Anuarul arhivelor muresene 2012

4,028 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
4,028
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
361
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Anuarul arhivelor muresene 2012

  1. 1. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă ARHIVELE NAŢIONALE JUDEŢUL MUREŞASOCIAŢIA ARHIVIŞTILOR „DAVID PRODAN” FILIALA TÎRGU – MUREŞ ANUARUL ARHIVELOR MUREŞENE Serie Nouă Nr. I (V) Tîrgu – Mureş 2012 1
  2. 2. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă ANUAR EDITAT DE ARHIVELE NAŢIONALE JUDEŢUL MUREŞ ŞI ASOCIAŢIA ARHIVIŞTILOR „DAVID PRODAN” FILIALA TÎRGU – MUREŞ COLEGIUL DE REDACŢIE Prof. Dr. LIVIU BOAR – redactor şef Dr. BEATRICE MILANDOLINA DOBOZI RAMONA CARMEN PĂCURAR Drd. LÁSZLÓ MÁRTON Dr. PETER MOLDOVAN CONSILIUL ŞTIINŢIFIC (În ordine alfabetică)ANGHELESCU HERMINA GEORGETA BENEDICTA, Associate Professor (tenured), Wayne State University, School of Library and Information Science U.S.A.BERENY MARIA, Doctor în istorie, Director, Institutul de Cercetări din Gyula al Românilor din UngariaBOCŞAN NICOLAE, Prof. Univ. Dr. Universitatea „Babeş – Bolyai” Cluj NapocaBOLOVAN IOAN, Prof. Univ. Dr. Prorector, Universitatea „Babeş – Bolyai” Cluj -NapocaDOBRINCU DORIN, Doctor în istorie, cercetător, Institutul de Istorie” A.D. Xenopol, IaşiDRĂGAN IOAN, Doctor în istorie, Directorul Arhivelor Naţionale ale României, BucureştiEDROIU NICOLAE, Prof. Univ. Dr. Membru al Academiei Române, director, Institutul de Istorie şi Arheologie „G. Bariţ” din Cluj NapocaFENEŞAN COSTIN, Doctor în istorie, medievistFLOREA PAVEL-MIRCEA, Prof. Univ. Dr. Facultatea de Arhivistică, BucureştiGRAF RUDOLF, Prof. Univ. Dr. Prorector Universitatea „Babeş – Bolyai” Cluj NapocaNAGY MIHÁI ZOLTÁN, Doctor în istoriePÁL – ANTAL SÁNDOR, Doctor în istorie, arhivist, membru extern al Academiei Maghiare din BudapestaPLATON FLORIN ALEXANDRU, Prof. Univ. Dr. Universitatea „Al. I. Cuza” IaşiPOP IOAN AUREL, Prof. Univ. Dr. Rectorul Universităţii „Babeş – Bolyai” Cluj Napoca, Membru al Academiei RomâneSIGMIREAN CORNEL, Prof. Univ. Dr. Preşedintele Senatului Universităţii „Petru Maior” din Tîrgu Mureş, directorul Institutului de Cercetări Socio - Umane „Gheorghe Şincai” al Academiei, Tîrgu - Mureş Corectura: Liviu Boar, Tehnoredactare: Achim Firuţa, Liviu Boar Coperta şi grafica: Liviu L. Boar jr. ISSN 1583 – 1337 Copyrigt © Arhivele Naţionale Serviciul Judeţean Mureş Adresa pentru corespondenţă: mures.an@mai.gov.ro Responsabilitatea pentru conţinutul materialelor revine în exclusivitate autorilor 2
  3. 3. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă CUPRINS / CONTENU / INHALT / CONTENTSLIVIU BOAR Un nou început………………………………………………………………….…7 A New Beging……………………………………………………………………..8 Ein neuer Anfang………………………………………………...............................9 Un nouveau débu............…………………………………………………………11 Egy új kezdet……………………………………………………………………..12 ARHIVISTICĂNICOLETA LUIZA ILIE Psihologia iniţierii şi desfăşurării controlului la creatorii şi deţinătorii de documente………………………………………………………………….........17 The psychology of the initiation and the development of the control at the creators and holders ofdocumentsBERNÁD RITA Arhondologia. Sursele cercetării arhondologice în arhivele romano-catolice din Transilvania…………………………………………………………………........45 The Archontology. Research Sources int the Roman-Catholic Archives of TransylvaniaCONSTANTIN CHERAMIDOGLU Arhivele şi comunităţile locale……………………………………………….......54 Archives and Local CommunitiesCORNEL ŢUCĂIULIAN-STELIAN BOŢOGHINĂ Cercul de Recrutare Mureş (1919-1940) şi Cercul Teritorial Mureş (1944-1950). Werbekreises (Zeitraum 1919-1940), Territorialwerbekreises (Zeitraum 1944-1950) Mureş................................................................................62LAURENŢIU OVIDIU ROŞU Fondul personal scriitor Petru Vintilă - structură şi valoare documentară………69 Le fond personnel de l’ écrivain Petru Vintila - structure et valeur documentaireLIVIU BOAR Aspects of the relations between the archives of Romania and Hungary after 1989……..................................................................................................….80 Aspecte privind relaţiile dintre arhivele româneşti şi maghiare după 1989 3
  4. 4. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă ISTORIEIOAN LĂCĂTUŞUVASILE STANCU Documente din Arhivele Naţionale Covasna referitoare la momente din istoria actualului judeţ Mureş (1526-1906)………………………………………...……93 Documents from the National Archives of Covasna regarding moments from the history of the Mures County (1525 – 1906)IOAN EUGEN MAN Casa Pálffy – cel mai vechi monument în stil baroc din Tîrgu – Mureş……………………......................................................................109 Pálffy House – The oldest Baroque monument in Tîrgu-MureşPÁL – ANTAL SÁNDOR Scaunele secuieşti - Istoricul instituţiei scăunale ……………………………….124 The Szekler system of SeatsMIHAI GEORGIŢĂ Un text polemic anticalvin anterior „Răspunsului” redactat de mitropolitul Varlaam..............................................................................................145 A polemic anti-calvin text prior to the „Response” written by metropolitan VarlaamBOGDAN DUMITRU ALECA Aspecte referitoare la asigurarea ordinii şi liniştii publice în oraşul Râmnic în perioada regulamentară .......................................................................................153 Des aspects  relatives à l `assurance de l’ordre public et de la sécurité dans la ville de  Râmnic pendant la période  règlementaireFLORIN BENGEAN The charitable and social asistance preocupation with the activity of the Romanian Orthodox Church from Transylvania XIX th century…………………………165 Preocupări filantropice şi de asistenţă socială în activitatea Bisericii Ortodoxe Române din Transilvania în secolul al XIX-leaCLAUDIA SEPTIMIA SABĂU Atitudinea faţă de copii în satele năsăudene foste grănicereşti în a II-a jumătate a secolului al XIX-lea……………………………………………………………175 L’attitude envers les enfants dans les anciens villages de frontière de Năsăud dans la 2ème moitiè du 19ème siècleNICOLAE TEŞCULĂ Biserica ortodoxă din Saschiz în secolul al XIX-lea……………………………192 Die ortodoxiche Kirche aus Kesid im 19. Jh.FLORIN BENGEAN Activităţi caritabile ale preoţimii din Protopopiatul ortodox român Reghin în timpul celei de a doua jumătăţi a secolului al XIX-lea şi primii ani ai secolului 4
  5. 5. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă al XX-lea…………..............................................................................................198 Charitable activities of the priests of the Romanian Orthodox Archpriestship Reghin during the second half of the XIX century and the early years of the XX centuryTUDOR RĂŢOI Împrumutul maghiar din anul 1895 „zis al Porţilor de Fier” şi problema rambursării lui după 1920………………………………………………............219 The Hungarian loan for „the Iron Gates” from 1895 and its payment after 1920IONELA NIŢUDAN-OVIDIU PINTILIE Istoricul societăţilor petroliere „ALPHA”, „COLOMBIA” şi „AQILA” între 1904-1930………………………………………………………………………229 The history of the oil companies “Alpha”, “Columbia” and “Aquila” between 1904-1930PETER MOLDOVAN Daten betreffend die Regelung des Regimes des Eigentums der deutschen Bevölkerung in Rumänien in der Zeitspanne 1944-1948................................249 Date privind reglementarea regimului proprietăţii populaţiei germane din România în anii 1944-1948ADRIAN ONOFREIU Factori politici şi instituţionali în judeţul Bistriţa-Năsăud în perioada 1989-1992. Paradigme ale schimbării……………………...................…………………..…265 Political and institutional factors in Bistriţa Năsăud County during 1989-1992. Paradigms of change DOCUMENTELAURENŢIU OVIDIU ROŞU Pavel Jumanca – amintiri din cătănie……………………………………….….277 Pavel Jumanca – souvenirs de l’armèeAURELIA DIACONESCU Iustin Handrea „omul faptei bune” în documentele de arhivă (I)……………....295 Iustin Handrea the “good need” man in the archive documents (ILÁSZLÓ MÁRTON Un document inedit privind evenimentele din toamna anului 1944 din Tîrgu – Mureş …. ................................................................................................318An unpublished document about events from the autumn of year 1944 in Tîrgu-Mureş 5
  6. 6. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă ARHIVIŞTI ARDELENICORNELIA VLAŞIN IULIU MOISIL (1859 - 1947)…………………………………………...……339VIOREL VÂNĂTORU IOAN FRĂŢILĂ (1932-1996)…………………………………………...……345ALEXIU TATU NICOLAE NISTOR ( 1932-2007)....................................................................349LIVIU BOAR AUREL MARC (1941-1997)………………………………………………......358IOAN LĂCĂTUŞU DAN V. BAICU (1944-2006)…………………………………………….……366KLARA GUSHET SABĂU V. IOAN (1930-2005)………………………………….………374 VASILE CĂPÂLNEAN (1934 –2005)…………………………………….......376 SCHREK VASILE (1935 – 1993)………………………………..………380RECENZII ....................................................................................................................... 383AUTORII, LES AUTEURS, DIE VERFASSER, THEAUTHORS………………………....................................................................................405ANEXE, ANNEXES, BEILAGEN,ANNEXES………………………………………………................................................408 6
  7. 7. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă UN NOU ÎNCEPUT În urmă cu un deceniu, în anul de graţie 2002, apărea în peisajul publicisticmureşean o nouă revistă de specialitate editată de către Arhivele Naţionale DirecţiaJudeţeană Mureş cu titlul Anuarul Arhivelor Mureşene. Vedea lumina tiparului prima publicaţie de specialitate a arhiviştilormureşeni şi printre primele şi puţinele publicaţii de acest gen din acea perioadă,editată de către o structură judeţeană a Arhivelor Naţionale. Iată ce scriam în editorialul intitulat LA ÎNCEPUT DE DRUM: Suntemconştienţi de greaua misiune pe care ne-am asumat-o dar avem ferma convingerecă în ciuda greutăţilor materiale, pe care le traversează instituţia noastră, vomreuşi să publicăm ritmic acest anuar, care să fie o oglindă a activităţii arhivisticeromâneşti. Anuarul este rezultatul îmbinării entuziasmului tinerei generaţii dearhivişti de după 1989, mulţi formaţi la Facultatea de Arhivistică din Bucureşti,înfiinţată în anul 1992, cu experienţa şi maturitatea arhiviştilor care şi-au începutactivitatea cu mulţi ani în urmă, punând bazele acestei instituţii menite să păstrezememoria scrisă a neamului românesc, pe baza căreia trebuie rescrisă adevărataistorie „sine ira et studio” eliberată de patimi de orice fel. Am reuşit să publicăm doar 5 volume din anuar în perioada 2002-2005. În ciuda optimismului cu care am demarat acest proiect, greutăţile materialene-au învins iar apariţia publicaţiei a fost din păcate suspendată. Iată că după zece ani de la apariţia primului număr şi după şapte ani dela ultimul număr care a văzut lumina tiparului, am hotărât reluarea publicăriiSERIEI NOI a Anuarului Arhivelor Mureşene, apariţia acestuia făcându-se cu girulunui Consiliu Ştiinţific din care fac parte personalităţi marcante ale istoriografieiromâneşti şi nu numai, academicieni, profesori universitari, cercetători, arhivişticărora le mulţumim pentru onoarea pe care ne-au făcut-o acceptând să facă parte dinacest consiliu, precum şi cu sprijinul financiar al unor sponsori generoşi, cărora lemulţumim încă odată şi pe această cale. Vom păstra structura care s-a cristalizat în cele 4 numere anterioare. Vom avea o rubrică de Arhivistică, una de studii bazate pe documente dearhivă, vom publica documente inedite de arhivă, recenzii şi prezentări de publicaţiide specialitate. O noutate va fi o rubrică permanentă intitulată ARHIVIŞTI ARDELENI încare vom publica biografii ale unor arhivişti ardeleni care însă nu mai sunt printrenoi. 7
