Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia - Venezia, 13/11/2012

Modulo 5
Tecnologia ed E-Business
E-
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Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati

Giacomo Barbieri
Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Presidente di I.D.S.C. Srl
Servizi in evoluzione per una professione che cambia

@dott_barbieri
it.linkedin.com/in/giacomobarbieri

“Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” 1
Venezia – 13 novembre 2012

Agenda

• Cultura dell’innovazione

• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato?
• Saper spiegare le proprie esigenze
• L’importanza della software selection
• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati
• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza,
riservatezza
• Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella nuvola”?
• Tempo di fermo tollerabile?
• Il TCO Total Cost of Ownership
• Ergonomia del posto di lavoro
• Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed
effettivi
“Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI”

La PEC obbligatoria dal

29/11/2011 e novità in ambito

di procedure concorsuali

ulteriore adempimento o enorme
opportunità per ridurre i costi e
velocizzare le comunicazioni?

Premessa

Cultura dell’innovazione: le novità
sono utili solo quando migliorano i
risultati e la soddisfazione di tutto lo
staff
-> empowering, richieste, formazione,
controllo


Premessa

A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno?
Cosa offre il mercato?

La ricerca delle tecnologie abilitanti


Premessa

Saper spiegare le proprie esigenze

Siamo in grado di controllare la
tecnologia che introduciamo o
rischiamo di esserne ostaggio?

L’importanza della software selection

Conclusioni 1/3
- Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del tuo

Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle
tecnologie
- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato
troppo dai fornitori
- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti
- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il
posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori
- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico
per mantenere i sistemi efficienti e affidabili
- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più
sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi

Conclusioni 2/3
-Il software gestionale, il software di contabilità, il word

processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i
quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza
degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la
maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge
management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di
efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che
potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con
investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema
- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed
adeguate risorse) alla gestione dei rischi.

Conclusioni 3/3
La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel

mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano

aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie
possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi
che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.

Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le
persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del
software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso
guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.


Alcuni obiettivi concreti alla
portata di tutti

1) Condividere la rubrica telefonica (con se
stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agenda
3) Condividere i modelli, le checklist e
l’archivio documenti
4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi
sulle pratiche)

Client Tipo
PROFESSIONISTA

connessioni di rete
stampanti
dymo

scanner
smartcard
usb

antivirus
7zip
Dike
pdf reader

office 2010
ie9 / firefox
as/400 (su win7 solo
Prassi Extended)
fedra entratel + vari sogei
dropbox

Esempio: gli Obiettivi IT 2011
• aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro

monitor grande e tastiera comoda (e pulita!)
migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio
• favorire l’archiviazione ottica
scanner personali per i prof.
doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo
• utilizzare le docking station per i notebook
• minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere
lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile
limitare le personalizzazioni
• minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei
dispositivi mobili e degli accessi remoti
verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione)
verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall
lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm

Esempio: i Vincoli IT 2011
• Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno

• Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno
• Forse minimo di 5 posti di lavoro VM
• Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente
• Necessità di apprendere Office 2010, Win7
• I filmati in RDP non sono fruibili
• Il doppio monitor in RDP non è fruibile
• USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner, smartcard) –
OK con ThinPRAIM
• Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare (foto)
• AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended
• Costo troppo elevato dell’infrastruttura VMWARE VIEW per il nostro
numero di utenti

L’INFRASTRUTTURA IT DELLO STUDIO
SBS2008

SBS 2008 SP1 64 bit Backup su FASTWEB
Ram: 6144 MB FASTWEB
Cpu: 2 vCpu
/24
SQL2008 Vm…. /24
C: 65 GB Local 192.168.0.254
SBS 2008 SP1 32 bit File: 110 GB Ram: 1024 MB Gw: 37.0.40.1
Email: 100 GB Name:
Ram: 3072 MB Cpu: 1 vCpu
Cpu: 2 vCpu Backup: 500 GB
VPN SSL
C: 30 GB
SQL: 15 GB
Ip: 192.168.16.210
Ip: 192.168.16.209
DMZ Gw:
Backup: 100 GB Management UPS Vm…. Vm.Linux
Usr:

