legătura cu unitatea
teritorială a Arhivelor Naţionale pentru a-şi defini activitatea de arhivă. Aici există
trei componente de care trebuie să ţinem seama.
Un prim element este vechimea unităţii. Dacă unitatea este nou înfiinţată şi
nu are o vechime mai mare de 2 ani, se poate vorbi doar de acordarea asistenţei de
specialitate şi finalizarea acestei activităţi cu o instruire colectivă pe probleme de
arhivă. În cazul unei unităţi cu o vechime mai mare de 3 ani, atunci se impune – pe
lângă instructajul efectuat la solicitarea unităţii – şi un control de specialitate pentru
a depista eventualele probleme cu care se confruntă.
Al doilea element este cantitatea de arhivă creată. Acest criteriu îl întâlnim
în aproape toate planificările de controale, fie ele tematice, de fond etc. Chiar dacă
28
29. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
unitatea este nou înfiinţată sau chiar dacă nu are o activitate în urma căreia să rezulte o
cantitate mare de documente cu caracter istoric, sunt cazuri în care sunt create foarte
multe documente cu termen permanent, mai ales cele de genul financiar-contabil
(acte justificative de cheltuieli). În acest caz, cele mai multe solicitări din partea
acestor unităţi vin pentru asistenţa în cazul întocmirii lucrărilor de selecţionare pentru
aceste documente. Şi se aici decurg o serie de înlănţuiri procedurale, pornind de la
existenţa sau inexistenţa unor căi de soluţionare a acestei probleme: nomenclator
arhivistic, comisie de selecţionare, spaţiu de arhivă etc.
Cel de-al treilea element îl constituie situaţia economică a unităţii, şi
aici mă refer la unităţile aflate în procedură de lichidare judiciară, care necesită
asistenţă imediată. La acest criteriu mai trebuie avut în vedere genul solicitării,
care în funcţie de caracterul acestuia îi este alocat un anumit timp : Nomenclatoare
arhivistice, lucrări de selecţionare, instruiri individuale sau colective, inventarierea
documentelor, organizarea depozitului de arhivă, verificare spaţii de arhivă, solicitări
de deplasare la sediul unităţilor pentru soluţionarea diferitelor probleme legate de
activitatea de arhivă etc.
- personalul disponibil. În ultimul timp, lipsa personalului specializat care
să efectueze controale la creatorii de documente, a devenit o problemă acută, în
condiţiile în care numărul creatorilor se măreşte an de an şi, mai ales, creşte numărul
unităţilor lichidate, care necesită atenţie imediată şi – de cele mai multe ori – fără
a putea fi planificate la control periodic. În cazul unui personal redus, format din
2 – 3 inspectori de teren dintr-un judeţ, de exemplu, unde numărul unităţilor care
funcţionează este de rangul sutelor, şi unde aceşti inspectori mai au şi alte sarcini se
serviciu, într-un an calendaristic nu se pot planifica mai mult de 20 – 25 de unităţi
pentru a fi controlate. Pe baza acestui criteriu (al numărului personalului disponibil)
planificarea se justifică mai mult ca oricând, celelalte elemente componente fiind
factori determinanţi în „alegerea” unităţilor dintr-un an calendaristic.
- situaţii neprevăzute – este un element despre care nu se poate spune că
intră în planificarea anuală a controalelor la creatori, dar care influenţează realizarea
planului. Este vorba de calamităţi naturale, accidente în urma cărora s-au produs
incendii, inundaţii sau chiar furturi sau distrugeri de documente, toate acestea
necesitând prezenţa la faţa locului a inspectorului de teren.
