Gebruik Ocm Wselectielijsten Versie 2

1,294 views

Published on

Presentatie van Tom Haeck en Hannes Vanhauwaert op de VVBAD-workshop over het gebruik van de OCMW-selectielijsten op 23 maart 2010 in het Provinciehuis Boeverbos in Brugge.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,294
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
226
Actions
Shares
0
Downloads
24
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gebruik Ocm Wselectielijsten Versie 2

  1. 1. Gebruik en inhoud OCMW-selectielijsten Tom Haeck, OCMW-archief Gent Hannes Vanhauwaert, Stads- en OCMW-archivaris Tielt
  2. 2. Gebruik en inhoud selectielijsten <ul><li>Waarom vernietigen? </li></ul><ul><li>Selectie ter vernietiging als opruimactie </li></ul><ul><li>Archief beter beheren met hulp selectielijsten </li></ul><ul><li>Enkele concrete reeksen </li></ul>
  3. 3. Waarom vernietigen?
  4. 4. Waarom vernietigen?
  5. 5. II. Selectie ter vernietiging <ul><li>“ Grote schoonmaak” </li></ul><ul><li>Goede, toegankelijke & geordende staat </li></ul><ul><li>Beperkte capaciteit & plaatsgebrek </li></ul><ul><li>Eerst volledigheid archief dmv depotlijst, plaatsingslijst, archievenoverzicht controleren! </li></ul><ul><li>Selectielijsten: let op B, V, (B), (V), … </li></ul><ul><li>Enkel na 1947 </li></ul>
  6. 6. Vernietigen in de praktijk <ul><li>Depotlijst als kader </li></ul><ul><li>Oplijsten (evt. bespreken met betrokken diensten en vastleggen ordeningsplan) </li></ul><ul><li>Voorleggen aan secretaris </li></ul><ul><li>(Voorleggen aan managementteam of diensthoofdenoverleg) </li></ul><ul><li>Toestemming vragen aan Rijksarchief arr. ( www.arch.be ) </li></ul><ul><li>Vernietiging met respect persoonlijke levenssfeer: attest firma </li></ul><ul><li>(Kennisgeving Vast Bureau/Raad voor Maatschappelijk Welzijn) </li></ul><ul><li> Bijhouden dossier vernietiging </li></ul>
  7. 8. Selectie: elementen oplijsting <ul><li>Identificatienr. (evt. volgnummer) </li></ul><ul><li>Omschrijving vanuit handeling </li></ul><ul><li>Persoonsdossiers (bvb. residenten) bij voorkeur nominatief beschrijven </li></ul><ul><li>Datering: begin en eindjaar </li></ul><ul><li>Identificatiecode uit selectielijsten </li></ul><ul><li>Gehanteerde vernietigingstermijn </li></ul><ul><li>Uiterlijke vorm (in s. (c)m. en/of dozen) </li></ul><ul><li>Beschrijf voldoende, want na vernietiging blijft enkel beschrijving over! </li></ul>
  8. 10. Vaak voorkomende “overbodige” reeksen <ul><li>Boekhouding secretariaat (check ontvangerij; 03.01.09-03.01.10) </li></ul><ul><li>Grootboek RVT-ROB (analytische boekhouding; 11.18.) </li></ul><ul><li>Klassementen dubbels facturen (03.01.10) </li></ul><ul><li>Verloffiches personeel (04.01.12.03.) </li></ul><ul><li>Spontane sollicitaties (04.01.11) </li></ul><ul><li>Bedelingslijsten maaltijdcheques (03.04.13) </li></ul><ul><li>Aankoopdossiers niet-duurzame roerende goederen (06.02) </li></ul>
  9. 11. Vaak voorkomende “overbodige” reeksen (2) <ul><li>Rekeninguittreksels SocDi en facturen BBh (10.01.21.03-04) </li></ul><ul><li>Coderingsformulieren en onkostenstaten BM, vreemdelingen (10.02) </li></ul><ul><li>Administratief-financiële dossiers overleden residenten (11.06.05; medische of psycho-sociale dossiers wel te bewaren!) </li></ul><ul><li>Verstrekkingregisters RVT (11.06.02.01) </li></ul><ul><li>ALLES CONTEXTUEEL BENADEREN! </li></ul>
  10. 13. Anticipeer door beter beheer <ul><li>Archief- en documentbeheer start voor de creatie van documenten </li></ul><ul><li>Doel? Voorkomen van “informatiepuinhopen” </li></ul><ul><li>Hoe? Geïntegreerde aanpak (papier én digitaal) </li></ul>
  11. 14. Aanpak OCMW Gent <ul><li>“ Vliegende” archivaris </li></ul><ul><li>Bezoeken aan alle diensten om werking te leren kennen </li></ul><ul><li>Opmaak verslag met grote series én bewaartermijnen (uit selectielijsten) </li></ul><ul><li>Belangrijk: OVERLEG </li></ul><ul><li>Toekomst: informatiebeheersplannen </li></ul>
  12. 15. Aanpak OCMW Gent <ul><li>Overdracht volgens procedure </li></ul><ul><li>Overdrachtslijsten opgemaakt door de diensten met aanduiden van bewaartermijn per dossier </li></ul><ul><li>Ontsluiting via geautomatiseerd systeem </li></ul><ul><li>Aparte behandeling permanent / tijdelijk te bewaren archief </li></ul>
