Выступление Натальи Храмцовской о современном делопроизводстве в Швейцарии по материалам исследований 2005-2006 годов на семинаре компании «Ренова Менеджмент АГ», июль 2007 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Modern records management in Switzerland" at the seminar organized by the Renova Management AG, Moscow, June 2007.

1. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 11
Современное делопроизводство в
Швейцарии
по материалам исследований
2005-2006 годов
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 22
ВВ презентациипрезентации использованыиспользованы
материалыматериалы::
««Records ManagementRecords Management --
Aufbewahrungspraxis in derAufbewahrungspraxis in der
Schweiz. Wahrnehmung derSchweiz. Wahrnehmung der
regulatorischenregulatorischen
Anforderungen und derenAnforderungen und deren
Umsetzung in SchweizerUmsetzung in Schweizer
UnternehmenUnternehmen»», Dr. Pascal, Dr. Pascal
SieberSieber & Partners AG und& Partners AG und
Kompetenzzentrum RecordsKompetenzzentrum Records
Management GmbH, 2006.Management GmbH, 2006.

3. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 33
ВВ презентациипрезентации использованыиспользованы
материалыматериалы::
««Records ManagementRecords Management SurveySurvey
Schweiz in ausgewSchweiz in ausgewäählten Sektorenhlten Sektoren
der Privatwirtschaftder Privatwirtschaft»»,, 2005/2006,2005/2006,
Synthesebericht,Synthesebericht,
httphttp://://www.iudchur.netwww.iudchur.net/...//.../RMSurveySchweiz.pdfRMSurveySchweiz.pdf

4. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 44
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов
НациональныеНациональные
организацииорганизации
отстаютотстают вв
практикепрактике храненияхранения
документациидокументации попо
сравнениюсравнению сс
международнымимеждународными
компаниямикомпаниями

5. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 55
УровеньУровень зрелостизрелости
делопроизводстваделопроизводства вв ШвейцарииШвейцарии
МеждународныеМеждународные
организацииорганизации -- нана
третьейтретьей стадиистадии
зрелостизрелости,,
национальныенациональные ––
нана второйвторой стадиистадии

6. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 66
УровеньУровень законодательнозаконодательно--
нормативныхнормативных требованийтребований
138138 предприятийпредприятий
изиз 247247
утверждаютутверждают,, чточто
сталкиваютсясталкиваются сс
оченьочень высокимивысокими
илиили высокимивысокими
международнымимеждународными
требованиямитребованиями

7. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 77
СамооценкаСамооценка зрелостизрелости организацииорганизации
МеждународныеМеждународные
организацииорганизации,, принявшиепринявшие
участиеучастие вв опросеопросе,,
оценилиоценили своюсвою стадиюстадию
зрелостизрелости каккак болееболее
продвинутуюпродвинутую,, вв отличиеотличие
отот национальныхнациональных
организацийорганизаций

8. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 88
ЧисленностьЧисленность организацийорганизаций
ДвеДве третитрети международныхмеждународных
компанийкомпаний имеютимеют
численностьчисленность персоналаперсонала отот
11000000 сотрудниковсотрудников ии вышевыше..
РазмерРазмер национальныхнациональных
компанийкомпаний

9. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 99
РаспределениеРаспределение попо отраслямотраслям
международныхмеждународных компанийкомпаний
БольшинствоБольшинство
международныхмеждународных
компанийкомпаний работаютработают
вв банковскомбанковском
секторесекторе,,
фармацевтическойфармацевтической
промышленностипромышленности
илиили занимаютсязанимаются
производствомпроизводством..

10. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1010
РаспределениеРаспределение попо отраслямотраслям
национальныхнациональных компанийкомпаний

11. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1111
МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами вв
международныхмеждународных компанияхкомпаниях
МеждународнымМеждународным
организацияморганизациям
делопроизводстводелопроизводство
необходимонеобходимо,, вв
первуюпервую очередьочередь,,
длядля тоготого чтобычтобы
выполнятьвыполнять
законодательнозаконодательно--
нормативныенормативные
требованиятребования ии
уменьшитьуменьшить
юридическиеюридические,,
финансовыефинансовые ии
репутационныерепутационные
рискириски

12. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1212
МотивыМотивы длядля управленияуправления документамидокументами вв
национальныхнациональных компанияхкомпаниях
ОсновнойОсновной интересинтерес
длядля национальныхнациональных
компанийкомпаний
представляетпредставляет
исполнениеисполнение
требованийтребований
законодательствазаконодательства
ии избежаниеизбежание
юридическихюридических ии
финансовыхфинансовых
рисковрисков

13. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1313
ВнутренниеВнутренние нормативныенормативные
документыдокументы компанийкомпаний
ПочтиПочти тритри четвертичетверти всехвсех
международныхмеждународных организацийорганизаций,,
попо ихих даннымданным,, ужеуже имеютимеют
действующуюдействующую ПолитикуПолитику
управленияуправления
документооборотомдокументооборотом..
ТолькоТолько половинаполовина
национальныхнациональных организацийорганизаций
ужеуже имеютимеют илиили разрабатываютразрабатывают
ПолитикуПолитику управленияуправления
документооборотомдокументооборотом..

14. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1414
СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления
документамидокументами вв международныхмеждународных компанияхкомпаниях
ПолитикаПолитика
международныхмеждународных
компанийкомпаний охватываетохватывает
каккак бумажныебумажные,, тактак ии
электронныеэлектронные
документыдокументы,,
определяетопределяет
документыдокументы,,
подлежащиеподлежащие
хранениюхранению,, ии
указываетуказывает срокисроки ихих
храненияхранения..

15. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1515
СодержаниеСодержание политикиполитики вв областиобласти управленияуправления
документамидокументами вв национальныхнациональных компанияхкомпаниях
ПолитикаПолитика национальныхнациональных
компанийкомпаний охватываетохватывает
каккак бумажныебумажные,, тактак ии
электронныеэлектронные
документыдокументы,, определяетопределяет
документыдокументы,,
подлежащиеподлежащие хранениюхранению,,
ии указываетуказывает срокисроки ихих
храненияхранения..

16. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1616
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов вв
международныхмеждународных компанияхкомпаниях
БольшинствоБольшинство
международныхмеждународных
организацийорганизаций
выполняютвыполняют
обязательстваобязательства попо
надлежащемунадлежащему
хранениюхранению юридическиюридически
значимыхзначимых документовдокументов..

17. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1717
ПрактикаПрактика храненияхранения документовдокументов вв
национальныхнациональных компанияхкомпаниях
ВВ целомцелом,,
национальныенациональные
организацииорганизации
выполняютвыполняют всевсе
основныеосновные требованиятребования кк
хранениюхранению документовдокументов

18. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1818
СоставСостав архивируемыхархивируемых документовдокументов
ВВ большинствебольшинстве опрошенныхопрошенных
международныхмеждународных компанийкомпаний
документыдокументы ии информацияинформация
передаютсяпередаются нана архивноеархивное
хранениехранение..
УУ национальныхнациональных компанийкомпаний
слабееслабее архивируютсяархивируются
документыдокументы,, поступающиепоступающие черезчерез
системусистему мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений
ии системысистемы передачипередачи речиречи попо IPIP--
протоколупротоколу..

19. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 1919
ПолнотаПолнота архивацииархивации
БольшинствоБольшинство международныхмеждународных
компанийкомпаний хранятхранят,, попо ихих
информацииинформации,, юридическиюридически
значимыезначимые документыдокументы должнымдолжным
образомобразом ии вв полномполном объемеобъеме
НациональныеНациональные компаниикомпании,, попо ихих
мнениюмнению,, уступаютуступают
международныммеждународным вв организацииорганизации
храненияхранения электроннойэлектронной почтыпочты

20. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2020
ИспользуемыеИспользуемые носителиносители информацииинформации
ОпрошенныеОпрошенные международныемеждународные
организацииорганизации применяютприменяют,, каккак
правилоправило,, электронныеэлектронные
информационныеинформационные носителиносители
различногоразличного родарода;; лишьлишь немногиенемногие
компаниикомпании полагаютсяполагаются нана какойкакой--тото
одинодин конкретныйконкретный видвид носителяносителя
НациональныеНациональные компаниикомпании слабослабо
освоилиосвоили такиетакие технологиитехнологии,, каккак
программныепрограммные WORMWORM--носителиносители,,
ЭЦПЭЦП ии микрографиямикрография

21. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2121
ИспользуемыеИспользуемые форматыформаты
МеждународныеМеждународные
организацииорганизации делаютделают
ставкуставку,, вв первуюпервую очередьочередь,,
нана форматформат pdfpdf.. ТакжеТакже
широкошироко распространеныраспространены
офисныеофисные форматыформаты
MicrosoftMicrosoft OfficeOffice ии TIFFTIFF
НациональныеНациональные компаниикомпании
болееболее активноактивно используютиспользуют
такиетакие форматыформаты,, каккак XMLXML ии
EDIFACTEDIFACT

22. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2222
ЭлектронныеЭлектронные архивыархивы
ВВ большинствебольшинстве
международныхмеждународных ии
национальныхнациональных компанийкомпаний
праваправа доступадоступа
ограниченыограничены,, аа архивархив
физическифизически ии
организационноорганизационно отделенотделен
отот документарногодокументарного
храненияхранения
специализированныхспециализированных
подразделенийподразделений ии
системысистемы дублированиядублирования

23. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2323
БумажныеБумажные архивыархивы
ПраваПрава доступадоступа кк бумажномубумажному архивуархиву
вв международныхмеждународных ии национальныхнациональных
компанияхкомпаниях сходнысходны сс аналогичнымианалогичными
правамиправами длядля электронногоэлектронного архиваархива..
БезопасностьБезопасность документовдокументов
бумажногобумажного архиваархива обеспечиваетсяобеспечивается
заза счетсчет организационныхорганизационных ии
техническихтехнических мермер..

24. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2424
БюджетБюджет
ОколоОколо 40%40% международныхмеждународных ии
околооколо 30%30% национальныхнациональных
организацийорганизаций инвестируетинвестирует свышесвыше
полумиллионаполумиллиона швейцарскихшвейцарских
франковфранков вв годгод вв созданиесоздание ии
осуществлениеосуществление управленияуправления
документооборотомдокументооборотом

25. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2525
ОжидаемыеОжидаемые измененияизменения бюджетабюджета
ВВ течениетечение следующихследующих трехтрех
летлет ожидаетсяожидается,, чточто 76%76%
международныхмеждународных ии 72%72%
национальныхнациональных компанийкомпаний
будутбудут инвестироватьинвестировать
большебольше средствсредств вв
организациюорганизацию храненияхранения
документациидокументации вв
соответствиисоответствии сс
требованиямитребованиями
законодательствазаконодательства

26. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2626
КонсультационныеКонсультационные услугиуслуги
ЗаЗа оперативноеоперативное
управлениеуправление
документооборотомдокументооборотом вв
международныхмеждународных
компанияхкомпаниях отвечаютотвечают
специалистыспециалисты попо ИТИТ ии
менеджерыменеджеры припри
консультационнойконсультационной
поддержкеподдержке
юридическогоюридического отделаотдела..
ТретьТреть международныхмеждународных
ии 20%20% национальныхнациональных
организацийорганизаций
регулярнорегулярно пользуютсяпользуются
услугамиуслугами независимыхнезависимых
консультантовконсультантов..

27. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2727
ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументами
вв международныхмеждународных компанияхкомпаниях
ВВ вопросахвопросах управленияуправления
документооборотомдокументооборотом
международныемеждународные компаниикомпании,,
преждепрежде всеговсего,, сталкиваютсясталкиваются сс
организационнымиорганизационными
проблемамипроблемами..

28. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2828
ПроблемыПроблемы вв управленииуправлении документамидокументами вв
национальныхнациональных компанияхкомпаниях
ВВ вопросахвопросах управленияуправления
документооборотомдокументооборотом
национальныенациональные компаниикомпании такжетакже
вв первуюпервую очередьочередь сталкиваютсясталкиваются
сс организационнымиорганизационными
проблемамипроблемами..

29. ПрезентацияПрезентация компаниикомпании ЭОСЭОС длядля КомпанииКомпании ""РеноваРенова МенеджментМенеджмент АГАГ"" 2929
Вопросы?