Presentation given by Benoît Tricourt, Belgium, at the seminar on information systems for human resources management in public administration, organised by SIGMA and the Direction générale de la fonction publique algérienne in Algiers, 7-8 December 2012.

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Séminaire sur
Les systèmes d’information pour la
gestion des ressources humaines
dans l’administration publique
Alger 7-8 décembre 2012
SIGMA
et la
Direction Générale de la Fonction Publique d’Algérie

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Le SIRH en Belgique : les tableaux de bord équilibrés
et autres outils automatisés pour la gestion du
personnel
Benoît Tricourt, Attaché Senior Automatisation & Reporting
SPF Santé Publique

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1. SIRH en Belgique : état des lieux
2. Modèle eHR (SPF Santé Publique)
2.1 Gestion de projet
2.2 Modèle de gouvernance
2.3 Contrôle de gestion
3. Tableaux de bord en Belgique
4. Tableaux de bord équilibrés (SPF Santé Publique)
Agenda

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Pas de réel système intégré regroupant les données des
fonctionnaires fédéraux !
Mais systèmes « business » fragmentés (Payroll (SCDF),
formation (IFA), Signalétique (Pdata), Werkamed (Empreva),
Absentéisme (Medex), …) dans lesquels chaque organisation
enregistre des données.
Problèmes =
 Données incomplètes : liées au « business » de chaque
application,
 Données dupliquées : augmentation de la charge de travail
et des erreurs,
 Données non intégrées : pas de reporting global, de vue
d’ensemble …
1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux

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SPF transversaux et SPF verticaux
SPFSantéPublique
SPFIntérieur
SPFJustice
SPFEmploi
SPFFinances
...
SPF
Personnel
& Organisation
SPF
B&Cg
Fedict
1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux

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Depuis 2007 : volonté politique de mettre en place un
système totalement intégré (signalétique – time – ESS/MSS –
payroll – learning – BI) pour la gestion RH des fonctionnaires
fédéraux via le SPF P&O (SPF horizontal, maître d’oeuvre).
5 ans après … échec (relatif) … car :
 Mauvaise gestion interne du projet (stratégie de roll-out,
modèle de gouvernance, expertise, …)
 Réglementations trop complexes (mauvais choix
stratégiques vis-à-vis des spécificités du secteur publique :
Built it or Buy it ?)
 Sous-utilisation des données externes et des lessons
learned des SPF verticaux
1. Le SIRH en Belgique : Etat des lieux

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Volonté stratégique de Peter Samyn (Directeur RH du SPF Santé
publique): moderniser le service RH
40% Debohra e-HR, Protime,
Manuel de qualité
Contact Center, ESS/MSS,
Accueil, Intranet, …
BPR (Manuel de qualité) Plan
global de développement,
Management intégral, recrutement
STAR, Exit-interviews, …
Mise en place de la stratégie et des plans
d’action sur base des tableaux de bord
Aujourd’hui
HR administration
Transactions
Amelioration de
la performance
Strategie
30%
25%
5%
% Temps, effort, coût
Futur
20%
20%
20%
Stratégie
HR
administration
Amelioration de
la performance
40%
Transactions
RH Change
2. Modèle eHR (SPF Santé publique)

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2. Modèle eHR (SPF Santé publique)
DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration)
Signalétiques
Jobs &
Positions
Learning
managementCalendrier
de travail
Payroll
Encodage manuel back-office
BI (Business Intelligence)
• Management reporting
• Monitoring (contrôle) / controle (payroll, …)
• Tableau de bord
ESS
MSS
I
n
t
e
r
f
a
c
e
s
Applications tierces / externes
- ProTime - Absentéisme
- OID - Organigramme
- Siebel - IFA
- Pdata - Werkamed

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financéeprincipalementparl’UE 2. Modèle eHR (SPF Santé publique)

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 Equipe de projet pluridisciplinaire dédiée = chef de projet,
consultants, IT support, data stewart, reporting expert, learning
expert, change manager & gestionnaire fonctionnel
 Gestion du changement = modèle ADKAR (Awareness, Desire,
Knowledge, Ability, Reinforcement)
 Gestion participative = équipe projet supportée par les
« utilisateurs-clé » (responsable de la validation du design par
domaine (= gestionnaire de portefeuille de processus))
 Orientation produit / qualité = critères d’acception clairement
définis ; limites techniques connues de tous … .
2.1 Gestion de projet

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Employee self-service & Manager self-service
Les données appartiennent aux utilisateurs finaux ! Chaque collaborateur
du SPF a accès à son propre dossier personnel informatisé via une porte
d’entrée unique et sécurisée (Employee Self-service (ESS)). Il est
responsable de :
 La vérification de ses propres données;
 La mise à jour de ses propres données.
En cas de mise à jour (selon le type de demande) un worklow (+ mailer)
est initié pour approbation vers le chef et/ou la ligne hiérarchique, … mais
le service RH doit toujours valider / vérifier avant l’enregistrement dans
la base de données.
2.2 Modèle de gouvernance

