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Dematerializzazione - Nuove piattaforme digitali - FAQ

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Incontro miur mef-inps del 07-11 04-2017 - faq - domande e risposte

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Dematerializzazione - Nuove piattaforme digitali - FAQ

  1. 1. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 1 di 9 Incontro del 07/04/2017 1) Domanda In relazione ai nuovi adempimenti che prevedono la firma digitale per tutti gli atti trasmessi, si evidenzia l’eccessiva onerosità degli impegni che vengono imposti al Dirigente Scolastico il quale è costretto a passare molta parte della giornata a firmare digitalmente gli atti. Risposta Gli adempimenti richiesti al Dirigente Scolastico sono previsti dalle norme generali del C.A.D. per tutti i Dirigenti e Funzionari della P.A.; è evidente che la dematerializzazione impone a tutte le P.A. una revisione dell’organizzazione interna al fine di rendere più efficiente l’iter procedurale e la motivazione del presente incontro è finalizzata proprio a sensibilizzare gli Uffici in questo senso. 2) Domanda E’ stata inviata una mail alla casella di posta PEC della RTS ma la ricevuta di protocollo non è pervenuta. Come fare? Risposta Per il singolo caso occorre verificare nel dettaglio il singolo flusso per il quale può essere inviata una mail a agostino.circella@mef.gov.it indicando i dettagli dell’invio; a carattere generale, specie per le mail inviate dalla PEC deve essere verificata nella configurazione della casella di posta la possibilità di ricevere le risposte. 3) Domanda Nel modulo è previsto il numero di protocollo che per la spedizione con l’applicativo di Segreteria Digitale viene apposto successivamente nel file .xml. E’ un campo obbligatorio? Risposta No, non è un campo obbligatorio e lo stesso può essere rilevato dal file .xml allegato 4) Domanda I codici NoiPA trasmessi sono molto utili, ma è possibile unificare i codici NoiPA con quelli presenti nel SIDI in modo da semplificare l’attività degli Uffici? Risposta La gestione dei due applicativi è affidata come è noto a due Amministrazioni diverse, il MEF per NoiPA ed il MIUR per il SIDI; a tale proposito si evidenzia che è attivo un tavolo tecnico MEF-MIUR presso gli Uffici Centrali, a cui partecipa anche la RTS di Milano, proprio per sviluppare ed estendere il sistema di flussi documentali in cooperazione applicativa, alla stessa stregua di quanto già avviene, per esempio, per i contratti dematerializzati del personale a tempo determinato. In tal modo verrebbe superato ed ulteriormente semplificato il sistema della diversa codicistica che verrebbe quindi gestita direttamente dall’applicazione cooperativa tra le due Amministrazioni; i tempi di allineamento delle piattaforme dipendono però da diversi fattori di cui non è possibile al momento fornire un dato preciso. 5) Domanda Per gli Uffici che hanno già installato l’applicativo di Segreteria Digitale, risulta difficoltoso l’invio degli atti con le modalità indicate nelle Informative 167 e 168, con particolare riferimento all’inserimento nel corpo della mail del modulo di trasmissione. E’ previsto uno sviluppo successivo?
