Hoc viet thu dien tu tieng anh

Học viết thư điện tử tiếng Anh
Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email)
INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL)
Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao,
không chỉ bởi các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể.
Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn
công sức hơn viết thư tay. Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối mạng, một chút thời gian để soạn
email, sau khi ấn nút "send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong một khoảng thời gian rất
ngắn. Điều đó tiện lợi hơn rất nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều thời gian cũng như
công sức để hoàn thành một bức thư tay.
Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư. Có khá
nhiều trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè
thì ngại đi mua tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi hoặc một thời gian sau mới gửi.
Nhưng với việc viết e-mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra.
Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những phương tiện truyền thông khác như điện thoại
hay FAX thì sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên diễn đàn, kết luận được đưa ra rằng
e-mail khó bị xâm phạm hơn điện thoại, chính vì vậy e-mail giúp các bạn bảo mật thông tin khá hiệu quả.

Bên cạnh đó e-mail dễ sử dụng hơn FAX, các bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể gửi
thư điện tử trong khi rất nhiều người than phiền về độ phiền phức và rắc rối khi sử dụng FAX.
Chính bởi những ưu điểm trên e-mail ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Cụ thể, năm
1998 ước tính có khoảng 30% những người đã trưởng thành ở Hoa Kỳ và Canada sử dụng mạng
Internet. Nhưng đến năm 2007, dự án "Pew Internet and American Life" đã làm điều tra và đưa ra kết
quả 73% người đã trưởng thành ở Hoa Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet. Hầu hết những
người đó đều sử dụng thư điện tử.
Tuy nhiên, điều đáng buồn là ở thế kỷ 21, khi việc sử dụng e-mail đã trở thành thói quen không thể thiếu,
vẫn có một số lượng lớn những người gặp phải những điều rủi ro trong khi dùng e-mail chỉ bởi họ không
hiểu rõ và không biết cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với loại phương tiện thông tin liên
lạc mới này.
Chính vì vậy bài giảng hôm nay sẽ giúp các bạn tránh mắc phải những lỗi không đáng có khi sử dụng e-
mail. Tuy nhiên bài giảng sẽ không chỉ cho các bạn cách thức để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh
mà sẽ tập trung vào việc giới thiệu cho các bạn nội dung của một bức thư điện tử, hướng dẫn cho các
bạn cách truyền đạt những điều bạn muốn nói. Những phần hướng dẫn được được đưa ra sẽ rất ngắn
gọn, rõ ràng và hiệu quả.
Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán, giáo điều. Có thể sẽ có những người không
đồng tình với một số điểm mà bài giảng đưa ra. Tuy nhiên nếu lúc nào cũng chỉ có một đáp án đúng thì
việc đưa ra những chỉ dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa. Hy vọng rằng, phần hướng
dẫn này có thể giúp các bạn đánh giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối đa tính hiệu
quả của e-mail.
Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về
cấu trúc của e-mail. Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một
bức thư điện tử.
Date: Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT THE
HEADERTo: htarlek@tweedledumb.com
From: vbassoon@buyordye.com (Vital Bassoon)
Subject: An incorrect shipment. AGAIN!
Cc: acarlson@tweedledumb.com

Herb, THE BODY
Those Neanderthals in your Shipping department have done it again!
This time they sent me 5 skids of "Wavy Locks" perm lotion instead of
5 boxes of "Wavy Lay's" potato chips! Either you hire people with at
least a double-digit IQ, or I'll find a new distributor!!!
Vital Bassoon
Buy or Dye Convenience Store and Hair Salon
Toad Suck, Arkansas
"At Intel, quality is job 0.9999992362"
THE
SIGNATURE
Phần chú thích:
THE HEADER: PHẦN TIÊU ĐỀ
Date: Ngày, tháng các bạn viết e-mail
To: Những địa chỉ e-mail của người nhận (Một bức thư điện
tử có thể gửi cùng lúc cho nhiều người)
From: Địa chỉ e-mail của người gửi
Subject: Phần tiêu đề. Phần này thường chỉ dài một dòng, nói gắn
gọn nội dung chính các bạn sẽ đề cập đến trong bức thư
điện tử.
Phần này rất quan trọng bởi hầu hết những người bận
rộn đều căn cứ vào phần tiêu đề để quyết định xem có
đọc bức e-mail đó hay không.
Chính vì vậy các bạn hãy đảm bảo rằng phần tiêu đề của

bức e-mail hội tụ đủ thông tin cần thiết để người nhận
thư sẽ không bỏ qua.
Cc: Đây là phần thông tin báo cho người nhận thư điện tử
biết địa chỉ e-mail của người sẽ nhận được bản sao của
bức e-mail này.
THE BODY PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ ĐIỆN TỬ, BAO GỒM NỘI
DUNG CHÍNH MÀ NGƯỜI GỬI MUỐN TRUYỀN ĐẠT
THE SIGNATURE PHẦN CHỮ KÝ
CONTEXT OF EMAIL (PHẠM VI CỦA EMAIL)
Thông thường một cuộc trò chuyện phạm vi trao đổi khá nhỏ. Về mặt không gian, bạn trò chuyện trực
tiếp với ai đó đồng nghĩa với việc hai người cùng ở trên một vị trí, địa điểm cụ thể nhất định. Còn khi các
bạn trao đổi với người khác qua điện thoại, bạn và người đó phải nói chuyện tại cùng một thời điểm, nói
cách khác, hai người có sự tương đồng về thời gian.
Trường hợp phạm vi trao đổi ở mức độ trung bình là khi các bạn trao đổi qua thư với quy trình thu thập
nội dung, viết ra giấy sau đó dán tem rồi gửi cho đối tượng bạn muốn trao đổi.
Tuy nhiên trao đổi qua e-mail các bạn khó có thể đảm bảo bất kỳ điều gì về địa điểm của người gửi, thời
gian gửi, tâm trạng của người gửi, sở thích hoặc những giá trị mà bạn sẽ nhận được trong tương lai.
Điều đó có nghĩa là các bạn sẽ phải thật cẩn thận khi đưa ra những thông tin của bạn cho người nhận.
Phần dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn những chiến lược cụ thể để làm điều đó.
USEFUL SUBJECT LINES (NHỮNG DÒNG CHỦ ĐỀ HỮU ÍCH)
Dòng chủ đề thường gắn liền hoặc liên quan một cách trực tiếp và mật thiết đến phần thân của e-mail.
Khi đọc dòng chủ đề, người nhận e-mail sẽ tự động hướng tới một phạm vi riêng biệt và cụ thể được đề
cập ở dòng chủ đề trước khi họ đọc phần nội dung của bức e-mail.

Dòng chủ đề nên ngắn gọn vì vậy một khuyến cáo khá phổ biến là người gửi thư điện tử nên cắt bớt
những dòng chủ đề quá dài dòng. Bởi chưa có một quy ước hay qui tắc nào đưa ra bắt buộc dòng chủ
đề phải là một câu hoàn chỉnh. Ngoài ra, phần này cũng nên đưa ra những đầu mối, gợi ý về phần nội
dung của bức thư điện tử.
Ví
dụ
Subject: need 3 thrombos by Tues
Chris - I need three thromblemeisters for Thursday's demo in Boston. They
need to be left-handed, and they need to be packed for shipping by Tuesday
night.
Quan sát ví dụ trên các bạn có thể dễ dàng nhận thấy dòng chủ đề đã tóm tắt rất khéo những thông tin
quan trọng nhất của phần nội dung của một bức thư điện tử.
Khi bức thư điện tử của bạn là phần trả lời của một bức e-mail khác, phần mềm soạn thảo e-mail của
bạn sẽ tự động đưa ra dòng chủ đề bắt đầu với RE: hoặc Re:; phần viết tắt của từ REPLY (TRẢ LỜI).
Tuy nhiên, trong những trường hợp phần mềm soạn e-mail của bạn không thực hiện theo nguyên tắc đó
các bạn hãy tự mình điền thêm RE: vào phần e-mail trả lời của mình, điều đó giúp người nhận có thể dễ
dàng nhận diện các loại email cũng như thể hiện phép lịch sự trong việc giao thiệp qua e-mail.
Ví dụ
Subject: Re: need 3 thrombos by Tues
Pat - I've got two thromblemeisters already packed
from last week's demo, but I don't have another
functional left-handed one right now. Can you
cope with two lefties and one rightie?
Với những trường hợp yêu cầu thời gian trả lời khá gấp, các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề của mình
với chữ URGENT (KHẨN CẤP). Điều đó đặc biệt có ý nghĩa nếu người bạn gửi e-mail tới thường nhận
được rất nhiều thư điện tử. Bởi làm như vậy sẽ giúp bức e-mail không bị lẫn với nhũng bức thư điện tử
của người khác và có thể được trả lời sớm.

Ví dụ
Subject: URGENT: need left-handed thrombo
I've *got* to have another left-handed thromblemeister
for the Boston demo, and I need it by tomorrow
afternoon. Chris only has two, and I've got to have
three. Chris *does* have a broken leftie, so if
anyone could fix that one, or if they have one in
their desk somewhere, I'd really appreciate it!
Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị, dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần
viết tắt của từREQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu cho người nhận e-mail cần phải
đưa hành động sớm.
Ví dụ
Subject: REQ: turn in thrombos
Pat's call for a left-handed thromblemeister
turned up 12 functional lefties that were
lying around people's offices unused. Please
take a moment to look around your area for
thromblemeisters (rightie *or* leftie) that you
are no longer using, and get them back to Chris.
Ngoải ra, nếu các bạn đưa ra những thông tin không khần cấp hoặc không cần người nhận e-mail phải
trả lời thì các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề bằng FYI, phần viết tắt của FOR YOUR INFORMATION
(THÔNG BÁO CHO BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải vội vàng hay quá tập trung.
Ví dụ
Subject: FYI: donuts in break room
The donut fairy left a dozen doughnuts in the
downstairs break room. First come, first served!

