Dit is een bewezen aanpak om op strategisch niveau een visie te ontwikkelen voor de selectie van organisatiebrede ICT systemen. Voor de selectie van een nieuw patiënten- of cliënten dossier is het goed organisatie breed een visie te ontwikkelen, een visie op zorg-ICT. Met deze methode ontwikkelt u een visie aan de hand van ruim 150 stellingen. Deze stellingen worden in een Ervariumsessie voorgelegd aan een vertegenwoordiging van ongeveer 40 medewerkers uit uw organisatie (medici, management/directie en ICT). Na stemming en discussie wordt op basis van de gekozen stellingen een visie en roadmap opgesteld. Naast een inhoudelijk nauwkeurig beschreven visie, heeft deze methode als voordeel dat er al veel draagvlak in de organisatie is voor het nieuwe patiënten- of cliënten dossier. Ziekenhuizen als het UMCG, Amphia en het Franciscus ziekenhuis Roosendaal zijn u voorgegaan.

1. Visievorming op zorg-ICT
Excitans Enterprise Services
Huizen, april 2011

2. Agenda
1. Inleiding
2. Planning
3. Vaststellen thema’s
4. Voorbereiden visievorming
5. Visievorming
Bijlage: uitleg over Ervariumsessie

3. Veel zorginstellingen hebben behoefte
aan een visie op nieuwe zorg-ICT
Veel zorginstellingen willen naar een organisatie breed EPD
• In veel ziekenhuizen is er behoefte aan een ZIS/EPD, met functionaliteiten als
planning & ordering en transmurale communicatie
• Binnen instellingen in andere zorgsectoren is er ook een grote behoefte aan patiënten
of cliënten dossiers
• Voordat er een nieuw systeem voor een patiënten of cliënten dossier gekozen wordt,
dient er organisatie breed een visie te worden ontwikkeld, een visie op zorg-ICT
Randvoorwaarden en uitgangspunten
• Visie moet gebaseerd zijn op vraagstelling zorg-ICT van de hele organisatie; geen
geïsoleerde vraagstelling vanuit de business en dito inventarisatie van eisen
• Visie moet hand in hand gaan met een roadmap, zodat de ‘wat’ en ‘wanneer’ vraag
op strategisch niveau, voor de hele organisatie duidelijk is
• Brede betrokkenheid voor de visievorming binnen de gehele organisatie, inclusief
(para-)medische staf en Raad van Bestuur
• De visie is de opmaat naar een nader vast te stellen programma van eisen
Excitans heeft een unieke methode om visie op zorg-ICT te ontwikkelen

4. Visievorming bestaat uit drie fasen en heeft een
doorlooptijd van zo’n 3 maanden
2. Voorbereiden
1. Inventarisatie 3. Visievorming
visievorming
» 1.1 Kick-off met werkgroep: » 2.1 Eerste sessie » 3.1 Ervariumsessie
vaststellen strategische themagroepen: concept » 3.2 Uitwerking
thema’s vragen en stellingen visievorming, inclusief
» 1.2 Uitwerken concept » 2.2 Tweede sessie roadmap
Activiteiten
vragen en stellingen in de themagroepen: valideren » 3.3 Opzet voor programma
strategische thema’s vragen en stellingen implementatie ICT-
» 2.3 Opstellen introductie oplossing en
per thema procesvoering
» 2.4 Voorbereiding » 3.4 Presentatie
Ervariumsessie eindrapportage aan
werkgroep of stuurgroep
» Conceptvragen en » Definitieve uitwerking » Eindrapportage: visie op de
Belangrijkste
Resultaten
stellingen strategische thema’s vernieuwing van zorg-ICT,
» Definitieve vragen en roadmap/opzet
stellingen implementatie ICT-
oplossing
looptijd*
Door-
4 weken 4 weken 3 weken
*ervaring bij vergelijkbare organisaties: aangegeven doorlooptijd is minimum

5. Strategische thema’s helpen structuur
aan te brengen in het visiestraject
Stap 1: inventarisatie – aanpak
1.1 Kick-off met de werkgroep
§ Vaststellen plan van aanpak
§ Bepalen strategische thema’s en bemensing themagroepen (inclusief voorzitters)
§ Maken van afspraken
1.2 Inventarisatie en uitwerken concept vragen en stellingen
§ Inventarisatie en uitwerken van strategische thema’s inclusief conceptdefinities, vragen en
stellingen. Deze kunnen worden aangevuld met relevante vragen en stellingen uit de database
van Excitans
§ Als onderdeel van de voorbereiding kan er een enquête gehouden worden. De resultaten van
deze enquête worden meegenomen in de Ervariumsessie. De enquête is webbased en kan
door Excitans in de huisstijl van klant worden aangeboden

