Hoạt động lưu trữ hồ sơ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định - TẢI FREE ZALO: 0934 573 149

Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường
1
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong
hình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan
Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài,
nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội ...
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng
những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinh động về phim
ảnh... đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dân
Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quan
trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử qúi báu để giáo dục truyền
thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và Nhà nước
trong yêu cầu hiện nay, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ với các
đợt thực tập thực tế.Vì vậy đợt thực tế này tôi cố gắng vận dụng kiến thức của
mình đối chiếu thực tế tình hình công tác Lưu trữ tại UBND huyện An Lão - Bình
Định, nhằm củng cố cho tôi kiến thức đã học, kết hợp với thực tiển công tác mà
các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực
tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp.
Được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND huyện An Lão. Em đã được tiếp
nhận vào cơ quan và thực tập tại phòng lưu trữ, UBND huyện An Lão từ ngày 27/5
– 19/8/2010
Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng
không sao tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp qúi báu của Thầy, Cô

2
giáo Khoa Lưu trữ trường trung câp văn thư lưu trư TWII và các cô, chú, anh, chị
văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão để báo cáo thực tập hoàn chỉnh.
Qua đây em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị rất nhiều trong công việc đã hết
lòng truyền đạt cho em những kiến thức quý báo liên quan đến nghiệp vụ của mình
như: chỉnh lý, sửa chữa bổ sung tài liệu , tra cứu tài liệu…..
Đồng thời qua đây em cũng xin cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hường
(GVHD) và cô Trần Thị Hường (NVLT của văn phòng UB) và cảm ơn tất cả mọi
người trong văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã nhiệt tình giúp đỡ em
trong suốt thời gian thực tập tại đây.
Trong quá trình thực tập tại UBND huyện An Lão em đã học hỏi được
nhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị trong cơ quan và đây cũng là cơ hội để em
áp dụng những kiến thức đã được học đem áp dụng vào công việc thực tế của em
sau này.
Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc.
Đặc biệt là quý thầy cô khoa lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ TW II lời
chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!
HỌC SINH THỰC TẬP
Phạm Thị Bích Phượng

3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BẢN TỰ KIỂM ĐIỂM
Họ và tên: PHẠM THỊ BÍCH PHƯỢNG, Sinh viên khóa 2009-2011 lớp
Lưu trữ 15, trường văn thư lưu trữ TW II
Theo kế hoạch đào tạo của nhà trường đồng thời sự đồng ý của lãnh đạo
UBND huyện An Lão, tôi đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày 27/5 đến ngày
19/8/2010. Trong suốt quá trình thực tập tôi luôn đi đúng giờ quy định của cơ quan
và tiếp thu, chấp hành tốt yêu cầu của cán bộ chuyên môn.
Đến nay, đợt thực tập kết thúc, bản thân tôi cũng đã đúc kết được những
kinh nghiệm quý báu, thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt
động của cơ quan, tôi đã tích lũy được những kỷ năng nghiệp vụ, điều này sẽ giúp
ích rất nhiều trong công tác chuyên môn nghiệp vụ của bản thân sau này.
Trong quá trình thực tập, bản thân nhận thấy có những ưu, khuyết điểm sau:
Ưu điểm:
+ Đã bám sát đề cương thực tập, làm tốt các quy trình nghiệp vụ về công tác
lưu trữ. Tôi đã tiến hành thực hành các quy trình, nghiệp vụ về công tác Lưu trữ,
cụ thể như: phân loại, chính lý khoa học tài liệu,….Bản thân đã có nhiều cố gắng,
tận tụy với công việc, đã thu nhiều kết quả bổ ích trong đợt thực tập này.
+ Chấp hành nghiêm túc về thời gian cũng như nội quy làm việc, quy chế
bảo quản, bảo mật tài liệu của cơ quan.
+ Có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với các anh, chị tại UBND huyện.
Khuyết điểm:
Trong quá trình thực tập, do khối lượng công việc nhiều nên bản thân không
tránh khỏi những sai sót trong việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu. Việc sắp

4
xếp công việc đôi khi thiếu khoa học. Mặt khác, bản thân chưa làm hết các quy
trình nghiệp vụ về lưu trữ như: Thống kê và lập mục lục hồ sơ, xây dựng công cụ
tra cứu...
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và tập thể cán bộ, công
chức Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã tạo mọi điều kiện giúp tôi
hoàn thành chương trình thực tập và bản báo cáo thực tập ngành nghề.
An Lão, ngày 19 tháng 8 năm 2010
Phạm Thị Bích Phượng

5
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
 
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................
....................................................

6
NỘI DUNG BÁO CÁO

7
Chương I
KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
UBND HUYỆN AN LÃO
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức UBND
huyện An Lão:
Theo Quyết định số 12/2004/QĐ-UBND ngày 20/7/2004 của UBND huyện
An Lão về ban hành quy chế làm việc của UBND huyện An Lão: chức năng,
nhiệm vụ của UBND huyện được quy định cụ thể như sau:
1.1 Chức năng:
UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND cùng cấp. UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
theo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh; đồng thời báo
cáo hoạt động của mình trước HĐND huyện.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn bản
quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng
lĩnh vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính,
vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn huyện. Cụ thể là:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,
khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền
hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tài

8
nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng
sản phẩm hàng hóa.
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,
Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị
vũ trang nhân dân và công dân trong huyện.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa
vụ quân sự, ... quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại
của người nước ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội
khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo
đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại,
tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy định
của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu
kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản
lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền.
- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội dung
các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết định.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:
Gồm có 7 thành viên (Chủ tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên UB). Trong đó:

9
- Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành chung và Khối Nội chính.
- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp.
- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hóa - Xã hội.
- Ủy viên UB: Trưởng Công an huyện.
- Ủy viên UB: Chỉ huy trưởng Cơ quan Quân sự huyện.
- Ủy viên UB: Trưởng phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn huyện.
- Ủy viên UB: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Kết quả bầu các thành viên UBND huyện phải được Chủ tịch UBND tỉnh
trực tiếp phê chuẩn. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần công
tác của mình trước HĐND, UBND và cùng với các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND cấp mình và trước cơ quan
Nhà nước cấp trên.
- Các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 12 đơn vị hành chính: Văn
phòng HĐND và UBND huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh &
xã hội, Phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn, Phòng Tài nguyên-Môi trường,
Phòng Tài chính-Kế hoạch, Phòng Văn hóa thông tin, Thanh tra, Phòng Tư pháp,
Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Công thương. Ngoài các Phòng,
Ban trực thuộc như đã nêu trên UBND huyện còn có 2 bộ phận chuyên môn hoạt
động theo chế độ chuyên viên được ghép vào tổ chức của Phòng Nội vụ huyện mà
không hình thành Phòng, Ban đó là: Bộ phận Tôn giáo, Bộ phận Thi đua-Khen
thưởng .
Các Phòng, Ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về tổ chức, biên chế và
công tác chuyên môn; tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đến
lợi ích của địa phương thông qua ngành dọc và UBND huyện về lĩnh vực hoạt
động của ngành.
Các cơ quan thuộc các ngành: Công an, Quân sự vừa chịu sự quản lý của
UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền ở địa phương, vừa chịu sự
chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ trên xuống.