  2. 2. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 2 di 9 Incontro del 07/04/2017 Risposta Assolutamente si, tutta la procedura è in costante evoluzione; la criticità al momento è data dal basso numero di Uffici, valutato in circa il 30%, che hanno già attivato ed usano costantemente gli applicativi di Segreteria Digitale; in questo senso la RTS è attenta all’evoluzione tecnico-operativa degli Uffici per garantire la massima efficienza di gestione per tutte le PA coinvolte. 6) Domanda Nel 2016 sono stati inviati con il doppio flusso i provvedimenti delle ore eccedenti per le quali non è pervenuto osservazione impeditiva né il visto ma che ad oggi non sono stati liquidati. Come fare per sollecitare il pagamento? Risposta Deve essere utilizzata la procedura standard prevista nel modulo dell’Informativa 168, nel cui modulo è ora prevista anche una voce specifica relativa ai solleciti 7) Domanda Il mio Ufficio utilizza l’applicativo di Segreteria Digitale nel quale viene prodotta la firma digitale sui file allegati. E’ valida per la trasmissione alla RTS dello stesso file? Risposta Le firme digitale sono previste dal C.A.D. e generalmente sono prodotte dai principali applicativi di Segreteria Digitale principalmente nel formato CAdES (file con estensione p7m) e PAdES (file con estensione pdf); in tali formati vengono riconosciute ad acquisiste anche dalla RTS di Milano/MB. 8) Domanda Le ore alternative alla Religione Cattolica già inviate con il doppio flusso non risultano pagate a tutti i docenti; come è possibile sollecitarne il pagamento? Risposta Utilizzando il modulo Comunicazione WEB all’interno del quale è prevista la funzione specifica per il sollecito di atti già trasmessi alla RTS e non ancora evasi. 9) Domanda A marzo 2017 ho inviato una riduzione assegni solo con l’Informativa 111/2011 e non ancora con la 148/2014 per il visto di regolarità amministrativo contabile; cosa devo fare ora? Risposta Nulla, la riduzione assegni verrà applicata senza il provvedimento formale in quanto inviata prima dell’emanazione dell’Informativa 168/2017. 10) Domanda Per un Collaboratore scolastico ho ricevuto una Sentenza che prevede il solo riconoscimento giuridico. Cosa devo fare? Risposta Se ritenuto opportuno, emettere il provvedimento di adeguamento alla Sentenza e trasmetterla con le modalità dell’Informativa 167/2017
  3. 3. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 3 di 9 Incontro del 07/04/2017 11) Domanda Il periodo di 180 giorni non è specificato nella Sentenza. Posso riconoscere l’anno intero di prestato servizio? Risposta Si ritiene che la mancata indicazione dei 180 giorni non sia di per sé equivalente a riconoscimento automatico; pertanto dovranno essere riconosciuti i soli giorni effettivi di prestato servizio e non tutto l’anno. 12) Domanda Nell’ambito dell’applicazione delle Sentenze del Giudice, il riconoscimento deve essere necessariamente economico o può essere anche solo giuridico? E in questo ultimo caso quali periodi occorre riconoscere? Nel caso del contratto a tempo determinato la decorrenza deve intendersi quella giuridica o quella economica? Risposta Come già indicato nell’Informativa 167/2017 il riconoscimento può essere giuridico ed economico ma anche solo giuridico; in tale ultimo caso i periodi devono essere valutati ai soli fini giuridici. Per quanto riguarda i contratti a tempo determinato deve essere considerato la decorrenza economica. 13) Domanda Entro quanto tempo deve essere trasmesso il Provvedimento di adeguamento ad una Sentenza per riconoscere al dipendente il dispositivo del giudice? Risposta Nel più breve tempo possibile, secondo i tempi di svolgimento della pratica previsti dal MIUR. 14) Domanda Una Sentenza ha riconosciuto un assegno ad personam a un dipendente; in relazione alla disposizione a carattere generale della normativa vigente che non lo prevede più, quale decorrenza e scadenza deve essere indicata nel Provvedimento che recepisce il dispositivo della Sentenza? Risposta La valutazione deve essere effettuata attenendosi strettamente al dispositivo della Sentenza tenendo presente che l’assegno ad personam è stato abrogato dal 01/01/2014. 15) Domanda Può un docente chiedere la disapplicazione di un Sentenza? Risposta Le Sentenze devono essere applicate da parte dell’Amministrazione la quale, se soccombente, può proporre ricorso nelle forme previste dalla Legge; non si ritiene quindi che sia facoltà del dipendente, indipendentemente dall’esito del dispositivo, imporre alla PA l’applicazione o meno della Sentenza. 16) Domanda La Sentenza del Giudice del Lavoro riconosce la scadenza del contratto a tempo determinato fino al 31/08 anziché fino al 30/06; per i mesi di luglio ed agosto però il docente ha percepito l’indennità di disoccupazione di cui non viene fatta menzione nel dispositivo della Sentenza; nel Provvedimento è necessario prevedere il recupero dell’indennità di disoccupazione percepita che, se mantenuta,
  4. 4. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 4 di 9 Incontro del 07/04/2017 costituirebbe un corrispettivo doppio per lo stesso periodo? Risposta Si ritiene, secondo il principio generale della natura sinallagmatica del rapporto di lavoro, che per ogni periodo di prestazione debba essere riconosciuto un solo trattamento economico; in questo caso l’indennità di disoccupazione, quantunque non menzionata nel dispositivo della sentenza, debba essere restituita dal dipendente. 17) Domanda In merito alla gestione dei flussi documentali con la Commissione Medica di Verifica gestita dalla RTS, si sono verificati spesso disguidi che hanno determinato ritardi nello svolgimento delle visite medico collegiali. E possibile inviare le richieste mediante la posta PEC con modalità simili a quelle previste dalle Informative 167 o 168/2017? Risposta L’attività della C.M.V, che viene svolta con competenza in ambito regionale, avviene sotto la responsabilità organizzativa del Presidente della C.M.V. presso la RTS che mette a disposizione le risorse umane ed amministrative; in tal senso il nuovo Presidente insediatosi il 01/03/2017 ha già manifestato l’intenzione di voler dematerializzare e standardizzare i flussi documentali in modo da rendere uniformi le richieste ed ottenere maggiori efficienze operative della C.M.V. nell’interesse dell’utenza amministrata; ad ogni modo l’Informativa verrà diramata come di consueto a tutti gli Uffici di Servizio e pubblicata sul sito internet dell’USR – AT di Milano.
