4. Документ
Документ — це матеріальний
об'єкт, що містить у
зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у
заведеному порядку й має
відповідно до чинного
законодавства юридичну силу.
4
5. Функції документа
Функція документа - це його
суспільна роль, мета й
завдання
Соціальна
Культурна
Інформаційна
Загальні
функції
документа
Спеціальні
функції
документа
Історична
Правова
Управлінська
5
6. Складові частини документа
Складові частини документа
Документована
інформація
Документна інформація
Інформаційна
складова
Матеріальна
складова
Спосіб документування
чи запису інформації
Форму носія інформації
Матеріальну основу
документа
Інформація на документі
Інформація про
документ
Документальна
інформація
6
7. Види документів
За походженням
Особисті
Службові
(офіційні)
За призначенням
Стандартні
(типові)
Організаційні
Розпорядчі
Довідково-
інформаційні
Обліково-фінансові
Господарсько-
договірні
За формою
Індивідуальні
(нестандартні)
За терміном
Звичайні
безстрокові
Термінові
Дуже термінові
7
8. Документообіг
Документоо́біг — це рух документів в установі від
моменту створення або від одержання зі сторони до
моменту передачі на зберігання до архіву.
8
9. Єдина державна система діловодства
Єдина державна система діловодства(ЄДСД) – це науково впорядкований
комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які
регламентують процеси діловодства.
9
12. Електронний документообіг
Електронний документообіг (обіг
електронних документів) - сукупність
процесів створення, опрацювання,
відправлення, передавання,
одержання, зберігання, використання
та знищення електронних документів,
що виконується із застосуванням
перевірки цілісності та у разі
необхідності з підтвердженням факту
одержання таких документів.
12
13. Загальні правила оформлення документів
Для друкування текстів
службових документів
використовується гарнітура
Times New Roman, шрифт
розміром 12-14 друкарських
пунктів
Загальні правила оформлення документів
Дозволяється
використовувати шрифт
розміром 8-12 друкарських
пунктів для друкування
реквізитів
Під час друкування
заголовків дозволяється
використовувати
напівжирний шрифт
(прямий або курсив)
13
14. Вимоги до тексту документа
Достовірним Точним
Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень,
послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної
мовної системи.
Доречним
ПереконливимСтислимПовним
14
15. Реквізити
Кожний документ складається з
окремих елементів, які
називаються реквізитами.
Постійні Змінні
Сукупність реквізитів, розміщених у
встановленій послідовності,
називається формуляром.
15
16. Бланк
Бланк — це друкована стандартна форма документа з
реквізитами, що містять постійну інформацію
16
17. Будова тексту
Вступу Доказу
Текст складається з таких логічних елементів:
Закінчення
Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку
викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
17
18. Мовні вимоги
Лексика повинна бути
здебільшого нейтральна,
вживатися в прямому
значенні
У текстах уживати
словосполучення з
дієсловами у
формі
теперішнього часу
Документ має бути
позбавлений
образності, емоційності
та індивідуальних
авторських рис
Обов’язковим складником ділових паперів, де викладається зміст документа є
текст. Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися таких вимог:
Вживати форми ввічливості
Текст повинен викладатись від
третьої особи
Найхарактерніші реченні –
прості поширені
Від першої особи пишуться рапорти, заяви,
автобіографії, накази, пояснювальні записки
18
19. Правила оформлення сторінки
На бланку друкується
тільки перша сторінка
документа, а наступні — на
чистих аркушах паперу
Поля: ліве — 35 мм; праве —
не менше 8 мм; верхнє — 20
мм; нижнє (для формату А4)
— 19 мм; (для формату А5) —
16 мм
Правила
оформлення
сторінки
Оформляють на папері
формату А4 (294 х 210) та
А5 (146 х 210)
У документах,
оформлених на двох і
більше аркушах паперу,
нумерація сторінок
починається з другої
19
22. Процес складання бібліографічного опису
Виявлення
бібліографічних
відомостей
Визначення
необхідного
набору елементів
опису
Вибір першого
елемента
бібліографічного
запису
Фіксація
виявлених
відомостей за
встановленими
правилами
Редагування
22
23. Список використаних джерел
Список використаних
джерел — елемент
бібліографічного
апарату, що містить
бібліографічні описи
використаних у
дослідженні джерел і
подається після
висновків.