10
Các cơ quan Tư pháp như: Tòa án, Viện Kiểm sát là những cơ quan độc lập
thực hiện chức năng xét xử và giám sát việc thi hành Pháp luật cũng có mối quan
hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp, kiểm tra thường xuyên việc thực
hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ
cương .
Đội ngũ cán bộ các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 160 cán bộ viên
chức. Trong đó 65% số cán bộ đã có trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên, 28% có
trình độ Trung cấp, 7% có trình độ sơ cấp .
Với đội ngũ cán bộ có trình độ như đã nêu trên, cộng thêm những kinh
nghiệm và lòng nhiệt huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng,
UBND huyện An Lão đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắc
phục những khó khăn mang tính chất đặc thù của huyện vùng cao, đưa địa phương
ngày một đổi mới tiến bộ.

11
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN
VP
HĐND
VÀ
UBND
PHÒNG
TÀI
CHÍNH-
KẾ
HOẠCH
PHÒNG
NÔNG
NGHIỆP
VÀ
PTNT
Phò
ng
NỘI
VỤ
PHßNG
TµI
NGUY£N
-MT
PHÒNG
CÔNG
THƯƠNG
Thanh
tra
PHÒNG
GIÁO
DỤC
phßng
t-
ph¸p
PHÒNG
LĐ-TB
VÀ XH
PHÒNG
Y TẾ

12
Chương II
KẾ QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
UBND HUYỆN AN LÃO, TỈNH BÌNH ĐỊNH
I.công tác lưu trữ
1. Tổ chức lưu trữ cơ quan :
* Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND
huyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBND
huyện An Lão.
- Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ
học và Quản trị Văn phòng làm chuyên trách công tác lưu trữ.
- UBND huyện có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trị
văn phòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đi
tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiện
kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ.
- Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 phòng với diện tích 40 m2, vừa dùng làm kho lưu
trữ vừa là phòng đọc và nơi cán bộ lưu trữ làm việc. Các thiết bị chuyên dùng cho
việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết
bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ. Còn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi,
máy điều hòa ... chưa trang bị ).
2.Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan :
UBND huyện An Lão là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉ đạo
chung về mọi mặt Kinh tế, Chính trị ... trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trình
hoạt động đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý Nhà nước

13
(tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây
dựng cơ bản, không có tài liệu nghe nhìn .
Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ huyện bao gồm
31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản. Đa số tài liệu đã được
chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đã được bỏ vào hộp và đưa lên giá.
Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ UBND huyện An Lão
đang bảo quản 13 phông lưu trữ trong đó có 01 phông lưu trữ của HĐND và
UBND huyện An Lão (phông mở) và 12 phông lưu trữ của các cơ quan, các xã
thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện An Lão:
- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sản
sinh trong quá trình hoạt động của UBND huyện. Khối tài liệu này được hình
thành từ tháng 8/1981 cho đến nay.
- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của
Chính phủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các Sở - Ngành tỉnh
gửi đến; tài liệu của HĐND và UBND huyện sản sinh trong quá trình hoạt động;
tài liệu của các Phòng, Ban huyện và HĐND, UBND các xã gửi lên.
- Thực trạng vật lý của tài liệu. Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm
1990 trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài
liệu này chữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở
về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật hiện đại
nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài về
sau.
Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mất mát nhiều. Nguyên
nhân: Do UBND huyện chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như:
chưa bố trí cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ đạo
về công tác lưu trữ đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng đắn...

14
Khối tài liệu từ 1991 đến nay còn tương đối đầy đủ.
Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ UBND huyện được bảo
quản tương đối tốt. Tài liệu đã được tiến hành các biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như:
Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005.
3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.
3.1 Công tác thu thập bổ sung:
- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức
thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các bộ phận
tham mưu giúp việc. Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã
được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề.
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa
được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ
còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài
liệu ở các bộ phận.
- UBND huyện hàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp
lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan
trọng để tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện.
Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBND
huyện, các cá nhân, bộ phận thuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan. Đối với
các phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm các Phông lưu trữ:
Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài nguyên-Môi trường,
Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Phòng
Nội vụ Lao động xã hội và các xã: An Tân, An Dũng, An Vinh, An Trung, An
Quang. Nội dung cơ bản tài liệu của từng phông trên cơ sở lịch sử đơn vị hình
thành phông và lịch sử phông và dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan,

15
đơn vị trên cơ sở phương án phân loại được xác định, đã tổ chức chỉnh lý hoàn
chỉnh. Đa số tài liệu của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp
Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập biên
bản giao nhận tài liệu, có sự ký giao nhận giữa cơ quan và Kho lưu trữ huyện trên
cơ sở danh mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập. Việc
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nước
Ngoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm
tiếp theo đối với các cơ quan, đơn vị.
3.2. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã
được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai
là lưu trữ cố định.
Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, thì Hội đồng xác định giá trị tài
liệu ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão cũng được lập theo quyết định số 28/QĐ-
UB ngày 15/8/1997 của UBND huyện, thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ
quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ
phận có tài liệu chỉnh lý.
UBND huyện cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên
cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả
hơn.
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện
đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa
có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong
khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho
từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có
thời hạn bảo quản tạm thời.

16
Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị,
bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trung
tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghị
định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ.
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu.
Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết
thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ
phận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn.
Tại UBND huyện An Lão, phương án được chọn để phân loại tài liệu lưu trữ
ở Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão là phương án Thời gian - Mặt hoạt
động. Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động
cơ cấu tổ chức của UBND huyện có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ của
các đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. Cho nên phương án này
là phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo
từng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt
công tác của đơn vị hình thành phông. Phương án này thống nhất dùng để phân
loại Phông lưu trữ của UBND huyện, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một
số mặt hoạt động phát sinh trong năm.
Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ lưu trữ chuyên trách
đảm nhận. Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đã
hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chức
hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo phương án
đã chọn.
3.4 Công tác thống kê trong lưu trữ:
Công tác Thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao
gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu.
Kho lưu trữ UBND huyện An Lão tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu
bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài

17
liệu chưa được lập hồ sơ). mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu
trữ cụ thể. Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp
xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện
nhanh chóng.
Tại Kho lưu trữ UBND huyện mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục
hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được.
3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
UBND huyện An Lão đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND
huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 và đã được trang bị đầy đủ giá,
tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, 1 tủ trưng bày tư
liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu. Tuy
phòng kho chưa được trang bị máy điều hòáy hút bụi.. nhưng cán bộ lưu trữ có sự
kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột
gặm nhấm, vì vậy mà tài liệu được bảo quản tương đối tốt .
Hàng năm, cơ quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối
trong kho lưu trữ, ngoài ra cửa sổ và cửa chính Kho lưu trữ được làm bằng cửa
kính màu, có rèm và được kéo cẩn thận, tránh tác động của ánh nắng mặt trời chiếu
trực tiếp vào tài liệu.
3.6- Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu:
- Kho Lưu trữ UBND huyện An Lão đã xây dựng được quy chế về sử dụng
tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ. Trong đó có quy định rõ trách
nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu.
Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả
đối với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp
dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học. Hình thức tổ chức sử
dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y
bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc
đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn

18
tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh
đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp.
Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão chỉ mới xây dựng được công cụ
tra cứu là mục lục hồ sơ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu
lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện.
Trong 2 năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho
394 lượt người, số lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 400 văn bản và một số hồ sơ.
Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện
An Lão đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa
học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt
tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu được
nhanh chóng
- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện An Lão còn
đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng
không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công
tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu.
4. Nhận xét ưu nhược điểm tồn tại trong công tác lưu trữ của
cơ quan, những biện pháp khắc phục:
* Về ưu điểm:
- Nhận thức về vai trò vị trí, tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của cấp
ủy Đảng, chính quyền địa phương và Lãnh đạo Văn phòng có bước chuyển biến rõ
rệt. Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ ở huyện đã được tổ chức
thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp.
- Cơ sở vật chất trang bị ban đầu còn thiếu thốn nhưng huyện cũng đã quan
tâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian qua, đã tiến hành thực
hiện những khâu nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tổ chức sử
dụng tài liệu... về cơ bản đáp ứng kịp thời việc tra cứu và sử dụng tài liệu cho hoạt

19
động quản lý của UBND huyện cũng như các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ
của cán bộ và nhân dân trong huyện.
- Đầu tư trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí xây
dựng Kho lưu trữ chuyên dụng để đảm bảo về kho tàng phục vụ yêu cầu cơ bản
cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong những năm tiếp.
- Đội ngũ cán bộ Lưu trữ đã được Văn phòng quan tâm đưa bồi dưỡng
nghiệp vụ chuyên môn: Tin học Văn phòng, tập huấn về công tác Lưu trữ nhằm
từng bước đưa công tác Lưu trữ đi vào hoạt động nề nếp. từng bước được nâng lên
về nhận thức lý luận và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu, nhất là
lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm trong công việc và vượt khó vươn lên của
từng cán bộ
- Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã mua sắm các
phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, đã xây dựng các quy chế
về xử lý công tác quản lý Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước đúng theo quy
định của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước.
*Hạn chế.
- Việc thu thập và bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, giao nộp tài liệu
giữa cán bộ lưu trữ và các bộ phận khác chưa chặt chẽ (chỉ có biên bản giao nộp,
còn thiếu sổ nhập tài liệu ...); tài liệu giao nộp phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc
lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng.
- Công tác phân loại tiến hành chậm và hạn chế,
- Công tác xác định giá trị tài liệu còn mang tính chung chung (Ví dụ thời
hạn bảo quản lâu dài và tạm thời chưa quy định thời gian cụ thể lâu dài là 10 năm
hay 20 - 30 năm; hoặc tạm thời là 1 năm 3 năm hay 5 năm)
- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống
kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu sử
dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có trong kho.

20
- Chưa có quy định và hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thích hợp, vẫn còn
tình trạng cho mượn tài liệu đôi lúc cầm ra khỏi kho một cách tùy tiện;
- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin
trong tra tìm tài liệu chưa thực hiện
- Về điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của Kho lưu còn thiếu, chưa
đáp ứng với yêu cầu hiện nay, nhất là các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ như: Hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi,
máy hút ẩm, dụng cụ phòng cháy chữa cháy... chưa được trang bị.
- Giải pháp
* Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luật
hiện hành, UBND huyện cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế hoạt
động công tác lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý cho việc quản lý và
phát huy hiệu quả công tác lưu trữ. Trước mắt cần phải tổ chức thực hiện các biện
pháp đồng bộ mang tính định hướng sau đây:
- Tăng cường các biện pháp cần thiết và những quy định cụ thể để thực hiện
nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chị thị 726-TTg của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định 111/2004/NĐ-CP
của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia,
Quyết định số 1570/QĐ-UB của UBND tỉnh Bình Định và các văn bản hướng dẫn
khác về công tác Lưu trữ.
- Trước mắt cần chỉ đạo xây dựng kế hoạch và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
trước khi nộp lưu, đồng thời thực hiện nghiêm việc thu nộp tài liệu của các cơ quan
thuộc diện nộp lưu hồ sơ vào Kho lưu trữ huyện theo đúng quy định.
- Từng bước củng cố, kiện toàn về tổ chức và cán bộ lưu trữ về chất lượng
và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Nâng cao chất
lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực nghiệp vụ lưu trữ.
Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đi đào tạo chính quy một số đồng
chí có khả năng phát triển để có nguồn cán bộ kế cận sau này.

21
- Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản cho công tác lưu
trữ bảo đảm các điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống,
nghiên cứu xây dựng hệ thống các công cụ để xác định giá trị tài liệu và tra tìm tài
liệu, chủ động tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh
chóng đưa công tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực này để phù hợp với yêu
cầu hiện nay. Đồng thời trang bị các thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài liệu,
máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phòng cháy chữa cháy... để bảo quản
an toàn tài liệu.
II. Công tác chỉnh lý tài liệu
Trong quá trình thực tập, bản thân tôi cùng với cán bộ Lưu trữ chỉnh lý một
năm tài liệu (năm 2006) của phông lưu trữ UBND huyện.Căn cứ vào phương án
phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu
lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện là bản kê những tài liệu chủ yếu của UBND huyện
cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá trị và tài liệu
không thuộc phông (của cơ quan đã được biên soạn ) bản thân đã trực tiếp tham gia
chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu năm 2006. Việc phân loại tài liệu theo các trình tự
sau:
Trên cơ sở tài liệu của năm 2006 phân tài liệu ra thành nhóm lớn (nhóm cơ
bản) sau đó phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa và từ nhóm vừa
phân thành các nhóm nhỏ cuối cùng là nhóm nhỏ nhất/đơn vị bảo quản .
Ví dụ: Tài liệu khối văn hóa-xã hội được phân như sau:
VI- Khối Văn xã: (Nhóm lớn)
1. Tài liệu chung về khối văn xã.(Nhóm vừa)
2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo. (Nhóm vừa)
3. Tài liệu về Văn hóa thông tin: (Nhóm vừa)
3.1- Tài liệu chung.
3.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo.
3.3- Văn hóa - nghệ thuật.

22
3.4- Phát thanh - truyền hình.
3.5- Tuyên truyền - cổ động.
3.6- Các tài liệu khác.
4. Tài liệu về thể dục thể thao. (Nhóm vừa)
5. Tài liệu về Giáo dục: (Nhóm vừa)
5.3- Quy hoạch về giáo dục.
5.4- Điều tra về giáo dục.
5.5- Đề án, dự án về giáo dục (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất).
6. Tài liệu về Y tế-dân số-CTĐ: (Nhóm vừa)
6.3- Quy hoạch, điều tra về y tế.
6.4- Bảo hiểm y tế.
6.5- Bảo vệ bà mẹ,trẻ em.
6.6- Dân số - kế hoạch hóa gia đình.
6.7- Hội Chữ thập đỏ.
6.8- Đề án, dự án về y tế (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất).
8. Tài liệu về Lao động - Thương binh - Xã hội: (Nhóm vừa)
8.3- Chế độ, chính sách, đền ơn đáp nghĩa.
8.4- Lao động công ích, Xóa đói giảm nghèo
8.5- Giải quyết việc làm.
8.6- Trợ cấp xã hội, trợ cấp khó khăn.
8.7- Bảo hiểm xã hội.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ:

23
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác
định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, đã xem xét loại ra
khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị phải viết
tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa
và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ
loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã kiểm tra. Có những hồ sơ nhiều văn bản, tài liệu quá
dày, ta có thể phân chia ra nhiều đơn vị bảo quản một cách hợp lý.
- Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ:
Tài liệu sau khi đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ
sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của
phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời gian
bảo quản đốivới những hồ sơ được lập nhưng chưa đạt yêu cầu. Hồ sơ sau khi
hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời
gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ trên tấm thẻ tạm. Ví dụ: Hồ
sơ về các chính sách đốivới đồng bào dân tộc thiểu số, Thời gian từ 18/3/2006 -
15/12/2006, Thời hạn bảo quản: Lâu dài.
- Hệ thống hóa hồ sơ:
Sắp xếp các thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ
trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong
phông theo phương án phân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm.
Sắp xếp toàn bộ hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo số thứ tự tạm thời của thẻ tạm,
khi hệ thống hóa hồ sơ thì kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những
hồ sơ được lập trùng lặp, hoặc việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính
xác hoặc không thống nhất.
-Biên mục hồ sơ:

24
+ Đánh số tờ bằng bút chì đen bên góc phải phía trên của tài liệu bằng số
Ảrập từ tờ đầu tiên của hồ sơ cho đến tờ cuối cùng. Số lượng tờ của hồ sơ phải
được bổ sung vào thẻ tạm của hồ sơ đó.
+ Viết mục lục văn bản: Ghi các thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ
như: số thứ tự, số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành, tác giả văn bản, trích yếu
nội dung, tờ số theo mẫu sau:
Số
TT
Số, ký
hiệu
VB
Ngày
tháng
VB
Tác
giả
văn
bản
Trích yếu nội dung văn
bản
Tờ số Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
+ Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu trong hồ sơ và những đặc
điểm của tài liệu trong hồ sơ, phần này được in sẵn trong bìa hồ sơ.
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc được áp dụng đối
với những hồ sơ bản quản vĩnh viễn và lâu dài.
+ Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào những thông tin tại thẻ tạm, tiến hành ghi các
thông tin: Tên phông, tên kho lưu trữ; tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc,
số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên tờ bìa đã được
in sẵn. Yêu cầu về chữ viết trên bìa hồ sơ phải viết rõ ràng, sạch đẹp và đúng chính
tả, mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
+ Tài liệu hết giá trị trong quá trình phân loại phải được tập hợp thành các nhóm
theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài của cơ quan thẩm
định và lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình cấp có thẩm quyền (Trung tâm lưu trữ tỉnh

25
cho ý kiến) và UBND huyện ra quyết định tiêu hủy. Hồ sơ đề nghị tiêu hủy gồm:
Danh mục tài liệu kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, văn bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
biên bản tiêu hủy tài liệu.
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:
+ Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
+ Viết bảng chỉ dẫn mục mục, bản chữ viết tắt trong mục lục
+ Đánh máy và in bản thống kê hồ sơ của tài liệu

26
CÁC PHỤ LỤC
PHỤ LỤC I
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

27
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH
PHÔNG LƯU TRỮ UBND HUYỆN AN LÃO
Lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ là bảng tóm tắt quá trình hình
thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, các hoạt động chủ yếu, cơ cấu tổ chức, các
chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành Phông lưu trữ.
Nghiên cứu, xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành Phông để xác định
thành phần tài liệu, giới hạn thời gian của phông mà xây dựng phương án, hệ thống
hóa tài liệu nhằm xác định tài liệu một cách chính xác. Qua đó giúp quản lý chặt
chẽ khối tài liệu quý giá này để sử dụng để tổ chức khoa học phục vụ công tác
nghiên cứu tài liệu lâu dài tại địa phương.
1. Sự hình thành UBND huyện An Lão qua các thời kỳ :
An Lão huyện miền núi nằm về phía bắc tây bắc tỉnh Bình Định. An Lão có
9 xã và 1 thị trấn, trong đó có 7 xã vùng cao gồm: An Quang, An Nghĩa, An Toàn,
An Trung, An Dũng, An Vinh, An Hưng và 2 xã và 1 thị trấn miền núi là: An
Hòa, An Tân và thị trấn An Lão; huyện lỵ đóng tại An Trung. Tên gọi chính quyền
cấp huyện là UBND Cách mạng huyện An Lão. Gồm 3 dân tộc: Kinh, Hre, Ba na.
Ngày 28/10/1975 theo Quyết định số 147/QĐ của UBND Cách mạng Khu
Trung bộ hợp nhất 2 tỉnh UBND Cách mạng tỉnh Quảng Ngãi, UBND Cách mạng
tỉnh Bình Định thành UBND tỉnh Nghĩa Bình .
Tháng 11/1975 thực hiện chủ trương của trên, huyện An Lão sát nhập với
huyện Hoài Ân thành huyện Hoài An. Đến tháng 8/1981 cấp trên lại có quyết định
tách ra thành huyện miền núi An Lão.
Để phù hợp với đặc điểm lịch sử về địa giới hành chính và trình độ quản lý
của các địa phương. Ngày 4/3/1989 Bộ Chính trị Trung ương Đảng đã ra quyết
định số 83/QĐ-BCT đã quyết định và công nhận việc chia tỉnh Nghĩa Bình thành 2
tỉnh: Bình Định và Quảng Ngãi theo địa giới cũ.

28
Như vậy theo sự phân chia địa giới tỉnh, huyện từ ngày 1/7/1989 đến nay
UBND huyện An Lão thuộc UBND tỉnh Bình Định .
2- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của UBND huyện:
UBND huyện An Lão là cơ quan quản lý Nhà nước cao nhất ở phạm vi địa
phương, là cấp trung gian giữa UBND cấp tỉnh và UBND cấp xã. UBND huyện là
cơ quan chấp hành của HĐND huyện, do đó UBND huyện chịu trách nhiệm báo
cáo công tác trước kỳ họp HĐND huyện. Về chức năng, nhiệm vụ chịu sự lãnh đạo
thống nhất của UBND tỉnh .
Chức năng cơ bản của UBND huyện là quản lý, chỉ đạo toàn diện các ngành,
các cấp thuộc quyền mình thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và
ngân sách. Giữ vững an ninh trật tự và an toàn xã hội, củng cố quốc phòng và cải
thiện đời sống nhân dân trong phạm vi huyện.
Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến
pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết HĐND
huyện. Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ
trang, quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý công
tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán bộ công chức, cán
bộ cấp xã. Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách địa phương và thu đúng, thu
đủ các loại thuế theo quy định của Nhà nước. Chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành và
nhân dân trong huyện trong việc phòng chống và giảm nhẹ thiên tai, bảo vệ tài sản
của Nhà nước và nhân dân, chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác.
UBND huyện có nhiệm vụ quản lý địa giới hành chính ở địa phương và có
trách nhiệm phối hợp với HĐND huyện và các Ban của HD8ND cùng cấp chuẩn bị
các nội dung và tổ chức các kỳ họp của HĐND huyện, xây dựng đề án trình
HĐND huyện.
Ngoài ra, UBND huyện còn có nhiệm vụ, quyền hạn sau: thực hiện chủ
trương, biện pháp tạo nguồn tài chính, huy động vốn để phát triển cơ sở hạ tầng kỹ
thuật theo quy định. Quản lý quỹ bán nhà đất thuộc sở hữu Nhà nước, đảm bảo