INFORMATION, PLEASE (XIN THÔNG TIN CỦA NGƯỜI NHẬN)
Để có thể tự giúp chính mình, các bạn hãy lưu ý không nên dùng từ "information" (thông tin) ở dòng chủ
đề (và nếu có thể ngay cả trong phần thân của bức thư điện tử các bạn cũng không nên sử dụng). Bởi
đây là một khái niệm khá chung chung gây nghi ngờ và khó khăn cho người nhận thư trong việc cung
cấp thông tin cho bạn.
Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn.
Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với
dòng chủ đề và nội dung như sau.
Subject: information
Please send me information about UIUC (University of Illinois at Urbana-
Champaign.)
Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh
mối nào về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích
trường học hoặc số lượng những tòa nhà trong trường?
Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể
mà người gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy hay qua file. Việc gửi một bức thư
điện tử như vậy chỉ gây rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình. Chính vì vậy các bạn hãy lưu ý
để rút kinh nghiệm.
Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả hơn hẳn.
Subject: UIUC history
Are there any Web pages about the history of the UIUC (University of Illinois
at Urbana-Champaign.)
QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU)

Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã
được đề cập đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập.
Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng:
yes
Các bạn nên trả lời như sau:
> Did you get all of the left-handed thromblemeisters
> that you needed?
yes
Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên
những phần mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng những quy ước khác nhau.
Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải
trích dẫn những phần của bức thư điện tử trước. Điều đó là cần thiết. Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm
thứ hai bạn nhận được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi từ hôm thứ sáu và đã không
nhớ rõ nội dung nữa thì các bạn sẽ thấy bất tiện thế nào. Các bạn hãy thử đặt mình vào vị trí ấy và quan
sát phần nội dung sau:
I talked to them about it the other day, and they want to see the other
one before they make up their minds.
Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã
gửi xem mình đã hỏi gì. Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời gian.
Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức e-mail như sau:
> I've got the price quote for the Cobra subassembly
> ready; as soon as I get a decision on the
> thromblemeister selection, I'll be ready to go.
> Have you talked to the thermo guys about whether
> they are ready to go with the left-handed thrombo or

> do they want to wait and check out the right-handed
> one first?
I talked to them about it the other day, and they want to see the other one
before they make up their minds.
Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với phần đưa ra trước đó. Tuy nhiên các bạn có thể
nhận thấy nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng. Ba dòng đầu tiên không có mối tương quan nào
với câu trả lời cả nên chúng ta có thể lược bỏ chúng.
Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến.
Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như sau là đủ:
> Have you talked to the thermo guys about whether
> they are ready to go with the left-handed thrombo or
> do they want to wait and check out the right-handed
> one first?
I talked to them about it the other day, and they want to see
the other one before they make up their minds.
Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu,
các bạn có thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới phần trả lời của các bạn. Nếu các bạn
để như vậy người đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã hiểu phần nội dung mà bạn
trả lời.
REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ)
Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới
có thể hiểu được phần trả lời. Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn.
Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên. Nếu

chúng không thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách rõ ràng trong phần e-mail các bạn
hãy chuyển chúng thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc làm người đọc thấy hoang
mang.
Ví
dụ
> Have you talked to the thermo guys [about which handedness
> they want]?
I talked to the thermo group on Wednesday, and they think the left-handed
thromblemeister will probably work, but they want to evaluate the right-handed
unit before they make up their minds.
Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn. Và, vì phần trả lời đã bao gồm cả những phần giải thích
ngầm và rõ ràng từ bức thư điện tử ban đầu nên các bạn cũng nên trích dẫn cả những phần tư liệu thiếu
rõ ràng. Trả lời theo cách như vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong phần thân của thư và
giúp người nhận dễ hiểu hơn. Tuy nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn một bức thư
điện tử.
SUMMARY (TÓM TẮT)
Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng
người đọc chưa chắc đã hiểu. Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ
ràng bằng cách:
* Đưa ra những dòng chủ đề hữu ích
* Tránh sử dụng đại từ ở ba dòng đầu tiên của thư
* Trích dẫn phần thư gửi trước để người nhận dễ hiểu
Bài 2 - Format, page layout and intonation of e-mails (Định dạng, cách trình bày trang và ngữ
điệu của e-mail)

FORMAT OF EMAIL (ĐỊNH DẠNG CỦA EMAIL)
Các bạn cũng biết rằng có rất nhiều chương trình phần mềm khác nhau được dùng để đọc thư điện tử.
Chính vì vậy việc phần e-mail bạn gửi đi nhìn không giống phần bạn soạn ở máy của bạn là điều có thể
xảy ra. Chính vì vậy các bạn phải thật cẩn thận khi chọn phần soạn thảo e-mail. Bài giảng dưới đây sẽ
thảo luận về những vấn đề nảy sinh từ sự không tương thích giữa phần mềm gửi và nhận e-mail cũng
như đưa ra cho các bạn cách phòng tránh.
FANCY TEXT (LOẠN CHỮ)
Một số phần mềm đọc e-mail chỉ có thể hiểu được những dạng chữ thường không có code. Những phần

chữ in nghiêng, bôi đen hay có màu thường bị biến đổi.
Các bạn hãy quan sát ví dụ sau. Có thể các bạn muốn gửi một bức thư điện tử với nội dung như sau:
Hiya! Hey, I loved the presentation you gave to Jack this morning. Great
Job!
Tuy nhiên, nếu phần mềm đọc thư của người nhận không thể đọc được những phần định dạng trên, rất
có thể bức thư của bạn sẽ được xuất hiện trên máy của họ như sau:
Hiya! Hey, I <I>loved<I> the presentation you gave to
Jack this morning. <B>Great Job!<B>
Chính vì vậy, khi viết e-mail các bạn hãy hạn chế sử dụng các phần định dạng phức tạp để tránh trường
hợp bị lỗi chữ người nhận không đọc được. Hoặc, các bạn hãy chọn gửi file TEXT hoặc HTML, việc làm
đó sẽ giảm thiểu nguy cơ trên. Các bạn hãy lưu ý đến khả năng đọc được e-mail của người nhận trước
khi đưa ra quyết định về phương thức soạn và gửi thư điện tử.
WEB LINKS (LINKS CỦA TRANG WEB)
Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận diện được URLs (Uniform Resource Locators, hoặc địa chỉ trang
web) ở dạng text và để chúng "live" (bạn chỉ cần click vao link là có thể truy cập vào trang web đó). Bên
cạnh đó, một số phần mềm nhận URLs từ phần "www.", tuy nhiên hầu hết những phần mềm đọc e-mail
đều nhận URLs với phần "http://" ở đầu.
Chính vì vậy, nếu e-mail của bạn có chứa URL tốt hơn hết là bạn hãy bao gồm phần "http://" ở đầu, như
vậy sẽ an toàn hơn và đảm bảo khả năng mở được URL của người nhận e-mail.
Ngoài ra các bạn cũng nên cẩn thận khi sử dụng dấu câu, đặc biệt là dấu chấm câu ngay đằng sau phần
URL.
Ví dụ, khi các bạn gửi một bức e-mail có nội dung như sau:
Hi - The URL is http://www.webfoot.com/writings.html. See
if you like it!
Nếu như vậy, phần mềm đọc e-mail ở máy người nhận sẽ nghĩ rằng dấu chấm câu ở sau phần URL là
một bộ phận của URL đó và links sẽ không chính xác khiến người nhận không thể truy cập được.

Trong trường hợp đó người nhận sẽ phải cut-và-paste rất nhiều lần để có thể vào được trang web ấy. Cả
hai trường hợp trên đều khiến cho việc trao đổi e-mail giữa bạn và người nhận trở nên căng thẳng. Bởi
người nhận có thể khăng khăng rằng trang web đó không tồn tại còn bạn thì khẳng định nó có tồn tại.
Cách trình bày sau đây có thể khiến bức e-mail của bạn không đẹp lắm, những có một điều chắc chắn đó
là nó sẽ ít gây ra sự mập mờ. Rất đơn giản, các bạn chỉ cần để ít nhất một chỗ cách ngay sau phần URL
sau đó mới đặt dấu chấm câu. Các bạn hãy quan sát ở ví dụ dưới đây:
Hi - The URL is http://www.webfoot.com/writings.html . See
if you like it!
Ngoài ra, người nhận e-mail cũng thường chọn cut và paste không đủ nên không thể đăng nhập được
hoặc phải thử nhiều lần mới được.
Bên cạnh đó vì phần nối của file HTML có thể là .html hoặc .htm, nên điều đó có thể gây khó khăn cho
người nhận trong việc nhận biết. Chính vì vậy để có thể giúp người nhận chọn phần cut-và-paste một
cách dễ dàng, các bạn nên để phần URLs ở một dòng riêng.
Ví dụ:
Hi - The URL is
http://www.webfoot.com/writings.html
See if you like it!
Tuy nhiên, nếu trình bày như vậy sẽ bỏ mất dấu chấm đằng sau phần URL. Điều đó sẽ dẫn đến việc sai
ngữ pháp và chắc chắn các bạn cũng không muốn đặt dấu chấm câu ở dòng tiếp theo. Chính vì vậy,
trong trường hợp này các bạn nên đánh đổi việc sử dụng đúng ngữ pháp lấy việc lựa chọn cut-và-paste
địa chỉ trang web dễ dàng và tiện lợi.
Với những trường hợp URLs quá dài các bạn nên tách chúng thành hai dòng.
Ví dụ:
Hi - The URL is
http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
formality.html
See if you like it!

Tuy nhiên, nếu phần mềm đọc e-mail ở máy người nhận để links của trang web "live", nó có thể sẽ không
nhận diện được phần formality.html mà nghĩ rằng phần đó không thuộc URL và làm họ không vào được
hoặc vào sai phần ở trang web được gửi.
Ví dụ:
Hi - The URL is
http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
formality.html
See if you like it!
Trong trường hợp, người nhận thư điện tử lựa chọn việc cut và past địa chỉ web, họ có thể sẽ không để ý
đến phần cuối dẫn đến việc links sẽ bị thiếu.
Chính vì vậy khi địa chỉ web quá dài các bạn có thể tách chúng thành 2 dòng và đặt dấu ngoặc nhọn bao
quanh phần links đó. Một số phần mềm đọc e-mail sẽ nhận biết được rằng những phần ở bên trong dấu
ngoặc nhọn sẽ đi cùng với nhau.
Ví dụ:
Hi - The URL is
<http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.
formality.html>
See if you like it!
PUNCTUATION & QUOTATION MARKS
Điều khá phổ biến trong những quy tắc về sử dụng dấu câu của Hoa Kỳ đó là dấu chấm sẽ nằm ở bên
trong dấu ngoặc kép.
Ví dụ:
Bob said, "I love you madly."
Điều đó sẽ rất bình thường trong những trường hợp viết thư tay trên giấy. Tuy nhiên, khi soạn e-mail
bằng máy tính để đưa ra khẩu lệnh cho người nhận thư, điều đó sẽ gây trở ngại.
Các bạn hãy cân nhắc trường hợp sau:
Nếu các bạn điền vào phần khẩu lệnh từ "smiley." Theo bạn thì dấu chấm câu sẽ được đi kèm cùng phần
khẩu lệnh hay không? Tất nhiên là sẽ đi cùng và làm sai lệnh thông tin người gửi e-mail muốn truyền tải.