Planificarea lunară a controlului se face în funcţie de activităţile lunare, în
ansamblul lor. Datorită numărului redus de personal cu studii superioare, într-o
unitate judeţeană a Arhivelor Naţionale nu se pot delimita activităţile în funcţie
de specializarea personalului. Pe lângă activitatea la creatorii şi deţinătorii de
documente, un inspector trebuie să desfăşoare şi activităţi în interiorul unităţii cum
ar fi : activitate de valorificare, activităţi la nivel de depozit (fondare, ordonare,
inventariere, selecţionare, sistematizare), referate în urma verificărilor de spaţii de
29
30. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
arhivă, lucrări de selecţionare etc., activitate în Comisia de selecţionare, sala de
studiu, alte activităţi ordonate de conducerea unităţii. În funcţie de aceste activităţi,
se poate face o planificare riguroasă a deplasărilor în teren, ţinând însă cont şi
de criteriile de selecţie a unităţilor care au fost planificate. Astfel, în planificarea
activităţilor, se poate realiza o balanţă între activităţile „de interior” şi cele „de
exterior”, în funcţie de complexitatea acestora. În lunile de iarnă se poate rezerva
timp pentru activităţile care solicită mai puţine deplasări în teren, sau care sunt cel
mai aproape de sediu. În această perioadă este de preferat ca numărul unităţilor
planificate la control să fie cât mai redus. De obicei, din experienţa profesională, am
constatat că în lunile de iarnă de la începutul anului sunt cele mai multe solicitări
din partea creatorilor pentru lucrări de selecţionare sau mutări de arhivă, în timp
ce în lunile friguroase de la sfârşitul anului (noiembrie – decembrie) activitatea de
arhivă de la creatori este foarte redusă. În lunile de primăvară şi toamnă sunt cele
mai multe solicitări pentru inventariere, verificări de spaţii şi instruiri. În lunile de
vară primează activitatea de selecţionare.
În funcţie de aceste estimări, se poate face o planificare lunară a genurilor
unităţilor controlate. În funcţie de specificul activităţii creatorilor repartizaţi anual,
se efectuează o analiză comparativă pe baza criteriilor de selecţie : domeniul de
activitate, cantitatea de documente, activitatea personalului responsabil cu arhiva
din unitate, spaţiul de depozitare şi dotarea acestuia.
Activitate complexă în cadrul activităţilor desfăşurate în cadrul Arhivelor
Naţionale, controlul şi asistenţa de specialitate sunt reglementate legislaţia de
specialitate. Această activitate este definită ca fiind forma specifică de aplicare
concretă a legislaţiei în vigoare de către Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene 22.
Conform prevederilor legale, toate tipurile de activităţi de asistenţă de specialitate
se pregătesc în prealabil prin studierea dosarului creatorului şi deţinătorului de
arhivă23. Toate dosarele creatorilor sunt evidenţiate într-un registru, de obicei
inventariate alfabetic, pe localităţi. După depistarea dosarului în evidenţe, acesta
se supune aceloraşi reguli de scoatere din depozit, ca la oricare unitate arhivistică
solicitată pentru cercetare: completarea registrului de depozit, a foii de folosire,
înlocuirea cu fişa de control.
În activitatea de îndrumare şi control, am deprins anumite „tehnici” de
stabilire a unităţilor care vor fi supuse controlului într-un interval relativ scurt de
timp. Astfel că, întotdeauna, îmi rezerv şi o a doua sau chiar o a treia unitate pentru
efectuarea controlului. Situaţii neprevăzute pot face imposibilă realizarea acţiunii şi,
pentru a nu înregistra un eşec în deplasare, mai ales în unităţile care necesită
22 ������������������������������������������������������������������������������������������
Norme tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Direc-
torul general prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, art. 138, p. 65.