23
24. Список використаних джерел
Уніфікована система
документації (УСД) —
система документації,
що створена за
єдиними правилами та
вимогами і містить
інформацію, необхідну
для управління у певній
сфері діяльності.
24
27. Метадані
Метадані — це дані, що
пов'язані та стосуються
електронного документа,
містять інформацію про
його соціальну визначеність
та розуміння змісту,
контексту, структури.
27
28. Електронний документообіг
Електронний документообіг (обіг
електронних документів) -
сукупність процесів створення,
оброблення, відправлення,
передавання, одержання,
зберігання, використання та
знищення електронних
документів, які виконуються із
застосуванням перевірки
цілісності та у разі необхідності з
підтвердженням факту
одержання таких документів.28
29. Основні принципи електронного документообігу
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних
операцій з метою скорочення часу
руху документів і підвищення
оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документарної
інформації для централізованого
зберігання документів, що виключає
дублювання документів
Ефективно організована система
пошуку документа
29
30. Відправлення та передавання електронних документів
Здійснюються автором або
посередником в електронній формі
За допомогою засобів інформаційних,
телекомунікаційних, інформаційно-
телекомунікаційних систем
Або шляхом відправлення електронних
носіїв, на яких записано цей документ
У разі відправлення електронного
документа шляхом пересилання його на
електронному носії, датою і часом
відправлення вважаються дата і час
здавання його для пересилання
30
31. Одержання електронного документа
Електронний документ
вважається
одержаним адресатом із часу
надходження авторові
повідомлення в електронній
формі від адресата про
одержання цього електронного
документа автора
Зазначене підтвердження повинно
містити дані про факт і час
одержання електронного
документа та про відправника
цього підтвердження
У разі ненадходження до автора
підтвердження про факт одержання
цього електронного документа
вважається, що електронний
документ не одержано адресатом
31
33. Зберігання електронного документа
Строк зберігання електронних документів
на електронних носіях інформації повинен
бути не меншим від строку, встановленого
законодавством для відповідних
документів на папері
При копіюванні електронного
документа з електронного
носія інформації обов'язково
здійснюється перевірка
цілісності даних на цьому
носії
Інформація, що міститься в електронних
документах, повинна бути доступною для
її подальшого використання
Має бути забезпечена
можливість відновлення
електронного документа у
тому форматі, в якому він
був створений, відправлений
або одержаний
Має зберігатися інформація, яка
дає змогу встановити
походження та призначення
електронного документа, а
також дату і час його
відправлення чи одержання
33
34. Технічне забезпечення інформаційної діяльності
Технічне забезпечення
інформаційної
діяльності - це технічні
засоби, що
застосовують для
механізації й
автоматизації
управлінських і
технічних робіт,
зокрема, опрацювання
даних і повідомлень.
34
35. Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати на
Засоби зберігання та
транспортування документів
Засоби копіювання і
розмножування документів
Засоби складання і
виготовлення документів
Засоби адміністративно-
управлінського зв'язку
Автомати, друкуючі
пристрої, диктофони
Засоби репрографії, засоби
оперативної поліграфії
Адресувальні, маркувальні,
палітурні машини,
ламінатори
35
36. Обробка інформації
Обробка інформації - вся
сукупність операцій
(збирання, введення,
записування, перетворення,
зчитування, зберігання,
знищення, реєстрація), що
здійснюються за
допомогою технічних і
програмних засобів,
включаючи обмін по
каналах передачі даних.