  8. 8. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă Aceste biografii vor fi publicate ulterior într-un volum cu acelaşi titlu. Esteun proiect menit să cinstească memoria truditorilor, de multe ori anonimi din arhive,care au purces la adunarea documentelor, la păstrarea cestora, la inventariereaacestora şi punerea lor la dispoziţia cercetării ştiinţifice. Fără munca lor mulţicercetători nu ar fi putut elabora lucrări fundamentale în domeniul istoriei naţionale. La rândul lor, aceşti arhivişti erau unii adevăraţi erudiţi, cercetători aiistoriei, cunoscători ai limbilor şi paleografiilor documentelor păstrate în arhiveleromâneşti şi uneori şi străine. Acestea fiind zise, să fie într-un ceas bun! Tîrgu Mureş 14 septembrie 2012 la Sărbătoarea Sfintei Cruci Dr. LIVIU BOAR Redactor şef A NEW BEGINNING A decade ago, in 2002, the Yearbook of the Mures Archives was firstpublished in Tirgu Mures. This was the first specialized publication of the Mures archivists and amongthe first and few of its kind in that period, published by a county branch of theNational Archives. Here is a fragment of my editorial STARTING OUT in its first issue: We areaware of our difficult mission but we are also convinced that, despite the materialdifficulties experienced by our institution, we will be able to publish this yearbookperiodically and make it a mirror of Romanian archival activities. The yearbookis the result of mixing the enthusiasm of the young generation of archivists post-1989 with the experience and maturity of those who started out many yearsago, establishing this institution whose aim is to keep the written memory of theRomanian people, based on which the true history should be re-written “sine iraet studio”. We were able to publish 5 issues between 2002 and 2005. However, despitethe optimism of the beginning, material difficulties led to our publication beingsuspended. Now, 10 years after the publishing of its first issue and seven years since itslast, we have decided to resume the publishing of the NEW SERIES of the Yearbookof the Mures Archives, under the supervision of a Scientific Council including reputed 8
  9. 9. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăhistorians, members of the Academy, professors, researchers, archivists, whom wehereby thank for honoring us with their presence as members of the Council. We arealso grateful for the financial support of our generous sponsors We will keep the structure of our previous 4 issues. We will have one section on archival science, one of studies based onarchival records. We will include previously unpublished archival records, reviewsand information on specialized publications. A new permanent section, entitled TRANSYLVANIAN ARCHIVISTS willinclude biographies of Transylvanian archivists who have passed away. These will later be published in a book bearing the same title. It is a projectmeant to honor the memory of those who have toiled, often anonymously, inthe archives, gathered records, kept and inventoried them and prepared them forresearch. Many of the fundamental works of national history would not have beenpossible without their work. These archivists themselves were truly erudite, competent researchers ofhistory, experts in the languages and paleographies of documents kept in Romanianand foreign archives. That being said, may this be a good new beginning! Tîrgu Mureş, 14 September 2012, on the Elevation of the Holy Cross Dr. LIVIU BOAR Editor-in-chief EIN NEUER ANFANG Vor einem Jahrzehnt – im Jahre des Heils 2002 - erschien eineneue Fachzeitschrift in Neumarkt am Mieresch – Târgu Mureş, die von derKreisdirektion Mureş der Nationalarchive Rumäniens mit dem Titel „AnuarulArhivelor Mureşene“ (Jahrbuch der Archive des Kreises Mureş) herausgegebenwurde. Damals erschien die erste Fachveröffentlichung der Neumarkter Archivareund eine der wenigen derartigen Publikationen jener Zeit, die von einer Kreisbehördeder Nationalarchive herausgebracht wurde. In dem Leitartikel mit dem Titel „Am Beginn des Weges” schrieben wirdamals1. Wir sind uns der schweren Aufgabe voll bewußt, die wir übernommenhaben, aber wir sind auch der festen Überzeugung, daß wir trotz der materiellen 9
  10. 10. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie NouăSchwierigkeiten, in denen sich unsere Istitution derzeit befindet, dieses Jahrbuchrhythmisch veröffentlichen können, damit es ein Spiegelbild der Tätigkeit derrumänischen Archivare sein wird Dieses Jahrbuch ist das Ergebnis der Verbindung der Begeisterung der jungenGeneration von Archivaren aus der Zeit nach der Wende von 1989, von denenviele in der im Jahre 1992 gegründeten Bukarester Fakultät für Archivwissenschaftausgebildet wurden, mit der Erfahrung und der Reife der Archivare, die ihreTätigkeit viel früher begannen. So konnten die Archivare Grundlagen legen für dieNationalarchive Rumäniens, die dazu berufen sind, die schriftliche Überlieferungder Bevölkerung Rumäniens zu bewahren, auf Grund derer die wahre Geschichte„sine ira et studio“ frei von allen Leidenschaften neu geschrieben werden kann. Es gelang uns nur fünf Bände dieses Jahrbuches in den Jahren 2002 – 2005.Obwohl wir voller Optimismus dieses Vorhaben begonnen hatten, überwandenuns die materiellen Schwierigkeiten und leider mußte die weitere Veröffentlichungunterbrochen werden. Zehn Jahre seit dem Erscheinen des ersten Bandes und fünf Jahre seit demletzten herausgebrachten Band haben wir die Wiederaufnahme der Veröffentlichungeiner neuen Folge des Jahrbuches der Archive des Kreises Mureş beschlossen. DasErscheinen dieses Jahrbuches erfolgt mit der Bürgschaft eines WissenschaftlichenBeirates, dem bedeutende Persönlichkeiten der rumänischen Historiographieangehören, Akademiemitglieder, Hochschulprofessoren, Forscher und Archivare.All diesen danken wir für die Ehre, die sie uns erwiesen haben, indem sie dieMitgliedschaft in diesem Beirat angenommen haben, ebenso danken wir auch aufdiesem Wege für die finanzielle Hilfe von großzügigen Spendern. Siehe ihre Listeam Ende dieses Bandes. Wir werden die Struktur bewahren, die sich in den bisherigen vier Ausgabenherausgebildet hat. Wir werden eine Rubrik Archivwissenschaft haben, eine weitere mitAbhandlungen die auf Grund von Archivdokumenten verfaßt sind, wir werdenungedruckte Urkunden veröffentlichen, Buchbesprechungen und Vorstellungen vonFachpublikationen. Eine Neuigkeit wird die ständige Rubrik „Siebenbürgische Archivare” sein,in der wir die Biographien siebenbürgischer Archivare veröffentlichen werden, dienicht mehr unter uns weilen. Diese Biographien sollen später in einem Band mit dem gleichen Titelveröffentlicht werden. Unser Vorhaben soll das Andenken unserer Vorgänger ehren,die die Archivdokumenrte gesammelt und bewahrt haben, die sie verzeichnet undder wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung gestellt haben. Ohne die Vorarbeit 10
  11. 11. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăder Archivare hätten viele Forscher keine grundlegenden historischen Arbeitenverfassen können. Einige von diesen Archivaren waren wahre Gelehrte, Geschichtsforscherund Kenner der Sprachen und der Paläographien, in denen die Dokumente in denrumänischen und auch in ausländischen Archiven geschrieben waren. His dictis et scriptis, sit in hora bona! Neumarkt am Mieresch, am 14. September 2012, am Festtage derKreuzerhöhung. Dr. Liviu Boar, Herausgeber und Chefredakteur. UN NOUVEAU DÉBUT Il y a dix ans, en l’an de grâce 2002, une nouvelle publication spécialiséeparaissait à Târgu Mureş. Éditée par la Direction départementale des ArchivesNationales, la publication était intitulée Répertoire des Archives de Mureş. Naissait ainsi la première publication spécialisée des archivistes de TârguMureş. À l’époque, ce répertoire édité par une structure départementale des ArchivesNationales était une des rares publications de ce genre. Voilà ce que nous écrivions dans l’éditorial intitulé UN NOUVEAU DÉBUT:Nous sommes parfaitement conscients de la lourde mission que nous avonsassumée. Pourtant, nous avons la ferme conviction qu’en dépit des difficultésmatérielles auxquelles est confrontée notre institution nous réussirons à publierrégulièrement ce répertoire – un miroir de l’activité archivistique roumaine. Lerépertoire est une fusion entre l’enthousiasme de la jeune génération d’archivistes(née après 1989), dont beaucoup sont diplômés de la Faculté d’Archivistiquede Bucarest (créée en 1992) et l’expérience et la maturité des archivistes ayantcommencé leur activité il y a longtemps, jetant les bases de cette institution. Cetteinstitution est une mémoire écrite du peuple roumain. L’histoire objective, « sineira et studio », sera écrite en s’appuyant sur ces bases. Dans la période 2002-2005, nous n’avons réussi à publier que cinq numérosde ce répertoire. En dépit de l’optimisme qui a marqué le début de ce projet, les difficultésmatérielles nous ont terrassés. La parution de ce répertoire a malheureusement dûêtre suspendue. Dix ans après la parution du premier numéro et sept ans après la parution dudernier, nous avons décidé de reprendre la publication de la NOUVELLE SÉRIE 11