Chính vì vậy, trong trường hợp này chúng ta hãy tuân thủ theo quy tắc ngữ pháp về dấu câu của Anh và
gõ thành "smiley". Điều đó sẽ đảm bảo rằng dấu chấm câu sẽ không bị dính liền cùng phần khẩu lệnh
ATTACHMENTS (FILE ĐÍNH KÈM)
Một số người thường gửi file đính kèm cũng với e-mail để cung cấp thêm tư liệu cho người nhận. Ưu
điểm lớn nhất của file đính kèm là có thể giữ nguyên định dạng ban đầu giúp người gửi có thể sử dụng
nhiều loại định dạng. GIF-encoded images, JPEG-encoded images, Word documents, WordPerfect
documents, Photoshop files, Excel spreadsheets, và một số loại file khác là những dạng tư liệu có thể gửi
kèm qua e-mail.
Nếu như người nhận e-mail có thể nhận được file đính kèm và có phần cài đặt để đọc file đó thì không
vấn đề gì. Tuy nhiên, trong trường hợp phần mềm đọc e-mail không nhận dạng được phần file đính kèm
và hiện lên một file loạn phông chữ và định dạng thì các bạn hãy bình tĩnh. Và các bạn hãy lưu ý rằng
luôn có những phần mềm để đọc những file đính kèm đó. Chính vì vậy các bạn hãy download trên mạng
những phần mềm tương ứng với file gửi kèm để đọc. Ngoài ra, các bạn cũng có thể yêu cầu người gửi e-
mail gửi kèm cho bạn phần cài đặt để đọc file gửi kèm đó.
Nếu các bạn không biết cụ thể phần mềm đọc e-mail của người nhận là phần mềm nào và những tính
năng của nó, các bạn hãy làm theo những gợi ý sau để đảm bảo e-mail của bạn có thể được đọc một
cách thuận lợi, dễ dàng.
* Không sử dụng phần định dạng lạ (ngay cả bôi đen hoặc in
nghiêng)
* Nhận biết rõ những loại kỹ tự, chữ đặc biệt
* Gửi tên trang web dưới dạng text
* Hãy gõ http:// trước phần URLs bạn gửi
* Hãy cẩn trọng với những file gửi kèm
PAGE LAYOUT (CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP)
Phần Words ở trên máy tính nhìn sẽ khác so với phần bạn viết trên giấy, và thông thường mọi người
thấy khó đọc trên màn hình máy vi tính hơn là trên giấy. Bởi đọc qua máy tính thường khó nhìn hơn và

thậm chí nếu đọc lâu còn có thể bị đau mắt, đau đầu. Chính vì vậy, một số người còn in phần e-mail mà
họ nhận được ra để đọc trên giấy.
Tuy nhiên, vì sự tiện lợi của mình nên e-mail vẫn hết sức phổ biến nhưng được lưu ý nhiều về mặt font
chữ, cỡ chữ làm sao cho người nhận cảm thấy dễ chịu nhất khi đọc bức e-mail các bạn gửi.
Ngoài ra, các bạn hãy lưu ý rằng cách bố trí, sắp xếp e-mail sẽ khác xa so với việc bố trí một bức thư tay
thông thường.
SHORTER PARAGRAPHS (TÁCH NGẮN ĐOẠN VĂN)
Thông thường những bưc thư điện tử sẽ được đọc qua màn hình của máy vi tính với giới hạn nhất định.
Và với sự hạn chế như vậy, một đoạn văn dài gây khó khăn cho người nhận khi đọc. Chính vì vậy những
chuyên gia trong lĩnh vực này đã khuyên chúng ta nên tách một đoạn văn thành những phần nhỏ, gồm
một vài câu.
LINE LENGTH (CHIỀU DÀI CỦA HÀNG, DÒNG)
Trước tiên, các bạn hãy thử tưởng tượng xem nếu mình nhận được một bức thư điện tử trong đó có một
dòng như sau:
" I've got the price quote for the Cobra subassembly ready; as soon as I get a decision on the
thromblemeister selection, I'll be ready to go. Have you talked to the thermo guys about whether they are
ready to go with the left-handed thrombo or do they want to wait and check out the right-handed one
first?"
Cả một phần dài như vậy chỉ nằm trên một dòng, quả thực gây khó khăn rất nhiều cho người đọc.
Hơn thế nữa, nếu một dòng có nhiều hơn 76 ký tự, phềm mềm soạn e-mail sẽ tự động tách dòng ở ký tự
thứ 75 và kết thúc dòng bằng dấu =. Người nhận e-mail khi đọc được phần nội dung, tư liệu ấy vẫn có
thể hiểu được. Tuy nhiên, bức thư điện tử của các bạn nhìn sẽ thiếu mỹ quan và gây ức chế cho người
đọc.
Các bạn hãy quan sát ví dụ sau để thấy rõ:
I've got the price quote for the Cobra subassemby ready; as soon as I get a=
decision on the thromblemeister selection, I'll be ready to go. Have you=

talked to the thermo guys about whether they are ready to go with the=
left-handed thrombo or do they want to wait and check out the right-handed=
one first?
Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng để độ dài của hàng, dòng dưới 70 ký tự. Đọc đến phần này, có lẽ các
bạn sẽ thắc mắc tại sao là 70 ký tự mà không phải là 76 ký tự vì phần giới hạn cho phép là 76 ký tự. Câu
trả lời là bởi các bạn nên để một khoảng trống cho phần thụt vào hoặc trích dẫn để người nhận thư điện
tử có thể sử dụng, trích dẫn một phần nội dung bài viết của bạn để trả lời.
TERSER PROSE (BÀI NGẮN)
Bạn có nhớ mình đã được yêu cầu viết bao nhiêu bài tiểu luận 20 trang không? Có lẽ là rất nhiều, đến
nỗi bạn không thể nhớ nổi. Và trong những trường hợp bài viết của bạn ngắn, không đủ số trang yêu cầu
bạn có thể sẽ bị phạt, trừ điểm. tuy nhiên điều đó hoàn toàn khác biệt với e-mail.
Nguyên tắc quan trọng khi viết e-mail đó là hãy viết thật ngắn gọn. Nếu như người nhận muốn biết thêm
thông tin họ sẽ yêu cầu bạn trả lời sau hoặc gửi file kèm theo.
Nếu các bạn gửi một bản báo cáo cho nhiều người cùng lúc thì lúc đó bạn nên viết chi tiết để tránh tình
trạng phải trả lời quá nhiều câu hỏi của những người trong danh sách bạn gửi. Ngoài ra, trước khi cho
một số lượng lớn người nhận bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng xem có cần thiết đưa ai đó vào danh sách gửi
không.
Thông thường, một quyển sách viết cho hàng nghìn người thì sẽ dày hàng chục nghìn trang. Một bài diễn
thuyết trước một nhóm người đông thì sẽ gồm hàng nghìn từ. Tương tự như vậy, số lượng người trong
danh sách gửi càng ít thì phần nội dung của bức thư điện tử càng ngắn.
Chính vì vậy, các bạn hãy cố gắng để phần nội dung bức thư điện tử của mình chỉ dài một trang, điều đó
cũng có nghĩa là 25 dòng của text.
Nói tóm lại các bạn hãy để tất cả mọi thứ trong phần thư điện tử của mình thật ngắn ngọn.
* Hãy viết dòng ngắn
* Hãy viết đoạn ngắn

* Hãy viết bài ngắn
INTONATION OF E-MAIL (NGỮ ĐIỆU CỦA E-MAIL)
Điều khó có thể truyền đạt nhất qua e-mail chính là cảm xúc. Mọi người thường gặp khó khăn trong việc
gõ chính xác những điều họ muốn nói ra. Nhưng đáng tiếc là nếu không có ngữ điệu để biểu thị tình cảm
thì rất dễ biểu thị sai ý định của họ.
Nếu các bạn không thể chuyển ngữ điệu của mình cao hay thấp, mềm hay cứng để nhấn mạnh thì phần
nội dung bức thư điện tử của các bạn rất khó thể hiện được cảm xúc bạn muốn truyền đạt.
Chính vì vậy khi viết e-mail các bạn hãy cố gắng nhấn mạnh để thể hiện cảm xúc của mình.
LIGHT EMPHASIS (NHẤN MẠNH NHẸ NHÀNG)
Nếu các bạn muốn đưa ra một số phần để nhấn mạnh nhẹ nhàng thì các bạn nên đánh dấu sao vào
những phần đó. Điều đó cũng tương đương với phần in nghiêng trong tài liệu.
Chính vì vậy,
Thay vì nói rằng:
I said that I was going to go last Thursday.
Các bạn hãy nói:
I *said* that I was going to go last Thursday.
Hoặc: I said that I was going to to go last *Thursday*.
Ngoài ra các bạn cũng có thể viết hoa chữ cái đầu của những từ muốn nhấn mạnh nhẹ nhàng:
While Bob may say that you should never turn it past nine, this is
not Cast In Stone. It will explode if you turn it up to eleven, but
anything under ten should work just fine.
STRONG EMPHASIS (NHẤN MẠNH RÕ RÀNG)
Nếu các bạn muốn nhấn mạnh rõ ràng các bạn hãy viết hoa tất cả các chữ cái và sử dụng thêm dấu
chấm cảm.
Thay vì nói rằng:

> Should I just boost the power on the thrombo?
No, if you turn it up to eleven, you'll overheat
the motors and it might explode.
Các bạn hãy nói:
> Should I just boost the power on the thrombo?
NO!!!! If you turn it up to eleven, you'll overheat
the motors and IT MIGHT EXPLODE!!
Tuy nhiên, các bạn hãy lưu ý rằng chỉ nên sử dụng phương pháp viết hoa toàn bộ từ đúng lúc, đúng
cách. Đừng nên quá lạm dụng như ví dụ dưới đây:
HEY, I JUST WANTED TO SEE IF YOU HAD MADE ANY
PROGRESS ON THE PHROCKMEIJER ACCOUNT. STOP BY
AND SEE ME SOMETIME.
Người nhận thư điện tử sẽ thấy hết sức khó chịu khi đọc bức e-mail như vậy.
>>EXTREME!!<< EMPHASIS (NHẤN MẠNH CẤP ĐỘ CAO)
Nếu bạn thực sự muốn nhấn mạnh điều gì đó ở cấp độ cao. Bạn có thể dùng cách này:
If you are late this time, I swear upon my mother's grave that I
will never, *never*, *NEVER*, >>!!**NEVER**!!<< talk to you
again.
Tuy nhiên các bạn hãy sử dụng phần nhấn mạnh này một cách có giới hạn, không nên lạm dụng quá.
MUTTER EQUIVALENTS (TƯƠNG ĐƯƠNG VỚI PHẦN NÓI THẦM)
Khi nói chuyện trực tiếp, các bạn có thể có rất nhiều cách để biểu thị cuộc nói chuyện đó là riêng tư, bí
mật. Ví dụ, các bạn có thể hạ thấp giọng xuống, thì thầm, ngó nghiêng trái phải hay dựa gần hơn vào
người nói. Nhưng thật không may, điều đó lại khó có thể biểu thị qua e-mail.
Tuy nhiên không phải là không có cách, các bạn có thể viết một bức thư điện tử như sau:
My boss got fired I mean resigned today, which *totally* sucks err..
will lead to enhanced relations between Engineering and Test.
Các bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc đôi để biểu thị việc nghĩ thầm.
Ví dụ:

My boss resigned ((got fired)) today which is going to lead to nhanced
relations between Engineering and Test ((in their dreams))
Đôi khi, bạn cũng có thể biểu thị việc hạ giọng xuống bằng cách không viết hoa từ.
Ví dụ:
psssst!
hey wendy!
guess what?
I GOT THE JOB!!!! :-D :-D !!
Thật sự rất khó để biểu thị cảm xúc qua một đoạn thư ngắn như e-mail, tuy nhiên các bạn vẫn có thể sử
dụng một số mẹo để đạt được mục đích ấy.
Cụ thể:
* Dấu sao (để nhấn mạnh)
* Viết hoa chữ cái đầu
* Viết hoa toàn bộ từ
* Sử dụng dấu câu
* Sử dụng khoảng trống
Bài 3 - Gestures in email & status through email (Hình biểu thị trong email & trạng thái tình
cảm qua email)

Phần thư mời không trang trọng được khuyên là chỉ nên viết tay và sử dụng ngôi thứ nhất. Bởi nếu thư
mời được in ra thường chỉ dùng cho những sự kiện lớn, công phu và trang trọng.
FOR A WEDDING (THƯ MỜI CƯỚI)
For a wedding (Thư mời cưới)
Do thư mời không trang trọng là thư mời được gửi tới những người gần gũi trong gia đình hay bạn bè
thân thiết nên cần đưa rõ lý do chỉ tổ chức nhỏ và không ồn ĩ trong phần nội dung thư mời (có thể là do
nhà có tang). Điều đó sẽ giúp người nhận thư mời nắm được tình hình cụ thể và có những hành động
phù hợp.
Thông thường cô dâu hoặc chú rể sẽ là người viết thư mời không trang trọng.
Cấu trúc của phần thư mời không trang trọng giống như phần ví dụ dưới đây.
Các bạn hãy quan sát:
(A) June 2, 2009.
Dear Mrs. Nguyen,
On Wednesday, June the twelfth, at three o'clock Mr. Bui Anh and I are to
be married. The ceremony will be at home and we are asking only a few
close friends. I hope that you and Mr. Nguyen will be able to come.