36
37. Текстовий редактор
Текстовий редактор -
програма, призначена для
введення, редагування і
збереження у файлах
неформатованого тексту,
тобто тексту, всі символи
якого мають однакові
параметри відображення.
37
38. Текстовий процесор
Текстовий процесор -
програма, що забезпечує
створення, редагування і
збереження форматованого
тексту у файлах. Такі файли
можуть містити
зображення, діаграми,
таблиці, формули, звукові
вставки, відеокліпи та інші
об'єкти.
38
39. Усе різноманіття сучасних текстових редакторів умовно можна розбити на
три основні групи:
Текстові редактори з
можливістю оформлення
документів
Найпростіші текстові
редактори
Потужні текстові
процесори
39
40. Настільна видавнича система
Настільна видавнича
система (НВС) – це
програма, за допомогою
якої можна створювати
високоякісні оригінал-
макети, що містять текст і
графічні зображення для
тиражування в
друкарні (Adobe PageMaker,
Publisher)
40
41. Автоматизовані видавничі системи потребують:
Використання
маніпулятора «миша»,
що полегшує маніпуляції
з текстом і графікою на
сторінці
Високоякісного
графічного програмного
забезпечення
Високоякісного виводу
(наприклад, на
лазерний принтер)
41
42. Комунікація
Комунікація -
(від лат. communicatio — єдність)
це процес обміну інформацією (фа
ктами, ідеями,
поглядами, емоціями тощо) між
двома або більше особами,
спілкування за допомогою
вербальних і невербальних засобів
із метою передавання та
одержання інформації.
42
43. Комунікативний процес
Комунікативний процес - це
взаємодія між різними
суб'єктами комунікації, при якому
здійснюється обмін інформацією.
Він включає динамічну зміну
етапів формування, передавання,
приймання, розшифрування і
використання інформації в обох
напрямках при взаємодії
комунікантів.
43
44. У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
Відправник
Повідомлення
Канал
Одержувач
44
45. Електронний цифровий підпис
Електронний цифровий підпис
(ЕЦП) (англ. digital signature) — вид
електронного підпису, отриманого за
результатом криптографічного перетворення
набору електронних даних, який додається до
цього набору або логічно з ним поєднується і
дає змогу підтвердити його цілісність та
ідентифікувати підписувача. Електронний
цифровий підпис накладається за допомогою
особистого ключа та перевіряється за
допомогою відкритого ключа.
Особистий ключ
ЕЦП
Відкритий ключ
ЕЦП
Документ підписується
за допомогою особистого
ключа ЕЦП, який існує в
одному екземплярі
тільки у його власника
Відкритий ключ
використовується для
підтвердження
приналежністі певній
особі
45
46. Сертифікат відкритого ключа
Сертифікат відкритого
ключа - документ, виданий
центром сертифікації
ключів, який засвідчує
чинність і належність
відкритого ключа
підписувачу.
46
47. Оптичне розпізнавання тексту
Оптичне розпізнавання
тексту (англ. optical character
recognition, OCR) — це
механічне або електронне
переведення зображень
рукописного, машинописного
або друкованого тексту в
послідовність кодів, що
використовуються для
представлення в текстовому
редакторі
47
48. Принцип роботи OCR
Для кожного з них програма
створює кілька припущень
Фотографія з текстом, отримана
від сканера, розбивається на
безліч фрагментів
Перевіряючи і порівнюючи їх з
еталонами, кожного фрагменту
дає оцінку, відповідну ступеня
збігу
Вибираючи найбільшу з них,
програма «бачить» символ і
виводить його в полі вбудованого
текстового редактора.
48
51. ПОВТОРЮЄМО
1. Наведіть приклади безкоштовних текстових редакторів.
2. Як отримати електронний цифровий підпис?
3. Назвіть основні правила оформлення документів.
4. Назвіть правила та вимоги до оформлення письмової роботи.
5. Назвіть технічні засоби обробки інформації.
6. Які ви знаєте комунікаційні технології?
51