  12. 12. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouădu Répertoire des Archives de Mureş. Cette démarche est soutenue par un ConseilScientifique dont les membres sont des personnalités marquantes de l’historiographieroumaine, ainsi que des académiciens, des chercheurs, des archivistes. Nous leursremercions de nous avoir fait l’honneur de faire partie de ce conseil. De même, noustenons à remercier nos sponsors pour avoir soutenu financièrement notre projet. Nous allons maintenir la structure adoptée pour les 4 numéros antérieurs (unerubrique d’archivistique; une rubrique dédiée aux études basées sur des documentsd’archive). Nous allons publier des documents d’archive inédits, des recensions etdes présentations de publications spécialisées. Nous introduirons une nouvelle rubrique permanente intitulée ARCHIVISTESTRANSYLVANIENS, dans laquelle nous publierons des biographies d’archivistestransylvaniens qui, malheureusement, ne se trouvent plus parmi nous. Ces biographies seront publiées par la suite dans un volume portant le mêmetitre. Le but de ce projet est d’honorer la mémoire des archivistes, parfois anonymes,qui ont rassemblé, gardé et inventorié les documents, les mettant à la disposition deschercheurs. Sans ce travail, de nombreux chercheurs n’auraient pas pu élaborer desouvrages fondamentaux pour le domaine de l’histoire nationale. À leur tour, les archivistes étaient de véritables érudits, des chercheurs-historiens, maîtrisant les langues et les paléographies des documents gardés dans lesarchives roumaines et, parfois, étrangères. Ceci dit, espérons que ce projet sera couronné de succès! Târgu Mureş, le 14 septembre 2012, Fête de la Croix Glorieuse Dr. Liviu BOAR Rédacteur en chef EGY ÚJ KEZDET Egy évtizeddel ezelőtt, 2002-ben jelent meg a Maros megyei kiadványokközött egy új szakfolyóirat, amelyet Románia Nemzeti Levéltára Maros MegyeiIgazgatósága adott ki, A Maros Megyei Levéltár Évkönyve címmel. Napvilágot látott a Maros megyei levéltárosok első szakkiadványa, amely azidőszak egyik első olyan szakfolyóirata volt amelyet a Román Nemzeti Levéltárakegy területi szerve adott ki. Íme, mit írtam akkor a kiadói előszóban, AZ ÚT KEZDETÉN címmel:Tudatában vagyunk a nehéz feladatnak amelyet felvállaltunk, de szilárd a meggyőződásünk, hogy az anyagi nehézségek ellenére, amelyeken az intézményünkátmegy, sikerült majd időszakosan kiadnunk ezt az évkönyvet, hogy egytükre legyen a román levéltárosok tevékenységének. Az évkönyv az 1989 12
  13. 13. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăutáni ifjú levéltáros nemzedék lelkesedésének és a már sok éve tevékenykedőlevéltárosok kiforrottságának eredménye, azon idős kollégáké, akik letettékezen intézmény alapjait. A levéltárunk célja hogy megőrizze a román nemzetírott emlékezetét, amely alapján újra kell írni az igazi történelmet „sine ira etstudio” megszabadítva mindenféle elfogultságtól. Sajnos csak öt kötetet tudtunk közölni az évkönyvből 2002-2005 között, ésazon optimizmus dacára, amellyel elindítottuk a sorozatot, az anyagi nehézségekerősebbnek bizonyultak, és sajnos fel kellett függesztenünk az évkönyv kiadását. De tíz évvel az első szám, és hat évvel az utolsó kötet kiadása után, újraindítjuka Maros Megyei Levéltár Évkönyve Új sorozatát, amely minőségére garanciaa szerkesztői Tudományos Tanács, amelynek tagjai a romániai és nemzetközitörténetírás jeles személyiségei, akadémikusok, egyetemi tanárok, kutatók,levéltárosok, akiknek megköszönjük azt a megtiszteltetést, hogy elvállalták arészvételt. És itt köszönjük meg szponzoraink nagyvonalú anyagi támogatását. Az új sorozatban is megtartjuk azt a szerkezetet, amely kikristályosodottaz előző négy kötetben: lesz egy levéltártan fejezetünk, egy másik, amelyben alevéltári kutatásokon alapuló tanulmányokat közlünk, egy harmadik, amelybeneddig ismeretlen levéltári dokumentumokat adunk közre, közlünk recenziókat, ésszakkiadványokat is ismertetünk. Egy újdonság lesz az „Erdélyi Levéltárosok” – állandónak tervezett - fejezet,amelyben olyan erdélyi levéltárosok életrajzát közöljük, akik már nincsenekközöttünk. Ezeket az életrajzokat utólag egy azonos című kötetben tervezzük közölni. Ezegy olyan terv, amelynek célja a – sokszor ismeretlen – elődök emlékének tisztelete,akik hozzájárultak az iratok összegyűjtéséhez, megőrzéséhez, feldolgozásához és atudományos kutatásra való közreadásához. Munkájuk nélkül sok kutató nem tudottvolna a nemzet történelme szempontjából alapvető munkákat elkészíteni. A maguk során ezek a levéltárosok széleskörű tudással rendelkeztek, igazitörténelemkutatók voltak, a romániai és külföldi levéltárakban őrzött iratoknyelvének és paleográfiájának jó ismerői. Ezeket előrebocsátva azt kívánom, hogy az új kiadvány szerencsés csillagzatalatt szülessen! Marosvásárhely, 2012 szeptember 14, a Szent Kereszt ünnepén. Dr. LIVIU BOAR főszerkesztő 13
  14. 14. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă 14
  15. 15. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie NouăARHIVISTICĂ 15
  16. 16. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă 16
  17. 17. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă PSIHOLOGIA INIŢIERII ŞI DESFĂŞURĂRII CONTROLULUI LA CREATORII ŞI DEŢINĂTORII DE DOCUMENTE Nicoleta – Luiza ILIE În cadrul atribuţiilor funcţionarului public din arhive, un rol determinant înproiectarea imaginii instituţiei îl are activitatea de îndrumare şi control la creatorii şideţinătorii de documente. De modul de desfăşurare a întregii acţiuni şi de atitudineaadoptată de inspectorul de teren, depinde reuşita sau eşecul acestei activităţi. Relaţiileinter-umane sunt una dintre cele mai complexe şi sensibile laturi ale activităţiiarhivistice. Accentul care se pune în ultimul timp pe relaţia cu cetăţeanul, atitudineafuncţionarului public în faţa cetăţeanului, reclamă un studiu aprofundat atât ametodelor de lucru în concordanţă cu legile arhivistice, cât şi analiza tipologiilorumane întâlnite în munca de teren, determinând în cele din urmă formarea uneipersonalităţi şi atitudini competente şi complete, din punct de vedere profesional, alucrătorului din arhive. Formarea profesională a arhivistului începe întotdeauna cuaprofundarea legislaţiei în domeniu şi cunoaşterea întregii legislaţii de specialitate.Numai prin aplicarea legislaţiei, aceasta devine cunoscută şi respectată atât de celcare o promovează, cât şi de cel căruia i se adresează. Capacitatea de adaptare lasituaţiile neprevăzute şi de reacţie la stres, profesionalismul în abordarea problemelorridicate de partenerii de discuţie, sunt calităţi pe care legea le cere, dar care nu potfi dobândite decât în urma experienţei profesionale şi cu implicarea activă în faţaprovocărilor societăţii. Psihologia umană joacă un rol foarte important în activitateapublică pe care inspectorul de teren o dezvoltă în activitatea de control şi acordarea asistenţei de specialitate. De cele mai multe ori abordarea din perspectiva socio-umană este mai valoroasă şi cu rezultate mai rapide decât o abordare strict legislativăşi ultimativă. În activitatea sa, lucrătorul de teren are de înfruntat caractere umaneşi situaţii determinate de factorul uman. Gestionarea acestor situaţii este un factorde evaluare ulterioară a acţiunii de control, iar rolul inspectorului de teren poate fideterminat şi de răspunsul (pozitiv sau negativ) al unităţii controlate. Contrar altordomenii de activitate, în care răspunsul pe termen scurt este cel mai bine evaluat,în domeniul arhivistic impactul pozitiv pe termen lung şi prelungirea în timp aactivităţilor ce se efectuează asupra unei arhive este un factor pozitiv şi denotă oreuşită a inspectorului de teren pentru unitatea respectivă. Implicarea pe termenlung a factorilor de decizie şi condensarea permanentă a relaţiilor profesionale îndomeniul prelucrării şi conservării documentelor, nu fac decât să confirme roluldeosebit de important al acţiunilor întreprinse de instituţia Arhivelor, prin intermediulinspectorilor de teren. Imaginea instituţiei este astfel susţinută şi îmbunătăţităpermanent şi cu ajutorul profesioniştilor care sunt percepuţi numai din spatele uşilor 17
  18. 18. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăcare ascund dosare prăfuite de vreme. Privită din perspectiva legislativă, activitateade acordare a asistenţei de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente areo sferă largă de acoperire, dezvoltând paleta relaţiilor sociale prin prisma abordăriimetodologice a problemelor arhivistice. Urmând firul metodologiei prin care unlucrător atinge pragul dezvoltării la cote optime a relaţiilor din afara unităţii, lanivel naţional au fost elaborate legi directe şi legi colaterale care aduc o imaginede ansamblu asupra cerinţelor ce trebuiesc îndeplinite pentru afişarea în cadrullegislativ a relaţiilor cu publicul. Activitatea la creatorii şi deţinătorii de documente implică relaţiile cuorganizaţii de stat şi private, cu creatori persoane fizice şi juridice. Din aceastăperspectivă, legislaţia românească prevede o serie de norme şi reguli de conduită încadrul relaţiilor cu publicul şi a relaţiilor publice. Prima categorie salarială care areprevăzută această activitate, este categoria funcţionarilor publici. Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici prevede, la art.2 alin (3), activităţile desfăşurate de funcţionarii publici din perspectiva relaţiilorpublice şi principiile care stau la baza exercitării funcţiei publice1: legalitate,imparţialitate şi obiectivitate; transparenţă; eficienţă şi eficacitate; responsabilitate,în conformitate cu prevederile legale; orientare către cetăţean; stabilitate înexercitarea funcţiei publice; subordonare ierarhică. Din analiza acestor principii sepoate dezvolta o întreagă filozofie a exercitării atribuţiunilor de serviciu. Extinzândsfera aplicabilităţii şi depăşind cadrul legislativ, se poate afirma cu certitudine căaceste principii sunt mai mult decât necesare în desfăşurarea activităţilor în oricedomeniu care presupune dezvoltarea unor relaţii inter-umane. Mai mult decâtatât, privite strict din perspectiva semnificaţiei lor „literare”, aceste principii auguvernat dintotdeauna relaţiile dintre instituţii şi chiar mediul de afaceri. Privitădin perspectiva reglementării unor standarde salariale, Legea privind Statutulfuncţionarilor publici reflectă drepturile şi îndatoririle funcţionarilor publici. În ceeace priveşte relaţiile ce le dezvoltă funcţionarii publici în virtutea principiilor carestau la baza funcţiei, legea defineşte câteva drepturi cu incidenţă asupra subiectuluilucrării de faţă2: dreptul la opinie; interzicerea discriminării între funcţionariipublici, pe criterii politice, de apartenenţă sindicală, convingeri religioase, etnice,de sex, orientare sexuală, origine socială sau de orice altă asemenea natură; dreptulla informare; dreptul la asociere sindicală; dreptul la salariu; timp de lucru de 8 orepe zi şi de 40 de ore pe săptămână; autorităţile şi instituţiile publice au obligaţia săasigure funcţionarilor publici condiţii normale de muncă şi igienă de natură să leocrotească sănătatea şi integritatea fizică şi psihică; dreptul la asistenţă medicală,proteze şi medicamente, în condiţiile legii; dreptul la pensie şi alte drepturi de1 Legea nr. 188/1999.2 Ibidem. 18
