Our BOSS Have NO Money ? 如何0预算组织专业线下活动

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如何 0 预算组织专业线下活动
O u r B O S S H a v e N O M o n e y ?
S u m m e r X i a
2 0 1 7 年 7 月 2 1 日

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今天你花两小时，
将会对以下问题有深入浅出的认识
智商税
 办线下活动前要想清楚的一些问题？
 常规的线下活动类型有哪些？
 互联网时代如何打造线下活动品牌？
策划期
 几乎没有预算该怎么办？
 没钱怎么找免费场地
 没钱怎么找大咖嘉宾们站台
 没钱怎么宣传活动
 没钱怎么找到摄影/摄像/主持人/速记等工作人员
 没钱如何激励团队
 如何不影响活动质量地拉赞助？
执行期
 如何实现活动冷启动？
 活动执行中有哪99件事情？
 至少5份非常好用
的.xls .pptx .doc
维护期
 活动结束了就真的结束了吗？
 怎样持续扩大线下活动的影响力？

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Summer Xia
谷歌开发技术推广部 负责中国谷歌开发者社区
从传统营销行业
到互联网行业的践行者

4. 今非昔比，我们市场活动发生了哪些变化？
没有任何4A公司的参与执行，均有志愿者自发执行
所有的配合人员几乎都是志愿者
几乎零预算
全程4A公司执行
公司品牌市场部门的配合支持
公司提供高额的市场预算费用支持

5. 市场人员，运营人员必须有成本意识。
在一穷二白的情况下，还能做出足够好的活动，你
才是最牛逼、最出色的运营人员。

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办线下活动前，怎么理清思路？5W2H1T1E
Why
What
Where
When
Who
How
How
Much
Effect
Target
E
H
W
T
W
W W
W
H
Target | 目标受众
Why | 活动原因及背景
Where | 活动执行地点
What | 策划内容
When | 活动执行进度
Who | 活动相关人员
How |
活动执行方法与手段
How Much |
经费预估
Effect |
活动执行后的效益分析

7. 思考为什么要办活动前，先看看有哪些活动
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Times Good
Suitable for all
categories business
其他新品发布会
产品
路演
经销商
动员会
行业
研讨会
地推
活动
新兴社群活动

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“Real Connection”
大部分的时候，我们是微信好友；
大部分的时候，我们在同一个微信群；
大部分时候，我们看着同一片干货文章；
大部分时候，我们在社交软件上其实是一种
沉默；
更多的时候，我们在线下见面，
一次、两次、三次，
我们才对彼此更加信任，
成为名副其实的好友！
社交应用多如牛毛，为什么我们依然举办线下活动？

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有一个朋友去好几个城市（三四线）
签名售书，理应来说是好事~
但现实情况却是……
一个真实的错误案例：花了钱和精力但没有结果

10. 没有目的的线下活动都是耍流氓
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获取用户为主的线下互动
品牌推广为主的规模效益
维护用户、提升品牌形象的线下用户互动。
更偏向品牌的活动，新用户获取数量有限，但是能产生口碑、
分享、信任，以创造极致体验和提高粘性为目的。
销售业绩为主的订单目标
为了更多订单量，通过宣讲会、促销会等来提升订单数量已达
到销售目标。

11. 社群办活动VS企业主办活动
一个非常容易忽略的一个问题：
品牌！

12. 品牌是什么？
品牌就是一种「感觉」；当你想到某个品牌的时候，心中
第一个浮現的感觉，就是「品牌」！

13. 品牌中有哪些基本元素及如何实操？
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名称
相对于人的名字，要好记，让人能知道你是干
什么的。
Slogan
朗朗上口，一句话点出你是干什么的
VI
在一些大公司一般都会有一套健全的VI体系和
规范。
让用户可以了解你的企业，认识你的企业，就
像认识一个新朋友一样，第一感观就是从外观
形象来判断，所以企业视觉识别系统尤为重要。
名称、Slogan、VI 永远相信重复的力量

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今天要讨论的重点：

16. 不花钱≠免费
投入金额=收入-支出成本

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理性需求分析，使每个环节都得省钱
合适场地 大咖嘉宾 茶歇奖品 宣传渠道 工作人员

18. Do not listen to the words,
listen to the needs!

19. 如何利用需求分析，获得场地支持
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便宜甚至免费
容纳人数满足活动需要
硬件设备齐全
交通方便
缓解场地运营压力
聚集某个行业的人气
吸引潜在消费者 将场地方列为地方/战略合作伙伴
寻找运营压力较小的场地
寻找与活动受众相符的场地
提供场地费宣传自己的机会
我们的需求 场地方的需求 获得场地支持的参考方法