  5. 5. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 5 di 9 Incontro del 11/04/2017 18) Domanda Per le ricostruzioni di carriera inviate dopo il 01/01/2017 è necessario ancora effettuare il doppio invio? Risposta NO, come già ampiamente indicato sia nell’Informativa 167 che 168 il doppio invio non è più necessario per alcun tipo di Provvedimento; ove sia necessario trasmettere gli atti internamente alla RTS tra l’Ufficio II e l’Ufficio I, questo verrà fatto all’interno della RTS in modo da semplificare ulteriormente gli adempimenti degli Uffici di Servizio. 19) Domanda Per l’Informativa 167 è previsto l’invio degli allegati firmati digitalmente dal Dirigente Scolastico; si chiede l’opportunità di firmare digitalmente atti che non sono non propri del D.S. Risposta Com’è noto per il C.A.D. la firma digitale ha due valenze: la prima per sottoscrizione di atti propri e la seconda per attestazione della conformità agli originali di atti analogici che sono comunque presso l’Ufficio, cioè gli allegati giustificativi del Provvedimento; alla luce di quanto sopra ed al fine di semplificare gli adempimenti degli Uffici di Servizio si è optato per standardizzare la dichiarazione di conformità nel modulo di trasmissione in modo da consentire al D.S. di apporre una sola firma digitale sull’unico file che contiene sia il Provvedimento che gli allegati giustificativi, con entrambi le valenze di cui sopra. 20) Domanda Per il tipo provvedimento “6. NOMINE IN RUOLO” deve essere indicato obbligatoriamente il numero e la data del Provvedimento? Risposta SI, il numero del provvedimento oltre ad essere indicato nell’oggetto della mail deve risultare visibile chiaramente nel documento allegato; ciò in quanto deve esserci corrispondenza tra il flusso documentale, la ricevuta di protocollo sulla quale è possibile verificare gli estremi del visto di regolarità amministrativo contabile con il Provvedimento stesso come allegato nel flusso documentale. 21) Domanda Le ricostruzioni di carriera dei docenti di Religione Cattolica non sono espressamente previste nel modulo allegato all’Informativa 167. Come fare? Risposta In effetti mancano e saranno previste nella prossima versione in fase di definizione; per il momento è possibile utilizzare la tipologia “11.RICOSTRUZIONE CARRIERA DOCENTI E ATA” indicando nei punti 4) e 5) i dati dei contratti degli anni precedenti che consentono ora di predisporre la ricostruzione di carriera al personale Docente di Religione Cattolica. 22) Domanda Come è possibile conoscere tutti gli aspetti tecnici previsti nelle Informative della RTS, considerato che nelle Segreterie Scolastiche manca adeguata formazione? Risposta L’evoluzione normativa e la dematerializzazione impone alla P.A. di sapere gestire un flusso
  6. 6. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 6 di 9 Incontro del 11/04/2017 documentale che non è più solo amministrativo, ma che ha aspetti tecnici strettamente legati a quelli amministrativi che non possono essere disconosciuti; per questo motivo è evidente che la formazione, almeno di base, è fondamentale per poter riconoscere, ad esempio, la firma digitalmente su un file. A tale proposito la RTS, come già da tempo e come accade nel presente incontro, è disponibile ad offrire la propria collaborazione in tal senso 23) Domanda Spesse volte è impossibile mettersi in contatto con gli Uffici della RTS anche negli orari di sportello telefonico. E’ previsto una soluzione a tale criticità? Risposta La RTS di Milano/Monza Brianza gestisce oltre 90.000 partite di stipendio ed evidentemente la pressione dell’utenza è notevole, sia presso il Front-Office che telefonicamente; ad ogni modo, in particolare per gli Stipendi, con l’Informativa n. 166/2017 sono stati forniti, oltre ai numeri di telefono anche gli indirizzi mail dei Funzionari di riferimento per ogni tipologia di pratica; pertanto in caso di impossibilità ad ottenere un contatto telefonico è sempre possibile inviare una mail per ottenere risposta alle varie richieste. 24) Domanda Nell’allegato 9 dell’Informativa n. 168/2017 alla voce “ASSENZE - MOTIVI VARI” è prevista nella descrizione la voce “gravi patologie”. A cosa si riferisce? Risposta Si riferisce, ad esempio, ai provvedimenti di cui all’articolo 4 della Legge 53/2000 che devono essere comunicati con il codice “17. 