  19. 19. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăasigurări sociale de stat, potrivit legii; funcţionarii publici beneficiază, în exercitareaatribuţiilor lor, de protecţia legii. Autoritatea sau instituţia publică este obligatăsă asigure protecţia funcţionarului public împotriva ameninţărilor, violenţelor,faptelor de ultraj cărora le-ar putea fi victimă în exercitarea funcţiei publice sau înlegătură cu aceasta. Pentru garantarea acestui drept, autoritatea sau instituţia publicăva solicita sprijinul organelor abilitate, potrivit legii. Legea a fost modificată laalineatul 10, care se referă la dreptul la despăgubiri în cazul în care funcţionarulpublic a suferit, din culpa autorităţii sau instituţiei publice, un prejudiciu material întimpul îndeplinirii atribuţiilor de serviciu 3. În virtutea aceleaşi legi, sunt stabiliteşi obligaţiile funcţionarilor publici4 : îndeplinirea cu profesionalism, imparţialitateşi în conformitatea cu legea a îndatoririlor de serviciu; abţinerea de la orice faptăcare ar putea aduce prejudicii persoanelor fizice sau juridice ori prestigiuluicorpului funcţionarilor publici; respectarea normelor de conduită profesională şicivică prevăzute de lege; să se abţină de la exprimarea sau manifestarea publică aconvingerilor şi preferinţelor lor politice, să nu favorizeze vreun partid politic sauvreo organizaţie căreia îi este aplicabil acelaşi regim juridic ca şi partidelor politice;îndeplinirea atribuţiilor ce le revin din funcţia publică pe care o deţin, precum şia atribuţiilor ce le sunt delegate; păstrarea secretului de stat, secretul de serviciuprecum şi confidenţialitatea în legătură cu faptele, informaţiile sau documentele decare iau cunoştinţă în exercitarea funcţiei publice, în condiţiile legii, cu excepţiainformaţiilor de interes public; le este interzis să solicite sau să accepte, directsau indirect, pentru ei sau pentru alţii, în considerarea funcţiei lor publice, darurisau alte avantaje; rezolvarea, în termenele stabilite de către superiorii ierarhici,lucrările repartizate; este interzis să primească direct cereri a căror rezolvare intrăîn competenţa lor sau să discute direct cu petenţii, cu excepţia celor cărora le suntstabilite asemenea atribuţii, precum şi să intervină pentru soluţionarea acestor cereri;respectarea regimului juridic al conflictului de interese şi al incompatibilităţilor,stabilite potrivit legii. Cariera profesională este unul dintre elementele de bază în desfăşurareaactivităţii. De modul cum sunt îndeplinite sarcinile de serviciu şi de calitatealucrărilor efectuate, depinde evoluţia carierei profesionale. La toate acestea seadaugă ambiţia şi interesul pe care funcţionarul public le afişează în zona interesuluipersonal pentru dezvoltarea carierei profesionale. Legislaţia românească areprevăzute, pentru categoria funcţionarilor publici, o serie de prevederi care stabilescprincipiile, metodele şi mijloacele prin care este organizată şi se poate dezvoltacariera funcţionarilor publici. Legea defineşte cariera în funcţia publică ca fiind3 Au fost menţionate doar drepturile care au incidenţă cu activitate de îndrumare şi controlla creatorii şi deţinătorii de documente.4 Legea nr. 188/1999. 19
  20. 20. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăansamblul situaţiilor juridice şi efectele produse, care intervin de la data naşteriiraportului de serviciu al funcţionarului public până în momentul încetării acestuiraport, în condiţiile legii5. Prin aceeaşi reglementare sunt stabilite şi principiile carestau la baza organizării şi dezvoltării carierei funcţionarului public6: competenţa,competiţia, egalitatea de şanse, profesionalismul, motivarea, transparenţa. Evaluareaperformanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici cuprind o seriede elemente care stabilesc cadrul general pentru formarea unui corp profesionistde funcţionari publici. În conformitate cu prevederile legii, a fost elaborat Codulde conduită al funcţionarilor publici7, care reglementează normele de conduităprofesională a funcţionarilor publici. Acestea sunt obligatorii pentru toţi funcţionariipublici din cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice ale administraţiei publicecentrale şi locale, precum şi în cadrul autorităţilor administrative autonome şi areca obiective creşterea calităţii serviciului public, o bună administrare în realizareainteresului public, eliminarea birocraţiei şi a faptelor de corupţie din administraţiapublică, prin8: reglementarea normelor de conduită profesională; informareapublicului cu privire la conduita profesională a funcţionarilor publici; creareaunui climat de încredere şi respect reciproc între cetăţeni şi funcţionarii publici– pe de o parte – şi între cetăţeni şi autorităţile publice, pe de altă parte. AcelaşiCod emite şi principiile care guvernează conduita profesională a funcţionarilorpublici9: supremaţia Constituţiei şi a legii; prioritatea interesului public; asigurareaegalităţii de tratament a tuturor cetăţenilor în faţa autorităţilor şi instituţiilor publice;profesionalismul; imparţialitatea şi independenţa; integritatea morală; libertateagândirii şi a exprimării; cinstea şi corectitudinea; deschiderea şi transparenţa. Pebaza acestor principii, au fost elaborate Normele generale de conduită profesionalăa funcţionarilor publici10, care cuprinde 15 enunţuri de care funcţionarii publici seghidează în desfăşurarea activităţilor stabilite conform fişei postului : asigurareaunui serviciu public de calitate, loialitatea faţă de Constituţie şi lege, loialitateafaţă de autorităţile şi instituţiile publice, libertatea opiniilor, respectarea eticii înactivitatea publică, neefectuarea de activităţi politice, respectarea legii în folosireaimaginii proprii, conduita în cadrul relaţiilor internaţionale, interdicţia privindacceptarea cadourilor, serviciilor şi avantajelor, participarea la procesul de luare a5 Hotărârea nr. 611, din 4 iunie 2008, pentru aprobarea normelor privind organizarea şidezvoltarea carierei funcţionarilor publici, publicată în Monitorul Oficial nr. 530, din 14 iulie 2008,art. 2.6 Idem, art. 4.7 Codul de conduită al funcţionarilor publici, publicat în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr.525, din 2 august 2007, art. 2.8 Ibidem.9 Idem, art. 3.10 Ibidem. 20
  21. 21. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouădeciziilor, obiectivitate în evaluare, respectarea legii în exercitarea prerogativelor deputere publică, respectarea legii în utilizarea resurselor publice, limitarea participăriila achiziţii, concesionări sau închirieri, coordonarea, monitorizarea şi controlulaplicării normelor de conduită profesională se efectuează prin Agenţia Naţională aFuncţionarilor Publici. Prima lege democratică a Arhivelor Naţionale, adoptată în 1996, stabileşteprincipiile de funcţionare ale acestei instituţii greu încercată de-a lungul timpului.Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale11 este baza legală în care se desfăşoarăactivitatea instituţiei şi care reglementează relaţiile cu persoanele fizice şi juridice,inclusiv prin prisma acordării asistenţei de specialitate şi a relaţiilor cu publicul.Elaborarea acestei legi a fost punctul de plecare în schimbarea opticii în ceeace priveşte relaţiile publice şi relaţiile cu publicul, în democratizarea instituţieiArhivelor şi în afirmarea principiilor care, ulterior, au fost cuprinse în legilecolaterale. Articolul 4 al legii are prevederi referitoare la creatorii şi deţinătorii dedocumente. Acest articol deschide calea acordării asistenţei la creatorii şi deţinătoriide documente şi trasează obiectivele controlului de specialitate. Activitatea decontrol şi asistenţă de specialitate este unul din atribuţiile Arhivelor Naţionale şieste cuprinsă în prevederile art. 5. Constatările de pe teren au demonstrat faptulcă legislaţia arhivistică nu este pe deplin cunoscută, şi cu atât mai puţin aplicatăla creatorii şi deţinătorii de documente, cu toate că legea are o prevedere specialăpentru activitatea de arhivă de la aceştia, cuprinsă în art. 7–13 şi 23-2412. În ceeace priveşte abordarea legislativă a activităţii de arhivă de la creatorii şi deţinătoriide documente, de-a lungul timpului s-au încercat îmbunătăţiri în funcţie de evoluţiasocietăţii. Una dintre problemele cu care se confruntă inspectorii de teren esteproblema spaţiilor de arhivă. Spaţiile de depozitare a arhivelor au fost întotdeauna„punctul slab” al creatorilor şi deţinătorilor de documente. Legislaţia de specialitateîn domeniu construcţiilor nu a prevăzut şi o corelare cu Legea nr. 16/1996. Astfel, încele mai multe cazuri, spaţiul de depozitare nu numai că nu corespunde din punct devedere structural cu destinaţia acestuia, dar prezintă şi diferite grade de periculozitatepentru documente şi personalul responsabil din unitatea respectivă13. De cele maimulte ori, creatorii apelează la art. 13 al Legii nr. 16/1996 şi consideră că amenajareaunui spaţiu de depozitare a documentelor este o problemă „care mai poate aştepta”.Legislaţia arhivistică a încercat de-a lungul timpului să reglementeze cât mai bineşi să impună reguli de păstrare şi conservare a documentelor, astfel încât să se evitedistrugerea fizică şi chimică a acestora. Legea nr. 16/1996 dezvoltă mult articolul11 Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 / 1996, publicată în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr.71, din 9 aprilie 1996.12 Ibidem.13 Ibidem. 21