20. 如何利用需求分析，获得嘉宾支持？
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大咖站台背书
通过大咖获得更多观众
提升活动质量与级别
通过大咖获得更多关注
扩大自身的影响力，
有自身PR的需求
行业交流社交需求，
与其他嘉宾交流
大公司升职的必要要求
我们的需求 大咖的需求 获得嘉宾支持的参考步骤
大咖新书宣传
CEO、CTO等偏管理大
咖招聘需求
如何说服嘉宾接受邀请
方法：致嘉宾的三封信 技巧：如何让嘉宾帮你宣传
找到你想要邀请的嘉宾
通过第二人脉 通过网络主动搜索 通过嘉宾招募内容
制定嘉宾标准以及建立嘉宾库
非常清楚需要什么嘉宾 非常了解有哪些嘉宾及级别

21. 手握标准和嘉宾库，你才清楚每次活动邀请谁
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02
03
04
不是谁都可以做嘉宾
分享嘉宾对一场会议的质量起着至关重要的影响。不是谁都可以当分享嘉宾的！一定要有一个标准，
前期必须宁缺毋滥。
制定适合活动的嘉宾标准
 工作年限？
 所在公司？（知名世界500强？
BAT？独角兽公司？互联网创
业公司？A轮？B轮？C轮？）
 所在行业？
 擅长领域？
 成就？行业知名度？
 是否擅长演讲？
 是否有干货？
 是否有商业目的？
合理打造属于自己的嘉宾库
邀请业界大咖到场，不仅是会议的质量保证，也
能吸引他们的粉丝过来参会，我们的嘉宾并没有
酬劳，却在推广传播中起了关键作用。
候补类型
待定类型
理想类型

22. 如何找到你想邀请的嘉宾？
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通过二度人脉关系 通过网络主动搜索 通过发布招募贴
六度人脉理论中，你和任何一个陌生人之
间所间隔的人不会超过五个。
……

23. 真诚表达你的诉求
明确表达你是谁？你曾经做过些什
么？你的用户是谁？传达对于演讲
者的大致期望，发出邀请，表示诚
挚感谢。
通知活动当天细节
告知活动当天的细节，给到地图，各种
交通路线，行程，必须到场的时间，联
系人的电话。以及晚宴的时间和地方。
专属对接你的嘉宾
• 给每个分享嘉宾安排一个专属的志
愿者人员一对一作为联系人，提供
PPT统一模板，发送行程提醒。
• 索要PPT，沟通内容相关细节。
约4周前
约6周前 约2周前
致嘉宾三封信：
沟通不在于次数，而是质量！

24. 如何利用需求分析，获得茶歇及奖品支持
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茶歇，提高活动体验
预算，降低各类开支
礼品，增加活动互动
活动中有潜在客户
正处于品牌推广期，
需要线下广告推广
将活动受众直接转
化为客户
我们的需求 赞助方的需求 获得茶歇及奖品支持的参考方法
创业型企业招聘需求
主持人现场口播感
谢
提供赞助商展示2页
幻灯片
提供易拉宝放置空
间
提供现场展位空间
宣传时，植入赞助商

25. 如何利用需求分析，获得宣传渠道支持
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宣传渠道定义的好内容
往往好内容还是独家
能带来新用户的好内容
我们的需求 宣传渠道的需求 获得宣传渠道支持的流程
能带来潜在用户的活动
提高活动到场率
更多对的
受众知道
更多潜在
受众知道
更多受众
知道
推广渠道花费是个无敌洞。当你有足够多的钱的
时候，其实也无所谓。当没什么预算的时候，如
果遇到掺水渠道，真的想死的心都有了。
自建渠道
资源置换
互推渠道
测试渠道
让更多的人知道，你需要多
打开一些门。
让更多的人知道，你需要
多打开一些门。
你必须知道每个渠道的表现如何？

26. 宣传渠道中重要的一环：文案
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文案的英文 Copywriter 就是copy&write。
中文翻译就是抄过来。当然这并不是纯粹的抄袭，而是把你觉得好的
东西拿过来改，拿过来模仿。如何改和模仿，这就需要平时不断的积
累，去读经典的广告文案，最好能背20000条经典广告。我想这或许
就是所谓的：文案背万条，自会写文案。
《一个广告人的自白》 《Neil Frech》

27. 宣传文案中，标题、头图及重点的注意事项
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大家千万不要鄙视标题党，这个和相亲的原
理是一样的，没有人有义务通过你邋遢的外
表发现你内心的美好。
简单 好记 直至用户利益
有画面感，可衡量
吸引眼球 点击浏览 阅读内容

28. 宣传文案中，标题、头图及重点的注意事项
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人类是视觉的动物：
字<表<图
记不住的原因不是没有重点，而是重点太多！
带Logo VI统一 每次一个重点
反复强调3~5个重点