Yours very sincerely, .
Tran Le Anh
Hoặc
(B) June 16, 2009.
Dear Mary,
Owing to the recent death of my sister, Mr. Bui Anh and I are to be married
quietly at home. The wedding will be on Wednesday, June the twentieth, at
eleven o'clock. We are asking only a few intimate friends and I shall be so
glad if you will come.
Sincerely yours,
Tran Le Anh .
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số mẫu thư trả lời (bao gồm cả nhận lời và từ chối).
Các bạn hãy quan sát những ví dụ sau:
Accepting (Nhận lời)
June 7, 2009.
Dear Le Anh,
We shall be delighted to attend your wedding on Wednesday, June the
twelfth, at three o'clock.
We wish you and Mr. Bui Anh every happiness.
Sincerely yours,
Nguyen Tat Thanh.
Regretting (Tiếc vì không tham dự được)
June 4, 2009.
Dear Le Anh,
I am so sorry that I shall be unable to attend your wedding. The "Adriatic" is
sailing on the tenth and Father and I have engaged passage.
Let me wish you and Mr. Bui Anh every happiness.

Sincerely yours,
Mai Lan.
FOR DINNERS AND LUNCHEONS (THƯ MỜI ĂN TỐI HOẶC ĂN TRƯA)
For dinners (Thư mời ăn tối)
Thông thường phần thư mời ăn tối thân mật, không trang trọng sẽ do người vợ tự viết cho mình hoặc viết
cho chồng để gửi tới khách mời (thường gửi cho người vợ của gia đình họ muốn mời dự).
Phần thư mời ăn tối hoặc ăn trưa không trang trọng có thể được xem như phần thư thân mật ngắn gửi
cho những người thân thiết. Tuy nhiên các bạn hãy lưuu ý viết đầy đủ tên của cả hai vợ chồng. Đặc biệt
phần tên của người viết thư nên được viết đầy đủ, chi tiết.
Các bạn hãy quan sát ví dụ dưới đây:
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi, December 5th, 2009.
My dear Mrs. Truong,
Will you and Mr. Truong give us the pleasure of your company at a small
dinner on Tuesday, December the twelfth, at seven o'clock?
I hope you will not be otherwise engaged on that evening as we are looking
forward to seeing you.
Very sincerely yours,
Tran Ha An.
To cancel an informal dinner invitation (Thư hủy bỏ lời mời tham dự bữa ăn tối thân mật)
Có một số trường hợp đột xuất như bệnh nặng hoặc nhà có tang khiến bữa tối không thể diễn ra như kế
hoạch thì các bạn phải viết thư hủy bỏ lời mời tham dự bữa tối thân mật để gửi tới khách mời. Các bạn
hãy lưu ý viết thư sớm để người nhận thư có thể chủ động sắp xếp công việc của họ.
My dear Mrs. Truong,
On account of the sudden death of my brother, I regret to be obliged to recall
the invitation for our dinner on Tuesday, December the twelfth.
Sincerely yours,

Tran Ha An.
December 8, 2009.
F1607 Thanh Cong Tower 25 Lang Ha, Dong Da, Ha Noi, December 7th,
2009.
My dear Mrs.Tran ,
Mr. Truong and I will be very glad to dine with you on Tuesday, December
the twelfth, at seven o'clock.
With kind regards, I am
Truong Van Bach
F1607 Thanh Cong Tower 25 Lang Ha, Dong Da, Ha Noi, December 7th,
2009.
My dear Mrs.Tran ,
We regret deeply that we cannot accept your kind invitation to dine with you
on Tuesday, December the twelfth. Mr. Truong and I, unfortunately, have a
previous engagement for that evening.
With cordial regards, I am
Yours very sincerely,
Truong Van Bach.
The daughter as hostess (Khi con gái đóng vai trò là bà chủ nhà)
Khi con gái đóng vai trò là bà chủ nhà trong chữa tiệc cha họ tổ chức, cô phải ghi đầy đủ tên của mình
trong tất cả những thư mời đến dự ăn tối được gửi đi.

340 Madison Avenue, January 2, 1921.
My dear Mrs.Tran ,
Father wishes me to ask whether you and Mr.Tran will give us the pleasure of
dining with us on Wednesday, January the fifteenth, at quarter past seven
o'clock. We do hope you can come.
Dinh Vu.
Phần thư trả lời cho những bức thư mời tham dự bữa tối không trang trọng như vậy cần được gửi đến
cho người con gái với vai trò là bà chủ nhà chứ không phải người cha.
My dear Miss Dinh Vu,
We shall be delighted to accept your father's kind invitation to dine with you
on Wednesday, January the fifteenth, at quarter past seven o'clock.
With most cordial wishes, I am.
Tran Ha An.
January 5, 2009
My dear Miss Dinh Vu,
We regret exceedingly that we cannot accept your father's kind invitation to
dine with you on Wednesday, January the fifteenth. A previous engagement
of Mr.Tran prevents it. Will you convey to him our thanks?

Tran Ha An .
January 5, 2009.
Adding additional details(Thư bổ sung thêm thông tin chi tiết)
Phần thư mời tham dự bữa ăn thân mật, không trang trọng cần thiết phải bổ sung những thông tin chi tiết
để người nhận thư mời có thể nắm được tình hình cụ thể.
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi, September 16, 2009.
My dear Mr. Tong ,
Mr.Tran and I have just returned from Canada and we hear that you are in Viet
Nam for a short visit. We should like to have you take dinner with us on Friday,
the twentieth, at half-past seven o'clock, if your time will permit. We hope you
can arrange to come as there are many things back home in old Sharon that
we are anxious to hear about.
Tran Ha An .
Mr. Tong Giang.
Melia Hanoi hotel ,44B Ly Thuong Kiet, Hoan Kiem, Hanoi
Melia Hanoi hotel ,44B Ly Thuong Kiet, Hoan Kiem, Hanoi, September
17, 2009.
My dear Mrs.Tran ,
I shall be very glad to accept your kind invitation to dinner on Friday,
September the twentieth, at half-past seven o'clock.
The prospect of seeing you and Mr.Tran again is very delightful and I am
sure I have several interesting things to tell you.

Tong Giang.
Mrs. Tran Tuong Vi
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi
Melia Hanoi hotel ,44B Ly Thuong Kiet, Hoan Kiem, Hanoi, September 16,
2009.
My dear Mrs.Tran ,
I am sorry to miss the pleasure of accepting your kind invitation to dinner on
Friday, September the twentieth.
A business engagement compels me to leave New York to-morrow. There
are indeed many interesting bits of news, but I shall have to wait for a chat
until my next visit.
With kindest regards to you both, I am.
Tong Giang.
Mrs. Tran Tuong Vi
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi
A last-moment vacancy (Thư mời tham dự để lấp chỗ trống ở phút cuối)
Những chỗ trống ở phút cuối có thể xảy ra ở những bữa tiệc mời ăn tối. Gửi thư mời để lấp chỗ trống là
một vấn đề cần phải cư xử hết sức khéo léo, tế nhị, phải làm sao để người nhận thư mời cảm thấy họ
được nhờ lấp chỗ trống ở một vị trí rất đặc biệt.
Ngoài ra các bạn cũng nên giải thích ngắn gọn tình huống để người nhận thư hiểu rõ hơn.
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi,
September 16, 2009.

My dear Mr. Doan Duong Dieu,
Will you help me out? I am giving a little dinner party to-morrow evening and
one of my guests, Harry Talbot, has just told me that on account of a sudden
death he cannot be present. It is an awkward situation. If you can possibly
come, I shall be very grateful.
Cordially yours,
Tran Ha An.
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số mẫu thư trả lời.
My dear Mrs.Tran ,
It is indeed a fortunate circumstance for me that Harry Talbot will not be
able to attend your dinner. Let me thank you for thinking of me and I shall
be delighted to accept.
Doan Duong Dieu.
Nếu người nhận thư trong tình huống này không thể đồng ý tham dự bữa ăn thì họ nên thông báo và đưa
ra một lý do phù hợp để từ chối. Họ sẽ được đánh giá cao nếu làm như vậy.
For an informal luncheon (Thư mời ăn trưa không trang trọng)
Thư mời ăn trưa không trang trọng thường là bức thư ngắn được gửi đi từ năm đến bảy ngày trước khi
bữa tiệc ăn trưa được diễn ra.
100, Nguyen Van Huyen, Cau Giay, Ha Noi, September 16, 2009, April
30,2009.
My dear Mrs. Emerson,
Will you come to luncheon on Friday, May the fifth, at half-past one
o'clock? The Misses Irving will be here and they want so much to meet
you.