  22. 22. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă17 al Decretului nr. 472/1971, care cuprindea doar două rânduri în ceea ce priveştepăstrarea documentelor : „Documentele se păstrează în depozite construite specialpentru arhivă sau în încăperi amenajate în acest scop. Depozitele de arhivă trebuiesă fie dotate cu mijloace adecvate de păstrare şi prevenire a incendiilor.” Odată cuLegea nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale se aduc foarte multe lămuriri atât în ceea cepriveşte spaţiul de depozitare a documentelor, cât şi în privinţa obligaţiilor creatorilorşi deţinătorilor de documente. O întreagă secţiune, Secţiunea a III-a, este dedicatăpăstrării documentelor. Art.12 al legii prevede, pe lângă obligativitatea păstrăriidocumentelor în condiţii corespunzătoare astfel încât să fie evitate distrugerea,degradarea, sustragerea ori comercializarea ilegală, şi obţinerea unui aviz din parteaArhivelor Naţionale sau a direcţiilor sale judeţene, care condiţiona construcţia unuinou sediu de existenţa unui spaţiu destinat păstrării arhivei. Poate că şi formulareadin lege a acestei condiţii „noile clădiri vor fi avizate de Arhivele Naţionale numaidacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor”, a dat naştere la interpretări,în sensul că dacă nu era prevăzut un spaţiu de depozitare a documentelor nu mai eranecesar avizul instituţiei Arhivelor şi, cu atât mai mult cu cât acesta era necesar numaipentru noile sedii, cele construite anterior elaborării Legii nr. 16/1996 fiind absolvitede această obligativitate. Pe baza acestei prevederi au fost elaborate Instrucţiunileprivind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate deconducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, care laart. 81 – 108 sunt prevăzute condiţiile pe care trebuie să le întrunească depozitul dearhivă, pornind de la amplasarea acestuia şi până la dotarea sa interioară. Dezvoltareaart. 7 din Legea nr. 16/1996 şi stabilirea atribuţiilor personalului de la compartimentulde arhivă de la creatori, au deschis cu succes calea acordării asistenţei de specialitatedin partea Arhivelor Naţionale14. Avizul din partea Arhivelor a fost obiectul unuiNormativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelorde depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publicişi privaţi de arhivă15. Pentru că nu a fost publicat în Monitorul Oficial al Românieişi mai ales din cauza omiterii prevederii şi în legile colaterale a acestei condiţii,Normativul a avut mai mult un caracter intern, aplicabilitatea acestuia fiind posibilădoar atunci când, în urma controalelor la creatori, acesta a fost adus la cunoştinţalor. Acesta prevedea condiţiile pe care trebuia să le întrunească un spaţiu destinatpăstrării arhivei precum şi formalităţile necesare avizului. Modificările ulterioareale legii Arhivelor Naţionale nu au schimbat sau actualizat cu realitatea prevederileNormativului.14 Idem, art. 5.15 Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor dedepozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă,aprobat prin Ordinul de zi al Directorului general al Arhivelor Naţionale nr. 235 din 5 iulie 1996. 22
  23. 23. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouă Noţiunile privind evidenţa documentelor, gruparea documentelor în dosare,inventarierea documentelor, predarea acestora la compartimentul de arhivă,selecţionarea documentelor, folosirea documentelor, organizarea depozituluide arhivă, păstrarea documentelor şi depunerea acestora la Arhivele Naţionale,toate aceste probleme fac obiectul Instrucţiunilor care devin astfel un manual allucrătorului în arhive şi, totodată, un îndrumător de valoare în organizarea activităţii.În încercarea de a reglementa cât mai eficient activitatea de acordare a asistenţeide specialitate din partea Arhivelor Naţionale, a fost emis un Ordin al MinistruluiAdministraţiei şi Internelor, publicat în Monitorul oficial, prin care s-a încercat„oficializarea” documentelor de control întocmite de inspectorii de teren. Lasfârşitul anului 2006, legislaţia arhivistică „s-a îmbogăţit” cu o nouă reglementarecare adaugă la zestrea Patrimoniului Arhivistic Naţional şi documentele deţinutede A.V.A.S. Această ultimă reglementare în domeniu este benefică dacă privimlucrurile din punct de vedere al prelucrării documentelor. Se elimină – în mare parte– preluarea documentelor fără evidenţe, aşa-zisele preluări „în regim de urgenţă”, darse introduce obligativitatea preluării de către instituţia Arhivelor a unor documentecare nu prezintă importanţă documentar istorică foarte mare, dar care sunt încadrate,conform Nomenclatoarelor arhivistice, la termenul de păstrare permanent şi fiindastfel incluse în Fondul Arhivistic Naţional. O altă reglementare se referă la arhivarea documentelor în formă electronică.Astfel Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formăelectronică16 stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şiutilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivateîntr-o arhivă electronică. Se prevede că „operaţiunile de prelucrare arhivisticăa documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor LegiiArhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precumşi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţieicu caracter public sau privat”. Este definită terminologia de specialitate şi suntreglementare metodele de lucru în domeniul arhivării electronice. Furnizareaserviciilor de arhivare a documentelor în formă electronică sunt un domeniu careîncă nu intră în atribuţiile Arhivelor Naţionale. Cu toate că este prevăzut, în art. 4, că„orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documenteîn formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile prezentei legi” sepoate spune că aici s-a produs o ruptură de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996,nu neapărat din perspectiva legislativă, cât mai ales din punct de vedere logistic,întrucât Arhivele Naţionale nu deţin în prezent resursele necesare gestionării uneiarhive electronice. Mai mult decât atât, la art. 5 legea precizează că „furnizarea16 Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică,publicată în „Monitorul Oficial”, Partea I, nr. 345 din 22 mai 2007. 23
  24. 24. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăserviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi sedesfăşoară în concordanţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectareaactelor normative în vigoare.” În aceste condiţii, orice prelucrare a informaţiei înformat electronic este liberă de orice răspundere pentru integritatea persoanelorcare gestionează aceste programe. Cu toate că este invocată legislaţia arhivistică,anumite reglementări din această lege nu fac în totalitate obiectul prevederilor Legiinr. 16/1996. Încă de la începuturi, instituţia Arhivelor şi-a impus norme de funcţionare şiplanificare a activităţilor. Astfel, Jurnalul Sfatului Administrativ al Ţării Româneştidin 9 iunie 1831, stabilea regulile pentru evidenţa arhivei. Pentru a „să păzi o bunăorânduială şi a să găsi cu înlesnire orice hârtie va cere trebuinţă”, în Jurnal se fixeazăca dosarele (deliile) ce urmau să fie depuse la Arhive să fie trecute în două inventare(opise), unul la arhivar iar al doilea la instituţia ce le depunea; arhivarul trebuia săle aranjeze pe ani şi pe dregătorii (instituţii) şi să le dea numărul Arhivei, pe lângănumărul lor; numărul se dădea de la 1 pentru un an întreg; pentru toate dosarele cese primeau de la orice instituţie, trebuiau ţinute registre deosebite pentru fiecarean 17. Până în anul 1935 când apare prima lege a Arhivelor, s-a lucrat îndeosebidupă acest jurnal, îmbunătăţit în 1840 şi 187218. Abia cu H.C.M. 1.119/1957 sestabileşte ca o sarcină de bază pentru toate instituţiile, obligaţia de a organiza arhiveproprii, conform unui Regulament întocmit de comun acord cu Arhivele Statului,să înfiinţeze servicii, secţii, birouri de arhivă sau să desemneze un responsabil cuarhiva. În cazul când cantitatea de arhivă sau se desemneze un responsabil cu arhiva.În cazul când cantitatea de arhivă nu necesită o muncă intensă, responsabilitatealucrărilor de arhivă poate şi trebuie să fie încredinţată unei persoane care îndeplineşteşi alte munci, numită printr-o decizie a conducerii19. În aceste condiţii, prelucrareaarhivei la creatori s-a efectuat alternativ cu efectuarea altor activităţi. Lipsapersonalului sau distribuirea pe mai multe sectoare de lucru, între care şi „arhiva”,a dus la constituirea la unităţi a unei arhive răvăşite, ordonată incorect care, odatăajunsă în păstrarea Arhivelor, nu corespunde standardelor de prelucrare arhivistică.De aici şi până la elaborarea unui plan de prelucrare arhivistică a documentelornu a fost decât un pas. Necesitatea planificării etapelor de prelucrare arhivistică adocumentelor este cu atât mai imperativă cu cât numărul de solicitări de documentede importanţă ştiinţifică sau practică a crescut în procent covârşitor după anul 1990.Cantitatea şi varietatea materialului documentar aparţinând Fondului ArhivisticNaţional este foarte mare. Cercetarea şi folosirea acestei mari cantităţi de arhivă este17 Marcel Dumitru Ciucă18 Idem.19 M. Soveja, M. Lăzărescu, Prelucrarea tehnico-ştiinţifică a materialelor documentare dinFondul Arhivistic de Stat, în „Revista Arhivelor”, nr. 2/1962, p. 222. 24
  25. 25. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăimposibilă fără instrumente arhivistice de evidenţă care să orienteze cercetătorul încunoaşterea fondurilor şi a conţinutului lor 20. Prelucrarea documentelor trebuiesă se facă într-o ordine prestabilită. Astfel, după elaborarea nomenclatoruluiarhivistic se trece la constituirea documentelor în dosare, pe direcţii, servicii etc.21Dosarele trebuie să fie cusute, numerotate, certificate, îndepărtându-se toate acele,clamele şi filele nescrise. După terminarea acestor operaţiuni urmează inventariereamaterialelor documentare. La prima vedere, până aici totul pare simplu, dar tocmaiaceastă constituire a dosarelor este problema principală a arhivisticii. Pornind dela elaborarea nomenclatorului arhivistic şi până la selecţionarea documentelor,sistemul de lucru este acelaşi, fiind bazat pe aceleaşi principii. Modul de aplicare aacestui sistem diferă de la un creator la altul şi, odată ajunse în depozitele ArhivelorNaţionale, aceste documente trebuiesc prelucrate corect de specialiştii noştri,conform instrucţiunilor în vigoare, pentru ca posteritatea să aibă o imagine cât maifidelă asupra evoluţiei, pe ansamblu, a societăţii. Aici intervine rolul inspectoruluide teren, de a cărui experienţă, dăruire şi abilitate depinde prelucrarea arhivistică adocumentelor creatorului şi, implicit circuitul acestora până în depozitele ArhivelorNaţionale. De aceea, pornind de la planificarea activităţii de control şi terminândcu preluarea documentelor în depozitele noastre, întreaga activitate trebuie să sedesfăşoare după o planificare bine stabilită, astfel încât să nu fie omis nici un aspectşi să nu fie trecută cu vederea nicio problemă sau prioritate în acordarea asistenţeide specialitate. În ultimii ani, datorită reducerii activităţii la marile întreprinderi, controaleles-au axat în principal pe ramurile învăţământ, administraţie şi agricultură, peconsiderentul că acestea acoperă aproape toate domeniile de activitate, atât lanivel comunal cât şi în mediul urban. Atenţia Arhivelor a fost îndreptată, după1990, spre agricultură, ramura care a fost lovită din plin de urgia transformării.Desfiinţarea formelor de cooperativizare, transformarea întreprinderilor agricole destat şi a staţiunilor de mecanizarea agriculturii în noi unităţi agricole, a aruncat valularhivei asupra primăriilor, care s-au văzut nevoite să accelereze ritmul întocmiriievidenţelor pentru documentele proprii şi să preia din mers şi arhivele unităţilordesfiinţate. În aceste condiţii, lucrătorii din Arhive au fost puşi în faţa unor situaţiineprevăzute dar, cu o planificare realistă şi bine fundamentată legislativ, au reuşitstăpânirea şi preluarea controlului asupra întregului sistem de preluare şi prelucrarearhivistică a acestor documente. Planificarea controlului la unităţi este stabilităanual, pentru fiecare lucrător, în funcţie de următorii factori : situaţia juridică aunităţii, periodicitatea controalelor anterioare, importanţa unităţii, localizarea20 C. Timaru, Despre pregătirea cadrelor de specialitate în domeniul arhivisticii, în „RevistaArhivelor”, nr. 1/1959, p. 165.21 M. Soveja, M. Lăzărescu, op.cit., p. 230. 25