Ip: 192.168.16.211 Pass: Ram: 2048 MB Ram: 512 MB

http://sbs2008:8090 Cpu: 2 vCpu Cpu: 1 vCpu
(porta per
comunicazione Ip: 192.168.16.230 Ip: 192.168.3.34
client 3573)

iLO 2 Firmware Version: 1.77 04/23/2009
System ROM: D21 11/02/2008; ZYWALL USG-100
esx4.idscweb.local
192.168.16.254
ILO: 192.168.16.8 Usr:
VMK: 192.168.16.7 Pass:
ILO:

Digi Serial adapter
ML 350 G6 Tower PortServer TS 2

Serial: 192.168.16.222
Prod ID: Interfaccia Web
Usr: Iomega StorCenter
8 dischi da 146 GB (15000) Pass: Pro NAS ix2
1-7 R5 + Hot-Spare (8) 2 Router
Wifi Buffalo Ip: 192.168.16.43
Storage
Password:
NFS per ESX
ILO adv:
Associato al dominio
Def pw:
Modem Fax – Us Robotics Courier
Port 1 Digi Serial adapter
HP UPS – Port 2 Digi Serial adapter

DNS: 192.168.16.210
GW: 192.168.16.254
Dominio: idscweb.local
Riferimenti:
User:
Pass:
“Presentazione Guida IFAC ”GESTIONE DEI PICCOLI E MEDI STUDI PROFESSIONALI” Pass:

23/4/201 Venezia – 13 novembre 2012 14

Le aree strategiche di
innovazione

• Gestione documentale
• Gestione workflow
• Gestione relazioni (CRM)
• Gestione del tempo: pianificare e
consuntivare


La scelta di hardware e software

• Lean Thinking: fa leva sul risparmio
• L’uso selettivo della tecnologia è una
delle chiavi per il successo di
un’organizzazione
• La ricerca delle tecnologie abilitanti
• Il Total Cost of Ownership (TCO)


Massimizzare le

potenzialità
dell’hardware e del
software in uso


La ricognizione

1. Quello che mi serve funziona al 100%?
2. Quello che ho funziona al 100%?
3. Quello che esiste oggi potrebbe dare un
miglioramento alla mia organizzazione?
4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello
che esisterà
esisterà?


3 ottobre Corso “Evoluzione degli studi professionali - settimo
18

Tecnologie nuove ed emergenti

• Le tendenze: software as a service (saas),
device specializzati, unified communication
• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità,
affidabilità, sicurezza, riservatezza
• Thin o Fat?
• È ora di virtualizzare?
• È ora di andare “nella nuvola”?
• È ora di cambiare gestionale?


Predisporsi
all’ufficio senza
carta


Ergonomia del posto di lavoro

• Notebook o Desktop?
• …quale notebook?
• Win, Linux o Mac?
• Tanti dispositivi diversi, ma per
lavorare meglio sugli stessi dati!


La business continuity e le strategie
di disaster recovery

• Che tempo di fermo
possiamo permetterci?
• Come lo otteniamo?
• Abbiamo provato?


Analizzare

l’importanza dei
sistemi di gestione
della conoscenza


Stabilire i criteri di

archiviazione e
classificazione
delle informazioni
Es. linee guida per l’archiviazione



La tecnologia per

una efficiente
gestione
documentale



Predisporre una
strategia
di e-business


Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro
da remoto

• coinvolgere il cliente nel
processo di erogazione del
servizio
• “fare rete” con altri colleghi


Grazie dell’attenzione

Giacomo Barbieri

giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
Twitter: dott_barbieri
LinkedIN: Giacomo Barbieri

Via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna
www.barbierieassociati.it


Per ulteriori approfondimenti, materiale
e per proseguire il dibattito online
vi rimandiamo ai siti:

www.economiaefinanza.org
e

www.guidaifac.it
Si ringraziano i partner tecnici
del Tour Organizzazione 2012 di ACEF


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