29
trật tự công cộng, giao thông, bảo vệ môi trường, xây dưng nếp sống văn minh, gia
đình văn hóa.
UBND huyện còn có trách nhiệm chỉ đạo hoạt động của UBND các xã, thị
trấn và các phòng ban chuyên môn thuộc huyện quản lý.
Về lề lối làm việc: UBND huyện làm việc theo chế độ tập thể. Mỗi thành
viên của UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân về công việc của mình trước
HĐND, UBND và cùng với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động
của UBND trước HĐND và trước cấp trên. Các quyết định của UBND phải được
quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành.
Chế độ lập chương trình công tác theo thời gian: 1 năm, 6 tháng,3 tháng, 1
tháng và thường trực UBND huyện có chương trình công tác hàng tuần .
Về chế độ sinh hoạt: Không kể những cuộc họp bất thường khi cần thiết,
UBND huyện họp thường xuyên mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng để kiểm điểm
tình hình công tác tháng qua và đưa ra chương trình công tác tháng đến. Các cuộc
họp trực báo tuần, các cuộc họp chuyên đề đều mời Thường trực Huyện ủy,
Thường trực HĐND và lãnh đạo các Phòng, Ban đến dự .
3. Tổ chức của UBND huyện, bộ máy giúp việc và các đơn vị trực thuộc
UBND huyện :
* Tổ chức UBND huyện gồm có :
1 Chủ tịch UBND huyện phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành công việc
của UBND huyện; thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều 52
Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) và trực tiếp phụ trách các lĩnh vực về tài
chính, ngân sách, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, Nội chính, Thi đua khen
thưởng.
Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện: Giúp Chủ tịch điều hành công việc
của ủy ban khi Chủ tịch đi vắng; trực tiếp phụ trách các ngành thuộc khối Văn xã
như: Văn hóa Thông tin-Thể thao, Y tế, Giáo dục, Ủy ban Dân số Gia đình và Trẻ
em, Hội Chữ thập đỏ, Đài truyền thanh-truyền hình ...

30
PCT UBND huyện: Giúp Chủ tịch điều hành công việc của UB khi Chủ tịch
đi vắng; trực tiếp phụ trách khối kinh tế (bao gồm Nông nghiệp, Lâm nghiệp,
Thủy lợi, Định canh định cư, Công nghiệp, Xây dựng, đất đai, giao thông vận tải,
Thương nghiệp, di dời dân, dự án hạ tầng cơ sở nông thôn, chương trình 134, 135).
Các ủy viên UBND huyện giúp Chủ tịch và PCT phụ trách từng lĩnh vực
công tác hiện đang đảm nhận: phụ trách Công an, Quân sự, Kinh tế, Tài chính và
công tác Văn phòng HĐND &UBND huyện.
UBND huyện quản lý hành chính các cơ quan, đơn vị trong huyện gồm có :
- Các phòng, ban trực thuộc huyện:
1. Văn phòng HĐND & UBND huyện
2. Phòng Nội vụ huyện
3. Phòng Tài chính-kế hoạch
4. Phòng Lao động – Thương binh & xã hội.
5. Thanh tra huyện.
6. Phòng Tài nguyên-Môi trường.
7. Đài truyền thanh-truyền hình.
8. Phòng Công thương.
9. Phòng Văn hóa thông tin.
10.Trung tâm VHTT-TT
11. Phòng Giáo dục& Đào tạo.
12.Phòng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn.
13.Phòng Tư pháp.
14.Phòng Y tế.
* Bộ máy giúp việc cho UBND huyện:
Để giúp việc cho UBND huyện, có Văn phòng UBND huyện là bộ máy giúp
việc hàng ngày, làm chức năng tham mưu và hậu cần cho UBND huyện, thu thập,
tổng hợp và xử lý thông tin. Đảm bảo cơ sở vật chất cho UBND huyện hoạt động.
Văn phòng HĐND & UBND huyện An Lão có 1 Chánh Văn phòng, 2 Phó văn
phòng. Trong Văn phòng HĐND & UBND có các bộ phận theo dõi các lĩnh vực

31
công tác như: Tổng hợp: Khối kinh tế, Khối Văn xã, Khối Nội chính và Hành
chính - Quản trị.
4. Chế độ công tác văn thư của UBND huyện An Lão :
UBND huyện xem công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban
hành, quản lý và sử dụng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND
huyện. Mục đích chính của công tác văn thư là tạo nên văn bản - công cụ quan
trọng để thiết lập thể chế nền hành chính, bảo đảm thông tin cho quản lý, chỉ đạo
điều hành công việc của cơ quan. Những văn bản pháp quy quy định về những vấn
đề lớn, cơ bản đã được tập thể UBND thảo luận, thông qua nội dung vấn đề và do
Chủ tịch UBND ký văn bản, hoặc PCT ký thay khi được Chủ tịch UBND giao. Với
nhiệm vụ này, Văn phòng thực hiện chế độ văn thư tập trung, mọi công văn đi-đến
đều được tập trung vào Văn thư để đăng ký trước khi phát hành và chuyển giao và
giữ lưu bản gốc của những văn bản đi.
Các văn bản được Văn phòng HĐND & UBND xem xét trước, bảo đảm quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản, sự thẩm tra về pháp lý (đối với những văn bản
quy phạm pháp luật), bảo đảm cả về thẩm quyền, nội dung, hình thức văn bản
trước khi các UBND huyện ký văn bản.
Tóm lại, trải qua các thời kỳ lịch sử đất nước có nhiều biến động về chính trị
và theo yêu cầu của Cách mạng, đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã và các Sở,
ban, ngành trong phạm vi cả nứơc đã có nhiều thay đổi. Lịch sử đơn vị hình thành
phông UBND huyện An Lão cũng nằm trong bối cảnh chung đó. Do việc chia, tách
nhập 2 tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi; UBND huyện An Lão là đơn vị hành chính
cấp huyện trực thuộc tỉnh đã đổi tên từ UBND cách mạng Huyện An Lão và trực
thuộc 3 tên gọi chính quyền cấp tỉnh khác nhau (UBND cách mạng tỉnh Bình Định,
UBND tỉnh Nghĩa Bình, UBND tỉnh Bình Định).
Ở cấp chính quyền xã của huyện có một số xã đã chia, tách, nhập và các
phòng ban thuộc huyện cũng có giải thể, sát nhập, thay đổi tên gọi .

32
Như vậy, việc tìm hiểu nghiên cứu nắm vững đặc điểm lịch sử đơn vị hình
thành phông lưu trữ UBND huyện An Lão là việc rất cần thiết và quan trọng trong
việc chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ này. Trên cơ sở đó giúp ta xác định một
cách chính xác, đầy đủ về thời gian và nguồn tài liệu được sản sinh ra trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông lưu trữ.

33
LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ
1.Đặc điểm tình hình:
UBND huyện An Lão là cơ quan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa
phương và chính thức được thừa nhận hoạt động vào tháng 8 năm 1981 (tách
huyện Hoài An thành huyện Hoài Ân và huyện An Lão).
Phông lưu trữ UBND huyện An Lão được hình thành từ khi thành lập huyện,
có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình tồn tại và
hoạt động của UBND huyện An Lão từ năm 1981 đến nay.
Thành phần tài liệu thuộc phông rất đa dạng về tên loại văn bản (Quyết định,
Chỉ thị, Tờ trình, Công văn, Thông báo, Kế hoạch, ...) và phong phú về nội dung
đó là tài liệu các bản sao của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các Cơ quan, Bộ
ngành thuộc Chính phủ; tài liệu của UBND tỉnh và các cơ quan chuyên môn thuộc
tỉnh gửi đến để chỉ đạo, phối hợp về các hoạt động quản lý Nhà nước và quản lý
kinh tế; tài liệu do UBND huyện sản sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản
lý của mình ở địa phương (công văn đi); tài liệu của các Phòng, ban và UBND các
xã gửi lên để báo cáo, đề xuất một việc làm cụ thể thuộc lĩnh vực được phân công.
Tất cả những tài liệu này hình thành một cách tự nhiên trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của chính quyền cấp huyện.
UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND, hơn nữa UBND là một cơ
quan hoạt động độc lập, có biên chế, ngân sách và con dấu riêng. Công tác văn thư
tập trung do Văn phòng UBND huyện đảm nhận gồm các phần việc như: đánh
máy, in ấn - nhân bản công văn tài liệu, quản lý công văn đi - đến của cơ quan ...
Với ý nghĩa đó thành phần phông lưu trữ UBND huyện còn có cả tài liệu hình
thành tự nhiên trong quá trình tồn tại và hoạt động của HĐND.