23 Idem, art. 139, p. 66.
30
31. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
deplasarea pe o distanţă mai mare, analizez mai multe dosare ale creatorilor din zonă
şi – în funcţie de situaţie – stabilesc ce acţiuni urmează a fi desfăşurate (de fond,
tematice etc). În principiu, planul metodic de control trebuie să-şi propună
parcurgerea întregii problematici ce face obiectul activităţii creatorului, să fie în
conformitate cu prevederile Legii 16/1996, modificată şi completată prin Legea
358/2002 şi să respecte Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi
deţinătorii de arhivă, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de
zi nr. 217 din 23 mai 1996. După completarea tuturor cerinţelor din planul metodic
de control şi având în vedere criteriile de departajare a unităţilor repartizate, se
stabileşte ordinea sau prioritatea executării acţiunii de control şi se trece la etapa
următoare. Conform planificării activităţilor lunare, ziua destinată activităţii de
control se planifică şi în funcţie de disponibilitatea conducerii unităţii care urmează
a fi controlată. De obicei, anunţarea controlului se face în scris, cu cel puţin 15 zile
înainte, timp în care unitatea trebuie să confirme faptul că a luat la cunoştinţă că în
ziua planificată urmează a se desfăşura un control din partea Arhivelor Naţionale. O
astfel de procedură, de cele mai multe ori, este greoaie în sensul că necesită foarte
mult timp pentru planificare. Aşteptarea răspunsului din partea unităţii şi, în funcţie
de acesta, planificarea datei la care urmează a se desfăşura controlul, implică o
oarecare relativitate în aplicarea planului de muncă pentru celelalte activităţi. În
situaţia în care mijloacele de comunicare au evoluat în ultimul timp, nu se mai pune
problema metodei de anunţare a controlului ci mai degrabă a rapidităţii cu care se
efectuează comunicarea între instituţii. De aceea, în ultimul timp, comunicarea în
scris o aplic doar unităţilor la care urmează a se face un control tematic, sau o
confirmare a deplasării pentru instruiri colective, verificări de spaţii, verificări lucrări
de selecţionare etc. În cazul controlului de fond (aşa cum sunt majoritatea controalelor
la creatori), anunţarea acestuia se poate face telefonic, prin comunicarea datei, a
persoanelor de contact (atât din partea unităţii controlate, cât şi din partea Arhivelor
Naţionale) şi a scopului deplasării. Convorbirea telefonică directă cu conducerea
unităţii, scurtează atât timpul alocat corespondenţei, dar mai ales creează o legătură
imediată între reprezentanţii instituţiilor implicate, deschizând astfel dialogul şi, din
modul de anunţare a controlului, poate declanşa chiar interesul din partea unităţii
respective. După stabilirea legăturii cu unitatea, se contactează conducerea unităţii
pentru a se crea un prim feed-back privind anunţarea controlului, a datei la care
urmează a avea loc acţiunea, precum şi în ce constă. De cele mai multe ori, conducerea
unităţii se interesează mai degrabă „dacă durează mult” şi cine trebuie „să fie în
unitate” decât în ce constă acţiunea. Am întâlnit multe cazuri în care conducerea
unităţii chiar recomandă, telefonic, ca atunci când soseşte „controlul” în unitate, să
se ia legătura direct cu responsabilul cu arhiva. Acest aspect induce două idei : fie că
responsabilul cu arhiva „duce greul” întregii activităţi cu arhiva şi că implicarea
31
32. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
conducerii este minimă, fie că întreaga activitate de arhivă din unitate decurge foarte
bine şi implicarea permanentă a conducerii face ca – la data unui control – să nu fie
nicio problemă care să necesite prezenţa conducerii. Totuşi, în cele mai multe cazuri,
s-a constatat o indiferenţă sau o necunoaştere evidentă a problematicii referitoare la
activitatea de arhivă, iar dialogul a dus la o implicare ulterioară mult mai mare. În
ceea ce priveşte metodele de stabilire a contactului cu conducerea unităţii, se pot
aborda aici mai multe aspecte. Privită din punct de vedere metodologic, stabilirea
legăturii cu conducerea unităţii este foarte simplu de descris. Fie la anunţarea