  13. 17. Aanpak OCMW Gent <ul><li>Archievenoverzicht door depotlijst met bestemming  vernietigingen gebeuren aanzienlijk vlotter </li></ul><ul><li>Plaatsingscodes om het archief toegankelijker en vindbaar te maken </li></ul><ul><li>Procedure van vernietiging </li></ul>
  14. 18. Aanpak OCMW Gent
  15. 19. Vernietigen vs. schonen <ul><li>Procedure op reeksniveau </li></ul><ul><li>Volledige dossiers verdwijnen </li></ul><ul><li>= Vernietigen van volledige informatie </li></ul><ul><li> ARCHIEFDIENST </li></ul><ul><li>“ Uitkuisen” dossiers (kaf van het koren) </li></ul><ul><li>Verwijderen dubbels, werkdocumenten, blanco’s, …, plastic mapjes, nietjes, paperclips, … </li></ul><ul><li>= Behouden van essentiële informatie </li></ul><ul><li> DIENST ZELF </li></ul>
  16. 20. Verantwoordingsstukken ontvangerij <ul><li>Te bewaren </li></ul><ul><li>Voor 1947: alles </li></ul><ul><li>1950, 1956, 1962, 1968, 1974, 1976, 1977 , 1980, 1986, 1992, 1998, beginjaar NOB , 2004, 2010, …, 2016, 2022 </li></ul><ul><li>Evt. buitengewone dienst </li></ul><ul><li>Registers: begroting/ budget, grootboek, dienst-jaarrekening, eindrekening, … </li></ul><ul><li>Te vernietigen </li></ul><ul><li>Alle andere jaren na 1947 </li></ul><ul><li>Dubbels secretariaat of buitendiensten </li></ul><ul><li>Voor NOB: 30 jaar (weddemandaten: 50 jaar?) </li></ul><ul><li>Na NOB: “10 jaar” (KB 1997) </li></ul>
  17. 21. Personeelsdossier bij aanwerving <ul><li>Te bewaren </li></ul><ul><li>(Beslissingen RMW, VB) </li></ul><ul><li>(Examenvragen: blanco) </li></ul><ul><li>PV van de jury </li></ul><ul><li>(Bewijsstukken bij aanwerving met sollicitatiebrief) </li></ul><ul><li>Te vernietigen (VT= werfreserve) </li></ul><ul><li>Wervingsberichten </li></ul><ul><li>Contacten met jury </li></ul><ul><li>Briefwisseling geïnteresseerden </li></ul><ul><li>Examenkopijen </li></ul><ul><li>Materiële organisatie examen (lokaal bvb) </li></ul><ul><li>Documenten niet geslaagde of niet in dienst getreden kandidaten </li></ul>
  18. 22. Personeelsdossier bij uitdiensttreding <ul><li>Te bewaren </li></ul><ul><li>(Bewijsstukken bij aanwerving) </li></ul><ul><li>Contract, beslissing benoeming, ontslag </li></ul><ul><li>Evaluatiedossiers </li></ul><ul><li>Pensioendossiers </li></ul><ul><li>Individuele beslissingen </li></ul><ul><li>Te vernietigen (aparte reeks) </li></ul><ul><li>Attesten ziekte (TB: 5 jaar) </li></ul><ul><li>Vormingsdossier ( tot pensioen) </li></ul><ul><li>Uitvoeringsstukken individuele beslissingen </li></ul><ul><li>Bezoldigingen, vergoedingen, toelagen, achterstallen, loonbeslag, … : zie selectielijsten onder 04.02. </li></ul>
  19. 23. Sociaal dossier: budgetbeheer <ul><li>Te bewaren </li></ul><ul><li>Intake, KSZ, ID: recentste! </li></ul><ul><li>Contactbladen </li></ul><ul><li>Afbetaalplannen </li></ul><ul><li>Beslissingen & sociale verslagen (incl. afschriften aangetekende zendingen) </li></ul><ul><li>Nota’s maatsch. werkers </li></ul><ul><li>CSR & gerechtelijke uitspraken </li></ul><ul><li>Belangrijke medische documenten </li></ul><ul><li>Briefwisseling van cliënt </li></ul><ul><li>Te vernietigen </li></ul><ul><li>Facturen schulden </li></ul><ul><li>Rekeninguittreksels </li></ul><ul><li>Verzekeringspolissen </li></ul><ul><li>Briefwisseling vaststelling afbetaalplannen </li></ul><ul><li>Loonfiches </li></ul><ul><li>Documenten inzake huur </li></ul><ul><li>Documenten inzake rekening </li></ul><ul><li>Attesten naar derden inzake begeleiding </li></ul><ul><li>Sociale onderzoeken uit Dinoma </li></ul>
  20. 24. Sociaal dossier: vreemdeling <ul><li>Te bewaren </li></ul><ul><li>Attest immatriculatie/ uittr. voorlopig verblijfsdoc /wachtregister: recentste! </li></ul><ul><li>Intakeformulieren, contactbladen </li></ul><ul><li>Beslissingen & sociale verslagen </li></ul><ul><li>Beslissingen CG DVZ, RvS </li></ul><ul><li>Integratiecontracten </li></ul><ul><li>Verklaring ter beschikking stelling woonst </li></ul><ul><li>Verklaring vrijwillig vertrek </li></ul><ul><li>Brieven van cliënt </li></ul><ul><li>Te vernietigen </li></ul><ul><li>Formulieren, kostenstaten, controlelijsten </li></ul><ul><li>Dossiers dringende medische hulp </li></ul><ul><li>Attesten naar derden </li></ul><ul><li>Uitnodigingen om gehoord te worden </li></ul><ul><li>… </li></ul>
  21. 25. Voer selectielijsten niet klakkeloos uit! Denk na over behoud informatie!
  22. 26. Vragen?

×