Sain kunnian pitää Haaga-Helian projektijohtamisen opintojaksolla luennon kahdelle opiskelijaryhmälle asiantuntijaorganisaation johtamisesta. Ohessa muutamia vinkkejä huomioitavista asioista ja käytännöistä esim. seurannan ja raportoinnin tehostamiseksi.

1. Asiantuntijaorganisaation johtaminen
Projektijohtamisen opintojakso, Haaga-Helia
Harri Kanerva, ValueFrame Oy

2. Aika on rahaa?
Jos 16 hengen asiantuntijayritys, jonka
keskimääräinen veloitus on 52 eur / h jättää
päivittäin laskuttamatta tehdystä työstä 15
minuuttia / henkilö, kuinka paljon yrityksen
kannattavuus heikkenee vuositasolla?
Vastaus: 48 533 EUR

3. ASIANTUNTIJAYRITYKSEN RESURSSIT

4. SISÄLTÖ
1. ValueFrame Oy – Rise of the Cloud
2. Asiantuntijatyön organisoinnista
3. Asenteiden merkityksestä
4. Tunnusluvuista ja strategiasta
5. Raportoinnista johtamisen tukena
6. Kysymyksiä

5. VALUEFRAME OY
- RISE OF THE CLOUD

6. ValueFrame Oy
• Perustettu 2001
• CRM ja PSA pilvipalveluna
2 500 000
Liikevaihto
2 000 000 Voitto ennen veroja
1 500 000
1 000 000
500 000
0
2006 2007 2008 2009 2010

7. ValueFrame Oy
• 300 asiakasta, 12 000 käyttäjää
• Käyttäjiä 14 eri maassa
• 93% asiakkaista suosittelee

8. ValueFrame Oy
Palvelut ja asiakastoimialat
 Pilvipalveluna eli SaaS-palveluna tarjottavat ValueFrame
PSA, CRM ja PSA Pro –tuotteemme tehostavat toimintaa
ajasta ja paikasta riippumatta mm. seuraavilla aloilla:
 Arkkitehtitoimistot
 Asianajotoimistot
 Insinööritoimistot
 IT-alan yritykset
 Konsulttiorganisaatiot
 Myyntiorganisaatiot
 Mainos- ja viestintätoimistot
 Tilitoimistot
 Henkilöstövuokrausyritykset

9. Professional Services Automation
L
E
A KONTAKTIT
D
S
Paperi- Tieto-
Verkko- Työ- Sähkö-
dokumen- järjestelm
levyt asemat postit
tit ät
ValueFrame

10. Käyttöönotto  Neuvontapalve-
lut puhelimitse
ja sähköpostilla
 Liiketoimintaan  Täydellinen
perehtyminen yllä-pito ja
 Keskeisten ongelma-  Olemassaolevan kehitys
kohtien tunnistaminen tiedon tuonti  Konsultointi ja
 Raportointitarpeiden  Esim. asiakkaat, käytön kehittä-
kartoitus projektit, laskutus mispalvelut
Tiedon- Tuki ja
Kartoitus Mukautus Koulutus
siirrot ylläpito
 Järjestelmän  Koulutusmateriaali
mukautus kartoi- en laatiminen
tuksen  Koulutukset roolin
perusteella mukaan esim.
 Parametroimalla, johto, myynti,
ei ohjelmoimalla talous,
projektipäälliköt
1 vko – 3 kk

11. Asiakkuus kannattaa
Kaikki yritykset ValueFramen asiakkaat  ValueFramen
40 asiakkaiden tunnus-
35,7 luvut selvästi asian-
tuntijapalvelualan yritys-
35
30 ten keskimääräisiä
tunnuslukuja paremmat
25
 Vertailu perustuu tilasto-
keskuksen ja Suomen
20
15 13,19 13,4 Asiakastieto Oy:n
10,42 10,31 julkaisemiin tilinpäätös-
tietoihin vuodelta 2007
10
6,86
5
0
Käyttökate-% Nettotulos-% Pääoman tuotto-%

12. ASIANTUNTIJATYÖN
ORGANISOINNISTA

13. Järjestelmät eivät yksin riitä

14. 25% ihmisten työajasta kuluu tiedon
hallintaan ja etsintään (Fakta 1/2011)
12,5 %
12,5 % 12,5 %
75 %
Työaika Tieto löytyy Tietoa ei löydy