controlului, prin adresarea directă către reprezentantul unităţii, fie la sosirea în
unitate. Cea mai bună opţiune se pare că este cea a contactului înainte de sosirea în
unitate şi are la bază atât considerente ierarhice, cât şi „diplomatice”. Prin anunţarea
controlului direct către conducerea unităţii nu numai că se creează o primă legătură
cu reprezentantul unităţii, dar se şi deschide poarta dialogului şi colaborării la acest
nivel. Anunţarea, fie telefonic, fie prin corespondenţă, face posibilă planificarea
corespunzătoare a acţiunii de control, mergând până la fixarea orei la care urmează
a începe acţiunea, precum şi persoanele care se solicită a fi în unitate la data
controlului. În acest fel sunt evitate situaţiile neplăcute în care deplasarea la sediul
unităţii ar putea fi cu un succes parţial sau chiar inutil, datorită lipsei de comunicare
prealabilă cu conducerea unităţii. De multe ori evit să comunic secretarei sau altei
persoane scopul pentru care solicit convorbirea telefonică cu reprezentantul unităţii,
limitându-mă la a mă prezenta şi a solicita o convorbire pe probleme de arhivă cu
conducerea unităţii. În funcţie de solicitudinea cu care reprezentantul unităţii este
dispus să discute imediat cu inspectorul de teren, se poate deduce interesul şi
deschiderea către dialog în problema arhivei, din partea unităţii. Din propria
experienţă, am constatat că o astfel de atitudine poate descrie chiar şi ceea ce urmează
a se constata pe teren. O atitudine binevoitoare nu este întotdeauna oglinda unei
arhive ideale, dar în cele mai multe cazuri se poate constata o deschidere către dialog
şi o reacţie destul de promptă la rezolvarea problemelor constatate în urma acţiunii
de control. La fel cum, o atitudine de respingere a ideii de control din partea instituţiei
Arhivelor, nu înseamnă în mod necesar că unitatea nu are idee de activitatea de
arhivă, ci dimpotrivă o astfel de atitudine poate duce la concluzia că se cunosc foarte
bine problemele unităţii pe această ramură şi că ceea ce va urma în timpul controlului
nu va fi tocmai pe placul conducerii. Respingerea ideii de control înseamnă aproape
întotdeauna că în acea unitate se cunosc foarte bine problemele care trebuie rezolvate
şi nu este de dorit ca la un control pe această problemă să fie constatate neregulile pe
care reprezentantul unităţii încearcă – prin atitudinea sa – să le diminueze sau chiar
să le ascundă. Îngrijorătoare este atitudinea conducerii manifestată prin indiferenţă
în faţa anunţării controlului. Atunci se poate pune problema unei dificultăţi în
exercitarea atribuţiilor de control. Buna dispoziţie, furia, interesul exagerat sau
32
33. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
negarea problemelor sunt reacţii care se pot modela în timpul controlului şi care se
pot folosi de către un inspector de teren abil, pentru a rezolva multe dintre situaţiile
cu care se confruntă unitatea. Dar un sentiment de indiferenţă este o adevărată
provocare pentru cel care efectuează controlul. În acest caz este nevoie nu numai de
cunoştinţe profesionale de neclintit din partea inspectorului de teren, dar şi abilităţi
dezvoltate de comunicare şi de psihologie umană, astfel încât să trezească nu numai
interesul pentru problematica în cauză, dar să obţină şi colaborarea conducerii în
demersul pentru care militează. Aici se dă o adevărată bătălie psihologică şi
dărâmarea barierei indiferenţei este o mare realizare în munca de teren. Acum se văd
abilităţile dezvoltate de-a lungul timpului, în acest caz se dovedeşte profesionalismul
inspectorului de teren şi, mai ales calităţile sale de „asamblare” a relaţiilor socio-
umane cu activitatea de arhivă pe care o reprezintă în faţa conducerii unităţii care va
face obiectul controlului. De modul în care se încheie convorbirea cu conducerea
unităţii se poate deduce cum vor decurge celelalte etape ale controlului. De cele mai
multe ori, atitudinea conducerii este reflectată şi în atitudinea personalului şi a
responsabilului cu arhiva din unitate. Există şi excepţii care confirmă regula, dar
acestea sunt din ce în ce mai rare într-o societate încărcată de priorităţi care reclamă
soluţii şi rezolvări în fiecare moment.