  26. 26. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăacesteia pe raza judeţului, cantitatea de arhivă, valoarea documentelor, personaluldisponibil. Numai procedând astfel reuşim să distingem esenţialul de amănuntulneconcludent, fără caracter general. Desigur, atunci când dintr-un motiv sau altulse ivesc situaţii deosebite, asupra cărora trebuie luate măsuri pe loc şi fără ezitări,acestea stau în prim-planul asistenţei de specialitate şi, în funcţie de împrejurări, seiau măsurile corespunzătoare. La rândul său, fiecare inspector de teren îşi planifică,în funcţie de planul de muncă stabilit pentru fiecare trimestru, numărul unităţilorce urmează a fi controlate lunar şi, în cadrul lunii având în vedere aceeaşi factorigenerali, data la care va efectua acţiunea de îndrumare şi control, întocmind unplan metodic de control. Consider că metoda ideală de efectuare a unui controleste formarea de echipe de inspectori, care să aibă în componenţă reprezentanţi dintoate forurile de control locale (administraţie, interne, sănătate publică, finanţe),pentru a sensibiliza creatorul în respectarea tuturor măsurilor stabile şi pentru aatrage atenţia reprezentanţilor instituţiilor din care fac parte membrii echipei decontrol, asupra obiectivelor ce ar putea face şi subiectul unor controale interne dinpartea conducerii ramurilor de activitate. Astfel, dacă în învăţământ, spre exemplu,la controlul efectuat la o şcoală ar participa şi un reprezentant al inspectoratuluişcolar judeţean, un inspector de la Direcţia de Sănătate Publică şi un reprezentantal administraţiei locale alături de inspectorul coordonator al controlului din parteaArhivelor Naţionale, ar avea un impact mult mai mare constatările specialistuluide la Sănătate Publică în materie de întreţinere a spaţiului de depozitare, igienadocumentelor şi a muncii, apoi ale inspectorului şcolar privind probleme de personalşi gestiunea documentelor şi, nu în cele din urmă, ale reprezentantului administraţieilocale, care ar putea participa la stabilirea măsurilor şi termenelor în mod realist,astfel încât să se aducă la cunoştinţa tuturor acestor factori responsabilităţile şinecesităţile unităţii controlate. În acest fel, fără a submina autoritatea Arhivelor înmaterie de acordare a asistenţei de specialitate la creatorii şi deţinătorii de arhivă,s-ar crea o sferă relaţională determinantă pentru respectarea în mod consecventşi realist a prevederilor legale în materie de documente şi, totodată, ar putea fi oformă de popularizare a activităţii şi rolului Arhivelor în sistemul social, legislativşi de administrare a Patrimoniului Arhivistic Naţional. Alternativa acestei soluţii deefectuare a unui control cu eficienţă maximă este informarea conducerii superioareunităţii controlate asupra neregulilor constatate de inspectorul de specialitate darpropagarea în rândul factorilor de decizie ar avea efect întârziat. În cadrul activităţilor desfăşurate de Arhivele Naţionale, un spaţiu majorîl ocupă activitatea de control la creatorii şi deţinătorii de documente. Cu toatecă în legislaţia arhivistică această activitate cuprinde şi asistenţa de specialitate,consider că ar trebui acordată o atenţie specială numai controlului, pentru că numaiîn urma constatărilor efectuate în urma acestei acţiuni se poate determina măsura 26
  27. 27. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăîn care – ulterior – unitatea controlată are nevoie de asistenţă de specialitate dinpartea instituţiei noastre şi ce anume implică această asistenţă. În cadrul activităţiide planificare anuală a creatorilor şi deţinătorilor de documente care urmează a ficontrolaţi, se urmăresc o serie factori determinanţi, care stabilesc atât importanţaunităţilor controlate, a documentelor create, cât şi „prezenţa” acestora în plan local.Astfel, nu se poate delimita criteriul importanţei documentelor de cel al activităţiiunităţii. Din experienţa profesională în acest domeniu, pot afirma cu certitudine că ounitate care are o cantitate mare de documente este în aceeaşi măsură şi generatoarede documente istorice şi – implicit – necesită un mai mare interes din parteaspecialiştilor noştri. Dar, în aceeaşi măsură, şi o unitate care creează o cantitate micăde documente, poate avea importanţă pentru istoria locală. Există două categorii deunităţi care generează cantităţi mici de documente, dar care joacă un rol destul demare în plan local : unităţile care nu sunt sedii centrale, ci doar puncte de lucru pentrusedii centrale aflate în alte locaţii şi unităţi care au o mare cantitate informaţionalăstocată în format electronic, care au creat arhivă curentă sub formă de copii (faxuri,xeroxuri, printări), iar arhiva istorică se află stocată în format electronic şi, astfel,cantitatea de arhivă existentă se rezumă – fizic – doar la câţiva metri liniari. Maieste o situaţie – destul de dificilă – şi cu care inspectorii din Arhivele Naţionale duco bătălie nesfârşită : arhiva unităţilor aflate în lichidare judiciară. Aceste arhive suntuneori dispărute fără urmă datorită neglijenţei foştilor lucrători şi, mai nou, datoritănoilor proprietari care nu acordă importanţa cuvenită arhivei istorice. Toate aceste probleme generează principii care stau la baza „alegerii”unităţilor ce vor face obiectul controlului periodic. Acestea se stabilesc ţinând contde două elemente majore : - numărul limită de unităţi la care un lucrător poate acorda asistenţă de specialitate într-un an calendaristic - importanţa documentară a unităţilor de pe raza de competenţă Aceste două elemente generează principiile după care sunt repartizateunităţile pentru fiecare inspector : - teritorialitatea – acest principiu se aplică în cazul în care inspectorul deteren a mai efectuat controale în anii anteriori la unităţile dintr-o anumită zonă şi carecunoaşte foarte bine atât problemele cu care se confruntă responsabilul cu arhiva dinacea unitate, cât şi activitatea de arhivă de-a lungul unei anumite perioade de timp(verificare de nomenclatoare arhivistice, spaţii de arhivă, lucrări de selecţionare,instruiri periodice). Este foarte bine ca atunci când se creează o punte de legătură viabilă întreunitatea controlată şi inspectorul de teren, aceasta să fie menţinută şi frecventverificată, astfel încât încrederea în stabilitatea şi profesionalismul lucrătorilor dinArhive să fie maximă şi să nu facă loc unor incertitudini şi instabilitate şi acordarea 27
  28. 28. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăasistenţei de specialitate. Datorită acestor legături profesionale stabilite întrereprezentantul instituţiei Arhivelor în relaţia cu creatorii şi deţinătorii de documenteşi personalul din unitatea respectivă, se poate realiza o colaborare eficientă şicoerentă în problema desfăşurării activităţii de arhivă din fiecare unitate. - frecvenţa controlului – are la bază sistemul repetabilităţii controlului la ounitate, la un interval mai mic de 3 ani. Acest principiu este în strânsă legătură cuprincipiul teritorialităţii, în sensul că, atunci când se planifică un control, automat seinduce şi acest principiu, prin „vizitarea” şi celorlalte unităţi de raza localităţii undese află unitatea controlată. Astfel, în cazul controlului la o instituţie administrativă(primărie, şcoală), se efectuează şi control la unitatea sanitară din acea zonă sau la ounitate bancară sau agricolă. - distanţa – este un factor care este în strânsă legătură cu teritorialitatea. Încondiţiile actuale, este mai important ca oricând. Acest factor determină, de multeori, frecvenţa controlului. Acest factor este în strânsă legătură cu factorul meteorologic În funcţie devreme se poate determina şi raza de desfăşurare a controlului. - importanţa unităţii - este determinant în stabilirea priorităţilor de control.Principalele elemente care determină importanţa unităţii sunt : cantitatea dedocumente creată, domeniul de activitate, numărul de personal, transformărileistorice, zona de reşedinţă, importanţa sa în plan local. - evoluţia istorică a unităţii – mai ales în cazul unităţilor în curs de lichidare,care necesită o atenţie sporită - măsurile şi termenele stabilite la controalele anterioare – este un elementde care se ţine cont mai ales în cazul controalelor tematice şi de revenire, precumşi în cazul acordării asistenţei de specialitate pentru întocmirea nomenclatoarelorarhivistice şi a lucrărilor de selecţionare. - solicitarea din partea unităţii – sunt cazuri destul de frecvente în ultimultimp, în care unităţile solicită asistenţă de specialitate, mai ales unităţile nouînfiinţate şi care sunt „îndemnate” de forurile superioare să ia legătura cu unitateateritorială a Arhivelor Naţionale pentru a-şi defini activitatea de arhivă. Aici existătrei componente de care trebuie să ţinem seama. Un prim element este vechimea unităţii. Dacă unitatea este nou înfiinţată şinu are o vechime mai mare de 2 ani, se poate vorbi doar de acordarea asistenţei despecialitate şi finalizarea acestei activităţi cu o instruire colectivă pe probleme dearhivă. În cazul unei unităţi cu o vechime mai mare de 3 ani, atunci se impune – pelângă instructajul efectuat la solicitarea unităţii – şi un control de specialitate pentrua depista eventualele probleme cu care se confruntă. Al doilea element este cantitatea de arhivă creată. Acest criteriu îl întâlnimîn aproape toate planificările de controale, fie ele tematice, de fond etc. Chiar dacă 28