15. Määrittele prosessit ja roolit

16. Selkeät raportointirakenteet ja vastuualueet
Suunnittelu- Toimitusjohtaja
toimisto Oy
Liiketoiminta-
Liiketoiminta-alueet alue-ryhmät
Suunnittelu
Rakenne- Arkkitehti- Ympäristö- Sisustus- yhteensä
suunnittelu suunnittelu suunnittelu suunnittelu
Sisustussuun.
Suunnittelu Suunnittelu yhteensä
Toimitus Toimitus Liiketoiminta-alueen /
palvelukokonaisuuden
Projekti X seurantavastuu palvelujohtajilla
Omien projektien seuranta-
vastuu jalkautettu projekti-
päälliköille

17. ASENTEIDEN MERKITYKSESTÄ

18. Pienillä valinnoilla...
Ei tästä 15 minuutin hommasta kehtaa
tunteja kirjata. Ei niillä minuuteilla ole
mitään väliä kuitenkaan...
Tulipa paljon tunteja, jätetäänpäs
laskuttamatta tuo yksi puolikas...
Taas tunnit kirjaamatta kolmelta
päivältä. Teinköhän tiistaina
asiakastyötä? Menköön hallintoon niin
ei tarvitse riidellä asiakkaan kanssa...

19. On suuri merkitys
Laskutusaste Katteen lisäys Min/Pv/Hlö
71 % 13 057 4,5
72 % 26 114 9
73 % 39 171 13,5
74 % 52 228 18
75 % 65 285 22,5
Keskituntihinta Katteen lisäys Eur/Pv/Hlö
47.63 19 600 5,25
48.63 39 200 10,50
49.63 58 800 15,75
50.63 78 400 21,00
51.63 98 000 26,25

20. Jokainen voi vaikuttaa
“Logic clearly dictates
that the needs of the
many outweigh the
needs of the few”
- Mr. Spock

21. TUNNUSLUVUISTA JA
STRATEGIASTA

22. Työtunnin kustannusrakenne

23. Tavoitetuntihinta
TAVOITE-
TUNTIHINTA

24. Pidä tavoitteet yksinkertaisina
Parannamme Nostamme
laskutusastetta keskituntihintaa
2% 3 EUR
84 914 EUR
lisää tulosta

25. Esimerkkejä painopistealueista
1. Myyntityön uudelleenorganisointi ja myyntikulttuurin
luominen. Yrityksen myyntivastuu ja asiakasrajapinnassa
työskentelyä siirretään toimitusjohtajalta muulle henkilöstölle.
Muodostetaan toimiva myyntiorganisaatio.
2. Palvelujen tuotteistaminen. Kasvua tuotteistettujen
palveluiden avulla. Tuotteistamisella pyritään myös nostamaan
laskutusastetta, keskituntihintaa ja sitä kautta yrityksen
kannattavuutta.
3. Asiakkuuksien kehittäminen kohti kannattavia ja
pitkäkestoisia asiakassuhteita. Etsitään tyypilliset
hinnoitteluvirheet ja tunnistetaan asiakkuuksien laatu.
Aloitetaan asiakaskannattavuuden aktiivinen seuranta.

26. Strategia ja tunnusluvut
 Strategioiden jalkauttaminen vaatii jatkuvaa seurantaa ja ohjausta
 Seuranta ja ohjaus edellyttää selkeitä mittareita
 Mittarit ovat ne yrityksen keskeiset tunnusluvut (KPI = Key
Performance Indicators), jotka tukevat yrityksen strategioiden
mukaista toimintaa
 Huom! Väärien tai yksittäisten tunnuslukujen käyttö voi johtaa ei-
toivottuihin seurauksiin. Esimerkki:
Keskeinen tehokkuuden mittari =
Laskutettavuusaste
• Tuntikirjauksien paisuttelu
• Suunniteltujen työmäärien • Alhaisempi keskituntihinta
käyttäminen täysimääräisesti • Heikentynyt kannattavuus