00,00% > 033”; in ogni caso nel Provvedimento allegato deve essere specificato esattamente il riferimento normativo, il trattamento economico, previdenziale ed assistenziale spettante. 25) Domanda Nel modulo di trasmissione previsto dall’Informativa n. 167/2017 sembra che si debba indicare almeno la data come elemento minimo di ogni documento? Non era più semplice scrivere “datato”? Risposta Certamente i moduli si sarebbero potuti predisporre in molti modi, con diverse tecnologie. Ad ogni modo vale l’AVVERTENZA PER TUTTI GLI ALLEGATI (in grassetto sottolineato blu) che risulta chiaramente esposta nel modulo stesso prima della compilazione degli allegati stessi. 26) Domanda In relazione alla tendenza normativa alla decertificazione, è possibile rivedere l’obbligo di allegare i certificati che possono essere sostituiti con una autocertificazione? Risposta La RTS in qualità di Organo di Controllo ha il diritto di richiedere tutta la documentazione ritenuta necessaria, specie in rapporto alla circostanza che spesse volte le autocertificazioni non sono complete né esaustive, con ulteriore perdita di tempo che vanno in definitiva a danno del dipendente amministrato.
  7. 7. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 7 di 9 Incontro del 11/04/2017 27) Domanda Per gli Uffici che hanno già installato l’applicato di Segreteria Digitale risulta difficoltosa la gestione dei moduli come predisposti dalla RTS specie con riferimento all’obbligo di inserire il modulo nel corpo della mail. E’ prevista una modifica in tal senso delle modalità di invio? Risposta Assolutamente si. Come già risposto alla domanda 5) nel precedente incontro, tutta la procedura è in costante evoluzione; la criticità al momento è data dal basso numero, valutato in circa il 30%, di Uffici che hanno già attivato ed usano costantemente gli applicativi di Segreteria Digitale; in questo senso la RTS è attenta all’evoluzione tecnico-operativa degli Uffici per garantire la massima efficienza di gestione per tutte le PA coinvolte 28) Domanda Nell’Informativa n. 156/2016 è previsto al punto 10) la produzione della Relazione del DSGA che non risulta espressamente prevista dal D.I. 44/2001; Deve considerarsi allegato facoltativo? Risposta SI, per la Relazione del DSGA deve intendersi anche solo la nota di trasmissione del DSGA effettuata al Dirigente Scolastico nella quale lo stesso DSGA, attesa la propria responsabilità amministrativa, ha modo di poter esprimere eventuali proprie osservazioni e/o chiarimenti in merito al proprio operato; si conferma in ogni caso che il predetto documento deve intendersi facoltativo. 29) Domanda E’ possibile integrare i codici SIDI con quelli presenti nel portale NoiPA in modo da agevolare l’identificazione univoca delle varie tipologie di atti e documenti da parte delle Segreterie Scolastiche? Risposta Come già risposto alla domanda 4) del precedente incontro, la gestione dei due applicativi è affidata come è noto a due Amministrazioni diverse, il MEF per NoiPA ed il MIUR per il SIDI; a tale proposito si evidenzia che è attivo un tavolo tecnico MEF-MIUR presso gli Uffici Centrali, a cui partecipa anche la RTS di Milano, proprio per sviluppare ed estendere il sistema di flussi documentali in cooperazione applicativa, alla stessa stregua di quanto già avviene, per esempio, per i contratti dematerializzati del personale a tempo determinato. In tal modo verrebbe superato ed ulteriormente semplificato il sistema della diversa codicistica che verrebbe quindi gestita direttamente dall’applicazione cooperativa tra le due P.A. 30) Domanda Per le Ricostruzioni di Carriera a seguito di Sentenza del Giudice, il calcolo degli importi arretrati da corrispondere deve essere effettuato dalle Istituzioni Scolastiche? Risposta NO, il calcolo verrà effettuato dalla RTS. Le Istituzioni Scolastiche dovranno invece indicare precisamente la data di decorrenza del primo contratto, così come indicata dal Giudice, ed operare lo sviluppo economico previsto dai vari CCNL tenendo presente “la compiuta anzianità maturata” al raggiungimento di anni 9, 15, 21, 28 35 secondo le previste fasce retributive; la RTS provvederà poi a fare i conguagli tra la retribuzione effettivamente corrisposta e quella dovuta.