34
Do đặc điểm lịch sử để lại, nhằm phù hợp với nội dung chính trị, kinh tế,
văn hóa, quân sự ... của địa bàn huyện An Lão. Và căn cứ vào Quyết định số 83
ngày 04/3/1989 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng; Nghị quyết kỳ họp thứ 5 Quốc
hội khóa VIII thông qua ngày 30/6/1989 về việc chia tỉnh Nghĩa Bình thành 2 tỉnh
Bình Định và Quảng Ngãi theo địa giới cũ. Như vậy phân định thời gian của
phông lưu trữ huyện An Lão là tất cả tài liệu từ tháng 7/1989 trở về trước thuộc
phông lưu trữ huyện An Lão thời kỳ Nghĩa Bình. Từ tháng 8/1989 đến nay là
phông lưu trữ huyện An Lão thời kỳ Bình Định.
2. Sự hình thành tài liệu và nguồn bổ sung cho lưu trữ huyện An Lão:
UBND huyện An Lão có bộ phận văn thư (thuộc Văn phòng Ủy ban) hoạt
động độc lập, thống nhất quản lý mọi mặt có liên quan đến công tác công văn giấy
tờ từ khâu đánh máy, in ấn đến phát hành công văn đi hoặc tiếp nhận và phân phối
công văn đến.
Đối với công văn đi: 1 bản lưu tại văn thư, 1 bản ở bộ phận giải quyết công
việc.
Đối với công văn đến: Bản chính được lưu, các bản sao gửi các bộ phận
nghiên cứu trong Văn phòng; các Phòng, Ban, UBND các xã, thị trấn.
Tài liệu thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ phận nào bộ phận đó giải quyết,
lập hồ sơ và chuyển giao cho lưu trữ.
Như vậy nguồn tài liệu bổ sung thường xuyên vào lưu trữ gồm có:
- Tài liệu về các kỳ họp và hoạt động của HĐND.
- Tài liệu về các kỳ họp và các thành viên chính thức của UBND (gồm các
tài liệu kỳ họp và tài liệu nghiên cứu riêng của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh Văn
phòng và các ủy viên khác).
- Tài liệu thuộc khối Văn phòng gồm của bộ phận hành chính quản trị và bộ
phận nghiên cứu tổng hợp, nội chính, nông nghiệp, công nghiệp, tài chính, văn xã.

35
Ngoài ra có thể gặp tài liệu của một vài Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện như
Tư pháp...
3. Tình hình tài liệu hiện có trong Kho lưu trữ huyện:
Do đặc điểm và hoàn cảnh lịch sử mà tài liệu hiện còn giữ được tại Kho lưu
trữ huyện An Lão có những đặc điểm sau:
- Thành phần tài liệu hình thành từ năm 1981 đến tháng 7/1989 thuộc phông
lưu trữ huyện An Lão tỉnh Nghĩa Bình.
- Thành phần tài liệu hình thành từ tháng 8/1989 đến nay thuộc phông lưu
trữ huyện An Lão tỉnh Bình Định.
- Tài liệu được sắp xếp trên giá theo từng năm (cả tài liệu đã lập hồ sơ và
chưa lập hồ sơ).
Tóm lại: Phông lưu trữ của UBND huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh từ
năm 1981 đến năm 2005, Sơ bộ nhận xét tình hình tài liệu bảo quản trong Kho lưu
trữ như sau:
- Chế độ bảo quản tài liệu tương đối tốt, có phòng kho lưu trữ, thường xuyên
vệ sinh kho sạch sẽ, tài liệu ít bụi bẩn.
- Tài liệu và tư liệu sách, báo, công báo được quản lý riêng, không lẫn lộn.
- Có diện tích kho tàng và giá đựng tài liệu chắc chắn, tài liệu đã được chỉnh
lý khoa học được hệ thống hóa và sắp xếp vào hộp, tài liệu chưa chỉnh lý hoàn
chỉnh còn để trong cặp ba dây; qua đó, ta thấy được sự quan tâm của lãnh đạo
UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng. Tài liệu hết giá trị, trùng thừa, bao hàm
được Hội đồng xác định giá trị tài liệu huyện thống nhất, thẩm định đã được tiêu
hủy một lần vào đợt chỉnh lý năm 2002 với số lượng là 128 cặp ba dây.
Đã nghiên cứu các tư liệu, tài liệu có liên quan như: Luật Tổ chức HĐND và
UBND năm 2003 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của UBND huyện, Quyết định thành lập huyện, Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND huyện, đã tiến hành biên soạn bản lịch sử
đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, nó là cơ sở cho công tác phân loại, xác

36
định giá trị, bổ sung, thống kê và nghiên cứu sử dụng tài liệu của Phông lưu trũ
UBND huyện An Lão.
+ Về xây dựng phương án phân loại tài liệu: trên cơ sở vận dụng các
nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu Phông lưu trữ vào tình hình thực tế của
Phông, qua việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử phông và
kết quả khảo sát tài liệu; căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng
tài liệu mà chọn phương án cho phù hợp. Qua xem xét do lưu trữ UBND huyện lập
năm 2000 (Thời gian-Mặt hoạt động) và qua khảo sát tình hình thực tế hồ sơ, tài
liệu của những năm gần đây, bản thân tôi đã tham gia bổ sung vào phương án
những mặt hoạt động phát sinh mà phương án trước đây còn thiếu. Với phương án
thời gian-Mặt hoạt động là phương án phân loại tối ưu nhất đối với phông Lưu trữ
UBND huyện. Bởi vì, trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
luôn có sự thay đổi, không rõ ràng, hoạt động của UBND huyện theo từng ngành
hoạt động và tính theo năm dương lịch.

37
PHỤ LỤC II:
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

38
PHƯƠNG ÁN
PHÂN CHIA VÀ HỆ THỐNG HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
PHÔNG LƯU TRỮ UBND HUYỆN AN LÃO
A- HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN:
1. Tài liệu hướng dẫn chung về hoạt động của HĐND.
2. Bầu cử HĐND các cấp (huyện, xã).
3. Văn kiện các kỳ họp của HĐND (huyện, xã).
4. Hoạt động của các Ban HĐND.
5. Các đơn thư khiếu nại, tố cáo.
B- ỦY BAN NHÂN DÂN:
I- Khối tổng hợp:
1. Tài liệu chung của UBND huyện:
1.1- Tài liệu chỉ đạo, lãnh đạo các hoạt động quản lý nói chung.
1.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động UBND huyện.
1.3- Tài liệu làm việc với UBND và các Sở ngành tỉnh.
1.4- Tài liệu chung về tình hình hoạt động của UBND các xã.
2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo:
2.1- Chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu, báo cáo về tình hình phát
triển KT-XH của huyện và các xã.
2.2- Các văn bản liên quan đến việc xây dựng kế hoạch và thực
hiện kế hoạch phát triển KT-XH của huyện, xã.
3. Quy hoạch về kinh tế - xã hội:
3.1- Tài liệu chung về quy hoạch.
3.2- Quy hoạch phát triển kinh tế - xã.
4. Kế hoạch đầu tư cho huyện.
5. Thống kê.