La sosirea în unitate şi după anunţarea conducerii unităţii asupra scopului
şi coordonatelor ce vor fi urmărite pe parcursul controlului, imediat se trece la
contactarea persoanei responsabile cu arhiva. De obicei, persoana responsabilă cu
arhiva este pusă în temă de către conducerea unităţii cu faptul că urmează să se
desfăşoare un control pe probleme de arhivă în unitate şi, de cele mai multe ori,
este deja la faţa locului pentru a oferi informaţiile necesare. Sunt rare sunt cazurile
în care – la anunţarea unui control din partea instituţiei Arhivelor Naţionale – să
nu se poată lua legătura cu responsabilul cu arhiva. Aceste situaţii sunt generate
fie de concedii, probleme neprevăzute care implică prezenţa acestuia de urgenţă
în altă locaţie şi – mai rar – lipsa interesului faţă de acţiunea de control. În acest
din urmă caz – la care am avut neplăcerea să fac faţă de două ori – am insistat
cu continuarea controlului (spre dezamăgirea conducerii unităţii) şi am deschis
forţat depozitul de arhivă (după care a apărut imediat şi cheia care până atunci
„fusese la responsabilul care nu era în unitate”) şi am continuat operaţiunea de
control în prezenţa conducerii unităţii. De cele mai multe ori însă, am întâlnit o
mare deschidere către dialog a persoanelor implicate în activitatea de arhivă, iar
atitudinea manifestată a creat o relaţie de colaborare care a dus de multe ori către
remedierea imediată şi cu destul de mult profesionalism a problemelor depistate
în urma controlului. Pe lângă responsabilul cu arhiva, la acţiunea de control am
recomandat întotdeauna să mai participe cel puţin trei persoane de la compartimente
de lucru care generează cantităţi însemnate de arhivă cum ar fi, după caz: secretariat,
33
34. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
resurse umane, contabilitate, laboratoare de lucru, şefi de compartimente, inspectori.
Discuţiile cu personalul implicat în activitatea de arhivă dintr-o unitate, este
recomandat a se purta într-un spaţiu cât mai aproape de depozitul de arhivă, sau
chiar în incinta depozitului. Am observat că o discuţie purtată într-un spaţiu neutru
(o sală de şedinţe, un birou de lucru) nu generează acelaşi interes pentru problema
dezbătută, ca atunci când discuţia se axează pe exemplificarea la faţa locului. Această
discuţie nu se pretează a fi o instruire colectivă, ci mai degrabă o încercare de
responsabilizare faţă de materialul arhivistic creat în unitatea respectivă. În general,
responsabilul cu arhiva este desemnat prin decizia conducerii. În cazul unităţilor
din administraţia locală, responsabilitatea pentru activitatea de arhivă este stabilită
şi prin fişa postului. Activitatea responsabilului cu arhiva se perfecţionează prin
participarea la instruiri individuale sau colective şi prin asistenţa de specialitate pe
care Arhivele Naţionale o acordă în cazul întocmirii nomenclatoarelor arhivistice,
lucrărilor de selecţionare sau la orice solicitare din partea unităţii. În cadrul unităţii
creatoare şi deţinătoare de documente, rolul responsabilului cu arhiva este esenţial
în prelucrarea, păstrarea şi conservarea documentelor. De colaborarea acestuia cu
compartimentele de lucru depinde fluidizarea activităţii de arhivare şi evidenţă a
documentelor. În acest scop, la majoritatea instruirilor colective participă şi şefii
de compartimente, care primesc aceleaşi informaţii ca şi responsabilul cu arhiva.