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Premier garant de la qualité (intrinsèque et extrinsèque) des données:
 transparence complète des informations (ESS/MSS, eOrganigramme,
tableau de bord, …)
 utilisation centrale des données DeBOHRA dans les processus tiers
(gestion du temps, ICT, …) = pas de données dupliquées, relations
master/slave clairement définies !
MAIS très peu de contrôles internes à l’application (n° BIC/IBAN, RRN, …)
car la fonction publique nécessite une adaptation de la solution standard,
donc besoin de contrôles supplémentaires (non prévus dans
l’application):
 Baromètre dataquality = mesure périodique de la qualité intrinsèque
des données clés (impact financier, impact sur interface, …)
 Rapport de monitoring = croisement de tables pour identifier les
incohérences.
2.3 Contrôle de gestion

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Pas de tableaux de bord équilibrés et intégrés RH à cause du morcèlement des
sources d’information (Pdata, Medex, IFA, Monfed, …)
Les objectifs sont définis top-down par le secrétaire d’état à la fonction publique
via la note de politique générale (ex: un départ sur trois à la retraire sera
remplacé …).
Mais reporting & monitoring ad-hoc selon les sources d’information :
 Evolution du nombre d’ETP (budgétaire) (MonFed)
 Cadastre des fonctionnaires fédéraux (Pdata)
 Estimations des départs à la retraite (Pdata)
 % d’absentéisme (Medex)
 …
Autre initiative = FED20 ; benchmarking des administrations participantes autour
de 20 indicateurs RH. Utile pour comparer les résultats de son organisation à la
moyenne des autres organisations.
3. Les tableaux de bord en Belgique

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66 indicateurs sont étudiés dans le tableau de bord RH (dont 43 sont
calculés automatiquement). La source d’information principale =
DeBOHRA mais d’autres sources sont croisées (master pour domaines
spécifiques) : gestion du temps, données salariales, absentéisme, … .
Equilibrés ? = 4 dimensions
I. Stratégie
et planning
II. Mouvement
du personnel
III. Gestion des
connaissances
et des
compétences
IV. Gestion
humaine
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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La mesure doit accompagner un objectif global
 les tableaux de bord sont basés sur les indicateurs ‘SMART’ du
plan opérationnel des managers
Et entraîner des actions de correction …
Le plan opérationnel est défini suite au plan stratégique de l’organisation (SPF)
selon la logique de la cascade des objectifs et est répercuté au niveau service /
individuel via l’outil Cercles de développement (planification & évaluation) :
Plan stratégique
Plan opérationnel
Cercles de
développement
Cascade des
objectifs
(top-down)
Reporting des
résultats
(bottom-up)
BSC Corporate
Tableaux de bord
(DG)
Tableaux de bord (team
meetings)
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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Le plan stratégique du SPF est évalué et discuté
(au sein du DirCom) périodiquement (tous les 3
mois) via la BSC Corporate (Cockpit du Président)
+ définition de plans d’action
(8 indicateurs RH)
Le plan opérationnel RH est évalué et discuté (au
sein du Stafmeeting RH) périodiquement (tous les
mois) via le tableau de bord + définition de plans
d’action
(66 indicateurs RH)
Les plans opérationnel par service sont évalués
et discutés (au sein des réunions d’équipes)
périodiquement + définition de plans d’action
(… indicateurs RH)
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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La fonction de signal (par rapport aux objectifs stratégiques / opérationnels) est
assurée par les tableaux de bord en temps réel.
En cas d’indicateurs « rouge » un plan d’action est attendu ainsi que des décisions
managériales.
Les tableaux de bord équilibrés et intégrés permettent de prendre les bonnes
décisions au bon moment.
Le système intégré des ressources humaines (DeBOHRA) permet de partager les
rapports RH essentiels avec chaque chef fonctionnel (via MSS) afin qu’il assure
son rôle de manager intégral (premier relai de la politique RH) :
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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Exemple de KPI « Stratégie &Planning »
(niveau opérationnel)
 Suivi mensuel du budget du Personnel dépensé
 Taux d’occupation du plan de personnel
 Suivi mensuel de l’application du Cadre linguistique
 Pourcentage de personnel RH
 …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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Exemple de KPI « Mouvement du personnel »
(niveau opérationnel)
 Analyse des entretiens de sorties (raisons des départs volontaires)
 Recrutements réussis
 Turn-over
 Temps moyen d’engagement
 Evolution annuelle du personnel contractuel / statutaire
 Mobilité interne
 …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

20. © OCDE
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Exemple de KPI « Gestion des compétences »
(niveau opérationnel)
 Etat des stages en vue des nominations
 Effort de formation
 Bilinguisme
 Représentativité junior / senior
 Etat des lieux de la description des processus P&O
 Participation & Satisfaction au Trajet Intégration
 Taux d’inscription et de réussite aux formations certifiées
 Participation & Satisfaction au trajet Management Intégral
 …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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Exemple de KPI « Gestion humaine »
(niveau opérationnel)
 Enquête de satisfaction
 Cercles de développement
 Pourcentage de femme dans fonction de management
 Analyse quantitative du Contact center P&O
 Dashboard Absentéisme (%, contrôle, nombre d’absence d’un jour, …)
 Pourcentage de personnel avec handicap
 Nombre / Durée des accidents du travail
 …
4. Les tableaux de bord équilibrés (SPF Santé publique)

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