39
II- Khối Nội chính:
Tài liệu chung về khối nội chính.
Tài liệu về tổ chức bộ máy chính quyền.
2.1- Địa giới hành chính.
2.2- Tài liệu về tổ chức bộ máy (thành lập, giải thể, sát nhập).
2.3- Tài liệu về cán bộ.
- Quy hoạch, đào tạo công chức - viên chức.
- Bổ nhiệm, thuyện chuyển công chức - viên chức.
- Kỷ luật công chức - viên chức.
- Tuyển dụng công chức - viên chức.
- Lương.
2.4- Các tài liệu khác...
3. Tài liệu về Công an:
3.3- Quản lý hộ khẩu.
3.4- Trật tự trị an.
3.5- Chống tham nhũng.
3.6- Phòng chống tệ nạn xã hội.
4. Tài liệu về Quân sự:
4.3- Công tác tuyển quân, diễn tập, huấn luyện quân dự bị...
4.4- Hội Cựu chiến binh, Ban liên lạc tù chính trị.
5. Tài liệu về Thanh tra:

40
5.3- Các công tác của Thanh tra.
6. Tài liệu về Tư pháp:
6.2- Chương trình, kế hoạch công tác.
6.3- Hoạt động công chứng.
6.4- Quản lý hộ tịch.
7. Tài liệu về Tòa án:
7.2- Chương trình, kế hoạch công tác.
7.3- Bổ nhiệm Thẩm phán.
7.4- Các vụ xét xử.
8. Tài liệu về Kiểm sát:
8.1- Báo cáo về công tác kiểm sát.
9. Trọng tài kinh tế.
III- Tài liệu khối công nghiệp:
1. Tài liệu chung về khối công nghiệp.
2. Tài liệu về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
2.3- Hội đồng liên minh các hợp tác xã.
3. Tài liệu về xây dựng cơ bản:
3.3- Quy hoạch xây dựng.
3.4- Đầu tư xây dựng.
3.5- Các hồ sơ, luận chứng kỹ thuật xây dựng các công trình.

41
3.6- Vật liệu xây dựng.
4. Tài liệu về nhà đất:
5. Tài liệu về giao thông vận tải:
5.3- Hoạt động của các phương tiện giao thông.
6. Tài liệu về điện lực:
6.2- Các công trình điện.
7. Tài liệu về cấp thoát nước.
8. Tài liệu về Bưu chính viễn thông.
9. Tài liệu về công tác khoa học – công nghệ – môi trường.
IV- Khối Nông nghiệp:
1. Tài liệu chung về khối nông nghiệp.
2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo.
3. Tài liệu về nông nghiệp.
3.3- Trồng trọt.
3.4- Chăn nuôi.
3.5- Vật tư nông nghiệp.
4. Tài liệu về thủy lợi - đê điều:
4.3- Công trình thủy lợi-đê điều.
5. Tài liệu về thủy sản.

42
6. Tài liệu về lâm nghiệp.
6.3- Tài liệu về trồng cây gây rừng.
6.4- Tài liệu về bảo vệ rừng.
7. Tài liệu về quản lý đất đai.
7.3- Quản lý đất nông nghiệp.
7.4- Cấp đất, giao đất, cho thuê đất.
7.5- Cấp chứng nhận quyền sử dụng đất.
7.6- Các hồ sơ vụ việc (khiếu nại, tranh chấp)
8. Di dân - phát triển kinh tế mới và định canh định cư:
8.2- Quy hoạch, kế hoạch.
9. Nước sinh hoạt nông thôn.
10. Khí tượng thủy văn.
11. Phòng chống bão lụt
12. Hội Nông dân.
V- Khối Tài chính:
1. Tài liệu chung.
3. Tài chính:
3.3- Tài liệu hướng dẫn tài chính trong từng ngành, từng lĩnh vực
(mỗi ngành, mỗi lĩnh vực là một chuyên đề, hồ sơ).

43
3.4- Tài liệu giải quyết các chế độ chính sách.
3.5- Tài liệu về quản lý vốn và tài sản Nhà nước.
3.6- Tài liệu về đầu tư phát triển.
3.8- Các hồ sơ vụ việc...
4. Tài liệu về Ngân hàng, Kho bạc:
4.1- Tín dung.
4.2- Tiền tệ.
4.3- Thanh toán công nợ.
4.4- Các hồ sơ vụ việc.
5. Tài liệu về thuế .
6. Tài liệu về giá cả.
7. Tài liệu về thương mại-du lịch:
7.1- Quản lý thị trường.
7.2- Mua bán, trao đổi hàng hóa tổng hợp.
7.3- Dự trữ Quốc gia.
7.4- Lương thực.
7.6- Xuất nhập khẩu.
7.7- Vật tư tổng hợp.
VI- Khối Văn xã:
1. Tài liệu chung về khối văn xã.
3. Tài liệu về Văn hóa thông tin:
3.3- Văn hóa - nghệ thuật.
3.4- Phát thanh - truyền hình.
3.5- Tuyên truyền - cổ động.

44
4. Tài liệu về thể dục thể thao.
5. Tài liệu về Giáo dục:
5.3- Quy hoạch về giáo dục.
5.4- Điều tra về giáo dục.
5.5- Tài liệu về giáo dục.
5.6- Đề án, dự án về giáo dục (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất).
6. Tài liệu về Y tế:
6.3- Quy hoạch, điều tra về y tế.
6.4- Bảo hiểm y tế.
6.5- Bảo vệ bà mẹ,trẻ em.
6.6- Dân số - kế hoạch hóa gia đình.
6.7- Hội Chũ thập đỏ.
6.8- Đề án, dự án về y tế (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất).
8. Tài liệu về Lao động - Thương binh - Xã hội:
8.3- Chế độ, chính sách, đền ơn đáp nghĩa.
8.4- Lao động công ích.
8.5- Xóa đói giảm nghèo.
8.6- Giải quyết việc làm.
8.7- Trợ cấp xã hội, trợ cấp khó khăn.
8.8- Bảo hiểm xã hội.
9. Tài liệu về Tôn giáo:

45
10. Tài liệu về Mặt trận - Đoàn thể và các Hội (Liên đoàn lao động,
(Liên hiệp Phụ nữ, Mặt trận Tổ quốc).
VII- Tài liệu về Thi đua - Khen thưởng.
1. Tài liệu hướng dẫn chung về công tác khen thưởng.
2. Tài liệu về đăng ký thi đua và phát động các phong trào thi đua
3. Tài liệu về khen thưởng 3 thời kỳ
4. Tài liệu về khen thưởng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
C- TÀI LIỆU NỘI BỘ VĂN PHÒNG
I- Công tác Văn phòng:
1. Tài liệu hướng dẫn chung về công tác hành chính - văn phòng.
3. Các hoạt động về công tác Văn phòng.
4. Công tác Văn thư.
5. Công tác Lưu trữ.
II- Quản trị:
1. Tài liệu quản lý chế độ thu, chi tại Văn phòng.
Tài liệu kế toán.