  29. 29. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăunitatea este nou înfiinţată sau chiar dacă nu are o activitate în urma căreia să rezulte ocantitate mare de documente cu caracter istoric, sunt cazuri în care sunt create foartemulte documente cu termen permanent, mai ales cele de genul financiar-contabil(acte justificative de cheltuieli). În acest caz, cele mai multe solicitări din parteaacestor unităţi vin pentru asistenţa în cazul întocmirii lucrărilor de selecţionare pentruaceste documente. Şi se aici decurg o serie de înlănţuiri procedurale, pornind de laexistenţa sau inexistenţa unor căi de soluţionare a acestei probleme: nomenclatorarhivistic, comisie de selecţionare, spaţiu de arhivă etc. Cel de-al treilea element îl constituie situaţia economică a unităţii, şiaici mă refer la unităţile aflate în procedură de lichidare judiciară, care necesităasistenţă imediată. La acest criteriu mai trebuie avut în vedere genul solicitării,care în funcţie de caracterul acestuia îi este alocat un anumit timp : Nomenclatoarearhivistice, lucrări de selecţionare, instruiri individuale sau colective, inventariereadocumentelor, organizarea depozitului de arhivă, verificare spaţii de arhivă, solicităride deplasare la sediul unităţilor pentru soluţionarea diferitelor probleme legate deactivitatea de arhivă etc. - personalul disponibil. În ultimul timp, lipsa personalului specializat caresă efectueze controale la creatorii de documente, a devenit o problemă acută, încondiţiile în care numărul creatorilor se măreşte an de an şi, mai ales, creşte numărulunităţilor lichidate, care necesită atenţie imediată şi – de cele mai multe ori – fărăa putea fi planificate la control periodic. În cazul unui personal redus, format din2 – 3 inspectori de teren dintr-un judeţ, de exemplu, unde numărul unităţilor carefuncţionează este de rangul sutelor, şi unde aceşti inspectori mai au şi alte sarcini seserviciu, într-un an calendaristic nu se pot planifica mai mult de 20 – 25 de unităţipentru a fi controlate. Pe baza acestui criteriu (al numărului personalului disponibil)planificarea se justifică mai mult ca oricând, celelalte elemente componente fiindfactori determinanţi în „alegerea” unităţilor dintr-un an calendaristic. - situaţii neprevăzute – este un element despre care nu se poate spune căintră în planificarea anuală a controalelor la creatori, dar care influenţează realizareaplanului. Este vorba de calamităţi naturale, accidente în urma cărora s-au produsincendii, inundaţii sau chiar furturi sau distrugeri de documente, toate acesteanecesitând prezenţa la faţa locului a inspectorului de teren. Planificarea lunară a controlului se face în funcţie de activităţile lunare, înansamblul lor. Datorită numărului redus de personal cu studii superioare, într-ounitate judeţeană a Arhivelor Naţionale nu se pot delimita activităţile în funcţiede specializarea personalului. Pe lângă activitatea la creatorii şi deţinătorii dedocumente, un inspector trebuie să desfăşoare şi activităţi în interiorul unităţii cumar fi : activitate de valorificare, activităţi la nivel de depozit (fondare, ordonare,inventariere, selecţionare, sistematizare), referate în urma verificărilor de spaţii de 29
  30. 30. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăarhivă, lucrări de selecţionare etc., activitate în Comisia de selecţionare, sala destudiu, alte activităţi ordonate de conducerea unităţii. În funcţie de aceste activităţi,se poate face o planificare riguroasă a deplasărilor în teren, ţinând însă cont şide criteriile de selecţie a unităţilor care au fost planificate. Astfel, în planificareaactivităţilor, se poate realiza o balanţă între activităţile „de interior” şi cele „deexterior”, în funcţie de complexitatea acestora. În lunile de iarnă se poate rezervatimp pentru activităţile care solicită mai puţine deplasări în teren, sau care sunt celmai aproape de sediu. În această perioadă este de preferat ca numărul unităţilorplanificate la control să fie cât mai redus. De obicei, din experienţa profesională, amconstatat că în lunile de iarnă de la începutul anului sunt cele mai multe solicităridin partea creatorilor pentru lucrări de selecţionare sau mutări de arhivă, în timpce în lunile friguroase de la sfârşitul anului (noiembrie – decembrie) activitatea dearhivă de la creatori este foarte redusă. În lunile de primăvară şi toamnă sunt celemai multe solicitări pentru inventariere, verificări de spaţii şi instruiri. În lunile devară primează activitatea de selecţionare. În funcţie de aceste estimări, se poate face o planificare lunară a genurilorunităţilor controlate. În funcţie de specificul activităţii creatorilor repartizaţi anual,se efectuează o analiză comparativă pe baza criteriilor de selecţie : domeniul deactivitate, cantitatea de documente, activitatea personalului responsabil cu arhivadin unitate, spaţiul de depozitare şi dotarea acestuia. Activitate complexă în cadrul activităţilor desfăşurate în cadrul ArhivelorNaţionale, controlul şi asistenţa de specialitate sunt reglementate legislaţia despecialitate. Această activitate este definită ca fiind forma specifică de aplicareconcretă a legislaţiei în vigoare de către Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene 22.Conform prevederilor legale, toate tipurile de activităţi de asistenţă de specialitatese pregătesc în prealabil prin studierea dosarului creatorului şi deţinătorului dearhivă23. Toate dosarele creatorilor sunt evidenţiate într-un registru, de obiceiinventariate alfabetic, pe localităţi. După depistarea dosarului în evidenţe, acestase supune aceloraşi reguli de scoatere din depozit, ca la oricare unitate arhivisticăsolicitată pentru cercetare: completarea registrului de depozit, a foii de folosire,înlocuirea cu fişa de control. În activitatea de îndrumare şi control, am deprins anumite „tehnici” destabilire a unităţilor care vor fi supuse controlului într-un interval relativ scurt detimp. Astfel că, întotdeauna, îmi rezerv şi o a doua sau chiar o a treia unitate pentruefectuarea controlului. Situaţii neprevăzute pot face imposibilă realizarea acţiunii şi,pentru a nu înregistra un eşec în deplasare, mai ales în unităţile care necesită22 ������������������������������������������������������������������������������������������ Norme tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale aprobate de Direc-torul general prin Ordinul nr. 227 din 18 iunie 1996, art. 138, p. 65.23 Idem, art. 139, p. 66. 30
  31. 31. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouădeplasarea pe o distanţă mai mare, analizez mai multe dosare ale creatorilor din zonăşi – în funcţie de situaţie – stabilesc ce acţiuni urmează a fi desfăşurate (de fond,tematice etc). În principiu, planul metodic de control trebuie să-şi propunăparcurgerea întregii problematici ce face obiectul activităţii creatorului, să fie înconformitate cu prevederile Legii 16/1996, modificată şi completată prin Legea358/2002 şi să respecte Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şideţinătorii de arhivă, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul dezi nr. 217 din 23 mai 1996. După completarea tuturor cerinţelor din planul metodicde control şi având în vedere criteriile de departajare a unităţilor repartizate, sestabileşte ordinea sau prioritatea executării acţiunii de control şi se trece la etapaurmătoare. Conform planificării activităţilor lunare, ziua destinată activităţii decontrol se planifică şi în funcţie de disponibilitatea conducerii unităţii care urmeazăa fi controlată. De obicei, anunţarea controlului se face în scris, cu cel puţin 15 zileînainte, timp în care unitatea trebuie să confirme faptul că a luat la cunoştinţă că înziua planificată urmează a se desfăşura un control din partea Arhivelor Naţionale. Oastfel de procedură, de cele mai multe ori, este greoaie în sensul că necesită foartemult timp pentru planificare. Aşteptarea răspunsului din partea unităţii şi, în funcţiede acesta, planificarea datei la care urmează a se desfăşura controlul, implică ooarecare relativitate în aplicarea planului de muncă pentru celelalte activităţi. Însituaţia în care mijloacele de comunicare au evoluat în ultimul timp, nu se mai puneproblema metodei de anunţare a controlului ci mai degrabă a rapidităţii cu care seefectuează comunicarea între instituţii. De aceea, în ultimul timp, comunicarea înscris o aplic doar unităţilor la care urmează a se face un control tematic, sau oconfirmare a deplasării pentru instruiri colective, verificări de spaţii, verificări lucrăride selecţionare etc. În cazul controlului de fond (aşa cum sunt majoritatea controalelorla creatori), anunţarea acestuia se poate face telefonic, prin comunicarea datei, apersoanelor de contact (atât din partea unităţii controlate, cât şi din partea ArhivelorNaţionale) şi a scopului deplasării. Convorbirea telefonică directă cu conducereaunităţii, scurtează atât timpul alocat corespondenţei, dar mai ales creează o legăturăimediată între reprezentanţii instituţiilor implicate, deschizând astfel dialogul şi, dinmodul de anunţare a controlului, poate declanşa chiar interesul din partea unităţiirespective. După stabilirea legăturii cu unitatea, se contactează conducerea unităţiipentru a se crea un prim feed-back privind anunţarea controlului, a datei la careurmează a avea loc acţiunea, precum şi în ce constă. De cele mai multe ori, conducereaunităţii se interesează mai degrabă „dacă durează mult” şi cine trebuie „să fie înunitate” decât în ce constă acţiunea. Am întâlnit multe cazuri în care conducereaunităţii chiar recomandă, telefonic, ca atunci când soseşte „controlul” în unitate, săse ia legătura direct cu responsabilul cu arhiva. Acest aspect induce două idei : fie căresponsabilul cu arhiva „duce greul” întregii activităţi cu arhiva şi că implicarea 31
  32. 32. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăconducerii este minimă, fie că întreaga activitate de arhivă din unitate decurge foartebine şi implicarea permanentă a conducerii face ca – la data unui control – să nu fienicio problemă care să necesite prezenţa conducerii. Totuşi, în cele mai multe cazuri,s-a constatat o indiferenţă sau o necunoaştere evidentă a problematicii referitoare laactivitatea de arhivă, iar dialogul a dus la o implicare ulterioară mult mai mare. Înceea ce priveşte metodele de stabilire a contactului cu conducerea unităţii, se potaborda aici mai multe aspecte. Privită din punct de vedere metodologic, stabilirealegăturii cu conducerea unităţii este foarte simplu de descris. Fie la anunţareacontrolului, prin adresarea directă către reprezentantul unităţii, fie la sosirea înunitate. Cea mai bună opţiune se pare că este cea a contactului înainte de sosirea înunitate şi are la bază atât considerente ierarhice, cât şi „diplomatice”. Prin anunţareacontrolului direct către conducerea unităţii nu numai că se creează o primă legăturăcu reprezentantul unităţii, dar se şi deschide poarta dialogului şi colaborării la acestnivel. Anunţarea, fie telefonic, fie prin corespondenţă, face posibilă planificareacorespunzătoare a acţiunii de control, mergând până la fixarea orei la care urmeazăa începe acţiunea, precum şi persoanele care se solicită a fi în unitate la datacontrolului. În acest fel sunt evitate situaţiile neplăcute în care deplasarea la sediulunităţii ar putea fi cu un succes parţial sau chiar inutil, datorită lipsei de comunicareprealabilă cu conducerea unităţii. De multe ori evit să comunic secretarei sau alteipersoane scopul pentru care solicit convorbirea telefonică cu reprezentantul unităţii,limitându-mă la a mă prezenta şi a solicita o convorbire pe probleme de arhivă cuconducerea unităţii. În funcţie de solicitudinea cu care reprezentantul unităţii estedispus să discute imediat cu inspectorul de teren, se poate deduce interesul şideschiderea către dialog în problema arhivei, din partea unităţii. Din propriaexperienţă, am constatat că o astfel de atitudine poate descrie chiar şi ceea ce urmeazăa se constata pe teren. O atitudine binevoitoare nu este întotdeauna oglinda uneiarhive ideale, dar în cele mai multe cazuri se poate constata o deschidere către dialogşi o reacţie destul de promptă la rezolvarea problemelor constatate în urma acţiuniide control. La fel cum, o atitudine de respingere a ideii de control din partea instituţieiArhivelor, nu înseamnă în mod necesar că unitatea nu are idee de activitatea dearhivă, ci dimpotrivă o astfel de atitudine poate duce la concluzia că se cunosc foartebine problemele unităţii pe această ramură şi că ceea ce va urma în timpul controluluinu va fi tocmai pe placul conducerii. Respingerea ideii de control înseamnă aproapeîntotdeauna că în acea unitate se cunosc foarte bine problemele care trebuie rezolvateşi nu este de dorit ca la un control pe această problemă să fie constatate neregulile pecare reprezentantul unităţii încearcă – prin atitudinea sa – să le diminueze sau chiarsă le ascundă. Îngrijorătoare este atitudinea conducerii manifestată prin indiferenţăîn faţa anunţării controlului. Atunci se poate pune problema unei dificultăţi înexercitarea atribuţiilor de control. Buna dispoziţie, furia, interesul exagerat sau 32
