Cách thức viết email chuyên nghiệp

1. CÁCH THỨC VIẾT EMAIL
CHUYÊN NGHIỆP
tramngoc9596@gmail.com

2. NỘI DUNG
 Kỹ năng giao tiếp qua Email là gì?
 Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp Email tốt?
 Cách thức viết Email chuyên nghiệp.
 Những lưu ý khi giao tiếp qua Email.

3. 1. KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA EMAIL LÀ GÌ?
Ngày càng email trở thành “chuyện thường ngày”, thì
viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề
đáng quan tâm. Nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả,
cần phải có các kỹ năng khác biệt.
Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ
không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi
nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được”
khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình.
Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm
phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy
chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.

5. 2. TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ KỸ NĂNG GIAO TIẾP EMAIL
TỐT?
 Đạt hiệu quả truyền tải thông tin, thông điệp.
 Thể hiện phong thái, trình độ, ý thức...làm việc
của bạn.
 Gây thiện cảm ấn tượng về sự chuyên nghiệp.
 Xây dựng và duy trì quan hệ.

6. 3. CÁCH THỨC VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP.
Bố cục
Email
Chủ đề
Email
Lời mở
đầu
Nội dung
chínhChèn ảnh,
liên kết
hoặc tập
tin đính
kèm
Phần cuối
thư
Chữ ký

7. 3.1. CHỦ ĐỀ EMAIL.
 Là một câu chào mở đầu, như việc ’’ Chào hỏi
trước khi vào nhà ai đó’’.
 Miêu tả ngắn gọn nội dung chính cần truyền đạt.
VD:
 Báo cáo kết quả nhiệm vụ 4 – Tìm kiếm thông
tin.
 Gửi anh A bảng lương tháng 6.

8. 3.2 LỜI MỞ ĐẦU TRONG NỘI DUNG EMAIL.
Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần)
và lý do bạn gửi email này.
VD: Chào anh B,
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới
anh B lời chúc sức khỏe và thành công.
Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói
chuyện (hoặc: trong cuộc gọi...) em xin gửi tới anh
thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như
sau:

9. 3.3. NỘI DUNG CHÍNH TRONG EMAIL.
 Nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích
nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.
 Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước,
tô đậm, đổi màu chữ.... (Nội dung phải soạn
logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua
mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn
truyền đạt là cái gì)
 Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời
khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm
theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.

10. 3.4. CHÈN ẢNH, LIÊN KẾT HOẶC ĐÍNH KÈM TẬP
TIN.
 Nên đặt tên cho từng tệp, dễ hiểu và rõ ràng.
 Trong trường hợp đính kèm nhiều tệp, cần bỏ
chung vào một thư mục. Không nên nén lại vì
không phải ai cũng có phần mềm giải nén.

11. 3.5. PHẦN CUỐI THƯ.
 Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm
điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời
chúc....
 VD:
Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận
được phản hồi của anh sớm.
Chúc anh một ngày tốt lành!
Trân trọng.
Ms .........

12. 3.6. CHỮ KÍ.
 Một Email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp
hơn.
 Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho
người đọc mail về những thông tin khác về công
ty, bản thân như: email, số điện thoại, website
công ty....
 Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm
thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt
nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội
dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người
khác.

13. 4. NHỮNG LƯU Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL.
 Dùng tiêu đề Email rõ ràng.
 Sử dụng tên Email ’’chuyên nghiệp’’
 Cân nhắc khi sử dụng nút ’’reply all’’
 Sử dụng lời chào chuyên nghiệp.
 Hiểu biết văn hóa công việc khác nhau giữa các
vùng miền.
 Trả lời những Email gửi tới bạn.
 Xác nhận lại tên người muốn gửi.
 Kiểm tra lỗi chính tả.

14. CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!
tramngoc9596@gmail.com