27. RAPORTIT JOHTAMISEN
TUKENA

28. Operatiivinen projektijohto
 Projektien ja palvelujen johtaminen ja jatkuva
kannattavuuden seuranta muodostavat kulmakiven koko
yrityksen kannattavuuden varmistamiselle
 Omien projektien kannattavuuden seuranta tulee
vastuutta projektipäällikkötasolle
 Seurantakulttuurin myötä tapahtuu oppimista, jonka avulla
projektipäälliköt:
 Kykenevät paremmin arvioimaan projekteja
 Kykenevät tunnistamaan mahdollisia riskitekijöitä
 Ymmärtävät jatkuvan seurannan ja projektien kannattavuuden /
onnistumisen välisen yhteyden

29. Projektin yhteenveto
Keskeisiä kysymyksiä:
• Kuka on asiakas?
• Miten projekti jakautuu
vaiheisiin?
• Projektin status?
• Paljonko laskutettu?

30. Projektin resurssikuvaaja
• Miten projekti jakaantuu vaiheisiin / osaprojekteihin?
• Ketkä ovat projektille resursoidut henkilöt ?
• Mikä on resursoitu vs. toteutuma?
• Miten resurssit jakaantuvat ajallisesti?
• Onko projekti aikataulussa?

31. Projektin kannattavuus
• Mikä on projektin kate nyt? Entä suunniteltu kate?
• Miten projektin kustannukset jakautuvat?
• Paljonko on projektin keskituntihinta?
• Entä keskituntihinta vs. tavoitetuntihinta?

32. Ennusteet
 Resursointien ja maksuerien perusteella voidaan
muodostaa erilaisia ennusteita
 Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste
 Tärkeä seurantakohde on myös kertynyt laskuttamaton
laskutus, eli ns. varasto
 Ennustamisessa voidaan myös hyödyntää eri tasoja:
 Asiakas
 Tiimi
 Liiketoiminta-alue
 Projekti

33. Laskutusennuste
• Mikä on toteutuma vs. tavoite?
• Paljonko laskutuksemme on ensi kuussa?
• Mikä on laskuttamattoman työn arvo?
• Paljonko on tilauskantamme?

34. Kuormitusennuste
• Mikä on henkilöiden kuormitus?
• Kenellä ei ole töitä?
• Koska voimme myydä seuraavan projektin?
• Milloin henkilö vapautuu seuraavaan projektiin?

35. Analyysit ja kehittäminen
 ValueFrameen kertynyt tieto mahdollistaa liiketoiminnan
analysoinnin ja kehittämisen. Tyypillisesti analysoinnissa
tarkastellaan liiketoiminnan keskeisiä mittareita kuten:
 Absoluuttista tai suhteellista kannattavuutta
 Asiakkaiden painoarvoja asiakassalkussa
 Keskituntihintaa
 Jne.
 Käytettävissä olevia tarkastelunäkökulmia eli dimensioita
on useita, riippuen organisaation tarpeista, esim.
 Liiketoiminta-alue tai näiden ryhmät
 Tiimi tai kustannuspaikka
 Asiakas, projekti tai osaprojekti
 Projektipäällikkö tai yksittäinen henkilö

36. Asiakaskannattavuus
• Ketkä ovat TOP 10 asiakastamme? Muista huomioida:
• Onko panos/tuotos –suhde kunnossa? • Referenssiarvo
• Asiakaskohtainen tavoitehinta vs. keskihinta • Kehittymisarvo
• Asiakaskohtaiset kannattavuudet • Volyymiarvo
• Asiakkaan painoarvot asiakassalkussa? • Asiakkuuden kesto
• Laskuttamattomien töiden kertymät?

37. Laskutettavuusaste
• Mikä on laskutettavuusasteemme?
• Miten työt jakaantuvat eri työtyypeille?
• Mikä on asiakastyön osuus?
• Paljonko asiakastyöstä on laskuttamatonta?

38. Liiketoiminta-alueen kannattavuus
• Miten eri palvelumme kannattavat?
• Miten kannattavuus on kehittynyt?
• Onko palvelut hinnoiteltu oikein?
• Miten strategiset ydinpalvelut pärjäävät?
• Palvelukohtaiset keskituntihinnat vs. Tavoitehinnat
• Onko meillä lisämyyntimahdollisuuksia nykyasiakkaille?

39. KYSYMYKSIÄ?
www.valueframe.com
Lautatarhankatu 6
00580 HELSINKI
Harri Kanerva
Toimitusjohtaja
ValueFrame Oy
040 549 6594
harri.kanerva@valueframe.com