Giao tiếp bằng email đã trở thành kỹ năng mềm không thể thiếu trong bộ kỹ năng cần phải có. Vì vậy, hãy xem 15 điều tưởng dễ mà hay phạm phải nhất dưới đây để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn từ những việc nhỏ nhất nhé.

1. BinhCaptain
15 Quy tắc vàng
Khi giao tiếp bằng email

2. 01 Tên Email & Subject
o Tên email không dùng teencode: De_nh4t_designer@gmail.com...
o Subject không nên đánh cho có: abc, xxx, xyz, gửi chị/anh nhe…
 Tên email lịch sự, không dùng kí hiệu “đặc biệt”.
 Subject là “cái thần” của nội dung.
BinhCaptain

3. 02 Đừng spam!
o Ngoại trừ những người liên quan hoặc sếp trực tiếp thì không cần CC hết cả
công ty vào.
 Hãy dùng BCC. Đừng spam!
BinhCaptain

4. 03 1 câu chuyện 10 cái mail
o Đừng tạo quá nhiều email mới cho cùng 1 vấn đề. Hãy để người nhận biết
đầu đuôi câu chuyện và bạn đang nói về vấn đề gì.
 Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều
“New email” cho cùng 1 vấn đề.
BinhCaptain

5. 04 Chữ ký
o Thêm số di động vào chữ ký, số điện thoại bàn nhớ kèm theo số extension
(số máy nhánh).
Hãy chắc chắn rằng khi người khác gọi đến sẽ gặp được bạn.
o Website chưa có thì không nên để ở chữ ký. Tránh khi người nhận muốn
ghé thăm thì “website đang bảo trì” – Họ sẽ không quay lại luôn đấy.
 Đừng xem thường chữ ký nhé!
BinhCaptain

6. 05 Đừng viết tiểu thuyết!
o Không ai dành nhiều thời gian để đọc hết 1 email dài “8 trăm cây số” mà còn
không chia đoạn đâu.
 Viết ngắn gọn, chia đoạn, dùng bullet để rõ ý chính.
BinhCaptain

7. 06 NHỚ TẮT CAPS LOCK KHI KHÔNG CẦN DÙNG ĐẾN!
Neu dung tieng Viet nho danh co dau.
o MỘT ĐOẠN EMAIL MÀ VIẾT HOA HẾT NHƯ THẾ NÀY, GIỐNG NHƯ DẰN
MẶT NGƯỜI ĐỌC VẬY. THẬT LÀ MỆT MẮT.
o “Anh oi, em gui proposal roi. Anh nho xem roi duyet nha de thiet ke con cho.”
 Sử dụng capslock hợp lý.
 Vui lòng đánh tiếng Việt có dấu.
BinhCaptain

8. 07 Đừng “im ru bà rù”!
o Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người gửi biết
o Hãy tập nói “không” nếu không đồng ý, thay vì cố tình im ru để vấn đề “lạc trôi”
 Đừng đọc xong để đó.
BinhCaptain

9. 08 Có những email rất “lạ”
o Subject: “Gửi chị”
o Nội dung email: “Xem file đính kèm”
o File đính kèm tên: Book1.xlsm
 …
BinhCaptain

10. 09 Lời chào cao hơn mâm cỗ
o Có những mail của ứng viên, họ viết thật dài, kể thật nhiều, nhưng câu đầu
tiên họ không lấy một lời chào, không dear, không chào anh/chị, không chào
nhà tuyển dụng... Tôi tự hỏi: “Họ đang nói với tôi ư?!”
 Đừng quên lời chào.
BinhCaptain

11. 10 Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình!
o Ngôn ngữ có khả năng truyền đạt mạnh mẽ, email còn có thể làm “bằng
chứng”. Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình.
 Email đi rồi cũng chẳng thể rút lại như lời nói.
Vì vậy đừng để bản thân khó xử và “mua” thêm bực mình nhé!
BinhCaptain

12. 11 Luôn có deadline
o Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường
không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp.
 Đó là vấn đề khiến việc của bạn không “chạy”. Người nhận
không cảm thấy mức độ cần thiết của email.
Luôn có deadline là một thói quen tốt.
BinhCaptain

13. 12 Chậm trễ vì chờ mail?
o Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc
mắc. Hoặc những việc đang cần gấp đừng ngồi viết mail qua lại.
 Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói
chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.
BinhCaptain

14. 13 Cẩn thận!
o Đừng viết 1 email không chỉnh chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội
dung: “Chị ơi nãy em thiếu ý này,…”.
 Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các
ý chính đã đầy đủ chưa.
BinhCaptain

15. 14 Quote: “Deal with emotions first”
o Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy
gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề
nghị… cũng là một ý hay.
 Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc.
BinhCaptain

16. 15 Đừng chờ email tới để trả lời cả ngày!
o Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài
việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail.
 Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook/ Gmail để tránh
phải “dính” với email cả ngày.
BinhCaptain

17. Image Source: Internet
BinhCaptain
“Viết mail là một nghệ thuật
và người biết cách giao tiếp bằng email là một nghệ sĩ”