  8. 8. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 8 di 9 Incontro del 11/04/2017 31) Domanda Nel modulo di trasmissione allegato all’Informativa 167/2017, per il tipo provvedimento “10. RICONOSCIM. GIURIDICO-ECONOMICO SENTENZE GIUD.”, risulta nelle Avvertenze che deve essere comunicato l’eventuale “importo imponibile fiscale” da corrispondere. Significa che l’importo imponibile fiscale da corrispondere deve essere determinato dalle Istituzioni Scolastiche? Risposta SI, SOLO NEL CASO IN CUI IL GIUDICE ABBIA STABILITO UN IMPORTO DA CORRISPONDERE. In definitiva può accadere che il Giudice stabilisca un importo definito da liquidare e non il riconoscimento giuridico-economico di periodi prestati e non riconosciuti dal MIUR. In tali casi la RTS provvederà alla liquidazione di quanto stabilito dal Giudice che dovrà essere riportato nel Provvedimento. 32) Domanda Un docente di ruolo passa dalla Scuola Materna alla Scuola Secondaria sulla base di una Sentenza del Giudice che riconosce il diritto alla ricostruzione di carriera. Il calcolo degli interessi deve essere effettuato dalla Scuola e pagato dalla RTS? Risposta NO, il calcolo degli interessi su somme pagate a seguito di Sentenza del Giudice viene effettuato dall’ U.S.T. di competenza solo a seguito del pagamento della sorte capitale effettuata dalla RTS; in tali casi la RTS comunica il pagamento effettuato all’U.S.T. il quale emettera un provvedimento formale specifico per gli interessi, la rivalutazione e le spese legali. Nessun adempimento è richiesto in questa fase alle Istituzioni Scolastiche. 33) Domanda Considerata la rilevanza delle risposte fornite oggi, è possibile implementare l’area dedicata alla RTS sul sito internet USR Lombardia – AT Milano con le presenti FAQ? Risposta SI, è già prevista la pubblicazione delle presenti FAQ sul sito citato al fine di dare uniformità e risposte univoche a tutte le Istituzioni Scolastiche, anche non presenti oggi. 34) Domanda Con Sentenza del Giudice è stata riconosciuta la differenza retributiva di un periodo pre-ruolo. La differenza sulla quale determinare la ricostruzione di carriera si deve fermare alla nomina in Ruolo? Risposta SI, come già illustrato nel corso della Relazione odierna il calcolo deve essere effettuato fino alla decorrenza giuridica del contratto a tempo indeterminato. 35) Domanda Per il personale docente, ai fini della ricostruzione di carriera, deve essere valutato come 180 giorni l’effettivo servizio prestato per un periodo inferiore ? Risposta NO, come già indicato nella precedente domanda 11), devono essere considerati solo i giorni di effettivo servizio.
  9. 9. DEMATERIALIZZAZIONE - NUOVE PIATTAFORME DIGITALI EVIDENZE E PROCEDURE DOMANDE - RISPOSTE Pagina 9 di 9 Incontro del 11/04/2017 36) Domanda Le interpretazioni riportate dalla RTS devono intendersi necessariamente applicabili in ogni caso, oppure sono derogabili? Risposta La RTS di Milano/Monza Brianza riveste il ruolo di Organo di Controllo e come tale ha la funzione di verificare il Provvedimento sotto il profilo della legittimità amministrativo contabile della spesa disposta dalla Pubblica Amministrazione. Per quanto sopra le interpretazioni fornite, in presenza di incertezze normative,si inquadrano in un mero indirizzo amministrativo che potrà essere di ausilio al fine di evitare il contenzioso amministrativo.

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