6. Per thema worden vragen en stellingen
gedefinieerd
Stap 1: inventarisatie – voorbeeld van thema’s en stellingen voor een ziekenhuis
Zorgpaden
§ Afwijken van zorgpaden is eenvoudig mogelijk, mits gedocumenteerd
§ In een zorgpad worden artsen ondersteund door ‘procesalerts’
§ Het gebruik van zorgpaden vereist integratie van medische, verpleegkundige en andere dossiers
Onderwijs en onderzoek
§ Het ZIS dient onderzoek te kunnen faciliteren
§ Gebruik van geanonimiseerde data voor onderwijsdoeleinden is een functionele randvoorwaarde
Dossier en overdracht
§ Het nieuwe EPD ondersteunt de workflow van een zorgpad rondom de patiënt over disciplines/specialismen heen
§ De actuele medicatiegegevens moeten bij ontslag naar tenminste huisarts én apotheker kunnen worden
verzonden
Planning en Ordering
§ Het systeem voorkomt dubbele activiteiten in verschillende orders
§ Voor een goede planning dient een agendahorizon per zorgverlener vastgesteld te worden van:
o zes weken / drie maanden / zes maanden
Transmurale communicatie
§ Verwijzers kunnen in het nieuwe EPD digitaal verwijzen/aanvragen/ orders plaatsen voor optimale doorstroming
§ De verwijzer moet te allen tijde inzicht hebben in de positie van de patiënt in het zorgproces
ICT en Implementatie
§ Het nieuwe EPD moet volledig webbased zijn
§ (Delen van) het EPD worden pas geïmplementeerd als het zorgproces opnieuw is beschreven en geaccordeerd
door de betrokkenen

7. Met een enquête kan een ‘foto’ worden
gemaakt van huidige knelpunten
Stap 1: inventarisatie – voorbeeld van enquête vragen voor een ziekenhuis
Informatievoorziening
§ Het komt regelmatig voor dat niet alle noodzakelijke informatie voorhanden is ten tijde van de
medische beoordeling
§ Het is niet of slecht mogelijk alle relevante informatie rondom een patiënt (snel) met een druk op de
knop in een overzicht bij elkaar te krijgen
Overdracht
§ Interne verwijzingen kosten te veel tijd
§ De huidige informatievoorziening ondersteunt in onvoldoende mate de overdracht van diensten
Afspraken
§ Bij wijzigingen in het zorgpad is het veel werk afspraken te verzetten en opnieuw op elkaar af te
stemmen
§ Er zijn verschillende agenda- en planningssystemen in gebruik die niet op elkaar aansluiten
Aanvragen en uitslagen
§ Uitslagen van intern uitgevoerde diagnostiek zijn niet altijd digitaal beschikbaar
§ Er is geen overzicht van de uitgezette orders en de beschikbare uitslagen
Dossiers en informatie vastleggen
§ Papieren medische dossiers zijn vaak zoek
§ Er is veel administratieve last rondom het spreekuur

8. Als voorbereiding op de Ervariumsessie
worden stellingen gezamenlijk gevalideerd
Stap 2: voorbereiden visievorming – aanpak
2.1 Eerste sessie themagroepen (2 uur per themagroep)
§ Introductie visievorming en uitleg Ervariumsessie
§ Bespreken en aanvullen concept vragen en stellingen per thema
§ Eventueel kan er (buiten de sessie) gebruik gemaakt worden van een webbased gebruikers-
platform; gebruikers worden gevraagd hun ‘comments’ te geven op concept vragen en stellingen
2.2 Tweede sessie themagroepen (2,5 uur – gezamenlijk met breakout)
§ Plenair bespreken van de strategische thema’s
§ In breakout-sessies bespreken/aanvullen concept vragen en stellingen van andere themagroepen
§ Plenair vaststellen van de vragen en stellingen per thema
2.3 Opstellen introductie per thema
§ Ter voorbereiding op de Ervariumsessie stellen de themavoorzitters een aantal dia’s op, waarmee
ze tijdens de Ervariumsessie hun thema kunnen inleiden
2.4 Voorbereiden Ervariumsessie
§ Organiseren van de logistiek en techniek van de Ervariumsessie
§ Excitans kan eventueel een dry run organiseren voor een kleine groep deelnemers