Cordially yours,
Tran Ha An.
88 Đong Khoi street, Distric 1, Ho Chi Minh May 2, 2009.
My dear Mrs.Tran ,
I shall be very glad to take luncheon with you on Friday, May the fifth, at
half-past one o'clock. It will be a great pleasure to meet the Misses Irving.
With best wishes, I am
Yours sincerely,
Tang Khanh Hoa
88 Đong Khoi street, Distric 1, Ho Chi Minh May 2, 2009.
My dear Mrs.Tran ,
Thank you for your very kind invitation to luncheon on Friday, May the
fifth, but I am compelled, with great regret, to decline it.
My mother and aunt are sailing for Europe on Friday and their ship is
scheduled to sail at one. I have arranged to see them off. It was good of
you to ask me.
Tang Khanh Hoa
For an informal tea (Mời dự tiệc trà thân mật)
Các bạn hãy quan sát cấu trúc mẫu của một bức thư mời tham dự một bữa tiệc trà thân mật dưới đây:
My dear Miss Vi Cam,

Will you come to tea with me on Tuesday afternoon, April the fourth, at
four o'clock? I have asked a few of our friends.
Cordially yours,
Tran Ha An .
April first, 2009
Sử dụng điện thoại để mời không phải là một cách tốt và chỉ nên dùng trong những trường hợp thực sự
thân thiết.
To a garden party (Thư mời tham dự tiệc tổ chức ngoài vườn)
Tiệc tổ chức tại vườn thực chất là một bữa tiệc ngoài trời nhưng không cầu kỳ, trang trọng mà khá thân
mật.
Các bạn hãy quan sát cấu trúc mẫu của một bức thư mời tham dự một bữa tiệc tổ chức tại vườn dưới
đây:
Locust Lawn, June 29, 2009.
My dear Miss Ngan An,
Will you come to tea with me informally on the lawn on Thursday afternoon,
July the fourth, at four o'clock? I know you always enjoy tennis and I have
asked a few enthusiasts. Do try to come.
Cordially yours,
Le Minh Son.
Và phần thư báo đã nhận được và đưa ra ý kiến của hai trường hợp trên thực sự rất phóng khoáng, tùy
theo sở thích của các bạn, hầu như không phải tuân thủ theo bất kỳ nguyên tắc nào cả.
Sau đây, bài giảng sẽ đưa ra một số ví dụ về những bức thư mời không trang trọng được viết bằng văn
phong rất mới lạ, thú vị:
Đầu tiên phải kể đến bức thư Thomas Bailey Aldrich mời bạn mình là William H. Rideing tham dự bữa tối
ở một trong một dịp đặc biệt:
April 6, 1882.

Dear Rideing:
Will you come and take an informal bite with me to-morrow (Friday) at 6 P. M.
at my hamlet, No. 131 Charles Street? Mrs. Aldrich and the twins are away
from home, and the thing is to be sans ceremonie. Costume prescribed: Sack
coat, paper collar, and celluloid sleeve buttons. We shall be quite alone,
unless Henry James should drop in, as he promises to do if he gets out of an
earlier engagement.
Suppose you drop in at my office to-morrow afternoon about 5 o'clock and I
act as pilot to Charles Street.
Yours very truly,
T. B. Aldrich.
Phần thư mời trên được trích dẫn từ "Many Celebrities and a Few Others--A Bundle of
Reminiscences," bởi William H. Rideing.
Bản quyền tác giả, 1912, do Doubleday, Page & Co.
Còn sau đây bài giảng sẽ giới thiệu bức thư của James Russell Lowell gửi Henry W. Longfellow:
Elmwood, May 3, 1876.
Dear Longfellow:
Will you dine with me on Saturday at six? I have a Baltimore friend coming,
and depend on you.
I had such a pleasure yesterday that I should like to share it with you to whom
I owed it. J. R. Osgood & Co. sent me a copy of your Household Edition to
show me what it was, as they propose one of me. I had been reading over
with dismay my own poems to weed out the misprints, and was awfully
disheartened to find how bad they (the poems) were. Then I took your book to
see what the type was, and before I knew it I had been reading two hours and
more. I never wondered at your popularity, nor thought it wicked in you; but if I
had wondered, I should no longer, for you sang me out of all my worries. To
be sure they came back when I
opened my own book again--but that was no fault of yours.
If not Saturday, will you say Sunday? My friend is a Mrs. ----, and a very nice
person indeed.
Yours always,
J. R. L.

Phần trên được trích dẫn từ "Letters of James Russell Lowell," được biên tập bởi by C. E. Norton. Bản
quyền tác giả, 1893, do Harper & Bros.
Ngoài ra bức thư George Meredith ("Robin") chấp nhận lời mời tham dự một bữa ăn tối thân mật được tổ
chức bởi người bạn William Hardman ("Tuck") cũng hết sức thú vị. Các bạn hãy quan sát dưới đây:
Jan'y 28, 1863.
Dear "at any price" Tuck:
I come. Dinner you give me at half-past five, I presume. A note to Foakesden,
if earlier. Let us have 5 ms. for a pipe, before we go. You know we are always
better tempered when this is the case. I come in full dress. And do the honour
to the Duke's motto. I saw my little man off on Monday, after expedition over
Bank and Tower. Thence to Pym's, Poultry: oysters consumed by dozings.
Thence to Purcell's: great devastation of pastry. Thence to Shoreditch, where
Sons calmly said: "Never mind, Papa; it is no use minding it. I shall soon be
back to you," and so administered comfort to his forlorn Dad.--My salute to the
Conquered One, and I am your loving, hard-druv, much be-bullied
Robin.
Phần trên được trích dẫn từ "The Letters of George Meredith." Bản quyền tác giả, 1912, do Charles
Scribner's Sons.
Bài 4 - Greetings & signatures in email (Phần chào hỏi & chữ ký trong email)

THE LETTER OF CONDOLENCE (THƯ CHIA BUỒN)
Viết thư chia buồn không phải là một việc làm dễ dàng tuy nhiên lại hết sức cần thiết và quan trọng. Thật
sự rất khó khăn khi phải đối diện với sự ra đi của người thân trong gia đình, bạn bè thân thiết hay những
người cùng cộng tác với mình, nhiều người thậm chí không thể vượt qua sự đau buồn ấy.
Chính vì vậy, khi nhận được tin các bạn nên viết thư chia buồn để san sẻ phần nào sự khó nhọc mà họ
phải chịu đựng.
Thông thường thư chia buồn được gửi tới họ hàng và bạn bè thân thiết hoặc những người mà các bạn
đã biết rất rõ khi họ mất đi người thân hoặc những người quan trọng đối với họ.
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số điều lưu ý khi viết thư chia buồn cũng như đưa ra
cách bố trí và nội dung cần thiết của một bức thư chia buồn. Hy vọng rằng điều đó sẽ giúp ích được
nhiều cho các bạn.
MỘT SỐ ĐIỀU LƯU Ý KHI VIẾT THƯ CHIA BUỒN

Thư chia buồn nên được viết và gửi đi ngay sau khi bạn nhận được tin thông
báo.
Với những mối quan hệ cá nhân thân thiết bạn nên viết thư tay để chia buồn
chứ không nên đánh máy.
Một tấm thiếp để chia buồn, thể hiện sự cảm thông cũng có thể được chấp
nhận.
Trước khi viết thư các bạn hãy đặt mình vào vị trí của người bạn gửi thư chia
buồn đến để có thể hiểu được tâm trạng của họ, từ đó chọn được văn phong
viết cũng như từ ngữ phù hợp.
Trong bất kỳ trường hợp nào, một bức thư chia buồn ngắn gọn và ý nghĩa vẫn
tốt hơn một bức thư dài với những lời nói đau buồn và cảm xúc ủy mị.
Các bạn không nên làm họ đau buồn thêm khi đề cập quá nhiều và quá sâu
đến người đã khuất.
Các bạn hãy lột tả sự đau buồn và cảm thông của bạn khi viết thư chia buồn.
Các bạn hãy miêu tả sơ lược mối quan hệ của mình với người đã khuất và
những điều các bạn cảm nhận về họ, ví dụ như sự kính trọng hay ngưỡng mộ.
Ngoài ra các bạn cũng có thể đề cập đến nỗi nhớ họ mà các bạn sẽ phải chịu
đựng.
Các bạn có thể đưa những điểm mạnh, điểm đáng nhớ và thành tựu mà người
đã khuất đạt được trong phần thư chia buồn.
Các bạn nên đề nghị được giúp đỡ và ủng hộ hết sức mình.
SAMPLE CODOLENCE LETTER LAYOUT (PHẦN BỐ CỤC CỦA MỘT BỨC THƯ CHIA BUỒN MẪU)
Địa chỉ chi tiết
Ngày tháng
Dear xxxx,
Đoạn văn đầu tiên
Đoạn văn thứ hai và những đoạn văn bổ
trợ
Đoạn văn kết thúc
With Deepest Sympathy,

Hoặc
Sincerely yours,
Họ tên người gửi
SAMPLE CONDOLENCE LETTER CONTENT (PHẦN NỘI DUNG MẪU CỦA MỘT BỨC THƯ CHIA
BUỒN)
Đoạn văn
mẫu đầu
tiên
I am writing to extend my deepest sympathies to you and your family.
I was so very sad to hear about _____, he/she was such a wonderful
woman/man.
Đoạn văn
mẫu ở phần
thân của
bức thư
I had the honor and the pleasure to know your husband/ father/ wife/
sister and I was very sorry to hear about his/her passing away. I had
the greatest respect for __________ and will miss working with him/
playing golf with him, his/her generous nature and sharing his/her
remarkable sense of humor.
Đoạn văn
kết thúc
mẫu
Please let me know whether there is anything I can do to help during
this difficult time. You and your family are in my thoughts and prayers.
I will light a candle for _____ tonight.
Trong trường hợp người nhận thư chia buồn chỉ đơn giản là một người bạn quen biết sơ sơ thì tốt nhất
các bạn chỉ nên gửi thiếp chia buồn. Các bạn có thể gửi kèm hoa với thiếp, nhưng điều đó cũng không
bắt buộc.
Khi tấm thiếp chia buồn được gửi tới, gia quyến của người quá cố nên gửi thiếp thông báo đã nhận được
một vài tuần sau đó. Phần thiếp thông báo nên được in với phần viền màu đen.
Phần thông báo đã nhận được không nhất thiết phải được viết và gửi bởi người nhận được thư chia
buồn. Đôi khi, người thân và bạn bè của họ đảm nhận công việc này để làm dịu bớt nỗi đau buồn của
tang quyến.
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn phần thiếp thông báo đã nhận được thư dạng trang trọng để
các bạn có thể hình dung rõ hơn.
Các bạn hãy quan sát phần dưới đây:
Formal acknowledgment engraved on card (Thiếp thông báo đã nhận được thư dạng trang trọng)
Mrs. Dang Quynh Anh and Family Gratefully acknowledge Your kind
expression of sympathy

Hoặc, phần thiếp cũng có thể in những chỗ trống để điền tên của người gửi cũng như tên của người
nhận vào đó:
____________________________ Gratefully acknowledge
___________________________ Kind expression of sympathy
Trong trường hợp thư chia buồn được gửi từ xa, phần thông báo có thể chỉ cần là một vài dòng ghi chú
qua e-mail hoặc nhắn gửi từ người thân của người đã khuất.
Ngoài ra, trong trường hợp người viết thư chia buồn sau đó có gọi điện (chủ yếu là công ty gọi cho khách
hàng) thì chỉ cần thông báo miệng là đã nhận được thư không cần phải viết thiếp trả lời.
Sau đây, bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số bức thư chia buồn ngắn gọn, không tuân thủ hoàn
toàn theo phần nội dung mẫu nhưng vẫn đạt được mục đích cần thiêt.
(A) October 4, 2009
My dear Mrs. Dang Quynh Anh,
May every consolation be given you in your great loss.
Kindly accept my deepest sympathy.
Sincerely yours,
Bui Mong Diep.
Hoặc
(B) October 5, 2009
It is with the deepest regret that we learn of your bereavement.
Please accept our united and heartfelt sympathies.
Pham Thuy Nga.
Hoặc:

(C) October 6, 2009
I am sorely grieved to learn of the death of your husband, for whom I had
the greatest admiration and regard.
Please accept my heartfelt sympathy.
Yours sincerely,
Dao Duy Tu.
Hoặc:
(D) July 8, 2009
My dear Nguyen Phuong Anh,
May I express my sympathy for you in the loss of your dear mother, even
though there can be no words to comfort you? She was so wonderful to all
of us that we can share in some small part in your grief.
With love, I am
Affectionately yours,
Ho Hai Anh.
Một bức thư chia buồn được xếp vào hàng kinh điển đó là bức thư nổi tiếng Abraham Lincoln viết cho bà
Bixby, mẹ của năm người con trai đã hy sinh về tổ quốc.
Các bạn có thể quan sát dưới đây:
Washington, November 21, 1864.
Dear Madam:
I have been shown in the files of the War Department a statement of the
Adjutant-General of Massachusetts that you are the mother of five sons who
have died gloriously on the field of battle. I feel how weak and fruitless must be
any words of mine which should attempt to beguile you from the grief of a loss so
overwhelming. But I cannot refrain from tendering to you the consolation that may
be found in the thanks of the Republic they died to save.
I pray that our Heavenly Father may assuage the anguish of your bereavement,
and leave you only the cherished memory of the loved and lost, and the solemn

pride that must be yours to have laid so costly a sacrifice upon the altar of
freedom.
Yours very sincerely and respectfully,
Abraham Lincoln.
Còn sau đây, bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn bức thư Robert E. Lee, khi ông là hiệu trưởng trường
Đại học Washington, viết cho cha của một sinh viên bị chết đuối.
Các bạn có thể quan sát dưới đây:
Washington
College, Lexington,
Virginia,
March 19, 1868.
My dear Sir:
Before this you have learned of the affecting death of your son. I can say nothing
to mitigate your grief or to relieve your sorrow: but if the sincere sympathy of his
comrades and friends and of the entire community can bring you any consolation,
I can assure you that you possess it in its fullest extent.
When one, in the pureness and freshness of youth, before having been
contaminated by sin or afflicted by misery, is called to the presence of his Merciful
Creator, it must be solely for his good. As difficult as this may be for you now to
recognize, I hope you will keep it constantly in your memory and take it to your
comfort; pray that He who in His wise Providence has permitted this crushing
sorrow may sanctify it to the happiness of all.
Your son and his friend, Mr. Birely, often passed their leisure hours in rowing on
the river, and, on last Saturday afternoon, the 4th inst., attempted what they had
more than once been cautioned against--to approach the foot of the dam, at the
public bridge. Unfortunately, their boat was caught by the return-current, struck by
the falling water, and was immediately upset. Their perilous position was at once
seen from the shore, and aid was hurried to their relief, but before it could reach
them both had perished. Efforts to restore your son's life, though long continued,
were unavailing. Mr. Birely's body was not found until next morning.
Their remains were, yesterday, Sunday, conveyed to the Episcopal church in this
city, where the sacred ceremonies for the dead were performed by the Reverend
Dr. Pendleton, who nineteen years ago, at the far-off home of their infancy,
placed upon them their baptismal vows. After the service a long procession of the
professors and students of the college, the officers and cadets of the Virginia
Military Academy, and the citizens of Lexington accompanied their bodies to the
packetboat for Lynchburg, where they were placed in charge of Messrs. Wheeler
& Baker to convey them to Frederick City.
With great regard and sincere sympathy, I am,

Most respectfully,
R. E. Lee.
Phần thư chia buồn được trích từ "Recollections and Letters of General Robert E. Lee," do Capt. Robert
E. Lee. Bản quyền tác giả, 1904, bởi
Doubleday, Page & Co.
LETTERS OF SYMPATHY IN CASE OF ILLNESS (THƯ TỎ THÁI ĐỘ THÔNG CẢM VỚI NGƯỜI
BỆNH)
Phần bố cục của dạng thư tỏ thái độ thông cảm với người bệnh cũng giống như thư chia buồn. Tuy nhiên
phần nội dung của dạng thư này khá phong phú, phụ thuộc vào sự thân thiết của mối quan hệ, tình trạng
bệnh và rất nhiều yếu tố khác.
Khi viết dạng thư này các bạn hãy lưu ý nên thực sự lưu tâm khi đề cập đến sự thiếu may mắn, nỗi cực
nhọc mà người nhận thư phải chịu đựng. Tuy nhiên các bạn hãy viết với cảm xúc thật, sự chân thành để
giúp người đọc cảm thấy được chia sẻ.
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu một số bức thư tỏ thái độ thông cảm với người bệnh để các bạn học hỏi
thêm về cách viết cũng như ngôn ngữ sử dung.
Các bạn hãy quan sát những ví dụ dưới đây:
Bức thư kinh điển đầu tiên phải kể đến là bức thư bày tỏ thái độ thông cảm được viết năm 1012, khi ngài
Alderman, hiệu trưởng của trường đại học Virginia, buộc phải nghỉ dưỡng một thời gian dài trên núi do
bệnh lao. Walter H. Page, tại thời điểm đó là người biên tập của World's Work, đã viết một bức thư tỏ thái
độ thông cảm hết sức tế nhị để gửi tới bà Alderman.
Các bạn hãy quan sát phần thư dưới đây:
Cathedral Avenue,
Garden City, L. I.
December 9, 1912.
My dear Mrs. Alderman:
In Raleigh the other day I heard a rumor of the sad news that your letter brings,
which I have just received on my return from a week's absence. I had been

hoping that it was merely a rumor. The first impression I have is
thankfulness that it had been discovered so soon and that you have acted so
promptly. On this I build a great hope.
But underlying every thought and emotion is the sadness of it--that it should have
happened to him, now when he has done that prodigious task and borne that
hard strain and was come within sight of a time when, after a period of more
normal activity, he would in a few years have got the period of rest that he has
won.--But these will all come yet; for I have never read a braver thing than your
letter. That bravery on your part and his, together with the knowledge the doctors
now have, will surely make his recovery certain and, I hope, not long delayed. If
he keep on as well as he has begun, you will, I hope, presently feel as if you
were taking a
vacation. Forget that it is enforced.
There comes to my mind as I write man after man in my acquaintance who have
successfully gone through this experience and without serious permanent hurt.
Some of them live here. More of them live in North
Carolina or Colorado as a precaution. I saw a few years ago a town most of
whose population of several thousand persons are recovered and active, after
such an experience. The disease has surely been robbed of
much of its former terror.
Your own courage and cheerfulness, with his own, are the best physic in the
world. Add to these the continuous and sincere interest that his thousands of
friends feel--these to keep your courage up, if it should
ever flag a moment--and we shall all soon have the delight to see and to hear
him again--his old self, endeared, if that be possible, by this experience.
And I pray you, help me (for I am singularly helpless without suggestions from
you) to be of some little service--of any service that I can. Would he like letters
from me? I have plenty of time and an eagerness to write them, if they would
really divert or please him. Books? What does he care most to read? I can, of
course, find anything in New York. A visit some time? It would be a very real
pleasure to me. You will add to my happiness greatly if you will frankly enable me
to add even the least to his.
And now and always give him my love. That is precisely the word I mean; for,
you know, I have known Mr. Alderman since he was graduated, and I have
known few men better or cared for them more.
And I cannot thank you earnestly enough for your letter; and I shall hope to have
word from you often--if (when you feel indisposed to write more) only a few lines.
How can I serve? Command me without a moment's hesitation.
Most sincerely yours,
Walter H. Page.
To Mrs. Edwin A. Alderman.

Còn bức thư thứ hai được đề cập dưới đây là bức thư thể hiện sự thông cảm Joaquin Miller viết cho Walt
Whitman khi nhận được tin ông bị ốm:
Revere House,
Boston
May 27, '75.
My dear Walt Whitman:
Your kind letter is received and the sad news of your ill health makes this
pleasant weather even seem tiresome and out of place. I had hoped to find you
the same hale and whole man I had met in New York a few years ago and now I
shall perhaps find you bearing a staff all full of pain and trouble.
However my dear friend as you have sung from within and not from without I am
sure you will be able to bear whatever comes with that beautiful faith and
philosophy you have ever given us in your great and immortal chants.
I am coming to see you very soon as you request; but I cannot say to-day or set
to-morrow for I am in the midst of work and am not altogether my own master.
But I will come and we will talk it all over together. In the meantime, remember
that whatever befall you you have the perfect love and sympathy of many if not
all of the noblest and loftiest natures of the two hemispheres. My dear friend and
fellow toiler good by.
Yours faithfully,
Joaquin Miller.
Phần trên được trích từ "With Walt Whitman in Camden," do Horace Traubel. Bản quyền tác giả, 1905,
1906, bởi Doubleday, Page
& Co.
Bức thư thứ ba được giới thiệu cho các bạn là bức thư Lawrence Abbott đã viết cho Theodore Roosevelt
khi ông bị ốm phải nằm ở trong bệnh viện.
Các bạn hãy quan sát ở dưới đây:
Please accept this word of sympathy and best wishes. Some years ago I had a
severe attack of sciatica which kept me in bed a good many days: in fact, it kept
me in an armchair night and day some of the time because I could not lie down,
so I know what the discomfort and pain are.
I want to take this opportunity also of sending you my congratulations. For I think
your leadership has had very much to do with the unconditional surrender of
Germany. Last Friday night I was asked to speak at the Men's Club of the

Church of the Messiah in this city and they requested me to make you the
subject of my talk. I told them something about your experience in Egypt and
Europe in 1910 and said what I most strongly believe, that your address at the
Sorbonne--in strengthening the supporters of law and order against red
Bolshevism--and your address in Guildhall--urging the British to govern or go--
contributed directly to the success of those two governments in this war. If Great
Britain had allowed Egypt to get out of hand instead of, as an actual result of
your Guildhall speech, sending Kitchener to strengthen the feebleness of Sir
Eldon Gorst, the Turks and Germans might have succeeded in their invasion
and have cut off the Suez Canal. So you laid the ground for preparedness not
only in this country but in France and England.
I know it was a disappointment to you not to have an actual share in the fighting
but I think you did a greater piece of work in preparing the battleground and the
battle spirit.
Phần trên được trích dẫn từ "Impressions of Theodore Roosevelt," do Lawrence F. Abbott. Bản quyền tác
giả, 1919, bởi Doubleday, Page
& Co.
Trong phần trả lời ngài Roosevelt đã viết lại cho Abbott dòng thông báo như sau:
That's a dear letter of yours, Lawrence. I thank you for it and I
appreciate it to the full.
Phần ghi chú hoặc thiếp thông báo đã nhận được thư chỉ cần đưa ra nội dung ngắn gọn, súc tích với
ngôn ngữ lịch sự là đủ.
Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số dòng thông báo đã nhận được thư bày tỏ sự thông cảm như
sau:
(A) My dear Mr. Le Minh,
I am grateful to you for your comforting letter. Thank you for your sympathy.
Sincerely yours,
Nguyen Thanh Minh Phuong
October 26, 1921.
Hoặc
(B) My dear Mrs. Truong,