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这里不得不提一下锤子科技的文案

30. 如果没有预算做海报设计，有哪些办法？
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海报要求高大上？
海报必须便于传播？
海报必须突出重点？
海报必须体现操作简便？
我们不是残疾人
自己用PPT做海报

31. 如何利用需求分析，获得志愿者支持
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免费
认同
靠谱
有极强的参与感
和组织者能够认识交流
寻找认同感
我们的需求 志愿者的需求 获得志愿者支持的参考方法
罗列出所有需要工作人员做的岗位：
主持人，签到，摄影，摄像，设备
控制/音频,速记，且要符合如下要
求：
让志愿者参与到流程中
邀请用户做志愿者
征集用户作为志愿者
用价值交换和提供支持来合作

32. 如果没有预算给予志愿者，有哪些补救办法？
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用有特殊价值的激励方式
鼓励组织者不断扩展自
己的人脉
积分考核模式
给予组织者充分授权
鼓励组织者不断学习
以离开的优秀组织者
来激励他人
及时淘汰不活跃组织者

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34. 无论预算高下，与赞助商、合伙伙伴沟通技巧
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所有合作，不仅站在双赢的角度，
而且需要先为对方考虑。
必须有清晰的合作模式，明确双
方的权利和义务。

35. 如何冷启动？

36. 36杀熟 积累 口碑

37. 从策划到结案，普通活动流程是怎样的里程碑？
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选择活动场地。
活动主页制作，
开启报名。
面向目标受众，明确活动类型。
确认活动的规模和预算。 选择搭建商或者策展公司（如需要）。
第一个阶段可以试着构思一下活动轮廓：活动的理由和想要达成的效果。比如，活动是为了推荐新产品，目的是为了吸引用户，提高销售数量；又或者活动结合
当下热点，就是所谓的借势营销，利用热点带动产品，目的是为了提高知名度，扩大品牌影响力。
结合上面这个思路，可以具体落实到以下几个流程：
（前期）

38. 从策划到结案，普通活动流程是怎样的里程碑？
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展开市场合作进一步完善活动主页
推广你的活动 现场延展物料制作
第二个阶段可以试着思考一下活动的详情。活动详情包括很多方面，比如：目标客户（活动对象）、活动时间、活动地点、活动主题、活动内容；往细点说，你
还要考虑是不是要制作广告，加大宣传、是不是需要利用媒体力量，炒热活动声势、是不是需要在官网创建一个营销落地页，让潜在客户通过直接渠道看到活动
预告。结合上面这个思路，可以具体落实到以下几个流程：
（中期）

39. 从策划到结案，普通活动流程是怎样的里程碑？
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确认现场人员及联系表通知报名用户
确认流程和预案 彩排及现场执行
第三各阶段是为了保证活动完美的展开，需要具体落实一些事项。所谓事项是指，比如：你需要拥有一份完整的观众名单；你需要提前给参加的来宾发送邀请函，
告知时间、地点和内容（使用EDM发送邮件/使用SMS发送短信）。
结合上面这个思路，可以具体落实到以下几个流程：
（落地执行）

40. 从策划到结案，普通活动流程是怎样的里程碑？
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活动后二次传播发送感谢邮件和短信
做用户满意度调查 撰写活动总结
最后阶段：进行一个完美的收尾。收尾，顾名思义就是在活动的最后画上一个完美的句号，比如：发送感谢函，让莅临者感受到你们满满的诚意；做个问卷评价，
总结调研活动举办情况，并且可以结合撰写进总结报告中，方便对之后工作的改进。
结合上面这个思路，可以具体落实到以下几个流程：
（活动结束）

41. 从策划到结案，普通活动流程是怎样的里程碑？
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（时间表）

42. 无论活动大小，你都需要一个Check List
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 定下时间。
 确定预算。
 确定场地。
 演讲者。
 报名渠道
 发布通知
 活动通知格式
 现场人员名单
 物料清单
 现场时间表
 拍照注意
 礼物
 活动策划
 志愿者
 PPT（keynote）
 未完待续。

43. 懒惰让人进步

44. 分享最实用的
XLS、PPT、DOC

45. 细节决定成败

46. 如何持续扩大后续影响？
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有PPT
有文字
有照片和活动总结
有视频
增强参与者粘性
提升口碑美誉度
能搜到相关的活动信息 要写媒体稿，要有活动总结
找志愿者第一时间整理
及时发布，方便下载，转发
引导参与者自己主动发
自建渠道发&合作互推渠道
参与者的需求 活动主办方的需求 参考方法

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Q&A
如何 0 预算组织专业线下活动

48. xiawenkelly@163.com

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THANK YOU
S u m m e r X i a
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