Colaborarea nu numai între responsabilul cu arhiva şi compartimente, ci şi între
compartimente şi implicarea conducerii în toate deciziile privind constituirea
şi păstrarea arhivei dintr-o unitate, sunt cheia reuşitei în activitatea ce presupune
grija faţă de documentele create şi deţinute într-o instituţie. Ca principale metode
de implementare a legislaţiei arhivistice şi de responsabilizare a personalului
implicat în crearea şi manipularea documentelor, se numără: participarea tuturor
factorilor de decizie la acţiunea de control, exemple privind stabilirea indicativului
dosarului după Nomenclator, participarea inspectorului de teren la câteva acţiuni
de prelucrare a documentelor la compartimente (constituirea documentelor în
dosare, legarea, numerotarea şi certificarea unităţilor arhivistice), familiarizarea
personalului cu terminologia arhivistică şi cu legislaţia în domeniu, implementarea
tehnicilor de lucru şi exemplificarea câtorva tehnici de inventariere a documentelor
(ordonarea pe criterii a documentelor, folosirea formularelor de inventar conform
Anexei 2 din legea nr. 16/1996, constituirea dosarelor în pachete sau aşezarea în
cutii, sistematizarea documentelor în depozit), acordarea asistenţei în organizarea
depozitului de arhivă descrierea sancţiunilor şi consecinţelor pentru nerespectarea
legislaţiei arhivistice, explicarea rolului pe care îl joacă fiecare lucrător în crearea şi
evidenţa propriei arhive, până la predarea acesteia la depozit, explicarea noţiunilor de
protecţia muncii în arhive, deplasarea personalului din unitatea controlată, la sediul
direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale pentru a lua contact cu un depozit de arhivă
34
35. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
organizat şi întreţinut corespunzător şi pentru a participa la acţiuni de instruire în
domeniu. Am observat că deplasarea personalului la sediul direcţiei judeţene a avut
un impact major asupra responsabilizării şi, mai ales a prelucrării corespunzătoare
a documentelor. Exemplul dat de Arhivele Naţionale prin deschiderea depozitelor
către creatorii şi deţinătorii de documente este benefic din mai multe puncte de
vedere :
- contactul direct cu instituţia care verifică activitatea unităţii;
- accentuarea rolului coordonator al inspectorului de teren, prin
discuţiile personale cu fiecare responsabil cu arhiva, lucrătorul conştientizând
importanţa rolului pe care îl are în unitatea din care face parte;
- prestanţa şi profesionalismul în discuţiile purtate, ridică nivelul
de cunoaştere al responsabilului cu arhiva;
- contactul cu munca de arhivă din direcţia judeţeană constrânge
la crearea unei legături între lucrător şi instituţia Arhivelor şi îl integrează în
sistemul relaţiilor profesionale din acest domeniu, devenind parte integrantă din
lanţul circuitului documentelor de la creator la cercetătorul de la sala de studiu
a Arhivelor.
Întreaga activitate de control şi acordare a asistenţei are influenţe din
domeniul psihologiei umane bazate pe relaţiile inter-umane şi pe stabilirea de
priorităţi metodologice de aplicare a legii.