46
UBND TỈNH BÌNH ĐỊNH
PHỤ LỤC III:
MỤC LỤC HỒ SƠ

47
PHÔNG: LƯU TRỮ UBND HUYỆN AN LÃO
NĂM: 2006

48
PHÔNG: LƯU TRỮ UBND HUYỆN AN LÃO
Từ hồ sơ số: 01 đến hồ sơ số 20
Phông số: 01 Thời hạn bảo quản
Mục lục hồ số:02 Vĩnh Viễn
Số trang:02

49
BẢNG THỐNG KÊ HỒ SƠ
Cặp
(hộp)
số
Hồ sơ
(ĐVBQ)
số
Tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ)
Số
tờ
Ngày tháng bắt
đầu và kết thúc
Thời
gian bảo
quản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
A. Hội đồng nhân dân:
01 01 Tài liệu về công tác bầu cử
HĐND tỉnh, huyện năm
2006
60 7/8/2006-
3/12/2006
Lâu dài
01 02 Hồ sơ về kỳ họp HĐND
huyện năm 2006
90 30/10/2006
-30/12/2006
Lâu dài
B. Ủy ban nhân dân:
I. Khối tổng hợp
01 03 Tài liệu của TW, tỉnh,
huyện, về phát triển KT-
XH năm 2006
74 12/6/2006 –
28/11/2006
Vĩnh
viễn
01 04 TL của TW, tỉnh, huyện về
giao chỉ tiêu KH, quy
hoạch và đầu tư năm 2003
96 12/3/2006-
24/9/2006
“
01 05 Tài liệu về chính sách
đồng bào dân tộc, định
canh, định cư năm 2003
59 7/2/2006-
3/12/2006
Lâu dài
02 06 Tập báo cáo của UBND
huyện năm 2006
123 18/1/2006-
12/12/2006
Lâu dài
II. Khối Nội chính
02 07 Tài liệu chung về công tác
Nội chiính năm 2003
32 3/5/2006-
7/11/2006
Lâu dài
02 08 Tài liệu về tổ chức bộ
máy, địa giới hành chính
45 11/6/2006-
12/12/2006
Vĩnh
viễn

50
năm 2006
02 09 Tài liệu về sắp xếp biên
chế và bổ nhiệm, chế độ
lương đối với CBCC năm
2006
42 23/3/2006-
5/10/2006
“
III. Khối tài chính-
Thương mại
02 10 Tài liệu về công tác tài
chính năm 2003
60 2/6/2006-
2/11/2006
Lâu dài
02 11 Tài liệu về công tác dự
toán ngân sách, phân bổ
chỉ tiêu ngân sách địa
phương năm 2003
52 11/3/2006-
3/11/2006
Lâu dài
03 12 Tài liệu về về hướng dẫn
sử dụng vốn và quyết toán
vốn đầu tư năm 2003
81 2/7/2006-
2/12/2006
Vĩnh
viễn
IV. Khối Công nghiệp:
03 13 Tài liệu chung về công tác
công nghiệp năm 2003
45 11/3/2006-
11/12/2006
Lâu dài
03 14 Tài liệu về đầu tư xây
dựng cơ bản, kiểm tra đầu
tư xây dựng và qảun lý sử
dụng đất năm 2003
72 14/6/2006-
25/11/2006
Lâu dài
03 15 Tài liệi về đất đai và kế
hoạch sử dụng đất năm
2003
65 25/3/2006-
26/11/206
Lâu dài
V. Khối nông nghiệp
03 16 Tài liệu về công tác nông
nghiệp
74 10/3/2006-
27/12/2006
Lâu dài
03 17 Tài liệu về công tác lâm 86 11/3/2006- “

51
nghiệp năm 2003 11/12/2006
VI. Khối Văn hóa – xã
hội:
03 18 Tài liệu về chế độ người
có công với CM năm
2003….
60 18/1/2006-
11/12/2006
Lâu dài
B. Tập công văn lưu
UBND
03 19 Tập Quyết định quy phạm
pháp luật của UBND
huyện năm 2003
241 2/6/2006-
2/11/2006
Vĩnh
viễn
03 20 Tập Chỉ thị của UBND
huyện năm 2003
55 11/2/2006-
29/12/2006
Lâi dài

52
PHỤ LỤC IV:
BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI

53
BẢNG KÊ NHỮNG TÀI LIỆU KHÔNG CÒN GIÁ TRỊ
SỬ DỤNG VÀ TÀI LIỆU KHÔG THỤÔC PHÔNG
TT Tác giả Số ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Nội dung tài liệu Ghi chú
1 2 3 4 5 6
01 UBND huyện
An Lão
12/TB-UB 05/01/2006 Thông báo chức danh
và chữ ký cán bộ
Hết giá
trị
02 UBND huyện
An Lão
05/CT-UB 03/5/2006 Chương trình làm vịêc
của UBND huyện
Hết giá
trị
03 UBND huyện
An Lão
50/GM-UB 20/5/2006 Giấy mời hội nghị triển
khai xây dựng đề án
mạng lưới về y tế thôn
bản
Hết giá
trị
04 Huyện ủy An
Lão
16-CV/HU 30/3/2006 Về cho phép tổ
chứcĐại hội thanh niên
tiên tiến
Không
thụôc
phông
05 UBND huyện
An Lão
16/BC-UB 14/4/2006 Báo cáo tuần Hết giá
trị
UBND huyện
An Lão
78/QĐ-UB 7/5/2006 V/v nâng bậc lương
cho cán bộ
Trùng
thừa
06 UBND huyện
An Lão
01/CT-UB 09/5/2006 Chỉ thị tập trung chỉ
đạo công tác phòng
chống dịch
Trùng
thừa
07 Huyện ủy An
Lão
543-QĐ/HU 10/10/2006 QĐ thành lập tiểu ban
nhân sự chuẩn bị Đại
hội Huyện Đảng bộ
Không
thụôc
phông
08 UBND huyện
An Lão
120/CV-UB 20/11/2006 CV đề nghị báo cáo
tình hình thực hiện
nhiệm vụ năm 2003
Hết giá
trị
09 Ban dân vận 02-MD/DV 28/9/2006 Giấy mời tổ chức thực
hiện ngày dân vận
Không
thụôc phông
-

54
10 Huyện ủy An
Lão
545-QĐ/HU 11/10/2006 Quyết định về tiếp
nhận và phân công cán
bộ
Không
thụôc
phông

55
MỤC LỤC
A. Phần mở đầu Trang
Lời nói đầu
Lời cảm ơn
Bản tự kiểm điểm
Nhận xét của cơ quan
B. Phần nội dung
Chương I: Khảo sát về công tác lưu trữ tại UBND huyện 6
An Lão,tỉnh Bình Định
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ 6
của UBND huyện An Lão.
2. Sơ đồ bộ máy của cơ quan 9
Chương II: Kết quả khảo sátcông tác lưu trữ tại UBND huyện 10
An Lão, tỉnh Bình Định.
I. Công tác lưu trữ. 10
1. Tổ chức lưu trữ cơ quan. 10
2. Tình hình tài liệu của cơ quan. 10
3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ. 11
4. Nhận xét những ưu nhược điểm tồn tại trong công tác
Lưu trữ của cơ quan, biện pháp khắc phục. 14
II. Công tác chỉnh lý tài liệu. 16
Chương III. Các phụ lục. 19
Phụ lục I: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch 19
sử phông.
Phụ lục II: Phương án phân loại của phông lưu trữ. 26
Phụ lục III: Mục lục hồ sơ. 32
Phụ lục IV: Bảng kê tài liệu loại. 37

Hoạt động lưu trữ hồ sơ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định - TẢI FREE ZALO: 0934 573 149

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Hoạt động lưu trữ hồ sơ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định - TẢI FREE ZALO: 0934 573 149

Similar to Hoạt động lưu trữ hồ sơ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định - TẢI FREE ZALO: 0934 573 149 (20)

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Hoạt động lưu trữ hồ sơ tại ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định - TẢI FREE ZALO: 0934 573 149