Let me thank you in behalf of myself and my family for your sympathy. Do
not measure our appreciation by the length of time it has taken me to reply.
We appreciated your letter deeply.
Sincerely yours,
October 26, 1921.
Hoặc:
(C) My dear Toan,
I want to thank you for your sympathetic letter received in our bereavement.
Sincerely yours,
October 26, 1921.
Hoặc:
(D) Dear Mr. Phong,
Thank you very much for your sympathy. Your offer to be of service to me at
this time I greatly appreciate, but I shall not need to trouble you, although it
is comforting to know that I may call on you.
I shall never forget your kindness.
Sincerely yours,
October 24, 1921.
Còn đây là phần thông báo Thomas Bailey Aldrich viết cho bạn của mình là William H. Rideing khi nhận
được phần thư chia buồn:
Dear Rideing:
I knew that you would be sorry for us. I did not need your sympathetic note to
tell me that. Our dear boy's death has given to three hearts--his mother's, his
brother's and mine--a wound that will never heal. I cannot
write about it. My wife sends her warm remembrance with mine to you both.
Ever faithfully your friend,

T. B. Aldrich.
Phần này được trích từ "Many Celebrities and a Few Others--A Bundle of Reminiscences," do William H.
Rideing.
Bản quyền tác giả, 1912, bởi Doubleday, Page & Co.
Bài 5 - Acronyms, jargon & domain names in email (Từ viết tắt, biệt ngữ và tên miền trong
email)
LETTERS OF CONGRATULATION (THƯ CHÚC MỪNG)
Thư chúc mừng chính là một trong những công cụ hữu hiệu để tránh cho những dịp đặc biệt trôi qua một
cách buồn tẻ, không có gì đáng lưu tâm. Chính vì vậy, các bạn hãy cố gắng viết một bức thư chúc mừng
đáng nhớ, để lại ấn tượng sâu sắc cho người nhận thư.
Có rất nhiều dịp để các bạn viết thư chúc mừng. Chính vì vậy những loại thư chúc mừng cũng hết sức đa
dạng.
Các bạn hãy quan sát bảng liệt kê dạng thư chúc mừng dưới đây:
Thư chúc mừng sinh nhật.
Thư chúc mừng lễ đính hôn của ai đó.

Thư chúc mừng ai đó đã tốt nghiệp.
Thư chúc mừng ai đó đã được nghỉ hưu.
Thư chúc mừng ai đó đã kết hôn.
Thư chúc mừng lễ kỷ niệm ngày cưới của ai đó.
Thư chúc mừng ai đó đã sinh con.
Thư chúc mừng ai đó đã xuất bản sách hoặc có bài đăng báo.
Thư chúc mừng bạn bè hoặc người cộng tác, đồng ngiệp cũ đã tìm
được công việc mới.
Thư chúc mừng nhà chính trị đã trúng cử hoặc ban hành luật thành
công.
Thư chúc mừng nhân viên trong lễ kỷ niệm nhiều năm tuổi nghề của
họ.
Thư chúc mừng nhân viên, bạn bè hay đồng nghiệp được thăng chức.
Thư chúc mừng ai đó nhân một dịp đặc biệt liên quan đến vấn đề tôn
giáo.
Thư chúc mừng ai đó đã khai trương cửa hàng hoặc bắt đầu một công
việc kinh doanh mới.
Thư chúc mừng ai đó đã ký kết được hợp đồng.
Thư chúc mừng ai đó đã giành được giải thưởng hoặc học bổng.
Bài giảng hôm nay sẽ không đề cập đến tất cả những dạng thư chúc mừng trên mà giới thiệu cho các
bạn những quy tắc để có thể viết một bức thư chúc mừng hiệu quả và đưa ra một số ví dụ về những loại
thư chúc mừng khá phổ biến, thường gặp.
HOW TO WRITE AN EFFECTIVE CONGRATULATION LETTER? (LÀM SAO ĐỂ VIẾT ĐƯỢC MỘT
BỨC THƯ CHÚC MỪNG HIỆU QUẢ)
Các bạn hãy viết thư chúc mừng ngay sau khi nhận được tin đó. (Hãy cố gắng
viết nhanh hết mức có thể)

Các bạn hãy đề cập đến dịp đặc biệt để bạn viết thư chúc mừng ngay ở trên
đầu bức thư.
Các bạn hãy công nhận và ca ngợi những thành tựu mà người nhận thư chúc
mừng đã đạt được.
Các bạn hãy giữ cho phần thư chúc mừng của mình ngắn gọn và súc tích (chỉ
nên dài khoảng một trang giấy đổ lại.)
Các bạn hãy viết với văn phong vui vẻ, tích cực, không nên đề cập đến bất kỳ
tin xấu nào.
Các bạn không nên thể hiện dịp đặc biệt của người bạn viết thư chúc mừng
tiến triển theo chiều hướng có lợi cho bạn. Nếu viết như vậy người nhận thư
sẽ đánh giá các bạn là kẻ vụ lợi.
Các bạn không nên sử dụng quá nhiều từ ngữ chúc mừng, cường điệu thái
quá. Bởi như vậy sẽ chỉ khiến người nhận thư chúc mừng có cảm giác bạn
đang châm biếm, mỉa mai họ.
Các bạn hãy chỉnh sửa phần thư chúc mừng của mình cho đúng về mặt bố
cục, cấu trúc, ngữ pháp và chính tả.
Các bạn cũng đừng quên dành thời gian đọc lại và dò lỗi sau khi hoàn thành
bức thư chúc mừng.
SAMPLE LETTERS OF CONGRATULATION (THƯ CHÚC MỪNG MẪU)
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một vài bức thư chúc mừng mẫu trong những dịp khác nhau:
On a birthday (Trong dịp sinh nhật)
February 6, 2009.
11 Xuan Dieu Road, Hai Ba Trung dist., Ha Noi
My dear Mrs. Thien Huong,
Congratulations on your birthday! I hope that all your years to come will be as
happy and as helpful to others as those past.
I am sending you a little gift as a token of appreciation for your kindness to me,
which I hope you will enjoy.
Most sincerely yours,

Nguyen Duc Thi Thu Dinh.
From a gentlemen to a young lady on her birthday (Bức thư chúc mừng sinh nhật của một quý
ông gửi tới một thiếu nữ trẻ tuổi)
April 13, 2009.
My dear Miss Mau Don,
May I send you my congratulations on this your birthday?
I am sending a little token of my best wishes for you for many years to come.
Yours sincerely,
Ho Cong Thanh.
On a wedding day anniversary (Trong dịp kỷ niệm ngày cưới)
June 1, 2009.
44b Ly Thuong Kiet Street, Hoan Kiem dist., Hanoi
My dear Le Anh và Phan Thu,
Please accept my heartiest good wishes on this, the fifteenth anniversary of
your marriage. May the years to come bring every blessing to you both.
Sincerely yours,
Nguyen Duc Thi Thu Dinh,
Hoặc:
December 4, 2009.
My dear Mrs. Le Na,
Congratulations on this the twentieth anniversary of your wedding. Our
heartiest wishes to you both from Mr. Le Minh and me.

Nguyen Duc Thi Thu Dinh,
On the birth of a child (Trong dịp một đứa trẻ được ra đời)
August 11, 2009.
55B Nguyen Thi Minh Khai, dist. 1, HCM
My dear Thu Thuy,
Congratulations upon the birth of your daughter. May the good fairies shower
upon her the gifts of goodness, wisdom, and beauty.
Dang Van Vu.
On a graduation (Trong dịp tốt nghiệp)
June 30, 2009.
My dear John,
It is with great pleasure that I hear of your graduation this year. It is a fine thing
to have so successfully finished your college course.
May I send my heartiest congratulations?
Sincerely yours,
Truong Duc.
On an engagement (Trong dịp lễ đính hôn)
Viết thư chúc mừng một cô gái hoặc chàng trai mà các bạn đã biết rất rõ trong dịp đính lễ đính hôn
thường không có quy tắc gì cụ thể. Cac bạn có thể viết bất kỳ những gì mình muốn, viết theo phong cách
và sở thích của mình.
Tuy nhiên nếu là một người lạ nhưng sắp trở thành thành viết trong gia đình đó, các bạn có thể viết một
bức thư chúc mừng ngắn gọn nhưng khá thân mật và thể hiện được thiện ý của mình.
Ví dụ:

April 3, 2009.
2 Linh Lang, Ba Đinh, Hanoi
My dear Nguyen Thanh Hung,
Let me be among the first to congratulate you on your engagement to Miss Thu
Hien. I have not met her but I know that to reach your high ideals she must
indeed be a wonderful girl. I hope I may soon have the pleasure of meeting her.
Sincerely yours,
Dong Thien Tu.
Hoặc:
May 14, 2009.
My dear Miss Thu Hien,
My nephew has told me his great news. I am much pleased to hear that you are
soon to come into the family, because I know that the girl of Hai Anh's choice
must be sweet and charming. I hope that you will learn to love us for our own
sake as well as for Hai Anh's.
Sincerely yours,
Nguyen Duc Thi Thu Dinh.
Hoặc:
September 18, 2009.
Dear Hong Anh,
The announcement of your engagement to Dao Quang Dung is a delightful
surprise. He is, as we all know, a splendid chap.
I am so happy that this great happiness has come to you. I hope that I may
hear all about it, and with best wishes to you both, I am.
Affectionately yours,
Truong Duc.

Về phần thư chúc mừng nhân dịp đính hôn, có lẽ bức thư của Charles Lamb gửi tới Fanny Kelly, và phần
thư trả lời là phần được yêu thích nhiều và đánh giá khá cao.
Các bạn hãy quan sát bức thư ấy ở phần dưới đây:
Dear Miss Kelly:
We had the pleasure, pain I might better call it, of seeing you last night in the
new play. It was a most consummate piece of acting, but what a task for you to
undergo! At a time when your heart is sore from real sorrow it has given rise to a
train of thinking, which I cannot suppress.
Would to God you were released from this way of life; that you could bring your
mind to consent to take your lot with us, and throw off forever the whole burden
of your profession. I neither expect nor wish you to take notice of this which I am
writing, in your present over occupied and hurried state--but to think of it at your
leisure.
I have quite income enough, if that were all, to justify for me making such a
proposal, with what I may call even a handsome provision for my survivor. What
you possess of your own would naturally be ppropriated to those, for whose
sakes chiefly you have made so many hard sacrifices. I am not so foolish as not
to know that I am a most unworthy match for such a one as you, but you have
for years been a principal object in my mind.
In many a sweet assumed character I have learned to love you, but simply as F.
M. Kelly I love you better than them all. Can you quit these shadows of
existence, and come and be a reality to us? Can you leave off harassing yourself
to please a thankless multitude, who know nothing of you, and begin at last to
live to yourself and your friends?
As plainly and frankly as I have seen you give or refuse assent in some feigned
scene, so frankly do me the justice to answer me. It is impossible I should feel
injured or aggrieved by your telling me at once, that the
proposal does not suit you.
It is impossible that I should ever think of molesting you with idle importunity and
prosecution after your mind [is] once firmly spoken--but happier, far happier,
could I have leave to hope a time might come, when our friends might be your
friends; our interests yours; our book knowledge, if in that inconsiderable
particular we have any like advantage, might impart something to you, which you
would every day have it in your power ten thousand fold to repay by the added
cheerfulness and joy which you could not fail to bring as a dowry into whatever
family should have the honor and happiness of receiving you, the most welcome
accession that could be made to it.
In haste, but with entire respect and deepest affection, I subscribe myself.
C. Lamb.

