2. Even voorstellen…
Loraine Klatt, 4 jaar werkzaam bij NCOI.
Manager Controlling / Finance.
Financiële verslaglegging en managementrapportages.
Inrichting, beheersing en optimalisatie van diverse financiële processen.
Begeleiding integratie overgenomen bedrijven.
Doel van de presentatie
Wie is NCOI Opleidingsgroep?
Hoe draagt de automatisering van het budgettering tot betalingsproces bij aan de
groei van NCOI?
3. NCOI: een visie op leren
Het begon allemaal in 1996 met de oprichting van NCOI Opleidingsgroep.
Een opleidingsinstituut gericht op werkenden als fundament voor Nederland als
kenniseconomie om internationaal concurrerend te blijven.
NCOI heeft een visie op leren met een directe koppeling tussen theorie en
praktijk.
Na jarenlang sterke groei heeft NCOI enkele jaren terug de strategische koers
uitgezet om naast autonoom ook acquisitief te groeien.
Uiting van deze groeistrategie begon met de overname van Scheidegger in 2010.
In jaren 2011 t/m 2015 volgden er nog 15 overnames van diverse opleidings- en
trainingsinstituten.
Vertegenwoordigd vanuit de diverse sterke merken gespecialiseerd in
verschillende segmenten van de arbeidsmarkt is de NCOI Groep ontstaan.
5. Enkele kengetallen
NCOI Groep positioneert zich als dé opleider van de Nederlandse
arbeidsmarkt.
Met een verwacht omzetniveau van ruim € 210 miljoen in 2015 is NCOI Groep
de grootste en meest complete aanbieder van hoogstaande opleidingen en
trainingen voor werkenden.
Vanuit de gespecialiseerde opleidings- en trainingsinstituten worden meer dan
4.000 opleidingen en trainingen aangeboden.
De opleidingen en trainingen vinden plaats op diverse locaties door heel
Nederland en worden ontwikkeld en verzorgd door een flexibele poule van meer
dan 3.000 docenten met ruime (praktijk-)ervaring in het vakgebied.
Synergie, outsourcing en externe inhuur dragen bij aan een optimalisatie en
flexibiliteit van de kostenbasis en daarmee de winstgevendheid van NCOI Groep.
Op jaarbasis leidt het totale inkoopproces tot ca. 100.000 inkoopfacturen.
6. Stelt u zich eens voor 100.000 inkoopfacturen
Dat betekent 100.000 keer…
… een boekstuknummer noteren/stempelen op iedere factuur.
… zichtbare codering aanbrengen van de factuurregels op de factuur.
… inboeken van de factuur in de financiële administratie.
… documenten voor inhoudelijke goedkeuring door de organisatie verspreiden.
… vastleggen wanneer welke factuur naar welke afdeling is gegaan.
… het risico lopen dat er een factuur kwijtraakt.
… handtekeningen/parafen controleren a.d.h.v. een up-to-date procuratieschema.
… facturen perforeren en in mappen archiveren, wat leidt tot ca. 300 ordners.
… betalingscontrole op leverancier stamgegevens (bankrekening, etc.)
… etc.
7. Afwegingen automatiseren inkoopproces
In 2012 verwerkte NCOI Groep 45.000 inkoopfacturen op jaarbasis.
Groeistrategie van de organisatie leidt in de toekomst tot nog meer
inkoopfacturen.
Kosten in de grip houden:
FTE’s op de crediteurenadministratie,
tijdig betalen van de leveranciers (geen rente- of administratiekosten),
tijdsbesparing en verkleinen foutrisico tijdens externe accountantscontrole.
Locatieonafhankelijkheid, inmiddels meerdere vestigingen op meerdere locaties
in Nederland.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen: minder papier, meer digitaal.
Inzicht in de (volledigheid van) kosten door middel van inkooporders en
rapportages.
8. Automatisering Budget-to-Pay proces
Budget-to-Pay is het volledige proces van budgettering tot en met betaling.
NCOI heeft gekozen voor 3 modules van 20/20 Vision:
Budgetbewaking: beschikbaar stellen budget en monitoring bestedingsruimte door
budgethouder.
Inkooporders: vastleggen leverancierskeuze en inkoopinformatie waardoor de
uiteindelijk facturen sneller de workflow doorlopen
Digitale factuurverwerking: van papier naar digitale factuurstromen en optimalisatie
proces door herkenningssoftware (OCR) en mogelijkheid tot inlezen digitale facturen
(XML).
Implementatie in fases:
Fase 1: digitale factuurverwerking (vanaf 2012)
Fase 2: inkooporders (vanaf 2014)
Fase 3: budgetbewaking (vanaf 2016)
9. Procesbeheersing en kostenbesparingen
Eind 2012 is de eerste pilot live gegaan op gebied van digitale factuurverwerking
voor de op dat moment 45.000 inkoopfacturen op jaarbasis.
In 2013 is fase 1 digitale factuurverwerking uitgerold voor 20 actieve
administraties.
Deze optimalisatie van het proces heeft in 2013 geleid tot een besparing van 8
FTE’s op de crediteurenadministratie (-50%).
Op dit moment zijn er 12 FTE werkzaam op de afdeling crediteuren, deze 12 FTE
verwerken in totaal 100.000 inkoopfacturen.
Het gemiddelde aantal verwerkte inkoopfacturen per medewerker is vanaf
implementatie in 2013 fors omhoog gegaan.
Op dit moment verdere optimalisatie op gebied van het inlezen van digitaal
aangeleverde facturen (XML) wat leidt tot nog snellere verwerking.
10. Bijdrage aan de groei
De stap naar digitalisering was onvermijdelijk om klaar te zijn voor de groei.
Kostenbesparing gerealiseerd door efficiënter en effectiever proces.
Momenteel 12 FTE werkzaam op de crediteurenadministratie in plaats van ruim
35 FTE om de groei in papieren aantallen aan te kunnen.
Geautomatiseerde koppeling met het financiële pakket zorgt voor up-to-date
inzicht en volledigheid van kosten.
Archief aanzienlijk verminderd en vervangen door digitaal archief dat snel en
gemakkelijk te benaderen is.