9. Met een gebruikersplatform kan al in een
vroeg stadium draagvlak gecreëerd worden
Stap 2: voorbereiden visievorming – participatie gebruikers in concept stellingen en vragen
Platform inrichten in overleg met de klant
• Doel en inrichting webbased platform vastleggen (bijvoorbeeld alleen participatieplatform, of
ook communicatiemiddel?)
Platform laden met concept wensen en eisen
• Structuren en controleren van geplaatste wensen en eisen op platform
Interne communicatie kanalen openstellen
• Bijvoorbeeld intranet publicatie, interne presentaties verzorgen (leden van werkgroep), video’s
publiceren, flyeren (door medewerkers van de klant), etc.
Platform bewaken en besturen
• Periodiek resultaten inventariseren en
analyseren
• Eventueel discussies en communicatie kanalen
bijsturen
Eventueel tussentijdse rapportage verzorgen
• Indien gewenst kan er een tussentijdse
rapportage aan (een deel van) de werkgroepen
gegeven worden
Per stelling of vraag wordt gevraagd een comment te geven

10. In de Ervariumsessie wordt in korte tijd
een toekomstvisie gevormd
Stap 3: visievorming – aanpak
3.1 Ervariumsessie
• Stemming en discussie vragen en stellingen per thema
• Vaststellen van belangrijkste uitkomsten
• Stemming, discussie en prioritering van de belangrijkste uitkomsten
3.2 Uitwerking visievorming
• De Ervariumsessie wordt uitgewerkt in een concept visiedocument, inclusief roadmap van
belangrijke piketpalen
• Het concept document wordt gevalideerd in de werkgroep
3.3 Opzet voor programma implementatie ICT-oplossing en procesvoering
• Het concept visiedocument wordt gebruikt om op hoofdlijnen een plateauplanning voor het
implementatietraject te schetsen
• Onderdeel van de plateauplanning is het te doorlopen proces om de plateaus gestructureerd te
bereiken
3.4 Presentatie eindrapportage aan werkgroep of stuurgroep
• Excitans presenteert het rapport in overzichtelijke vorm aan de werkgroep of stuurgroep

11. In de Ervariumsessie is voldoende ruimte
voor inhoudelijke discussie
Stap 3: visievorming – voorbeeldagenda Ervariumsessie
In de Ervariumsessie worden prikkelende vragen en stellingen gebruikt om uitspraken te doen over:
• de visie op processen, werkwijze en ICT-ondersteuning voor de komende twee jaar en tien jaar
• de vertaling van de visie in een voorkeur ICT-oplossing (EPD pakket)
• een opzet van de implementatie van de voorkeur ICT-oplossing (EPD pakket)
Agenda Ervariumsessie Werkvorm
» Introductie » Een sessie van een halve dag/dag (nader te
» Per thema bepalen, bij voorkeur een dag)
» Inleiding op het thema » Thema’s worden ingeleid door nader te
bepalen voorzitters van de themagroepen. Zij
» Stemmen over vragen en stellingen leiden tevens de discussie over hun thema
» Presentatie van de uitkomsten » Stemmen over de vragen en stellingen –
» Discussie over de uitkomsten discussie over en valideren van de uitkomsten
» Stemmen en clusteren van belangrijkste
uitkomsten (bepalen prioriteit)
Aanwezigen (ongeveer 40 personen)
» Discussie over de roadmap » Leden werk- en stuurgroep
» Afsluiting (de eerste resultaten worden direct » (Para-)Medici, management & leden Raad van
op papier aan de aanwezigen uitgereikt) Bestuur

12. Bijlage: het Ervarium is efficiënt, doelgericht en
resultaatgericht samenwerken
De doelstelling van de Ervariumsessie
» In het Ervarium worden vragen en stellingen gebruikt om
met een door u geselecteerde groep medewerkers1
uitspraken te doen over de visie in termen van organisatie,
processen, IT ondersteuning en implementatie/roadmap
» Hierbij wordt gebruik gemaakt van laptopjes en group
decision software
De aanpak in een Ervariumsessie
» Er wordt gestemd over stellingen
» Stellingen met een ‘eens’ score van bijvoorbeeld 80%
worden aangenomen
» Deze worden piketpalen genoemd en vormen de visie
» Piketpalen worden opnieuw in stemming gebracht, inzake
korte en lange termijn realisatie
» Hiermee wordt de roadmap of plateauplanning opgesteld
De voordelen van de Ervariumsessie
De Ervariumsessie wordt op » Efficiënt gebruik van tijd
een door u gewenste locatie » Gegevens direct beschikbaar voor verdere uitwerking
gehouden » Snel inzicht in complexe beslissingsprocessen
» Creëert betrokkenheid, draagvlak en acceptatie
1Bijvoorbeeld directie, management,
specialisten en ondersteunend personeel
» Maakt meningen zichtbaar en bespreekbaar

13. Peter Vlaanderen
m: +31(0)6 – 244 35 833
e: peter.vlaanderen@excitans.nl