Đây là phần thư Miss Kelly trả lời:
July 20, 1819.
Henrietta Street,
An early and deeply rooted attachment has fixed my heart on one from whom
no worldly prospect can well induce me to withdraw it, but while I thus frankly
and decidedly decline your proposal, believe me, I am not
insensible to the high honour which the preference of such a mind as yours
confers upon me--let me, however, hope that all thought upon this subject will
end with this letter, and that you will henceforth encourage no
other sentiment towards me than esteem in my private character and a
continuance of that approbation of my humble talents which you have already
expressed so much and so often to my advantage and gratification.
Believe me I feel proud to acknowledge myself.
Your obliged friend,
F. M. Kelly.
To C. Lamb, Esq.
RESPONDING TO LETTERS OF CONGRATULATION (TRẢ LỜI THƯ CHÚC MỪNG)
Bài giảng sẽ lần lượt giới thiệu cho các bạn một số cụm từ, câu thường được sử dụng trong phần trả lời
thư chúc mừng.
Các bạn hãy quan sát bảng sau:
Cảm ơn người viết thư chúc mừng đã quan tâm đến các bạn, đã dành thời
gian để chúc mừng cho những thành tựu các bạn đạt được hoặc chúc mừng
nhân dịp đặc biệt của các bạn:
Thanks so much for taking the time to drop me your kind note.
How thoughtful of you to write about the Nobel Award.
Your note about the Nobel Award was particularly special to me.
The primary benefit of publishing that article was to hear from old friends like
you—thanks so much for writing.
You’re always so thoughtful to take note of what others are doing in the
industry.

Your letter came today. Thank you so much for recognizing our efforts toward
the Fullerton cause. I do think it’s a worthy effort on the part of the community
here.
With your busy travel schedule, how did you ever find time to drop me a note
about this special time in my life? Thanks so much for thinking of me.
You have such class—how nice of you to write me about the sales record.
Thanks for your vote of confidence. From your kind words, it’s too bad you
weren’t on the award selection committee years ago!
Các bạn hãy cố gắng khiêm tốn, tránh nói quá về những thành tựu hay danh
hiệu của mình:
As you well know, such work is not the result of solo efforts.
We all had a part in the results; I simply was the one lucky enough to be
singled out this time.
It was a team effort, I can assure you.
As you may have guessed, I had much support from our organization.
From the very beginning, your advice and direction were invaluable in turning
me on to this job.
Colleagues like you make the work so worthwhile.
Nếu phù hợp, các bạn hãy thể hiện lòng mến khách của mình hoặc đưa ra
mong muốn liên lạc xa hơn:
Maybe we can visit further when you have the time.
Would you call me when you get caught up from your travels?
Please feel free to drop in on me whenever you’re here in the area.
Let me know when you have time to chat about your own situation.
Perhaps we can get together before too long. I’ll be in touch.
Give me a call when you have the time to sit down for a long visit.

I welcome any further ideas from you on the subject: your insights have been
invaluable to me in the past.
Ví dụ:
Dear Mr. Tan Cuong,
Thank you for the kind comments in your recent letter about my new
responsibilities at Sitco, Inc. There have always been giants in the industry
such as you who have led the way for the inroads the rest of us are now
making.
Thank you for your thoughtfulness in writing. Perhaps you’ll let me call on you
again for advice in this new position.
Sincerely,
Dinh Viet.
Hoặc:
Dear Quynh Dung:
How nice of you to take the time to write about seeing the Futura article on our
company. We just hope that report is a prophet. Best wishes to you and your
staff also, and keep me posted on how the Middle East project shapes up.
Cordially,
Le Kien Ninh.
Hoặc:
Dear Huong Giang:
Thank you so much for your nice note about the Draper Award. The recognition
takes on another special meaning when colleagues like you are so
complimentary and supportive. I’d love to renew our acquaintance with a
luncheon date when you’re in town again.
Sincerely,
Tran Le Quynh.

LETTERS OF INTRODUCTION (THƯ GIỚI THIỆU)
Viết thư giới thiệu là một trong những phương pháp phổ biến để tạo lập những mối quan hệ xã hội. Nhờ
có bức thư giới thiệu của các bạn những đối tác sẽ được biết đến và rất nhiều dịch vụ quan trọng đã
được đưa ra.
Tuy nhiên, các bạn hãy lưu ý không nên viết thư giới thiệu khi chưa hiểu rõ về tính cách, đặc điểm của
người bạn viết thư để giới thiệu cũng như người bạn gửi thư tới.
Thư giới thiệu (trừ trường hợp gửi bằng e-mail) nên để mở khi người viết thư giới thiệu đưa cho người
được giới thiệu. Sau đó người được giới thiệu sẽ xem qua thư rồi dán lại và chuyển cho tổ chức hoặc cá
nhân cần gửi. Nếu thư giới thiệu chỉ là thư thương mại thông thường và người được giới thiệu có thể
chuyển trực tiếp cho cá nhân thì có thể để thư mở, không cần thiết phải dán lại.
Khi bức thư đã được chuyển đi rồi người được giới thiệu chỉ còn phải đợi công ty gọi điện lại cho bạn
hoặc gửi cho bạn thiếp hoặc thông báo mời để trao đổi trực tiếp. Về phía những người nhận được thư
giới thiệu, trong vòng 24 giờ nếu có thể các bạn hãy cố gắng thông báo lại cho người được giới thiệu qua
điện thoại hoặc thư mời.
Thư giới thiệu nên được chọn lọc từ ngữ kỹ càng, đưa ra cụ thể, rõ ràng tên của người được giới thiệu
cùng với một vài lời nhận xét, bình luận cá nhân về họ (nếu có thể).
Thư giới thiệu thuộc lĩnh vực thương mại có thể được chuyển trực tiếp từ người được giới thiệu tới
người nhận thư. Ngoài ra, văn phong viết sử dụng trong dạng thư giới thiệu này nên giống như những
dạng thư thương mại khác, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề chính.
Các bạn hãy lưu ý rằng không nên viết thư giới thiệu một cách bừa bãi. Nếu các bạn cân nhắc cẩn thận,
người nhận thư giới thiệu sẽ nhận thấy việc các bạn giới thiệu có lợi cho cả hai phía (người được giới
thiệu và người nhận thư giới thiệu) và sẽ vui vẻ hợp tác. Tuy nhiên các bạn cũng không nên từ chối
những người thực sự cần bức thư giới thiệu các bạn viết.
Đôi khi (thường là trong lĩnh vực thương mại) phần giới thiệu có thể được ghi trên tấm thiếp với dòng
chữ "Introducing Mr.... (Eg: Nguyen Quang Sang) " được viết ở trên đầu. Cách thức này thường được sử
dụng cho những trường hợp chúng ta không thật sự thân quen.
Các bạn hãy lưu ý những vấn đề cá nhân, riêng tư không nên đề cập trong phần thư giới thiệu.

Sau đây, bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số bức thư mẫu để các bạn đánh giá và học tập.
Các bạn hãy quan sát phần thư giới thiệu sau:
(A) June 8, 2009.
Cau Giay dist., Hanoi
Dear Mai Vu Toan,
The bearer of this note, Mr. Nguyen Son Tung, expects to be in your town for
six months or so. He is an old friend of mine--in fact, I knew him at College--
and I think you would like him.
He is going to Ho Chi Minh city in the interest of the Vietnam International
Assurance Company. He knows nobody in Ho Chi Minh and anything you can
do to make his stay pleasant, I shall greatly appreciate.
Cordially yours,
Khanh Linh.
Hoặc:
(B) June 8, 2009.
Hai Ba Trung dist., Hanoi, Vietnam
My dear Mrs. Minh Huong,
This will introduce to you Miss Le Khanh who is the daughter of one of my
oldest friends. She will be in New York this winter to continue her music
studies.
She is a girl of charming personality and has many accomplishments. I am
sure you will enjoy her company. She is a stranger in New York and any
courtesy you may extend to her I shall be deeply grateful for.
Dang Thanh Tam.
Mrs. Minh Huong, 500 Park Avenue New York, N. Y. USA.
Hoặc:

(C) March 17, 2009.
27 Xuan Thuy street, Cau Giay dist., Ha Noi
My dear Le Minh,
The bearer, Nguyen Tan Tai, is a young acquaintance of mine who is going to
live in Da Nang city. If there is anything you can do without too much trouble to
yourself in recommending a place to board, or assisting him to a situation, I
shall be grateful. He has good habits, and if he gets a foothold I am sure he
will make good.
Yours sincerely,
Nguyen Le Hieu,
Bên cạnh đó, sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một bức thư giới thiệu nổi tiếng trong làng văn
chương. Đó là bức thư giới thiệu của Benjamin Franklin, "Model of a Letter of Recommendation of a
Person You Are Unacquainted With".
Các bạn hãy quan sát ở dưới đây:
Sir,
The bearer of this, who is going to America, presses me to give him a letter of
recommendation, though I know nothing of him, not even his name. This may
seem extraordinary, but I assure you it is not uncommon
here. Sometimes, indeed, one unknown person brings another equally unknown,
to recommend him; and sometimes they recommend one another!
As to this gentleman, I must refer you to himself for his character and merits,
with which he is certainly better acquainted than I can possibly be. I recommend
him, however, to those civilities, which every stranger, of whom one knows no
harm, has a right to; and I request you will do
him all the good offices, and show him all the favor, that, on further
acquaintance, you shall find him to deserve. I have the honor to be, etc.
Bài 6 - Informal email (email khong trang trọng)

Còn điều gì tuyệt vời và phù hợp để thể hiện sự cảm kích của các bạn về món quà hoặc sự giúp đỡ của
ai đó hơn là một lá thư cảm ơn? Chỉ mất một chút thời gian và công sức thôi nhưng các bạn sẽ đem nụ
cười đến cho một ai đó. Ngoài ra việc viết thư cảm ơn cũng thể hiện được cách cư xử, sự giáo dục cũng
như tính cách của các bạn.
Chính vì có nhiều mục đich để viết thư cám ơn nên có rất nhiều dạng thư cảm ơn.
Các bạn hãy quan sát bảng dưới đây:
CÁC DẠNG THƯ CÁM ƠN:
Thư cảm ơn vì được phỏng vấn xin việc.
Phần cảm ơn ngắn gọn.
Thư cảm ơn sau khi nhận được quà cá nhân.
Thư cảm ơn sau khi nhận được quà cưới.
Thư cảm ơn sau khi nhận được quà Giáng Sinh.
Thư cảm ơn sau khi nhận được quà của đối tác (về công việc).

Hoc viet thu dien tu tieng anh

Hoc viet thu dien tu tieng anh

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Hoc viet thu dien tu tieng anh

Similar to Hoc viet thu dien tu tieng anh (20)

Hoc viet thu dien tu tieng anh