6. Кой го е измислил?
Merlin Mann – Inbox Zero
David Allen – GTD
7. Основни принципи
• Времето и вниманието ни са ограничени
и незаменими
• Изискванията към
нас са безкрайни
• Всяко съобщение
води до действие
• Tрябва да можем
да управляваме
действията си
8. Как се постига Inbox Zero?
Организация
• Папки, структура
Дисциплина
• Обработка, процес
9. Организация на папките
• Задачи
– Action
– Next
• Чакащи
– Waiting
– Temp
• По-късно
– Later
• Архив
– Archive
10. Организация на процеса
• Изтриване / Архивиране
• Делегиране / Прехвърляне
• Отговор
• Отлагане
• Действие
11. Изтриване
• Разкарайте всичко ненужно и неважно
• Не изпитвайте
угризения
– Информацията
остарява бързо
– Всичко важно
може да бъде
намерено в
интернет
– Пазете изтритите
писма в кошчето
13. Делегиране
• Делегирайте
максимално!
– Ако друг се нуждае
от информацията повече
– Ако друг би свършил
работата по-добре
• Бъдете проактивни
– Поставете писмото в папка
“Чакащи”
– Проследете задачата
14. Отговор
• Ако можете
да отговорите веднага –
направете го
– Веднага: < 2 минути
• Пишете кратко
• Изтрийте оригинала
– Той обикновено
се включва в
изпратеното писмо
16. Действие
• Ако можете – свършете
го веднага
– Веднага: < 2 минути
• Ако не можете –
поставете задачата
другаде
– Календар, To-do list
• Изтрийте оригинала
17. Успешни практики
• Обработвайте всички съобщения
до изпразване на Inbox
• Изключете автоматичната
проверка и нотификациите
• Изберете си определено
време за проверка
(2-3 пъти дневно)
• Използвайте филтри
18. Какво да правим, когато...
• Клиентите очакват
отговор веднага?
• Колегите ни изпращат
много писма?
• Компютърни системи
ни заливат с писма?
• Сме били в отпуск и сме
натрупали много
непрочетена поща?