  33. 33. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouănegarea problemelor sunt reacţii care se pot modela în timpul controlului şi care sepot folosi de către un inspector de teren abil, pentru a rezolva multe dintre situaţiilecu care se confruntă unitatea. Dar un sentiment de indiferenţă este o adevăratăprovocare pentru cel care efectuează controlul. În acest caz este nevoie nu numai decunoştinţe profesionale de neclintit din partea inspectorului de teren, dar şi abilităţidezvoltate de comunicare şi de psihologie umană, astfel încât să trezească nu numaiinteresul pentru problematica în cauză, dar să obţină şi colaborarea conducerii îndemersul pentru care militează. Aici se dă o adevărată bătălie psihologică şidărâmarea barierei indiferenţei este o mare realizare în munca de teren. Acum se vădabilităţile dezvoltate de-a lungul timpului, în acest caz se dovedeşte profesionalismulinspectorului de teren şi, mai ales calităţile sale de „asamblare” a relaţiilor socio-umane cu activitatea de arhivă pe care o reprezintă în faţa conducerii unităţii care vaface obiectul controlului. De modul în care se încheie convorbirea cu conducereaunităţii se poate deduce cum vor decurge celelalte etape ale controlului. De cele maimulte ori, atitudinea conducerii este reflectată şi în atitudinea personalului şi aresponsabilului cu arhiva din unitate. Există şi excepţii care confirmă regula, daracestea sunt din ce în ce mai rare într-o societate încărcată de priorităţi care reclamăsoluţii şi rezolvări în fiecare moment. La sosirea în unitate şi după anunţarea conducerii unităţii asupra scopuluişi coordonatelor ce vor fi urmărite pe parcursul controlului, imediat se trece lacontactarea persoanei responsabile cu arhiva. De obicei, persoana responsabilă cuarhiva este pusă în temă de către conducerea unităţii cu faptul că urmează să sedesfăşoare un control pe probleme de arhivă în unitate şi, de cele mai multe ori,este deja la faţa locului pentru a oferi informaţiile necesare. Sunt rare sunt cazurileîn care – la anunţarea unui control din partea instituţiei Arhivelor Naţionale – sănu se poată lua legătura cu responsabilul cu arhiva. Aceste situaţii sunt generatefie de concedii, probleme neprevăzute care implică prezenţa acestuia de urgenţăîn altă locaţie şi – mai rar – lipsa interesului faţă de acţiunea de control. În acestdin urmă caz – la care am avut neplăcerea să fac faţă de două ori – am insistatcu continuarea controlului (spre dezamăgirea conducerii unităţii) şi am deschisforţat depozitul de arhivă (după care a apărut imediat şi cheia care până atunci„fusese la responsabilul care nu era în unitate”) şi am continuat operaţiunea decontrol în prezenţa conducerii unităţii. De cele mai multe ori însă, am întâlnit omare deschidere către dialog a persoanelor implicate în activitatea de arhivă, iaratitudinea manifestată a creat o relaţie de colaborare care a dus de multe ori cătreremedierea imediată şi cu destul de mult profesionalism a problemelor depistateîn urma controlului. Pe lângă responsabilul cu arhiva, la acţiunea de control amrecomandat întotdeauna să mai participe cel puţin trei persoane de la compartimentede lucru care generează cantităţi însemnate de arhivă cum ar fi, după caz: secretariat, 33
  34. 34. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăresurse umane, contabilitate, laboratoare de lucru, şefi de compartimente, inspectori.Discuţiile cu personalul implicat în activitatea de arhivă dintr-o unitate, esterecomandat a se purta într-un spaţiu cât mai aproape de depozitul de arhivă, sauchiar în incinta depozitului. Am observat că o discuţie purtată într-un spaţiu neutru(o sală de şedinţe, un birou de lucru) nu generează acelaşi interes pentru problemadezbătută, ca atunci când discuţia se axează pe exemplificarea la faţa locului. Aceastădiscuţie nu se pretează a fi o instruire colectivă, ci mai degrabă o încercare deresponsabilizare faţă de materialul arhivistic creat în unitatea respectivă. În general,responsabilul cu arhiva este desemnat prin decizia conducerii. În cazul unităţilordin administraţia locală, responsabilitatea pentru activitatea de arhivă este stabilităşi prin fişa postului. Activitatea responsabilului cu arhiva se perfecţionează prinparticiparea la instruiri individuale sau colective şi prin asistenţa de specialitate pecare Arhivele Naţionale o acordă în cazul întocmirii nomenclatoarelor arhivistice,lucrărilor de selecţionare sau la orice solicitare din partea unităţii. În cadrul unităţiicreatoare şi deţinătoare de documente, rolul responsabilului cu arhiva este esenţialîn prelucrarea, păstrarea şi conservarea documentelor. De colaborarea acestuia cucompartimentele de lucru depinde fluidizarea activităţii de arhivare şi evidenţă adocumentelor. În acest scop, la majoritatea instruirilor colective participă şi şefiide compartimente, care primesc aceleaşi informaţii ca şi responsabilul cu arhiva.Colaborarea nu numai între responsabilul cu arhiva şi compartimente, ci şi întrecompartimente şi implicarea conducerii în toate deciziile privind constituireaşi păstrarea arhivei dintr-o unitate, sunt cheia reuşitei în activitatea ce presupunegrija faţă de documentele create şi deţinute într-o instituţie. Ca principale metodede implementare a legislaţiei arhivistice şi de responsabilizare a personaluluiimplicat în crearea şi manipularea documentelor, se numără: participarea tuturorfactorilor de decizie la acţiunea de control, exemple privind stabilirea indicativuluidosarului după Nomenclator, participarea inspectorului de teren la câteva acţiunide prelucrare a documentelor la compartimente (constituirea documentelor îndosare, legarea, numerotarea şi certificarea unităţilor arhivistice), familiarizareapersonalului cu terminologia arhivistică şi cu legislaţia în domeniu, implementareatehnicilor de lucru şi exemplificarea câtorva tehnici de inventariere a documentelor(ordonarea pe criterii a documentelor, folosirea formularelor de inventar conformAnexei 2 din legea nr. 16/1996, constituirea dosarelor în pachete sau aşezarea încutii, sistematizarea documentelor în depozit), acordarea asistenţei în organizareadepozitului de arhivă descrierea sancţiunilor şi consecinţelor pentru nerespectarealegislaţiei arhivistice, explicarea rolului pe care îl joacă fiecare lucrător în crearea şievidenţa propriei arhive, până la predarea acesteia la depozit, explicarea noţiunilor deprotecţia muncii în arhive, deplasarea personalului din unitatea controlată, la sediuldirecţiei judeţene a Arhivelor Naţionale pentru a lua contact cu un depozit de arhivă 34
  35. 35. Anuarul Arhivelor Mureşene - Serie Nouăorganizat şi întreţinut corespunzător şi pentru a participa la acţiuni de instruire îndomeniu. Am observat că deplasarea personalului la sediul direcţiei judeţene a avutun impact major asupra responsabilizării şi, mai ales a prelucrării corespunzătoarea documentelor. Exemplul dat de Arhivele Naţionale prin deschiderea depozitelorcătre creatorii şi deţinătorii de documente este benefic din mai multe puncte devedere : - contactul direct cu instituţia care verifică activitatea unităţii; - accentuarea rolului coordonator al inspectorului de teren, prin discuţiile personale cu fiecare responsabil cu arhiva, lucrătorul conştientizând importanţa rolului pe care îl are în unitatea din care face parte; - prestanţa şi profesionalismul în discuţiile purtate, ridică nivelul de cunoaştere al responsabilului cu arhiva; - contactul cu munca de arhivă din direcţia judeţeană constrânge la crearea unei legături între lucrător şi instituţia Arhivelor şi îl integrează în sistemul relaţiilor profesionale din acest domeniu, devenind parte integrantă din lanţul circuitului documentelor de la creator la cercetătorul de la sala de studiu a Arhivelor. Întreaga activitate de control şi acordare a asistenţei are influenţe dindomeniul psihologiei umane bazate pe relaţiile inter-umane şi pe stabilirea depriorităţi metodologice de aplicare a legii. După încheierea controlului şi a discuţiilor cu personalul responsabil cuarhiva, urmează discuţiile cu conducerea unităţii, unde se face o prezentare pe larga tuturor problemelor cu care se confruntă unitatea din punct de vedere arhivisticşi ce măsuri se pot lua pentru remedierea situaţiei. Rolul inspectorului de teren înaceastă etapă a discuţiilor este esenţial în evoluţia ulterioară a relaţiilor cu unitateaşi pentru rezolvarea cu profesionalism a tuturor problemelor depistate. Dialogulcu conducerea unităţii ar trebui să cuprindă o serie de elemente definitorii pentruactivitatea arhivistică, iar limbajul folosit de inspector trebuie să fie unul profesionist,coerent şi autoritar în acelaşi timp, dar cu implicarea factorilor de decizie în stabilireamăsurilor şi responsabilităţilor concrete. Abordarea discuţiei este în egală măsurăinfluenţată de problemele constatate. Cu cât problemele depistate sunt mai numeroaseşi mai greu de rezolvat, cu atât tonul folosit trebuie să fie mai grav iar implicareainspectorului de teren în remedierea problemelor depistate să fie mai intensă şicu dezvoltarea punctuală a soluţiilor oferite de acesta. După efectuarea acţiunii,se aduce la cunoştinţa conducerii rezultatul controlului. Concluziile desprinse dinactivitatea desfăşurată în unitate se consemnează într-un proces-verbal de controlcare cuprinde toate constatările începând cu profilul unităţii şi până la măsurile cese impun pentru remedierea neregulilor. La stabilirea măsurilor se are în vedereimportanţa activităţilor ce urmează a se efectua, precum şi logica evoluţiei acestora. 35

×