După încheierea controlului şi a discuţiilor cu personalul responsabil cu
arhiva, urmează discuţiile cu conducerea unităţii, unde se face o prezentare pe larg
a tuturor problemelor cu care se confruntă unitatea din punct de vedere arhivistic
şi ce măsuri se pot lua pentru remedierea situaţiei. Rolul inspectorului de teren în
această etapă a discuţiilor este esenţial în evoluţia ulterioară a relaţiilor cu unitatea
şi pentru rezolvarea cu profesionalism a tuturor problemelor depistate. Dialogul
cu conducerea unităţii ar trebui să cuprindă o serie de elemente definitorii pentru
activitatea arhivistică, iar limbajul folosit de inspector trebuie să fie unul profesionist,
coerent şi autoritar în acelaşi timp, dar cu implicarea factorilor de decizie în stabilirea
măsurilor şi responsabilităţilor concrete. Abordarea discuţiei este în egală măsură
influenţată de problemele constatate. Cu cât problemele depistate sunt mai numeroase
şi mai greu de rezolvat, cu atât tonul folosit trebuie să fie mai grav iar implicarea
inspectorului de teren în remedierea problemelor depistate să fie mai intensă şi
cu dezvoltarea punctuală a soluţiilor oferite de acesta. După efectuarea acţiunii,
se aduce la cunoştinţa conducerii rezultatul controlului. Concluziile desprinse din
activitatea desfăşurată în unitate se consemnează într-un proces-verbal de control
care cuprinde toate constatările începând cu profilul unităţii şi până la măsurile ce
se impun pentru remedierea neregulilor. La stabilirea măsurilor se are în vedere
importanţa activităţilor ce urmează a se efectua, precum şi logica evoluţiei acestora.
35
36. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă
Astfel, vor fi remediate întâi problemele de ordin formal (decizii pentru comisia
de selecţionare, nomenclator, amenajare spaţii de arhivă) şi mai apoi cele de ordin
practic, cum ar fi ordonarea, inventarierea, selecţionarea, predarea arhivei deţinute.
În funcţie de complexitatea măsurilor stabilite, se repartizează şi competenţele.
Ca un factor decisiv în implicarea întregului personal în activitatea de arhivă, este
recomandat ca la stabilirea măsurilor urmate de acţiunea de control să participe toţi
factorii de decizie din unitate şi în funcţie de opiniile acestora să fie „distribuite”
sarcini de lucru personalului unităţii. Astfel, în procesul – verbal de control vor fi
trecute, pe lângă măsura ce va fi dispusă spre rezolvare şi persoana care urmează să
îndeplinească sarcina respectivă, împreună cu termenul de rezolvare. În felul acesta
se realizează o responsabilizare maximă a personalului şi la următorul control acesta
va face tot posibilul ca să arate remedierea corespunzătoare a problemei depistate
anterior. Din propria experienţă am observat că o trecere generală în procesul-verbal
a măsurilor şi termenelor de execuţie, duce la o responsabilizare minimă a întregii
unităţi, conducerea fiind de multe ori acuzată, de personalul implicat în activitatea de
arhivă, de neîndeplinirea măsurilor stabilite. Chiar conducerea unităţii încurajează
uneori astfel de afirmaţii, pe considerentul că angajatul respectiv nu poate fi sancţionat
atâta timp cât nu a putut îndeplini, din motive „obiective”, măsurile stabilite – la
modul general – prin procesul-verbal de control. Nominalizarea factorilor de decizie
şi a executanţilor reclamă o implicare activă a acestora în îndeplinirea măsurilor şi,
mai mult decât atât, solicită şi o implicare afectivă astfel încât, la controlul următor să
fie constatate nu numai remedierea situaţiei, dar şi o îndeplinire calitativă a măsurii
respective. De asemenea, implicarea inspectorului de teren în îndeplinirea din partea
unităţii a măsurilor stabilite, este esenţială în respectul şi încrederea cu care unitatea
va credita instituţia Arhivelor.
Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 prevede la capitolul IV, art. 26 –
3324, sancţiuni şi contravenţii pentru25: sustragerea, distrugerea, degradarea ori
aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României; scoaterea peste graniţă a documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naţional al României sau înstrăinarea acestora către
persoane fizice sau persoane juridice străine, fără autorizarea Arhivelor Naţionale;
neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii; nepredarea
de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu
termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-
primire; neîntocmirea nomenclatorului dosarelor; neselecţionarea documentelor
24 Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 / 1996, publicată în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr.
71, din 9 aprilie 1996.
25 Responsabilităţile sunt trecute in ordinea importanţei şi a atribuţiilor conform funcţiei
deţinute în unitate.
36
