12 06 21 PRESENTATIE OVER HET SECRETARESSEVAK VOOR ABN AMRO

1. HET
SECRETARESSEVAK
Sec4U

2. Voorstellen
 Sandra Been

3. HET VAK
Op kantoor kun je denken aan de volgende
processen die in goede banen geleid moeten
worden:
 Financieel
 Interne- externe communicatie
 Facilitaire dienstverlening
 HRM
 Marketing

4. Functietitels
 Officemanager - kantoormanager
 PA - Personal Assistant (1 op 1)
 Directiesecretaresse - directeur of directie
ondersteunen
 Managementassistente - (Lijn)manager(s)
ondersteunen
 Afdelingssecretaresse - afdeling ondersteunen

5. Werkzaamheden
De algemene werkzaamheden voor een secretaresse zijn uitvoerend
en ondersteunend:
 schriftelijke informatie uitwisseling (e-mails, post, correspondentie)
 mondelingen informatie uitwisseling (telefoon, gesprekken)
 onderhouden en actualiseren van het (digitaal) archief
 onderhouden van relatienetwerk
 voert administratieve taken uit
(gegevensverwerking, rapporten, overzichten)
 agendabeheer
 organiseren van bijeenkomsten
 verslag maken en zaken afhandelen
 bezoekers ontvangen
 reizen en accommodaties regelen
 facturen en declaraties afhandelen

6. BEROEPSVAARDIGHEDEN
 computervaardigheden
 organiseren
 inzicht in bedrijven en bedrijfsprocessen
 plannen
 taal
 informatiemanagement
 communicatiemiddelen
 systeemkennis (o.a. archivering)
 zakelijke etiquette
 prioritering

7. PERSOONLIJKE EIGENSCHAPPEN
 dienstverlenend en klantgericht
 communicatieve vaardigheden
 sociaal vaardig
 stressbestendig
 nauwkeurig
 integer, omgaan met vertrouwelijke informatie
 proactief en accuraat
 inlevingsvermogen
 adaptief vermogen
 samenwerken
 gedreven
 flexibel
 luisteren
 assertief
 passie voor het vak!

8. Niveauverschillen
 grotere complexiteit van de werkzaamheden
 grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering
 grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het
functioneren
 groter en sneller verkregen inzicht in de
werkzaamheden en bijbehorende processen
 meer en meersoortige contacten: in- en externe
contacten op organisatieniveau, contacten met
buitenlandse relaties en contacten met andere
culturen
 hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne
vreemde taal) en rekenen
 coördineren van werkzaamheden naar anderen

9. BRANCHES
 zakelijke dienstverlening
 (semi) overheid
 industrie
 gezondheidszorg & welzijn
 bouwnijverheid

10. ONTSECRETARESSEN
 Het Nieuwe Werken
 Social Media
 Gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect
en social support.
 Van reactief naar proactief:
meedenken, vooruitdenken, adviseren, beïnvloed
en, faciliteren, anticiperen, coachen, plannen, stur
en en managen van informatie. Oftewel, achter de
schermen vandaan komen en mede op het
podium klimmen.
 Niet voor de manager, maar met de manager
werken.

12. VRAGEN?